Apostila Outlook

FORMAO OUTLOOK
Fernando Andrade
fernando@pessoasetecnologia.com.br
www.pessoasetecnologia.com.br
ndice
Calendrio ...................................................................................................................................................... 4
Os trs tipos de entrada do calendrio ...................................................................................................... 4
Iniciando um compromisso ........................................................................................................................ 4
Evento de dia inteiro................................................................................................................................... 4
Criar uma entrada do calendrio a partir de um e-mail............................................................................. 5
Compromissos recorrentes......................................................................................................................... 6
Reunies ..................................................................................................................................................... 7
Os feriados ficam por conta do Outlook..................................................................................................... 9
Definir um padro para os lembretes ......................................................................................................10
Mudar o intervalo de horrios no calendrio...........................................................................................11
Compartilhando calendrios ....................................................................................................................12
Contatos.......................................................................................................................................................13
Anotaes do contato...............................................................................................................................13
Aniversrio do contato .............................................................................................................................13
Atividades do contato ...............................................................................................................................14
Contato na Mesma Empresa ....................................................................................................................14
Localizando um contato pelas letras iniciais ............................................................................................15
Localizando um contato pela caixa Pesquisar Contatos ...........................................................................16
Filtrando contatos localizados ..................................................................................................................17
Categorizando contatos ............................................................................................................................18
Selecionando contatos categorizados ......................................................................................................19
Grupo de contatos ....................................................................................................................................20
Anotaes ....................................................................................................................................................21
Criando e excluindo anotaes.................................................................................................................21
Criando anotaes no desktop .................................................................................................................21
Tarefas .........................................................................................................................................................23
Criar uma tarefa ........................................................................................................................................23
Organizar tarefas ......................................................................................................................................23
Atribuir uma tarefa ...................................................................................................................................24
Tarefas atribudas consideraes ..........................................................................................................25
Executando tarefas recebidas ..................................................................................................................26
Controlar tarefas atribudas .....................................................................................................................26
Enviar um relatrio de status ou um comentrio sobre uma atribuio de tarefa .................................28
Exibir suas tarefas .....................................................................................................................................29
Ver Barra de Tarefas Pendentes ...............................................................................................................30
Organizao da Barra de Tarefas Pendentes ............................................................................................30
Mostrar mais compromissos na Barra de Tarefas Pendentes ..................................................................31
Mostrar mais meses na Barra de Tarefas Pendentes ...............................................................................31
Ver Lista de Tarefas Dirias no Calendrio ...............................................................................................32
E-mails..........................................................................................................................................................33
O endereamento fcil de um e-mail .......................................................................................................33
Excluir uma sugesto de AutoCompletar .................................................................................................33
Assinaturas de e-mail................................................................................................................................34
Confirmao de leitura .............................................................................................................................35
Organize e-mails rapidamente .................................................................................................................37
Exibindo conversas ...................................................................................................................................37
Agrupando e-mails ....................................................................................................................................38
Acompanhar e-mails .................................................................................................................................39
Envio de e-mail com hora marcada ..........................................................................................................40

Criando botes de votao .......................................................................................................................42
Participando de uma votao ...................................................................................................................43
Analisando as respostas votao ...........................................................................................................43
Mala direta por e-mail e-mails personalizados a um clique do mouse .................................................44
Colorir e-mails especficos em uma pasta ................................................................................................48
Retirar cores configuradas com formatao condicional .........................................................................50
Regras para os e-mails que CHEGAM a sua caixa de entrada ..................................................................51
Regra para e-mails que SAEM de seu Outlook .........................................................................................53
Categorizar e-mails enviados apenas para mim .......................................................................................59
Ausncia temporria.................................................................................................................................63
Etapas rpidas ...........................................................................................................................................64
Outlook ........................................................................................................................................................67
Outlook sempre aberto no Calendrio .....................................................................................................67
Arquivo morto...........................................................................................................................................68
Criar uma pasta particular no Outlook .....................................................................................................70
Alterar o nome de uma pasta particular do Outlook ...............................................................................71
Fechar uma pasta de armazenamento de e-mail na Lista de Pastas .......................................................73
Abrir uma pasta particular ........................................................................................................................73
FORMAO OUTLOOK
Calendrio
Os trs tipos de entrada do calendrio
Compromisso: atividade que envolve apenas voc.

O dia inteiro: atividade vlida para o dia todo. Voc pode ter vrios eventos de dia inteiro para um
mesmo dia.
Reunio: semelhante a um compromisso, a diferena que voc convida outras pessoas.
Iniciando um compromisso
1. Clique no dia e hora desejados
para o novo compromisso.
2. Digite o novo compromisso.
3. Pressione Enter.
DICA Se preferir, clique
no boto Novo
Compromisso para
exibir o quadro
Compromisso. A
vantagem aqui que
voc pode indicar
horrios quebrados e
fazer anotaes
sobre o compromisso.
COMENTRIO Veja a frase Conflita com outro compromisso no alto deste quadro. O Outlook sempre
avisa quando h algum problema de agendamento.

DICA Voc pode transformar qualquer entrada do calendrio em um evento de dia inteiro marcando
a caixa O dia inteiro.

Evento de dia inteiro
1. Clique na parte superior do
calendrio, aquela mais escura que
aparece sem horrios.
2. Digite o assunto do evento.
COMENTRIO Quando voc seleciona o
compromisso, o Outlook mostra a

guia Compromisso. Aqui voc pode, por exemplo, selecionar Ocupado para bloquear o dia todo.
Assim, quem quiser marcar reunies neste dia saber que voc est ocupado.
PESSOAS E TECNOLOGIA
FORMAO OUTLOOK
Criar uma entrada do calendrio a partir de um e-mail

1. Arraste o e-mail
da Caixa de
Entrada at o
boto Calendrio
no Painel de
Navegao.
2. Ao soltar o boto
do mouse:
O quadro
Compromisso
exibido.
A linha
Assunto do
compromisso
contm o
assunto do email.
Hora de incio
e Hora de
trmino so os
horrios mais
prximos
daquele em
que voc fez
este
movimento.
Claro, voc
pode alter-los, se quiser.
O corpo do e-mail exibido no corpo do compromisso.

DICA Para transformar a entrada em uma reunio, clique em Convidar Participantes na Faixa de
Opes.
FORMAO OUTLOOK
Compromissos recorrentes
Muitos compromissos acontecem com uma frequncia regular. fcil definir uma recorrncia no
Outlook.
1. No
Calendrio,
clique no dia e
horrio
desejado,
digite o
compromisso
e pressione
Enter.
2. Na guia
Compromisso
que aparece,
clique no
boto
Recorrncia.
A figura
mostra um
compromisso
que acontece
A cada 1
semana na segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira.
COMENTRIO Veja que compromissos recorrentes so representados com
duas setas circulares, apontando uma para a outra.
FORMAO OUTLOOK
Reunies
1. No item Calendrio, clique no dia e horrio desejado
para a reunio, digite o assunto a ser tratado e pressione
Enter.
Por enquanto, marcamos apenas um compromisso.
Vamos ento definir uma reunio.
2. Pressione Enter novamente para abrir o compromisso.
1
3. No quadro Compromisso que aparece, clique no boto

Convidar participantes no Grupo
Aes.
Aparece a linha Para em seu

compromisso, onde voc ir
enderear os participantes da
reunio.
4. Clique no boto Para.
4
5. No quadro Selecionar
participantes e recursos,
indique o participante
desejado.
6. Se ele for um participante
necessrio, clique no boto
Necessrio.
COMENTRIO Observe que os
convidados podem ter trs status

diferentes:
Necessrio
Opcional
Recursos, para voc convidar
tambm os equipamentos.
Agora que todos esto endereados,

falta apenas definir o melhor horrio
conforme o Calendrio de cada um.
7. Clique no boto Agendamento (veja a figura acima, no meio desta pgina).
FORMAO OUTLOOK
Arraste para
alterar o horrio
8
Esta uma viso bastante produtiva, j que voc pode observar os horrios de todos os
participantes, incluindo participantes opcionais e recursos.
Horrios ocupados aparecem em azul, horrios disponveis esto sem preenchimento. Veja este
cdigo de cores na parte inferior do quadro.
8. Se quiser, voc pode arrastar as barras que representam o horrio inicial (verde) e o horrio final
(vermelho) para um momento em que todos esto disponveis.
9. Assim que o horrio estiver definido, basta clicar no boto Enviar para que todos recebam um e-mail
de convite.
FORMAO OUTLOOK
Os feriados ficam por conta do Outlook

