ANLISE E PROJETO DE SISTEMAS

O PROCESSO MAIS IMPORTANTE DA INFORMTICA

PARTE I

INTRODUO
Hoje em dia, praticamente todas as pessoas ligadas informtica sabem elaborar ou
utilizar sistemas de informao automtica. Mas o que muita gente desconhece, que os
sistemas informticos, para produzirem informao til e importante para quem os usa, deve
obedecer a certos requisitos e ser elaborado de forma a corresponder exatamente s
necessidades do ambiente em que vai ser utilizado, pois quem investiria num sistema que no
lhe desse aquilo de que necessita? Penso que ningum. Pois exatamente sobre o processo de
determinao e elaborao de sistemas informticos eficientes, que satisfazem todas as
exigncias, que eu me proponho escrever-lhes.

PORQUE SURGIU A ANLISE E PROJETO DE SISTEMAS

INFORMTICOS ?
Quando uma empresa pretende informatizar uma seco, encarrega uma ou vrias
pessoas para desempenhar esta tarefa. A estas pessoas vo colocar-se questes e dvidas,
como: o que o sistema deve fazer, quais as suas entradas de dados, que documentos deve
conseguir elaborar, etc. h alguns anos, as pessoas encarregadas de transformar os sistemas
tradicionais em sistemas informticos desempenhavam esta tarefa sem elaborar qualquer
estudo prvio, o que levava a que o sistema final obtido no satisfizesse as necessidades e
exigncias da empresa. Estes sistemas falhavam, exatamente porque os encarregados de os
elaborar no conheciam a fundo todo o sistema que lhes foi destinado informatizar. No
conheciam em pormenor todos os dados que circulavam no sistema, como eram processados,
que resultados e que documentos seriam necessrios produzir, bem como que dados deviam
constar destes documentos, etc, o que levou a que os sistemas novos implantados no
produzissem nem satisfizessem em termos de informao aqueles que dele dependiam. Como
a base de qualquer sistema exatamente o processamento mais correto e eficiente de
informao, estes novos sistemas, que no eram satisfatrios, levaram a que os gestores das
empresas se mostrassem descontentes.
Surgiu ento a necessidade de, sempre que houvesse um sistema informtico a
elaborar, levar a cabo um estudo prvio de todos os dados e as suas relaes entre o sistema
atual e o sistema a elaborar, de modo a ter um profundo e completo conhecimento do sistema
existente. nesse mbito que surge a Anlise e Projeto de Sistemas.

A IMPORTNCIA DA INFORMATIZAO
Ao longo do dia, a empresa recebe muitas vezes mais informao do que aquela para a
qual est preparada para processar. Com o alto grau de desenvolvimento tcnico dos dias de
hoje, face a um mercado cada vez mais especfico e exigente e uma concorrncia feroz em
praticamente todos os setores, tornam-se necessrios agentes dessa tecnologia unicamente
voltados e especializados para armazenar, classificar, comprar e exibir essa informao a alta
velocidade.
Nas empresas, aplicamos em muitos casos estes meios nos novos sistemas de
informao, pois sabemos que com eles iremos melhorar o sistema existente e eliminar alguns
dos seus aspectos mais incorretos. Com a informatizao iremos incrementar a velocidade
com que obtemos, tratamos e visualizamos informao, reduzindo o tempo para executar estas
tarefas, reduzindo o fluxo de trabalho necessrio para processar esta informao e obter
resultados, eliminando a maioria dos erros humanos e obtendo maior segurana. Como
conseqncia de tudo isso, reduzimos os custos e geramos mais receitas, alm de termos
acesso fcil e instantneo a toda a informao de vital importncia para a empresa.

