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da
gestodedocumentos
por
RenatoTarcisoB.deSousa
renasou@unb.br
Qualacondioparaoacessoinformao?
informaoorganizada
(classificada,avaliadaedescrita).
GestodeDocumentos
Conjuntodeprocedimentoseoperaestcnicas
referentesproduo,tramitao,uso,avaliaoe
arquivamentoemfasecorrenteeintermediria,
visandoaeliminaoeorecolhimentodos
documentosparaguardapermanente
(Lein8.159/1991)
GestodeDocumentos
Processos
ISO15489
1.
2.
Registro
3.
4.
5.
Armazenamento
6.
Rastreabilidade
7.
Disposio
GestodeDocumentos
InstrumentosdeGestoEspecficos
ISO15489 eARQBrasil
1.
2.
3.
4.
Funes Arquivsticas
Classificao
Criao
Avaliao
Conceito
das
Descrio
Arquivstica
Trs Idades
Preservao
Aquisio
Difuso
Espao Interdisciplinar
As bases da Arquivstica
Informaes
complementares e
justificativas
necessrias correta
aplicao da tabela.
Neste campo so
apresentados os conjuntos
documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente
distribudos de acordo com o
Cdigo de classificao de
documentos.
Srie:
Cdigo:
Datas:
Dimenso:
Contedo:
Produo Intelectual
PI
1912-1977
4,22 metros lineares
os documentos versam sobre a produo jornalstica,
literria, teatral, as tradues de livros e peas de teatro,
as adaptaes de contos e romances para o rdio-teatro,
biografias etc.
Sistema de
Classificao: a srie foi subdivida nas seguintes subsries: Discursos,
Palestras e Conferncias, Jornalismo, Literatura, Teatro,
Traduo, Biografias.
A Situao
pg. 14
pg. 16
pg. 19
pg. 20
LeituraDirigida
Classificao
Classificarumaatividadehumana;
Oshomensclassificamsemquetenham
conscinciadessaoperao;
Nohumaclassificaoabsolutaaser
descoberta;
Nodescobrimos,maselaboramos
classificao.
FundamentosTericosdaClassificao
Classificao
Latimclassis
(gruposemquesedividiaopovoromano)
+
LatimFacere
(fazer)
Classificao aspectosiniciais
Existemsistemasdeclassificaomaisemenoselaborados:
Distinesdicotmicas(menoselaborados):
Pessoasricasepobres;
Polticosdedireitaoudeesquerda.
Distinesmaiselaboradas(refinamentodapercepodos
objetos):
Classemdia,classemdiaalta,classemdiabaixa;
Polticosdecentro,decentroesquerda,decentrodireita;
Msicaerudita,msicapopular,msicadaculturademassa.
Classificao
Classificao:oestadodaarte
ParaJorgeLusBorgesosanimaisdividemse
em:
a)pertencentesaoimperador;
b)embalsamados;
c)amestrados;
d)lees;
e)sereias;
f)fabulosos;
g)cessoltos;
h)includosnestalista;
i)queseagitamcomoloucos;
j)inumerveis;
k)desenhadoscomumpincelfinssimodeplodecamelo;
l)queacabamdepartirojarro;
m)quedelongeparecemmoscas.
ClassificaoCientficadosSeresVivos
Lineu(1735)
Reino (Animalia)
Filo (Chordata)
Classe (Mammalia)
Ordem (Artiodactyla)
Famlia (Giraffidae)
Gnero (Giraffa)
Espcie (GirafaeOcapi)
Classificao
TabelaPeridicadeElementosQumicos
Mendeleev(1869)
1A
8A
2A
3A
4A
5A
6A
7A
He
Li
Be
Ne
Na
Mg
3B
4B
5B
6B
7B
8B
8B
8B
1B
2B
Al
Si
Cl
Ar
Ca
Sc
Ti
Cr
Mn
Fe
Co
Ni
Cu
Zn
Ga
Ge
As
Se
Br
Kr
Rb
Sr
Zr
Nb
Mo
Tc
Ru
Rh
Pd
Ag
Cd
In
Sn
Sb
Te
Xe
Cs
Ba
La
Hf
Ta
Re
Os
Ir
Pt
Au
Hg
Tl
Pb
Bi
Po
At
Rn
Fr
Ra
Ac
Db
Ji
Rf
Bh
Hn
Mt
|-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------|
Osprincpiosdeclassificao
aclassificaoumarepresentaoda
realidadeecomotalumaaproximao.
avidarealumarealidadedemasiadamentevastaebastantecomplexapara
sercaptadaemsuatotalidadepelamentehumana.
