PRESERVAO DE DOCUMENTOS RQUIVSTICOS DIGITIS AUTNTICOS:

ESTUDO DO PROJETO DE EXTENSO ELETRNICO DA UNIVERSIDADE

ESTADUAL DE LONDRINA
Eixo: Documento Digitais
Eliandro dos Santos Costa
Lucinia de Arajo Caporalli
RESUMO
Essa pesquisa foi desenvolvida utilizando-se dos requisitos de autenticidade e confiabilidade
recomendados pelo InterPARES para as informaes no documento em meio digital. Adotouse como procedimentos metodolgicos pesquisa exploratria e bibliogrfica e de natureza
qualitativa. Apresentaram-se conceitos e definies referente a Arquivologia no contexto de
aplicao do documento arquivstico digital, mais precisamente o projeto de extenso
eletrnico, no mbito da Universidade Estadual de Londrina (UEL), aplicando os critrios do
InterPARES. Analisando esse documento mediante o acesso ao Sistema UEL na interface
Web, desde a fase de cadastro, tramitao at sua destinao final, buscando identificar se este
documento digital possui os requisitos necessrios para ser considerado autntico e confivel.
Obteve-se como resultado, que o Projeto de Extenso Eletrnico estvel com a sua forma
fixa inaltervel, a partir do seu cadastro no Sistema UEL, impedindo que ocorram alteraes
no seu contedo inicial, entretanto, observa-se que o documento poderia ser produzido mais
prximo de atender as necessidades dos seus usurios, oferecendo uma avaliao de cada
projeto pelos funcionrios da PROEX, a qual estaria verificando se as informaes esto
registradas da forma correta para serem repassadas para a avaliao das comisses. Assim,
comprova-se que o projeto de extenso eletrnico apresenta um melhor desempenho quando
identificados os fatores que fornecem a autenticidade e a confiabilidade para seus usurios,
transmitindo maior confiabilidade na tarefa registrada junto ao Sistema. Esse projeto pode ser
observado como um projeto piloto para a aplicao nos demais mdulos, processos e unidades
administrativas e acadmicas da UEL, possibilitando inmeras pesquisas para aprimoramento
da rea nessa Instituio.
Palavras-chave: Arquivstica. Diplomtica Arquivstica. Projeto de Extenso Eletrnico.
Preservao Digital. InterPARES.
ABSTRACT
This research was performed using the authenticity and reliability requirements recommended
by InterPARES to the information in the document in digital media. Exploratory and
bibliographic research of a qualitative nature was adopted as methodological procedures.
Concepts and definitions regarding Archival Science in the context of digital archival
document application, specifically the electronic extension project at State University of
Londrina (UEL), were presented by applying the InterPARES criteria. By analyzing this
document through access to UEL System in interfaceWeb, from registration phase and
processing to final disposal, the aim was to identify whether this digital document has the
necessary requirements to be considered authentic and reliable. As a result, the Electronic
Extension Project is stable, with its unalterable fixed form from its registration in the UEL
system, preventing changes in its initial content. However, it is observed that the document
could be produced closest to its users needs, offering an evaluation of each project by

PROEX employees, which would verify if the information is recorded correctly in order to be
passed on to the evaluation commissions. Thus, it is shown that the electronic extension
project has a better performance when the factors that provide the authenticity and reliability
to its users are identified, transmitting greater reliability in the task registered in the system.
This project can be considered a pilot project for implementation in other modules, processes
and administrative and academic units at UEL, allowing several researches to improvement of
this field in this institution.
Palavras-chave: Archivistic. Diplomatic Archivistic. Electronic Extension Project. Digital
Preservation. InterPARES.
1 INTRODUO
A busca pelas informaes tida como diferencial diante do aumento da
competitividade do mercado, onde as organizaes almejam atender as necessidades e
exigncias do seu pblico alvo, incluindo a gerao de possveis novas demandas.
Diante desse cenrio, o gerenciamento e controle de acesso e a preservao e
disseminao dos documentos de arquivo so fundamentais para melhorar a gesto da
informao organizacional, consideradas insumo para a gerao de conhecimento e,
conseqentemente, motivar a qualidade dos produtos e servios oferecidos pelas
organizaes, elevando seu potencial inovador e competitivo diante dos concorrentes.
A vinda e o uso dos recursos informticos trouxeram agilidade na comunicao e
disseminao de informaes. No entanto, as informaes processadas em meio eletrnico so
passveis de modificaes, e essas adulteraes, difceis de serem detectadas, incitam vrias
discusses a propsito de identificar quais so as alternativas disponveis pr garantir a
autenticidade e a confiabilidade dessas informaes nos documentos eletrnicos, gerados
eletronicamente e/ou migrados para o meio eletrnico.
Optou-se por investigar as instituies universitrias de ensino superior, as quais
ainda carecem, no contexto geral, de procedimentos que possibilitem a maior segurana para a
produo de documentos eletrnicos nas suas inumeras atividades corriqueiras.
Dessa forma, esta pesquisa visou analisar quais seriam os requisitos para a
autenticidade de documentos arquivsticos digitais, em um estudo de caso no documento
Projeto de Extenso da Universidade Estadual de Londrina, no Paran, Brasil. O Projeto de
Extenso um documento responsvel pelo cadastro das aes extensionistas dos docentes
dessa instituio e representa um excelente meio de registro das atividades de interao com a
comunidade londrinense e regio.
Estudou-se a gnese do Projeto de Extenso, especificamente no seu formato
eletrnico no Portal Web da Instituio, no perfil de usurio Docente, observando se o mesmo
2

cumpre os requisitos recomendados pelo Projeto InterPARES para documentos arquivsticos

digitais autnticos, confiveis e estveis.
O Projeto de Extenso compreende um entre demais funes do Sistema UEL

dentre as seguintes reas: acadmica, recursos humanos, projetos de pesquisa, ensino e

extenso, entre outras.
Em face ao crescente aumento das informaes, cresce tambm o nmero de
documentos produzidos, os quais so gerados em meio eletrnico e tambm migrados do
papel ou microfilme para o formato digital. Gerenci-los, preserv-los autnticos e confiveis
e tornar disponveis as informaes neles contidas trabalho dos Arquivistas, conforme
2

descreve o Art. 2. da Lei 6546/78 .