O Outlook tem um calendrio interno de feriados de vrios pases. Deixe-o marcar no Calendrio os
feriados dos pases importantes para voc.
1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Calendrio.
2. Na seo Opes de calendrio, clique no boto

Adicionar Feriados.
3. Em Adicionar feriados ao calendrio assinale o pas (ou
pases) desejado.
4. Clique em OK para inserir os feriados.
FORMAO OUTLOOK
Definir um padro para os lembretes

Um lembrete aparece em sua tela
sempre que estiver chegando a hora de
um compromisso. Voc pode definir um
lembrete para cada compromisso. Se
quiser tambm, voc pode definir um
lembrete padro para todos os
compromissos no Calendrio.
Claro, o lembrete padro s facilita sua
vida, mas voc sempre pode mudar o
padro para algo mais especfico se um
compromisso assim o exigir.
Para definir um lembrete padro:
1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Calendrio.
2. Na seo Opes de calendrio, assinale a opo Lembrete padro, se ela no estiver assinalada.
3. Clique na seta para baixo e escolha o tempo desejado para que o lembrete padro aparea antes de
cada compromisso.
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FORMAO OUTLOOK
Mudar o intervalo de horrios no calendrio

A princpio, o Outlook mostra intervalos de 60 minutos
hora no Calendrio. Voc pode escolher outros intervalos:
1. Clique com o boto direito do mouse em qualquer
horrio.
2. Escolha a opo desejada.
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FORMAO OUTLOOK
Compartilhando calendrios
O compartilhamento de calendrios no Outlook um grande facilitador para trabalhar em equipe. Para
compartilhar calendrios, duas aes so necessrias:
Permisso de compartilhamento: uma pessoa s pode acessar seu calendrio se voc der permisso;
Abertura do calendrio compartilhado: a pessoa que recebeu a permisso precisa abrir seu
calendrio.
Para permitir que outra pessoa abra seu calendrio:

2
1. Exiba seu calendrio.

2. Na guia Pgina Inicial, grupo Compartilhamento,
clique no boto Compartilhar Calendrio.
3. Na linha Para do Convite de
compartilhamento, indique
quem poder ver seu
calendrio.
4. Em Detalhes, indique o que a
outra pessoa poder fazer
em seu calendrio.
A figura ao lado mostra

Somente disponibilidade.
Com a opo de compartilhamento atribuda, basta a outra pessoa abrir o calendrio:

5. Escolha Arquivo, Abrir.
6. Clique na opo Pasta de Outro Usurio.

7. No quadro Abrir pasta de outro usurio,
indique o Nome da pessoa cujo calendrio ser aberto no
modo compartilhado.
8. Em Tipo de pasta, defina Calendrio.
7
8
12
FORMAO OUTLOOK
Contatos
Anotaes do contato
O campo Anotaes uma rea onde voc pode digitar qualquer coisa RELEVANTE sobre o contato.
1. Digite em Anotaes dados de conta corrente, observaes sobre o contato e qualquer outra
informao desejada.
Aniversrio do contato
Uma informao muito
importante sobre um
contato sua data de
aniversrio.
1
1. Clique no boto
Detalhes para exibir
outra ficha do contato,
com mais campos de
informaes
RELEVANTES.
2. Informe a data de aniversrio na linha

Aniversrio.
Assim que voc salva a ficha do contato, o
Outlook insere AUTOMATICAMENTE um evento
de aniversrio em seu Calendrio.
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FORMAO OUTLOOK
Atividades do contato
Voc tambm pode ver em um s quadro TODAS as atividades relacionadas a um contato: e-mails
enviados e recebidos, reunies, tarefas etc.
1. Clique no boto Atividades e veja
tudo que est registrado no Outlook
sobre um contato especfico.
O Outlook mostra todas as

atividades realizadas com este
contato: e-mails enviados, recebidos,
reunies, votaes, aniversrio e
qualquer outra informao
associada.
Contato na Mesma Empresa
Voc j tem um contato de uma empresa e

vai criar outro da mesma empresa? O
Outlook simplifica bastante este trabalho.
1. Selecione o contato j existente.

2. Na guia Pgina Inicial, clique no boto
Novos Itens.
3. Contato da Mesma
Empresa.
A ficha de contato
vem parcialmente
preenchida, com
nome da empresa,
telefone,
endereo, site e
telefone.
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FORMAO OUTLOOK
Localizando um contato pelas letras iniciais

O Outlook apresenta uma alternativa extremamente rpida para a pesquisa de contatos, basta digitar
suas letras iniciais.
1. Acesse os
Contatos e
selecione um
contato
qualquer.
2. Digite as letras
iniciais do
contato
desejado.
ATENO As letras
devem ser
digitadas
rapidamente. Se
voc estiver
procurando
Cleide e digitar C,
demorar um
pouco e depois
digitar l, o
Outlook exibir o
primeiro contato com C
e depois o primeiro
contato com l. Mas se
voc digitar
RAPIDAMENTE Cl, o
Outlook exibir o
primeiro contato com
Cl.
COMENTRIO Esta
pesquisa rpida,
atravs da digitao
das letras iniciais de
um contato, no funciona para todas as vises de contatos. Se voc digitar letras na viso Telefone,
esta mostrada na figura acima, o Outlook assumir que voc est digitando um novo contato.
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FORMAO OUTLOOK
Localizando um contato pela caixa Pesquisar Contatos

A caixa Pesquisar ainda melhor. Voc pode digitar no s as letras iniciais, mas tambm quaisquer
letras que formam o nome do contato desejado. Mais, voc pode digitar qualquer palavra associada ao
nome do contato (Empresa, Endereo, Telefone etc).
1. Digite as palavras desejadas na caixa Pesquisar.
Nem preciso apertar Enter, porque o Outlook inicia a pesquisa de imediata. As palavras
encontradas so destacadas em amarelo.
2
1
2. Para visualizar novamente TODOS os contatos, clique no boto x (Limpar pesquisa).
16
FORMAO OUTLOOK
Filtrando contatos localizados

A figura acima mostra TODOS os contatos que possuem a palavra Ita em QUALQUER lugar da ficha
Contato do Outlook. Pode ser que por algum motivo voc queira EXCLUIR das respostas alguns destes
contatos.
Por exemplo, na figura mostrada na pgina anterior vamos EXCLUIR todos os contatos que TRABALHAM
na empresa Ita.
1. Na caixa de pesquisa, digite Ita -Empresa:=Ita.
1
Interpretando cada componente desta frase:

-
O sinal - exclui alguma coisa da pesquisa;

Empresa indica o campo do contato sendo pesquisado;
Ita indica o nome da empresa a ser excluda da resposta;
Traduzindo esta pesquisa, estamos solicitando ao Outlook para exibir todos os contatos que
contenham a palavra Ita em qualquer lugar menos no campo Empresa.
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FORMAO OUTLOOK
Categorizando contatos
Para agrupar contatos afins, por exemplo todos os presidentes, talvez uma alternativa existem vrias
seja CATEGORIZAR os contatos. Assim, todo presidente poderia pertencer categoria PRESIDENTE:
1. Selecione
os contatos que
sero
categorizados.
2. Clique no
boto
Categorizar.
3. Selecione
a categoria dessejada.
a
1
DICA 1 Se quiser, voc pode criar uma
categoria diferente das listadas:

a. Clique em Todas as Categorias...
b. No quadro Categoria de Cores
que aparece, clique no boto
Nova... e digite um nome para a
nova categoria
DICA 2 Em vez de criar uma categoria
nova, voc pode RENOMEAR as

categorias genricas j criadas no
Outlook.
18
FORMAO OUTLOOK
Selecionando contatos categorizados

Se voc tiver atribudo categorias a seus contatos, muito fcil exibi-los por categoria:
1. Clique na caixa Pesquisar Contatos.
Aparece a guia Ferramentas de Pesquisa, com seus botes associados.