(Marcondes,2001)
necessriodefinirnveisdetolerncia;
Inesgotabilidade (nenhumaclassificaotoexaustiva
quesercapazdeenglobartudo);
Provisoriedade.
Osprincpiosdeclassificao
aclassificaopersegueumobjetivo;
aclassificaopresumeumagenteclassificador;
aclassificaotemportrsummecanismoclassificadorque
executaasoperaesnecessrias(denominao,hierarquia,
subordinao);
aqualidadeouoatributoescolhidoparaservirdebase
classificaooudivisochamasecaracterstica ouprincpio
declassificao ouprincpiodediviso;
PrincpiosdeClassificao
existemtantasclassificaesquantasforemascaractersticas
possveisdeseremempregadascomobasedadiviso;
serprecisodecidir,quandohouvernecessidadedese
trabalharcommaisdeumprincpiodeclassificao,qual
delesserutilizadoemprimeirolugar,qualoprincpioque
sermaistil;
PossibilidadesdeClassificar
Coleo de Livros
PossibilidadesdeClassificar
Coleo de Livros
PrincpiosdeClassificao
oprincpiodeclassificaonaturalquando
inerenteouinseparveldoobjetoaclassificar;
oprincpiodeclassificaoartificialquando
ocasional,acidentalevarivel;
umaclassificaoartificialbaseiaseem
caractersticassuperficiaisefceisdeobservar,mas
quenorepresentamrelaesverdadeiras.uma
classificaomenosperene.
PrincpiosdeClassificao
Natural
Animais Racionais
Homem
Mulher
Princpio de Classificao
Sexo
PrincpiosdeClassificao
Artificial
Mulher
Leves
Pesadas
Princpio de Classificao
Peso
Caractersticas da Diviso
Diferenciao umacaractersticadevefazera
diferenciaodealgumasdesuasentidades,ouseja,
devedarorigemapelomenosduasclasses;
Relevncia umacaractersticausadadeveserrelevante
paraopropsitodaclassificao;
CaractersticasdaDiviso
Verificabilidade umacaractersticadeveserdefinitivae
verificvel.Umuniversodeentidadespodetermuitas
caractersticasrelevantes.Masnemtodaselassopassveisde
verificao.Apenasascaractersticasverificveisdevemser
escolhidasparadivisodouniversodeentidades;
Permanncia umacaractersticausadacontinuaasermantida
enquantonohouvermudananopropsitodaclassificao;
CaractersticasdaDiviso
Concomitncia duascaractersticasnopodemser
concomitantesnumesquemaassociadodecaractersticas;
SucessoRelevante asucessodecaractersticasnoesquema
associadodecaractersticasdeveserrelevanteparaopropsito
daclassificao;
Osprincpiosdeclassificao
Alunos
Masculino
18 25
anos
PlanoPiloto
Cidade
Feminino
26 30
anos
PlanoPiloto
Cidade
18 25
anos
PlanoPiloto
Cidade
26 30
anos
PlanoPiloto
Cidade
Osfundamentostericosdaclassificao
acaracterstica
(princpio)dediviso
deveproduzirno
mnimoduasclasses;
Alunos
Masculino
Feminino
Osfundamentostericosdaclassificao
podemexistirquantas
caractersticas
(princpiosdediviso)
quantasforem
necessrias,masapenas
umprincpiodediviso
deveserusadodecada
vezparaproduzirclasses
ousubclasses;
Alunos
Masculino
18 25
anos
Feminino
2641anos
Princpiodeclassificao:FaixaEtria
Princpiodeclassificao:Sexo
RefernciaCruzada
Alunos
Masculino
18-25 anos
Doisprincpiosdeclassificao
SexoeFaixaEtria
Feminino
OrdemdeConstruo
Aordemdeaplicaodasvriascaractersticasutilizadasna
classificaodenominaseordemdeconstruo.
Aordemdeconstruodeterminaasequnciaemquesero
utilizadososvriosconceitospresentes.
Porexemplo:aLingustica apresentaacaractersticalngua ea
caractersticaproblemalingustico.
