Carlos Abbud Preservação Digital Na Gestão Da Informação

unesp
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

JLIO DE MESQUITA FILHO
Faculdade de Filosofia e Cincias
Campus de Marlia
JOS CARLOS ABBUD GRCIO
PRESERVAO DIGITAL NA GESTO DA INFORMAO:

UM MODELO PROCESSUAL PARA AS INSTITUIES DE
ENSINO SUPERIOR
Marlia
2011


ENSINO SUPERIOR
Tese apresentada ao Programa de Ps-Graduao

em Cincia da Informao da Universidade
Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho,
Campus de Marlia, como requisito para obteno
do ttulo de Doutor em Cincia da Informao.
rea de concentrao: Informao, Tecnologia e
Conhecimento.
Linha de Pesquisa: Gesto, Mediao e Uso da
Informao
Orientadora: Profa. Dra. Brbara Fadel
Marlia
2011

Ficha Catalogrfica
Servio de Biblioteca e Documentao UNESP - Campus de Marlia
G731p
Grcio, Jos Carlos Abbud.

Preservao digital na gesto da informao: um
modelo processual para as instituies de ensino superior /
Jos Carlos Abbud Grcio. Marlia, 2011.
223 f. ; 30 cm.
Tese (Doutorado em Cincia da Informao) Faculdade
de Filosofia e Cincias, Universidade Estadual Paulista, 2011.
Bibliografia: f. 213-223.
Orientador: Brbara Fadel.
1. Preservao digital. 2. Documentos eletrnicos. 3.
Gerenciamento da informao - Modelos. 4. Tecnologias de
informao e comunicao. 5. Universidades e faculdades. 6.
Cultura organizacional. I. Autor. II. Ttulo.
CDD 025.1714


ENSINO SUPERIOR
Tese apresentada ao Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da
Universidade Estadual Paulista Jlio de Mesquita Filho, UNESP campus de
Marlia, como requisito parcial para a obteno do ttulo de Doutor em Cincia da
Informao.
rea de concentrao: Informao, Tecnologia e Conhecimento.
Linha de Pesquisa: Gesto, Mediao e Uso da Informao
Orientadora: Profa. Dra. Brbara Fadel
Marlia, 21 de maro de 2011.
BANCA EXAMINADORA
__________________________________________________________________
Profa. Dra. Brbara Fadel (Orientadora)
Universidade Estadual Paulista / UNESP
__________________________________________________________________
Profa. Dra. Marta Lgia Pomim Valentim
_________________________________________________
Prof. Dr. Jos Remo Ferreira Brega
_________________________________________________
Prof. Dra. Camila Carneiro Dias Rigolin
Universidade Federal de So Carlos / UFSCAR
_________________________________________________
Prof. Dr. Silvio Carvalho Neto
Centro Universitrio de Franca / Uni-FACEF

Dedicatria
minha esposa Maria Cludia Cabrini Grcio, que nos

momentos difceis me deu todo seu apoio, incentivo e
confiana. Voc, que amo muito, faz parte dessa
conquista.
Aos meus filhos Caio e Paula, razo de ser da minha vida

e que me fazem ter orgulho de ser pai.
Aos meus pais lio (em memria) e Olinda que, com seus
esforos, me deram educao e estudo para que eu
pudesse ter uma profisso, uma famlia e chegar at aqui.

Agradecimentos
professora Doutora Brbara Fadel, que me orientou nessa pesquisa,
por seu apoio, confiana, dedicao, competncia e conhecimento.
s professoras Doutoras Marta Lgia Pomim Valentim e Plcida
Leopoldina Ventura Amorim da Costa Santos, pelas valiosas contribuies dadas na
qualificao.
Aos docentes do curso de ps-graduao em Cincia da Informao da
UNESP de Marlia, pelos ensinamentos transmitidos.
A todos os funcionrios da Biblioteca e da seo de ps-graduao em
Cincia da Informao da UNESP de Marlia.
A minha esposa Cludia e aos meus filhos Caio e Paula.
Aos meus colegas do Comit Superior de Tecnologia da Informao da
UNESP e do Servio Tcnico de Informtica, por entenderem a importncia dessa
pesquisa e por colaborarem comigo durante os perodos em que estive afastado. Em
especial meu agradecimento ao Dcio e ao Bruno.
A todos os meus amigos de turma que, alm da agradvel convivncia,
me proporcionaram debates importantes durante todo o curso.
A todas as pessoas que, direta ou indiretamente, colaboraram para a
realizao desta pesquisa.
A Deus, por tudo e por todos que colocou em minha vida.

GRACIO, J. C. A. Preservao digital na gesto da informao: um modelo

processual para as instituies de ensino superior. Marlia, 2011. 223f. Tese
(Doutorado em Cincia da Informao) Faculdade de Filosofia e Cincias,
Universidade Estadual Paulista, Marlia. 2011.
Resumo
A sociedade atual tem presenciado uma mudana de cultura na utilizao das
informaes, advinda principalmente da inveno dos computadores e do
surgimento da Internet. Nesse contexto, surge um grande desafio a ser enfrentado,
que a preservao das informaes digitais, principalmente em funo das
ininterruptas mudanas e avanos das tecnologias de informao e comunicao
(TIC) e do ambiente no qual essas informaes esto inseridas, e, com ele, uma
nova rea de pesquisa, a preservao digital, com sua pauta prpria de problemas,
como a obsolescncia tecnolgica dos equipamentos (hardware), dos programas de
computador (software), dos suportes e dos formatos de armazenamento. Alm dos
problemas tcnicos, a preservao digital envolve tambm aspectos culturais, legais
e administrativos. Apesar de as discusses sobre a preservao digital serem uma
preocupao crescente no contexto atual, esta pesquisa justifica-se por se observar,
na literatura, a necessidade de um aprofundamento das questes relativas ao tema,
uma vez que existem ainda poucas iniciativas nacionais e uma carncia de modelos
de gesto para preservao digital que abordem todos os aspectos a ela
relacionados. Como a aplicabilidade da preservao digital extensa, adotaram-se
as instituies de ensino superior (IES) como universo desta pesquisa, devido
exploso documentria em meio digital que tem sido observada nessas instituies,
em razo principalmente do grande crescimento das atividades de ensino, pesquisa
e extenso. Nesse sentido, esta pesquisa tem como objetivo propor um modelo
processual de gesto para preservao da informao digital em uma IES, por meio
de um aprofundamento dos estudos sobre todos os aspectos envolvidos na
preservao digital e dos principais modelos de gesto da informao, que atenda e
possa ser adequado a qualquer tipo de IES, de objeto digital e de tipo de informao
acadmica, com a cultura organizacional permeando todos os processos. Para
tanto, utiliza-se a metodologia da pesquisa exploratria, com a finalidade de
proporcionar uma viso mais ampla sobre o tema, por meio de levantamento e
reviso bibliogrfica dos temas relacionados preservao digital e gesto da
informao nas IES. A hiptese que um modelo de gesto venha contribuir para
uma administrao eficiente da preservao digital, organizando e padronizando os
processos envolvidos, bem como preenchendo uma lacuna apontada na pesquisa.
Pode-se concluir que a preservao digital deve estar inserida nos objetivos das
IES, utilizando um modelo de gesto que permeie as polticas, a estrutura
administrativa, os recursos financeiros e de pessoal, as equipes multidisciplinares e
os recursos tecnolgicos, fazendo parte dos projetos da rea de tecnologia da
informao (TI). O modelo deve abranger todos os aspectos da preservao digital,
com critrios e objetivos pr-estabelecidos, utilizando normas e procedimentos que
sejam do conhecimento de toda IES.
Palavras-chave: Preservao Digital. Aspectos da Preservao Digital. Instituio de
Ensino Superior. Gesto da Informao. Cultura Organizacional. Documentos
Eletrnicos. Documentos Digitais. Tecnologias de informao e comunicao.
GRACIO, J. C. A. Digital Preservation in Information Management: a processual

model for Higher Education Institutions. Marlia, 2011. 223f. Thesis (Information
Science Doctorate) Faculdade de Filosofia e Cincias, Universidade Estadual
Paulista, Marlia. 2011.
Abstract
Society has witnessed a cultural change in the use of information due to new
technologies, mainly to computers and Internet. In this context, preservation of digital
information emerges as a great challenge to be faced by information professionals,
mainly derived from the constant enhancements and changes in information and
communication technology (ICT), and in the environments in which information is
inserted. Along with this new challenge, a new research area has been initiated, that
of digital preservation whose agenda includes problems such as obsolescence of
technological equipment (hardware), of computer programs (software), of information
supports and of storage formats. Besides technological problems, digital preservation
involves cultural, legal and managerial aspects. Although the concerns of the
Information Area on the theme have been increasing, there is a need in literature to
offer a sound theoretical discussion on issues related to it, and this is the proposal
which may turn this research relevant. From the infinite universe of digital
preservation applicability, the environment chosen for this research was that of
Higher Education Institutions (HEI), where there has been an explosion of documents
in digital form produced by teaching-learning activities in graduation and post
graduation programs, research projects and community services. The aim of this
investigation is to propose a processual management model for digital information
preservation in HEI, by means of sound theoretical research on all the aspects
involved in the preservation process and on the main information management
models. The model should account for any type of HEI, any type of digital document,
any type of academic information, and organizational culture should guide all
processes. To achieve this goal, the exploratory methodology is adopted in order to
be able to obtain a full understanding of the theme, by means of bibliographical
reviewing. The hypothesis is that a model like the one proposed may contribute to an
efficient management of digital preservation, by organizing and setting the standard
for the processes. In theoretical terms, it may fill a gap verified in the literature.
Concluding, it is suggested that digital preservation be included in the objectives of
the technology information projects of the Higher Education Institutions, making use
of a management model which may guide the politics, the management structure, the
financial and human resources, the multidisciplinary staff and the technological
resources. The model should account for all aspects of digital preservation, with
criteria and pre-established objectives, making use of norms and procedures familiar
to all the HEI community.
Key words: Digital Preservation. Aspects of Digital Preservation. Higher Education
Institutions. Information Management. Organizational Culture. Electronic Documents.
Digital Documents. Information and Communication Technologies.
Lista de figuras
Figura 1. As organizaes do conhecimento.................................................................
28
Figura 2. Modelo processual de administrao da informao......................................
36
Figura 3. O processo de gerenciamento da informao................................................
39
Figura 4. Tarefas do processo de gerenciamento de informaes................................
42
Figura 5. O dilema dos suportes modernos...................................................................
63
Figura 6. Contexto da preservao digital......................................................................
82
Figura 7. Aspectos da preservao digital.....................................................................
83
Figura 8. Modelo de ambiente do OAIS.........................................................................
129
Figura 9. Obtendo informao do dado..........................................................................
130
Figura 10. Arquivo OAIS para dados externos...............................................................
130
Figura 11. Modelo funcional OAIS.................................................................................. 131

Figura 12. Classificao das estratgias de preservao..............................................
151
Figura 13. Degradao do objeto digital ao longo de sucessivas migraes................. 157

Figura 14. Expectativa de vida para vrias mdias de armazenamento de informao.
161
Figura 15. Modelo processual de preservao digital para gesto da informao........
171
Figura 16. Organograma das equipes multidisciplinares...............................................
175
Figura 17. Processo de identificao das necessidades................................................ 178

Figura 18. Processo de seleo.....................................................................................
182
Figura 19. Processo de descarte e manuteno............................................................
184
Figura 20. Tratamento e armazenamento para objetos digitais novos..........................
188
Figura 21. Tratamento e armazenamento para objetos digitais sob custdia da IES....
190
Figura 22. Tratamento e armazenamento para objetos digitais descartados................
193
Figura 23. Desenvolvimento de produtos e servios...................................................... 196

Figura 24. Distribuio e acesso....................................................................................
198
Figura 25. Processo de uso............................................................................................ 201

Figura 26. Processo de monitoramento informacional...................................................
204
Lista de quadros
Quadro 1: Aspectos da gesto da informao e da gesto do conhecimento...............
31
Quadro 2. Elementos da cultura.....................................................................................
47
Quadro 3. Nveis da cultura............................................................................................
48
Quadro 4. Espcies de comportamento.........................................................................
53
Quadro 5. Estrutura para as atividades de preservao tradicional e digital.................
69
Lista de abreviaturas e siglas

ABNT
Associao Brasileira de Normas Tcnicas
CAMILEON
Creative Archiving at Michigan and Leed: Emulating the old

and the new
CCSDS
Consultative Committee for Space Data Systems
CD
Compact Disk
CD-ROM
Compact Disk Ready Only Memory
CEDARS
CURL Exemplars in Digital Archives
CONARQ
Conselho Nacional de Arquivos
CORDS
Copyright Office Electronics Registration, Recordation on

Deposit System
DC
Dublin Core
DCMI
Dublin Core Metadata Initiative
DPE
Digital Preservation Europe
DVD
Digital Video Disk
EAD
Encoded Archival Description
EME
Equipe multidisciplinar executiva
EMN
Equipe multidisciplinar normativa
ERPANET
Electronic Resource Preservation and Access Network
FDA
Foundation for Documents of Architecture
FGDC
Federal Data Geographic Committee
FITS
Flexible Image Transport System
GILS
Global Information Locator System
IEC
International Electrotechinal Commission
IES
Instituies de Ensino Superior
IIPC
International Internet Preservation Consortium
INTERPARES
International Research on Permanent Authentic Records in

Electronic System
ISO
International Organization for Standardization
LAMCE
Laboratrio de Mtodos Computacionais em Engenharia
LC
Library of Congress
MARC
Machine Readable Cataloging
METS
Metadata Encoding and Transmission Standard
MinC
Ministrio da Cultura
MOA2
Making of America II
NARA
National Archives and Records Administration

NCSA
National Center for Supercomputing Applications
NDIIPP
National Digital Information Infrastructure and Preservation

Program
NEDLIB
Networked European Deposit Library
NIST
National Institute of Standards and Technology
NLA
National Library of Australia
OAI
Open Access Initiative
OAIS
Open Archive Information System
OASIS
Organization for the Advancement of Structured Information

Standards
OCLC
Online Computer Library Center
ODF
Open Document Format
OMC
Organizao Mundial do Comrcio
P&D
Pesquisa e Desenvolvimento
PADI
Preserving Access to Digital Information
PANDORA
Preserving and Accessing Networked Documentary

Resources of Australia
PDF
Portable Document Format
PDF/A
Portable Document Format A
PRISM
Preservation, Reliability, Interoperability, Security, Metadata
REACH
Record Export for Art and Cultural Heritage
RFC
Request for Comments
RLG
Research Library Group
SAIF
Spatial archieve and interchange format
SGBD
Sistema Gerenciador de Banco de Dados
TDR
Trust Digital Repository
TIC
Tecnologias de informao e comunicao
UNESCO
United Nations Educational, Scientific and Cultural

Organization
UNESP
Universidade Estadual Paulista
UNICAMP
Universidade Estadual de Campinas
W3C
World Wide Web Consortium
WEB
Sinnimo de World Wide Web
WIPO
World Intellectual Property Organization
WWW
World Wide Web
XML
Extensible Markup Language

SUMRIO
Lista de figuras ............................................................................................................ 9
Lista de quadros ........................................................................................................ 10
Lista de abreviaturas e siglas .................................................................................... 11
INTRODUO .......................................................................................................... 15
1
GESTO DA INFORMAO ......................................................................... 22
1.1
Informao e conhecimento............................................................................ 23
1.2
Gesto da informao e do conhecimento ..................................................... 26
1.3
Modelos de gesto da informao .................................................................. 34
1.3.1 Modelo processual de gesto da informao de Choo ................................... 35

1.3.2 Modelo de gesto da informao de Davenport e Prusak .............................. 39
1.3.3 Modelo de gesto da informao de McGee e Prusak ................................... 42
2
CULTURA ORGANIZACIONAL ..................................................................... 46
PRESERVAO DIGITAL ............................................................................. 55
3.1
Informao digital ........................................................................................... 55
3.2
Definio de preservao digital ..................................................................... 64
3.3
Caractersticas da preservao digital ............................................................ 67
3.4
Iniciativas de preservao digital .................................................................... 74
3.5
Aspectos da preservao digital ..................................................................... 81
PRESERVAO DIGITAL: ASPECTOS ORGANIZACIONAIS .................... 84
4.1
Objetivos da instituio ................................................................................... 84
4.2
Polticas de preservao digital ...................................................................... 87
4.3
Equipe multidisciplinar .................................................................................... 92
4.4
Responsabilidades ......................................................................................... 96
4.5
Recursos financeiros ...................................................................................... 98
4.6
Autenticidade .................................................................................................. 99
PRESERVAO DIGITAL: ASPECTOS LEGAIS ....................................... 105
5.1
Leis ............................................................................................................... 105
5.2
Atos administrativos ...................................................................................... 106
5.3
Direito autoral ............................................................................................... 109
5.3.1 Histrico ........................................................................................................ 112

5.3.2 Os direitos autorais no Brasil ........................................................................ 114
5.3.3 Os direitos autorais e a informao digital .................................................... 118

PRESERVAO DIGITAL: ASPECTOS TCNICOS.................................. 122
6.1
Seleo e descarte ....................................................................................... 122
6.2
Modelos, padres e iniciativas ...................................................................... 126
6.3
Metadados .................................................................................................... 133
6.3.1 Padro Dublin Core - DC .............................................................................. 139

6.3.2 Padro Metadata Encoding and Transmission Standard - METS ................. 142
6.4
Infraestrutura tecnolgica ............................................................................. 144
6.5
Repositrios institucionais ............................................................................ 147
6.6
Estratgias de preservao .......................................................................... 150
6.6.1 Conservao do objeto digital no seu formato original ................................. 152

6.6.2 Conservao do contedo intelectual do objeto digital ................................. 154
6.7
Suporte ......................................................................................................... 160
MODELO PROCESSUAL DE PRESERVAO DIGITAL PARA GESTO
DA INFORMAO ................................................................................................. 164

7.1
Identificao das necessidades .................................................................... 177
7.2
Seleo, descarte e manuteno ................................................................. 181
7.3
Organizao, tratamento e armazenamento................................................. 186
7.4
Desenvolvimento de produtos e servios ..................................................... 194
7.5
Distribuio e acesso .................................................................................... 197
7.6
Uso ............................................................................................................... 200
7.7
Monitoramento informacional........................................................................ 202
CONSIDERAES FINAIS .................................................................................... 207

REFERNCIAS....................................................................................................... 213

INTRODUO
Na sociedade atual, tanto os cidados como as instituies tm

presenciado uma mudana de cultura na utilizao das informaes em relao
forma de comunicao e organizao, advinda principalmente da inveno e
popularizao dos computadores e do surgimento da Internet, influenciando a
interao entre as pessoas e o acesso, intercmbio e compartilhamento de
informaes. Esse contexto tem afetado a rotina das pessoas e das instituies,
trazendo benefcios e desafios, como o maior acesso e utilizao da informao
digital, mas tambm uma maior dependncia desse tipo de informao.
Por ser um ambiente aberto, a Internet por meio de sua
infraestrutura tecnolgica tornou-se um dos meios mais utilizados para o
armazenamento, a disseminao, a busca e a recuperao de informaes digitais,
em que as pessoas podem postar informaes e torn-las disponveis para acesso
livre ou no.
No universo digital, para atender adequadamente s demandas das
pessoas e das instituies por informaes e servios, que crescem com a evoluo
das tecnologias de informao e comunicao (TIC), exige-se cada vez mais o
tratamento adequado das informaes nele disponibilizadas e das tecnologias de
informao utilizadas no armazenamento e acesso dessas informaes.
Esse universo digital, que tem como uma de suas caractersticas o
ambiente tecnolgico e cientfico em constante mudana e evoluo, tem
demonstrado a necessidade de preservar adequadamente um novo tipo de
patrimnio - a informao digital - armazenada nos computadores e nos suportes
digitais, a fim de mant-la acessvel durante um longo perodo de tempo e de
minimizar a influncia do fenmeno da obsolescncia tecnolgica que a atinge.
Nesse contexto, surge um grande desafio a ser enfrentado, que a
preservao das informaes digitais, principalmente em funo das ininterruptas
mudanas e avanos das TIC e do ambiente no qual essas informaes esto
inseridas, e, com ele, uma nova rea de pesquisa - a preservao digital.
Um dos desafios a serem enfrentados na preservao digital referese obsolescncia tecnolgica dos equipamentos (hardware), dos programas de

computador (software), dos suportes de armazenamento, alm das mudanas

constantes nos formatos dos arquivos.
Alm da obsolescncia, outros desafios so: a necessidade de uma
cultura de preservao digital, tanto nos criadores da informao digital como nas
instituies responsveis em preserv-la; o custo elevado para as aes de
preservao digital, que exige recursos financeiros permanentes no oramento das
instituies; a implantao de um modelo de gesto que atenda s caractersticas da
preservao digital. Assim, esses desafios requerem da preservao digital a busca
de solues para a recuperao (futura) das informaes armazenadas em meio
digital.
A Organizao das Naes Unidas para a Educao, a Cincia e a
Cultura (UNESCO) aponta que a preservao digital [...] requer um esforo
sustentado pelos governos, criadores, editores, indstrias e instituies que lidam
com o patrimnio digital, enfatizando a necessidade de cooperao entre pases,
com o objetivo de [...] garantir a criao, difuso e preservao do patrimnio digital
e acesso constante a esse patrimnio (UNITED..., 2003, traduo do autor).
Portanto, a preservao digital envolve aspectos tcnicos, legais,
administrativos e culturais, por lidar com um patrimnio institucional, a informao
digital.
Entretanto, para preservar a informao digital preciso definir o
que a preservao digital, analisar os aspectos que a norteiam, investigar como as
pessoas e as instituies esto tratando os problemas relacionados a ela, examinar
como gerenciar esse novo desafio e verificar qual o modelo de gesto pode ser
aplicado para que uma instituio defina claramente como preservar informaes
disponveis em formato digital.
Para Arellano (2004, p. 16), necessria a definio clara de
polticas de preservao digital, que sejam aplicadas sob um modelo de gesto, com
metas, aes e responsabilidades bem definidas, e ressalta:
[...] o desafio muito mais um problema social e institucional do que
um problema tcnico, porque, principalmente para a preservao
digital, depende-se de instituies que passam por mudanas de
direo, misso, administrao e fontes de financiamento.
Para o autor em questo, a preservao da informao digital um

dos grandes desafios do sculo XXI, e diversas iniciativas, em nvel mundial, se

multiplicam na busca de solues, principalmente para as informaes relacionadas

ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico de seus pases de origem.
Pesquisas (NATIONAL... (1997), UNITED... (2003), CONSELHO...
(2004), BOERES E ARELLANO (2005), GATENBY (2006), ONLINE... (2006)) tm
demonstrado uma preocupao cada vez maior das instituies1 com o problema da
preservao digital, mas tambm mostram que a maioria ainda carece de maior
sistematizao das atividades relacionadas ao tema e de uma cultura de
preservao digital por parte dos agentes que deveriam estar envolvidos nessas
atividades.
Nesta pesquisa, tem-se como foco as instituies de ensino superior
(IES), pblicas ou privadas, que, de acordo com a Lei n 9.394 - Diretrizes e Bases
da Educao Nacional -, so responsveis pela educao superior do pas (BRASIL,
1996) e esto credenciadas, de acordo com o Decreto n 5.773 (BRASIL, 2006),
como faculdades, centros universitrios ou universidades. O decreto destaca que
somente as universidades se caracterizam pela indissociabilidade do ensino, da
pesquisa e da extenso.
De acordo com as diretrizes da educao superior, disponvel no
Plano Nacional de Educao (Lei n 10.171, de 2001), um pas que aspira ser
desenvolvido e independente necessita de um forte sistema de educao superior.
Nesse contexto, a importncia das IES, principalmente as universidades e centros
de pesquisa, sustenta-se na constatao de que a produo do conhecimento a
base do desenvolvimento cientfico e tecnolgico, que cria o dinamismo das
sociedades atuais (BRASIL, 2001). Desse modo, essas instituies possuem
informaes digitais relevantes para elas prprias e para a sociedade e necessitam
assim ser preservadas para que estejam disponveis no futuro, como um registro do
conhecimento produzido. A responsabilidade pela preservao desse conjunto de
informaes passa pelo tratamento dos aspectos envolvidos na preservao digital e
pela gesto das equipes de profissionais envolvidos.
A gesto adequada das equipes pode minimizar problemas que
podem levar perda parcial ou total das informaes a serem preservadas, e dentre
esses problemas destacam-se: adulterao da informao contida no documento

!" #$%&!"
' " !"( $
digital; definio de formatos e suportes no adequados nas atividades de migrao

e refrescamento, talvez irrecuperveis no futuro; alterao ou perda da estrutura dos
documentos digitais originais; perda da informao e/ou dos metadados de contedo
e de preservao.
Outra preocupao a necessidade de conhecimento das leis e
normas sobre preservao digital, que no Brasil so escassas. Para isso
necessrio que as IES conheam as leis existentes (internacionais e nacionais) por
meio da participao de profissionais da rea jurdica nas atividades de gesto, alm
de definir institucionalmente, quando necessrias, normas, regulamentos, portarias e
leis prprias.
Apesar de as discusses sobre a preservao digital serem uma
preocupao crescente no contexto atual, esta pesquisa justifica-se por se observar,
na literatura, a necessidade de um aprofundamento das questes relativas ao tema,
uma vez que existem ainda poucas iniciativas nacionais e algumas tratam de
solues pontuais para informaes digitais especficas. Tambm possvel
observar que no existem, nas IES, modelos de gesto que abordem todos os
aspectos relacionados preservao digital.
Como a aplicabilidade da preservao digital extensa, adotou-se a
IES como universo desta pesquisa, pelas seguintes razes: por suas caractersticas
de um ambiente de inovao; por desenvolverem novas pesquisas onde os
resultados so destinados sociedade; por possurem um conjunto extenso de
informaes digitais de ensino, pesquisa e extenso relevantes para o
desenvolvimento cientfico, poltico, econmico e social do pas. Assim, diante
dessas caractersticas, as IES necessitam de uma gesto eficiente para a
preservao das informaes digitais sob sua custdia.
Portanto, esta pesquisa tem como objetivo contribuir para a rea de
Cincia da Informao, propondo um modelo processual de gesto para
preservao da informao digital em uma IES, por meio de um aprofundamento dos
estudos sobre todos os aspectos envolvidos na preservao digital e dos modelos
de gesto da informao que atendam s necessidades das instituies e tratem
das questes tecnolgicas, culturais, administrativas, gerenciais e operacionais. O
modelo, por ser abrangente e geral, busca atender e adequar-se a qualquer tipo de
IES, a todo tipo de objeto digital e a todo tipo de informao acadmica produzida
por seus docentes, funcionrios e discentes que fazem parte da histria e da cultura
das instituies.
Para atingir este propsito, definem-se os seguintes objetivos
especficos:
analisar os conceitos e as caractersticas da informao

digital, da cultura organizacional e da gesto da informao;
apresentar os principais modelos de gesto da informao;
examinar os desafios e ameaas para a preservao digital;
apresentar
caractersticas
conceito
e
as
de
preservao
principais
iniciativas
digital,
suas
nacionais
internacionais;
identificar os principais aspectos que envolvem a preservao

digital e como eles se inserem nas IES;
propor um modelo de gesto para os processos envolvidos na

preservao digital e identificar como os aspectos se
relacionam com cada processo dentro das caractersticas e
necessidades das IES.
Para tanto, utiliza-se a metodologia da pesquisa exploratria com a

finalidade de proporcionar uma viso mais ampla sobre o tema preservao digital,
por ser esse pouco explorado.
Os
procedimentos
metodolgicos
utilizados
baseiam-se
no
levantamento e reviso bibliogrfica nas principais bases de dados acadmicas

nacionais e internacionais sobre os temas principais relacionados preservao
digital e gesto da informao nas IES, e como essas instituies esto
gerenciando a questo da preservao de suas informaes armazenadas em meio
digital. O levantamento tambm buscou identificar os principais projetos implantados
e/ou em desenvolvimento.
Pode-se observar, na literatura, uma carncia de modelos de gesto
para preservao digital, que abordem polticas, critrios e aspectos para a
preservao de longo prazo nas IES, fato que demonstra que as instituies
desconhecem o assunto ou, quando conhecem, centralizam suas atividades de
preservao em aes especficas.

A partir da literatura levantada, levando-se em considerao os

conceitos tericos e os projetos de preservao digital encontrados, foram
realizadas anlises e arrolados os principais aspectos que envolvem a preservao
digital.
A proposta de um modelo processual de preservao digital para
gesto da informao surgiu desse conjunto de aspectos e da anlise de trs
modelos de gesto da informao: o Modelo Processual de Administrao da
Informao de Choo, o modelo de Davenport e Prusak chamado de Processo de
Gerenciamento da Informao e o modelo de McGee e Prusak intitulado Processo
de Gerenciamento de Informaes. Observou-se que esses modelos poderiam ser
utilizados como base para um modelo processual de preservao digital para gesto
da informao.
A hiptese que um modelo de gesto venha contribuir para uma
administrao eficiente da preservao digital, organizando e padronizando os
processos envolvidos, bem como preenchendo uma lacuna apontada na pesquisa.
Nesse sentido, defende-se a tese de que a preservao digital, em uma IES, deve
ser pautada pela adoo de um modelo processual de preservao digital para a
gesto das informaes sob custdia da instituio, por meio da administrao dos
processos envolvidos e dos aspectos organizacionais, legais e tcnicos relacionados
a cada processo. O modelo deve estar inserido na cultura organizacional e nas TIC
existentes e disponveis na instituio.
O desenvolvimento desta pesquisa foi organizado de acordo com os
captulos descritos a seguir.
O Captulo 1 - Gesto da Informao - trata do referencial terico
referente s questes da informao, do conhecimento e da gesto da informao, e
como a preservao digital se relaciona com todas elas. A partir dessas definies,
apresentam-se trs modelos de gesto da informao.
O Captulo 2 - Cultura Organizacional - analisa os conceitos
relacionados
cultura,
cultura
organizacional,
cultura
informacional
comportamento informacional, e suas relevncias para a gesto da informao e

para a preservao digital.
O Captulo 3 - Preservao Digital - descreve a informao digital,
suas caractersticas, seus desafios e seus problemas, principalmente no contexto
das IES. A partir dessa descrio, define a preservao digital, analisa suas

caractersticas e as principais iniciativas. Baseado nesses estudos, prope-se um

conjunto de 16 aspectos que so divididos em trs grupos e caracterizam a
preservao digital: Organizacional, Legal e Tcnico.
No Captulo 4 - Preservao Digital: aspectos organizacionais - so
apresentados os seis aspectos organizacionais relacionados preservao digital:
Objetivos da instituio, Equipe multidisciplinar, Responsabilidades, Recursos
financeiros, Autenticidade e Poltica de preservao digital.
No Captulo 5 - Preservao Digital: aspectos legais - so
apresentados os trs aspectos legais relacionados preservao digital: Leis, Atos
administrativos e Direitos autorais.
No Captulo 6 - Preservao Digital: aspectos tcnicos - so
apresentados os sete aspectos tcnicos relacionados preservao digital: Seleo
e descarte, Modelos, padres e iniciativas, Metadados, Infraestrutura tecnolgica,
Repositrios institucionais, Estratgias de preservao e Suporte.
O Captulo 7 - Modelo processual de preservao digital para gesto
da informao - prope um Modelo Processual de Preservao Digital para Gesto
da Informao para as IES, a partir da constatao da carncia na literatura de
modelos de gesto voltados para a preservao digital. A proposta baseada nos
trs modelos de gesto da informao apresentados no captulo 1 e gerencia os
processos e os aspectos relacionados preservao digital.
A pesquisa finalizada com a apresentao das Consideraes
Finais, que constituem uma sntese dos resultados obtidos e apontamentos quanto a
possibilidades de trabalhos em continuidade a essa pesquisa, e com as Referncias
utilizadas.

