SEMINRIO: Melhorando Sua Performance Profissional

ADMINISTRAO DO TEMPO: ALGUNS INIMIGOS DO TEMPO

Embora no exista um procedimento
nico de administrao do tempo que
possa ser aplicado com sucesso a
todos os casos, existem algumas
medidas simples e alguns fatores
comumente considerados nesse
processo que podem ser adaptadas
aos objetivos, estilo e realidade de
cada um.
Para administrar o tempo de maneira
eficaz, preciso reconhecer o que os especialistas chamam de inimigos do tempo, atividades presentes
no dia a dia que pouco contribuem para a consecuo dos objetivos mais importantes e que no so
administradas de maneira consciente. Dentre os inimigos do tempo mais comuns atualmente, esto:

E-mails

Pesquisas desenvolvidas pela Triad Consulting estimam que o

nmero mdio de mensagens recebidas por e-mail por um profissional
durante o perodo de trabalho ou de estudo de 55 por dia, e que uma pessoa
pode gastar at 3 horas dirias utilizando e-mail (entre leitura, resposta ou
classificao das mensagens). Para lidar com essa situao, recomenda-se:
determinar horrios (2 ou 3) durante a jornada de trabalho ou estudo para
processar as mensagens, ler na ordem de chegada e decidir imediatamente o
que fazer com a mensagem (responder, arquivar em outra pasta, apagar),
mantendo a caixa de entrada limpa ou s com o que estiver trabalhando no momento. Para diminuir o
nmero de mensagens recebidas possvel utilizar os recursos do prprio programa para bloquear
mensagens indesejadas (spams), retirar o nome do cadastro de empresas que enviam boletins dirios
outra sugesto. Elaborar mensagens eficientes tambm exige cuidados.

Internet Pode-se afirmar que o uso da internet durante o horrio de

expediente de trabalho ou estudo bastante comum no cotidiano das
pessoas. Uma pesquisa da Revista Info Online, mostra que os profissionais
com acesso web em local de trabalho ou estudo, se utilizam dela tambm
para fins pessoais. Embora a internet seja uma importante fonte de
pesquisas, para todas as reas do conhecimento, tambm pode provocar
disperso e desperdcio de tempo, pelo imenso volume de informaes que
disponibiliza. Por esse motivo, recomendvel que ao utilizar a internet
tenha definido o objetivo da pesquisa e se mantenha o foco nele. Navegar livremente na internet pode ser
uma atividade enriquecedora, porm reservada aos momentos de disponibilidade ou de lazer.

Interrupes

as atividades cotidianas podem ter a execuo

prejudicada em funo de telefonemas, visitas inesperadas e informaes
que chegam a todo instante. Recomenda-se que quando houver uma
tarefa importante ou que exija concentrao para ser executada, busquese minimizar as interrupes, informando as pessoas sobre sua
disponibilidade. Tambm fundamental minimizar a disperso,
provocada pela curiosidade ou vontade de manter-se conectado atravs
das comunidades virtuais (Facebook, MSN, Twitter, WhatsApp, Linkedin).

Pontos abordados no curso: A Importncia de Gerir o Tempo no Trabalho

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Reunies de conhecimento geral que parte das reunies realizada

nas instituies desnecessria e/ou improdutivas. Isso ocorre, muitas
vezes, por falta de planejamento e organizao. Em outras palavras,
podem ter motivos justificados, mas sendo conduzidas de maneira
errada, no atingem o objetivo para o qual foram propostas. Portanto,
antes de convocar ou participar de uma reunio, recomenda-se: sejam
definidos claramente os objetivos da reunio; horrio de incio e de
trmino; roteiro dos pontos a serem abordados (pauta); alm de
certificar-se de que as pessoas convidadas a participar estejam
diretamente ligadas ao assunto. Atualmente, j possvel substituir ou antecipar discusses para reunies
presenciais por vdeo ou teleconferncias, ou mesmo MSN, Skype, quando o assunto puder ser tratado por
2 ou 3 pessoas.