O QUE A ANLISE E PROJETO DE SISTEMAS

Nos ltimos tempos, as empresas tm vindo a implementar e melhorar sistemas de
informao, pois cada vez mais necessitam de processar a informao que lhes diz respeito de
forma correta e rapidamente. Esta informao a base das tomadas de decises dos gestores
da empresa, ou seja, a base que conduz ao desenrolar de aes que levam a empresa a
firmar-se no mercado ou, pelo contrrio, a levam falncia.
Com a Anlise e Projeto de Sistemas pretendemos analisar as reas de fragilidade
dos sistemas, o tempo, os custos, o fluxo de trabalho, os problemas de organizao, de staff e
os erros que eventualmente podem ocorrer no processo existente, para assim podermos
esquematizar um novo sistema, tomando por base os requisitos pretendidos pela empresa.
Devemos assim aproveitar o que j existe e bom para a empresa e eliminar o que no est
correto ou que funciona mal, implementando novas formas, mais corretas, de processamento
de dados, introduzindo os controles necessrios e tratamento de excees. Resulta assim um
novo sistema que se aproxima da otimizao em termos de velocidade na obteno e
tratamento de informao relevante e vital boa gesto da empresa.
A Anlise e Projeto de Sistemas baseia-se na Teoria Geral de Sistemas, que
consiste nos seguintes pontos:
1. As componentes de um sistema so interdependentes e inter-relacionados;
componentes independentes e no-relacionados no constituem um sistema. De fato,
uma das tarefas importantes no estudo de um sistema consiste em determinar as
relaes entre componentes.
2. Um sistema visto como um todo; no temos que decomp-lo necessariamente nas
partes que o compem, em particular se com isso perdermos a viso do sistema global.
Em muitos casos concentrar-nos-emos nos subsistemas em que se decompe um
sistema grande, mas no queremos ignorar o contexto global dado pelo sistema total.
3. Os sistemas procuram a realizao de objetivos de algum tipo; as componentes em
interao atingem um estado final ou meta, uma posio de equilbrio de obteno do
objetivo.

4. Os sistemas tm inputs e outputs; so dependentes de algum tipo de input para que o

processo atinja os objetivos do sistema. Todos os sistemas produzem algum output
necessrio a outros sistemas.
5. Todos os sistemas transformaram inputs em outputs; em geral, a forma do output
difere da do input.
6. Os sistemas exibem entropia, um termo emprestado pela termodinmica. Entropia
descreve o estado de um sistema fechado (que no recebe inputs de fora do sistema)
em que todos os elementos se movimentam em direo desorganizao e
incapacidade para obter e processar os inputs, de modo que o sistema incapaz de
produzir outputs. Por isso, necessrio defender um combate entropia.
7. Os sistemas tm de ter um modo de regulao das componentes interativas de modo a
que os seus objetivos sejam atingidos. Planejamento, controle e feedback esto
associados com esta funo reguladora.
8. Os sistemas, normalmente, englobam subsistemas menores. A integrao destes
sistemas menores nos maiores, forma uma hierarquia que caracterstica da teoria de
sistemas.
9. Normalmente encontramos diferenciao em subsistemas complexos; isto , unidades
especializadas realizam tarefas especializadas.
10. Os sistemas, em geral, exibem equifinalidade; um dado estado final pode ser obtido a
partir de estados diferentes ou de pontos de partida diversos. Por outras palavras, h
muitas maneiras de alcanar os objetivos do sistema, havendo por isso que escolher as
que proporcionam o melhor caminho, no contexto que a empresa exige.
As fases que compem a Anlise e Projeto de Sistemas
1 Anlise
Processos:
Recolha e interpretao detalhada dos fatos, da apreenso dos problemas e alternativas
existentes;
Lista dos meios disponveis e avaliao da sua performance;
Anlise das fragilidades e erros do sistema (tempo, custo, trabalho, etc.).
Etapas:
a) Investigao Preliminar
b) Diagramas de Relao de Entidades
c) Diagramas de Fluxos de Dados
d) Dicionrios de Dados
e) rvore de Deciso
f) Lista de Requisitos