1 GESTO DA INFORMAO
A informao sempre foi uma ferramenta importante para as

pessoas e instituies ao longo dos tempos, uma vez que insumo para aquisio
de conhecimento e tomada de deciso, o que possibilita o crescimento e o
desenvolvimento da sociedade. notrio que o registro das experincias passadas
propicia um importante conjunto de informaes, por meio do qual se aprende e se
obtm conhecimento. Dessa forma, preservar os registros da histria e experincias
vividas ou construdas pela sociedade ou pelas organizaes constitui em uma
atividade essencial para o aprendizado e para a gerao de conhecimento.
A Cincia de Informao tem papel importante por tratar da
informao e do conhecimento, insumos necessrios para o desenvolvimento da
sociedade atual.
Para Saracevic (1999, p. 1062, traduo do autor), muitos esforos
so destinados s questes relativas ao tratamento da informao e do
conhecimento, e a Cincia da Informao um campo que tem um papel importante
nesse contexto por
[...] lidar no somente com a avalanche crescente de artefatos,
registros do conhecimento, ou objetos, mas tambm por lidar com as
pessoas que precisam, usam e interagem com esses registros para a
sua subsistncia e resoluo de problemas.
Para o autor, a Cincia da informao possui trs caractersticas que

so os motivos para sua existncia e evoluo: sua natureza interdisciplinar e a
relao de constantes mudanas entre essas disciplinas; sua relao com a
tecnologia da informao e sua evoluo; sua participao ativa na evoluo da
sociedade da informao e das relaes sociais e humanas.
Um dos pesquisadores que buscou conceituar a Cincia da
Informao foi Borko (1968, p. 5, traduo do autor), que a define como
[...] uma cincia interdisciplinar que investiga as propriedades e o
comportamento da informao, as foras que governam o fluxo e o
uso da informao e as tcnicas, tanto manual como mecnica, de
processamento da informao para o armazenamento, recuperao
e disseminao ideal.
O autor tambm destaca a importncia da relao entre teoria e

prtica e seus componentes de cincia pura e aplicada, pois investiga tanto a

informao como objeto, como sua aplicao prtica, fornecendo um corpus terico
sobre informao que propiciar a melhoria de vrias instituies e procedimentos
dedicados acumulao e transmisso de conhecimento (BORKO, 1968, p. 4).
Foskett (1980) apresenta a Cincia de Informao como uma rea
interdisciplinar
(Biblioteconomia,
Computao,
Psicologia,
Comunicao
Lingustica), relacionada aos problemas da comunicao e da transferncia do

conhecimento organizado.
Le Coadic (1996) define Cincia de Informao como o estudo das
propriedades gerais da informao (natureza, gnese e efeito), dos processos e
sistemas de construo, comunicao e uso dessa informao.
Destaca-se nas definies de Saracevic, Borko e Fosket a
preocupao com a questo interdisciplinar da Cincia da Informao, por tratar da
informao inserida em vrios contextos, como as tecnologias de informao,
comunicao, relaes sociais, relaes humanas, registro, armazenamento,
recuperao, uso, lingustica e outros.
Outra caracterstica a informao como objeto principal de estudo
e seu propsito de gerar conhecimento nos indivduos e nos seus espaos de
convivncia, proporcionando um instrumento modificador da conscincia humana e
de evoluo da sociedade, aliando os conceitos tericos a aplicaes prticas.
Mason (1990) afirma que os profissionais da informao devem ter
como objetivo disponibilizar a informao certa, da fonte certa, para o cliente certo,
no momento certo, no formato certo e a um custo compatvel.
1.1
Informao e conhecimento
Considerando as definies de Cincia da Informao, apresenta-se

a viso de alguns autores sobre o conceito de informao, objeto principal de estudo
da rea, conforme a linha de atuao de cada um.
Barreto (1999, p. 168) define informao como [...] conjuntos
significantes com a competncia e a inteno de gerar conhecimento no indivduo,
em seu grupo e na sociedade, conhecimento que tem como objetivo promover o
desenvolvimento do indivduo e da sociedade em que ele vive.

Le Coadic (1996) define informao como o sangue da Cincia da

Informao, ou seja, s interessa se circula e, sobretudo, se circula livremente,
tendo como objetivo final o seu uso e os resultados que so obtidos por ela.
Para Barite (2001, p. 43), a informao pblica e social, e est
disponvel, podendo ser medida (como os bits em um banco de dados) ou
apresentada de modos distintos para propsitos diferentes. O autor ainda define
dado como sendo toda unidade autnoma de saber, e informao como
[...] todo conjunto organizado de dados. Tanto os dados como a
informao em que esses so organizados so realidades objetivas
que podem estar fora (nos espaos sociais destinados informao)
ou dentro de ns (em nossas memrias)
Santos e SantAna (2002) definem informao como [...] um

conjunto finito de dados dotado de semntica e que tem a sua significao ligada ao
contexto do agente que a interpreta ou recolhe e de fatores como tempo, forma de
transmisso e suporte utilizado.
Dessa maneira, se o dado um registro autnomo que, isolado, no
possui significado, a informao um conjunto de dados dotado de significado, que,
ao circular de forma estruturada e organizada, permite o acesso das pessoas para
seu uso e interpretao, gerando novos conhecimentos a partir dos conhecimentos
prvios existentes.
Nesse sentido, os dados so matria-prima para a informao que,
por sua vez, tambm o para o conhecimento. Se a informao o dado
organizado e estruturado com significado, o conhecimento pode ser entendido como
a informao adquirida por uma pessoa e internalizada em sua mente, a partir de
conhecimentos prvios.
Estudiosos da rea de Cincia da Informao apresentam, na
literatura da rea, diversas definies para o conceito de conhecimento, algumas
das quais so apresentadas a seguir.
Para Dahlberg (1995), o conhecimento algo que pode ser
adquirido por um indivduo, por meio da prpria reflexo, com as informaes de que
ele dispe, como um processo individual, no podendo ser transferido.
Barite (2001, p. 44) define conhecimento como o processo
intelectual ou emocional que um indivduo realiza, a fim de entender um fenmeno
do mundo exterior e compreender seu resultado, reafirmando ou alterando suas
concepes.

Para Santos e SantAna (2002), conhecimento pode ser conceituado

como
[...] um conjunto de informaes contextualizadas e dotadas de
semntica inerente ao agente que o detm, seja a mente humana ou
no, e seu contedo semntico se dar em funo do conjunto de
informaes que o compem e de suas ligaes com outras
unidades de conhecimento, e do processo de contextualizao.
Para que possa gerar conhecimento em um indivduo, a informao

precisa chegar at ele, ou seja, precisa circular e ser transmitida em um intervalo de
tempo que atenda s necessidades do usurio e em um formato compreensvel.
Mas, para chegar at o indivduo, a informao deve estar registrada e armazenada,
seja na mente das pessoas ou em dispositivos como computadores, livros e outros.
Nesse contexto, importante a atuao dos arquivos, bibliotecas e museus, que se
caracterizam
por
registrar,
armazenar
disponibilizar
as
informaes
institucionalizadas, permitindo o acesso das pessoas s mesmas.

Nesse sentido, tudo pode ser traduzido em informao, ou seja, tudo
portador de informao, mas nem sempre ela pode ser traduzida em
conhecimento. Isso depende do indivduo e da sua competncia para produzir
conhecimento a partir daquela informao. Para obter conhecimento necessrio
que o indivduo tenha acesso informao e um conhecimento prvio que lhe
permita entender a informao acessada.
O conhecimento pode ser dividido em dois tipos: tcito e explcito. A
diferena entre ambos ilustrada por vrios autores, e entre eles pode-se citar
Nonaka e Takeuchi (1997) e Valentim (2003).
Esses autores definem que o conhecimento tcito pessoal e est
na mente das pessoas, so informaes acumuladas ao longo da vida, ligadas
experincia pessoal e ao modo de ser e pensar da pessoa, e, portanto subjetivo.
Devido a essas caractersticas, sua formulao e transferncia para outras pessoas
tornam-se mais difcil. Como exemplos tm-se os valores, as ideias, as experincias,
as prticas, as percepes, entre outros.
Para os autores, o conhecimento explcito aquele registrado em
algum suporte, de forma estruturada, que pode ser explicitado por meio de uma
linguagem formal, tornando disponvel seu acesso. Pode ser formalizado por meio
de textos, planilhas, imagens, e outros, alm de estar disponvel em algum tipo de

suporte, seja ele digital ou no, como papel, discos magnticos, CD-ROM, nas redes
de computadores, e outros.
Apesar de serem conceitos distintos na Cincia de Informao, a
informao e o conhecimento esto fortemente relacionados. O surgimento da
informao digital foi um catalisador para a relao entre eles, pois ampliou as
possibilidades de suporte para o registro das informaes produzidas pelos
indivduos e agilizou seu acesso. Entretanto, essa agilidade demandou a
necessidade de se criar mecanismos para facilitar o acesso s informaes.
Nesse contexto, as organizaes, instituies e as pessoas
necessitam
adaptar-se s constantes
mudanas
e avanos no ambiente
informacional no qual esto inseridas, acompanhando a dinamicidade da informao

e do conhecimento que estas podem gerar. Se o conhecimento est na mente das
pessoas, necessrio criar mecanismos para aproveit-lo, ou seja, criar uma gesto
adequada dos conhecimentos para que eles possam contribuir na gerao de novos
conhecimentos. Assim, deve-se dar importncia para a interao, informao e
conhecimento. Dessa forma, a organizao do conhecimento, a organizao da
informao, a gesto do conhecimento e a gesto da informao surgem como
reas de estudos importantes.
1.2
Gesto da informao e do conhecimento
A organizao do conhecimento tem um papel importante na

questo do acesso informao, pois procura oferecer subsdios tericos questo
do tratamento da informao.
Para Barite (2001), a organizao do conhecimento tem por objetivo
otimizar a circulao do conhecimento nas sociedades. Segundo o autor, uma de
suas premissas a de que o conhecimento se obtm a partir da informao, e, ao
socializar-se, transforma-se novamente em informao.
Para Brascher (2008, p. 5-6), a organizao do conhecimento est
relacionada cognio e aos conceitos, onde o resultado da cognio o
conhecimento e no a informao. Essa caracterstica a difere do conceito de
organizao da informao, que tem como objeto os registros de informao e o

objeto fsico. Para a autora, a organizao da informao tem como objetivo [...]
possibilitar o acesso ao conhecimento contido na informao, que necessita ser
organizada por meio da descrio fsica e de contedo dos objetos informacionais,
entendidos como unidades de informao organizvel, como textos, imagens, sons,
pginas Web, entre outros.
A descrio do objeto informacional est relacionada ao suporte de
informao e definida como a representao da informao, ou seja, [...] um
conjunto de elementos descritivos que representam os atributos de um objeto
informacional especfico (BRASCHER, 2008, p. 5).
Portanto, para Brascher (2008, p. 5), a organizao da informao
est relacionada com os registros de informao, trata dos objetos fsicos. A
descrio do contedo est relacionada ao conhecimento e a organizao do
conhecimento trata do mundo da cognio, das ideias e dos conceitos.
Para
Choo
(2003),
Organizao
do
Conhecimento
est
relacionada capacidade de integrar os processos de criao de significado

(interpretar as informaes do ambiente externo e estar atento s necessidades de
mudanas), de construo do conhecimento (como uma organizao cria e utiliza
suas informaes para converso em conhecimentos) e de tomada de deciso
(processamento e anlise das informaes) com o objetivo de gerar uma ao,
chamada de ao organizacional.
Na estrutura das Organizaes do Conhecimento de Choo, durante
a criao de significado, as informaes so necessrias para indicar as mudanas
no ambiente e para reduzir dvidas. Na construo do conhecimento, as
informaes so utilizadas para complementar o conhecimento e identificar formas
de realizar essa ao, e para a tomada de deciso, as necessidades esto
relacionadas com a fixao de limites, seleo de preferncias e limitao da busca
(CHOO, 2003, p. 405).
Nesse contexto,
[...] a criao de significado depende da construo de um consenso
mnimo.
A
construo
do
conhecimento
depende
do
compartilhamento do conhecimento tcito e explcito dos membros
da organizao. A tomada de decises depende de regras e
preferncias que preservem o que a organizao aprendeu no
passado e garantam sua viabilidade futura (CHOO, 2003, p. 402).
A Figura 1 mostra a estrutura proposta por Choo.

Figura 1. As Organizaes do conhecimento.
Fonte: Choo (2003, p. 31).
O conhecimento em uma organizao disseminado e transmitido

quando se consegue relacionar os conhecimentos tcito e explcito, que so
complementares e interdependentes. Esse relacionamento proporciona aos seus
membros um crescimento nos conhecimentos adquiridos, a partir de novas
informaes, sejam elas formais ou informais.
Um dos aspectos importantes para atingir esse objetivo a criao
de processos capazes de converter o conhecimento tcito em explcito, pois dessa
forma o conhecimento tcito transformado em informao registrada e
disponibilizada para a organizao e para as pessoas, podendo ser transformada
em novos conhecimentos, criando um ciclo de processos de converso contnuo e
complementar.
Nesse processo, importante que a organizao disponha de
polticas e estratgias que permitam preservar a informao registrada, para que a
mesma possa ser utilizada por seus membros quando necessrio. Sem o registro
dos conhecimentos tcitos, por meio de processos bem definidos, a organizao

corre o risco de perder informaes importantes, tanto para a tomada de deciso

como para o registro de sua histria.
A partir dos conhecimentos tcitos e explcitos e dos fluxos formais e
informais das informaes, necessrio entender como deve ser tratada a
administrao desses conhecimentos e informaes nas organizaes, e nesse
contexto se inserem os conceitos de Gesto do Conhecimento e Gesto da
Informao.
Para Leite (2005), a gesto do conhecimento refere-se [...] s
melhores formas de como as organizaes criam, compartilham e utilizam tanto o
conhecimento disponvel explicitamente quanto o conhecimento que reside na mente
de seus membros.
Para Valentim (2003), a gesto do conhecimento
[...] atua essencialmente nos fluxos informais de informao e no
conhecimento tcito, resgatando informaes internas fragmentadas
e transformando-as em representaes estruturadas e significativas
(conhecimento explcito) capazes de auxiliar o processo de
inteligncia competitiva, assim como corrigir aes em situaes
crticas, identificar oportunidades e gerar atividades antecipativas
frente concorrncia.
Dessa forma, a gesto do conhecimento busca: o desenvolvimento

da cultura organizacional que valorize o conhecimento; o mapeamento e
reconhecimento dos fluxos informais de informao; o tratamento, anlise e
agregao de valor s informaes, utilizando TIC; a transferncia do conhecimento
ou socializao do conhecimento no ambiente organizacional; a criao e
disponibilizao de sistemas de informao empresariais de diferentes naturezas
(VALENTIM, 2003).
Davenport e Prusak (1998, p. 19) destacam a dificuldade de
gerenciar o conhecimento, mas o consideram a informao mais valiosa porque
[...] algum deu informao um contexto, um significado, uma
interpretao; algum refletiu sobre o conhecimento, acrescentou a
ele sua prpria sabedoria, considerou suas implicaes mais amplas.
Para os meus propsitos o termo tambm implica a sntese de
mltiplas fontes de informao.
Os autores tambm apontam as dificuldades de incorporao do

conhecimento s mquinas, pelas necessidades de categorizao e localizao, e
de transferncia entre as pessoas ou grupos, apontando a importncia do

envolvimento humano nesse processo de transferncia de dados em informao e

de informao em conhecimento.
Portanto, por lidar tambm com informaes que no esto
registradas e que se inserem nos fluxos informais, a gesto do conhecimento tem no
fator humano um de seus aspectos principais e mais relevantes, lidando com a
necessidade de compartilhamento, socializao e uso do conhecimento dentro da
estrutura organizacional e utilizando, quando possvel, as TIC como ferramenta de
apoio.
Complementando essas atividades surge a Gesto da Informao,
que busca administrar os fluxos formais de informao tendo como objeto o
conhecimento explcito.
Para Valentim (2002), a gesto da informao [...] trabalha no
mbito do conhecimento explcito, ou seja, so dados e informaes que j esto
consolidados em algum tipo de veculo de comunicao e lida essencialmente com
os fluxos formais de informao. Destaca que os principais objetivos da gesto da
informao so: prospeco, seleo, obteno, mapeamento dos fluxos formais,
tratamento, anlise, armazenamento, disseminao, mediao, uso das TIC e
criao de produtos e servios. Pode-se acrescentar nesses objetivos a
preservao, tanto da informao digital como no digital.
Ponjun Dante (2007) apud Moraes e Fadel (2008b, p. 29) define a
gesto da informao como
[...] o processo mediante o qual se obtm, se desenvolve, ou se
utilizam recursos bsicos (econmicos, fsicos, humanos, materiais)
para o manejo da informao no mbito e para a sociedade a qual
serve. Tem como elemento bsico a gesto do ciclo de vida do
recurso, e ocorre em qualquer organizao.
A gesto da informao definida por Choo (2003, p. 403) como a

[...] administrao de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam,
distribuem e usam a informao e tem como objetivo bsico utilizar os recursos de
informao e a capacidade de informao da organizao para aprender e se
adaptar s mudanas de ambiente.
Valentim (2004) apresenta um quadro (Quadro 1) que aponta os
principais aspectos da gesto da informao e da gesto do conhecimento.

Quadro 1: Aspectos da gesto da informao e da gesto do conhecimento.

GESTO DA INFORMAO
GESTO DO CONHECIMENTO
MBITO
MBITO
Fluxos formais
Fluxos informais
OBJETO
OBJETO
Conhecimento explcito
Conhecimento tcito
ATIVIDADES BASE
ATIVIDADES BASE
Identificar demandas necessidades de

informao
Identificar demandas necessidades de

conhecimento
Mapear e reconhecer fluxos formais
Mapear e reconhecer fluxos informais
Desenvolver a cultura organizacional positiva

em relao ao compartilhamento/
socializao de informao
Desenvolver a cultura organizacional positiva

em relao ao compartilhamento/
socializao de conhecimento
Proporcionar a comunicao informacional de

forma eficiente, utilizando tecnologias de
informao e comunicao
Proporcionar a comunicao informacional de

forma eficiente, utilizando tecnologias de
Prospectar e monitorar informaes
Criar espaos criativos dentro da corporao
Coletar, selecionar e filtrar informaes
Desenvolver competncias e habilidades

voltadas ao negcio da organizao
Tratar, analisar, organizar, armazenar

informaes, utilizando tecnologias de
Desenvolver sistemas corporativos de
diferentes naturezas, visando o
compartilhamento e uso de informao
Elaborar produtos e servios informacionais
Fixar normas e padres de sistematizao da
informao
Retroalimentar o ciclo
Criar mecanismos de captao de

conhecimento, gerado por diferentes pessoas
da organizao
Desenvolver sistemas corporativos de
diferentes naturezas, visando o
compartilhamento e uso de conhecimento
Fixar normas e padres de sistematizao de
conhecimento
Retroalimentar o ciclo
Fonte: Valentim (2004)
No Quadro 1, observa-se que o uso das TIC comum tanto na

gesto do conhecimento como na gesto da informao, pois ambas esto inseridas
nos avanos e nas mudanas das tecnologias e dos sistemas de comunicao.
Outros aspectos observados que ambas buscam: identificar necessidades para o
mapeamento dos fluxos formais e informais; inserir o compartilhamento e o uso da
informao e do conhecimento na cultura organizacional e no desenvolvimento de
sistemas corporativos; sedimentar normas e padres de sistematizao; produzir
modificaes no ciclo de gerao e de armazenamento de novos conhecimentos e
de novas informaes.

Observa-se tambm que a gesto da informao busca, a partir da

coleta, tratamento e armazenamento da informao, desenvolver produtos e
servios que possibilitem o uso da informao; e a gesto do conhecimento est
mais voltada para o desenvolvimento de espaos e mecanismos que possibilitem o
compartilhamento e o uso do conhecimento entre os membros da organizao, por
meio de espaos e atividades, como reunies, eventos e outras.
A gesto da informao deve gerir as informaes registradas que
so produzidas e recebidas, independente de ser digital ou no e do tipo do suporte
utilizado para seu armazenamento, e que, por motivos legais ou institucionais, sero
utilizadas por pessoas ligadas instituio ou de fora da mesma.
Moraes e Fadel (2008a, p. 36) ressaltam que a gesto da
informao requer
[...] um domnio dos diferentes tipos de informaes que se manejam
na organizao; a dinmica de seus fluxos (representados em
diversos processos que transitam em cada informao); o ciclo de
vida da cada informao (includa a gesto de gerao de
informao, onde quer que ela ocorra); e o conhecimento das
pessoas sobre o manejo da informao e de sua cultura
informacional.
Especificamente, dentro das IES, reconhecidas como organizaes

de produo de conhecimento cientfico, a gesto da informao estratgica e se
faz tambm no contexto digital. Esse contexto cresce mais a cada dia, em funo de
ser um ambiente que permite um processo de comunicao gil, menos
dispendioso, que atinge um pblico maior, que facilita a interao entre os membros
das comunidades cientficas e potencializa a socializao do conhecimento. Alm
das informaes cientficas, as IES tm utilizado o contexto digital para o fluxo da
informao acadmica e administrativa. Entretanto, toda a gesto do conhecimento
cientfico, acadmico e administrativo produzido em formato digital est permeada
pela TIC e suas especificidades, entre elas a preservao digital.
Segundo Choo (2003, p. 403), a informao, para se tornar
estratgica para uma organizao, precisa ser transformada em conhecimento, e
isso possvel por meio da administrao dos recursos de informao, das
ferramentas tecnolgicas e dos padres de poltica, que constituem a infraestrutura
tecnolgica para a administrao da informao na organizao do conhecimento.
Para Moraes e Fadel (2008a, p. 35),

[...] as organizaes, cada vez mais, se do conta de que a

informao um recurso estratgico que tem custo, preo e valor.
Sendo assim, existe a necessidade dela ser gerenciada assim como
so os recursos financeiros, materiais e humanos.
importante que as organizaes valorizem seus recursos humanos

e os faam compreender a importncia do valor da informao e do conhecimento,
que, juntamente com as tecnologias de informao, formam a base para o bom
desempenho profissional (VALENTIM, 2003).
Para Moraes e Fadel (2008a, p. 36), a forma para uma organizao
alcanar uma vantagem competitiva [...] utilizar abordagens e mtodos de gesto
mais voltados s pessoas e propiciar a interao com a informao e com o
conhecimento. As autoras evidenciam que
A gesto da informao possui papel fundamental porque propicia a
melhoria dos fluxos informacionais, agregando dinamicidade, valor e
controle, atravs de mtodos, tcnicas, procedimentos e ferramentas
de gesto que otimizam o desempenho da organizao, mas sempre
com foco nas pessoas que participam do processo.
Portanto, apesar de os dois modelos de gesto se voltarem para os

mesmos objetivos, ou seja, subsidiarem as atividades e a tomada de deciso nas
organizaes, a gesto do conhecimento tem como objeto o conhecimento tcito, no
mbito dos fluxos informais (reunies, experincias, conhecimento, etc.), e a gesto
da informao trabalha com o conhecimento explcito, registrado em alguma forma
de suporte, no mbito dos fluxos formais (Web, pen-drive, DVD, papel, etc.).
A gesto da informao nas organizaes deve trabalhar com as
informaes digitais e no digitais, e a utilizao das tecnologias de informao e
comunicao, principalmente os computadores e a Internet, tm colaborado para
auxiliar a administrao desse complexo de informaes.
Entretanto,
as
organizaes
que
focam
seus
investimentos
financeiros na aquisio de tecnologias e na capacitao de seus funcionrios,

deixam para segundo plano o investimento na gesto das informaes relevantes
para a organizao. Dessa forma, no se alcana um avano significativo na
recuperao e o uso das informaes necessrias para a organizao. necessrio
tambm o investimento na gesto adequada dos processos envolvidos para que os
recursos tecnolgicos e humanos possam efetivamente atender as demandas das
pessoas pelas informaes necessrias.

A gesto da informao, ao tratar de informao registrada,

possibilita a aquisio do conhecimento contido nessa informao por parte das
pessoas no momento que elas desejam e no formato que possibilite o acesso
correto, a partir da gesto adequada dos processos envolvidos.
Destaca-se que a preservao digital est fortemente relacionada
com a gesto da informao por tratar da preservao da informao registrada,
com o objetivo de mant-la acessvel por um longo perodo de tempo, independente
do suporte a ser utilizado.
Elaborar um modelo de gesto da informao [...] depende de cada
organizao, de cada caso, pois as necessidades, interesses, problemas,
demandas, etc., so prprios de cada organizao (MORAES; FADEL, 2007, p.
110). Nesse sentido, analisaram-se trs modelos de gesto da informao
disponveis na literatura.
1.3
Modelos de gesto da informao
Os modelos tericos de gesto da informao trabalham no mbito

dos fluxos formais e com a informao registrada a partir dos conceitos de modelo,
processo e gesto da informao.
Sayo (2001, p. 83) define um modelo como [...] uma criao
cultural, um mentefato, destinado a representar uma realidade ou alguns dos seus
aspectos, a fim de torn-los descritveis qualitativa e quantitativamente e, algumas
vezes, observveis. O autor afirma que
Os modelos so aproximaes altamente subjetivas, no sentido de
no inclurem todas as observaes e mensuraes e medies
associadas, mas, como tais, so valiosas por ocultarem detalhes
secundrios e permitirem o aparecimento dos aspectos fundamentais
da realidade.
Um modelo tem como caractersticas modelar alguma coisa de

forma explanatria, seletiva e redutiva, [...] que pela eliminao de detalhes
acidentais, permitem o aparecimento de alguns aspectos fundamentais relevantes
ou interessantes do mundo real sob alguma forma generalizada, possibilitando que

essa coisa possa ser visualizada e compreendida de forma mais ampla, o que de
outra forma seria difcil (Sayo, 2001, p. 85).
Nesta pesquisa, entende-se processo como um conjunto de
atividades sequenciais ou no, necessrias para a consecuo de um objetivo, que
so realizadas a partir de uma entrada e geram um resultado. Utiliza a infraestrutura
e os recursos humanos e materiais para atingir seu objetivo, seguindo normas,
mtodos e/ou tcnicas. Norma aquilo que se estabelece como base ou medida
para a realizao ou a avaliao de alguma coisa (DICIONRIO, 2009); tcnica a
maneira ou jeito especial de executar ou fazer algo; e mtodo o conjunto de
tcnicas a serem realizadas para se chegar a determinado fim (GIL, 1999, p. 26).
Os modelos de gesto da informao devem ser pautados em uma
infraestrutura que abranja as TIC, os recursos de informao, as pessoas que fazem
parte dos processos e as polticas e padres adotados em uma organizao. Todos
eles devem tambm estar baseados na cultura organizacional.
Nessa pesquisa, adotam-se trs modelos clssicos de gesto da
informao que serviro de base para a proposta final: Choo (2003), McGee e
Prusak (1994) e Davenport e Prusak (1998), apresentados a seguir.
1.3.1 Modelo processual de gesto da informao de Choo
Ao analisar a informao organizacional em termos de necessidade,

busca e uso da informao, Choo (2003, p. 403) sugere um Modelo Processual de
Administrao da Informao, composto de um ciclo contnuo de seis processos
correlatos, descrito como [...] uma rede de processos que adquirem, criam,
organizam, distribuem e usam a informao. Os seis processos propostos por Choo
(2003) so: Necessidades de informao; Aquisio de informao; Organizao e
armazenamento de informao; Produtos/Servios/Distribuio da informao; Uso
da informao; Comportamento adaptativo.
O modelo proposto tem o objetivo de criar estratgias de
administrao da informao, e o autor afirma que [...] no corao da organizao
do conhecimento est a administrao dos processos de informao, que
constituem a base para criar significado, construir conhecimento e tomar decises

(CHOO, 2003, p. 17). Dessa forma, o modelo enfatiza a informao como pea
fundamental para a tomada de deciso dentro das organizaes. Por ser um modelo
cclico, as decises geram novas informaes que ao serem registradas podem ser
utilizadas para outras decises a serem tomadas no futuro.
A Figura 2 mostra o Modelo Processual de Administrao da
Informao e a relao entre os processos que o compem.
Figura 2. Modelo processual de administrao da informao.
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Fonte: Choo (2003, p. 404).
No diagrama presente na Figura 2, o processo de Identificao das

necessidades de informao surge de situaes e experincias especficas a partir
de problemas e incertezas, que tornam a informao significativa para os indivduos
em determinadas situaes (CHOO, 2003, p. 405).
Nesse contexto, as necessidades de informao, por estarem
relacionadas com vrias questes, so [...] incertas, dinmicas e multifacetadas, e
uma especificao completa s possvel dentro de uma rica representao de todo
o ambiente em que a informao usada (CHOO, 2003, p. 419).
Taylor (1991) apud Choo (2003, p. 406) sugere que a identificao
das necessidades passa pela determinao dos grupos de usurios que utilizam a
informao, pelo reconhecimento dos problemas, pelo ambiente profissional e social
onde esto inseridos e pelas formas de resolver o problema.
Segundo Choo (2003), a Aquisio da informao (Figura 2) um
processo crtico e complexo, pois envolve duas demandas opostas: necessidade de
lidar com uma quantidade grande e variada de informaes prprias e externas da

organizao e a necessidade da capacidade cognitiva do homem em lidar com esse

universo complexo. Essa variedade de informao [...] deve ser administrada de
modo que as informaes coletadas reflitam a complexidade do ambiente, sem
sobrecarregar os usurios com excesso de informao (CHOO, 2003, p. 419). Para
isso, necessrio que a seleo e o uso das fontes de informao (humanas,
textuais e on-line) sejam continuamente planejados, monitorados e avaliados
(CHOO, 2003, p. 407).
Para Choo (2003, p. 408), a eficincia na gesto da variedade de
informao disponvel passa pelo envolvimento do maior nmero de pessoas
possvel na coleta de informaes, pois essas so as informaes mais valiosas que
a organizao possui. necessrio criar mecanismos para identificar, relatar e
partilhar as informaes.
Nesse contexto, as tecnologias da informao podem auxiliar na
administrao dessa variedade de informao, criando ferramentas (automticas ou
no) de armazenamento e recuperao das informaes necessrias. Outra medida
complementar relaciona-se ao envolvimento do maior nmero de pessoas de
diferentes reas, que possuam conhecimento, experincia e acesso s informaes,
criando rotinas e normas para sistematizar o armazenamento e o uso das
informaes.
No processo de Organizao e Armazenamento da Informao,
presente no modelo de Choo, o conjunto de informao deve ser organizado e
armazenado em algum tipo de sistema de informao, com o objetivo de permitir sua
busca e recuperao, uma vez que a informao representa um componente
importante da sua memria e serve de fonte para futuros debates, discusses,
dilogos e tomada de deciso (CHOO, 2003, p. 409).
Choo (2003, p. 409) ressalta a importncia, para as organizaes,
do armazenamento de informaes relativas aos casos de sucesso e de insucesso,
que possam ser usados para contribuir com a organizao na tomada de deciso.
Entretanto, o registro de casos de insucesso pode passar pela resistncia das
pessoas em expor suas dificuldades e deficincias.
Dessa forma, busca-se registrar a informao, resultante do
conhecimento dos indivduos, e elaborar um sistema de armazenamento e
classificao que permita a recuperao dessas informaes, oferecendo acesso ao
conhecimento explcito armazenado.