As prticas de preservao de documentos tm o objetivo de preservar as
informaes, assegurar sua autenticidade e confiabilidade, bem como a integridade fsica dos
suportes, e assim promover o acesso ntegro a essas informaes.
Nesse contexto, os fatores que mais afetam a integridade fsica dos documentos
digitais so: uso indevido, mudanas rpidas de tecnologias, a durabilidade dos suportes, bem
como a obsolescncia dos hardwares e softwares.
Nesse sentido, pretende-se com este estudo, indagar sobre a seguinte questo: O
documento Projeto de Extenso eletrnico apresenta os critrios de autenticidade e
confiabilidade recomendados pelo estudo InterPARES?
Os desafios da preservao do contedo informacional digital e o aumento peridico
desses documentos pela sua eficincia nas relaes jurdicas e administrativas apontam para a
necessidade de estudos dirigidos que fomentem solues inovadoras.
Observam-se principalmente o fator dos documentos digitais serem produzidos e
incorporados aos sistemas informatizados tendo como ponto de vista seu uso primrio e sua
operacionalizao, com pouca ou nenhuma preocupao em relao sua gesto e
preservao (INNARELLI, 2011).

Sistema UEL Trata-se de uma ferramenta de software para gesto integrada para Instituies
Universitrias, criada pela Assessoria de Tecnologia da Informao (ATI) da UEL, e utilizado somente
nessa Instituio. O acesso para a o cadastro do Projeto de Extenso, inicialmente se d digitando no
navegador da internet o endereo eletrnico: <www.uel.br> e optando por clicar no Menu Sistemas
UEL, onde solicitado o Nmero de Matrcula (docente, tcnico e aluno), disponibilizando de
funcionalidades conforme o seu perfil de usurio.
2

Lei 6.546/78 Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/1970-1979/L6546.htm>.

Acesso em: 05 Fev. 2015.

A preocupao com a autenticidade dos documentos em meio eletrnico constante

por se tratar de um ambiente passvel de modificaes. Contudo, a simplicidade com que
alteraes podem ser introduzidas, a rapidez com que estas podem ser disseminadas e a
dificuldade inerente a sua deteco tornam o problema sensivelmente mais complexo
(FERREIRA, 2006, p. 50).
Nesse sentido, as polticas de preservao vm sendo foco de discusses por
apresentarem-se como o caminho para a proteo da informao, lembrando que a questo da
autenticidade aqui exposta refere-se viso dos Arquivistas.
De modo geral, esta pesquisa visa a contribuir com os profissionais da informao,
sobretudo com os Arquivistas, abordando as estratgias de preservao documental no mbito
digital que promovem a autenticidade e confiabilidade das informaes.
Na contextualizao dessa pesquisa, limitou-se a aplicao dos critrios do Projeto
InterPARES no mbito de uma Instituio Universitria Universidade Estadual de Londrina
(UEL), mais especificamente na unidade administrativa - Sistema de Arquivos da UEL
(SAUEL), em relao do Projeto de Extenso Eletrnico.
Utilizaram-se algumas tcnicas e mtodos de obteno de dados, dentre eles, o
estudo de caso, visando a investigar os requisitos de autenticidade e confiabilidade do Projeto
de Extenso Eletrnico, documento gerado pelo Sistema Informatizado da UEL, e gerenciado
pelas unidades SAUEL, Pr Reitoria de Extenso (PROEX) e Assessoria de Tecnologia da
Informao (ATI). O Projeto de Extenso produzido pelo prprio docente da Instituio, no
momento do desenvolvimento de suas aes extensionistas com a comunidade/mercado.
Pozzebon e Freitas (1998, p. 145) explicam que:
O estudo de caso definido como aquele que examina um fenmeno em seu
ambiente natural, pela aplicao de diversos mtodos de coleta de dados,
visando a obter informaes de uma ou mais entidades. Essa estratgia de
pesquisa possui carter exploratrio, sem nenhum controle experimental ou
de manipulao.

Utilizou-se, tambm de pesquisa bibliogrfica e exploratria, ou seja, o levantamento

de publicaes cientficas sobre um determinado tema, nesse caso, a preservao de
documentos em meio eletrnico e digital, verificando se cumprem os requisitos de
autenticidade e confiabilidade.
Para Cervo, Bervian e Da Silva (2007), a pesquisa bibliogrfica busca conhecer e
analisar as contribuies culturais e cientficas do passado sobre determinado assunto, tema
ou problema, podendo apenas utilizar-se de bases tericas ou ser desenvolvida conjuntamente
ou como parte integrante das pesquisas do tipo descritivas ou experimentais.
4

Da mesma forma, Salvador (1986, p. 10) afirma que:

A pesquisa feita em documentos escritos chamada de pesquisa
bibliogrfica, quando se utiliza de fontes, isto , documentos escritos
originais primrios; chama-se de consulta bibliogrfica ou estudos
exploratrios, quando se utiliza de subsdios, literatura corrente ou obras de
autores modernos.

Em se tratando da pesquisa exploratria, Gil (2009 p. 27) considera que as

pesquisas exploratrias tm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar
conceitos e ideias, tendo em vista a formulao de problemas mais precisos ou hipteses
pesquisveis para estudos posteriores.
Para tanto, a pesquisa cientfica realizada com o objetivo de obter respostas para a
soluo de problemas sociais, visando ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico da
humanidade.
Desse modo, pode-se dizer que O objetivo fundamental da pesquisa descobrir
respostas para problemas mediante o emprego de procedimentos cientficos (GIL, 2009, p.
26).
Para Rodrigues (2007, p. 2), Pesquisa cientfica um conjunto de procedimentos
sistemticos, baseados no raciocnio lgico, que tem por objetivo encontrar solues para os
problemas propostos mediante o emprego de mtodos cientficos.
A abordagem desse estudo qualitativa por no utilizar-se de dados quantificveis,
por intermdio de fontes bibliogrficas existentes e anlise das funcionalidades do Sistema de
Arquivos da UEL, mais especificamente considerando o documento Projeto de Extenso, em
que pde-se verificar se o mesmo apresenta todos os requisitos de autenticidade e
confiabilidade definidos pelo Projeto InterPARES, conforme visualizados no captulo de
referencial terico.
Strauss e Corbin (2008) consideram que a pesquisa qualitativa qualquer tipo de
pesquisa que produza resultados no alcanados por meio de procedimentos estatsticos ou
por outros meios de quantificao.
Os dados e informaes foram selecionados a partir de fontes impressas (livros,
peridicos cientficos, dissertaes, teses) e fontes eletrnicas (bases de dados, artigos
cientficos disponveis na internet), alm da anlise do documento Projeto de Extenso
baseando-se nos critrios de autenticidade e confiabilidade do InterPARES, mostrando as telas
do sistema que contm, desde o cadastro desse documento, sua tramitao e a destinao
final.
Assim, por meio da aplicao da teoria do conhecimento Arquivstico sobre
5