2 Projeto Lgico
Processos:
Construo dos inputs e outputs mais eficientes, isto , que contenham todos os dados
necessrios e ao mesmo tempo organizados e dispostos da maneira mais prtica e agradvel a
quem os utiliza;
Elaborao dos arquivos que iro conter a informao, bem como o seu tipo de organizao;
Estruturao de como ser o novo sistema, dando indicadores de controles, validaes e
dependncias.
Estes processos devem ser todos baseados nos requisitos do sistema determinados na Anlise.
Etapas:
a) Layouts
b) Arquivos
c) Estrutura
3 Projeto Fsico
Processos:
Elaborao algortmica das rotinas-base que devem constituir o Software do sistema;
Elaborao do Software do sistema;
Elaborao do manual do sistema.
Etapas:
a) Rotinas-base
b) Fontes
c) Documentao
4 Implementao e Manuteno
Processos:
Instalao do novo sistema;
Ensino ao pessoal utilizador de como lidar com o novo sistema e interpret-lo;
Determinar a performance do sistema novo e compar-lo com alternativas de outros sistemas
que j foram construdos;
Anlise de ganhos e perdas em relao ao sistema anterior;
Manter o sistema funcional ao longo do tempo, correo de erros, desenvolvimento, etc.
Etapas:
a) Instalao do Sistema
b) Formao do Pessoal
c) Performance
d) Anlise de Ganhos / Perdas
e) Manuteno
Para se levar a cabo uma Anlise e Projeto de um sistema, o analista deve ser uma pessoa
que procura trabalhar e refinar vrias tcnicas que lhe possibilitam, como analista, cada vez
mais, aperceber-se dos problemas e das suas respectivas solues.
As tcnicas e percias a desenvolver por um Analista de Sistemas so as seguintes:

- Capacidade para analisar um pedido de assistncia por computador e determinar se a

oportunidade para informatizar deve ser ou no concretizada.
- Know-how para juntar e interpretar fatos que ajudam no diagnstico de um problema
empresarial, na medida em que relacionam sistemas de informao e de computador.
- Compreenso para determinar, aps anlise do problema colocado, que tipo de ajuda
por computador desejvel e que procedimentos e sistemas manuais so mais efetivos.
- Capacidade para desenhar e desenvolver especificaes para um sistema de
informao determinado pela anlise de um sistema em vigor.
- Conhecimento para selecionar os melhores mtodos de introduo de dados,
gravao e acesso de arquivos, processamento e output para uma dada situao.
- Idia do desenvolvimento de software, mtodos de testes e estratgias de
implementao.
- Capacidade para comunicar efetivamente com os outros.
- Experincia em cada um dos pontos referidos atrs e de estudo de casos.
Com a Anlise e Projeto de Sistemas pretendemos analisar as reas de
fragilidade dos sistemas, o tempo, os custos, o fluxo de trabalho, os problemas de
organizao, de staff e os erros que eventualmente podem ocorrer no processo
existente, para assim podermos esquematizar um novo sistema, tomando por base
os requisitos pretendidos pela empresa.

ANLISE E PROJETO DE SISTEMAS

O PROCESSO MAIS IMPORTANTE DA INFORMTICA
PARTE II

O QUE ANLISE DE SISTEMAS?