Para Choo (2003, p. 412), a disponibilizao das informaes, via

organizao e armazenamento, que permita no somente responder perguntas, mas
tambm gerar aes e decises, de grande importncia, uma vez que a principal
funo da gesto da informao [...] garantir que as necessidades de informao
dos membros da organizao sejam atendidas com uma mistura equilibrada de
produtos e servios.
Assim, o processo de Desenvolvimento de Produtos e Servios de
Informao no modelo proposto por Choo (2003) deve gerar produtos e servios
com propriedades que tambm agreguem valor informao. Taylor (1986) apud
Choo (2003, p. 412) identifica as seguintes propriedades para os produtos e servios
oferecidos: facilidade de uso, que busca reduzir as dificuldades para utilizao dos
produtos e servios; reduo de rudo, por meio da excluso de informaes
indesejadas e incluso de informaes teis; qualidade, que deve dar segurana ao
usurio sobre a excelncia do produto ou do servio e incluir entre suas aes a
cobertura adequada das informaes a serem pesquisadas e a atualizao dos
dados e do vocabulrio de acesso; adaptabilidade, que a adaptao s mudanas
do ambiente e s necessidades dos usurios; economia de tempo e economia de
custos, que se baseiam na resposta rpida s necessidades dos usurios e na
economia que o produto ou o servio proporciona. Essas propriedades agregadas
aos produtos e servios aumentam a confiana do usurio na qualidade dos
produtos e dos servios oferecidos.
O processo de Distribuio da informao tem como objetivo
promover e facilitar a partilha de informaes disseminando-as pela organizao,
[...] de maneira que a informao correta atinja a pessoa certa no momento, lugar e
formato adequados, auxiliando na criao de significados, na construo do
conhecimento e na tomada de deciso (CHOO, 2003, p. 414).
Para isso, so necessrios canais de comunicao eficientes que
possibilitem que a informao atinja a pessoa no momento certo, em um formato
compreensvel. Dentre esses canais, destacam-se no ambiente digital as
comunicaes realizadas por computadores ligados em rede e na Internet, que
permitem a partilha de informaes remotamente e de maneira rpida.
Para Choo (2003, p. 415), o processo de Uso da informao
constitui-se em um mecanismo [...] dinmico de pesquisa e construo que resulta
na criao de significado, na construo de conhecimento e na seleo de padres

de ao. A informao pode ter vrios significados dependendo do ambiente e das

interpretaes das pessoas que a utilizam. Assim, as decises e as aes de um
grupo dependem da troca e interpretao da informao e da complementao com
o conhecimento tcito.
O Processo de Comportamento adaptativo, proposto por Choo
(2003), resultado do uso eficiente da informao, e pode ser entendido como [...]
a seleo e execuo de aes dirigidas para objetivos, mas que tambm reagem
s condies do ambiente, interagindo com aes de outras organizaes (CHOO,
2003, p. 404).
1.3.2 Modelo de gesto da informao de Davenport e Prusak
Davenport e Prusak (1998, p. 173) entendem o gerenciamento

informacional como um processo que permite, ao definir seus passos, o
aperfeioamento e as mudanas necessrias para seu melhoramento e o definem
como [...] um conjunto estruturado de atividades que incluem o modo como as
empresas obtm, distribuem e usam a informao e o conhecimento.
Os autores ressaltam que, nessa estrutura, necessria a
nomeao de um gerente de processo, da identificao dos clientes, da cooperao
entre as reas da organizao e da definio de mtodos, tcnicas e ferramentas
orientadas para a informao.
O modelo de gesto da informao, denominado Processo de
Gerenciamento da Informao, proposto por Thomas Davenport e Laurence Prusak
(1998) define quatro etapas, apresentadas na Figura 3.
Figura 3. O processo de gerenciamento da informao.
Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 175).

A etapa de Determinao das exigncias envolve a definio das

necessidades informacionais do cliente, que pode ser um funcionrio, um gerente,
um usurio, etc. considerada uma tarefa difcil, pois busca identificar as
necessidades dos clientes e o modo pelo qual utilizam a informao. Davenport e
Prusak (1998, p. 176) apontam que [...] entender bem o assunto requer vrias
perspectivas poltica, psicolgica, cultural, estratgica e as ferramentas
correspondentes, como avaliao individual e organizacional.
Dessa forma, [...] determinar as exigncias informacionais muito
mais ambguo e complexo do que os processos usualmente utilizados de montar
um grupo de profissionais para conversar com o cliente e identificar o que ele
precisa por meio de perguntas e respostas. preciso mais que isso: necessrio
definir o problema e a situao, e acompanhar de perto as atividades do cliente,
observando-o atentamente. Essa observao leva ao conhecimento [...] da
informao estruturada e no estruturada, a formal e a informal, a no
computadorizada e a computadorizada (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p. 178).
A etapa de Obteno de informaes consiste de [...] vrias
atividades explorao do ambiente informacional; classificao da informao em
uma estrutura pertinente; formatao e estruturao das informaes, e deve
constituir-se em um sistema de aquisio contnuo (DAVENPORT; PRUSAK, 1998,
p. 181).
A atividade de explorao do ambiente informacional envolve a de
coleta constante de informaes, seleo e estruturao das mesmas nos formatos
desejados dentro da organizao. Segundo Davenport e Prusak (1998, p. 184),
essas informaes so obtidas atravs de trs fontes: especialistas externos, como
publicaes ou fontes formais; fontes confiveis, como instituies ou pessoas que
possuem credibilidade; boatos internos da prpria organizao.
A atividade de classificao da informao busca criar mecanismos
que facilitem a obteno da informao atravs da criao de categorias. Essas
categorias dependem das pessoas que as definem e devem ser revisadas
periodicamente para atender s necessidades da organizao.
A ltima atividade da etapa de obteno de informaes, a
formatao e estruturao das informaes, deve fazer parte da rotina das
organizaes, pois, para Davenport e Prusak (1998, p. 186), [...] o exerccio de

encontrar a melhor forma para a informao determina o quanto ela ser aceita e
utilizada. Assim, a forma e a estrutura, ao fazerem parte do processo de
gerenciamento da informao, possibilitam a quem busca a informao uma maneira
mais eficiente de assimil-la. Um exemplo so os documentos que ao possurem
uma estrutura e uma forma do significado informao.
A etapa de Distribuio consiste do [...] passo seguinte e est ligado
ao modo como a informao formatada e [...] envolve a ligao de gerentes e
funcionrios com a informao de que necessitam, abrangendo tarefas que faam
com que essas pessoas recebam a informao no formato desejado (DAVENPORT;
PRUSAK, 1998, p. 189).
Essa etapa envolve a escolha da estratgia a ser utilizada na difuso
da informao, a saber, se a informao deve ser divulgada para os usurios ou
procurada por eles. Na divulgao, so escolhidas as informaes a serem
disponibilizadas e enviadas e qual o formato utilizado, ao passo que, na procura
pelos usurios, a tarefa de escolher a informao desejada e os mecanismos de
busca fica sob a responsabilidade das pessoas interessadas na informao. Na
divulgao, os usurios so agentes passivos, e na procura, so ativos, pois so
estimulados a buscar a informao de seu interesse. A escolha pela melhor
estratgia (ou por ambas) deve estar relacionada ao tipo de informao desejada e
ao perfil dos usurios e da empresa.
A etapa de Uso da informao o final do processo e busca avaliar
se as informaes esto sendo utilizadas ou no pelos usurios. Davenport e Prusak
(1998, p. 195-197), por considerarem essa etapa bastante pessoal, propem quatro
maneiras de aperfeio-la: estimar o quanto a informao est sendo acessada e
qual o perfil das pessoas, como o nmero de acessos a um banco de dados ou a um
repositrio de informaes digitais; utilizar aes simblicas, como recompensas e
prmios, para estimular o maior uso da informao; criar um contexto institucional
certo para o uso das informaes, como reunies regulares; e usar a informao
atravs da institucionalizao da avaliao de desempenho, que pode gerar
recompensas e punies.

1.3.3 Modelo de gesto da informao de McGee e Prusak
James McGee e Laurence Prusak propem um modelo de gesto da

informao composto por tarefas e o denominam Processo de Gerenciamento de
Informaes, em que processo definido como [...] um conjunto de tarefas
conectadas logicamente que de um modo geral cruzam limites funcionais e tm um
proprietrio responsvel por seu sucesso final (MCGEE; PRUSAK, 1994, p. 114).
O modelo busca ser genrico, pois a informao recebe nfase de
acordo com o segmento e com o tipo de organizao em que utilizada, bem como
cada tarefa assume um determinado nvel de importncia dependendo da
organizao (MCGEE; PRUSAK, 1994, p. 107).
Os papis de gerenciamento so desempenhados por quatro
categorias: as bibliotecas das empresas, a rea de informtica (essas duas
consideradas a reas responsveis pela gerncia das informaes), a rea usuria e
os assistentes executivos. A rea usuria trabalha normalmente com um tipo
especfico de informao e geralmente cria suas redes de fornecedores de
informao, ao passo que os assistentes executivos so funcionrios que
assessoram as tarefas de planejamento, relatrios e produo de apresentaes
(MCGEE; PRUSAK, 1994, p. 110-113). Entretanto, observa-se que a gerncia da
informao pode envolver outros profissionais, como os arquivistas, profissionais da
cincia da informao, profissionais da rea jurdica e outros.
O modelo descrito na Figura 4.
Figura 4. Tarefas do processo de gerenciamento de informaes.

Classificao e
Armazenamento
de Informao
Identificao de
necessidades e
Requisitos de
Informao
Coleta/Entrada
de Informao
Desenvolvimento
de Produtos e
Servios de
Informao
Distribuio e
disseminao
de Informao
Tratamento e
Apresentao da
Informao
Fonte: McGee e Prusak (1994, p. 108).
Anlise e Uso
da Informao

A tarefa de Identificao de necessidades e Requisitos de

Informao apontada como a mais importante do processo e deve levar em
considerao todas as exigncias dos usurios, mesmo as mais bsicas, com o
objetivo de tornar o sistema estratgico e til.
McGee e Prusak (1994, p. 115-116) reconhecem trs pontos
importantes para essa tarefa: a necessidade de se possuir uma variedade de fontes
de informao para a organizao, chamada de variedade necessria; o fato de os
usurios no reconhecerem algumas vezes suas necessidades informacionais;
tarefa de aquisio e coleta das informaes da fonte de origem ou de quem a
desenvolve internamente.
A tarefa de Coleta/Entrada de Informao vem aps a identificao
das necessidades dos usurios e tem como objetivo desenvolver [...] um plano
sistemtico para adquirir a informao de sua fonte de origem ou colet-la
(eletrnica ou manualmente), e deve ser realizada por especialistas em contedo
juntamente com profissionais de sistemas (MCGEE; PRUSAK, 1994, p. 117).
As tarefas de Classificao e Armazenamento de Informao e de
Tratamento e Apresentao da Informao, apesar de estarem representadas
separadamente na Figura 4, devem ser planejadas em conjunto, cada uma com
suas especificidades. A classificao e armazenamento [...] pressupem a
determinao de como os usurios podero ter acesso s informaes necessrias
e selecionar o melhor lugar para armazen-las e deve levar em considerao os
aspectos tcnicos para atingir esses objetivos. O tratamento e apresentao devem
ser planejados conjuntamente com os usurios da informao (MCGEE; PRUSAK,
1994, p. 118).
Ressalta-se a necessidade de cooperao dos usurios para
definio das interfaces, dos esquemas de classificao, dos recursos de
armazenamento, do estilo de apresentao que melhor lhe atendam. Outro ponto a
ser considerado oferecer aos usurios resultados concisos e objetivos que
atendam s suas necessidades informacionais.
A tarefa de Desenvolvimento de Produtos e Servios de Informao
deve focar os produtos e servios que atendam s demandas dos usurios por
informaes. McGee e Prusak (1994, p. 121) destacam que os usurios devem
contribuir para esse desenvolvimento, pois [...] mesmo com o atual estgio do
desenvolvimento tecnolgico, um sistema de informaes precisa de alguns agentes

humanos para liberar com eficincia informaes externas em tempo hbil, ou seja,
enfatizada a importncia de servios que faam a filtragem de informaes
externas importantes para a organizao, bem como complementem essas
informaes com outras relevantes e associadas ao assunto.
Dessa forma, importante a interao entre os produtos
desenvolvidos para acesso e recuperao da informao e a ao humana por meio
de pessoas treinadas para oferecer servios que auxiliem os usurios nas suas
buscas.
A tarefa de Distribuio e Disseminao da Informao visa criar
condies para que a informao alcance seu destino, buscando atitudes pr-ativas
para antecipar necessidades dos usurios e negociando servios especiais que
possam atend-los.
A ltima tarefa, Anlise e Uso da Informao, busca analisar se as
informaes so relevantes no processo de tomada de deciso.
Embora a maioria das definies e dos modelos apresentados de
gesto da informao e suas abordagens tenham sido construdas sob a perspectiva
das organizaes empresariais, elas podem ser aplicadas em outras instncias,
como as IES, que tambm lidam com informao e com o conhecimento, apesar de
inseridas em outro contexto e com outras caractersticas culturais. Entretanto, o
objetivo o mesmo, ou seja, difundir o conhecimento disponvel nas instituies e
organizaes, e para que esse conhecimento esteja disponvel necessrio estar
registrado e preservado.
As IES possuem atualmente uma grande quantidade de informao
produzida em formato digital e que deve ser preservada, tanto seu contedo como
seu suporte, que devem ser adequados para acesso futuro e para construo do
conhecimento e da memria.
Da mesma forma que para as organizaes, a gesto da informao
tambm pode ser aplicada preservao digital nas IES, por meio de processos que
possibilitem a gesto das atividades envolvidas. Entretanto, para definir um modelo
e seus processos, necessrio entender o contexto cultural em que as IES esto
inseridas, bem como o que a preservao digital e quais os aspectos relacionados
a ela.
Para Choo (2003, p. 403), acima dos recursos de informao, das
ferramentas tecnolgicas e dos padres de poltica, a transformao da informao

em conhecimento moldada pela cultura organizacional, ou seja, [...] pela maneira

como a organizao interpreta seus propsitos e sua agenda, e pela especificao
de regras, rotinas e papis. Assim, as decises e aes definidas para a
preservao digital tambm so moldadas pela cultura organizacional.

CULTURA ORGANIZACIONAL
Neste captulo, so apresentadas algumas consideraes relativas

aos
conceitos
de
cultura,
cultura
organizacional,
cultura
informacional
comportamento informacional, que evidenciam sua relevncia para a gesto da

informao e para a preservao digital.
A cultura organizacional est relacionada cultura e para entend-la
necessrio antes entender o conceito de cultura. Schein (2001, p. 29) indica que a
cultura est associada s caractersticas e propriedades de um grupo e a sua
experincia em comum, e a partir dessa experincia que se comea a formar uma
cultura.
Para o autor, ambas tm sua importncia.
A cultura importa porque um poderoso e muitas vezes ignorado
conjunto de foras latentes que determinam o comportamento, a
maneira como se percebem as coisas, o modo de pensar e os
valores, tanto individuais como coletivos. A cultura organizacional em
particular importa porque os elementos culturais determinam a
estratgia, os objetivos e o modo de operao da empresa (SCHEIN,
2001, p. 29).
A cultura organizacional surgiu com a necessidade de entender o

chamado milagre japons, nas dcadas de 70 e 80, pois na poca a cultura
japonesa trouxe avanos importantes para sua economia e era necessrio entender
as causas desse desenvolvimento. Observou-se que a cultura dos japoneses estava
ligada sua filosofia de vida que era levada para as organizaes de forma natural e
aplicadas nas suas atividades (WOIDA; VALENTIM, 2006, p. 26-27).
Nesse sentido, os processos envolvidos na preservao digital esto
relacionados com a cultura organizacional, pois utilizam estratgias para atingir os
objetivos de preservao definidos pela instituio, de acordo com a cultura e as
pessoas envolvidas. Assim, a cultura organizacional influencia a forma como as
instituies desenvolvem esses processos e a aceitao ou no da preservao.
A cultura est baseada em diversos componentes. Freitas (1991, p.
12) define um conjunto de elementos essenciais para sua composio, que busca
direcionar a ao dos membros da organizao, por meio da linguagem verbal, de
atos comportamentais e de artefatos fsicos. O Quadro 2 mostra esses elementos.

Quadro 2. Elementos da cultura.

Elemento
Descrio
Valores
so os princpios compartilhados e considerados importantes para uma

organizao, por exemplo, o aluno em uma IES, a inovao em uma
empresa de tecnologia, o cliente em um mercado de vendas e outros.
Devem ser valorizados por direcionarem os objetivos de uma organizao
e normalmente existem por longos perodos de tempo.
Crenas e
significam o que as pessoas aceitam como verdade em um organizao.
Pressupostos
Auxiliam e agilizam as tomadas de decises, que assim tendem a ser mais

acertadas. A partir do momento que a deciso tomada acertada e passa
a ser vlida, torna-se um pressuposto inquestionvel.
Ritos, Rituais e
representam atos comportamentais e so atividades planejadas e prprias
Cerimnias
de cada organizao, oriundos das oportunidades surgidas, das crenas e

valores incorporados, com consequencias prticas e efetivas. Como
exemplos, podem ser citadas as cerimnias de recepo de calouros em
uma IES, as promoes em uma empresa e outros.
Estrias e Mitos
as estrias so narrativas histricas, verdadeiras ou fictcias, que,

baseadas em fatos reais, descrevem o que as pessoas realizaram de
importante para a organizao. Os mitos so histrias consistentes do
passado e do presente, relacionadas com os valores da organizao.
Tabus
buscam a orientao do comportamento dentro da organizao por meio

de proibies, do que no permitido e de aspectos disciplinares da
cultura, no sendo visvel, mas presente no dia-a-dia das pessoas.
Heris
so
pessoas
influentes
que
contribuem
para
crescimento
desenvolvimento, influenciando outras pessoas e transmitindo os valores

da cultura organizacional. Podem ser natos ou at criados para atingir
algum objetivo.
Normas
so os artefatos fsicos pelos quais so registrados e acessveis para as

pessoas o que se espera delas. So maneiras de padronizar e difundir os
valores e comportamentos aceitos e esperados.
Comunicao
a transmisso, recepo e circulao de informaes entre as pessoas

de uma organizao, desde a comunicao formal at a informal. A
comunicao tem um papel importante na cultura organizacional, pois
por meio dela que os elementos da cultura so disseminados e tambm
por ela que as culturas so mudadas, criadas e sustentadas.
Fonte: Freitas (1991, p. 12-37).

A cultura pode existir em vrios nveis que necessitam ser

entendidos e administrados. Para entender melhor a cultura organizacional, Schein
(2001, p. 31) prope dividi-la em trs nveis (Quadro 3) de acordo com a percepo.
Quadro 3. Nveis da cultura.

Nvel
Descrio
Artefatos
so estruturas e processos organizacionais visveis; o que se v,

ouve e sente, ou seja, o que est visvel ao se observar uma
organizao, mas pode no ser suficiente para entender a cultura,
podendo causar uma interpretao equivocada.
Valores casados
esto relacionados a estratgias, objetivos e filosofias, que so

conhecidos a partir de conversas com as pessoas que expliquem
como a organizao funciona, ou seja, porque fazem, o qu
fazem.
Certezas tcitas compartilhadas
so inconscientes; so crenas, percepes, pensamentos e

sentimentos pressupostos, ou seja, so crenas, valores e
certezas sedimentadas ao longo do tempo, atravs da histria da
organizao.
Fonte: Schein (2001, p. 31-36).
A avaliao adequada e conjunta dos trs nveis propostos pelo

autor permite entender a cultura organizacional presente em uma organizao,
possibilitando melhor gesto por meio do conhecimento adquirido e da forma pela
qual as pessoas esto inseridas no contexto cultural.
Schein (2001, p. 40) coloca que a cultura analisada em mltiplos
nveis [...] torna claro que a cultura complexa e deve ser analisada em cada nvel
antes de ser compreendida; tem as caractersticas de ser profunda, ampla e
estvel, e essa estabilidade [...] difcil de mudar porque representa o aprendizado
acumulado de um grupo as formas de pensar, de sentir e de perceber o mundo
que fizeram o sucesso do grupo (SCHEIN, 2001, p. 36).
Assim, as mudanas necessrias nas organizaes ou instituies,
causadas pelas novas TIC, esto relacionadas com as questes culturais, sendo
importante para essas mudanas o entendimento de quais elementos sero
afetados e como as pessoas ou os grupos reagiro a essas mudanas.

Um elemento importante para a aceitao das TIC nas organizaes
[...] a habilidade das organizaes em relao construo de

valores culturais que visem um comportamento positivo no uso das
novas tecnologias, com o intuito de transformar informao em
conhecimento,
de
maneira
a
implantar
a
frmula
gerao/disseminao/apropriao do conhecimento como meio de
atingir a excelncia organizacional (MORAES; FADEL, 2007, p. 103)
Dessa forma, Schein (2001, p. 35) afirma que:

[...] a essncia da cultura
apreendidos em conjunto,
corretos medida que a
importante lembrar que
aprendizado em conjunto.
so esses valores, crenas e certezas

que so compartilhados e tidos como
organizao continua a ter sucesso.
eles resultam de um processo de
Assim, observa-se que [...] no existe cultura certa ou errada,

melhor ou pior, a no ser em relao ao que a organizao est tentando fazer e ao
que o ambiente em que ela opera permite (SCHEIN, 2001, p. 37).
Schein (1992) apud Moraes e Fadel (2008b, p. 32) entende que a
cultura organizacional
[...] um padro de pressupostos bsicos compartilhados que um
grupo aprendeu ao resolver seus problemas de adaptao externa e
integrao interna e que funcionaram bem o suficiente para serem
considerados vlidos e ensinados a novos membros como a forma
correta de perceber, pensar e sentir com relao a esses problemas.
Dessa forma, o autor relaciona a cultura organizacional a elementos

de compartilhamento de conhecimento e experincias entre um grupo de pessoas
que por meio do aprendizado definiu o que vlido e deve ser passado para outras
pessoas que venham a fazer parte do grupo, com o objetivo de resolver problemas
que possam surgir ao longo do tempo.
Valentim (2003) define a cultura organizacional como [...] a viso e
a forma de agir convencionada entre os indivduos de uma determinada
organizao, onde os indivduos influem na cultura organizacional e tambm so
influenciados por ela no seu cotidiano. Desse modo, a cultura organizacional [...]
perpassa toda organizao, sendo sua essncia a relao entre as pessoas, tanto
no ambiente interno como no ambiente externo organizao (VALENTIM, 2003).
Para Srour (1998) apud Woida e Valentim (2006, p. 29-30), na
cultura organizacional [...] os indivduos aprendem, e transmitem a cultura que dela

partilham e que a mesma [...] construda no decorrer do tempo, na convivncia

entre as pessoas, possuindo peculiaridades que a diferenciam das demais culturas.
Da mesma forma que a cultura organizacional precisou de tempo
para ser construda, sedimentada e assimilada pelos membros da instituio, as
mudanas advindas da preservao digital tambm necessitam. preciso um tempo
para a adaptao das pessoas a nova estrutura e para que a mesma esteja inserida
na cultura organizacional. Como a preservao digital est inserida num contexto de
constantes avanos, as mudanas no caso da preservao digital ocorrero com
frequncia. No entanto, a partir do momento que a preservao digital estiver
inserida na cultura organizacional, os avanos podero ser assimilados pela
instituio com maior rapidez e aceitao.
Srour (1998) apud Woida (2008, p. 86) afirma que a cultura
necessita de tempo para se tornar parte do cotidiano das pessoas, isto , [...] tempo
para construir, tempo para assimilar, tempo para praticar e tempo para adaptar,
reiniciando parte do processo.
Para Fadel (2009, p. 4), [...] sendo a cultura organizacional o
resultado de um longo processo de existncia de uma organizao, a necessidade
de mudana pode ser tornar um processo demorado e doloroso. Assim, qualquer
processo de preservao digital deve ser elaborado levando em considerao essas
caractersticas, ou seja, um processo lento por envolver uma mudana de cultura na
organizao relacionada a questes tcnicas e uma mudana de comportamento
individual e coletivo.
A importncia da cultura organizacional na preservao digital est
relacionada com a necessidade de mudanas, ou seja, como administrar a
necessidade de baixa resistncia s mudanas que os processos de preservao
digital exigem na instituio. Isso implica em trabalhar com os comportamentos, os
valores das pessoas e dos grupos, suas crenas e como deve ocorrer sua
participao, insero e interao com as atividades envolvidas, sejam elas
individuais ou coletivas.
Assim, a implementao de um modelo para preservao digital,
seja numa IES ou numa organizao de outra natureza, depende, alm dos
aspectos administrativos, legais e tecnolgicos, de fatores relacionados cultura
organizacional, como os valores, crenas, rituais, mitos, normas, processos de
comunicao e o comportamento organizacional, sendo este ltimo entendido por

Moraes e Fadel (2008b, p. 34) como [...] elementos marcados pela subjetividade e
complexidade do ambiente informacional.
Dentro
das
instituies,
compostas
por
pessoas
atuando
frequentemente em grupos, e do contexto informacional, principalmente aquele

inserido nas novas tecnologias e avanos da informao e da comunicao, tem-se
como parte da cultura organizacional a cultura em relao informao, chamada
de cultura informacional, que trata mais especificamente da informao como
elemento inserido nas organizaes, nas TIC e o modo pelo qual as pessoas
utilizam essa informao.
Davenport e Prusak (1998, p. 110) entendem a cultura informacional
como um [...] padro de comportamentos e atitudes que expressam a orientao
informacional de uma empresa, abrangendo os valores e as crenas dos grupos de
pessoas ou da prpria organizao, e a forma de utilizao da informao.
Dessa forma, a cultura informacional busca mostrar aos membros de
uma organizao a importncia da informao, para a mesma, no sentido de utilizla como meio para alcanar seus objetivos. Utiliza para isso a capacidade das
pessoas e dos grupos, aliada s TIC e aos sistemas de informao, tornando a
interao e a troca de informaes uma aliada da organizao e das pessoas.
Woida e Valentim (2006, p. 40) entendem a cultura informacional
[...] como um conjunto de pressupostos bsicos composto por
princpios, valores, crenas, ritos e comportamentos positivos em
relao construo, socializao, compartilhamento e uso de
dados, informao e conhecimento no mbito corporativo.
As autoras destacam que os pressupostos so construdos

coletivamente por meio da atuao positiva, na organizao, de lideranas exercidas
por pessoas influentes e por meio de alianas entre indivduos, que buscam
construir, socializar, compartilhar e usar os dados, as informaes e os
conhecimentos (WOIDA; VALENTIM, 2006, p. 41)
O estabelecimento, pela organizao, de padres e atitudes
relacionadas cultura informacional permite entender como as pessoas e os grupos
utilizam a informao. Nesse sentido, surge o conceito de comportamento
informacional, que, para Woida (2008, p. 99), [...] o resultado da incorporao e
prtica dos elementos e processos da cultura informacional da organizao que
valoriza a informao.

Para Davenport e Prusak (1998, p. 110), o comportamento

informacional [...] se refere ao modo como os indivduos lidam com a informao.
Inclui a busca, o uso, a alterao, a troca, o acmulo e at mesmo o ato de ignorar
os informes. Assim, ao contrrio da cultura informacional que est relacionada a
grupos de pessoas, o comportamento informacional envolve atos individuais.
No caso das IES, seus principais valores esto relacionados aos
alunos de graduao e ps-graduao e, em algumas instituies, pesquisa e ao
atendimento da comunidade (extenso). Outro valor importante dessas instituies
est no conhecimento que sua comunidade (docentes, discentes e funcionrios)
possui; e a disseminao desse conhecimento passa pelo comportamento
informacional e pela cultura das pessoas e da organizao em relao forma pela
qual a informao pode ser transformada em conhecimento e esse novamente em
informao.
Portanto, administrar o comportamento informacional auxilia no
desenvolvimento e divulgao do conhecimento por meio da produo de
informao. Entretanto, apesar de as TIC deverem estar inseridas nesse processo,
auxiliando na obteno e disseminao do conhecimento organizacional, Davenport
e Prusak (1998, p. 112) afirmam que elas [...] podem auxiliar a obter e a disseminar
o conhecimento organizacional, mas so de pouca ajuda se o pessoal envolvido
ainda no estiver predisposto a usar ativamente a informao.
As TIC abrangem produtos e servios relacionados ao hardware, ao
software e comunicao, com o objetivo de dispor de equipamentos, de programas
e de meios de comunicao que permitam a interao entres pessoas e entre
pessoas e mquinas, utilizando tecnologias novas e avanadas. As TIC tm impacto
na sociedade, na sua cultura e nas pessoas, pois traz a necessidade de mudanas
de comportamento, ou seja, mudanas na maneira de pensar e de agir.
Portanto, as TIC dependem do fator humano para sua utilizao
adequada, isto , de um comportamento positivo em relao novidade, caso
contrrio est fadada ao esquecimento e obsolescncia. Para que isso no ocorra
em uma organizao, faz-se necessria a capacitao das pessoas para a utilizao
de novas TIC a serem implantadas.
Davenport e Prusak (1998, p. 114) definem trs tipos de
comportamento ligados informao (Quadro 4), que buscam melhorar o ambiente
informacional e devem ser conhecidos e utilizados pelas pessoas.

Quadro 4. Espcies de comportamento.

Tipo de comportamento
Descrio
Compartilhamento de informaes
o ato voluntrio de colocar o conhecimento

adquirido disposio de outras pessoas por meio
da informao compartilhada.
Administrao da sobrecarga de informaes
o ato de filtrar as informaes mais relevantes

para a necessidade atual, informaes essas que
podem ser originadas de vrios ambientes, sejam
eles externos ou organizacionais.
Reduo de significados mltiplos
o ato de lidar com os vrios significados que a

informao pode ter. um problema importante a
ser resolvido para a comunicao entre as pessoas
e tambm para os sistemas de informao.
Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 114-126).
As TIC so um elemento importante para atingir o objetivo de

melhorar o ambiente informacional, proposto por Davenport e Prusak (Quadro 4),
pois, por meio dos seus produtos e servios (hardware, software e comunicao),
permitem: agilizar e otimizar o processo de compartilhamento de informaes, por
exemplo, pelo uso de ferramentas de disponibilizao e acesso informao via
Web; administrar a sobrecarga de informaes, por exemplo, por meio de banco de
dados e software que permitam filtrar as informaes necessrias e relevantes;
reduzir os vrios significados que a informao pode ter, por exemplo, por meio da
utilizao de vocabulrio controlado.
Outro aspecto importante do comportamento informacional refere-se
ao uso da informao pelas pessoas, a saber, como elas selecionam ou ignoram o
que relevante para suas necessidades em meio grande quantidade de
informaes que normalmente esto disponveis para a resoluo de um problema.
(CHOO, 2003, p. 107)
Choo (2003, p. 107) sustenta que [...] o uso da informao envolve
a seleo e o processamento da informao, de modo a responder a uma pergunta,
resolver um problema, tomar uma deciso, negociar uma posio ou entender uma
situao e, dessa forma, obtm-se como resultado uma mudana no conhecimento
da pessoa ou na sua forma de agir.

A cultura organizacional, a cultura informacional e o comportamento

informacional sofrem alteraes ao longo do tempo, mudando seus conceitos, suas
particularidades e sua influncia nas organizaes, nas pessoas e nos grupos, pois
esto inseridos nos contextos das novas TIC, do avano dos estudos e dos
enfoques da poca sobre esses temas, da globalizao e das formas como a
informao e o conhecimento so utilizados. Lidar com a informao requer uma
mudana positiva de comportamento das pessoas e dos grupos nas organizaes.
Da mesma forma, a preservao digital e a gesto dos processos
envolvidos devem trabalhar com as pessoas e com os grupos dentro de uma
instituio, implicando em mudanas de comportamento e de cultura, inclusive da
prpria instituio, ou seja, so necessrias adequaes no comportamento
informacional, na cultura informacional e na cultura organizacional.
Em entrevista dada em 2009, Luciana Duranti, professora da
University of British Columbia e diretora-geral do Projeto Interpares, aponta que os
principais desafios do projeto, em sua 3 fase de aplicao prtica, so [...] a falta
de recursos e a cultura organizacional. O primeiro complementado pelo segundo
e afirma que apesar do interesse das empresas em participar do projeto [...] tornase claro que os funcionrios da organizao no tm tempo para trabalhar conosco
e, caso o faam, to logo os requisitos necessrios comecem a ser desenhados,
eles se do conta que no tm tempo, conhecimento ou o dinheiro (LACOMBE;
DURANTI, 2009, p. 87). O Projeto Interpares definido como uma iniciativa
acadmica de pesquisa em preservao digital, especificamente voltada para os
documentos arquivsticos, de enorme alcance (LACOMBE; DURANTI, 2009, p. 82).
Pode-se observar pela declarao que a mudana na cultura
organizacional to importante quanto as questes financeira e tcnica, pois, se as
pessoas no aceitarem as mudanas necessrias para a implantao de polticas de
preservao digital em uma IES, elas no se realizam ou se realizam parcialmente.
importante entender que a preservao digital busca preservar
informaes importantes para o conhecimento e para a tomada de deciso,
auxiliando no desenvolvimento e no crescimento das organizaes por meio de
instrumentos que proporcionem s pessoas o armazenamento, busca e recuperao
de informaes no formato digital, ampliando, compartilhando e disseminando as
informaes de maneira segura e rpida.