preservao digital, observando os elementos constituintes do documento digital e o seu

contexto (evidncia da atividade de uma instituio ou pessoa fsica, relao orgnica,
contedo estvel, forma fixa, uso e manuteno), objetivou-se contribuir para melhorias na
prtica do trabalho do Arquivista e fomentar novas pesquisas. Esse recurso importante no
aumento do grau de segurana e confiabilidade no acesso ao sistema, considerando o grande
risco com a mobilidade dos usurios em poder estar logando em quaisquer computadores
em suas residncias ou nas estaes da Universidade.
3

A partir da publicao da Resoluo n. 1295/88/UEL , aprovou-se a poltica de

Extenso da Universidade Estadual de Londrina, tornando possvel uma maior aproximao
com as aes extensionistas e com as organizaes pblicas e privadas da cidade de Londrina
e regio metropolitana.
4

A Pr-Reitoria de Extenso (PROEX ), por sua vez, responsvel por promover

eventos e aes extensionistas na UEL, buscando parcerias com financiadores para projetos
de ensino e pesquisa em graduao, ps-graduao, mestrado e doutorado, favorecendo assim,
o desenvolvimento cultural, cientfico e tecnolgico.
Essa unidade administrativa apresenta-se como um importante setor para o
desenvolvimento das atividades extensionistas e de interao com o mercado. identificada e
buscada por todos os departamentos visando aproximao das teorias com as prticas de
cada formao acadmica.
Para esse estudo, foi analisado um documento produzido e gerenciado por essa
unidade administrativa (PROEX), documento denominado como Projeto de Extenso. Esse
documento ser devidamente descrito na seo de Resultados.
Dessa forma, objetivou-se identificar os requisitos de autenticidade e confiabilidade
recomendados pelo Projeto InterPARES no documento de Projeto de Extenso da UEL em
ambiente eletrnico. Na sequncia, tem-se os referenciais utilizados para a pesquisa, os
resultados obtidos e as consideraes finais.

2 REFERENCIAL TERICO

Resoluo n. 1295/88/UEL Disponvel em: <www.uel.br/proex/Download/res_12951988.doc>.

Acesso em: 05 Fev. 2015.
4

PROEX Disponvel em: <www.uel.br/proex>. Acesso em: 05 Fev. 2015.

Nesse captulo pode-se visualizar os referenciais utilizados como base para o

desenvolvimento dessa pesquisa, mostrando a literatura desde os conceitos e definies da
Arquivologia, especificamente acerca do seu objeto de estudo, o documento arquivstico,
partindo para o estudo da preservao digital e anlise dos critrios recomendados pelos
estudos da confiabilidade e autenticidade dos documentos arquivsticos digitais, focando no
estudo desenvolvido no Projeto InterPARES.
A Arquivologia definida no Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica
(CONARQ, 2005, p. 37) como: disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e
tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos
arquivos. Tambm chamada de Arquivstica.
Para Bellotto (2002), o objetivo da Arquivstica, em relao aos seus objetos de
estudo e por meio de suas teorias, metodologias e aplicaes prticas, dar acesso
informao arquivstica.
Para melhor visualizar a Arquivologia no campo cientfico, Natalis du Wailly em
1841, historiador francs, chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais do
Ministrio do Interior Francs, desenvolveu o princpio da provenincia, inspirando seu
Ministro Sr. Duchatel atravs do contedo de uma circular que consiste em manter agrupados
os documentos, sem os misturar com os outros, os quais sejam provenientes de uma
administrao, de um estabelecimento ou de uma pessoa fsica ou moral (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998).
O princpio da provenincia forneceu base para a teoria Arquivstica, sendo essa
inserida na cincia como uma rea de conhecimento a ser desenvolvida por meio de inmeras
necessidades do campo de atuao e diante de uma abordagem interdisciplinar.
Bellotto (2002, p. 20) considera que o princpio da provenincia:
[...] fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este
princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e
s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela
produo, acumulao ou guarda dos documentos.

Para Rousseau e Couture (1998), a disciplina Arquivstica fundamentada, alm

do princpio da provenincia, por mais dois princpios: o da territorialidade e o da abordagem
das trs idades. Contudo, esse estudo trata do princpio da provenincia e da abordagem das
trs idades que ser conceituada no subcaptulo de Gesto de Documentos.
Segundo os autores supracitados, a abordagem das trs idades assenta nas etapas
de vida dos documentos, produto das reflexes de Arquivistas, para resolver o problema da
massa documental acumulada.
7

A preocupao em registrar as informaes surgiu de forma natural e progressiva,

pela necessidade do homem em transmitir as informaes aos seus sucessores.
O indivduo e a sociedade, seja ela uma instituio pblica ou privada, ou grupos
sociais como a famlia, um grupo religioso, associao de moradores de um bairro, dentre
outros, buscam preservar para as geraes futuras o seu modo de ser e agir, bem como suas
relaes sociais.
Nesse contexto, por meio do registro das informaes que a humanidade tem seu
progresso, pois, sem o registro das atividades desenvolvidas pelas pessoas e pelas
organizaes no decorrer de sua existncia, no haveria indcios de sua cultura.
Dessa forma, observa-se a importncia de melhor esclarecer os conceitos
referentes ao objeto do Arquivo. Primeiramente por Vieira (2001, p. 1), o qual descreve como
o documento tudo que registra uma informao independente do valor que a ela venha a ser
atribudo. O mesmo documento ou informao muda de valor pela tica de quem visualiza.
Paes (2006, p. 26) conceitua documento como sendo o Registro de uma
informao independente da natureza do suporte que a contm.
Desse modo, subentende-se que Paes (2006) refere-se natureza dos suportes que
evoluram concomitantemente com a sociedade e as tecnologias de informao, pelo registro
das informaes em suportes variveis, como papiro, pergaminho, papel, discos magnticos,
discos pticos, entre outros, assumindo caractersticas intrnsecas e extrnsecas.
Em se tratando do Arquivo como instituio de guarda de documentos, Paes
(2006) define como unidade administrativa cuja funo reunir, ordenar, guardar, e dispor
para uso conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticos.
Roncaglio, Szvara e Bojanoski (2004) diferem documentos de arquivo pelo fato
de os documentos de arquivo serem produzidos ou acumulados organicamente no decorrer
das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada, sendo criados de forma
linear pela necessidade de sua produo, e ressaltam a questo da organicidade dos
documentos de arquivo.
Belloto (2002, p. 22) considera que os documentos de arquivo apresentam carter
orgnico pelo fato de que,
As informaes arquivsticas tm a peculiaridade de ser produzidas no
universo das funes/objetivos a que se propem as entidades. Nesse sentido
que as informaes so orgnicas, por guardarem entre si as mesmas
relaes que se formam entre as competncias e as atividades das entidades.