A anlise de um sistema no tem como objetivo resolver os seus problemas, mas sim
recolher as informaes sobre os processos existentes. de importncia vital que, aps ter
sido feita a anlise de um sistema, o analista que a efetuou tenha a noo perfeita de como o
sistema funciona e a percepo de quais so os seus pontos fortes e fracos, pois s assim
conseguir idealizar, projetar e realizar um sistema novo que possa adequadamente substituir
o existente, trazendo mais benefcios e reduzindo ao mximo a falta de eficincia e falhas
ocorrentes no anterior.
OS PROCESSOS DA ANLISE DE SISTEMAS
- Recolha e interpretao detalhada dos fatos.
Neste processo o analista deve procurar interar-se das informaes e documentos que
servem o sistema, qual o seu contedo, como so gerados, como circulam pelo sistema e que
transformaes sofrem ao longo deste.
- Apreenso dos problemas e alternativas existentes.
Neste processo o analista deve aperceber-se de quais os problemas que surgem no
sistema e de como se podem evitar, ou que alternativas existem para os minimizar.
- Anlise das fragilidades e erros do sistema.
Neste processo o analista deve analisar aqueles que so considerados os pontos frgeis
do sistema, isto , onde as informaes so sujeitas a erros, demoras, mau aproveitamento,
etc.
- Lista dos meios disponveis e avaliao da sua performance.
Neste processo o analista deve listar todos os meios disposio para o processamento
da informao do sistema e determinar qual o rendimento de cada um destes meios em termos
de eficincia e rapidez no tratamento desta mesma informao.
Estes processos esto presentes em todas as etapas da Anlise de Sistemas e devem ser
consideradas como diretivas a seguir pelo analista.

FERRAMENTAS DE ANLISE DE SISTEMAS

As ferramentas utilizadas para efetuar uma Anlise de Sistemas so as seguintes:
a) Entrevistas e Questionrios
Devem ser efetuados entrevistas e questionrios s pessoas que pertencem ao sistema e
que lidam direta ou indiretamente com os documentos e a informao que nele circula.
importante estruturar estas entrevistas e questionrios, de modo a que:
1.
2.

No final destas se saibam que dados necessitam ser recolhidos e quais so as

pessoas ou entidades mais habilitadas para as recolher.
As questes sejam selecionadas, de modo a obter as respostas mais teis e
relevantes.

3.
4.

Permitir que algumas das respostas possam conter mais que um ponto de vista ou
ser respondida de uma s maneira, de modo a que se retenham a maior variedade de
problemas ou solues.
A entrevista ou questionrio no deve ser enfadonho ou exagerado (normalmente
deve durar o mximo de 1 hora).

b) Reviso de Registros.
Devem ser feitas revises aos documentos, manuais e relatrios existentes no sistema e
determinados os detalhes e fatos das informaes circulantes, no que diz respeito sua forma,
contedo e quantidade.
c) Observao
Ver para crer! diz o ditado popular. Observar os processos e operaes do sistema em
funcionamento permite aos analistas uma constatao dos fatos que realmente acontecem em
1 mo. As perguntas e dvidas de um analista podem ser mais fceis e rapidamente
esclarecidas atravs desta tcnica.
d) Diagramas de Relao de Entidades
Tratam-se de diagramas onde o analista deve representar todas as entidades do sistemas e
suas interligaes em termos de circulao de informao, bem como a lista das informaes
de cada ligao.
e) Diagramas de Fluxo de Dados
Tratam-se de diagramas lgicos onde so representados os fluxos dos dados do sistema
desde as suas origens at aos seus destinos, passando pelos processos de tratamento de
informao que o compem e os armazenamentos de informaes.
f) Dicionrio de Dados
um dicionrio de identificao de cada origem, destino, processo, entidade de
armazenamento e dado representado nos diagramas de fluxo de dados.
g) rvores e Tabelas de Deciso
Trata-se da representao de todas as decises que podem e tm de ser tomadas no sistema
e as aes conseqentes dessas decises.

AS ETAPAS DA ANLISE DE SISTEMAS: A INVESTIGAO PRELIMINAR

A investigao preliminar a etapa da Anlise de Sistemas que consiste no
esclarecimento de quais so os problemas que causam o pedido da elaborao do novo
sistema, qual ser o volume previsto em termos de recursos para elaborar e implementar o
novo sistema, se realizar o novo sistema ser compensatrio e se existe viabilidade para essa
realizao. Os passos a seguir nesta etapa so os seguintes:
a) Recolha do pedido A essncia de porque se necessita de um sistema novo e qual a
sua prioridade.
- Fontes do pedido (de quem e onde vem o pedido)?
- Quais as razes para o pedido (velocidade de processamento das informaes do
sistema, eficincia e consistncia acrescidos, maior segurana, economia de espao
fsico, integrao de rea de gesto, reduo de custos, etc.)?
- Qual a prioridade do pedido ( urgente, importante)?