PRESERVAO DIGITAL
H sculos, o papel tem se configurado como o principal suporte

para o registro, difuso e perpetuao da informao e do conhecimento.
Entretanto, com os avanos tecnolgicos ocorridos foi possvel
presenciar o surgimento de uma nova forma de suporte informao: o meio digital.
Com o surgimento desse universo digital, adveio uma exploso de informaes
armazenadas nesse suporte, que necessitam de tratamento adequado para o
armazenamento e acesso a elas.
Os avanos das TIC trouxeram tambm uma mudana de cultura
nas organizaes e nos indivduos, que passaram a ter acesso a maior quantidade
de informaes e de maneira muito mais rpida, em tempo real e mais interativo,
mudando a relao de tempo e espao entre a informao e o usurio, onde se
entende usurio como um ator social em situao de conhecimento (BARITE,
2001, p. 39), ou seja, um agente integrado na sociedade, que busca informaes
para satisfazer suas necessidades de conhecimento.
Esse contexto insere o indivduo em um ambiente cada vez maior de
dependncia da informao digital, que pode estar em um documento no formato
digital, em um e-mail, em um site da Internet, em um vdeo, etc.
3.1
Informao digital
Diferente da informao registrada em papel, a informao digital

surge com novas caractersticas, entre elas a possibilidade de dissociao entre o
suporte e a informao registrada, pois nesse novo ambiente a informao pode ser
transferida de um suporte digital para outro. Essa caracterstica possibilita uma
difuso maior da informao, como nunca se havia presenciado, mas tambm torna
possvel sua perda ou modificao do contedo original nessas transferncias,
atribuindo informao disponvel no formato digital maior fragilidade de integridade
em relao informao disponvel em papel.

Se a informao tem como objetivo gerar conhecimento no

indivduo, no grupo e na sociedade, a informao digital poder ser definida como um
tipo de informao com os mesmos objetivos, mas com caractersticas especficas
referentes forma de produo, organizao, administrao, distribuio, acesso e
preservao, bem como quanto aos suportes de armazenamento.
Ferreira (2006, p. 21) denomina as informaes armazenadas em
meio digital de objetos digitais, definidos como todo e qualquer objeto de informao
que pode ser representado por meio de uma sequncia de dgitos binrios, como
textos cientficos, bancos de dados, fotos digitais, vdeos, pginas Web, software,
etc.
A informao digital apresenta algumas caractersticas principais:
representada por meio de uma sequncia de bits2;
Necessita de um formato para sua representao;
registrada em um objeto digital;
Est armazenada em um suporte digital;
Necessita de um hardware que possibilita o registro,

armazenamento e acesso ao suporte digital;
Necessita de um software que faa a correta interpretao

dos bits que representam a informao digital, tanto para seu
registro e armazenamento como para sua recuperao;
Necessita de um software que faa a representao da

informao armazenada, seja ela disponibilizada digitalmente,
como em um monitor de computador, seja ela disponibilizada
no digitalmente, como em um papel por meio do processo de
impresso;
Necessita de mecanismos que possibilitem sua busca e

recuperao nos suportes digitais;
Pode estar representada em objetos digitais distintos;
Pode estar armazenada em suportes digitais diferentes, por

sua caracterstica do contedo estar dissociada do suporte,
diferente das informaes em papel;

Sigla para dgito binrio, em ingls binary digit, que compreende a menor unidade de informao
digital, podendo assumir dois valores: zero ou um.

Permite mudanas no seu contedo por meio de software e

por
essa
caracterstica
dificulta
garantia
atravs
de
de
sua
autenticidade;
Permite
compartilhamento
redes
de
computadores, o que significa que pode ser trocada por um

grande nmero de pessoas e de forma bastante rpida;
Pode ser armazenada em grande quantidade em suportes

que ocupam pouco espao fsico, como DVDs, fitas e outros.
Esse espao pode ser otimizado quando se utilizam
ferramentas de compresso de dados, que diminuem o
tamanho dos arquivos digitais;
Passa por processos constantes de readequao ao contexto

digital, devido s mudanas e avanos constantes nas TIC;
Por ser recente, insere-se em uma cultura em rpida

expanso, mas que ainda no atingiu toda a sociedade, como
o papel.
Outro conceito que surge com a informao digital o de documento

digital. Entretanto, para entender esse conceito necessrio antes entender o que
um documento.
A partir das definies de informao e conhecimento, pode se
chegar ao conceito de documento, entendido como toda informao armazenada em
um suporte com o objetivo de registrar algum conhecimento, ou seja, um registro
de um conjunto de informaes, independente do suporte utilizado, resultado de um
conhecimento, para gerar novos conhecimentos (BOD, 2007). Como exemplos,
citam-se os livros, artigos, revistas, jornais, filmes, vdeos, gravaes, fotos, quadros,
entre outros.
Para Buckland (1997, p. 804), o conceito de documento tem sido
discutido ao longo do tempo e tornou-se importante no mbito da Cincia da
Informao, tendo sido tratado por diversos autores, como Paul Otlet e Suzanne
Briet, que relacionam o documento discusso de formas fsicas de informao, ou
seja, a informao como coisa. O autor menciona que [...] estas questes so
importantes porque os sistemas de informao mecnicos s podem operar em

representaes fsicas de informao" (BUCKLAND, 1997, p. 804, traduo do

autor).
Para Paul Otlet (1990) apud Buckland (1997, p. 805, traduo do
autor), [...] os prprios objetos podem ser considerados como documentos se o
indivduo obtiver informaes pela observao deles, ou seja, documentos podem
ser tambm objetos em trs dimenses, como esculturas, objetos de museus, jogos
e outros.
Suzanne Briet (1951) apud Buckland (1997, p. 806, traduo do
autor) define um documento como [...] qualquer sinal fsico ou simblico, preservado
ou registrado, com a inteno de representar, reconstruir ou demonstrar um
fenmeno fsico ou conceitual, dependendo da natureza e do ambiente em que est
envolvido.
O conceito de documento de Ranganathan (1963) apud Buckland
(1997, p. 807) est relacionado ao registro em superfcie plana em contrapartida s
definies que incluem materiais em trs dimenses. Na sua viso, um documento
um pensamento no papel ou em outro material adequado para manipulao fsica,
transporte e preservao.
A partir dos conceitos de documentos em papel, aos microfilmes,
filmes, fotos e outros tipos, surge um caso especial - o documento digital - com
caractersticas diferentes, sendo a principal delas o fato de representar a informao
digital. O conceito de documento digital decorre do tratamento do objeto documento
especificamente no universo digital.
Armazenados no formato digital, os documentos digitais deixam o
formato analgico e mudam a realidade das instituies e dos usurios de
documentos, alm de sua forma de gerenciamento.
Uma informao disponvel em um documento digital pode estar
presente em diversos objetos digitais, armazenados em suportes diversos e
acessveis por diversas formas. Essa diversidade nas formas de suporte e acesso
uma das principais diferenas de uma informao disponvel em meio digital para
uma informao armazenada em meio analgico, como o papel.
Um documento digital pode j nascer digital, quando a informao
representada e registrada em bits, na sua criao. Ele tambm poder ser criado por
meio da digitalizao, que o processo de converso de um documento no formato
analgico para o formato digital. A digitalizao pode tambm ser utilizada para

resolver ou melhorar condies de acesso aos documentos ou para a preservao

em si, no sentido de diminuir o desgaste pelo uso direto dos documentos (BOD,
2007).
Um documento no formato digital est inserido em um ambiente do
qual fazem parte o software no qual foi criado, o formato que foi produzido, o
hardware utilizado e o tipo de suporte utilizado para seu armazenamento. Portanto, o
acesso a uma informao digital depende do contexto no qual ela foi criada e/ou
preservada.
Em decorrncia das suas caractersticas, desde a sua origem no
Sculo XX, a informao digital tem possibilitado um grande desenvolvimento na
sociedade, gerando novo horizonte e grandes avanos. Mas, como toda nova
tecnologia, apresenta tambm alguns desafios a serem enfrentados, dentre os quais
se destacam:
mudanas e avanos muito rpidos nas tecnologias de

acesso informao digital, causados principalmente pelo
surgimento da Internet;
capacidade das pessoas e das instituies de assimilarem as

mudanas, ou seja, como inseri-las em sua cultura atravs de
um comportamento positivo;
obsolescncia do hardware e do software, que, com os

avanos
tecnolgicos,
se
tornam
ultrapassados
muito
rapidamente;
a exploso da quantidade de informao armazenada em

meio digital, que cresce a cada dia, substituindo os meios de
armazenamento tradicionais;
as mudanas no formato dos arquivos e das mdias de

armazenamento;
custo elevado das novas tecnologias.
Essas questes esto relacionadas, pois as mudanas nas TIC

acarretam rpida obsolescncia do hardware e do software, que, por facilitarem a
produo e o acesso informao digital, levam exploso da quantidade de
informao armazenada em meio digital e a uma constante mudana no formato dos
arquivos e das mdias de armazenamento digital, que, por sua vez, esbarram no

problema do custo elevado das novas tecnologias, tanto para as pessoas como para
as instituies e da adaptao e aceitao a essas novas tecnologias. Hedstrom
(1998, p. 192) aponta que nossa capacidade de criar, acumular e armazenar
materiais digitais ultrapassa a nossa capacidade atual para preservar.
O hardware evolui muito rapidamente, seja por questes de avano
tecnolgico ou por interesses comerciais, e como consequncia muda a forma como
a informao digital armazenada e acessada. Nesse panorama, os suportes que
armazenam e acessam as informaes digitais tm se tornado obsoletos na mesma
velocidade.
Juntamente com o avano tecnolgico do hardware, verifica-se a
constante evoluo do software, que se torna descontinuado rapidamente, gerando
a necessidade da criao de mecanismos que garantam o acesso aos arquivos
criados em verses anteriores. Por exemplo: programas que possibilitem migrar um
objeto digital de uma verso para outra mais atual.
No caso dos suportes de armazenamento digital, como disquetes,
CDs, DVDs, pen-drive e outros, o problema o mesmo, a saber, sua decadncia
fsica. Muitos microcomputadores j no so produzidos com dispositivo de leitura
para alguns desses suportes. Alm da descontinuidade dos dispositivos de leitura,
h tambm o problema da deteriorizao dos suportes, causado pelo tempo de vida
(durabilidade) e por danos decorrentes de fatores externos, como temperatura,
umidade, qualidade do suporte e outros.
Outro fator determinante de obsolescncia a perda de informaes
referentes ao formato de um arquivo digital, sua codificao e at mesmo sobre a
compresso dos arquivos, pois mesmo tendo o hardware, o software e o suporte
adequado, no ser possvel a recuperao da informao digital sem os dados
referentes ao formato de armazenamento.
Chapman (2001) ressalta que a obsolescncia a nmesis da
preservao digital, ou seja, sua pior inimiga, pois a informao digital est inserida
no contexto das TIC, que se caracterizam pelas constantes mudanas e avanos
tecnolgicos.
Portanto, so necessrios recursos humanos, de hardware, de
software, de armazenamento e de comunicao, que trabalhem a informao digital
e a coloquem disposio das pessoas para busca e recuperao, diante das
mudanas decorrentes da obsolescncia e dos avanos nas TIC.

Os documentos registrados em meio digital so mais frgeis que o

papel e correm risco maior de perda ao longo do tempo. Essas informaes contm
um valor histrico para muitos governos, instituies e pessoas, e se no forem
tratadas e preservadas adequadamente sero perdidas para as geraes futuras
(ROTHENBERG, 1999b, p. 1).
Fernndez-Molina e Guimares (2007) apontam que a preservao
da informao digital tem mais dificuldades que a preservao de obras em formatos
tradicionais, em virtude de problemas de trs naturezas:
1- Tcnica: relacionada deteriorizao dos meios digitais, que
mais rpida que os tradicionais; rpida obsolescncia do
hardware e do software e mudana nos formatos digitais.
2- Econmica e organizacional: relacionada aos altos custos das
atividades de preservao e s mudanas no modelo de negcio
das instituies. No caso das bibliotecas digitais, que adquirem o
direito de acesso e uso de uma licena para disponibilizao de
informaes no formato digital, surge o problema de como
preservar a informao, pois a mesma pertence a um editor, que
pode descontinuar o produto ou mesmo desaparecer.
3- Legal: relacionada principalmente com os problemas de direitos
autorais, uma vez que preservar implica frequentemente em
copiar um objeto digital. Muitos objetos digitais tambm podem
depender de outros objetos, que por sua vez tambm esto
protegidos por novas leis de direitos autorais.
A Internet e seus computadores interligados em rede so exemplos
de um ambiente onde ocorrem todas as questes e os problemas relacionados
preservao da informao digital, como a exploso da quantidade de informao
digital disponvel, o grande fluxo de informaes que ela gerou e a falta de
preocupao com a preservao.
No caso das pginas Web, que se configuram como documentos em
formato digital e crescem exponencialmente no contexto atual, registram-se, na
literatura da rea, poucos estudos e iniciativas para a preservao desse tipo de
informao.

Nesse contexto, tambm esto inseridas as IES, que, por suas

caractersticas e objetivos, possuem grande quantidade de informao em formato
digital, que passam pelos mesmos problemas de obsolescncia.
A preservao digital uma rea de estudo posterior preservao
de materiais disponveis em outros formatos, como o papel. Todavia, possui o
mesmo objetivo, isto , possibilita a preservao, ao longo do tempo, da informao
registrada em um determinado suporte.
Para Conway (1996, traduo do autor), preservao [...] a
aquisio, organizao e distribuio de recursos a fim de que venham a impedir
posterior deteriorizao ou renovar a possibilidade de utilizao de um seleto grupo
de materiais, ou seja, a preocupao est focada com o material como um objeto e
atravs disso preservar a informao registrada no mesmo.
A preservao, juntamente com os conceitos de conservao e
restaurao, est associada aos documentos em suportes tradicionais (entendido
aqui como suportes no digitais), como o papel, papiros, microfilmes e outros, e trata
das caractersticas desses suportes, como temperatura, umidade relativa do ar,
controle de pragas biolgicas, luminosidade e outros (BOD, 2007). Tem como
objetivo resguardar a informao por meio da preservao do objeto em sua forma
fsica.
As bibliotecas e os arquivos tm a preservao como uma de suas
funes, atravs de atividades de preservao de livros, peridicos, microfilmes e
outros. Essas atividades, alm de preservar o material adquirido, tambm buscam
recuperar aqueles que pelo tempo j esto se desgastando atravs da restaurao.
No universo digital, as caractersticas a serem tratadas so mais
amplas e vo alm da preservao do suporte fsico, pois esse no o nico
problema relacionado preservao digital, visto que o contedo e o acesso sero
futuramente grandes desafios, pois, mesmo que o suporte fsico seja preservado, h
outros aspectos envolvidos na recuperao da informao no futuro. Na preservao
digital, o suporte e o contedo da informao podem ser dissociados, ou seja, uma
informao digital pode ser transferida de um suporte digital para outro sem a perda
do contedo, com o objetivo de possibilitar sua busca e recuperao.
Para o contexto digital, o conceito de preservao se transforma,
dado que [...] em vez de garantir a integridade fsica do objeto, passa a especificar a

gerao e a manuteno do objeto cuja integridade intelectual a sua caracterstica

principal (CONWAY, 1996, traduo do autor).
Como j mencionado, uma das caractersticas do mundo digital
sua capacidade de produzir, registrar, armazenar e disponibilizar uma quantidade
maior de informao e de maneira muito mais rpida que os modelos tradicionais.
Essa capacidade tem aumentado exponencialmente ao longo do tempo,
principalmente com os avanos das TIC.
Com relao longevidade dos meios de armazenamento digitais
(suporte), observa-se que esta menor se comparada a outros meios no digitais,
como o papel, mesmo esse tendo sua vida til diminuda ao longo do tempo com a
industrializao. Dessa forma, ocorre de um lado um aumento exponencial da
capacidade de armazenamento da informao e, do outro, uma diminuio da vida
til dos suportes que armazenam a informao no formato digital, como se verifica
na Figura 5 (CONWAY, 1996).
Figura 5. O dilema dos suportes modernos.
Densidade de informao X Expectativa de vida
Fonte: Conway (1996).
Na Figura 5, observa-se que, ao longo do tempo, com a evoluo

dos suportes de armazenamento para informao digital, a capacidade de
armazenamento aumentou principalmente na era digital, mas a vida til dos suportes
diminuiu, e a tendncia que esse fenmeno continue.
Nesse contexto, dentro das IES, as bibliotecas, os arquivos e todos
os outros rgos que trabalham com a informao digital passam tambm a

incorporar a gesto dos materiais em formato digital e, com essa nova

responsabilidade, a necessidade de conhecer quais os aspectos relacionados
preservao digital.
3.2
Definio de preservao digital
Valentim (2002) destaca trs ambientes organizacionais existentes

nas organizaes, de acordo com os fluxos informacionais: o primeiro relaciona-se
com o organograma, ou seja, aquele ligado aos fluxos formais existentes entre as
unidades de trabalho, como sees, setores, departamentos, diretorias tcnicas,
diretoria geral e outros; o segundo relaciona-se aos recursos humanos, ou seja,
aquele ligado aos fluxos informais existentes entre as pessoas inseridas na estrutura
organizacional; o terceiro relaciona-se aos dois ambientes, ou seja, aquele ligado
gerao de dados, informao e conhecimento.
Assim, os processos envolvidos na preservao digital gerenciam os
fluxos formais de informao do ambiente interno da instituio por meio de aes
inter-relacionadas, integradas cultura informacional e cultura organizacional,
buscando que as pessoas envolvidas criem em si e na instituio a cultura da
preservao digital.
Hedstrom (1998, p. 190, traduo do autor) ressalta que [...] muito
ainda precisa ser feito para preservar recursos culturais, intelectuais e acadmicos
em formatos tradicionais, que formam a base para a pesquisa em cincias humanas
e de ensino. No contexto atual, observa-se que essa necessidade toma um carter
emergencial para os recursos gerados e armazenados em formato digital,
considerando o crescimento exponencial dos mesmos e que esto se tornando o
suporte mais usual das pesquisas em todas as reas das cincias, bem como das
atividades de ensino, extenso e gesto nas IES.
Para Rothenberg (1999b, p. 17, traduo do autor),
[...] os documentos digitais que estamos atualmente criando so a
primeira gerao de uma forma radicalmente nova de manuteno
de registros. Como tal, so susceptveis de serem vistos por nossos
descendentes como artefatos valiosos do alvorecer da idade da
informao. Ainda estamos na iminncia de perd-los assim como
ns os criamos. Temos de investir cuidadosa reflexo e esforo

significativo, se quisermos preservar esses documentos para o

futuro. Se no estamos dispostos a fazer este investimento,
corremos o risco de perda substancial, bem como a condenao de
nossos descendentes ao esquecimento de um legado histrico nico.
Ferreira (2006, p. 20) entende a preservao digital como a

capacidade de garantir que a informao digital permanea acessvel e com
qualidade de autenticidade para que possa, no futuro, ser interpretada numa
plataforma tecnolgica diferente daquela utilizada em sua criao. Assim, as
questes bsicas envolvidas na preservao de uma informao digital so a
garantia de acesso e fidedignidade das informaes originais, em qualquer ambiente
tecnolgico disponvel a qualquer tempo.
A The Association for Information and Image Management apresenta
concepo semelhante para a preservao digital ao descrev-la como a [...]
capacidade de manter os documentos e os arquivos digitais disponveis para
perodos de tempo que transcendam os avanos tecnolgicos sem se preocupar
com alterao ou perda da legibilidade (CHAPMAN, 2001).
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) (CONSELHO..., 2004),
por meio de sua Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital.
Preservar para garantir o acesso, aponta que a preservao de documentos
arquivsticos em formato digital
[...] tem por objetivo garantir a autenticidade e a integridade da
informao, enquanto o acesso depende dos documentos estarem
em condies de serem utilizados e compreendidos. O desafio da
preservao dos documentos arquivsticos digitais est em garantir o
acesso contnuo a seus contedos e funcionalidades, por meio de
recursos tecnolgicos disponveis poca em que ocorrer a sua
utilizao.
Tanto para Ferreira (2006) como para The Association for

Information and Image Management e para o Conarq (2004), o conceito apresentado
para a preservao digital trata da sua propriedade (capacidade de da entidade,
seja pessoa fsica ou jurdica), ou seja, do o que , e assim pode-se dizer que trata
da sua ontologia. Por outro lado, alguns autores, ao definirem preservao digital,
tratam do meio (atividade, mtodos e mecanismos) para alcan-la, ocupando-se
mais da gesto e do processo. Esta abordagem pode ser observada nas definies
a seguir.
No Research Library Group/Online Computer Library Center Report
(RLG/OCLC), o enfoque principal dado ao conceito de preservao digital refere-se

ao seu gerenciamento como fator preponderante, ao associ-la a [...] uma srie de

atividades de gerenciamento necessrias para assegurar a continuidade do acesso
e a preservao dos materiais digitais (CHAPMAN, 2001, traduo do autor).
Para Hedstrom (1998, p. 190, traduo do autor), a preservao
digital [...] significa o planejamento, alocao de recursos, e aplicao de mtodos e
tecnologias de preservao necessrias para garantir que a informao digital de
valor contnuo permanea acessvel e utilizvel.
Para Arellano (2004, p. 17), a preservao digital compreende
mecanismos que permitem o armazenamento em repositrios de dados digitais que
garantam a perenidade dos seus contedos e integra os requisitos da preservao
fsica, lgica e intelectual dos objetos digitais, em que:
a preservao fsica diz respeito aos mecanismos de preservao
dos suportes de armazenamento digital, tais como CD-ROM,
DVD, etc.;
a preservao lgica relaciona-se s atividades de converso dos
formatos
originais
em
novos
formatos,
pela
questo
da
obsolescncia do software;
a preservao intelectual compreende mecanismos que garantem
a integridade e a autenticidade.
Em relao preservao intelectual, destaca-se que, diferente do
documento impresso, o documento digital passvel de modificao e, portanto,
pode perder sua propriedade intelectual. A preservao da propriedade intelectual
uma das barreiras que interferem na preservao de objetos digitais, pois esses so
passveis de modificao durante as atividades de preservao, devido s
caractersticas da informao digital.
A National Library of Australia (NLA) (NATIONAL..., 2008, traduo
do autor) entende preservao digital como [...] o processo envolvido na
manuteno, e se necessrio, no restabelecimento da acessibilidade para os
recursos de informao digital.
Em sntese, nas definies apresentadas existe a preocupao
constante em garantir o acesso, no futuro, informao digital a ser preservada,
diante dos avanos tecnolgicos que podero afet-la. Outras preocupaes so
referentes necessidade de garantir a autenticidade da informao digital, bem

como o planejamento, as atividades, recursos financeiros, o gerenciamento e as TIC

adequadas, como a utilizao de repositrios digitais.
Dessa forma, esta pesquisa entende a preservao digital sob o
aspecto dos processos de gesto envolvidos na administrao das atividades
necessrias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no
futuro, a partir das TIC existentes na poca e com garantias de sua autenticidade.
3.3
Caractersticas da preservao digital
Como apresentado nas sees anteriores, os objetivos a serem

alcanados na preservao digital so os mesmos envolvidos na preservao da
informao em suportes tradicionais, como o papel, ou seja, garantir que a
informao digital possa ser recuperada ao longo do tempo com garantia de
autenticidade, mesmo com as mudanas constantes nas TIC e na gesto das
instituies.
Entretanto, a principal preocupao da preservao digital no
somente com a preservao fsica do documento, mas tambm a de garantir o
acesso e o contedo do documento digital ao longo do tempo. Assim, a longevidade
do objeto digital est relacionada adequao dos objetos s tecnologias da poca.
Por estar envolvida com as TIC, necessita de outros profissionais nas atividades de
preservao digital, alm dos bibliotecrios e arquivistas. Dessa forma, enquanto a
preservao tradicional est preocupada com a guarda do documento com o
objetivo de preservar seu contedo para acesso a longo prazo, a preservao digital
tem na preservao do contedo seu objetivo principal.
O termo longo prazo pode ser entendido como [...] o tempo
suficiente para se preocupar com os impactos da evoluo tecnolgica, incluindo
suporte a novas mdias e formatos de dados, ou com a mudana da comunidade de
usurios (CONSULTATIVE..., 2002, p. 1.1, traduo do autor), podendo se estender
por tempo indeterminado.
A partir dessa definio, entende-se a preservao a longo prazo
como a forma de manter um objeto digital autntico e acessvel por um tempo
suficiente para atender necessidade dos usurios.

Enquanto a preservao do papel busca preservar o suporte e a

informao contida no mesmo, fazendo com que contedo e suporte caminhem
juntos durante todo o clico de vida do documento, a preservao digital busca
preservar o contedo do objeto digital e sua autenticidade, independente do suporte
em que est disponvel. Nesse universo, mesmo com a dependncia do objeto
digital em relao plataforma adequada para o armazenamento, busca e
recuperao, objeto e suporte so dissociveis, pois no ciclo de vida do objeto digital
o mesmo transferido para suportes diferentes, adequados s tecnologias
existentes na poca.
A preservao digital deve levar em conta essa dependncia,
transferindo o objeto digital de uma plataforma tecnolgica, quando essa se torna
obsoleta, para uma mais atual, uma vez que, se mantido em uma plataforma
obsoleta, se perde a capacidade de acesso. Nessa transferncia, deve-se manter a
capacidade de busca e recuperao do objeto digital, bem como sua autenticidade,
por meio de estratgias e da gesto adequada dos processos envolvidos na
preservao digital.
Se no forem aplicadas corretamente, as estratgias podem afetar o
contedo do objeto digital, comprometendo a autenticidade e o acesso. As
instituies devem prover formas de minimizar esse problema, por meio da correta
documentao das estratgias aplicadas ao objeto digital e da utilizao de
tecnologias que garantam o acesso restrito ao objeto, com a finalidade de
preservao.
A autenticidade refere-se capacidade de garantir que o objeto
digital seja autntico, ou seja, que reflita o contedo original de sua criao, uma vez
que no ambiente digital o objeto pode passar por estratgias de preservao digital
diante das mudanas decorrentes dos avanos e da obsolescncia tecnolgica, que
podem alterar o seu contedo.
A questo da obsolescncia tecnolgica, seja dos suportes ou dos
formatos, constitui um dos problemas da preservao digital, que afetam a maneira
de se armazenar os objetos e as ferramentas necessrias para busca e
recuperao.
Conway (1996) apresenta uma estrutura para as atividades
tradicionais de preservao, baseada em nove conceitos registrados na literatura e
divididos em dois grupos: contexto e prioridades para as aes de preservao. A

partir dessa estrutura, prope como esses conceitos podem ser transformados em
respostas s caractersticas especficas da informao digital. No Quadro 5 so
apresentados os dois grupos e seus conceitos.
Quadro 5. Estrutura para as atividades de preservao tradicional e digital.

Conceito
Custdia
Importncia
Social
Estrutura
Cooperao
Longevidade
Escolha
Qualidade
Integridade
Acesso
Contexto para a ao de preservao

Preservao tradicional
Preservao digital
Faz referncia atividade da biblioteca Faz referncia necessidade da
de tratar o documento, desde sua instituio de ter o compromisso de migrar
seleo at o seu descarte.
os dados digitais para novas tecnologias.
As atividades de preservao tm uma Est mais relacionada ao acesso aos
misso de atender a uma necessidade servios oferecidos s comunidades
da sociedade em preservar a histria e acadmicas, eruditas e pblicas.
a memria, atravs de documentos, de
pessoas e instituies.
Necessidade
de
uma
estrutura Est voltado para um processo de
de
riscos
e
com
organizacional que propicie recursos e gerenciamento
estrutura
para
as
atividades especialistas de outras reas, como
tecnologia.
permanentes de preservao.
Cooperao entre instituies com o Tambm necessria pela prpria
objetivo de dividir os investimentos e, caracterstica do ambiente digital.
dessa forma, selecionar e preservar os
documentos mais valiosos.
A ideia expandir a capacidade de No universo digital, a preocupao mais
utilizao
dos
documentos, com o contedo do que com o suporte, e
estabilizando
as
estruturas sua longevidade depende mais da
organizacionais e minimizando as expectativa de vida dos sistemas de
possibilidades de deteriorizao fsica acesso e das atividades de migrao para
causadas por fatores internos e os novos ambientes.
externos.
Est relacionada seleo do que um avanado processo que est ligado
uso
efetivo
das
informaes
deve ser preservado a partir da ao
definio
de
valores.
armazenadas em meio digital.
reconhecidamente uma das mais
difceis atividades de preservao.
Necessidade de maximizar a qualidade O objetivo assegurar, de modo mais
nas atividades de preservao, com amplo e tecnicamente possvel, o
critrios
de
qualidade,
normas, contedo intelectual e visual, para ento
diretrizes, procedimentos e baixa apresent-lo aos usurios de maneira
mais adequada s suas necessidades.
tolerncia a erros.
Est relacionado integridade fsica e A integridade fsica tem menos relao
intelectual: a fsica refere-se ao suporte com o suporte; na integridade intelectual
e ao documento e tem um papel tambm existe a preocupao com a
importante
nos
laboratrios
de autenticidade do documento digital.
conservao; e a intelectual preocupase com a autenticidade do documento
A preservao durante muito tempo No universo digital, o acesso uma das
preocupou-se
essencialmente
em ideias centrais, e a capacidade de acesso
guardar o documento em um lugar informao digital preservada torna-se o
seguro, tratando a preservao e o resultado final da ao de preservao.
acesso de formas excludentes.
Fonte: Conway (1996).

Na estrutura proposta por Conway (1996), a preservao tradicional,

desde a seleo at o descarte, tem seu foco na preservao fsica do documento e
na deteriorizao causada por fatores externos e internos. As atividades envolvidas
so normalmente realizadas nas bibliotecas e nos arquivos, juntamente com
programas de cooperao com outras instituies, com o objetivo de preservar,
entre outros, a memria e a histria. Essa cooperao ajuda na diminuio dos
custos das atividades de preservao. Durante muito tempo, uma caracterstica
importante era a prioridade dada para a guarda do documento em local seguro, em
detrimento do acesso ao documento. Atualmente, as instituies buscam condies
para dar acesso e preservar ao mesmo tempo.
Uma das caractersticas da preservao digital refere-se aos custos
envolvidos na atualizao dos equipamentos e das tecnologias, decorrentes das
mudanas e constantes avanos nas TIC, que exige tambm investimentos
permanentes na qualificao adequada do pessoal especializado para sua
capacitao s novas realidades tecnolgicas.
Martins, Funari e Forti (2007) sustentam que as questes
econmicas envolvidas na preservao digital so um de seus desafios, devido aos
custos envolvidos, inclusive para pases como o Brasil, e citam tambm as barreiras
impostas pelas leis de direitos autorais que so adequadas para as companhias
privadas, mas dificultam o acesso e a preservao de documentos relevantes.
Para Bod (2007), a preservao digital pode ser dividida em dois
grupos, o fsico e o lgico, que devem ser levados em considerao numa poltica de
preservao digital. Os cuidados fsicos esto relacionados com suportes fsicos e
com a obsolescncia tecnolgica de hardware; e os cuidados lgicos, mais
complexos, esto relacionados com o contedo codificado em linguagem binria
digital e sua correta interpretao.
A preservao digital pode significar, num primeiro momento, a
necessidade de criar condies que tratam das questes tecnolgicas para
recuperar um objeto digital ao longo do tempo. Entretanto, alm do desafio tcnico,
h outros desafios, como a conscientizao dos usurios e das instituies sobre a
importncia de se desenvolver aes de preservao digital, devido falta de cultura
de preservao digital.
Criar essa cultura depende de mudanas de comportamento dos
geradores da informao, das instituies responsveis em preservar o que foi

produzido e dos profissionais envolvidos nas atividades de preservao digital.

necessrio que as instituies mudem a poltica, inserindo nos objetivos
institucionais e nas instncias de gesto a preocupao em preservar o patrimnio
institucional produzido em formato digital, mudando assim sua cultura informacional
e organizacional.
As instituies responsveis em preservar os objetos digitais devem
buscar, por meio das atividades de preservao digital, requisitos que atendam s
necessidades de busca e recuperao de informao dos usurios, sejam eles
internos ou externos, preservando as informaes em formatos que permitam o uso
futuro.
Hedstrom (1998, p. 192, traduo do autor) destaca que existem
duas maneiras de analisar os requisitos de preservao digital: [...] a partir da
perspectiva dos usurios de materiais digitais e do ponto de vista das bibliotecas,
arquivos e outros tutores que assumem a responsabilidade pela sua manuteno,
preservao e distribuio.
Durante a pesquisa e atravs do levantamento bibliogrfico,
observou-se que no Brasil, as iniciativas de preservao digital nas IES esto mais
presentes nas bibliotecas universitrias, principalmente no desenvolvimento de
bibliotecas digitais.
Arellano (2008, p. 238) sustenta, em pesquisa, que as atividades e
prticas de preservao digital esto [...] sendo moldadas pelas atividades
tradicionais de preservao para o material impresso, sendo que a preocupao
com a preservao digital ainda no o centro para a maioria dessas instituies.
Os aspectos e as atividades na preservao digital so diferentes da
preservao no digital, e isso constitui um problema medida que a comunidade
acadmica tem demonstrado mais interesse na busca e recuperao de informaes
digitais e, tambm, na disponibilizao de sua produo em meio digital. Nesse
contexto, a preservao digital nas IES torna-se tambm um instrumento importante
de preservao da produo cientfica, de docncia e de extenso, alm das
informaes digitais na rea administrativa, que fazem parte da histria da instituio
e devem ser consideradas como patrimnio.
Alm dos aspectos tcnicos e culturais, a preservao digital nas
IES depende de questes institucionais, tais como a mudana peridica da direo,
dos administradores, das polticas, dos objetivos e das fontes de financiamento.