Para Rondinelli (2005, p. 59), a relao orgnica se manifesta no arranjo fsico,

no protocolo e no cdigo de classificao de documentos, o qual torna explcita a relao
entre o documento e a ao que o gera.
Ainda segundo Rondinelli (2005), o que define essa relao o contexto
documental, o conjunto de documentos necessrios para comprovar que algo realmente
aconteceu num determinado espao de tempo ou lugar, suas relaes com as aes e as
pessoas a elas vinculadas, seu contexto organizacional, social e legal.
O termo documento digital usado para designar tanto o prprio documento
digital quanto o eletrnico, mas importante destacar que o documento eletrnico o que
gerado no meio eletrnico, ou seja, constitudo nos domnios de computadores, j os digitais
so os documentos que se tornam digitais por serem migrados para o formato digital.
Alguns autores tratam os documentos digitais e eletrnicos como sinnimos.
Nesse contexto, Ferreira (2006, p. 21) aborda essa questo da seguinte forma:
Um objecto digital pode ser definido como todo e qualquer objecto de
informao que possa ser representado atravs de uma sequncia de dgitos
binrios. Esta definio suficientemente lata para acomodar tanto,
informao nascida num contexto tecnolgico digital (objectos nadodigitais), como informao digital obtida a partir de suportes analgicos
(objectos digitalizados).

Os documentos digitais so representados por uma estrutura de smbolos

denominados dgitos binrios, e esses constituem-se de nmeros (zero e um), cada objeto
recebe uma sequncia de bits estruturada que o fazem legvel ao usurio por intermdio de
uma mquina, constituda de parte fsica e lgica (hardware, software) (BOD, 2008).
O caminho percorrido pelo documento digital durante o processo de sua produo
ou mesmo sua migrao de suporte, faz com que o documento, por vezes, perca sua
confiabilidade, considerando inmeros fatores que possibilitam a facilidade de adulterao ou
mesmo perda de seus elementos constitutivos.
Nesse caso, a fidedignidade muito discutida no contexto digital, junto da
autenticidade. Enquanto a primeira a capacidade de o documento arquivstico sustentar os
fatos que atesta, a segunda se reveste da capacidade de provar que o documento arquivstico
o que diz ser (RONDINELLI, 2005).
A fidedignidade do documento nasce no momento de sua criao; a
confiabilidade das informaes registradas e est relacionada com a assinatura, testemunhas,
selo, carimbo, entre outros.

A autenticidade est vinculada ao modo de transmisso e preservao do

documento no meio digital, tem a ver se o documento carrega as mesmas caractersticas de
fidedignidade que obtivera em sua produo e se isso pode ser comprovado.
Rondinelli (2005) trata a questo da autenticidade e fidedignidade abordadas pela
tica diplomtica, a seu ver, os elementos suficientes para tornar um documento convencional
completo e fidedigno como a data e a assinatura no so suficientes para tornar um
documento digital, estes precisam de complementos como a incluso da hora de transmisso
aos destinatrios e o dossi a qual pertence os documentos.
O mesmo acontece com a assinatura. A facilidade de adulterao torna-a um
elemento frgil, sendo imprescindvel a adoo de medidas, como o acrscimo automtico do
nome do autor no cabealho do documento ou mesmo por meio de uma assinatura eletrnica
ou digital (RONDINELLI, 2005).
Para Ferreira (2006, p. 50), Definies mais abrangentes de autenticidade giram
em torno dos conceitos de autenticao, integridade, completude, veracidade, validade,
conformidade com o original, significncia e adequabilidade ao fim a que se destina.
Assim, Ferreira (2006, p. 50) considera que para atingir o objetivo de demonstrar
que um objeto digital aquilo que se prope ser,
[...] fundamental documentar devidamente a provenincia do objecto,
contextualizar a sua existncia, descrever a sua histria custodial e atestar
que sua integridade no foi comprometida, provar que existe um conjunto de
propriedades, consideradas significativas, que foram correctamente
preservadas ao longo do tempo.

Dessa forma, por meio do gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos,

abrangendo a aplicao dos corretos meios de preservao, no somente a preservao do
suporte fsico, mas das propriedades intrnsecas, como a provenincia e autenticidade dos
documentos, possvel dizer que um documento digital um documento arquivstico.
A aplicao de mtodos de trabalho e a implantao de polticas de preservao
digital direcionadas a problemas e casos especficos da documentao gerada em
computadores tornam-se fundamentais para o atendimento dos critrios de autenticidade,
assegurando que um documento, alm de arquivstico, tambm verdadeiro e pertencente ao
ambiente descrito em seu contedo.
Os documentos produzidos em meio eletrnico e os migrados para meio
eletrnico podem ser compreendidos como um objeto digital a ser trabalhado, mantido,
conservado e armazenado nas mdias de armazenamento, correspondendo ao espao de
arquivo permanente, cumprindo seu prazo de guarda para valor histrico e informativo.
10