Qualdeveserutilizadoprimeiro?
Caracterstica Lngua
Lingustica
Etimologia
Portugus
Francs
Sintaxe
Morfologia
Ingls
Caracterstica ProblemaLingustico
Lingustica
Portugus
Etimologia
Sintaxe
Francs
Ingls
Morfologia
Osfundamentostericosdaclassificao
Masculino
18 25anos
PlanoPiloto
Cidade
Feminino
26 30anos
PlanoPiloto
Cidade
18 25anos
PlanoPiloto
Cidade
26 30anos
PlanoPiloto
Cidade
Osprincpiosdeclassificao
aclassificaotemcomoresultadoumproduto:o
instrumentodeclassificao.
Alunos
Masculino
18 25
anos
PlanoPiloto
Cidade
Feminino
26 30
anos
PlanoPiloto
18 25
anos
Cidade
PlanoPiloto
Cidade
26 30
anos
PlanoPiloto
Cidade
Classificao
Aclassificaoparaserealizar,parase
materializarnecessitadeuminstrumento;
Traduovisualdasrelaes
hierrquicaseorgnicasentreas
classes
InstrumentodeClassificao
Estruturadervore
Conjunto
Nvel 1
Nvel 2
Nvel 3
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
Unidade
UnidadedeClassificao:conjuntoreunidodeacordocom
umcritrioouprincpiodeclassificao.
NveldeClassificao:osvriosgrausdedivisodo
instrumentodeclassificao.Aposiodaunidadede
classificaoemrelaoaoconjunto.
Osprincpiosdeclassificao
arelaoentreosvriosnveis(relaoentreosconceitos)
nopodeseresumiraomodelognero/espcie;
Alunos
Masculino
18 25
anos
Plano
Piloto
Cidade
Feminino
26 30
anos
Plano
Piloto
Cidade
18 25
anos
Plano
Piloto
Cidade
26 30
anos
Plano
Piloto
Cidade
rvore
rvore
Frutfera
macieira
pessegueiro
rvore de
Nozes
amendoeira
nogueira
rvore
Razes
Tronco
Galhos
Folhas
Contradio presente/ausente
Contrariedade preto/branco
O Problema.
Os Nveis de Classificao
Unidades de classificao
64
Seis nveis:
Classe;
Subclasse;
Grupo;
Subgrupo;
Diviso;
Subdiviso.
65
Cinco nveis:
Seo;
Srie;
Subsrie;
Dossi/Processo;
Item documental.
66
Trs nveis:
Grupo;
Subgrupo;
Srie.
67
Quatro nveis:
Grupo ou Seo;
Subgrupo ou Subseo;
Srie;
Subsrie.
68
Organizao
Classificao
Ordenao
Arquivamento
Ordenao
Mtodos de Ordenao
Assunto x Funo
9As funes so atribuies prprias ou naturais de uma
organizao;
9Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do
conhecimento humano, so as matrias de que tratam os
documentos;
9A confuso se estabelece por contarmos com palavras
idnticas para designar a funo e o assunto.
Por exemplo:
Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema,
a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em
diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores
que a desempenham.
Cdigo
Conjunto de smbolos que, mediante conveno,
representam um dado
O objetivo da codificao operacionalizar o
processo de classificao, transformando termos
(ttulos das unidades de classificao) em
smbolos para agilizar a classificao, ordenao
e arquivamento dos documentos.
Cdigo
Numrico;
Alfanumrico;
Cdigo Decimal de Dewey;
Bloco-Numrico de origem canadense.
Mtodos de Codificao
Mtodo Duplex
A documentao dividida em classes principais. Cada Classe
representada por um nmero. As divises das classes so
representadas, tambm, por um nmero. A relao entre as
partes indicada por um trao de unio.
A documentao de uma determinada instituio foi dividida nas
seguintes classes principais:
0 - Administrao Geral
1 - Pesquisas
2 - Cursos
3 - Assistncia Tcnica
4 - Documentao e Informao
A classe 2 Cursos foi subdividida da seguinte forma:
2-1 Formao
2-2 Especializao
2-3 Ps-Graduao
2-3-1 Mestrado
2-3-2 Doutorado
Mtodos de Codificao
Mtodo Alfanumrico (USP)
Este mtodo adotado no plano de classificao da Universidade de So Paulo
identifica as classes principais por uma letra e as subdivises por um
nmero composto por cinco algarismos.