b) Conduo da investigao Levantamento dos processos existentes no sistema atual e

averiguao do que se pensa primeira ser a soluo.
- O que est a ser feito?
- O que se pretende?
- O que se pensa ser a soluo?
c) Testes de previso de viabilidade Testes de viabilizao para a realizao do projeto
do novo sistema. Estes testes so extremamente importantes, pois so eles que vo
determinar a deciso por parte da Direo para a aprovao desta realizao:
- Prever a viabilidade operacional do novo sistema, isto :
1) O sistema novo, quando instalado, funcionar?
2) Existem grandes barreiras sua implementao?
3) Existe o apoio suficiente por parte da Direo para realizar o novo sistema? E dos
utilizadores?
4) So os atuais mtodos de gesto aceitveis por parte dos utilizadores?
5) Ser freqente o contato com os utilizadores durante o planejamento e
desenvolvimento do projeto novo?
6) Provocar o sistema novo atritos entre as pessoas?
7) Produzir resultados piores que o sistema atual?
8) Resultar perda de controle?
9) Perder-se- acessibilidade de informao?
10) Tornar-se- a performance individual mais pobre?
11) Sero de algum modo no desejvel afetados os clientes?
12) Satisfar o sistema todas as exigncias e necessidades dos que dele dependem?
13) Sair empobrecida a performance global do sistema?
- Prever a viabilidade tcnica do novo sistema, isto :
1) Existe a tecnologia necessria para se fazer o que se pretende?
2) Tem o equipamento proposto a capacidade tcnica para manter os dados requeridos
para usar o novo sistema?
3) Dar este equipamento as respostas adequadas em termos de manuteno, rapidez
de consulta, rigor, confiana, facilidade de acesso e segurana dos dados, apesar do
nmero e localizao dos utilizadores?
4) Pode expandir-se o sistema, se desenvolvido?
- Prever a viabilidade econmico-financeira do novo sistema, isto :
1) Estimar os seus custos.
2) Estimar os benefcios que trar
3) Calcular o perodo de tempo necessrio a que o novo sistema se comece a tornar
lucrativo, isto quanto tempo demorar a recuperar o investimento inicial estimado
para a sua realizao e subseqentes custos de manuteno, tomando em conta a
estimativa dos benefcios que trar.
4) Calcular o grfico de custos, onde se representem os custos do sistema atual e da
estimativa dos custos do novo, ao longo do tempo.
5) Calcular o grfico de benefcios, onde se representem os benefcios do sistema atual
e da estimativa dos benefcios que adviro do novo, ao longo do tempo.
6) Calcular o grfico de rendimento, onde se representem a diferena entre os
benefcios e custos do sistema atual e da diferena entre a estimativa dos benefcios e
custos do sistema novo, ao longo do tempo.
d) Elaborao da Proposta Elaborao da proposta do novo sistema para ser avaliada
pela Direo

- Elaborar um relatrio enumerando a dimenso do projeto, suas alternativas e os

testes de previso de viabilidade.
- S aps a aprovao deste relatrio pela Direo deve o analista prosseguir o seu
trabalho, caso contrrio o projeto dever ser adiado ou mesmo abandonado.
Nas investigaes preliminares devem ser utilizadas as ferramentas de anlise a), b) e c).