Nesse sentido, necessria a insero da preservao digital na gesto das IES por
meio de sua presena nos objetivos da instituio, de recursos financeiros
permanentes no planejamento oramentrio e de medidas que garantam a
continuidade dessa atividade, como a criao de instncias que faam parte do
organograma da instituio, com normas e atribuies bem definidas.
Por envolver diversos aspectos, a preservao digital gera a
necessidade de as IES estabelecerem um modelo de gesto para as informaes
digitais, que seja contnuo e contemple esses aspectos, com o objetivo de preservar
o acesso a longo prazo aos objetos digitais.
O pequeno nmero de trabalhos encontrados sobre preservao
digital nas IES e as raras experincias relatadas no Brasil mostram a pouca
relevncia que as instituies tm dado a esta questo, alm da carncia de
atividades de gesto na rea, sejam nas bibliotecas, setores de TI e at mesmo nas
instncias superiores. Essa carncia acarreta a falta de formao de recursos
humanos especializados para as atividades de preservao digital nas instituies.
Arellano (2008, p. 265) constatou, em pesquisa no Ministrio da
Cincia e Tecnologia, que no existem atividades de preservao digital da
informao cientfica nas instituies, unidades, organizaes ou entidades ligadas
ao ministrio. O que existe so algumas rotinas de cpia de segurana e migrao
em alguns setores de informtica e quase nenhuma atividade de preservao nos
centros de informao e bibliotecas.
Thomaz (2006) tambm verifica a carncia de atividades de
preservao em seus estudos sobre as organizaes pblicas brasileiras de mdio e
grande porte.
Para as informaes digitais de carter cientfico, Arellano (2008, p.
273) prope um conjunto de critrios de preservao digital, com base nos modelos
de referncia Open Archive Information System (OAIS) e Trust Digital Repository
(TDR), a serem utilizados na elaborao de projetos para a gesto de informao
digital e os define como elementos integrantes de um sistema de gesto de
preservao digital.
Para o autor, um critrio na preservao digital pode ser definido
como [...] uma regra que permite a fundamentao racional da escolha, deciso e
deliberao de uma entidade, com relao ao servio de informao de preservao
que ela presta sua comunidade (ARELLANO, 2008, p. 273).

Arellano (2008, p. 285) define os seguintes critrios:

- Confiabilidade: o sistema de preservao digital deve estar
relacionado adoo de padres pr-estabelecidos e aceitos; adequao do
servio de preservao s necessidades da comunidade-alvo; existncia de
dispositivos que garantam a guarda de informaes sobre segurana, direitos
autorais e tipos de acesso; a medidas de segurana que garantam a autenticidade
da informao preservada ao longo do tempo.
- Responsabilidade poltica: refere-se existncia de polticas de
preservao digital, que oficializem as funes e atributos da instituio e das
pessoas envolvidas. Para as informaes cientficas, a utilizao de repositrios
digitais e a divulgao da poltica de preservao digital adotada mostram que a
instituio possui capacidade tcnica para manter a integridade e a autenticidade
das informaes digitais preservadas.
- Sustentabilidade econmica: refere-se s [...] consideraes sobre
a parte de oramento anual dedicado a atividades de preservao digitais, tais como
migrao, atualizao, metadados, entre outras. Como as atividades de
preservao implicam custos elevados, o estabelecimento de parcerias e a unio de
experincias entre instituies representam um avano em projetos de preservao
digital, pois permitem tambm a diminuio dos custos de preservao.
- Incluso em repositrios: [...] um dos primeiros passos na direo
da preservao digital dos objetos digitais sua transferncia para um repositrio
digital (ARELLANO, 2008, p. 280). A instituio dever garantir ao depositrio que o
objeto ser atualizado periodicamente no repositrio.
- Transparncia: relaciona-se aos processos bsicos de um sistema
de gesto da preservao digital, com o uso do software livre e de metadados.
Tambm fazem parte desse critrio os processos de certificao, principalmente nos
trabalhos colaborativos com redes de repositrios entre instituies parceiras que
utilizam os mesmo padres de metadados e realizam intercmbio de dados. Arellano
(2008, p. 282) menciona a necessidade de estabelecer programas nacionais de
certificao de repositrios digitais para as informaes cientficas.
- Acessibilidade de longo prazo: os sistemas de informao devem
incluir informaes que permitam identificar o tratamento dado ao objeto digital e o
aplicativo que deve ser utilizado para acessar o objeto, informando tambm as
estratgias aplicadas nos processos de preservao digital. A acessibilidade [...]

permite medir as facilidades de uso que o repositrio proporciona aos usurios, a

dimenso das tarefas realizadas e o grau de conhecimento que eles tm das
funes do sistema (ARELLANO, 2008, p. 283).
Apesar de terem sido definidos para os responsveis por centros de
informao e bibliotecas do Ministrio da Cincia e Tecnologia e para o
funcionamento dos servios dessa entidade, esses critrios podem ser aplicados a
qualquer servio de preservao digital.
Arellano (2008, p. 24) afirma que [...] a preservao da informao
em formato digital precisa de um conjunto de prticas tcnicas e de gerenciamento
que mudam constantemente, em funo de estarem inseridas nas TIC, que tambm
evoluem e mudam de maneira muito rpida. Observa ainda que, atualmente, existe
[...] pouca avaliao dos fundamentos tericos e metodolgicos das estratgias de
preservao digital.
As instituies necessitam dispor de modelos de gesto e
ferramentas tecnolgicas para que as informaes disponveis em formato digital, e
que devem ser preservadas, sejam utilizadas no futuro. Dessa forma, a preservao
digital deve mudar o foco da estratgia tecnolgica para uma viso mais ampla de
gesto da informao digital, agregando cultura, servios, polticas, tecnologias e
utilizando especialistas de vrias reas.
Para Arellano (2004, p. 15), a preservao digital um dos grandes
desafios do sculo XXI, e diversas iniciativas, em nvel mundial, se multiplicam na
busca de solues,
principalmente para as informaes
relacionadas
ao
desenvolvimento cientfico e tecnolgico de seus pases de origem, conforme

exposto na seo a seguir.
3.4
Iniciativas de preservao digital
As iniciativas de instituies preocupadas com a preservao digital

tm surgido no mbito nacional e internacional, com o objetivo de estudar e propor
solues para as questes relacionadas ao assunto, por meio da identificao dos
aspectos que envolvem a preservao de objetos digitais.

Arellano (2004, p. 22) mostra vrias iniciativas de preservao digital

pelo mundo e indica [...] as atividades realizadas por meio de consrcios
internacionais como o caminho mais vivel para resolver as questes relacionadas
com a preservao dos arquivos digitais.
A UNESCO, por meio da Carta para a Preservao do Patrimnio
Digital, publicada em 15/10/2003, mostra preocupao com a questo da
preservao do patrimnio digital e define, em 12 artigos, os princpios que devem
nortear o assunto, entendendo o risco eminente de desaparecimento desse
patrimnio para as geraes atuais e futuras. Indica um conjunto de medidas com o
objetivo de elaborar estratgias, selecionar e proteger o que deve ser preservado.
No artigo 6, Elaborar estratgias e polticas, afirma que [...] necessrio
desenvolver estratgias e polticas de preservao do patrimnio digital, tendo em
conta o grau de urgncia, as circunstncias locais, os meios disponveis e as
projees futuras, mostrando sua preocupao com aes rpidas por meio de
polticas e estratgias que atendam s necessidades das instituies (UNITED...,
2003, traduo do autor).
Alm da carta, a UNESCO demonstra tambm preocupao com a
preservao digital, no documento Proposta submetida pela Comisso Nacional da
UNESCO dos Pases Baixos apresentada Conferncia Geral da UNESCO e
aprovada para incluso no programa para 2002-2003. E sugere, alm de
planejamento em investimentos, a elaborao de princpios e normas para a
preservao,
que
devem
ser
levadas
ao
conhecimento
dos
governos.
(BIBLIOTECA..., 2002).
Na Europa, o projeto Eletronic Resource Preservation and Access
Network (ERPANET), disponvel em www.erpanet.org e iniciado em 2001, teve o
objetivo de criar uma rede de colaborao entre diversas iniciativas na rea de
preservao digital, que resultou na publicao de uma declarao, o ERPANET
Digital preservation Charter. O projeto busca construir parcerias, como o objetivo de
melhorar as prticas de preservao, evitar redundncias e otimizar os esforos
para a preservao digital (BOERES; ARELLANO, 2005, p. 10).
Alm do ERPANET, outros projetos esto sendo desenvolvidos na
Europa: o CURL Exemplars in Digital Archives (CEDARS), desenvolvido pelo Reino
Unido e Irlanda; o Creative Archiving at Michigan and Leed: Emulating the old and
the new (CAMILEON), financiado pelo Reino Unido e Estados Unidos, com nfase

na utilizao da estratgia de emulao; o Networked European Deposit Library

(NEDLIB), um projeto colaborativo entre bibliotecas da Europa, com o objetivo de
construir uma infraestrutura para preservao de publicaes eletrnicas (CUNHA;
LIMA, 2007).
Na Austrlia, a Biblioteca Nacional demonstra preocupao com a
questo da preservao digital, por meio do documento Preserving Access to Digital
Information (PADI), que uma iniciativa na rea de preservao. Alm de uma lista
de discusso internacional, esta biblioteca disponibiliza informaes sobre a questo
da preservao digital (NATIONAL..., 1997). O PADI tem como objetivos:
[...] facilitar o desenvolvimento de estratgias e diretrizes para a
preservao do acesso informao digital; desenvolver e manter
um web site para fins de informao e promoo; identificar e
promover as atividades pertinentes; proporcionar um frum para a
cooperao nas atividades que promovam a preservao do acesso
informao digital (NATIONAL..., 1997, traduo do autor).
Outra iniciativa o projeto PANDORA, em parceria com a Biblioteca

Nacional da Austrlia, cuja sigla significa Preserving and Accessing Networked
Documentary Resources of Australia. O projeto foi criado em 1996, com o objetivo
de criar um arquivo digital para coletar e fornecer acesso a longo prazo para
publicaes on-line e sites selecionados que discorra sobre a Austrlia
(NATIONAL..., 1996).
Nos Estados Unidos, o projeto National Archives and Records
Administration (NARA) adotou, em 2003, a norma ISO 15489, com o objetivo de
preservar registros eletrnicos de carter oficial, uma vez que a norma utiliza uma
sequncia integrada de processos para as atividades de gesto de preservao
digital, que trata desde a criao do objeto digital at seu uso (BOERES;
ARELLANO, 2005, p. 9).
A Online Computer Library Center (OCLC) possui um programa de
preservao digital para o gerenciamento de contedo digital das suas instituies
membro, tendo como objetivo a confiabilidade dos objetos digitais a serem
preservados. O programa utiliza o Digital Archive, que
[...] foi lanado em 2002 em resposta necessidade manifestada por
bibliotecas, arquivos, museus e instituies de ensino para o
armazenamento de longo prazo, gesto e preservao dos materiais
digitais. O Digital Archive presta servios para as instituies
interessadas na realizao de uma abordagem prtica para a
preservao digital. Ele permite s instituies ingerir, gerenciar,
divulgar e preservar o seu contedo digital, usando uma interface

web ou um processo off-line (ONLINE..., 2006, p. 3, traduo do

autor).
Outros projetos relevantes nos Estados Unidos so: o Preservation,

Reliability,
Interoperability,
Security,
Metadata
(PRISM),
coordenado
pela
Universidade de Cornell, que tem como objetivo o estudo da confiabilidade,

interoperabilidade, segurana e metadados na preservao digital; a Biblioteca do
Congresso Americano, que tem um projeto voltado para a preservao dos
documentos criados para no ambiente Web, por meio de investimentos em
infraestrutura de rede, bancos de dados e segurana; o National Institute of
Standards and Technology (NIST), que tem um projeto de preservao digital
voltado para pesquisas sobre as mdias digitais, como metodologia para medir a vida
til de um disco ptico. (CUNHA; LIMA, 2007).
No Canad, o governo da provncia de Alberta elaborou, em 2005,
um Guia de Recursos de Preservao Digital para auxili-lo no desenvolvimento de
estratgias de pesquisa corporativas para preservao de informao digital. Esse
guia contm os principais sites que tratam do tema e uma breve descrio de cada
um. Foram listados 98 sites, sendo 22 europeus, 10 australianos, um neozelands,
21 canadenses, 25 americanos, 19 internacionais, alm de 3 revistas. Nenhum site
brasileiro foi citado na pesquisa. Muitos desses sites representam projetos que
contam com a participao de diversas entidades de diversos pases, mostrando a
importncia da pesquisa colaborativa como forma de melhores prticas para a
preservao digital (MCDONALD; TURNER, 2005).
Outra iniciativa canadense o Projeto InterPARES, sigla de
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System, que
teve incio em 1999, coordenado pela University of British Columbia, do Canad, e
conta com a participao de pesquisadores de diversas reas (Arquivologia,
Biblioteconomia, Tecnologia da Informao, Informtica, Direito e outros) da Europa,
sia, frica e Amricas. O Brasil est presente no projeto via participao do
Arquivo Nacional. Este tem como objetivo fomentar estudos e desenvolver solues
para a preservao de documentos arquivsticos digitais autnticos (INTERPARES,
2009).
O projeto InterPARES est na terceira fase. A primeira fase teve
como objetivo estudar a questo da autenticidade dos documentos digitais; na
segunda fase, foram desenvolvidos conceitos, princpios, critrios e mtodos, com o

objetivo de garantir a criao e manuteno de registros precisos e confiveis, tendo

como foco documentos arquivsticos digitais gerados de atividades artsticas,
cientficas e governamentais. Em 2007, iniciou-se a terceira fase do projeto, o
InterPARES 3, com trmino previsto para 2012, e tem como objetivo transformar em
aes concretas os estudos realizados nas duas fases anteriores, capacitando
programas e organizaes (pblicas ou privadas), responsveis pela produo e
manuteno de documentos arquivsticos digitais, na preservao de documentos
digitais (INTERPARES, 2009).
Outro projeto colaborativo o consrcio International Internet
Preservation Consortium (IIPC), formado em 2003 pelas bibliotecas nacionais da
Austrlia, Canad, Dinamarca, Finlndia, Frana, Itlia, Sucia, Islndia, Noruega, a
Biblioteca Britnica, a Biblioteca do Congresso americano e o Internet Archive dos
Estados Unidos. A misso do IIPC [...] adquirir, preservar e tornar acessvel o
conhecimento e as informaes da Internet para as geraes futuras em todos os
lugares, promovendo o intercmbio global e as relaes internacionais. Os objetivos
do consrcio so: permitir o acesso futuro a um rico contedo de informaes
disponveis na Internet, promover o desenvolvimento e a utilizao de ferramentas
comuns, tcnicas e normas para a criao dos arquivos internacionais, estimular
iniciativas internacionais e leis para acesso futuro a contedos da Internet e apoiar
as bibliotecas, arquivos, museus e instituies de patrimnio cultural para
preservao de contedos da Internet (INTERNATIONAL..., 2010, traduo do
autor).
No Brasil, as iniciativas e os projetos publicados ainda so
incipientes quando comparados com o exterior, e no h participao efetiva das
IES. Uma participao importante no Projeto Interpares da Universidade Estadual
de Campinas (UNICAMP).
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), em sua 34 reunio
plenria, realizada em 06/07/2004 no Rio de Janeiro, aprovou a Carta para a
Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital: preservar para garantir o acesso,
em que convoca as instituies pblicas e privadas a envidarem esforos que
garantam a preservao das informaes digitais produzidas e armazenadas, e
aponta tambm a necessidades da implementao de aes na elaborao de
estratgias, polticas e normas para preservao digital, alm de aes para a

disseminao e compartilhamento dos conhecimentos adquiridos na rea de

preservao (CONSELHO..., 2004).
Tambm na rea governamental, o Livro Verde, lanado em 2000,
contm as metas de implementao do Programa Sociedade da Informao, uma
referncia importncia da preservao da identidade nacional e cultural do Brasil.
Entre as aes propostas, menciona a necessidade do
[...] fomento a esquemas de digitalizao para a preservao
artstica, cultural, histrica e de informaes de cincia e tecnologia,
bem como a projetos de pesquisa e desenvolvimento (P&D) para a
gerao de tecnologias com aplicao em projetos de relevncia
cultural (TAKAHASHI, 2000).
O Livro Branco, lanado em 2002, apresenta os resultados da

Conferncia Nacional de Cincia, Tecnologia e Inovao, realizada em setembro de
2001, porm no faz nenhuma citao com relao preservao digital (BRASIL,
2002).
Observam-se, ainda, algumas iniciativas isoladas, como na Ilha de
Fernando de Noronha, onde desenvolvido um trabalho com moradores e turistas
nas questes ligadas preservao ambiental, com distribuio de cartilhas e
realizaes de oficinas. Essa iniciativa possui um projeto de preservao digital do
acervo documental da ilha (ACONTECE, 2006).
Na Universidade Estadual de Londrina (UEL), desenvolve-se um
trabalho de preservao digital na Biblioteca de Teses e Dissertaes, onde as
principais necessidades apontadas so as preocupaes com a preservao fsica
do objeto digital (sistemas de backup), a necessidade de investimento em
infraestrutura e mtodos adequados de catalogao e classificao. Os autores
ressaltam tambm que
[...] a implementao de polticas de preservao a forma mais
efetiva de garantir o armazenamento e que essas polticas
estabeleam medidas especficas essenciais para que toda a
produo intelectual seja acessvel comunidade nacional e
internacional (CERVANTES et al., 2006).
Todas essas iniciativas tratam da preservao digital de situaes

particulares e de objetos digitais especficos, sem citarem polticas, estratgias ou
atividades que apontem solues para o tratamento de todo ambiente digital dessas
instituies.
A UNICAMP criou um Grupo de Trabalho de Documentos

Arquivsticos Eletrnicos com o objetivo de estabelecer normas e padres para a
gesto e preservao digital, por meio de estudos sobre o assunto, promovendo
eventos, elaborando diagnstico da situao na UNICAMP e propondo normas,
aes e medidas tcnicas baseados na diplomtica e na arquivstica. Alm dessas
proposies, as principais propostas do grupo so a criao de programas de
gesto, a criao de um grupo tcnico multidisciplinar, investimento em
infraestrutura, implantao de programas para disseminao dos aspectos
envolvidos na preservao digital entre outras (MARTINS; FUNARI; FORTI, 2007).
Esse projeto busca tratar a preservao das informaes digitais de
toda instituio, com planejamento e investimento. Entre as propostas consta a
necessidade de uma maior interao com outras instituies, mostrando a
importncia da troca de experincias entre instituies.
O grupo tambm sugere a criao de uma linha de pesquisa ou
projeto acadmico, para estudar a gesto, preservao e acesso a documentos
digitais, o que contribuiria para a formao de profissionais capacitados para as
atividades de preservao digital (MARTINS; FUNARI; FORTI, 2007).
Na
literatura,
consenso
que
preservao
digital
responsabilidade do criador do objeto digital e da organizao na qual o objeto est

disponvel; mostra a necessidade de integrao das organizaes que possuem
objetos armazenados em servios de informao, com o objetivo de minimizar
esforos e custos, possibilitando melhor interoperabilidade desses objetos.
Entretanto, no Brasil, no se encontram iniciativas efetivas para o
trabalho conjunto de instituies, principalmente nas IES, que possibilitem um
avano nas questes relacionadas preservao digital.
Por meio do levantamento bibliogrfico realizado nesta pesquisa,
observou-se a carncia de iniciativas de preservao digital nas IES. Constatou-se
tambm que as pesquisas desenvolvidas, tanto no Brasil como no exterior, mostram
a necessidade da definio de polticas e estratgias de preservao digital,
inclusive na produo cientfica e tecnolgica daquelas instituies.
Vrios aspectos envolvem a preservao digital, e a definio de
uma poltica de preservao digital e de um modelo de gesto que atenda s
necessidades das organizaes depende do modo pelo qual esses aspectos so
tratados.
3.5
Aspectos da preservao digital
Preservar um objeto digital envolve vrios aspectos, pois o mesmo

pode sofrer, ao longo do tempo, diversas adequaes em funo dos avanos
tecnolgicos. Por estar disponvel em um objeto fsico, que o meio no qual o objeto
digital est armazenado, as alteraes no devem impedir que um hardware ou um
software possam, no futuro, transformar a informao armazenada em informao
legvel para o usurio.
Nesse sentido, a preservao digital envolve vrias questes:
tecnolgicas, pois est inserida no ambiente digital, onde o objeto digital a ser
preservado descrito pelas suas caractersticas de hardware, software e suporte;
relativas aos profissionais envolvidos nas atividades definidas pelas instituies para
a preservao digital; concernentes a todos os processos de gesto; legais, que
garantem ao autor e instituio a autenticidade do objeto digital e sua preservao
por um longo perodo de tempo; econmicas, ou seja, investimentos financeiros
necessrios para manter os processos de preservao, que devem ser
permanentes; cultural, por envolver uma mudana de atitude e nas atividades das
pessoas e dos grupos institucionais.
Todas essas questes, sejam elas tcnicas, organizacionais,
econmicas, culturais ou legais, devem integrar a preservao fsica, lgica e
intelectual dos objetos digitais a serem preservados e inserir-se nas polticas de
preservao digital a ser definida nas instituies. No suficiente armazenar um
objeto digital no suporte adequado, necessrio pensar nos aspectos que permitem
a busca e a recuperao para uso futuro, preservando tambm o contedo, a
integridade e a autenticidade.
Nas IES, essas questes tambm esto inseridas, com algumas
particularidades especficas, como a produo cientfica da comunidade acadmica,
que passa a ser produzida cada vez mais no formato digital e distribuda atravs das
redes de computadores e pela Internet.
A preservao digital est inserida em um contexto de inter-relao
com as TIC e a cultura organizacional, conforme representado na Figura 6. Esta

figura ilustra a presena de temticas comuns entre as trs reas, bem como o fato
de cada uma delas apresentar particularidades e questes prprias.
Figura 6. Contexto da preservao digital.
Fonte: Elaborado pelo autor.
Nos estudos realizados, foram identificados 16 aspectos que

envolvem a preservao digital e todos relacionados s questes tcnicas,
organizacionais e legais, e o tratamento adequado desses aspectos pode determinar
a preservao correta do tipo do objeto digital. Na implementao de um modelo de
gesto de preservao digital possvel que alguns dos aspectos no sejam
tratados, mas, se isso ocorrer, a preservao dos objetos digitais ficar fragilizada,
ou seja, no ter o suporte adequado e poder com o tempo apresentar problemas
por no atender infraestrutura necessria.
Os aspectos relacionados preservao digital foram ser divididos
em trs grupos: organizacional, legal e tcnico, ilustrados na Figura 7. Apesar de
terem suas prprias especificidades e seus aspectos, esses grupos esto fortemente
relacionados, da mesma forma que os aspectos que os compem, e esto apoiados
nas TIC, que formam o ambiente onde est inserida a preservao digital, e na
cultura organizacional da instituio. Na definio de um modelo de gesto ou de
uma poltica de preservao digital, esses aspectos devem ser tratados
conjuntamente no ambiente.

Figura 7. Aspectos da preservao digital.

Preservao Digital
Organizacional
Legal
Objetivos da instituio
Leis
Poltica de Preservao
Digital
Direitos autorais
Atos administrativos
Responsabilidades
Equipe multidisciplinar
Recursos financeiros
Autenticidade
Tcnico
Seleo e descarte
Modelos, padres e
iniciativas
Infraestrutura tecnolgica
Repositrios Institucionais
Estratgias de preservao
Suporte
Metadados
A Figura 7 representa todos os aspectos da preservao digital

atravs dos trs grupos, e mostra a relao existente entre eles, ou seja, a
dependncia que um grupo tem dos outros dois. Os aspectos administrativos
dependem das questes legais e dos aspectos tcnicos, e estes dependem do modo
pelo qual a instituio administra e d sustentao preservao digital. A mesma
relao ocorre com os aspectos legais e tcnicos.
Nos captulos seguintes so detalhados cada um dos grupos e os
aspectos envolvidos na preservao digital.

PRESERVAO DIGITAL: ASPECTOS ORGANIZACIONAIS
Os aspectos organizacionais dizem respeito gesto da instituio e

so relacionados aos objetivos, ao envolvimento da comunidade e de pessoas
especializadas nas atividades de preservao digital, alm de tratar dos problemas
administrativos
financeiros.
Esses
aspectos
buscam
dar
sustentao
organizacional com o objetivo de dar continuidade s atividades de preservao

digital, independente das mudanas que possam ocorrer na gesto da instituio,
nos recursos financeiros disponveis ou nas polticas.
Os aspectos organizacionais so compostos dos objetivos da
instituio, da definio das responsabilidades, da montagem de uma equipe
multidisciplinar, da alocao de recursos financeiros, da responsabilidade em
garantir a autenticidade e da definio de polticas de preservao digital.
4.1
Objetivos da instituio
A implantao de uma poltica de preservao digital depende,

inicialmente, da vontade da instituio, ou seja, da sua disponibilidade de investir em
recursos financeiros e de entender que as atividades relacionadas preservao
iro
demandar
tempo
uma
mudana
de
cultura
da
instituio
e,
consequentemente, das pessoas.

Portanto, a preservao digital deve estar inserida nos objetivos da
instituio. Na literatura, consenso a necessidade de se criar nas instituies e nas
pessoas uma cultura de preservao digital, atravs de sua insero nos objetivos
institucionais e do envolvimento de toda a comunidade.
Nas IES a necessidade a mesma, ou seja, necessrio envolver o
docente, que produz seus artigos cientficos, materiais de ensino e de pesquisa,
como apresentaes utilizadas em aulas de graduao ou ps-graduao, atas de
reunies de grupos de pesquisa, anotaes de pesquisas e outros materiais.
Tambm preciso envolver a rea administrativa, que produz documentos

administrativos necessrios para a gesto institucional e documentos que fazem

parte da histria das IES, como atas de reunies, portarias, normas, etc.
Outro objeto digital que tem importncia e circula nas IES com
bastante frequncia so as mensagens eletrnicas (e-mail). Muita informao e at
documentos de carter oficial tm circulado por esse meio e requerem tratamento
para sua preservao, pois tambm fazem parte da histria das instituies.
Portanto, para preservar as informaes digitais relevantes que so
produzidas nas IES, necessrio o envolvimento de toda a comunidade, bem como
uma mudana de postura das pessoas e da gesto institucional, com a incorporao
da cultura de preservao digital na cultura organizacional.
A cultura organizacional est relacionada forma como as pessoas
e os grupos interagem dentro da instituio, como elas repassam os ensinamentos
para os novos membros e como a instituio influencia cada indivduo no seu
cotidiano. Alm dessa relao entre os indivduos e do contexto interno da
instituio, a cultura organizacional influenciada tambm pelo ambiente externo, e,
no caso da preservao digital, essa influncia bastante acentuada devido a sua
insero no contexto dos constantes avanos e mudanas das TIC.
A cultura organizacional influi no comportamento dos indivduos e
dos grupos inseridos na instituio diante de um problema, criando uma forma de
atuao padronizada para resolv-lo, da mesma forma que as pessoas e grupos
tambm influenciam a cultura a partir de situaes novas.
Nesse
contexto,
insere-se
preservao
digital,
exigindo
informaes e maior interao entre as pessoas e grupos, atravs da organizao

de polticas, normas, procedimentos, eventos, workshops, treinamentos e materiais
que tenham como objetivo discutir e mostrar aos membros das IES os aspectos que
envolvem a preservao digital e as responsabilidades de cada um, e como esses
aspectos so influenciados pelos avanos e mudanas das TIC. A cultura de
preservao digital no pode ficar restrita a iniciativas individuais e sem padro
institucional.
Entretanto, como os indivduos so diferentes, com culturas
distintas, a consolidao de uma cultura organizacional para preservao pode
demandar tempo. Nesse sentido, tempo e esforo coletivo so necessrios para que
uma base e uma estrutura sejam construdas (VALENTIM, 2003).

A demanda de tempo torna-se uma preocupao para a preservao

digital, pois informaes digitais importantes so produzidas de maneira exponencial
e em grandes quantidades nas instituies, carecendo de tratamento adequado para
sua preservao. Os gestores da instituio devem ter conhecimento dessa
caracterstica e acelerar os processos envolvidos na preservao digital.
Alm da definio dos objetivos, preciso definir os tipos de
informao institucional armazenadas em meio digital que devem ser preservadas.
Essa definio est fortemente relacionada com os objetivos da instituio e
depende do que a instituio pretende fazer com essa informao no futuro. Nesse
cenrio, preciso estabelecer quais informaes devem ser preservadas, de acordo
com os objetivos, necessidades e caractersticas de cada instituio.
Nesse contexto, surge o conceito de prospeco, que, segundo
Valentim (2003), consiste na tcnica de identificar as informaes relevantes para a
instituio. A prospeco permite dar maior segurana nas estratgias a serem
aplicadas na preservao digital e serve como pr-requisito para a seleo das
informaes a serem preservadas.
A partir da definio dos tipos de informao digital a serem
preservados, possvel estabelecer os princpios a serem adotados, sempre
obedecendo s leis federais, estaduais e municipais, alm de legislaes prprias
das instituies.
Segundo Arellano (2008, p. 238),
[...] as prticas de preservao continuam sendo moldadas pelas
atividades tradicionais de preservao para o material impresso,
sendo que a preocupao com a preservao digital ainda no
central para a maioria dessas instituies. O tipo de documento que
apresenta alguma implementao de preservao digital o
peridico eletrnico. Relatrios tcnicos em formato digital e outros
tipos de literatura cinzenta esto comeando a ser coletados, mas
sem enfrentar diretamente a preservao de longo prazo.
A preservao digital deve estar inserida nos objetivos da instituio,

sempre trabalhando as questes voltadas para as pessoas que compem a
instituio e para a cultura organizacional e informacional existente. A partir da
insero nos objetivos institucionais, preciso definir as informaes relevantes a
serem preservadas e prioriz-las, atravs, por exemplo, de tcnicas de prospeco.