2. Clique no boto Categorizado.
3. Escolha a categoria desejada.
19
FORMAO OUTLOOK
Grupo de contatos
Muitas vezes voc precisa enviar e-mails para um mesmo grupo de pessoas. Em vez de endere-los um
a um, voc pode criar um grupo de
contatos e enderear apenas o grupo.
1. Em Contatos, guia Pgina Inicial, clique
no boto Novo Grupo de Contatos.
2. No quadro Grupo de Contatos que

aparece, digite um nome para esta nova
lista.
3. Clique em
Adicionar
Membros
para
escolher as
pessoas que
faro parte
de sua lista
de
distribuio.
4. Escolha uma
das opes de
origem de
contatos
(Contatos do
Outlook na
figura acima).
3
4
5. No quadro
Selecionar
participantes:
Contatos,
selecione os
participantes
desejados e
clique no boto
Participantes.
DICA Digite as letras iniciais na caixa Pesquisar para exibir mais rapidamente o contato desejado.
6. Aps incluir todos os participantes desejados, clique em OK para fechar este quadro.
7. Clique no boto Salvar e Fechar para criar seu novo grupo de contatos.
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FORMAO OUTLOOK
Anotaes
Criando e excluindo anotaes
Um dos melhores recursos do Outlook, e infelizmente um dos menos usados, chama-se Anotaes. Em
uma anotao voc pode digitar literalmente qualquer texto desejado: uma ideia, um projeto, uma
relao de itens importantes, uma lista de materiais etc.
1. Clique no boto
Anotaes para
visualizar a rea de
2
anotaes do Outlook.
2. Clique no boto Nova
Anotao.
3. Na nova anotao que
aparece, digite o texto
desejado.
IMPORTANTE O ttulo de
uma anotao
definido na primeira
linha.
1
4. Para excluir uma
anotao, basta selecion-la e pressionar a tecla Del.
1
Criando anotaes no desktop
As anotaes Outlook parecem de propsito post-its. E tal como um

post-it, elas podem aparecer na rea de trabalho (desktop) do
Windows.
1. Clique no cone de anotao
esquerdo da anotao.
que aparece no canto superior
21
FORMAO OUTLOOK
2. Escolha Salvar como.

3. Salve a anotao na pasta
Desktop (rea de trabalho).
DICA Voc tambm pode arrastar
a anotao diretamente para a

rea de trabalho.
22
FORMAO OUTLOOK
Tarefas
Quem aproveita os melhores recursos do Outlook sempre trabalha
com tarefas. A vantagem que voc pode gerenciar suas tarefas com
facilidade.
2
Criar uma tarefa
1. No painel de navegao do Outlook, clique em Tarefas.
2. Em Pgina Inicial, grupo Novo, clique no boto Nova Tarefa.
3. No quadro Tarefa que aparece, informe Assunto, Data de incio e
Data de concluso.
Organizar tarefas
Com vrias tarefas criadas, fcil organiz-las e gerenci-las.
2
1. Tal como voc faz com e-mails, clique no cabealho de qualquer coluna para organizar suas tarefas
por assunto, status, data de concluso ou qualquer outra coluna existente.
2. Se quiser, clique em Alterar Modo de Exibio para ver alternativas de visualizao de suas tarefas.
3. Por exemplo, clique no boto Vencido para ver as tarefas que j deveriam ter sido concludas.
23
FORMAO OUTLOOK
Atribuir uma tarefa

O Outlook permite criar tarefas. O Outlook permite ATRIBUIR tarefas. No entanto, muitos acham que
atribuir tarefas ao tpica de um chefe delegando tarefas para as pessoas de sua equipe. Ledo
engano, a atribuio de tarefas no Outlook um timo recurso para equipes, permite o
compartilhamento de trabalhos e um melhor aproveitamento das habilidades de um grupo de pessoas
como um todo.
Voc at poderia passar uma tarefa a outra pessoa atravs do tradicional e-mail, mas se usar uma
TAREFA do Outlook, voc poder ACOMPANH-LA.
1. Na guia Tarefa,
grupo Gerenciar
Tarefa, clique no
boto Atribuir
Tarefa.
2. Na linha Para que

aparece, indique o
e-mail da pessoa
que receber a
tarefa.
3. Quando uma pessoa ACEITA uma
tarefa atribuda, esta tarefa
aparece em sua lista de tarefas.
Voc, que atribuiu a tarefa,
tambm pode manter uma CPIA
atualizada desta tarefa: assinale
Manter uma cpia atualizada
desta tarefa na minha lista de
tarefas.
3
4
Esta opo j aparece

assinalada, tal sua importncia.
COMENTRIO
4. Voc tambm pode receber um

relatrio quando a tarefa for
concluda: assinale Enviar-me um relatrio quando a tarefa estiver concluda.
COMENTRIO
Esta opo j aparece assinalada, tal sua importncia.
Aproveite a rea de comentrios da tarefa e digite outras informaes importantes

para sua realizao.
RECOMENDAO
24
FORMAO OUTLOOK
Tarefas atribudas consideraes

Aps criar uma tarefa e atribu-la a outra pessoa, voc pode ter que executar algumas obrigaes
gerenciais para mant-la at que ela esteja concluda. Por exemplo, voc pode desejar relatrios de
status e atualizaes sobre o progresso da tarefa. Alm disso, se a pessoa para a qual a tarefa foi
atribuda recus-la, voc pode desejar atribu-la a outra pessoa.
Para atribuir uma tarefa, primeiro voc deve criar a tarefa e, em seguida, envi-la como uma solicitao
de tarefa para algum. A pessoa que receber a solicitao de tarefa passar a ser temporariamente a
proprietria da tarefa. Ela poder recusar a tarefa, aceit-la ou atribu-la a outra pessoa. Se a tarefa for
recusada, ela retorna para voc.
OBSERVAO Apesar de a tarefa recusada voltar para voc, ela ainda pertence ao destinatrio at voc
recuperar a propriedade dela, colocando-a de volta na sua prpria lista de tarefas.

Se o destinatrio aceitar a tarefa, ele se tornar seu proprietrio permanente. Se ela posteriormente
atribuir a tarefa a outra pessoa, esta outra pessoa passar a ser a proprietria. O proprietrio a nica
pessoa que tem permisso para fazer alteraes na tarefa. Quando um proprietrio atualiza uma tarefa,
o Outlook atualiza todas as cpias da tarefa, a cpia com a pessoa que originalmente enviou a
solicitao de tarefa e todas as cpias com os proprietrios anteriores da tarefa. Quando o proprietrio
conclui a tarefa, o Outlook envia automaticamente um relatrio de status para a pessoa que atribuiu
originalmente a tarefa, para todos os outros antigos proprietrios e para qualquer pessoa que tenha
solicitado um relatrio.
DICA Se atribuir uma tarefa a mais de uma pessoa ao mesmo tempo, voc NO poder manter uma
cpia atualizada da tarefa na sua lista de tarefas. Portanto, para atribuir um projeto que envolve mais de
uma pessoa e continuar sendo informado pelo Outlook do seu progresso, voc deve dividir o projeto em
tarefas separadas e atribuir cada uma delas individualmente. Por exemplo, para controlar um relatrio
que ser preparado por trs pessoas, crie trs tarefas separadas chamadas Preparar Relatrio: Pessoa 1,
Preparar Relatrio: Pessoa 2 e Preparar Relatrio: Pessoa 3. Em seguida, atribua cada tarefa pessoa
apropriada.
Algumas vezes voc ser a pessoa que receber uma atribuio de tarefa. Quando receb-la, voc deve
decidir se aceita ou recusa a tarefa. Tambm pode ser solicitado que voc fornea atualizaes sobre
seu progresso. Com o Outlook, o gerenciamento de tarefas rpido e eficiente.
25
FORMAO OUTLOOK
Executando tarefas recebidas

A partir do momento em que voc aceita uma tarefa, ela passa a fazer parte de sua lista de tarefas.
uma boa prtica ATUALIZAR as informaes desta tarefa.
1. Clique duas vezes na tarefa
para abri-la.
2. Indique o quanto voc j
realizou da tarefa na caixa
% Concluda.
3. Clique em Salvar e Fechar

para encerrar a
atualizao.
A tarefa atualizada em
SEU Outlook e
principalmente no Outlook
de QUEM ATRIBUIU a
tarefa.
4. Quando terminar a tarefa, clique no boto Marcar como Concluda.
Controlar tarefas atribudas
Existem trs formas de controlar as tarefas que voc atribui a outras pessoas:
- Manter automaticamente cpias das tarefas atribudas.
1. Escolha Arquivo,
Opes.
2. Clique em
Tarefas.
3. Marque a caixa
Manter minha
lista de tarefas
atualizada com
cpias de
tarefas
atribudas por
mim a outras
pessoas.
26
FORMAO OUTLOOK
- Exibir as tarefas que voc atribuiu a outras pessoas.