No Brasil, a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que Dispe sobre a poltica

nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, em seu art. 3, captulo I,
apresenta a seguinte definio de gesto de documentos: trata-se de um conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
Observando a definio para gesto de documentos, observa-se a importncia para
o uso da Abordagem das Trs Idades, a qual contempla o ciclo vital dos documentos,
proporcionando a seleo, a guarda e a eliminao consciente dos documentos destitudos de
valor.
A gesto documental abrange desde a produo at a eliminao ou guarda
permanente, portanto, abrange a Teoria das Trs Idades, ou seja, corrente, intermediria e
permanente (VALENTIM, 2012, p. 16).
Nesse sentido, o primeiro passo a elaborao de instrumentos de apoio como o
plano de classificao e a tabela de temporalidade, a partir dos processos de produo,
classificao, avaliao, descrio e utilizao de documentos.
Os procedimentos adequados de gesto proporcionam a reduo do volume
documental, possibilitando a conservao e preservao daqueles documentos considerados
de valor (seja como fonte de testemunho, de pesquisa e/ou de reconstruo da memria
organizacional).
Assim, nessa viso sistmica o documento digital engloba vrias caractersticas
que o diferenciam dos tradicionais, dentre elas, a que se destaca para este estudo, o fato do
documento eletrnico ou digital no estar acessvel para a compreenso humana, necessita de
um hardware e de um software, os quais somados possam fazer a intermediao
possibilitando o acesso informao (FERREIRA, 2006).
Desse modo, Ferreira (2006) considera que o documento digital independe do
suporte, a exemplo disso vale destacar que este pode ser copiado quantas vezes forem
necessrias, conservando-se as suas propriedades, as quais devem refletir a estrutura
documental, fornecendo as bases de sua existncia e sua autenticidade.
A preservao digital compreende todas as tcnicas de preservao dos
documentos convencionais, mas coloca os gestores da informao diante de um dilema
complexo, a fragilidade dos suportes e a obsolescncia das tecnologias. Conforme trata a
Carta para Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital (2005),

11

Preservao de documentos arquivsticos tem por objetivo garantir a

autenticidade e a integridade da informao, enquanto o acesso depende de
os documentos estarem em condies de serem utilizados e compreendidos.
O desafio da preservao dos documentos arquivsticos digitais est em
garantir o acesso contnuo a seus contedos e funcionalidades, por meio de
recursos tecnolgicos disponveis poca em que ocorrer a sua utilizao.

3 O INTERPARES

O Projeto InterPARES ou Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivsticos

Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos (International Research on Permanent
Authentic Records in Electronic Systems), um projeto que vem sendo desenvolvido sob a
direo geral da professora Luciana Duranti e coordenado pela Universidade de British
Columbia, no Canad. uma iniciativa acadmica de pesquisa em preservao digital,
especificamente voltada para os documentos arquivsticos, de enorme alcance (ROCHA,
2009, p. 82).
Segundo Rocha (2009), os objetivos desse Projeto eram identificar e definir os
requisitos para a produo, o uso e a preservao de documentos eletrnicos confiveis e
autnticos, tendo como base conceitual e terica, a integrao dos princpios e conceitos da
diplomtica e da arquivstica.
O projeto passou por trs fases no perodo de 1999-2012: a primeira fase foi
desenvolvida no perodo de 1999 a 2001, objetivando identificar requisitos conceituais para
avaliar e manter a autenticidade dos documentos digitais "tradicionais" produzidos no curso
das atividades administrativas e legais (ARQUIVO NACIONAL, 2013).
Em sua segunda fase, realizada no perodo de 2002 a 2006, o projeto teve por
foco os documentos arquivsticos produzidos em ambientes complexos, por sistemas
interativos, dinmicos e experienciais, no curso de atividades artsticas, cientficas e de
governo (ROCHA, 2009, p. 84). A autora explica que:
Alm das questes relativas autenticidade, o projeto tratou da
confiabilidade e acurcia dos documentos, envolvendo todo o ciclo de vida
dos documentos, desde sua produo at a destinao final. Esta segunda
fase incorporou mais de 100 pesquisadores, de 21 pases em 5 continentes
(ROCHA, 2009, p. 84).

Com relao s duas primeiras fases do projeto, a autora observa que elas
resultaram em contribuies importantes para apoiar a produo, a gesto e a preservao de
documentos arquivsticos digitais confiveis, autnticos e acurados (ROCHA, 2009, p. 84).
O projeto InterPARES 3, em sua terceira fase, teve a durao de cinco anos, no
perodo de 2007 a 2012, e objetivou capacitar programas e organizaes responsveis pela
12

produo e manuteno de documentos arquivsticos digitais a desenvolver estratgias de

preservao e acesso de longo prazo a esses documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2013).
Rocha (2009) observa que entre os parceiros que j desenvolvem estudos de caso
esto: Turquia, Noruega, frica, Brasil, Catalunha, China, Cingapura, Coria, Holanda,
Blgica, Canad, Itlia, Mxico, Reino Unido, e novos pases j se inseriram no projeto, entre
eles esto Eslovnia, Japo, Nova Zelndia e Sucia.
Nesse projeto o Brasil recebe a denominao TEAM Brasil, e esteve sob a
coordenao do Arquivo Nacional no decorrer de todo o processo, o qual contou com a
participao de pesquisadores acadmicos, profissionais e colaboradores das instituies que
atuaram como parceiras de testes, sendo elas: o Ministrio da Sade, a Universidade Estadual
de Campinas UNICAMP, a Cmara dos Deputados e o Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo SAESP (ARQUIVO NACIONAL, 2013).
Dessa forma, as instituies parceiras do TEAM Brasil desenvolveram, com o
apoio de coaplicantes externos, 9 (nove) estudos de casos que tinham por objetos documentos
arquivsticos ou sistemas de manuteno de documentos. Com base em anlises diplomticas
e dos contextos em que os objetos de estudo se inseriam, foram traados planos de ao com
foco na sua preservao (ARQUIVO NACIONAL, 2013).
Esses estudos tiveram como fundamento os conceitos de documento arquivstico,
autenticidade, autenticao, confiabilidade, acurcia, sistema de preservao de confiana,
custodiador confivel e cadeia de preservao.
Para esses estudos, foi necessria essa identificao de elementos que so
essenciais para que um documento arquivstico seja considerado autntico e confivel em um
sistema de arquivo informatizado. Esses elementos que constituem o documento arquivstico
foram obtidos como resultados dessa pesquisa, os quais so utilizados nos estudos de caso
para investigar se os documentos especficos ou sistemas informatizados apresentam a devida
segurana para a produo e gerenciamento da informao.
Assim, no InterPARES, descreve-se os critrios de autenticidade e confiabilidade
do documento digital atravs os elementos constituintes de um documento arquivstico digital,
os quais podem ser visualizados na Figura 1, a seguir:

13

Figura 1 Elementos constituintes do Documento Arquivstico Digital

Fonte: InterPARES (2012)

Na viso de Rondinelli (2005), os elementos diplomticos constitutivos do

documento arquivstico digital que devem ser observados num Sistema Informatizado de
Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD) esto subdivididos em sete (7) itens: suporte,
contedo, forma (ou estrutura), ao, pessoas, relao orgnica, contexto.
Para tanto, observa-se que h importantes elementos que devero sempre ser
identificados para certificar-se que um documento autntico, confivel e verdadeiro. Esses
critrios devero ser utilizados para analisar o Projeto de Extenso Eletrnico, devidamente
testados e mostrados na seo de Resultados.
Dessa forma, Rocha (2009) considera que a Legislao Arquivstica Brasileira
tambm incorporou os requisitos de autenticidade do InterPARES, como pode ser observado
nas resolues do CONARQ, dentre elas:
A Resoluo n. 24 do Conarq, de 3 de agosto de 2006, que estabelece as
diretrizes para transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos
digitais para instituies arquivsticas pblicas.
A Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007 que Dispe sobre a adoo do
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica
de Documentos - e-ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
A Resoluo n 36, de 19 de dezembro de 2012 que Dispe sobre a adoo
das Diretrizes para a Gesto arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo

Silva, Fbio R. Pinheiro da. InterPARES 3 Project. Estudos de Caso da UNICAMP no mbito do
InterPARES 3. III Frum de Informao em Sade.Campinas: Arquivo Central/SIARQ-UNICAMP.
Disponvel em: <http://bvsms.saude.gov.br/bvs/IIIfis/pdf/InterPares_Parte2.pdf>. Acesso em: 05 Fev.
2015.

14

pelos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.

A Resoluo n 37, de 19 de dezembro de 2012 que aprova as Diretrizes
para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos Digitais.

Do mesmo modo, tem-se o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados

de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil - um documento que estabelece
requisitos mnimos para um SIGAD, independentemente da plataforma tecnolgica em que
for desenvolvido e/ou implantado. Foi elaborado no mbito da Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos no perodo de 2004 a 2006
(CONARQ, 2011).
O Glossrio elaborado pela CTDE do CONARQ tem como objetivo principal
definir os termos utilizados pelos componentes da CTDE no mbito de suas discusses,
termos estes que so: da Tecnologia da Informao, da Arquivologia e da Diplomtica
relacionados com a gesto arquivstica e a preservao de documentos digitais (CONARQ,
2010).
O documento elaborado pela CTDE com o ttulo de Diretrizes para a Presuno
de Autenticidade de Documentos Arquivsticos Digitais tem como objetivo garantir a
identidade e integridade desses documentos e minimizar os riscos de modificaes, a partir do
momento em que foram salvos pela primeira vez e em todos os acessos subsequentes.
(CONARQ, 2012).
Dessa forma, a participao em conjunto dos representantes dos diversos pases
no projeto de pesquisa sobre a preservao dos documentos digitais, inclusive a participao
do Brasil, trouxe melhorias que refletem nos instrumentos e normas elaborados pelos rgos
responsveis pela preservao da informao digital que de suma importncia na sociedade
atual, devido ao aumento progressivo na quantidade de documentos produzidos e
armazenados em formatos digitais e eletrnicos.
5 O PROJETO DE EXTENSO ELETRNICO
Nesta seo, demonstra-se os resultados obtidos investigando o Portal do Servidor
da UEL, mais especificamente o Portal do Docente, analisando como produzido e tramitado
o documento do Projeto de Extenso Eletrnico da UEL, considerando os critrios de
autenticidade e confiabilidade do InterPARES.
Nesta pesquisa, adotou-se os critrios do InterPARES, considerando a importncia
desse estudo para aplicar nos ambientes de organizaes pblicas, visando a contribuir mais
15

positivamente para a produo documental, nos fatores de segurana e confiabilidade dos

documentos produzidos em meio eletrnico ou digital.
O documento investigado - Projeto de Extenso Eletrnico - reconhecido dentre
as atividades fim da Instituio, assim descritas: Ensino, Pesquisa e Extenso. Sendo o objeto
da UEL e das demais instituies de ensino superior (IES) do Brasil.
Desse modo, esse estudo que visa a analisar se autntico e confivel o
documento Projeto de Extenso Eletrnico, certamente apresenta profunda relevncia para
as aes extensionistas da Instituio, bem como para a gesto documental das unidades
acadmicas e administrativas.
Na sequncia, o que pretende-se demonstrar se restringe apenas a interface
referente ao Projeto de Extenso Eletrnico, observando a variedade e a dimenso das
funcionalidades disponveis no Sistema UEL.
Na Figura 2, a seguir, visualiza-se a tela de acesso no Portal do Professor do
Sistema UEL, com a sua interface Web, onde solicita-se o Nmero da Matrcula ou Chapa
(01), a Senha Pessoal (02), como fator de segurana, os caracteres de criptografia (03), e para
acessar, basta clicar na opo Login.

Figura 2 Tela de Login no Portal Web do Professor

Fonte: Manual do Usurio - SGP

Nessa Tela anterior (Figura 2), observa-se a necessidade de inserir um cdigo de

criptografia (03), geralmente utilizado para aumentar a segurana no acesso ao Sistema UEL.

Manual do Usurio SGP. Disponvel em:

<https://www.sistemasweb.uel.br/system/prj/gp/arquivos/manual_usuario_v2.pdf>. Acesso em 05 Fev.
2015.