4.2
Polticas de preservao digital
O termo poltica deve ser entendido como um conjunto de objetivos

que do forma a um programa de ao gerencial ou administrativa e condicionam
sua execuo, podendo ter dois significados: aquele associado esfera institucional,
ao poder poltico, seja ele Federal, Estadual ou Municipal e todas as atividades
associadas a essa esfera, que se desenvolvem em instncias, como o Senado
Federal, cmaras municipais, prefeituras e outras; num sentido mais diverso, vago e
impreciso, est associado definio de diretrizes e metas, com o objetivo de
estabelecer relaes entre pessoas e a sociedade. Como exemplos, citam-se as
polticas da igreja, dos sindicatos, das empresas, das pessoas no seu
relacionamento cotidiano e outras (MAAR, 1982, p. 9-10).
A atividade poltica tem demonstrado, ao longo do tempo, ser
contnua, em constante movimento, susceptvel s novas transformaes, dinmica
e moldando-se s caractersticas da poca. Para Maar (1982, p. 29), [...] o que a
poltica significa resultado de um longo processo histrico.
No caso da poltica de preservao digital, observa-se, atravs da
pesquisa bibliogrfica realizada, que a situao atual, no Brasil, de inexistncia de
uma poltica preponderante, onde possvel constatar que poucas IES tm uma
poltica de preservao digital definida em suas instncias.
Para Maar (1982, p. 31), o termo poltica tem sua origem na Grcia,
na atividade social desenvolvida pelos homens da plis, a cidade-estado grega. Os
gregos podem ser considerados os precursores da democracia. Como exemplos,
podem ser citados as gora (as praas, em grego), Plato, Aristteles, Esparta,
etc.
Para Aristteles, a poltica est associada a todas as cincias, com o
objetivo de ser o bem supremo dos homens. O termo poltica expandiu-se graas
sua obra intitulada Poltica, que pode ser considerada [...] como o primeiro tratado
sobre a natureza, funes e diviso do Estado, e sobre as vrias formas de
Governo (BOBBIO, 1983).
Na Grcia, diferente da Prsia e do Egito, a atividade poltica era
desenvolvida pelo governo, que comandava o coletivo em direo a seus objetivos,
como as guerras, e juntamente com as atribuies do soberano, [...] a atividade

poltica desenvolver-se-ia como cimento da prpria vida social (MAAR, 1982, p. 31)
Em Roma, a atividade poltica era centralizada e exercida pelo
governo (forte e dominador), concentrada na disputa pelo poder de tutela do
governo, como instituio a servio de interesses privados.
Na Idade Mdia, a poltica apresentava-se entre o poder poltico
exercido pela nobreza (dominao pela fora) e o poder religioso exercido pelo
clero religioso (persuaso e convencimento).
Maquiavel distingue estado de governo, onde este ltimo o agente
da atividade poltica do estado, impondo condies e exigncias. Em o O Prncipe,
mostra as lies para se conquistar ou se manter um principado (MAAR, 1982, p.
37). Assim, o governo passa a ser o agente da atividade poltica de um Estado.
Para Marx apud Maar (1982, p. 41), a atividade poltica deve deixar
o estado e ser exercida pelas classes sociais, que assumem seu papel poltico.
Durante sculos, a definio de poltica foi associada s atividades
do Governo-Estado; atualmente, perdeu a exclusividade desse significado.
Maar (1982, p. 14) diferencia poltica em dois termos: Politic, que
est relacionada disputa pelo Governo, e Policy, que tem relao com a
sociedade e seus interesses.
Da mesma forma que a poltica tem uma multiplicidade de sentidos,
possui tambm uma diversidade de definies, de acordo com a rea onde
aplicada.
Nas Cincias Sociais, o significado clssico e moderno refere-se
cidade, e o que urbano, civil, pblico e at socivel e social.
No
planejamento
estratgico,
poltica
est
associada
administrao e, portanto, ao termo Policy, e pode ser entendida com parmetros

ou orientaes que facilitam a tomada de decises pelo administrador (OLIVEIRA,
1999, p. 216).
Nesse sentido, a base de sustentao do planejamento
estratgico, fornecendo parmetros para as tomadas de decises e normalmente
estabelecidas para a empresa como um todo e tambm por rea funcional.
(OLIVEIRA, 1999, p. 74).
A poltica aplicada pode existir em vrios ambientes e instituies,
por exemplo: Poltica ambiental; na informtica: as Polticas anti-spam e de e-mail;
Poltica de Propriedade Intelectual; Poltica Econmica; Poltica de Segurana;

Poltica Social; Poltica Cultural; Poltica de Preservao, entre outras.
Para a definio de uma poltica, em qualquer instncia ou
instituio, um dos pr-requisitos principais conhecer a sua histria, sua cultura,
seus objetivos e seus valores, e isso se aplica s polticas de preservao digital.
A preservao digital lida com a preservao fsica e intelectual do
contedo disponvel em um objeto digital e deve levar em considerao todos os
aspectos e procedimentos necessrios para manter esse objeto disponvel para sua
utilizao no futuro. Portanto, torna-se necessrio o estabelecimento de polticas de
preservao digital que tratem todos os aspectos que norteiam a preservao digital
e tambm definam como tratar cada tipo de objeto digital a ser preservado.
Arellano e Andrade (2006, p. 7) afirmam que [...] a metodologia de
organizao e descrio dos objetos digitais deve observar a natureza da
informao a ser preservada, isso premissa para que a poltica de preservao
digital seja estruturada de acordo com o acervo.
Uma poltica de preservao digital deve definir, para cada tipo de
objeto digital, um conjunto de normas e procedimentos que preservem sua
autenticidade e garantam o acesso ao seu contedo durante todo seu ciclo de vida.
Martins, Funari e Forti (2007) ressaltam que [...] no momento, ainda
no h polticas de preservao universais em aplicao obrigatria no Brasil e que
essas discusses no podem ser desvinculadas das reflexes internacionais.
Portanto, pode-se observar a necessidade de maior cooperao entre as IES, no
Brasil, para o estabelecimento de polticas de preservao digital, procurando
vincul-las s polticas internacionais, com o objetivo de minimizar os esforos de
preservao,
diminuir
custos,
trocar
experincias
possibilitar
melhor
interoperabilidade dos objetos digitais.

A poltica de preservao digital deve garantir que as IES tenham
um planejamento e estratgias bem definidas para o armazenamento e uso de
objetos digitais para longos perodos de tempo. Essa poltica deve garantir a
continuidade do processo de preservao digital e sua recuperao ao longo do
tempo.
Como a preservao digital est diretamente relacionada s novas
TIC, qualquer poltica de preservao digital deve ser dinmica e revista
periodicamente, com o objetivo de acompanhar as constantes mudanas e avanos

das tecnologias.
Uma poltica de preservao digital deve envolver todos os aspectos
de um objeto digital, como criao de uma poltica de avaliao e seleo do
material, definio de metadados, estratgias para cada classe de objeto, poltica de
continuidade, financiamento sustentvel, objetivos a nvel social e organizacional,
entre outros (FERREIRA, 2006).
Boeres e Arellano (2005) indicam a necessidade de as IES
brasileiras definirem polticas de preservao digital, que incluam as necessidades
de recursos humanos, tecnolgicos e financeiros, alm de outros aspectos
relevantes, como os direitos autorais. Registram tambm a falta de conhecimento e
a falta de pessoal preparado quando o assunto preservao digital.
O tema preservao digital um assunto recente e pouco discutido
na maioria das IES que tratam da informao cientfica, tecnolgica e administrativa.
Boeres e Arellano (2005) sustentam a necessidade da adoo de
princpios para as polticas de preservao digital nas IES, e sugerem:
A preservao de informao digital requer colaborao entre
organizaes
pessoas
envolvidas
na
criao
no
gerenciamento.
A preservao comea no design de sistemas que daro suporte
criao de objetos digitais.
Deve ter claro o papel de cada um dos envolvidos no processo
para identificar e apontar responsabilidades.
A preservao deve ser parte integrante de qualquer estratgia
que inclua o uso de Tecnologia de Informao.
As estratgias de preservao e seus mtodos devero estar
integrados em todas as atividades ou sistemas que criam ou
usam informao digital.
Encontram-se
algumas
aplicaes
prticas
de
polticas
de
preservao digital, como a da Biblioteca Nacional da Austrlia, que tem como

objetivo principal indicar o caminho a ser seguido para a preservao de suas
colees em formato digital. Para isso, tem sido ativa no desenvolvimento de
infraestrutura para coletar, gerenciar, preservar e manter as colees digitais

disponveis (NATIONAL..., 2008).
A biblioteca assume a responsabilidade de preservar: recursos
disponveis em sites australianos selecionados para incluso no arquivo digital
PANDORA; cpias produzidas pela digitalizao dos materiais analgicos das
colees da biblioteca; publicaes digitais e arquivos digitais adquiridos ou
produzidos para incluso em Colees Especiais da Biblioteca (manuscritos, fotos,
histria oral, mapas). A poltica tem como objetivo preservar o acesso e usabilidade
de todos os materiais digitais em suas colees, mas reconhece a necessidade de
atribuir prioridades para as aes de preservao diante da quantidade de objetos
digitais e dos recursos financeiros disponveis (NATIONAL..., 2008).
A biblioteca entende a importncia de encorajar pesquisas na rea
de preservao digital e a necessidade de trabalhar com outras instituies
australianas que possam compartilhar a responsabilidade pela preservao dos
recursos selecionados, bem como com outras instituies internacionais para troca
de informaes e conhecimento (NATIONAL..., 2008).
Portanto, a poltica definida para a Biblioteca Nacional da Austrlia
busca: atingir os objetivos estabelecidos; definir os objetos digitais que sero
preservados; tratar das mudanas necessrias para manter os objetos digitais
acessveis; estabelecer o escopo da poltica; tratar dos custos; tratar do modelo e
dos princpios a serem adotados; definir parcerias.
A OCLC tambm lanou, em 2002, o OCLC Digital Archive, um
arquivo digital, com o propsito de atender s demandas pela preservao digital de
suas instituies membros. A partir da implantao desse projeto, a OCLC lanou
sua Poltica de Preservao para o Digital Archive, que descreve uma abordagem
para preservao dos objetos digitais e de seus metadados no arquivo (ONLINE...,
2006, p. 3).
Essa poltica descreve informaes sobre a preservao dos objetos
digitais, tais como: os nveis de servio e as atividades de preservao, como a
manuteno do formato original, possibilidade de disseminao dos objetos para um
repositrio local, e assegurar o acesso a longo prazo, o que a OCLC chama de full
preservation; as estratgias de preservao, que buscam assegurar a integridade do
objeto digital, com atividades de avaliao de riscos para perda dos objetos
causados por mudanas de formato, software e hardware, determinao do tipo de

converso a ser utilizada, determinao dos metadados adequados e garantir o

acesso ao objeto; o ambiente para acesso aos objetos; um plano de sucesso que
garanta, em caso de descontinuidade do projeto pela OCLC, sua continuidade
(ONLINE..., 2006, p. 4-7).
Alm das caractersticas apresentadas, a definio das polticas de
preservao digital deve procurar seguir padres e leis internacionais e nacionais,
alm de leis criadas especificamente para cada IES. Essas polticas devem ser
registradas e aprovadas pelas instncias decisrias da instituio e divulgadas para
toda a comunidade, objetivando dar cincia das normas e procedimentos e auxiliar
na implantao da cultura de preservao digital. A participao da equipe
multidisciplinar fundamental na definio das propostas de polticas.
4.3
Equipe multidisciplinar
Ao definir um modelo de gesto para a preservao das informaes

digitais, a instituio dever levar em conta: o estabelecimento de normas e padres
a serem adotados; as questes tcnicas relativas principalmente s TIC, suas
constantes mudanas e avanos; as questes de investimentos permanentes nas
atividades de preservao digital, pois essas atividades possuem um custo
financeiro alto e constante; as questes organizacionais; as questes legais,
principalmente aquelas relativas aos direitos autorais; o crescente aumento das
informaes digitais e da necessidade da preservao das mesmas; as questes
sociais e culturais.
Para tratar de problemas de naturezas to distintas, no existe,
atualmente, um profissional que possua formao to ampla e variada. Nesse
sentido, surge a necessidade de as IES montarem uma equipe multidisciplinar, com
profissionais especialistas de vrias reas, para a gesto dos processos, das
atividades e das pessoas envolvidas na preservao digital. Alm dos bibliotecrios,
arquivistas e profissionais da Cincia da Informao, so indispensveis os
profissionais
das
reas
de Informtica,
Sistemas
de
Informao,
Direito,
Administrao, Engenharia, docentes, gestores acadmicos e administrativos das

IES e outros que a instituio julgar necessrios.

O trabalho de equipe deve estar voltado para os objetivos da

instituio e da preservao digital, sob os princpios da garantia de uma gesto
adequada dos objetos digitais, com o fim de preservar a autenticidade e o acesso a
longo prazo. A equipe deve ter como objetivo, no manter simplesmente a
informao armazenada em computadores para busca e recuperao, mas tornar a
informao preservada til e significativa para os usurios.
No
levantamento
bibliogrfico
realizado,
verifica-se
que
preservao digital est relacionada com vrias disciplinas, e essa natureza

multidisciplinar revela tambm a natureza complexa que envolve as atividades a
serem desenvolvidas.
Arellano (2008, p. 286) menciona que os projetos e iniciativas de
preservao digital, registrados na literatura, apresentam maior dificuldade para o
desenvolvimento de suas atividades na rea organizacional e tecnolgica, e afirma:
[...] a formao de recursos humanos necessrios para o
funcionamento desses sistemas comea a ser definida em
instituies de ensino e pesquisa, onde repercute o interesse para
que os cursos e ementas de disciplinas das reas de cincia da
informao, arquivologia e museologia abordem essa necessidade
em seus contedos.
Entretanto no se encontrou, na literatura, esse mesmo interesse em

outras reas, como tecnologia, informtica, administrao, direito e outras.
Como a preservao digital est diretamente relacionada com a
necessidade de mudana na cultura organizacional e as pessoas inseridas nas
instituies tm um papel importante nessa mudana, a equipe multidisciplinar deve
tambm estar preparada e lidar com esse aspecto relevante e essencial, isto ,
como trabalhar com as pessoas e os grupos, sejam eles usurios e/ou envolvidos
nas atividades de preservao digital.
Choo (1995) v a necessidade de aproximao dos especialistas em
informao da organizao com os usurios e afirma que:
As informaes do usurio, a razo d'tre de todos a este turbilho
de atividades de informao, muitas vezes apenas
esporadicamente ou perifericamente envolvido, e resulta uma
distncia entre suas reais necessidades de informao para tomada
de deciso e as informaes capturadas e entregues atravs de
sistemas e servios de informao da organizao.
Choo (1995) aponta que para organizao da inteligncia de uma

organizao so necessrios trs grupos de especialistas: os especialistas em

domnio, informao e tecnologia da informao, que necessitam trabalhar juntos

como parceiros de conhecimento. O autor define cada um dos especialistas da
seguinte forma:
Os Especialistas do domnio so as pessoas que criam e utilizam o
conhecimento na organizao, aplicando o conhecimento tcito e o explcito. Um
exemplo so os gerentes.
Os Especialistas em informao so as pessoas que possuem
competncia para organizar o conhecimento em sistemas e estruturas, com o
objetivo de facilitar o uso da informao, melhorando a qualidade da informao
armazenada e o acesso mesma, e projetando e desenvolvendo produtos e
servios de informao. Como exemplos, citam-se os bibliotecrios, arquivistas e
outros. Os especialistas em informao, como os bibliotecrios, devem prover
servios que auxiliem os usurios da informao, atravs de capacitao e
assessoria na seleo de fontes de informao e nas melhores estratgias de busca
e avaliao da informao.
Os Especialistas em tecnologia da informao so profissionais com
conhecimento e experincia em infraestrutura de TI na organizao, com a
competncia e responsabilidade de desenvolver e manter infraestrutura e sistemas
de informao baseados em computadores e ligados em rede, atravs do
desenvolvimento de produtos, bancos de dados e redes que permitam servios com
preciso, confiabilidade e rapidez. Incluem analistas de sistemas, programadores,
engenheiros de software, projetistas de sistemas, administradores de banco de
dados e de rede e outros.
Os especialistas em TI devem buscar sistemas que atendam tanto
s necessidades de processamento da informao de forma rpida e eficiente,
otimizando os recursos tecnolgicos disponveis, como s necessidades dos
usurios com sistemas flexveis e que possibilitem a busca e recuperao das
informaes digitais. Portanto, preciso que os especialistas em TI se aproximem
dos usurios da informao e dos especialistas em informao, com o objetivo de
entender suas necessidades e a forma pela qual utilizam a informao.
sabido que as IES possuem esses trs tipos especialistas em suas
instncias, alm de outros, mas imprescindvel que todos sejam capacitados e
conheam quais os aspectos que envolvem a preservao digital, alm da
necessidade da criao de ambientes de trabalho corporativos que permitam a

atuao em equipe, a troca de conhecimento e o trabalho conjunto desses

profissionais, especialistas em seus domnios. Essa atividade de integrao e
trabalho conjunto fundamental para a implementao de processos organizados e
estruturados de preservao digital.
Ao longo do tempo, a preservao digital mudou o foco: de
estratgias tecnolgicas, para uma viso mais ampla de gesto da informao digital
a ser preservada, agregando gesto, servios, polticas e tecnologias, utilizando
especialistas de vrias reas, apontando para a necessidade da formao, nas IES,
de uma equipe multidisciplinar para a gesto da preservao digital.
Arellano
Andrade
(2006)
definem
algumas
competncias
imprescindveis para os profissionais que trabalharo com a preservao digital:

saber o momento correto para o inicio do programa de
preservao digital na instituio;
aplicar modelos conceituais de repositrios de preservao digital;
saber utilizar metadados;
conhecer as propriedades dos suportes utilizados nas estratgias
de preservao digital;
conhecer as estratgias disponveis para as atividades de
preservao;
conhecer a infraestrutura de informao e comunicao existente.
A UNICAMP instituiu em 2007, atravs de uma resoluo, a
Comisso de Gesto e de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais da
Unicamp, composta por 15 membros e subordinada Coordenadoria Geral da
Universidade. Para executar as orientaes e aes propostas pela comisso, foi
criado o Comit Executivo de Documentos Digitais, subordinado comisso e
composto por, no mnimo, cinco tcnicos de TIC e de gesto de documentos
arquivsticos (UNIVERSIDADE..., 2010).
necessrio tambm capacitar constantemente os profissionais
envolvidos
na
equipe
multidisciplinar,
com
objetivo
de
atualizar
seus
conhecimentos tcnicos, diante dos constantes avanos e mudanas das TIC, que
exige novos conhecimentos para direcionar adequadamente as polticas de
preservao digital. A equipe deve observar as tendncias tecnolgicas, com o

objetivo de administrar as informaes preservadas com as ferramentas adequadas

e atualizadas, atuando como gestor da informao digital e de seus fluxos formais.
4.4
Responsabilidades
Aps inserir em seus objetivos a preservao digital e definir uma

equipe multidisciplinar para promover a gesto dos objetos digitais a serem
preservados, a IES deve definir o papel de cada um dos envolvidos nos processos,
com o objetivo de identificar e apontar responsabilidades.
Boeres e Arellano (2005, p. 9) citam a norma ISO 15489 como uma
ferramenta para a gesto de objetos digitais e ressaltam que a
[...] norma considera a gesto dos registros como uma seqncia
integrada de processos que vai desde sua criao at seu acesso
contnuo, ampliando as responsabilidades dos criadores e gerentes
desses registros para todos os empregados da instituio
mantenedora.
Nas IES, a preservao digital responsabilidade do criador do

objeto digital, da prpria instituio e de todas as pessoas envolvidas nos processos.
Martins, Funari e Forti (2007) afirmam:
[...] todo o conjunto administrativo, e tambm docente e discente,
precisar ser sensibilizado para as questes digitais, de modo a que
a capilaridade das aes atinja todos os membros da comunidade
universitria. Para isso, sero essenciais as estratgias de
capacitao contnua, tendo em vista a prpria dinmica da
tecnologia digital em constante mutao.
Nas IES, em funo do grande volume de informaes em formato

digital produzido, dos tipos de informao institucional e das caractersticas da
informao digital, a preservao digital precisa ser uma responsabilidade
compartilhada. A gesto da instituio dever envolver as instncias administrativas,
legais, tecnolgicas e informacionais, definindo as responsabilidades de cada um.
No caso das informaes cientficas, de docncia e de extenso, os
docentes e discentes tambm devero conhecer suas responsabilidades para
preservao dos objetos digitais de cunho acadmico que produzem. O mesmo
deve ocorrer com o pessoal administrativo para as informaes administrativas.

Com relao ao descarte, a responsabilidade deve ser definida para

cada tipo de objeto digital pela IES, onde os responsveis devero seguir normas e
tabelas de temporalidade definidas pela instituio.
As instncias superiores da IES devem responsabilizar-se pela
definio dos objetivos a serem alcanados com a preservao digital, pela
montagem
da
equipe
multidisciplinar,
pela
disponibilizao
dos
recursos
permanentes no oramento da IES e pela garantia da continuidade dos programas

de preservao digital.
A equipe multidisciplinar deve responder pela definio das polticas
de preservao digital, que atendam a todos os aspectos, pelo acompanhamento
dos processos envolvidos e pela definio dos critrios que definem o que deve ser
preservado (seleo) e descartado (descarte).
As instncias jurdicas da IES devem resguardar a instituio,
orientando os envolvidos nos processos de preservao digital nas questes legais
e de direitos autorais e servindo de assessoria para a equipe multidisciplinar.
O pessoal de TI deve definir os responsveis pelas questes
tcnicas que envolvem cada tipo de objeto digital a ser preservado, tais como rotinas
de cpia de segurana (backup), aplicao peridica das estratgias de preservao
digital, criao de sistemas de informao, disponibilizao para acesso on-line dos
objetos digitais para usurios finais, entre outras.
Os profissionais envolvidos com as questes informacionais, como
os bibliotecrios e arquivistas, devero ter responsabilidades relacionadas as suas
funes, como a definio dos metadados da produo cientfica dos docentes. Eles
devero trabalhar em conjunto com os profissionais de tecnologia da informao
para definir: os produtos e servios mais adequados para busca, recuperao e
acesso dos objetos digitais; os profissionais responsveis que avaliem se as
informaes digitais preservadas e seus produtos e servios esto atendendo as
necessidades informacionais dos usurios, e propor adequaes e melhorias
quando necessrio.
Portanto, profissionais de diversas reas da IES estaro envolvidos
na preservao dos objetos digitais relevantes para a instituio e a mesma deve
definir claramente o papel da cada um nos processos envolvidos.
4.5
A preservao digital uma atividade que requer disponibilidade

constante de recursos financeiros, pois envolve investimentos permanentes em
tecnologia, infraestrutura e capacitao de pessoal. Entretanto importante ressaltar
que esse custo um investimento na preservao dos bens maiores da IES, ou
seja, sua produo cientfica e acadmica, alm das informaes administrativas e
das que fazem parte da histria e da cultura da instituio.
Os investimentos nas TIC devem ser permanentes pela prpria
caracterstica das tecnologias, ou seja, de renovao contnua e constante evoluo.
Eles tambm se aplicam s necessidades de capacitao dos profissionais
envolvidos na preservao digital, que devem acompanhar a evoluo dessas
tecnologias.
Nesse sentido, indispensvel para a preservao digital uma
poltica permanente de investimento por parte da instituio, onde os custos da
preservao faam parte do oramento anual, que garanta: atualizao dos
equipamentos e dos programas de computador necessrios; capacitao da equipe
multidisciplinar e das pessoas envolvidas na instituio; investimentos em
infraestrutura e nos procedimentos de preservao. Essa poltica ir assegurar que,
mesmo nas mudanas que ocorrem periodicamente na gesto das IES, os
processos de preservao permanecero como um dos objetivos da instituio,
sendo agregados constantemente e paulatinamente cultura organizacional.
Devido s constantes mudanas nas condies oramentrias, as
IES devem planejar a preservao digital de baixo custo, atravs da utilizao de
tecnologias de preservao adequadas e de padres abertos (ARELLANO, 2008, p.
54).
Pesquisas internacionais ressaltam que as organizaes precisam
garantir em seu planejamento recursos especficos para as atividades de
preservao digital e que essa tambm a realidade do servio pblico, conforme
mostra a pesquisa realizada por Arellano (2008, p. 256).
Os custos dependero da definio de quais objetos digitais a IES
deseja preservar, sua quantidade, o nvel de acesso que pretende oferecer e por
quanto tempo esse objeto dever estar disponvel.
Hedstrom (1998, p. 193, traduo do autor) afirma que [...] para

tornar a preservao digital acessvel ao maior nmero possvel de organizaes e
indivduos, equipamentos, suportes e custos de manuteno devem ser modestos.
Entende-se que tornar a preservao digital adequada para uma IES no deve
passar por investimentos modestos, mas sim por uma seleo do que deve ser
preservado e por uma escolha de pessoal e tecnologia adequados aos recursos
financeiros disponveis, estabelecendo assim a melhor relao custo x benefcio.
Chapman (2001, traduo do autor) afirma:
Os custos iro variar de acordo com alguns fatores, como o nvel e
interatividade que um repositrio ir suportar, mas certamente a
preservao ser mais cara do que os custos para armazenar
comparativamente sua contrapartida no formato analgico. Reduzir
custos um dos temas de pesquisa mais importantes. Uma
estratgia susceptvel ser a utilizao de formatos padres para
arquivamento.
Portanto, uma poltica permanente de investimentos, atravs de um

planejamento administrativo, se faz necessria para a preservao digital, com o
objetivo de atender s demandas de investimento para a capacitao profissional
dos
envolvidos,
montagem
da
estrutura
organizacional,
manuteno
da
infraestrutura tecnolgica e adequao s exigncias das novas TIC.
4.6
Autenticidade
O contexto digital, diferente do analgico, oferece ferramentas de

software e de hardware que possibilitam facilmente realizar alteraes em
documentos digitais. Ao mesmo tempo em que essas ferramentas facilitam algumas
atividades, torna-se um fator de risco quando se trata da preservao desse
documento digital, uma vez que exige tratamento adequado que garanta sua
autenticidade ao longo do tempo.
O conceito de autenticidade pode ser entendido como a capacidade
de identificar elementos que permitam definir se um objeto autntico ou no. Para
isso, importante a definio das propriedades do objeto digital, que devero ser
mantidas e preservadas para que seja considerado autntico, influenciando tambm
diretamente na forma como dever ser preservado (FERREIRA, 2006).
Duranti (2005, p. 27) define autenticidade como [...] a qualidade de

ser autntico, digno de aceitao, em que autntico significa [...] merecedor de
aceitao ou crena, em conformidade ou baseado em fatos. A autora coloca o
termo autntico como sinnimo de genuno, e o define como de carter real no
falsificado, imitado ou adulterado, e conota a origem definida desde uma fonte.
Assim, a autenticidade est relacionada aceitao de um documento que no foi
modificado ou adulterado e que se faz autntico atravs de fatos concretos que o
comprovem. A partir dessas definies, Duranti (2005, p. 260) define um documento
autntico como [...] um documento que o que pretende ser e que est livre de
fraude ou corrupo
Para Bod (2007, p. 11),
possvel verificar a autenticidade de um objeto digital atravs de
vrios mecanismos, como o layout utilizado, tipos de fontes,
vocabulrio de poca. E h ainda recursos de assinatura digital. Em
geral, a anlise de autenticidade de um documento qualquer,
inclusive um objeto digital, no simples e exige um considervel
estudo e esforo intelectual.
Entretanto a assinatura digital tem como objetivos identificar o

emissor de um objeto digital e verificar se ele no foi modificado durante sua
transmisso. Assim pode garantir a autenticidade do objeto digital nesse momento,
porm no suficiente para garantir sua integridade a longo prazo (DURANTI, 2005,
p. 28).
Na Arquivologia, um documento arquivstico autntico aquele que
o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre
de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est
relacionada ao momento da produo, a autenticidade est ligada transmisso do
documento e sua preservao e custdia. Um documento autntico aquele que
se mantm da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo
grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produo. Um documento no
completamente confivel, mas transmitido e preservado sem adulterao ou
qualquer outro tipo de corrupo, autntico (CONSELHO..., 2006, p. 22)
A autenticidade est inserida em dois contextos que se diferenciam:
o contexto analgico, no qual o suporte e o contedo so entidades que caminham
juntas; o contexto digital, no qual o contedo pode estar relacionado a diferentes
suportes ao longo do tempo.
No contexto analgico, a autenticidade verificada utilizando

propriedades do suporte, que fornece as informaes necessrias para garantir se o
objeto autntico ou no, pois a preservao tem como objetivo conservar o suporte
inalterado durante o mximo de tempo possvel (FERREIRA, 2006, p. 51).
No contexto digital, as propriedades relacionadas ao suporte no
garantem a autenticidade do objeto digital, pois o suporte no a garantia para que
a informao permanea acessvel e autntica durante seu ciclo de vida. No mundo
digital, preservar pode significar mudana no suporte de armazenamento e at na
estrutura de armazenamento e apresentao do objeto digital.
A mudana nos suportes de armazenamento necessria em
funo da fragilidade dos suportes que so afetados pela rpida obsolescncia das
TIC, especialmente do hardware, que requer a atualizao dos suportes sob o risco
de perder as ferramentas de acesso. O suporte tambm possui uma vida til, quase
sempre menor que os suportes analgicos.
Os avanos nas TIC tambm possibilitam um ambiente tecnolgico
propcio ao surgimento de ferramentas que facilitam a modificao tanto do
contedo como das estruturas de um documento digital. Na maioria das vezes,
essas ferramentas no deixam pistas relacionadas s modificaes, diferente do
ambiente analgico, em que as ferramentas so mais escassas e costumam deixar
pistas mais claras da adulterao do objeto analgico.
Esse ambiente pode provocar uma desconfiana a respeito da
autenticidade do objeto digital. Para que isso no acontea, necessrio definir para
cada tipo de objeto digital um conjunto de propriedades significantes que devero
ser preservadas de forma intacta para que ele possa ser considerado autntico. As
propriedades no so estticas e podem ser revistas ao longo do ciclo de vida do
objeto digital, em funo dos avanos tecnolgicos pelos qual o objeto ir passar.
O documento E-Arq (CONSELHO..., 2006, p. 17) sugere que [...]
somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a
autenticidade dos documentos arquivsticos digitais e sustenta que
[...] o documento digital apresenta especificidades que podem
comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel
degradao fsica dos seus suportes, obsolescncia tecnolgica de
hardware, software e de formatos e a intervenes no autorizadas,
que podem ocasionar adulterao e destruio.

Ferreira (2006, p. 52) registra que a definio dessas propriedades

[...] dever ter em conta a natureza da organizao responsvel pela preservao,
as caractersticas da coleo e, acima de tudo, os requisitos e exigncias da
comunidade de interesse. Essas propriedades, definidas dentro de uma poltica de
preservao digital da instituio, iro determinar a forma como o objeto digital
dever ser preservado.
As atividades de preservao digital dos documentos digitais podem
ser aplicadas de duas formas: em relao apenas ao suporte de armazenamento ou
em relao ao suporte e ao seu contedo. A autenticidade deve ser tratada nessas
duas formas.
Eventualmente, apenas o aspecto do suporte deve ser tratado, como
quando da necessidade de realizar uma mudana de suporte (refrescamento) em
funo da fragilidade do mesmo ou em relao sua obsolescncia, sem a
necessidade de tratar a questo do contedo e estrutura.
Em outros casos, como na atividade de migrao (que pode afetar o
contedo e sua estrutura), a autenticidade do documento digital deve ser observada
nas duas formas. nesse caso que existe a maior possibilidade de adulterao do
documento digital, pois, alm das questes e solues tecnolgicas aplicadas
atividade de preservao digital, existe tambm a influncia de fatores relacionados
equipe tcnica responsvel por essa atividade. Dentre eles, destacam-se o nvel
de conhecimento tcnico, o comprometimento, a administrao e a integridade da
equipe.
A gesto incorreta da equipe pode ocasionar problemas nas
atividades de preservao, tais como: adulterao do documento digital, migrao
para formatos no adequados, refrescamento para suportes inadequados, perda da
estrutura dos documentos digitais originais, perda dos dados, perda dos metadados
de contedo e de preservao e, o mais grave, perda do documento digital.
Portanto, necessrio que a equipe responsvel pelas atividades de
preservao digital aplique rotinas e mtodos adequados que garantam a
autenticidade do documento. Ela deve definir, atravs de informaes e
conhecimentos, quais as tecnologias atuais adequadas para essas atividades,
estud-las e, aps sua aplicao, registrar todos os procedimentos executados.
Essas tarefas devem envolver pessoas que estejam comprometidas e que entendam

a importncia da preservao digital para a instituio, ou seja, pessoas inseridas na

cultura organizacional.
Conclui-se que a autenticidade deve atingir trs elementos
relacionados ao documento: o autor, a instituio que est preservando e os
usurios. Esses elementos esto relacionados a trs fatores: garantia, credibilidade
e segurana, ou seja, garantia para o autor que seu documento permanece
autntico, credibilidade da instituio que preserva o documento e segurana ao
usurio que acessa a informao.
O usurio que busca uma informao digital precisa ter certeza da
sua autenticidade, isto , as instituies devem garantir a autenticidade atravs de
estratgias bem definidas, que dem segurana quele que utilizar a informao. O
responsvel pelo objeto digital tambm necessita que a instituio garanta que o
trabalho desenvolvido permanecer da forma como foi criado. Registrar todas as
transformaes ocorridas durante o ciclo de vida de um documento contribui para
garantir sua autenticidade.
Uma das propriedades importantes para garantir a autenticidade de
documentos digitais a utilizao de metadados. Na literatura, observa-se que os
metadados so considerados um dos requisitos essenciais para garantir a
autenticidade de um objeto digital.
Arellano (2006) aponta:
[...] atualmente vrios estudos vm centrando-se no modelo de
preservao digital dos repositrios digitais, enfocando a
necessidade de atuais e futuros usurios de contar com materiais
autnticos e certificados por instituies reconhecidas. A descrio
em metadados, de todos os detalhes que expressem a histria de
criao de um objeto digital est sendo considerada uma
metodologia que pode garantir a "originalidade" de um registro
eletrnico.
O projeto InterPARES define um conjunto de requisitos, com o

objetivo de garantir a preservao digital, dividindo-os em dois grupos: requisitos
que apoiam a presuno de autenticidade dos documentos eletrnicos antes que
sejam transferidos custdia de quem ir preserv-lo; e requisitos que apoiam a
produo de cpias autnticas de documentos eletrnicos que j foram transferidos
custdia de quem ir preserv-lo (DURANTI, 2005, p. 259).
Inicialmente, os requisitos informam a respeito da criao do
documento (de como seu criador criou e manteve o documento), garantem a

autenticidade da criao e do garantias a quem ir preserv-lo. Os requisitos

posteriores a serem utilizados por quem ir preservar o documento buscam garantir
a autenticidade aps a aplicao das estratgias necessrias para preservao.
Todas essas informaes podem ser registradas atravs de metadados, que a
ferramenta mais adequada para esse tipo de descrio, garantindo o registro de
informaes importantes e necessrias sobre o ciclo de vida do objeto digital.
As instituies que garantem a autenticidade do objeto digital a ser
preservado podero ser reconhecidas como comprometidas com as atividades de
preservao, e, futuramente, pode-se criar uma lista das instituies que funcionam
como uma referncia de confiabilidade.
Os aspectos organizacionais devem estar respaldados por leis que
dem legalidade s atividades de preservao digital, garantindo a autenticidade dos
objetos digitais, bem como por normas institucionais que padronizem essas
atividades e garantam a continuidade dos processos, independente das mudanas
que possam ocorrer nas IES. Nesse sentido, surge a necessidade de incorporar na
preservao digital os aspectos legais.