1. V para sua viso Tarefas.
2. No menu Exibir, grupo Modo de Exibio Atual, clique na seta para baixo direita dos botes.
3. Clique no boto Atribudo.
- Exibir a lista das pessoas que recebem cpias atualizadas de uma tarefa atribuda
1. Abra a tarefa atribuda para a qual voc deseja exibir a lista.
2. No grupo Mostrar, clique no boto Detalhes.
3. Visualize os nomes em Lista atualizada (lista no mostrada nesta figura acima).
27
FORMAO OUTLOOK
Enviar um relatrio de status ou um comentrio sobre uma atribuio de tarefa

1. Abra a tarefa para
a qual voc deseja
enviar um
relatrio de status
ou comentrio.
2. Na guia Tarefa,
grupo Gerenciar
Tarefa, clique em
Enviar Relatrio
de Status.
Um e-mail
aberto j exibindo
todos os detalhes
da tarefa em
andamento.
3. Insira os nomes ou endereos de email dos destinatrios nas caixas
Para e Cc.
COMENTRIO Se a tarefa estiver
atribuda a voc, os nomes das

pessoas a serem atualizadas
aparecem automaticamente.
4. No corpo da mensagem, digite
qualquer informao que voc
desejar incluir no relatrio de
status.
5. Clique em Enviar.
28
FORMAO OUTLOOK
Exibir suas tarefas

As tarefas so exibidas em trs locais no Outlook:
- No Calendrio:
a. Barra de Tarefas Pendentes
b. Lista de Tarefas Dirias
- Em Tarefas:
c. Lista de tarefas
29
FORMAO OUTLOOK
Ver Barra de Tarefas Pendentes

Voc pode ativar ou desativar a Barra de Tarefas Pendentes. Alm disso, voc pode escolher uma verso
minimizada da Barra de Tarefas Pendentes, que usa menos espao de tela.
Quando voc ativa ou desativa a Barra de Tarefas Pendentes, ou exibe-a minimizada em um
determinado modo de exibio, a configurao se aplica apenas para aquele modo. Por exemplo, se
voc desativa a Barra de Tarefas Pendentes no E-mail, ela permanece desativada sempre que voc
estiver no E-mail, incluindo a prxima vez que iniciar o programa. Entretanto, ela permanece ativa em
outros modos de exibio, como o Calendrio, Anotaes e Tarefas.
1. Clique na guia
Exibio.
2. No grupo
Layout, clique no
boto Barra de
Tarefas
Pendentes.
2
3
3. Clique em
Normal ou
Minimizada para
exibir a lista do jeito que voc preferir.
Organizao da Barra de Tarefas Pendentes
a
A Barra de Tarefas Pendentes formada por quatro partes:

a.
b.
c.
d.
Navegador de Data
Seo Compromissos
Painel Entrada de Tarefas
Lista de tarefas
b
Voc pode ativar ou desativar cada parte. Para exibir mais tarefas na
lista de tarefas, voc pode desativar ou reduzir o tamanho das outras
partes da Barra de Tarefas Pendentes.
Por exemplo, voc pode desativar o Navegador de Data ou alterar o
nmero de compromissos exibidos.
c
d
30
FORMAO OUTLOOK
Mostrar mais compromissos na Barra de Tarefas Pendentes

1. Na guia Exibir, grupo Layout,
clique em Barra de Tarefas
Pendentes.
2. Clique em Opes.
Aparece a caixa de dilogo Opes
da Barra de Tarefas Pendentes.
3. Em Mostrar Compromissos, digite

2
um nmero de 0 a 25.
DICA Neste quadro voc pode desmarcar as caixas de
seleo para qualquer parte da Barra de Tarefas Pendentes que no desejar exibir.
Mostrar mais meses na Barra de Tarefas Pendentes
Voc pode mostrar vrios meses
organizados horizontalmente em uma
linha aumentando a largura da Barra
de Tarefas Pendentes.
1. Para mostrar mais meses

verticalmente, indique o nmero
de linhas de meses desejados em
Mostrar Navegador de Data no
quadro Opes da Barra de
Tarefas Pendentes.
2. Para mostrar mais meses horizontalmente, basta arrastar para a
esquerda a margem lateral esquerda da Barra de Tarefas
Pendentes.
2
31
FORMAO OUTLOOK
Ver Lista de Tarefas Dirias no Calendrio

A Lista de Tarefas Dirias aparece apenas nos modos de exibio Dia e Semana do Calendrio do
Outlook. Para ativar e desativar a Lista de Tarefas Dirias no Calendrio:
1. Clique na guia Exibio.
2. Clique no boto Lista de Tarefas Dirias.
3. Escolha Normal.
1
3
4
Para exibir apenas o nmero

de tarefas atuais no
Calendrio:
4. Clique na guia Exibio.
5. Clique no boto Lista de
Tarefas Dirias.
6. Escolha Minimizada.
DICA Clique na seta
direita na Lista de
Tarefas Dirias para maximiz-la ou minimiz-la.
ATENO Para criar novas tarefas na Lista de Tarefas Dirias, voc precisa estar na exibio Normal
da Lista de Tarefas Dirias.
32
FORMAO OUTLOOK
E-mails
O endereamento fcil de um e-mail
O Outlook oferece algumas alternativas, veja duas delas:
Clique no
boto
Para, Cc
ou Cco e
use a caixa
de dilogo
Selecionar
Nomes
para obter
endereos
do
Catlogo
de
Endereos.
Inicie a digitao de um nome nas

linhas Para, Cc ou Cco e deixe o
recurso AutoCompletar sugerir
nomes.
Se forem encontrados vrios
nomes correspondentes ao que
voc digitou, clique no nome
desejado.
Excluir uma sugesto de AutoCompletar

O Outlook armazena automaticamente os e-mails que voc digita nas linhas Para, Cc e Cco. Depois de
um tempo, talvez voc queira excluir alguns destes nomes. Neste caso, basta clicar no X que aparece
direita do nome.
33
FORMAO OUTLOOK
Assinaturas de e-mail
Voc pode instruir o Outlook a inserir uma assinatura
automtica em cada novo e-mail, assim no perde
tempo digitando seus dados a cada nova mensagem.
Para criar uma assinatura:
1. Inicie um e-mail.
2. No grupo Incluir, clique
no boto Assinaturas e
novamente em
Assinaturas.
Voc v o
quadro
Assinaturas e
Papel de
Carta, com
todas as
assinaturas j
criadas.
Se for a
primeira vez
que voc usa
este recurso,
o quadro
aparecer
vazio.
3. Para criar uma nova assinatura, clique no boto Novo.
4. Digite um nome que melhor identifique a da assinatura.
34
FORMAO OUTLOOK
5. Digite as
informaes
que voc
quer exibir
na
assinatura.
6
7
DICA Voc
pode
5
formatar a
assinatura
como desejar
clicando nos
botes de
formatao
8
que
aparecem neste quadro (negrito, itlico, tipo e tamanho de fonte, cor). A figura acima mostra o
nome em negrito e na cor vinho.
6. Se voc quiser que todas as NOVAS mensagens passem a exibir esta assinatura, selecione-a na caixa
Novas mensagens.
7. Se voc quiser que todas as RESPOSTAS e ENCAMINHAMENTOS exibam esta assinatura, selecione-a
na caixa Respostas/encaminhamentos.
8. Clique em OK para fechar o quadro Assinaturas e Papel de Carta.
DICA Se voc tiver vrias assinaturas, possvel alternar
entre elas enquanto voc escreve um novo e-mail:

basta pressionar o boto DIREITO do mouse sobre a
assinatura exibida e selecionar outra.
35
FORMAO OUTLOOK
Confirmao de leitura
Se quiser, voc pode pedir ao destinatrio para avisar que seu e-mail est sendo aberto e por isso
mesmo lido, s habilitar a confirmao de leitura.
1. Enquanto estiver escrevendo um e-mail, clique na guia Opes.
2. Assinale Solicitar Confirmao de Leitura para que o Outlook solicite confirmao de leitura de
quem RECEBE o e-mail.
1
VOC solicita confirmao de leitura
DESTINATRIO confirma clicando no boto Sim
VOC recebe e-mail com confirmao de leitura
REFLEXO O recurso de confirmao de leitura til se voc precisa saber se o destinatrio recebeu o e-
mail, mas ATENO: voc S RECEBER A CONFIRMAO se o destinatrio autorizar clicando no boto
Sim. Se ele no quiser que voc saiba, responder No.
36
FORMAO OUTLOOK
Organize e-mails rapidamente