16

Esse cdigo exigido para todos os tipos de usurios (Portal do Professor, Aluno e Servidor).
As trs (03) barreiras de controle de acesso permitem ao Administrador do Sistema (ATI
Assessoria de Tecnologia da Informao da UEL), ter a certeza que o usurio que est
acessando realmente pode ser o utilizador cadastrado nos mdulos a serem considerados, ou
seja, que o usurio o real utilizador das funcionalidades destinadas a este usurio,
diminuindo a margem de erro ou risco de exposio do sistema a contraventores (hackers) ou
elementos mal intencionados.
Dessa forma, nessa restrio de acesso, desde o momento do Login, observou-se a
adoo dos critrios do InterPARES, dentre eles: forma fixa quando permite-se, conforme o
seu perfil, que o contedo dos documentos acessados pelo usurio somente sejam
modificados se o usurio ter a liberao dessa modificao, ou ter solicitado essa liberao.
No caso investigado do Sistema UEL, desenvolvido por equipe multidisciplinar
envolvendo a ATI e o SAUEL, quando o usurio Docente precisa inserir quaisquer dados no
Projeto Inicial (Projeto de Extenso), ou seja, nos dados do cadastro do Projeto necessrio
que esse usurio procure a ATI para que possa ser inserido. Por exemplo, novas palavraschave, novos membros colaboradores, novas fases, ou quaisquer dados que ainda no tinham
sido programados no incio do Projeto e que no poderiam ser feitos na forma de novos
projetos adicionais a esse Projeto de Extenso inicial.
A seguir, pode-se visualizar a tela do Portal Web do Professor (Figura 3), o qual
disponibiliza as funcionalidades de Cadastro de Projetos, Consulta Projetos, Avaliao e
Avaliao tica que visvel conforme o perfil do Professor cadastrado no Sistema, em
caso de exercer atividades de Coordenao de Comisso de Extenso, Pesquisa ou Ensino, ou
ainda Comisso tica ou outras que possam exigir do Docente a realizao de tarefa para a
avaliao do contedo dos projetos cadastrados.

17

Figura 3 Tela de Acesso no portal do professor

Na Figura 3, visualizada anteriormente, pode-se observar tambm que na opo de

Cadastro Projetos (8) o usurio professor tem acesso aos servios, em que, por meio
dessa interface, o professor visualiza a Tela do Sistema de Gesto de Projetos em Ensino,
Pesquisa e Extenso, ao qual dispe dos servios de Cadastro de Projetos ou Programas de
Extenso e outros (1); Cadastro de Projetos de Pesquisa (2); Cadastro de Projetos de Pesquisa
em Ensino ou Programa de Formao Complementar (3); Cadastro de Projetos Integrados (4);
Consulta de projetos do pesquisador (5); Tramitao e avaliao dos projetos pelas instncias
competentes (6); Sinalizao do resultado da avaliao dos projetos pelas comisses de tica
(7);
Diante dessa grande variedade de funcionalidades dispostas nessa Interface Web
do Sistema UEL (Figura 3), identifica-se com um cursor em vermelho a funo de Cadastro
Projetos (08), clicando nessa opo, o usurio passa a visualizar as opes a serem
preenchidas (Figura 4), a seguir.

18

Figura 4 Tela de Escolha do tipo de Projeto no portal do professor

Fonte: Manual de Usurio - SGP

Nessa Figura 4, tm-se a as trs (03) opes de tipos de projetos a serem criados
na UEL, relativos s atividades fim e desenvolvidos por uma IES: Extenso (01), Pesquisa
(02) e Ensino (03). A partir disso, optou-se por trabalhar com a Extenso, considerando que o
objeto dessa pesquisa o documento Projeto de Extenso Eletrnico, tratando-se, esse, de
um conjunto de documentos que compem o cadastro e demais atividades desenvolvidos
durante a realizao de um planejamento de aes extensionistas, como meio para aproximar
a teoria da prtica e a Universidade do Mercado, respectivamente.
Ressaltando que o Projeto de Extenso cadastrado desde o ano de 2009 somente
em meio eletrnico, utilizando-se do Sistema UEL, bem como acompanhada a sua
tramitao e gerao de relatrios por meio do mesmo acesso, no caso, do usurio Docente.
Dessa forma, o cadastro do Projeto de Extenso desenvolvido por meio do
preenchimento dos dados em seus respectivos campos, iniciando-se com o Cadastro de Dados
Bsicos (Passo 1), conforme visualizado na Figura 5, at o quinto passo (Passo 5).

19

Figura 5 Tela de Cadastro do Projeto no portal do professor (em branco)

Fonte: Manual do Usurio - SGP

Sendo esta interface (Figura 5) de Cadastro de Projeto - Passo um (1), em que o

usurio professor deve cadastrar os dados bsicos do Projeto, denominados metadados, que
representam a informao registrada junto ao documento investigado. Esses dados sero
muito relevantes para a tramitao do Projeto de Extenso.
Na sequncia, descreve-se os passos seguintes, como no considerada necessria
a visualizao desses passos atravs de ilustraes, evidencia-se a seguir os passos elencados
a partir do Passo dois (2) at o Passo cinco (5):
Passo 2 incluso de participantes: nesse passo incluem-se os participantes,
podendo ser docentes, discentes e agentes universitrios ou colaboradores externos. Esses
participantes devem ser cadastrados como coordenador, consultor ou colaborador.
Cadastrando tambm o nmero de horas a serem destinadas para atuar junto ao Projeto para
cada participante, sendo que consultores no precisam cadastrar horas para participao.
Passo 3 Vinculao de projetos ao programa de extenso essa opo
utilizada somente se estiver cadastrando o programa de extenso. No caso, limitado ao
estudo do Projeto de Extenso. Nessa mesma fase so includas as palavras-chave vinculadas
ao tipo de projeto.
Passo 4 incluso de arquivos anexos nessa fase devem ser devidamente
includos os arquivos referentes ao projeto, dentre eles o formulrio Roteiro Descritivo do
Projeto, modelo disponvel no Portal Web da PROEX. E tambm o arquivo do Convnio