PRESERVAO DIGITAL: ASPECTOS LEGAIS
So os aspectos relacionados s questes legais, ao respeito aos

direitos autorais, s leis existentes em nvel internacional e nacional e a atos
administrativos da IES, buscando garantir a legalidade dos processos de
preservao digital para a instituio e para o criador do objeto digital, como os
docentes em suas publicaes cientficas.
5.1
Leis
A lei uma espcie de documento definida como uma Norma

jurdica, escrita, emanada do poder competente, com carter de obrigatoriedade;
cria, extingue ou modifica direito (BELLOTTO, 1991, p. 58).
Durante a pesquisa, no foram encontradas, na literatura brasileira,
leis especficas para as atividades e processos relacionados preservao digital.
So citadas apenas leis que tratam do documento eletrnico.
Santos (2002) apud Thomaz (2006, p. 128) conclui em sua pesquisa
de mestrado que, do ponto de vista da legislao de apoio ao documento eletrnico,
[...] preocupante o fato de nenhuma das proposies contemplarem
as necessidades de preservao, uma posio conflitante com a
alardeada provisoriedade dos registros eletrnicos e que as
instituies, contudo, ainda tm restries ao uso dos documentos
eletrnicos, afinal, a inexistncia de leis que garantam a
admissibilidade desses documentos como prova resulta na
preservao simultnea de arquivos eletrnicos e cpias em papel
ou microfilme, conforme apontam alguns tericos.
preocupante a necessidade de se reproduzir em papel um

documento eletrnico para sua preservao, diante da falta de legislao que
reconhea legalmente os documentos eletrnicos. Isso implica em duplicidade de
tarefas relativas necessidade de processos que atendam aos dois tipos de
suporte, exigindo tambm um aumento de recursos financeiros e humanos para
atender a essas demandas.
Arellano e Andrade (2006, p. 9) ressaltam que [...] a validade legal
de documentos eletrnicos depende de sistemas que garantam a autenticidade e

integridade das informaes neles contidos, uma vez garantida, os legisladores

devero comear a regularizar esse aspecto.
Observa-se, portanto, a necessidade de leis nacionais especficas
sobre preservao digital que dem legalidade aos processos e s organizaes e
instituies comprometidas em preservar documentos no formato eletrnico.
Mesmo sendo escassas as leis e normas sobre preservao digital,
tanto no Brasil como nas IES, preciso que as IES conheam as leis internacionais
e
nacionais,
envolvendo
os
profissionais
da
rea
jurdica
na
comisso
multidisciplinar de preservao digital e definindo institucionalmente, quando

necessrio,
atos
administrativos
(portarias,
normas
leis
prprias)
para
complementar a legislao e adequ-las s necessidades.
5.2
A definio de normas institucionais que venham complementar as

leis sobre preservao digital devem ser elaboradas nas IES atravs de atos
administrativos, que podem ser entendidos como atos jurdicos que possibilitam
administrao pblica realizar sua funo executiva. Dessa forma, estabelecem
rotinas dos trabalhos e definem diretrizes, atravs de normas, mtodos e
procedimentos sobre assuntos especficos, com o objetivo de orientar dirigentes e
servidores no desempenho de suas funes.
Meirelles (1978, p. 116-117) define o ato administrativo como
[...] toda manifestao unilateral da administrao pblica que,
agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar,
transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigaes
aos administrados ou a si prpria.
Os atos administrativos buscam adequar a instituio s suas

finalidades, caractersticas e sua cultura organizacional, buscando regulamentar e
disseminar seus padres de conduta. Como exemplos, citam-se estatutos,
regimentos, resolues, regulamentos, portarias, ofcios e outros.
Nessa pesquisa no sero explorados todos os requisitos do ato
administrativo, seus atributos e suas classificaes, mas apenas algumas espcies
que se relacionam com os aspectos legais da preservao digital.

Meirelles (1978, p. 147) agrupa os atos administrativos em cinco

espcies: normativos, ordinatrios, negociais, enunciativos e punitivos. Para os
aspectos legais da preservao digital, destacam-se os atos normativos e ordinrios.
Os atos normativos so [...] aqueles que contm um comando geral
do Executivo, visando a correta aplicao da lei. O objetivo imediato de tais atos
explicar a norma legal a ser observada pela Administrao e pelos administrados.
Fazem parte os decretos, regulamentos, regimentos, resolues e deliberaes
(MEIRELLES, 1978, p. 147-148). Nas IES, podem-se destacar os estatutos,
regimentos, resolues e deliberaes.
Para Bellotto (1991, p. 58), o estatuto uma Lei orgnica que
regulamenta uma entidade pblica ou privada. No caso das IES, o estatuto uma
regulamentao da instituio que define seu funcionamento, sua estrutura
administrativa e acadmica, sua composio, suas instncias decisrias da diretoria,
a quem cabem as decises, de que forma podem ser tomadas e quem representa a
instituio. Contm as regras gerais, filosofia e outros contedos.
Se o estatuto uma lei que regulamenta a IES, o regimento um
Conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento
interno de cada repartio (BELLOTTO, 1991, p. 59).
Dessa forma, os regimentos
[...] so atos administrativos normativos de atuao interna, dado que
se destinam a reger o funcionamento de rgos colegiados e de
corporaes legislativas. Como ato regulamentar interno, o regimento
s se dirige aos que devem executar o servio ou realizar a atividade
funcional regulamentada, sem obrigar aos particulares em geral
(MEIRELLES, 1978, p. 151).
No caso das IES, as resolues so atos expedidos pelas altas

autoridades da instituio, para disciplinar matria de sua competncia especfica.
Como exemplo, na Universidade Estadual Paulista (UNESP), as resolues so
baixadas pelo Reitor, diretores de unidade e chefes de departamento e derivam
normalmente de decises do Conselho Universitrio, da Congregao e dos
Conselhos de Departamento. Isso ocorre tambm em outras IES.
As deliberaes so [...] atos administrativos normativos ou
decisrios emanados de rgos colegiados (MEIRELLES, 1978, p. 153). Devem
sempre obedincia ao regulamento e ao regimento que houver na instituio.
Os atos ordinrios so [...] os que visam disciplinar o funcionamento

da administrao e a conduta funcional de seus agentes, e tm sua atuao no
mbito interno das instituies. Fazem parte as instrues, circulares, avisos,
portarias, ofcios e despachos (MEIRELLES, 1978, p. 153). Nas IES, podem-se
destacar os ofcios e portarias.
As portarias so
[...] atos administrativos internos, pelos quais os chefes de rgos,
reparties ou servios expedem determinaes gerais ou especiais
a seus subordinados, ou designam servidores para funes e cargos
secundrios (MEIRELLES, 1978, p. 154).
O ofcio um dos documentos mais utilizados e importantes da

administrao, pois o instrumento de comunicao de carter oficial escrito atravs
do qual uma autoridade se comunica com a outra, ou entre subalternos e superiores,
ou entre a administrao e particulares. Pode se interno ou externo (BELLOTTO,
1991).
Nesse sentido, a IES deve, atravs de atos administrativos
normativos, definir uma estrutura que tenha como objetivo gerir os processos
envolvidos na preservao digital, sem contrapor com leis nacionais e internacionais.
A partir dessa definio, podem ser expedidos os atos administrativos ordinrios que
daro forma a essa estrutura, definindo os rgos executores e as pessoas
responsveis. Todos esses atos jurdicos contribuem para a insero da cultura de
preservao digital na cultura organizacional.
Com relao preservao digital nas IES do Brasil, foram
encontradas na pesquisa, especificamente na UNICAMP, trs portarias e uma
resoluo
que
tratam,
desde
2003,
da
questo
da
preservao
digital
(UNIVERSIDADE..., 2010):
- Resoluo GR 45/2007, que dispe sobre a criao da Comisso
de Gesto e de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais da Unicamp,
composta por 15 membros e diretamente subordinada Coordenadoria Geral da
Universidade. Essa comisso tem como objetivo acompanhar a implementao das
propostas de polticas e de aes para a gesto e a preservao de documentos
arquivsticos digitais produzidos e/ou recebidos pelos rgos e unidades da
Unicamp.
- Portaria GR 22/2008, que designa os membros para comporem a

Comisso de Gesto e de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais da
Unicamp.
- Portaria GR 104/2003, que constitui o Grupo de Trabalho para a
Padronizao de Procedimentos Tcnicos para Preservao e Acesso de
Documentos Arquivsticos eletrnicos da Unicamp, que tem como objetivo elaborar
normas que determinem padres bsicos que garantam a preservao e o acesso
de documentos arquivsticos em meio eletrnico.
- Portaria GR 8/2005, que constitui o Grupo de Trabalho visando
assegurar a preservao de sua memria cientfica, tecnolgica e artstica, com o
objetivo de diagnosticar e propor diretrizes e aes para a gesto arquivstica de
documentos
cientficos,
tecnolgicos
artsticos
produzidos,
recebidos
acumulados em decorrncia das atividades acadmicas da Unicamp.

Na Unicamp, as polticas e normas de preservao digital,
registradas por meio de deliberaes e demais atos, seguem as determinaes da
Constituio Federativa do Brasil, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que
dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (MARTINS;
FUNARI; FORTI, 2007).
Portanto, diante da carncia de leis internacionais e nacionais que
busquem regulamentar legalmente os processos de preservao digital,
importante que as IES definam, em suas instncias, atos administrativos que
estruturem e normatizem as polticas, os processos e as aes envolvidas,
buscando criar uma estrutura legal para as pessoas e para os grupos, contribuindo
para sedimentao de uma cultura de preservao digital.
5.3
Direito autoral
Alm dos atos administrativos e das leis, outro aspecto legal a

questo do direito autoral, que pode ser considerado um dos ramos da cincia
jurdica por lidar com uma caracterstica da propriedade intelectual que a
imaterialidade, uma caracterstica subjetiva e, portanto, controvertida e polmica.
Com o desenvolvimento das tecnologias de informao e comunicao, tambm
surge a necessidade da evoluo da proteo jurdica das obras intelectuais

produzidas em formato digital (GANDELMAN, 2001, p. 28).
Para Martins Filho (1998, p. 183), os direitos autorais [...] lidam
basicamente com a imaterialidade, principal caracterstica da propriedade intelectual
e esto presentes nas produes artsticas, culturais, cientficas, etc..
Para Story, Halbert e Darch (2006, p. 7, traduo do autor), o direito
autoral ou copyright assim definido:
[...] um regime jurdico que estabelece uma limitada proteo em
forma de monoplio para obras escritas e criativas disponveis em
um elemento tangvel. Ao proprietrio dos direitos autorais dado o
direito exclusivo ou nico a fazer um nmero de coisas com o
trabalho, tais como: para fazer cpias do trabalho, por exemplo,
atravs de fotocpia; executar o trabalho, como um jogo; traduzir o
trabalho em outro idioma; exibi-lo publicamente, como a utilizao de
uma fotografia em uma revista. A quebra das restries de
propriedade considerada uma infrao ou violao do copyright.
O termo direito autoral vem da expresso francesa droit d`auteur,

que d a titularidade da obra ao autor, enquanto que o termo copyright vem da
tradio anglo-saxo, que significa direito de cpia e indica a obra como objeto de
proteo. No Brasil, utilizam-se os dois termos (MARTINS FILHO, 1998).
O direito autoral sobre a obra de um autor caracteriza-se por dois
aspectos e, portanto, dividido em dois tipos (MARTINS FILHO, 1998, p. 184):
Direito Moral: garante ao autor os direitos de reivindicar a autoria da
obra, de ter seu nome, pseudnimo ou sinal indicado na divulgao da sua obra,
modificar a obra e conserv-la indita ou retirar de circulao.
Direito Patrimonial: garante ao autor o direito exclusivo de utilizar a
obra e de autorizar ou no sua utilizao por qualquer modalidade, ou seja, regular
as relaes jurdicas da utilizao econmica da obra. Na prtica equivale aos
direitos econmicos do autor.
O direito moral de natureza pessoal, subjetivo e relaciona o autor
com sua criao, sendo intransfervel, dando o direito do mesmo de reivindicar a
autoria da obra, no podendo ser objeto de renncia. Ao contrrio, o direito
patrimonial est relacionado principalmente com a explorao e remunerao que a
obra proporciona, ao seu autor ou a quem possua a cesso de direitos sobre ela.
Tambm proporciona o direito de utilizar, fruir, dispor e autorizar ou no sua
utilizao. Ao contrrio do direito moral que permanente, o patrimonial possui um
prazo de proteo a quem o possui, de acordo com a legislao vigente. A cesso
de direitos autorais pode ser aplicada ao direito patrimonial, mas no ao moral, pois
esse considerado inalienvel e intransfervel.
Para Gandelman (2001, p. 39), os direitos autorais, de acordo com a
legislao vigente, esto relacionados aos seguintes fundamentos bsicos:
Ideias As ideias em si no so protegidas, mas sim suas formas
de expresso, de qualquer modo ou maneira exteriorizadas num suporte material.
Valor intrnseco A qualidade intelectual de uma obra no constitui
critrio atributivo de titularidade, isto , a proteo dada a uma obra ou criao,
independentemente de seus mritos literrios, artsticos, cientficos ou culturais.
Originalidade O que se protege no a novidade contida na obra,
mas to somente a originalidade de sua forma de expresso.
Territorialidade A proteo dos direitos autorais territorial,
independentemente da nacionalidade original dos titulares, estendendo-se atravs
de tratados e convenes de reciprocidade internacional.
Prazos Os prazos de proteo diferem de acordo com a categoria
da obra, por exemplo, livros, artes plsticas, obras cinematogrficas ou audiovisuais,
etc..
Autorizaes Sem a prvia e expressa autorizao do titular,
qualquer utilizao de sua obra ilegal.
Limitaes So dispensveis as prvias autorizaes dos
titulares, em determinadas circunstncias.
Titularidade A simples meno de autoria, independentemente de
registro, identifica sua titularidade.
Independncia As diversas formas de utilizao da obra
intelectual so independentes entre si (livro, adaptao audiovisual ou outra),
recomendando-se, pois, a expressa meno dos usos autorizados ou licenciados,
nos respectivos contratos.
Suporte fsico A simples aquisio do suporte fsico ou exemplar
contendo uma obra protegida no transmite ao adquirente nenhum dos direitos
autorais da mesma.
O suporte fsico um fundamento importante para a preservao
digital, pois muitas vezes necessrio fazer uma cpia do documento digital para
poder preserv-lo, e, em algumas situaes, a mudana do suporte pode
caracterizar uma quebra nos direitos autorais.

5.3.1 Histrico
A comunicao entre as pessoas teve incio com as expresses

orais, atravs de gestos e palavras. Posteriormente, com a introduo do alfabeto
grego na escrita, em torno de 700 a.C., surge a cultura letrada e, com ela, os
copistas. Inicialmente, os autores no recebiam por suas obras, eram apenas
reconhecidos e respeitados por isso. Apesar dessa situao, a conscincia de que
as obras deveriam ser reconhecidas como bens de seus autores j existia, nessa
poca. Os copistas, por sua vez, recebiam pelo trabalho de reproduo das obras.
Isso naturalmente ocasionava deturpaes nas cpias que eram realizadas por
mos humanas, por distrao, falha ou interesse. No se podia garantir a
autenticidade das obras e no se discutia o problema dos direitos do autor e das
cpias realizadas.
Por volta de 1445, Gutenberg inventa a impresso grfica, atravs
dos tipos mveis, feitos de metal, por meio de punes, matrizes e moldes, que
caracterizam a verdadeira tipografia. Com surgimento da tipografia e o consequente
aumento na produo das cpias, as obras passam a ser divulgadas de forma mais
ampla e os autores perdem o controle sobre a reproduo, surgindo ento o
problema da proteo jurdica ao direito do autor e como esse autor deveria ser
remunerado (GANDELMAN, 2001, p. 30).
O direito autoral ou copyright comea a ser reconhecido na
legislao inglesa do sculo XVIII, com o objetivo de tratar a questo dos livros e
atribuir a autoria a textos anteriormente disponibilizados de forma annima,
protegendo, inicialmente, as cpias impressas por 21 anos, contados a partir da sua
impresso, e as obras no impressas por 14 anos. Logo essas leis adquiriram um
alcance internacional na Europa (MARTINS FILHO, 1998, p. 183).
A Revoluo Francesa, em 1789, acrescenta a primazia do autor
sobre a obra, dando ao mesmo o direito sobre ela. Dessa forma, a obra s pode ser
modificada com sua permisso e seus direitos passam a perdurar durante a vida do
autor (MARTINS FILHO, 1998, p. 183).
Mas ainda existia o problema no mbito internacional, pois muitas
naes frequentemente recusavam reconhecer os direitos de autor de trabalhos
estrangeiros. Por exemplo, um trabalho publicado em Londres por um britnico

estaria protegido pelas leis do direito autoral do Reino Unido, mas poderia ser
reproduzido livremente na Frana e vice-versa. Com o objetivo de resolver esse
problema, em 1886, a Conveno de Berna delibera normas internacionais sobre os
direitos autorais. Essas decises servem at hoje de modelo para leis estabelecidas
em diversos pases.
Com a globalizao e a difuso cada vez maior das obras pelo
mundo, surgiu a necessidade de proteger os direitos autorais no s nos pases de
origem, mas pelo mundo todo, atravs de contratos internacionais, tais como a
Conveno de Berna (1886), a Conveno Universal (1971), a Conveno de Roma
(1961) e a Conveno de Genebra (1971).
A Conveno de Berna foi revista vrias vezes e emendada em
1979, e desde 1967 administrada pela World Intellectual Property Organization
(WIPO). Atualmente, as naes que desejam ser membros da Organizao Mundial
do Comrcio (OMC) devem obrigatoriamente aceitar e aplicar as condies da
Conveno de Berna (WORLD, 1979).
A conveno de Roma trata dos direitos conexos do autor, ou seja,
dos direitos derivados da obra, com o objetivo de proteger os intrpretes,
executantes, produtores, msicos, e outros. Os direitos conexos decorrem do
contexto atual que fez surgir novas formas de divulgao das obras produzidas por
autores, como produes fonogrficas e programas de radiodifuso (ROMA, 1961).
Na maioria dos pases, a lei de copyright protege os direitos autorais
de uma obra durante toda a vida do autor e por mais vrios anos (50 anos em
alguns pases ou mais de 70 anos em outros). Esses direitos autorais, muitas vezes,
so transferidos do autor para outra pessoa ou entidade, como editores ou
produtores. O termo jurdico para essa transferncia conhecido como atribudo.
Em uma pesquisa das principais leis nacionais de direitos autorais
dos Estados Unidos, Canad e alguns pases europeus, Fernndez-Molina e
Guimares (2007) concluem que, atualmente, essas leis fornecem pouco apoio para
atividades de preservao digital, principalmente por terem sido elaboradas para o
mundo analgico.
Na questo da preservao digital, os direitos autorais so um
aspecto bastante preocupante, pois preservar implica em copiar, mas no com o
objetivo de burlar a lei, mas de garantir que a informao possa ser recuperada ao
longo do tempo na plataforma adequada.

Alm disso, a informao digital tem a caracterstica de permitir, com

as ferramentas de software e de hardware existentes, que um documento digital
possa ser alterado de maneira simples, gerando com isso dois problemas: como
garantir sua autenticidade e como garantir direitos ao autor do documento.
5.3.2 Os direitos autorais no Brasil
Somente
em
1973,
Brasil
passou
contar
com
uma
regulamentao especfica do assunto, atravs da Lei n 5.988, de 14 de dezembro

de 1973 (BRASIL, 1973).
Atualmente, a Lei n 9.160, de 19 de fevereiro de 1998, regulamenta
os
direitos
autorais
no
pas
est
disponvel
no
endereo
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9610.htm. O texto da lei define os termos

empregados, e a partir desses, os artigos referentes ao tema.
Para a preservao digital pode-se destacar a definio dada para
reproduo, que est relacionada cpia de um ou vrios exemplares de uma obra
literria, artstica ou cientfica, relacionando tambm o termo forma de
armazenamento, onde especifica qualquer armazenamento permanente ou
temporrio por meios eletrnicos ou qualquer outro meio de fixao que venha a ser
desenvolvido (BRASIL, 1998b).
Destacam-se, a seguir, os principais aspectos da Lei n 9.610/1998
relacionados preservao digital (BRASIL, 1998b):
O Artigo 7 assim descrito: So obras intelectuais protegidas as
criaes do esprito, expressas por qualquer meio ou fixadas em qualquer suporte,
tangvel ou intangvel, conhecido ou que se invente no futuro.
Como alguns
exemplos, citam-se os programas de computador, coletneas, dicionrios, bases de

dados e outras obras que constituem uma criao intelectual. O 1 determina: Os
programas de computador so objeto de legislao especfica, observadas as
disposies desta Lei que lhes sejam aplicveis. O 3 trata do domnio das
cincias e estabelece: a proteo recair sobre a forma literria ou artstica, no
abrangendo o seu contedo cientfico ou tcnico, sem prejuzo dos direitos que
protegem os demais campos da propriedade imaterial. Nesse artigo, observa-se

que a proteo aos direitos do autor abrange obras fixadas em qualquer suporte, ou
seja, se aplica, nesse caso, aos suportes digitais.
Sobre os objetos que no so de proteo como direitos autorais, o
Artigo 8 cita as ideias, procedimentos normativos, sistemas, mtodos, projetos, os
formulrios em branco para serem preenchidos por qualquer tipo de informao,
cientfica ou no, e suas instrues, textos de tratados ou convenes, leis,
decretos, regulamentos, decises judiciais e demais atos oficiais.
Referente questo da autoria das obras intelectuais, o Artigo 11
aponta: o Autor a pessoa fsica criadora de obra literria, artstica ou cientfica; e
o Artigo 19 cita: facultado ao autor registrar a sua obra no rgo pblico definido
no caput e no 1 do art. 17 da Lei n 5.988, de 14 de dezembro de 1973.
Sobre os direitos do autor, o Artigo 22 determina: Pertencem ao
autor os direitos morais e patrimoniais sobre a obra que criou.
Os direitos morais so tratados do Artigo 24 ao Artigo 27, onde se
destacam os direitos de reivindicar ao autor a autoria da obra a qualquer tempo,
conservar a obra indita, modificar a obra antes ou depois de utiliz-la, retirar de
circulao ou suspender sua utilizao e de assegurar a integridade da obra,
opondo-se a quaisquer modificaes. Nesse caso da integridade e mais
especificamente dos objetos digitais, as IES tm a responsabilidade de no infringir
os direitos morais dos autores nos processos que envolvam cpia com o objetivo de
preservar. Os direitos morais so considerados pela lei como inalienveis e
irrenunciveis.
Os direitos patrimoniais so tratados do Artigo 28 ao Artigo 45, e
lidam com os aspectos e com a durao, destacando: Cabe ao autor o direito
exclusivo de utilizar, fruir e dispor da obra literria, artstica ou cientfica.
A utilizao de uma obra tratada no Artigo 29. Para a preservao
digital, um ponto importante, pois Depende de autorizao prvia e expressa do
autor a utilizao da obra, por quaisquer modalidades, tais como a reproduo
parcial ou integral. Esse artigo deve ser observado nas questes relativas
preservao
digital
da
produo
cientfica
dentro
das
IES,
que
tm
responsabilidade de preservar esse tipo de informao. Para isso, imprescindvel

reproduzir essa produo, independente das estratgias de preservao a serem
adotadas.

Outro ponto importante consta no Artigo 33: Ningum pode

reproduzir obra que no pertena ao domnio pblico, a pretexto de anot-la,
coment-la ou melhor-la, sem permisso do autor. Este artigo recai no mesmo
problema apresentado no Artigo 29.
Com relao s limitaes aos direitos autorais, o Captulo IV, no
Artigo 46, expressa o que no constitui ofensa aos direitos autorais. Entre essas
limitaes, destacam-se: a reproduo de notcia ou de artigo informativo, publicado
em dirios ou peridicos; a reproduo de obras literrias, artsticas ou cientficas,
para uso exclusivo de deficientes visuais, sempre que a reproduo, sem fins
comerciais, seja feita mediante o sistema Braille ou outro procedimento em qualquer
suporte para esses destinatrios; a reproduo, em um s exemplar de pequenos
trechos, para uso privado do copista, desde que feita por este, sem intuito de lucro.
Observa-se que no existe nesse artigo nenhuma referncia
possibilidade de reproduo com a finalidade de preservao, seja ela digital ou no.
No que tange transferncia dos direitos de autor, o Artigo 49
determina:
Os direitos de autor podero ser total ou parcialmente transferidos a
terceiros, por ele ou por seus sucessores, a ttulo universal ou
singular, pessoalmente ou por meio de representantes com poderes
especiais, por meio de licenciamento, concesso, cesso ou por
outros meios admitidos em Direito.
O Artigo 87 trata especificamente da utilizao de bases de dados:

O titular do direito patrimonial sobre uma base de dados ter o direito
exclusivo, a respeito da forma de expresso da estrutura da referida
base, de autorizar ou proibir: sua reproduo total ou parcial, sua
traduo, adaptao, reordenao ou qualquer outra modificao, a
distribuio do original ou cpias da base de dados e a reproduo,
distribuio ou comunicao ao pblico dos resultados das
operaes mencionadas no inciso II deste artigo.
Com relao durao dos direitos patrimoniais do autor, segundo a

Lei n 9.610, destacam-se os seguintes artigos (BRASIL, 1998b):
Artigo 41. Os direitos patrimoniais do autor perduram por setenta
anos contados de 1 de janeiro do ano subseqente ao de seu falecimento,
obedecida a ordem sucessria da lei civil.
Artigo 43. Ser de setenta anos o prazo de proteo aos direitos
patrimoniais sobre as obras annimas ou pseudnimas, contado de 1 de janeiro do
ano imediatamente posterior ao da primeira publicao.