Voc pode organizar e-mails por data, assunto e emissor basta clicar no cabealho da coluna desejada.
1
1. Clique no cabealho
da coluna desejada
para organiz-la.
2. Clique novamente
para mudar a ordem de crescente para decrescente ou vice-versa.
Exibindo conversas
Voc pode agrupar seus e-mails por conversa. Basta clicar na guia
Exibio e no grupo Conversas assinalar a opo Mostrar como
Conversas.
E-mails de uma mesma conversa
E-mails de mesma conversa AGRUPADOS
TODOS os e-mails de mesma conversa detalhados, inclusive aqueles em PASTAS DIFERENTES

Os e-mails de uma mesma conversa so organizados do mais recente para o mais antigo. Quando um
novo e-mail da mesma conversa chega, ele aparece no alto da lista, incluindo respostas e
encaminhamentos associados.
37
FORMAO OUTLOOK
Agrupando e-mails
Exibir conversas DIFERENTE de AGRUPAR e-mails:
Um AGRUPAMENTO rene e-mails por assunto, por emissor, por data e assim por diante;
Uma CONVERSA organiza e-mails por assunto, incluindo aqueles em pastas diferentes.
Para agrupar e-mails:
1. Primeiro, classifiqueos por assunto,
emissor, data,
tamanho ou
importncia clicando
no cabealho da
coluna
correspondente.
2
3
2. Clique na guia
Exibio.
3. No grupo
Organizao, clique
no boto Organizar
por.
4. Assinale a opo
Mostrar em Grupos.
38
FORMAO OUTLOOK
Acompanhar e-mails
Acompanhar e-mails e tarefas o to conhecido follow-up fundamental para o bom aproveitamento
do tempo. O recurso Acompanhamento do Outlook facilita MUITO este processo.
Os sinalizadores de acompanhamento podem indicar uma tarefa a fazer, uma solicitao para outra
pessoa ou mesmo conter um lembrete para uma mensagem ou contato.
1. Pressione o boto DIREITO do mouse sobre o item que voc quer acompanhar.
2. Escolha Acompanhamento.
3. Indique o perodo correspondente.
1
Quando voc define um prazo para o acompanhamento, o item do Outlook colocado no

painel de tarefas pendentes automaticamente.
COMENTRIO
39
FORMAO OUTLOOK
Envio de e-mail com hora marcada

1. Em um
novo email,
acesse a
guia
Opes.
1
2
2. Nesta
guia,
clique no boto Atrasar Entrega.
3. No quadro
Propriedades,
opo No
entregar antes
de, indique dia
e hora
desejados para
o envio.
4. Clique em
Fechar, digite
o texto do email e envie.
5. Clique em
Enviar.
Pronto!
Embora voc
j tenha
clicado em
Enviar, o e-mail
fica na Caixa de
Sada e s ser
enviado no dia
e hora
programados.
COMENTRIO 1 Em uma empresa, o Outlook funciona com o Exchange. Dependendo da configurao
do Exchange, voc nem precisa estar com o Outlook aberto para que o e-mail seja enviado no dia e
hora programados. Faa um teste e veja como a configurao em sua empresa.
40
FORMAO OUTLOOK
COMENTRIO 2 Um e-mail com hora marcada fica na Caixa de Sada at o momento programado para
envio. Enquanto estiver nesta pasta, voc ainda pode abrir o e-mail e fazer qualquer modificao
necessria. Voc pode at mesmo apagar o e-mail, se quiser.
DICA Qual mesmo o dia e hora programados para o envio de um determinado e-mail? Voc pode
abrir o e-mail para ter esta informao ou voc pode incluir a coluna Adiar at na visualizao da
caixa Caixa de Sada.
a. Pressione o boto DIREITO do mouse sobre qualquer coluna j existente.
b. No quadro Seletor de campos, clique na seta para baixo e mude para a categoria Campos de
data/hora.
c. Arraste o campo Adiar at para a posio desejada.
Pronto, a coluna Adiar at mostra dia e hora programados para envio.
41
FORMAO OUTLOOK
Criando botes de votao

Voc precisa pedir opinio de vrias pessoas sobre um projeto? Voc quer saber quem vai votar no PT
ou no PSDB? O Outlook ajuda e MUITO!!! s usar o recurso de votao.
1. Enquanto
estiver
escrevendo
um e-mail,
clique na guia
Opes.
1
2
3
2. Clique na seta
para baixo do
boto Usar
Botes de
Votao.
Aparecem
algumas
opes de
votao que voc pode exibir no e-mail do destinatrio.
3. Escolha a o conjunto desejado.
DICA Voc pode
criar botes
diferentes dos
oferecidos pelo
Outlook, basta
clicar em
Personalizar.
No quadro Opes
de Mensagem que
aparece, digite o
texto dos botes
separados por ; na
linha Usar botes
de votao.
4. Pronto, envie o email.

4
42
FORMAO OUTLOOK
Participando de uma votao

Um e-mail de pesquisa (votao) exibe o boto Votar no incio da guia Mensagem.
1. Clique no boto
Votar e escolha a
opo desejada.
O Outlook
pergunta se voc
quer enviar uma
resposta direta
(agora) ou se
quer digitar algo
junto com a
resposta.
2. Escolha a
resposta mais
apropriada.
Analisando as respostas votao
Se voc enviou uma pesquisa, fcil ver o resultado.
1. Abra o e-mail de pesquisa,
armazenado normalmente
na pasta Itens enviados.
VEJA Um e-mail de pesquisa
(votao) exibe um cone
especial para identificar
esta sua finalidade.
Voc v a lista
de todos os
destinatrios
da pesquisa,
com os votos
de quem j
respondeu e
tambm a
contagem
geral da
votao.
43
FORMAO OUTLOOK
Mala direta por e-mail e-mails personalizados a um clique do mouse

Que tal enviar um mesmo e-mail para vrias pessoas, mas chamando todo mundo pelo nome no CORPO
do texto? Uma tarefa simples quando juntamos Word e Outlook.
Texto
Word
Destinatrios
Word, Excel, Access,

Outlook
E-mails
Outlook
Alm de Word e Outlook, voc v no esquema acima que precisamos de uma tabela com os
destinatrios. Pode ser uma tabela Word, uma planilha Excel, um banco de dados Access, ou at mesmo
os contatos do Outlook, entre outras coisas. Nesta apostila usaremos uma planilha Excel, ser nossa
primeira etapa.
1
3. Crie um arquivo Excel tal como este na figura ao lado.

4. Atribua um nome para o arquivo. Neste exemplo, estamos
usando Mala direta Nomes.
5. Feche o arquivo Excel.
6. Abra o Word, selecione a guia
Correspondncias.
7. Clique no boto Iniciar mala direta.

8. Escolha a opo Assistente de Mala Direta
Passo a Passo.
Aparece o painel de tarefas Mala Direta
direita da tela, com o passo a passo
necessrio daqui para frente. So seis etapas.
9. Neste painel de tarefas, escolha Emails e v para a etapa 2.