Conversas e atividades paralelas

manter contato com

familiares, amigos e colegas de trabalho, alm de manter a network ativa
so atividades importantes que devem ser desenvolvidas por qualquer
pessoa, pois se trata de desenvolver relacionamentos interpessoais
saudveis. Porm, no que se refere administrao do tempo,
especialmente no trabalho ou no estudo, h necessidade de que isso seja
feito em momento e proporo adequados para que no se torne um
problema ou considerado perda de tempo. Segundo pesquisa realizada
com trabalhadores ingleses, divulgada no boletim do CRA-SP, o gasto de
tempo em conversas informais (rdio peo, fofocas), cafezinho,
telefonemas particulares e navegao na internet, chegam a significar 13 dias teis de trabalho ao ano.
Alm da falta de planejamento, atitudes que podem ser consideradas comuns interferem diretamente
na utilizao racional do tempo, como por exemplo:

Preocupao

significa literalmente antecipar um problema,

destinar energia emocional e tempo para acontecimento ou fato ainda
no ocorrido. Existe um provrbio chins que diz o seguinte: A soluo
do problema depende de voc e est ao seu alcance? Resolva o
problema imediatamente e deixe de se preocupar. A soluo do
problema no depende de voc ou no est ao seu alcance? Por que se
preocupar? .

Procrastinao significa adiar a execuo de uma tarefa, deixar

para depois. Por estimar que h muito tempo para realiz-la ou que em
outro momento ter mais disponibilidade para pensar sobre ela, no se
toma nenhuma providncia. A orientao que ao tomar
conhecimento de uma atividade a ser realizada ou de um compromisso
que precisa ser cumprido, faa uma anlise da atividade (prioridade) e
programe adequadamente o seu tempo para execut-la com qualidade.

Pontos abordados no curso: A Importncia de Gerir o Tempo no Trabalho

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Essa recomendao vale para a elaborao de um projeto profissional, pessoal ou de estudo, pois tarefas
executadas de ltima hora, sob a presso do tempo esgotado, dificilmente atingiro o nvel de qualidade
adequado.

Dificuldade em delegar uma tarefa

significa transferir
para outro uma responsabilidade ou atividade. Embora geralmente a
delegao seja entendida como exclusividade dos lderes, ela pode
ocorrer entre profissionais do mesmo nvel. Por exemplo: se voc
recebe uma tarefa que no vai agregar valor ao seu planejamento, ou
no tem tempo para cumpri-la, possvel identificar um colega, com
menos carga de trabalho ou que tenha interesse direto pela atividade
e transferir a tarefa a ele. Negociar com quem lhe atribuiu a tarefa
importante, assim como o no assumir responsabilidades que no possa cumprir.

Dificuldade em dizer no por questes culturais, comum

as pessoas com dificuldades em ser assertivas, ou seja, dizem sim
quando gostariam ou deveriam dizer no. Para manter essa postura,
s vezes se obrigam a distorcer, omitir ou mentir. Por exemplo: um
colega de trabalho pede a sua opinio sobre um problema pessoal no
momento em que voc est concentrado na elaborao de um projeto
importante. A postura colaborativa vista como positiva no contexto do trabalho, porm a orientao
que voc atue de maneira assertiva, que significa ser o mais honesto possvel, sem ser rude. Nesse caso,
demonstrando interesse em ajudar, porm sinalizando a impossibilidade de faz-lo no momento.

Perfeccionismo significa ter um nvel de exigncia com relao a

si mesmo e aos outros, superior ao necessrio. O perfeccionista gasta
tempo na execuo das tarefas, revisando, melhorando um trabalho
diversas vezes, prendendo-se a detalhes e no ao que essencial. Por
esse motivo, no raro, tem dificuldades de cumprir prazos e quase
nunca se sente satisfeito com o resultado do trabalho. No se pode
negar que a exigncia por qualidade e resultados vem aumentando a
cada dia, porm em cada atividade ou tarefa a ser realizada existe um
nvel de qualidade possvel, de acordo com prazos e recursos para sua execuo. Sendo assim, esses
parmetros devem ser conhecidos e considerados para viabilizar a execuo da tarefa.

Adeilton Moreira
Desenvolvimento & Solues

Pontos abordados no curso: A Importncia de Gerir o Tempo no Trabalho