AS ETAPAS DA ANLISE DE SISTEMAS: OS DIAGRAMAS DE FLUXO DE

DADOS
- O que um Diagrama de Fluxo de Dados?
Um diagrama de fluxo de dados um grfico lgico do sistema ou de uma parte do
sistema onde representamos de onde vm, para onde vo e como so processados e
armazenados os dados do sistema.
- Quais as vantagens dos D.F.D?
a) Permitem ao analista aperceber-se facilmente de como os dados circulam e so
processados no sistema.
b) Mostram os aspectos lgicos do sistema.
c) So claros e simples.
d) So efetuados em anlise top-down com exploso de processos, isto , podemos ter
1 D.F.D. onde vemos todos os processos principais do sistema e outros onde podemos
ver os pormenores de cada um destes.
- Quais as desvantagens dos D.F.D?
a) Como se trata de um grfico, no possvel elucidar e pormenorizar as descries
dos dados, origens, destinos e processos.
- Smbolos utilizados nos D.F.D.

Entidade de Origem ou Destino dos Dados

Fluxo de Dados

Processo de Dados

Armazenamento de Dados

As entidades de origem ou destino so, com freqncia, categorias lgicas de coisas

ou pessoas que representam uma fonte ou destino de dados, como por exemplo: Clientes,
Empregados, Fornecedores, Gestores, etc. Elas tambm podem ser uma fonte ou destino
especfico, como Departamento de Contabilidade, Direo, Armazm, etc.
O fluxo de dados representa dados em movimento, podendo ser considerado como um
tudo por onde passam pacotes de dados. Os nomes dos fluxos de dados devem ser o mais
significantes possvel relativamente aos dados que neles circulam.

O processo de dados a etapa em que dados provenientes dos fluxos que entram para
o processo sofrem transformaes, ou so a base para a gerao de novos dados. Estes
processos, tal como os fluxos, tambm devero ter nomes que os identifiquem fcil e
significativamente. Normalmente, os processos principais so identificados com um nmero
inteiro e os subprocessos de 1 nvel com o nmero inteiro do processo principal a que
pertence e o seu prprio nmero, e assim sucessivamente. Exemplo: Num sistema com um
processo principal, este identificado com o nmero 1, a que lhe podem pertencer os
subprocessos de 1 nvel 1.1, 1.2 e 1.3. Por sua vez, supondo que o subprocesso 1.1 tinha 2
subprocessos prprios, estes seriam identificados com os nmeros 1.1.1 e 1.1.2...
O armazenamento de dados representa uma etapa onde os dados ficam em repouso,
armazenados.
- Os passos necessrios elaborao de um D.F.D.
a) Identificar as entidades de origem e de destino
b) Identificar as entradas e sadas de dados
c) Identificar as consultas e pedidos de informao
d) Desenhar um diagrama com os processos principais (diagrama de contexto)
e) Desenvolver cada um dos processos principais, tendo cada um o seu prprio
diagrama, resultando assim os subprocessos.
f) Repetir o passo e) at que cada processo e subprocesso fiquem com diagramas
completos e especificados.

- As etapas da Anlise de Sistema: Os Dicionrios de Dados

- O que um Dicionrio de Dados?
Um dicionrio de dados consiste na descrio e enumerao das caractersticas de cada
elemento dos D.F.D., isto , vai complementar os D.F.D. no seu ponto fraco os pormenores
descritivos de cada elemento.
- Elaborao do Dicionrio de Dados
Nas entidades de origens ou destinos importa transcrever todos os dados de
informao relevante acerca da entidade.
Nos processos, descrev-los o mais pormenorizadamente possvel, enumerar os fluxos
de dados que entram (Input) e os que saem (Output) e fazer o seu sumrio lgico, isto , a
descrio de todos os clculos e processamento de dados efetuados em cada um.
Nos fluxos de dados, descrev-los o mais pormenorizadamente possvel, enumerar as
origens-destinos, volume e a sua estrutura, isto , os elementos de dados que o compem. Por
sua vez, os elementos de dados tambm devem ser identificados no que diiz respeito sua
descrio, tipo (numrico, alfanumrico, lgico, etc.), tamanho e intervalo de valores.
Nos armazenamentos de dados, enumerar os fluxos de dados que entram e os que
saem, o tipo de armazenamento e organizao.