Nesta etapa vamos
indicar que o texto
ser digitado na
prpria tela que
aparece agora, no
usaremos um arquivo
pronto.
7
8
10. Assinale Usar o

documento atual para
o documento inicial da
mala direta e v para a
etapa 3.
44
FORMAO OUTLOOK
Nesta etapa indicamos onde esto os nomes que sero

usados para a mala direta eletrnica. Usaremos o arquivo
Excel que j criamos.
11. Clique em Procurar, localize o

arquivo e clique em Abrir.
Este um arquivo Excel, com vrias
planilhas. Indique a planilha com os
dados dos destinatrios.
10
12. Clique em Plan1 e depois em OK.

Voc v a lista com todos os
destinatrios digitados no Excel. Voc
pode desmarcar alguns nomes caso
no queira inclu-los na mala direta
eletrnica.
Aqui tambm voc pode
colocar os dados em ordem
(Classificar), Filtrar
destinatrios (por exemplo,
todos os destinatrios da
cidade de So Paulo) ou voc
pode at mesmo Localizar
duplicatas.
13. Neste exemplo vamos
apenas continuar o processo,
clique em OK.
14. V para a etapa 4.
11
45
FORMAO OUTLOOK
J que estamos
construindo emails
personalizados,
bastante
adequado
chamar cada
remetente pelo
nome.
14
15. Clique no
comando Mais
itens para
exibir as
colunas da
planilha Excel
que estamos
usando.
13
16. Escolha o campo adequado (Nome neste exemplo), clique em Inserir e depois Fechar.
17. Digite e
formate o
texto do e-mail
conforme
desejado.
COMENTRIO O
15
texto ao lado
mostra mais
uma
informao da
planilha Excel,
Cnjuge. O
comando Mais
itens no painel
de tarefas foi
usado mais
uma vez para
esta ao.
Com mais este
campo varivel, o e-mail fica muito mais personalizado.
18. V para a prxima etapa, a de nmero 5.
46
FORMAO OUTLOOK
19. Veja que um

primeiro nome
aparece no alto do
texto. Se quiser,
clique nas setas em
Destinatrio para
ver os outros
nomes.
17
20. V para a prxima

etapa, a ltima.
Na etapa 6 voc
informa que quer
enviar e-mails.
21. Clique no link Email.
Finalmente aparece
o quadro
Mesclagem para
email.
20
22. Preencha a linha

Assunto dos
vrios e-mails.
23. Clique em OK
para iniciar o
19
21
envio.
O Outlook envia
todos os e-mails,
um a um.
Cada um deles
parece ter sido
digitado
individualmente.
47
FORMAO OUTLOOK
Colorir e-mails especficos em uma pasta

Voc pode mudar a cor de e-mails
em uma pasta conforme condies
especficas, s usar o recurso de
FORMATAO CONDICIONAL.
1. V para a pasta em que esto os

e-mails cuja cor voc quer
mudar.
2. Na guia Exibio, clique no boto

Configuraes do Modo de
Exibio.
3. No quadro Configuraes de
Exibio Avanadas que aparece,
clique no boto Formatao
Condicional e depois em OK.
Precisamos definir uma REGRA
indicando que e-mails devem ser
coloridos.
4. No quadro Formatao
Condicional que deve estar agora em
sua tela, indique que voc quer
Adicionar uma regra.
5. Digite um Nome para esta regra.

6. Clique no boto Fonte para definir a
formatao desejada para os e-mails
nesta regra.
7. Selecione os formatos desejados e
clique em OK.
5
6
8
Na tela ao lado, indicamos apenas

uma mudana de cor, vermelha.
Para encerrar, falta apenas definir as condies
para que o Outlook selecione os e-mails que
tero a cor modificada.
8. Clique no boto Condio.
7
48
FORMAO OUTLOOK
9. Defina as condies para filtrar os emails cuja cor ser modificada e clique
em OK.
A figura ao lado mostra o endereo do
remetente dos e-mails cuja cor
queremos mudar.
ALERTA Neste exemplo optamos por
digitar o endereo COMPLETO de email. Se digitssemos apenas marcia,

por exemplo, TODOS e-mails enviados
por qualquer pessoa com a palavra
marcia no nome seriam formatados.
COMENTRIO Veja que possvel definir
as mais variadas condies possveis,

como palavras no campo assunto, emails enviados para um determinado
endereo e muito mais.
10. Feche os demais quadros que foram abertos ao longo do processo at ver a pasta do Outlook em
que voc definiu esta regra.
Observe, o e-mail que
atende condio
mudou de cor.
COMENTRIO Uma regra de formatao condicional funciona APENAS NA PASTA EM QUE ELA FOI
CRIADA, as demais pastas no respeitaro esta regra.
49
FORMAO OUTLOOK
Retirar cores configuradas com formatao condicional

Muitas vezes voc define uma regra de formatao condicional e depois muda de ideia, quer fazer seus
e-mails voltarem cor padro. O processo simples, basta excluir a regra de formatao condicional.
1. Na pasta onde a regra de
formatao condicional
est definida, guia
Exibio, clique no boto
Configuraes do Modo
de Exibio.
2. No quadro Configuraes
de Exibio Avanadas que aparece, clique no boto Formatao Condicional e depois em OK.
3. No quadro Formatao Condicional que
aparece, selecione a regra que voc no quer
mais.
4. Clique no boto Excluir e depois em OK.
Pronto, os e-mails desta pasta no seguiro
mais esta regra de formatao condicional.
4
3
50
FORMAO OUTLOOK
Regras para os e-mails que CHEGAM a sua caixa de entrada

O Outlook pode organizar seus e-mails automaticamente: basta criar regras definindo o que voc quer
fazer com os e-mails! Uma alternativa bastante simples e rpida criar uma regra.
Na figura abaixo, por exemplo, vamos criar uma regra para mover todos os e-mails com FAZ
Treinamentos no assunto para a pasta FAZ Treinamentos.
1. Selecione o e-mail desejado.
2. Escolha Regras, Criar Regra...

Aparece o quadro Criar Regra,
com vrias condies de
seleo: quem enviou o e-mail,
assunto do e-mail e at para
quem foi enviado.
3. Para associar a regra ao assunto

do e-mail, assinale Assunto
4
contm.
Veja que o Outlook aproveitou o

assunto do e-mail, assim voc
no precisa digit-lo.
DICA Voc pode assinalar mais de uma condio.
DICA O quadro Criar Regra mostra opes simples. Se voc precisar de opes mais especficas,
clique no boto Opes Avanadas.

4. Queremos tirar o e-mail da Caixa de Entrada, clique em Mover o item para a pasta Nome da pasta.
5. Clique no boto Selecionar Pasta para escolher uma pasta de sua preferncia.
51
FORMAO OUTLOOK
6. Voc pode clicar no boto Nova para criar

uma pasta nova aqui mesmo no quadro
Regras e Alertas.
6
7. Clique
em OK sucessivamente at fechar todos os
quadros abertos at agora e finalizar a criao da regra.
O quadro Sucesso
aparece, avisando que a
regra foi definida.
A regra ser aplicada para

os NOVOS e-mails que
chegarem.
8. Se voc quiser que a regra seja aplicada tambm para os e-mails que j chegaram, assinale a opo
Executar esta regra agora nas mensagens que j esto na pasta atual.
52
FORMAO OUTLOOK
Regra para e-mails que SAEM de seu Outlook