Utilizando o exemplo anterior, teramos a seguinte codificao:
A00000 Administrao Geral
B00000 Pesquisas
C00000 Cursos
D00000 Assistncia Tcnica
E00000 Documentao e Informao
A classe C00000 Cursos foi subdividida da seguinte forma:
C10000 Formao
C20000 Especializao
C30000 Ps-Graduao
C30100
Mestrado
C30200
Doutorado
Mtodos de Codificao
Mtodo Decimal
O mtodo decimal baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
(1876).
As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes,
subclasses, e, a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos,
sees, subsees etc.
Utilizando o exemplo anterior, teramos a seguinte codificao:
000
100
200
300
400
Administrao Geral
Pesquisas
Cursos
Assistncia Tcnica
Documentao e Informao
Mtodo de Codificao
Bloco-Numrico de Origem Canadense
Plano de
Classificao
001 a 999
Atividades-Meio
Atividades-Fim
Srie
Srie
Subsrie
Subsrie
Subsrie
1.000 a 9.999
Subsrie
000-0
Srie
Subsrie
Mtodo Duplex
Mtodo Alfanumrico
USP
Mtodo Decimal
Mtodo BlocoNumrico
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
B00000 Pesquisa
100 Pesquisa
1000 Pesquisa
2 Cursos
C00000 Cursos
200 Cursos
2000 Cursos
2-1 Formao
C10000 Formao
210 Formao
2000-0 Poltica
2-2 Especializao
C20000 Especializao
220 Especializao
2000-1 Generalidades
2-3 Ps-Graduao
C30000 Ps-Graduao
230 Ps-Graduao
2000-2 Formao
2-3-1 Mestrado
C30100 Mestrado
231 Mestrado
2000-3 Especializao
2-3-2 Doutorado
C30200 Doutorado
232 Doutorado
2000-4 Ps-Graduao
2000-4-01 Mestrado
2000-4.02 Doutorado
3 Assistncia Tcnica
4
Documentao
Informao
E00000
Documentao
Informao
400
Documentao
Informao
4000
Documentao
Informao
Tamanho e
Complexidade
Cdigo
Mtodos de Codificao
Schellenberg
1 o sistema deve ser simples sempre que o
volume de documentos seja pequeno e
restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os
smbolos (notao/cdigo) aumentam em
importncia medida que o volume e a
complexidade dos documentos aumentam;
2 o sistema deve ser flexvel;
Mtodos de Codificao
Schellenberg
Instrumento de Classificao
denominaes
Plano de classificao;
Quadro de classificao;
Quadro de arranjo;
Cdigo de classificao;
Arranjo;
Tabela de classificao;
Sistema de classificao;
Esquema de classificao.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Estrutura;
Hierarquia;
Distribuio lgica;
Roteiro;
Nvel;
Projeto.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Instrumento de Classificao
denominaes
Instrumento de Classificao
denominaes
Instrumento de Classificao
denominaes
Cdigo
sistema
de
sinais
convencionais ou secretos utilizados em
correspondncias ou comunicaes.
Coleo de leis, conjunto de normas,
sistema cifrado de linguagem, senha.
Instrumento de Classificao
denominaes
Instrumento de Classificao
denominaes
Princpio Arquivstico
Princpio da Provenincia
definio
Princpio segundo o qual o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica
Princpio da Provenincia
Patrimnio Documental
Fundo Fundo
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Princpio da Provenincia
1 Princpio de Classificao
Princpio da Provenincia
Fundo de Arquivo
O conceito de fundo dependente e tributrio do princpio
da provenincia, ele s existe quando o princpio foi aplicado.
Fundo
critrios de identificao
(Proposta Canadense)
Fundo
critrios de identificao
(Proposta Canadense)
papel nico;
modo de financiamento;
estrutura de responsabilidade;
mandato.
Princpio da Provenincia
desdobramento
no setor de trabalho;
o respeito organicidade;
a observncia do fluxo natural e orgnico com
que foram acumulados os documentos.