20

que possa ser utilizado para comprovar a existncia do vnculo para desenvolver a ao
extensionista.
Passo 5 finalizao do cadastro do Projeto nesse passo includa a opo de
Li e concordo com os termos da resoluo 70/2012, afirmando uma comprovao
regulamentria para o cadastro do Projeto, a qual deve ser observada pelo Docente que ir
coordenar essa iniciativa. Finalizado o cadastro do Projeto, este automaticamente enviado
para a avaliao das comisses, respectivamente: Comisso de Extenso do Departamento,
Comisso de Extenso do Centro e, aps aprovado para a Comisso de Ensino, Pesquisa e
Extenso (CEPE) da UEL.
Analisando todos os passos (Passo 1 ao 5), observa-se que permitido cadastrarse aps ter todas informaes necessrias, e assim que efetivar o cadastro, clicando em
finalizar, este Projeto pode ser remetido a avaliao da Comisso de Extenso do
Departamento vinculada ao Docente Coordenador do Projeto e, aps aprovado nessa
instncia, ir para avaliao das demais comisses e conselhos.
Nesse contexto, observou-se a importncia do papel dos usurios agentes
universitrios da PROEX, os quais so responsveis por prestar informaes comunidade
universitria sobre o funcionamento das aes extensionistas. Durante a investigao no
estudo de caso, coletou-se as informaes com os usurios agentes universitrios, ao qual
relataram que o projeto de extenso, em sua diversidade, pode ser cadastrado por etapas, s
quais podem retornar e continuar a ser alteradas normalmente. Entretanto, aps a finalizao
desse cadastro no h mais como modificar, somente em excees, quando as comisses
avaliadoras solicitarem novas informaes ou arquivos necessrios para a execuo do
Projeto.
Observou-se por meio dos relatos dos usurios agentes universitrios, que o
Sistema UEL, especificamente o cadastro do Projeto de Extenso, ainda carece de um melhor
monitoramento por parte da PROEX, que representa importante papel desde o auxlio na
criao dos Projetos, prestando informaes aos Docentes que iro coordenar, bem como a
devida fiscalizao do contedo destes Projetos, se esto pertinentes com as aes pretendidas
a serem realizadas. Sendo assim, se ocorrerem quaisquer problemas no preenchimento, a
PROEX no tem o recurso de comunicar ao usurio Docente, para que este providencie
reparos antes do encaminhamento para a Comisso de Extenso do Departamento.
Permitindo-se um maior detalhamento da anlise do Projeto de Extenso,
conforme os critrios do InterPARES (2012), descreve-se a seguir:

21

1 - Contedo Estvel, forma fixa e mdia estvel: O documento Projeto de

Extenso Eletrnico da UEL apresenta contedo estvel, pois suas informaes, depois de
serem registradas a partir do trmino do preenchimento do formulrio (Passo 1 ao 5), no
podem ser alteradas sem a interveno da ATI, mediante solicitao formal por meio da
PROEX.
O documento Projeto de Extenso Eletrnico da UEL possui forma fixa, pois toda
vez que consultado ele se apresenta da mesma forma que possua no momento de sua
produo.
O Projeto de Extenso est fixado em uma mdia estvel, pois se encontra
armazenado em servidor do tipo storage HP.
2 - Contexto jurdico-administrativo, provenincia, procedimentos documental
tecnolgicos: O documento Projeto de Extenso foi criado a partir da Resoluo n. 1295 de 24
de novembro de 1988 que aprova a poltica de Extenso da Universidade Estadual de
Londrina. O vnculo, ou relao orgnica, remete o Projeto de Extenso diretamente
PROEX, por sua natureza e gerenciamento integrado junto ao Sistema UEL. A provenincia,
da mesma forma, remete-se ao Grupo de Documentos da PROEX, considerando que os
documentos so destinados ao gerenciamento das aes extensionistas da UEL, incluindo as
informaes cadastrais de cada membro do Projeto (Coordenador, Colaborador e Consultor).
3 - Pessoas envolvidas: Autor, Redator, Destinatrio, Produtor, Originador. As
pessoas envolvidas no Projeto de Extenso so os docentes, discentes, as comisses de
avaliao e os funcionrios da PROEX. Os discentes so limitados a serem apenas
colaboradores, os docentes podem ser coordenadores e consultores. Entretanto, as comisses
de avaliao so formadas por docentes e os autores e editores do documento podem ser os
prprios docentes tambm, os funcionrios da PROEX somente acompanham a tramitao e
auxiliam com informaes.
4 - Ao motivadora: Criar, Manter, Modificar, Extinguir situaes: A ao que
motivou a criao da entidade digital a extenso universitria, j que os projetos de pesquisa
em ensino de graduao, pesquisa, extenso e integrados constituem parte integrante e
indissocivel do processo educativo vivenciado na Universidade. Tambm evidencia a
necessidade de reconhecer a produo acadmica e cientfica docente, facilitando a tramitao
de projetos e incentivando seu cadastramento na Instituio (RESOLUO CEPE/UEL N.
274, 2005).
5 - Vnculo Arquivstico: relao orgnica entre os documentos de uma mesma
ao O vnculo arquivstico evidente entre os documentos que compem o conjunto de
22

documentos que envolvem o Projeto de Extenso, considerando as etapas e os demais

procedimentos que seguem a execuo das aes extensionistas devidamente programadas ou
adaptadas, conforme o contexto vivenciado para a realizao do Projeto.

6 CONSIDERAES FINAIS

Na contextualizao da teoria dos arquivos estabeleceu-se as relaes entre os

documentos de arquivo tradicionais e eletrnicos, evidenciando-se que os requisitos que
tornam um documento tradicional autntico e confivel so os mesmos no contexto digital.
Porm, os documentos digitais exigem maior ateno no fator autenticidade e acessibilidade.
A partir do estudo InterPARES, constatou-se a identificao de requisitos que so
essenciais para que o documento arquivstico digital ou eletrnico possa ser considerado
autntico e confivel ao longo do tempo.
O estudo revelou que a entidade digital analisada, o documento Projeto de
Extenso Eletrnico da UEL, um documento arquivstico em potencial. Considerando que
um Projeto somente se torna completo a partir do momento que for finalizado, ento esse
documento apresenta-se como autntico e confivel, j que o mesmo no pode ser editado ou
modificado em nenhum momento aps concluda a ltima etapa do processo de cadastro do
documento no sistema, podendo ser somente includo algum novo arquivo, quando solicitado
pelas comisses avaliadoras.
O reconhecimento dos fatores de segurana da informao em meio eletrnico
propiciou o confronto do documento Projeto de Extenso Eletrnico da UEL, constatando a
serventia desse estudo para a gesto de documentos eletrnicos em ambientes universitrios.
Ressalta-se ainda, que dentre os projetos possveis de serem criados referentes
Extenso, foi dada nfase ao Projeto de Extenso, considerando a sua importncia para a
produo de aes extensionistas e aproximao da academia com o mercado,
potencializando os talentos dos docentes e discentes.
Dessa forma, identifica-se que o documento autntico e confivel, podendo
somente ser acrescentado de um melhor acompanhamento pela PROEX, visando a evitar a
necessidade de incluso de arquivos anexos aps ter sido finalizado o cadastro do Projeto de
Extenso.

23

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