Muitas pessoas gostam de organizar no s os e-mails recebidos, mas tambm os ENVIADOS. O Outlook
pode ajudar e mover uma CPIA de um e-mail selecionado para uma pasta que voc especificar.
Como exemplo, vamos criar uma regra que MOVE para a pasta Leila UMA CPIA de todos os e-mails
enviados a ela.
ATENO Embora o Outlook use a palavra Mover para esta regra, na verdade ele CRIA UMA CPIA do e-
mail enviado. Se for o caso, voc pode depois eliminar o e-mail da pasta Itens enviados.
DICA Se voc criar regras como esta para todos os seus e-mails importantes, voc pode sinalizar nas
Opes do Outlook que a pasta Itens enviados deve ser esvaziada toda vez que o Outlook for desligado.
Vamos criar a regra que move uma cpia dos e-mails enviados Leila.
1. Na guia Pgina Inicial, grupo Mover, clique no boto Regras.
2. Escolha a opo Gerenciar Regras e Alertas...
53
FORMAO OUTLOOK
3. No quadro Regras e
Alertas que aparece,
clique no boto Nova
Regra...
4. No quadro Assistente
de Regras, seo
Iniciar com base em
uma regra em branco,
indique que voc quer
Aplicar regra em
mensagens que eu
enviar.
54
FORMAO OUTLOOK
5. O Assistente pergunta
ento Que condies
voc deseja verificar?
Indique voc quer
aplicar a regra a uma
mensagem enviada
para pessoas ou grupo
pblico.
Observe que a frase
enviada para pessoas
ou grupo pblico
aparece na parte
inferior do quadro to
logo voc assinala a
opo enviada para
pessoas ou grupo
pblico.
6. Para indicar o e-mail

de destinatrio vlido
para esta regra, clique
ento no link pessoas
ou grupo
pblico.
7. No quadro
Endereo da
regra que
aparece, indique
o e-mail de
destinatrio
desejado na
linha Para e
clique em OK.
55
FORMAO OUTLOOK
A parte inferior do Assistente de

regras mostra agora o endereo
do destinatrio.
Precisamos definir ento o que
o Outlook precisa fazer com os
e-mails deste destinatrio.
8. Clique no boto Avanar.
Observe que a frase

mover uma cpia para
a pasta especificada
aparece na parte
inferior do quadro.
9. Para indicar a pasta
desejada, clique no
link especificada.
56
FORMAO OUTLOOK
10. Se a pasta desejada ainda no existir, clique no

boto Nova... para cri-la.
10
11. Digite um nome desejado para a pasta (Leila na

figura abaixo direita).
11
ATENO Veja onde voc quer criar a pasta. A figura
ao lado mostra a pasta Outlook selecionada, ento

a pasta nova ser uma subpasta de Outlook.
12. Clique em OK para criar a pasta.
12
Veja, a pasta j aparece no quadro.

13
13. Clique em OK novamente, agora para indicar

esta pasta como destino para a cpia dos e-mails
enviados.
57
FORMAO OUTLOOK
Pronto, a regra est

criada. Observe na
parte inferior do
quadro as condies
definidas: todos os emails enviados para
leila.fadini sero
copiados para a pasta
Leila.
14. Clique em Concluir
para encerrar a criao
da regra
A regra passa a fazer
parte da listra de regras
do Outlook.
Observe que um cone

de regras aparece na
coluna Aes um
pouco mais direita do
que os demais cones.
O cone nesta
posio
sinaliza que a
regra de
SADA, ao
contrrio dos
demais abaixo
que so regras
de ENTRADA
de e-mails.
14
58
FORMAO OUTLOOK
Categorizar e-mails enviados apenas para mim

Com o Outlook, muito fcil voc associar uma categoria especfica aos e-mails enviados apenas a voc.
Desta forma, ser possvel ver na prpria Caixa de Entrada os e-mails em que voc est sozinho na linha
Para.
O processo requer trs etapas:
Criar uma nova categoria, algo como E-mails enviados para mim;
Definir uma regra para associar a esta categoria os e-mails enviados apenas a voc;
Exibir a coluna Categoria na Caixa de Entrada.
Parece trabalhoso,
mas so alguns
passos para cada
uma das etapas,
feitos uma nica
vez e que
proporcionaro um
grande ganho de
produtividade.
1. Para criar uma

nova categoria,
clique no boto
Categorizar na
guia Pgina
Inicial.
2. Na lista que aparece, clique na opo

Todas as Categorias.
3. No quadro Categoria de Cores que
aparece, clique no boto Nova.
4. No quadro Adicionar Nova
Categoria, digite o nome desejado
para a nova categoria (Enviado para
mim na figura ao lado).
4
6
5. Associe uma cor nova categoria.

6. Se quiser, voc pode at mesmo
associar uma tecla de atalho nova
categoria.
7. Pressione OK algumas vezes at fechar todos os quadros abertos.
59
FORMAO OUTLOOK
Categoria criada, vamos ento criar uma regra que associe os e-mails desejados a esta categoria.
8. De volta guia Pgina Inicial da Caixa de Entrada, clique no boto Regras.
9. Clique em
seguida
em Criar
Regra.
8
9
10. No quadro
Criar Regra que aparece, assinale
a opo Enviado para mim
apenas.
Este quadro no exibe por
enquanto a opo para
associao de categorias,
precisamos de algo mais
avanado.
10
11. Clique no boto Opes

Avanadas.
11
Vamos entrar agora em

um processo passo a
passo para criar a regra
desejada.
O primeiro quadro
apenas confirma que os
e-mails selecionados
sero aqueles enviados
somente para mim.
12. Clique em Avanar.
12
60
FORMAO OUTLOOK
13. No segundo
passo do
assistente de
regras, assinale
a opo Atribuir
categoria
categoria.
13
Observe que
esta frase
aparece na
parte inferior
do quadro, a
palavra
categoria
aparece como
um link.
14. Clique no link
categoria.
14
15. No quadro
Categoria de
Cores, assinale
a categoria
Enviado para
mim que voc
criou h pouco nesta
apostila.
17
16. Clique em OK para

fechar este quadro.
para encerrar a criao
desta regra.
Pronto, a partir de
agora todos os e-mails
enviados apenas a
voc sero
categorizados como
Enviado para mim.
15
16
61
FORMAO OUTLOOK
Esta soluo pode

ser ainda melhor
se esta categoria
aparecer na Caixa
de Entrada. Vamos
ento adicionar a
coluna Categoria
em Caixa de
Entrada.
18
18. Pressione o boto

DIREITO do mouse
sobre o cabealho de qualquer
coluna e escolha Seletor de
Campos.
19. Arraste o campo Categorias para o
local desejado na Caixa de
Entrada.
19
Pronto, a partir de agora todos os

NOVOS e-mails que chegarem
endereados APENAS PARA MIM
aparecero com a categoria
Enviado para mim na Caixa de
Entrada.
IMPORTANTE Esta regra vale apenas para os
novos e-mails que chegarem, no para

aqueles que j esto na Caixa de Entrada. Se
quiser, no entanto, voc pode executar
MANUALMENTE a regra:
Na guia Pgina Inicial, clique no
boto Regras.
Escolha Gerenciar Regras e
Alertas.
Localize a regra desejada e
clique no boto Executar agora.
62
FORMAO OUTLOOK
Ausncia temporria
Vai ficar ausente?
Configure o
Outlook para
enviar uma
mensagem
automaticamente
para cada e-mail
que voc receber
durante este
perodo.
1. Escolha
Arquivo,
Informaes.
2. Clique no
boto
Respostas
Automticas.
3. Defina em Hora de
incio e Hora de
trmino o
intervalo de
ausncia.
4. Digite na parte
inferior do quadro
o texto que ser
enviado
automaticamente.
COMENTRIO Veja
que voc pode

definir um texto
automtico para
seus colegas de
trabalho (Dentro
de Minha
Organizao) e
outro para as
demais pessoas
(Fora de Minha Organizao).
63
FORMAO OUTLOOK
Etapas rpidas
O recurso Etapas rpidas do Outlook permite como o prprio nome diz agilizar o trabalho com emails. Alguns programas similares ao Outlook apresentam recursos semelhantes, como por exemplo o
Lotus Notes, que chama o recurso de Timbre.
Etapas rpidas facilita muito o trabalho quando voc tem aes repetitivas com e-mails. Imagine, para
citarmos um exemplo comum, que vrios e-mails que cheguem at sua caixa de entrada peam os
dados de sua empresa (razo social, CNPJ, endereo etc). Crie um e-mail padro de resposta, assim:
1. Na Caixa de
Entrada,
grupo
Etapas
Rpidas,
clique no
boto Criar.
2. No quadro Editar
Etapas Rpidas que
aparece, digite um
nome para esta nova
etapa rpida.
3. Mais abaixo, na caixa

Escolher uma Ao,
role para baixo e
selecione Responder.
COMENTRIO O
Outlook apresenta
uma srie de aes
possveis para a
criao de etapas
rpidas. Pesquise
posteriormente as
demais etapas e veja
quais so teis para
seu trabalho dirio.
64
FORMAO OUTLOOK
4. Clique agora no link