Diferena
Ordem Natural
=
Ordem Material
2 Princpio de Classificao
PrincpiosdeClassificao
InternosdeumArquivo
CategoriasdeFunes(meioefim);
reasFuncionais;
Funo;
Subfuno;
Atividade;
Subatividade;
Tarefa.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
LEVANTAMENTODAPRODUODOCUMENTAL
reaFuncional:
Anlisefiscal/financeiradeentidadesdosetorpblico
Funo:
Acompanhamentodasestataiseentidadesdaadministraoindireta
Subfuno:
CoordenaodosrepresentantesnosConselhosFiscaisdasempresas
Atividade:
Acompanharaempresapormeiodorepresentante
rgo:
DICOF DivisodeAcompanhamentodeConselhosFiscais
Legislao:
Lei6.404/76;Lei8.666/93;Lei9.457/97;IN02,de15/08/96
Tarefas
01 Receberdoconselheiroosdocumentosreferentesreuniodeconselhofiscal.
Expedientedeencaminhamentodedocumentaodaempresaestatal
Dossidedemonstraesfinanceirasdaempresaestatal
Dossidequitaodeobrigaesfiscaisefinanceiras
Estatutosocialdaempresaestatal
Parecerdeconselhofiscalreferentesatividadesdaempresaestatal
Relatriodeconselheirofiscaldeempresaestatal
Relatriodeauditoriadeprestaodecontasdaempresaestatal
Relatriodeauditoriainternaemempresaestatal
Atadereuniodeconselhofiscaldeempresaestatal
Atadereuniodediretoriadeempresaestatal
Memorandodesolicitaodeconsultareferenteaassuntodeinteressedaempresaestatal
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
02 ConsultaroCADIN/SISBACENparaanalisarasituaodeadimplnciadaempresa.
Listagemdeverificaoderegistrodeinadimplncianocadastrodecrditosnoquitados(CADIN)
(R)
03 AlimentaroSIMOBcomdadosextradosdoscertificadosecertidesdequitaodedvidasedasinformaesdoCADIN.
Bancodedadosdecontroledeobrigaesfinanceirasdasempresasestatais
(P)
Formulriodecontroledorecolhimentodasobrigaesfinanceirasdaempresa
(P)
Plano de Classificao
Consideraes sobre a elaborao
Cdigo de Classificao
Consideraes sobre a elaborao
Classificao de Documentos
Procedimentos
o
Ler o documento;
Identificar a funo e atividade a qual o documento se relaciona;
Localizar o assunto no Cdigo de Classificao;
Anotar, a lpis, no canto superior direito do documento o cdigo de
classificao.
Colocar o documento em um material de acondicionamento (pasta
suspensa, pasta A-Z, caixa-arquivo).
Acondicionamento
(1 momento)
Acondicionamento
(1 momento)
Modelo
Acondicionamento
(2 momento)
Armazenamento
Perguntas?
Eleespelha,comclareza,oconjuntodeatividadesdo
organismoprodutordearquivo?
Serpossvelidentificaroorganismoprodutora
partirdoexamedasdiversasunidadesdoplano?
Ahierarquizaodasunidadesfoibemrealizada?
Asunidadesdefinidasnosesobrepem,emalguma
medida?
Roteiro
Hconsistncianadiviso(princpiodeclassificao
adotadoparasubdividirasfunes)?
Asdenominaessomnemnicas?
Humarelaodecoordenaoentreasunidades?
Algumafuno,subfunoouatividadenoaparece
noplano?
Umadeterminadafuno,subfunoouatividade
aindaexiste?
Plano de Classificao
caractersticas
Cdigo de Classificao
Denominao das Unidades de Classificao
Deve ser representativa do contedo da unidade de classificao
(mnemnica)
A estrutura no tem verbo, ela nominalizada. O verbo
transformado em substantivo.
Exemplo:
Subfuno: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada
de
subordinao
DenominaodasUnidadesdeClassificao
Comunicabilidade otermoempregadodeverepresentara
linguagemutilizadapelousurio;
Estimulao otermodeveinduzirousurioacriaruma
representaodoconjunto;
Compatibilidade otermoempregadodeverepresentarocampo
queestsendoorganizado.
DenominaodasUnidadesdeClassificao
regras
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Colocarsenolugardousurio;
Selecionarapenasosaspectossignificativos;
Noabreviaraspalavras;
Evitarousodesiglas.Exceofeitaasdeusoconsagrado;
Respeitarasnormascultasdalngua;
Nousargrias;
Semprerepresentaromesmocontedoapartirdosmesmos
termos;
Evitaropreciosismo;
Norepetirinformaes.