Mostrar Opes.
no quadro de
opes que aparece
que voc vai definir o
texto para sua
resposta padro.
5. Em Assunto, digite o
assunto digite o
assunto padro para
este tipo de resposta.
6. Em Texto, digite um
texto padro para
este tipo de resposta.
quando terminar.
DICA Se quiser, voc
pode adicionar mais

aes em uma mesma
etapa rpida.
5
65
FORMAO OUTLOOK
Pronto, agora todas as vezes que chegar um e-mail que voc precisa enviar esta resposta padro, s
clicar na etapa rpida correspondente.
Clique na etapa rpida

Dados da Empresa...
...para abrir um e-mail de

resposta parcialmente digitado.
Um e-mail de resposta j aparece parcialmente digitado, tal como voc definiu na etapa rpida.
Agora completar com outras informaes desejadas.
66
FORMAO OUTLOOK
Outlook
Outlook sempre aberto no Calendrio
No incio do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou atender telefonemas, comece
analisando o que j est marcado. Para isso melhor o Outlook exibir logo de incio o Calendrio.
1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Avanado.
2. Na seo Inicializao e sada do Outlook, escolha Iniciar o Outlook nesta pasta: Calendrio.
2
1
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FORMAO OUTLOOK
Arquivo morto
1) Qual a utilidade do arquivo morto?
O arquivo morto padro do Outlook armazena no s e-mails, mas tambm itens de calendrio e
tarefa.
2) Qual a vantagem do arquivo morto padro do Outlook?
Usar o arquivo morto padro do Outlook bastante recomendvel, porque no processo itens antigos
so MOVIDOS para uma pasta de backup, liberando espao no disco de trabalho e tornando o
Outlook mais leve e menos sujeito a travamentos.
3) Como habilitar o arquivo morto automtico?
a. Escolha os comandos Arquivo, Opes.
b
c
b. No quadro Opes do Outlook, clique em Avanado.

c. Nas opes avanadas de configurao do Outlook, clique no boto Configurao para
AutoArquivar.
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d. No quadro AutoArquivar, voc define:
Executar AutoArquivar a cada 14

dias: de quanto em quanto tempo o
auto-arquivamento feito;
Eliminar itens anteriores a 6 meses:

idade dos itens que devem ser
arquivados;
Mover itens antigos para: nome do

arquivo que guardar todos os
itens.
4) Como acessar depois o arquivo morto, caso seja necessrio rever itens antigos?
a. Escolha os comandos Arquivo, Abrir.
b. Clique em Abrir Arquivo de Dados do
Outlook.
c. Indique o arquivo que voc definiu nas
opes do Outlook como destino dos
arquivamentos (o
nome padro
archive.pst).
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FORMAO OUTLOOK
Criar uma pasta particular no Outlook

Uma pasta particular armazena
informaes usadas no Outlook,
desde e-mails at compromissos
de calendrio, tarefas, anotaes e
contatos.
Para criar uma pasta particular:

1. Na guia Pgina Inicial, clique no
boto Novos Itens.
2. Na lista que aparece, escolha

Mais Itens.
3. Escolha em seguida Arquivo de

Dados do Outlook.
4. Escolha um local para o arquivo
de dados.
ATENO Se voc escolher gravar
o arquivo de dados localmente

em seu computador esta a
opo mais
comum nas
empresas
lembre-se de que
o backup
provavelmente
ser sua
responsabilidade.
5. Digite um nome
para o arquivo de
dados.
6. Clique em OK
quando terminar.
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O arquivo de dados novo aparece no painel de navegao.

COMENTRIO Um arquivo de dados do Outlook sempre
criado com duas subpastas, Itens Excludos e Pastas de

Pesquisa. Se voc exclui qualquer item deste arquivo (email, contato, anotao, compromisso ou tarefa), este item
fica armazenado na pasta Itens Excludos deste arquivo de
dados.
Alterar o nome de uma pasta particular do Outlook

Muitas vezes voc precisa mudar o nome de uma pasta
particular do Outlook. Felizmente o processo simples.
1. Pressione o boto DIREITO do mouse sobre a pasta
particular.
2. Na lista que aparece, escolha Propriedades de Arquivo
de Dados.
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FORMAO OUTLOOK
3. No quadro Propriedades de Administrao, clique

no boto Avanado.
4. No quadro Arquivo de Dados do Outlook, digite o

novo nome desejado.
5
DICA Veja que voc pode atribuir/alterar uma
senha para
5. Clique em
este arquivo, s clicar no boto Alterar Senha.

OK sucessivamente at fechar todos os quadros abertos.
Pronto,
arquivo de dados agora tem novo nome.
COMENTRIO
No mudamos o nome do arquivo fsico, alteramos

nome em que ele conhecido e exibido no Outlook.
apenas o
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FORMAO OUTLOOK
Fechar uma pasta de armazenamento de e-mail na Lista de Pastas

Nem sempre voc precisa deixar uma pasta
particular aberta, principalmente se esta pasta for
o arquivo morto.
Para fechar uma pasta particular:

1. Pressione o boto DIREITO do mouse sobre o
nome da pasta que voc quer fechar.
2. Escolha Fechar Nome_da_pasta.
Abrir uma pasta particular
1. Escolha Arquivo, Abrir.
2. Selecione Abrir Arquivo de
Dados do Outlook.
3. Selecione o arquivo que
deseja exibir no Painel de
Navegao.
1
2
4. Clique em OK.
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Apostila Outlook

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Envio de e-mail com hora marcada ..........................................................................................................40

Compromisso: atividade que envolve apenas voc.

avisa quando h algum problema de agendamento.

a caixa O dia inteiro.

COMENTRIO Quando voc seleciona o

compromisso, o Outlook mostra a

Criar uma entrada do calendrio a partir de um e-mail

O corpo do e-mail exibido no corpo do compromisso.

duas setas circulares, apontando uma para a outra.

3. No quadro Compromisso que aparece, clique no boto

Aparece a linha Para em seu

convidados podem ter trs status

Agora que todos esto endereados,

Os feriados ficam por conta do Outlook

2. Na seo Opes de calendrio, clique no boto

4. Clique em OK para inserir os feriados.

Definir um padro para os lembretes

Mudar o intervalo de horrios no calendrio

Para permitir que outra pessoa abra seu calendrio:

1. Exiba seu calendrio.

A figura ao lado mostra

Com a opo de compartilhamento atribuda, basta a outra pessoa abrir o calendrio:

6. Clique na opo Pasta de Outro Usurio.

2. Informe a data de aniversrio na linha

O Outlook mostra todas as

Contato na Mesma Empresa

Voc j tem um contato de uma empresa e

1. Selecione o contato j existente.

Localizando um contato pelas letras iniciais

Localizando um contato pela caixa Pesquisar Contatos

2. Para visualizar novamente TODOS os contatos, clique no boto x (Limpar pesquisa).

Filtrando contatos localizados

Interpretando cada componente desta frase:

O sinal - exclui alguma coisa da pesquisa;

DICA 1 Se quiser, voc pode criar uma

categoria diferente das listadas:

DICA 2 Em vez de criar uma categoria

nova, voc pode RENOMEAR as

Selecionando contatos categorizados

Aparece a guia Ferramentas de Pesquisa, com seus botes associados.

2. No quadro Grupo de Contatos que

Criando anotaes no desktop

As anotaes Outlook parecem de propsito post-its. E tal como um

que aparece no canto superior

2. Escolha Salvar como.

a anotao diretamente para a

Atribuir uma tarefa

2. Na linha Para que

Esta opo j aparece

4. Voc tambm pode receber um

Esta opo j aparece assinalada, tal sua importncia.

Aproveite a rea de comentrios da tarefa e digite outras informaes importantes

Tarefas atribudas consideraes

recuperar a propriedade dela, colocando-a de volta na sua prpria lista de tarefas.

Executando tarefas recebidas

3. Clique em Salvar e Fechar

- Exibir as tarefas que voc atribuiu a outras pessoas.

3. Clique no boto Atribudo.

3. Visualize os nomes em Lista atualizada (lista no mostrada nesta figura acima).

Enviar um relatrio de status ou um comentrio sobre uma atribuio de tarefa

atribuda a voc, os nomes das

Exibir suas tarefas

Ver Barra de Tarefas Pendentes