Artigo 44. O prazo de proteo aos direitos patrimoniais sobre obras

audiovisuais e fotogrficas ser de setenta anos, a contar de 1 de janeiro do ano
subseqente ao de sua divulgao.
Artigo 96. Com relao durao dos direitos conexos:
de setenta anos o prazo de proteo aos direitos conexos,
contados a partir de 1 de janeiro do ano subseqente fixao, para
os fonogramas; transmisso, para as emisses das empresas de
radiodifuso; e execuo e representao pblica, para os demais
casos.
No Brasil, o Ministrio da Cultura (MinC) criou, em 2007, o Frum

Nacional de Direito Autoral, com o objetivo de [...] subsidiar a formulao da poltica
autoral do MinC, bem como definir a necessidade ou no da reviso da legislao
existente sobre a matria e a redefinio do papel do Estado nessa rea, contando
com a participao de vrios setores da rea autoral (BRASIL, 2007). O Frum
discutiu o tema atravs de vrios seminrios, que tiveram como objetivo apontar a
necessidade ou no da reformulao da Lei n 9.610 e as mudanas necessrias no
sistema de direito autoral e o quanto a lei atual protege de fato o autor.
Em 10 de novembro de 2009, o Frum lanou um documento
intitulado Diagnstico das discusses do Frum Nacional de Direito Autoral e
subsdios para o debate, com o objetivo de complementar a construo de um
anteprojeto de Lei a ser apresentado sociedade, que ter a oportunidade de se
manifestar por meio de consulta pblica. Entre os princpios que nortearam esse
documento esto o desequilbrio entre os direitos conferidos pela lei aos titulares de
direitos autorais e os direitos dos membros da sociedade de terem acesso ao
conhecimento e cultura (BRASIL, 2009).
Este princpio baseia-se nos direitos educao e ao acesso do
cidado informao e cultura, conforme descrito na Constituio Brasileira. O
documento aponta ainda:
[...] a Lei 9.610 pode representar uma srie de obstculos ao
exerccio desses direitos, como a impossibilidade de realizao de
cpia integral de obra, sem autorizao prvia, para uso privado; de
reproduo de obras para a preservao e restaurao; de
reproduo de obras direcionadas aos portadores de deficincia
fsica, ou mesmo, em alguns casos, de atividades de ensino. As
regras atuais tm colocado na ilegalidade atos to corriqueiros
como gravar um filme exibido em TV aberta ou copiar uma msica
de um CD para o computador, impondo sempre a necessidade de
obteno de autorizao prvia dos titulares de direitos sobre essas
obras (BRASIL, 2009).
No perodo de 14/06/2010 a 31/08/2010, o Frum abriu para a

comunidade externa a apresentao de propostas a Lei n 9.610, a partir das vrias
discusses realizadas. A partir dessas propostas, foi redigido o anteprojeto de Lei a
ser encaminhado para aprovao do governo federal. Com relao preservao, a
principal proposta est na alterao Captulo 46, onde se prope que no constitui
ofensa aos direitos autorais
[...] a reproduo necessria conservao, preservao e
arquivamento de qualquer obra, sem finalidade comercial, desde que
realizada por bibliotecas, arquivos, centros de documentao,
museus, cinematecas e demais instituies museolgicas, na medida
justificada para atender aos seus fins (BRASIL, 2010, p. 10).
Apesar de citar a preservao, fica evidente que essa proposta est

voltada para a preservao de obras que no esto no formato digital, porm no
est explcito, pois cita as bibliotecas, arquivos, museus e outras instituies da
mesma finalidade como responsveis pela realizao das tarefas de reproduo.
Dessa forma a Lei continua sem atender s demandas de preservao de objetos
digitais.
Observa-se que, se preservar implica em reproduzir ou copiar sem
fins lucrativos, mas com a finalidade de tornar um objeto digital disponvel ao longo
do tempo, a Lei n 9.610 no atende preservao digital. Alm de estar distante da
realidade tecnolgica atual, no trata de criar condies para os processos de
preservao digital com o objetivo de atender aos cidados no seu direito de acesso
informao, principalmente aquelas produzidas pelas IES, cuja maioria tem a
inteno de registrar o conhecimento produzido para uso das pessoas.
necessrio que a reviso a ser realizada pelo MinC atenda s
instituies interessadas em preservar o patrimnio digital, possibilitando a
reproduo dos objetos digitais.
5.3.3 Os direitos autorais e a informao digital
No contexto atual dos ambientes digitais em que as pessoas e as

instituies esto inseridas, o direito autoral surge com um tema contemporneo e
estratgico, principalmente quando relacionado questo legal da informao

armazenada em meio digital, que, por suas caractersticas, permite alteraes de
contedo e formato, com as atuais ferramentas de software e de hardware, gerando
com isso dois problemas: como garantir sua autenticidade e como garantir direitos
ao autor do documento.
No caso da Internet e dos documentos nela postados e disponveis,
o problema dos direitos autorais ainda mais complexo, pois a Internet tem uma
rpida expanso em funo de no possuir regras ou normas para a postagem de
informao. Com essa evoluo e crescimento, discute-se agora a questo dos
direitos do autor nas informaes disponveis na Internet.
Muitas informaes disponibilizadas no tm a identificao do autor
e, na maioria das vezes, seu formato digital permite recuperar um documento e
modific-lo facilmente
com
as
ferramentas
tecnolgicas
existentes.
Essas
informaes podem ter sido criadas no formato digital ou digitalizadas e disponveis

para acesso. No caso da digitalizao, os direitos autorais de um documento que
digitalizado continuam a ter sua vigncia no mundo on-line, mas isso algumas vezes
no respeitado. Muitos usurios utilizam as informaes disponveis em meio
digital sem a autorizao do autor.
No existe tambm um rgo central responsvel em registrar obras
em formato digital, mas apenas algumas iniciativas, como o Copyright Office
Eletronics Registration, Recordation on Deposit System (CORDS), criado pela
Biblioteca do Congresso Americano (MARTINS FILHO, 1998, p. 187).
Como a preservao digital implica, muitas vezes, em reproduzir o
objeto digital, o problema dos direitos autorais um aspecto importante, pois o
material original protegido pelas leis de Direito Autoral. Portanto, qualquer
estratgia de preservao digital deve estar amparada em leis que respaldem a
instituio e garantam ao autor a propriedade intelectual do objeto digital.
As IES devem conhecer e estar amparadas nas leis de direito
autoral, para que possam preservar documentos eletrnicos sem prejuzo jurdico.
Um caso comum nas IES so as publicaes eletrnicas, onde o direito da obra
pertence ao autor e ele que deve autorizar a instituio a fazer sua publicao e
sua preservao, pois essa atividade poder, no futuro, estar envolvida na aplicao
de estratgias de preservao que implicaro na sua cpia para um suporte

adequado ou na sua migrao para uma tecnologia nova de hardware e/ou de

software.
Pela anlise dos artigos, possvel constatar a necessidade de
reviso da Lei n 9.610, principalmente nas questes relacionadas preservao
digital e ao acesso futuro informao digital preservada. Com as mudanas e
avanos nas TIC e com a quantidade de material produzido em meio digital que
cresce a cada dia, uma lei de 1998 no atende s caractersticas da preservao
digital e nem s necessidades de acesso informao digital. A iniciativa do
Ministrio da Cultura, atravs do Congresso de Direito Autoral, importante, mas
no tem gerado, at o momento, avanos que atendam s demandas das
instituies para a preservao digital.
A sociedade atual necessita e tem o direito de acesso informao
produzida digitalmente. preciso buscar um equilbrio na lei, que possa proteger os
interesses dos autores, da rea comercial e o direito de acesso s informaes,
conforme assegura a Constituio Brasileira. Como o prprio MinC afirma, a lei atual
representa um obstculo ao exerccio desse direito, e a populao acaba sendo a
principal prejudicada.
Apesar de tratar, em vrios captulos, da utilizao de obras
intelectuais em vrios ambientes, a Lei n 9.610 carente no que diz respeito ao
ambiente tecnolgico onde est inserida a informao digital, pois foi elaborada
contemplando apenas alguns elementos referentes s obras em formato digital.
necessrio que uma lei de direitos autorais permita a reproduo
de obras em formato digital com o objetivo de preservao, sem fins lucrativos, para
que, no futuro, esteja disponvel e chegue at a populao, sem restries e sem
causar nas pessoas a sensao de estar descumprindo a lei.
Como qualquer estratgia de preservao (migrao, emulao ou
refrescamento) implica em copiar um objeto digital, frequentemente protegido por
uma lei de direito autoral, de um ambiente tecnolgico para outro mais atual, as
instituies que exercem atividades de preservao digital precisam pautar-se em
leis e na autorizao do detentor dos direitos autorais do objeto para poder preservlo.
No caso especfico da produo cientfica das IES, a preservao da
propriedade intelectual um aspecto relevante, pois implica em preservar o autor,
garantindo-lhe a propriedade da produo (direito moral) e resguardando a

instituio de problemas jurdicos, alm de garantir mais um mecanismo de

autenticidade do objeto digital.
Portanto, qualquer poltica de preservao digital de uma instituio
deve estar amparada em leis que respaldem a instituio e garantam a propriedade
intelectual ao autor do objeto digital e sua autenticidade.
As resolues administrativas e legais para a preservao digital
devem ser atendidas pelas solues tcnicas capazes de lidar com todos os
aspectos organizacionais e legais. Para Rothenberg (1999a, p. 9, traduo do autor),
[...] qualquer soluo tcnica deve ser factvel em termos das responsabilidades
sociais e institucionais, e dos custos necessrios para implement-la. Nesse
sentido, surge a necessidade de incorporar na preservao digital os aspectos
tcnicos.

PRESERVAO DIGITAL: ASPECTOS TCNICOS
So os aspectos relacionados s questes tcnicas envolvidas nas

atividades de Biblioteconomia, Arquivologia, Informtica e Tecnologia da Informao
e Comunicao, buscando tratar da obsolescncia do hardware, do software, do
formato e do suporte, das mudanas e avanos nas TIC, do volume de objetos a
serem tratados e do seu descarte, do trabalho colaborativo entre IES, da
infraestrutura de informtica para armazenamento, da manuteno dos objetos
digitais e da sua representao por metadados para busca e recuperao.
Os aspectos tcnicos so compostos da seleo do que deve ser
preservado, da utilizao de modelos, padres e iniciativas, da montagem da
infraestrutura tecnolgica adequada, da utilizao de repositrios digitais, da
aplicao de estratgias de preservao, do uso do suporte adequado e da
representao por metadados.
6.1
Seleo e descarte
Diante do contexto digital atual, o volume de informaes digitais

produzidos nas IES muito grande e cresce na proporo da necessidade e
utilizao das informaes. Nesse sentido, impossvel armazenar e preservar toda
a informao digital, devido ao volume e ao contexto em que se inserem. preciso
selecionar as informaes relevantes que devem ser preservadas. Portanto, surge
um aspecto importante na preservao digital: a seleo.
A seleo implica em definir o que deve ser preservado, ou seja,
selecionar as informaes digitais a serem preservadas de acordo com os objetivos
da instituio e as necessidades da comunidade interna e externa. Seria uma utopia
imaginar que possvel preservar toda informao digital produzida por uma
instituio. Segundo Boeres e Arellano (2005), a seleo um dos aspectos
primordiais da preservao digital, pois [...] impraticvel e ineficaz preservar tudo,
para todos, para sempre.
Diante da quantidade e da diversidade de informaes armazenadas
em meio digital, Martins, Funari e Forti (2007) apontam que no podemos saber o

que nossos descendentes consideraro importante e, por isso, a diversidade deve

ter lugar de destaque nos nossos critrios de preservao documental.
No contexto das bibliotecas tradicionais, Almada (2004, p. 5)
assegura:
[...] um dos pilares mais importantes da poltica de desenvolvimento
de colees o processo de seleo, pois atravs dele so
estabelecidos os critrios que visam garantir a qualidade e o
ajustamento para atender, a contento e sem medo do exagero, as
reais necessidades do cliente.
A seleo do que dever ser preservado em uma instituio passa

pela equao entre os custos da preservao e os benefcios que ela traz, ou seja,
se os custos para preservar a longo prazo so maiores que os benefcios, os
processos de preservao talvez no sejam apropriados. Os custos devem levar em
considerao os recursos financeiros e o valor do objeto digital a ser preservado.
Outra questo importante na seleo a definio de critrios que
auxiliem na definio e justificativa do que deve ser preservado e por quanto tempo
preservar.
Esses critrios devem ter como premissa atender s necessidades
da instituio e dos usurios das informaes, atravs de uma poltica de seleo
que busque a melhor relao entre o que deve ser preservado e os custos para o
desenvolvimento dessa atividade, pois, como nas colees tradicionais, no
possvel preservar toda a produo digital de uma instituio.
Um exemplo so os critrios adotados no processo da formao e
do desenvolvimento de colees do Laboratrio de Mtodos Computacionais em
Engenharia (LAMCE), da Universidade Federal do Rio de Janeiro, que foram
baseados em dois fatores: o interesse da comunidade a ser servida e os recursos
financeiros destinados para a aquisio (ALMADA, 2004, p. 6-7). Os critrios
definidos so:
a) nmero de usurios potenciais que podero utilizar o material; b)
adequao do material aos objetivos e nveis educacionais do
LAMCE; c) autoridade do autor e/ou editor; d) edio atualizada; e)
referncia clssica que encontram-se muitas das vezes esgotada
(estabelecida como Obra Rara); f) qualidade tcnica; g) escassez do
material sobre o assunto nas colees do Posto de Servios de
Informao; h) aparecimento do ttulo em bibliografias; i) catlogos
de editores e ndices; j) indicao do ttulo pelos professores e
pesquisadores
do
LAMCE;
k)
custo
justificado;
l)
relevncia/interesse/pertinncia; m) trabalhos acadmicos.

Ao aplicar a seleo nos objetos digitais a serem preservados,

possvel utilizar critrios semelhantes, que devem levar em considerao
principalmente as necessidades da instituio, dos usurios e dos recursos
financeiros e tecnolgicos disponveis.
Para Arellano (2006), a seleo do que deve ser preservado, no
caso das bibliotecas universitrias, [...] deve estar de acordo com a misso da
unidade de informao e a necessidade de seu corpo acadmico e a formalizao
dos critrios de seleo um dos passos crticos na criao de um sistema de
preservao digital.
A definio de prioridades referentes ao que deve ser preservado
outro fator a ser considerado juntamente com o processo de seleo, pois as
atividades de preservao digital podem sofrer atrasos ou restries devido ao
grande volume de informaes; nesse caso, os objetos digitais considerados
prioritrios para a instituio devem ser tratados em primeiro lugar.
O usurio da informao a ser preservada pea fundamental no
processo de definio do que deve ser preservado, pois ele que far o uso da
informao.
Choo (1995) menciona, no caso das organizaes, o problema da
fragmentao dos dados, onde algumas vezes os bibliotecrios esto empenhados
em manter os arquivos e documentos internos, enquanto tecnlogos da informao
esto preocupados em construir sistemas baseados em computador para processar
os dados. Conclui que
[...] as informaes do usurio, a razo principal para todas estas
atividades da informao, muitas vezes pouco envolvida,
resultando em uma lacuna entre as suas reais necessidades de
informao para tomada de deciso e as informaes capturadas e
entregues atravs de sistemas de informao da organizao.
A seleo do que deve ser preservado deve ser revisada

periodicamente, pois a preservao digital, alm de estar inserida no ambiente
digital em constante mudana, est relacionada com as necessidades do usurio da
informao e com os objetivos da instituio, que podem sofrer alteraes em vista
das mudanas de direo e de metas.
Para Choo (2003, p. 406),
[...] o primeiro passo para criar uma estratgia de administrao da
informao avaliar acuradamente as necessidades de informaes
dos vrios grupos e indivduos da organizao. As necessidades de

informaes so condicionadas, dinmicas e multifacetadas, e uma

especificao completa s possvel dentro de uma rica
representao do ambiente total em que a informao usada.
To importante quanto a seleo dos objetos digitais a serem

preservados a gesto do descarte, que tem como objetivo definir por quanto tempo
o objeto digital deve ser preservado e sua forma de descarte. Isso se faz da mesma
forma que, por exemplo, os documentos em papel, ou seja, atravs da definio de
uma Tabela de Temporalidade e da definio de como o objeto digital e seu suporte
devem ser descartados.
O tempo que um objeto digital precisa ser preservado deve estar de
acordo com as questes legais, como leis, normas e portarias, bem como com sua
frequncia de uso para o caso de objetos que no possuem restries legais. Para
as IES, a determinao desse tempo deve levar em considerao o interesse pelo
objeto digital por parte da comunidade acadmica e a vida til que esse objeto tem
para uma determinada rea do conhecimento.
Segundo o princpio arquivstico das trs idades, de Jean-Yves
Reousseau e Carol Couture,
[...] toda organizao, no desempenho de suas atividades, cria
inmeros documentos de tipos e contedos variados. O ciclo de vida
de um documento dividido, conforme a freqncia de uso e sua
utilidade para a organizao, em trs fases: corrente, intermediria e
permanente (SANTANNA, 2001, p. 125).
A fase corrente acontece quando o documento est em uso.

A fase intermediria ocorre quando os documentos param de ser
utilizados e aguardam os prazos legais, conforme o ciclo de vida dentro de uma
organizao (tabela de temporalidade).
A fase permanente se define quando termina o prazo legal, mas o
documento deve ser preservado. Nessa fase, a organizao deve adotar medidas
preventivas e corretivas para minimizar a ao do tempo sobre o suporte fsico da
informao.
Na preservao digital devem ser aplicadas as estratgias de
preservao nas trs fases, pois em todas elas o objeto digital pode se perder
devido s caractersticas e problemas envolvidos no ambiente digital.
Na preservao tradicional, por exemplo, de documentos em papel,
surge o conceito de desbastamento, que o processo pelo qual se excluem, do

acervo ativo, ttulos e/ou exemplares, partes de colees, quer para remanejamento,
descarte ou conservao (restaurao). um processo contnuo e sistemtico que
objetiva conservar a qualidade e adequao da coleo, ocorrendo sempre devido
necessidade de um processo constante de avaliao da coleo (ALMADA, 2004, p.
9).
Depois de avaliado criteriosamente, o material desatualizado ou
inadequado retirado ou includo na coleo ativa. Caso no possua valor histrico,
no necessrio guardar material que no corresponda mais aos interesses dos
usurios, possibilitando economia de espao e organizao/visualizao do acervo,
maior facilidade de acesso ao acervo e mais eficincia no atendimento ao cliente.
No caso dos objetos digitais, o problema de espao mnimo, pois a
capacidade de armazenamento dos equipamentos de informtica cresce numa
proporo maior em relao necessidade de utilizao. Atualmente, h
equipamentos que permitem o armazenamento de grandes volumes de informao
digital.
Entretanto necessrio aplicar o descarte tambm nos objetos
digitais, para que a IES no preserve o que denominado lixo digital, ou seja,
objetos que no tero mais utilidade, nem como valor histrico. O grande volume de
objetos digitais a serem preservados ir gerar um custo maior nas atividades de
preservao, o que pode implicar atrasos ou at queda da qualidade das atividades
de preservao digital. Alm disso, ao buscar uma informao, o usurio ter como
retorno um grande volume de informaes referentes ao assunto desejado, sendo
muitas delas sem interesse, o que o obrigar a realizar um filtro, podendo incorrer
em perda de tempo e de informaes importantes.
Portanto, uma das questes a serem estudadas em uma poltica de
preservao digital, alm dos critrios de seleo, o descarte de objetos digitais.
6.2
Modelos, padres e iniciativas
O uso de modelos de referncias e padres internacionalmente

aceitos apontado na literatura como uma importante ao na preservao digital,

por possibilitar a troca de experincias e informaes entre instituies, alm de

auxiliar na padronizao da gesto dos objetos digitais a serem preservados.
O formato de um arquivo pode estar associado a um ou mais
software que determinar a especificao tcnica, ou seja, a estrutura detalhada
para o formato, especificando cada posio dos bytes que compem o arquivo,
podendo o formato ser alterado de acordo com as mudanas de verso do software.
Bod (2007, p. 12) levanta uma questo importante relativa aos
formatos e preservao digital:
[...] os formatos abertos de arquivo (aqueles em que o pblico
tem acesso aos detalhes tcnicos) so mais adequados para a
preservao futura, pois a possibilidade de compreender o
significado de sua estrutura de bits maior.
A partir do conhecimento do formato do arquivo, as estratgias de
preservao digital, como a migrao, podem ser aplicadas com maior segurana,
possibilitando maior chance de preservar a autenticidade e o acesso ao objeto
digital, diferente de uma empresa que detm um formato proprietrio.
Arellano (2008, p. 54) conclui que as iniciativas mundiais de
preservao digital apontam tambm para a necessidade de utilizao de padres
de metadados j estabelecidos e para a utilizao de documentos em formatos
abertos, que permitem seu entendimento e uma facilidade a mais na converso para
novos formatos, diante das mudanas constantes nas TIC.
Para Arellano (2004, p. 16),
[...] devem ser usados padres livres, para que eles sejam
acessados aps a obsolescncia dos equipamentos e programas
informticos em que foram criados. Usar padres abertos permite
seu estudo e sua converso para novos padres.
Thomaz e Soares (2004) consideram que a estratgia de padres

consiste numa abordagem em quatro partes:
definio de um conjunto limitado de formatos;
utilizao de padres atuais para os objetos digitais;
monitoramento dos padres para verificao de mudanas e
atualizaes;
migrao para novos padres estabelecidos, quando necessrio.
Uma das iniciativas para definio de um formato aberto conhecido
como PDF/A, um formato para representao de documentos eletrnicos, com o

objetivo de preservar sua aparncia visual ao longo do tempo, independente dos

sistemas utilizados para sua criao, armazenamento ou leitura.
No Brasil, a Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT)
lanou, em 23/01/2009, a norma ABNT NBR ISSO 19005-1, com o ttulo
Gerenciamento de documentos Formato eletrnico de arquivo de documento para
preservao de longo prazo Part 1: Uso do PDF 1.4 (PDF/A-1) que tem como
objetivo definir um formato de arquivo baseado no PDF, atravs de uma descrio
de escopo, termos, requisitos tcnicos, metadados e outras especificaes
(ASSOCIAO..., 2009).
A norma possibilitar registrar o contexto e a histria dos
documentos eletrnicos, utilizando metadados e tambm definindo um esquema
para representar a estrutura lgica e outras informaes semnticas dos
documentos eletrnicos dentro dos arquivos (ASSOCIAO..., 2009, p. V).
A ABNT entende o documento eletrnico como
[...] uma representao eletrnica de um agregado de textos, grficos
e metadados para identificao, descritos como pgina, que podem
ser reproduzidos em papel ou microfilme sem perda significativa de
seu contedo de informao (ASSOCIAO..., 2009, p. 2).
Por ser um padro aberto e definido por um rgo nacional que
regulamenta normas tcnicas, a utilizao do PDF/A seguindo as determinaes da
norma 19005-1 altamente recomendvel para as IES do Brasil.
Outro padro aberto o Open Document Format (ODF), um formato
de arquivo para documentos baseado em XML, para aplicaes de escritrio, ou
seja, um arquivo compactado que contm uma coleo de arquivos XML que
descrevem o contedo e a representao do documento. Dessa forma, suportado
por vrias aplicaes atualmente no mercado. O ODF foi aprovado pela
Organization for the Advancement of Structured Infomation Standards (OASIS), pela
International
Organization
for
Standardization
(ISO)
pela
International
Electrotechinal Commission (IEC) como um padro internacional, em maio de 2006

(ORGANIZATION..., 2006, p. 5).
Para tratar o problema da perda, ao longo do tempo, do formato de
armazenamento dos objetos digitais, existem propostas de criao de diretrios
centralizados de informao tcnica sobre os formatos digitais que permitem, por
exemplo, disponibilizar ferramentas que ajudam a identificar o formato de um objeto
digital.

No caso dos modelos, um dos mais recomendados atualmente o

Open Archival Information Systems (OAIS), desenvolvido pelo Consultative
Committee for Space Data Systems (CCSDS). Este modelo uma norma ISO com o
n 14721:2002, que descreve um enquadramento conceitual para um repositrio
digital genrico, aberto a todas as comunidades e com garantias de confiabilidade.
Ferreira (2006, p. 27) define o OAIS como um modelo conceitual,
com o objetivo de identificar os componentes funcionais que devero fazer parte de
um sistema de informao voltado preservao digital.
Thomaz e Soares (2004) definem o modelo OAIS como um
esquema conceitual que disciplina e orienta um sistema para a preservao e
manuteno do acesso informao digital por longo prazo. Estes autores definem
os objetivos do modelo:
[...] ampliar a conscincia e a compreenso dos conceitos relevantes
para a preservao de objetos digitais, especialmente entre
instituies no arquivsticas; definir terminologias e conceitos para
descrever e comparar modelos de dados e arquiteturas de arquivos;
ampliar o consenso sobre os elementos e os processos relacionados
preservao e acesso informao digital; e criar um esquema
para orientar a identificao e o desenvolvimento de padres.
A seguir ser descrito o Modelo de Referncia para o OAIS

(CONSULTATIVE..., 2002).
Figura 8. Modelo de ambiente do OAIS.
Produtor

OAIS
(arquivo)
Consumidor
Gestor
Fonte: CONSULTATIVE (2002, p. 2.2).
Conforme a Figura 8, o ambiente no qual o OAIS est definido

composto por trs elementos: o produtor, que a pessoa que encaminha a
informao a ser preservada; o gestor, que define a poltica do modelo OAIS; o

consumidor, que a pessoa que interage com os servios do OAIS para encontrar e
adquirir uma informao preservada interesse.
Nas
instituies
pode-se
definir
os
docentes,
discentes
funcionrios como produtores, a IES como o gestor, e os usurios internos ou

externos das informaes como consumidores.
A Figura 9 representa o objeto de informao do OAIS.
Figura 9. Obtendo informao do dado.
Objeto
dado
Representao
da informao
Objeto de
informao
A informao a ser preservada chamada de objeto de informao,

composto do objeto dado, que representa o documento digital original a ser
preservado, e da representao da informao, que contm os metadados para
descrio do objeto dado e de suas caractersticas para preservao.
A Figura 10 apresenta o fluxo dos pacotes de dados do OAIS.
Figura 10. Arquivo OAIS para dados externos.

Submisso do
pacote de
informao
Produtor
OAIS
consultas
Arquivo do
pacote de
informao
Legenda
Entidade
Pacote de
informao
Objeto dado
Fluxo de dados
conjuntos de
resultados
encomendas
Consumidor
Disseminao
do pacote de
informao

As informaes que so transmitidas do produtor para o OAIS ou do

OAIS para o consumidor so chamadas de pacotes de informao (Information
Package), e esses pacotes so compostos por 2 tipos de informao: o contedo da
informao (Content Information) e a informao de descrio para preservao
(Preservation Description Information ou PDI).
O modelo funcional do OAIS definido com seis entidades
funcionais que interagem com o produtor, o consumidor e a gesto do OAIS. So
elas: recepo, gerenciamento de dados, armazenamento de arquivo, acesso,
planejamento de preservao e administrao do sistema. As linhas que conectam
as entidades identificam os caminhos de comunicao sobre o qual a informao flui
nos dois sentidos (CONSULTATIVE..., 2002, p. 4.1).
O OAIS define trs tipos de pacote de informao (THOMAZ;
SOARES, 2004, p. 12):
Pacote de Submisso de Informao (PSI), pacote enviado do

Produtor para o Arquivo;
Pacote de Arquivamento de Informao (PAI), pacote de

informao efetivamente armazenado dentro do Arquivo
Pacote de Disseminao de Informao (PDI), pacote transferido

do Arquivo para um Consumidor em resposta a uma solicitao.
O modelo descreve detalhadamente as funcionalidades de cada

entidade. A Figura 11 representa o modelo funcional:
Figura 11. Modelo funcional OAIS.
Fonte: Thomaz e Soares (2004, p. 12).

As entidades sero apresentadas a seguir (CONSULTATIVE...,

2002, p. 4.1-4.2).
A Recepo responsvel pelo recebimento e tratamento dos PSIs
dos produtores (ou de componentes internos sob controle da Administrao do
Sistema) e pelo envio do PAI para o armazenamento e das informaes descritivas
(metadados) para o Gerenciamento de dados, de acordo com a formatao e os
padres de documentao definidos.
O Armazenamento responsvel pelo armazenamento, manuteno
e recuperao de PAIs, utilizando critrios pr-estabelecidos e fornecendo esses
pacotes para a entidade de Acesso quando solicitado.
O Gerenciamento de Dados responsvel pelo armazenamento,
manuteno e recuperao da informao descritiva e dos dados administrativos
utilizados para gerenci-la.
A Administrao do Sistema responsvel pelo funcionamento
global do sistema de arquivo. Suas principais funes so: solicitar e negociar
acordos de submisso com Produtores; auditar as submisses para garantir que
esto dentro dos padres do arquivo; gerenciar a configurao do hardware e
software do sistema; monitorar e melhorar as operaes de arquivo e desenvolver
inventrio sobre e migrao/atualizao do contedo do arquivo; criar e manter
padres de arquivo e polticas, fornecendo suporte ao cliente.
O Planejamento de Preservao responsvel pelo monitoramento
do ambiente OAIS, fornecendo recomendaes que garantem o acesso
informao armazenada a longo prazo, mesmo com a obsolescncia do ambiente
computacional original. Suas funes incluem: avaliao dos contedos do arquivo;
recomendao peridica de estratgias
de migrao; desenvolvimento de
recomendaes para padres e polticas do arquivo; monitoramento das mudanas

no ambiente tecnolgico e nas demandas; desenvolvimento de planos detalhados de
migrao, prottipos de software e planos de teste para atingir as metas de
migrao da entidade Administrao do Sistema.
O Acesso responsvel pelo atendimento das necessidades dos
consumidores, atravs de servios de: recebimento das solicitaes; aplicao de
controles para limitar o acesso, principalmente informao protegida; coordenao
da execuo de solicitaes, para que sejam bem sucedidas; gerao de respostas
tais como PDI.

Cunha (2007, p. 7) destaca que o OAIS, por ser um modelo

referencial, no constitui uma implementao, mas sim uma relao de condies de
elementos a serem considerados em um projeto de preservao, seja ele digital ou
analgico.
O desafio da preservao digital grande e est sendo enfrentado
por algumas instituies atravs de diversas iniciativas de projetos corporativos, em
nvel mundial, na busca de solues, principalmente para as informaes
relacionadas ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico de seus pases de origem.
O trabalho corporativo possibilita a troca de experincias entre as
instituies e os profissionais responsveis pela preservao digital, a respeito dos
padres, modelos, estratgias, suporte e metadados utilizados para o tratamento
dos aspectos tcnicos.
Como exemplos, podem ser citados: projeto ERPANET, na Europa;
projeto Preserving Access to Digital Information (PADI), da Biblioteca Nacional da
Austrlia, que define a direo que a biblioteca pretende tomar para preservar suas
colees digitais; projeto National Digital Information Infrastructure and Preservation
Program (NDIIPP), um dos maiores projetos de preservao digital dos Estados
Unidos; e o Digital Preservation Europe (DPE), criado na Europa, em 2006, com o
objetivo de promover a colaborao entre as iniciativas de preservao digital.
No Brasil, uma das iniciativas a Carta para a Preservao do
Patrimnio Arquivstico Digital, do Conselho Nacional de Arquivos (CONSELHO...,
2004), que busca incentivar o trabalho e a troca de experincias entre instituies.
Como o desafio da preservao digital global, recomenda-se a
adoo de padres e modelos j utilizados e testados por instituies que trabalham
com a preservao digital, garantindo maior possibilidade de continuidade do padro
adotado, troca de informaes entre essas instituies (interoperabilidade) e o
estabelecimento de projetos corporativos.
6.3
Metadados
Com o crescimento constante da Internet e dos recursos

armazenados em meio eletrnico, sejam dados, imagens, sons ou outros elementos,

um dos problemas com o tratamento desse tipo de informao a carncia de

dados descritivos do contedo, que possibilitem sua busca, recuperao e
preservao.
Esse
problema
afeta
tanto
os
profissionais
da
informao,
responsveis por torn-la disponvel e acessvel, como os usurios que desejam

recuperar e utilizar a informao.
Para minimizar o problema, consenso entre a maioria dos
profissionais a necessidade do desenvolvimento de elementos de descrio que
possam representar os documentos armazenados em meio digital, ou seja,
necessria a utilizao de metadados.
Metadados podem ser descritos como um conjunto de dados,
chamados de elementos, cujo nmero varivel, de acordo com um padro
adotado, que descreve o recurso, possibilitando a um usurio ou a um mecanismo
de busca acessar e recuperar esse recurso. Os elementos descrevem informaes,
como nome, descrio, localizao, formato, entre outras.
possvel estabelecer a relao de um recurso com a sua descrio
por metadados, como se faz a relao dos documentos de uma Biblioteca com os
seus registros no catlogo, com o objetivo organizar as informaes contidas nos
documentos e permitir sua recuperao. O termo metadados possui um significado
ou um conceito de acordo com o profissional e a rea em que utilizado, mas tem
sempre o mesmo objetivo, ou seja, descrever o recurso, seja ele digital ou no.
Grcio (2002, p. 23) define metadados como um [...] conjunto de
elementos que descrevem as informaes contidas em um recurso, com o objetivo
de possibilitar sua busca e recuperao.
O conjunto de elementos representa o contedo do recurso descrito,
ou seja, as informaes que possibilitam identificar o que o recurso representa e seu
contedo, podendo ter um nmero de elementos varivel de acordo com o padro
de metadados. Esses elementos devem, preferencialmente, seguir esquemas de
codificao, como o uso de vocabulrio controlado, esquemas de classificao e
formatos de descrio formais, com o objetivo de proporcionar melhor qualidade na
descrio. O recurso pode ser entendido como toda informao que pode ser
armazenada em meio eletrnico, como texto, imagem, som, vdeo, pgina da Web,
etc.
Um exemplo onde metadados tm uma importncia relevante a
Internet, que no surgiu com a preocupao de catalogar as informaes que

contm. Com seu crescimento, recentemente essa preocupao tem sido alvo de
estudos, mesmo porque os instrumentos de busca atuais da Internet, apesar de
robustos, no atendem de maneira satisfatria aos usurios que os utilizam, pois
no trazem toda a informao disponvel na rede.
Metadados podem ser utilizados para representar vrios recursos,
dependendo do domnio: em um provedor Web, para identificar e localizar pginas
na Internet; na digitalizao de imagens, para descrever a informao contida nelas;
em dados eletrnicos, para descrever a informao contextual contida no documento
eletrnico.
Uma caracterstica importante que os metadados podem ser
representados no prprio recurso, como em uma pgina Web, ou separadamente,
como em uma imagem digitalizada, onde podem estar, por exemplo, em um banco
de dados.
A utilizao de metadados tem como objetivo descrever e
documentar o objeto digital detalhadamente, permitindo armazenar informaes do
tipo
provenincia,
autenticidade,
formato,
ambiente
tecnolgico
outras
informaes.
Gilliland-Swetland (1998) divide os metadados em cinco tipos, de
acordo com os aspectos de sua funcionalidade em um sistema digital:
Administrativos: Metadados usados no gerenciamento e

administrao dos recursos informacionais.
Descritivos: Metadados usados para descrever e identificar

informaes sobre recursos.
Conservao: Metadados relacionados conservao de

recursos de informao, ou seja, que representam aes
tomadas para a preservao de um recurso informacional,
digital ou no, tal como indicao de condies fsicas do
documento, ou indicao de migrao.
Tcnicos: Metadados relacionados ao funcionamento do

sistema e comportamento dos metadados.
Uso: Metadados relacionados com o nvel e tipo de uso dos

recursos informacionais.

Pode se considerar que o primeiro padro de metadados foi o

Machine Readable Cataloging (MARC), criado na dcada de 60, nos Estados
Unidos, com o objetivo de possibilitar a troca de registros bibliogrficos e
catalogrficos entre bibliotecas, com o uso de computadores. Atualmente, a verso
original do padro denominada MARC21.
Diferente do MARC, que possui um conjunto de elementos
complexos e rgidos, necessitando de especialistas para sua descrio, os padres
criados para a descrio de recursos digitais tm a caracterstica de possuir um
conjunto de elementos mais simples, em menor quantidade e flexveis, o que facilita
a descrio dos elementos pelo prprio autor do recurso ou pela instituio
responsvel em disponibilizar o recurso.
Grcio (2002), atravs da anlise de diversos projetos que utilizam
metadados, identifica diferentes padres de metadados que esto sendo utilizados
para descrever recursos. Todos os padres tm o objetivo de facilitar a busca e
recuperao de recursos, mas cada um em uma rea especfica e variando as
informaes de acordo com o tipo de recurso descrito, ou seja, de acordo com seu
domnio.
A seguir, apresentam-se alguns dos padres de metadados
identificados:
Dublin Core (DC): padro de dados para catalogao de

recursos eletrnicos da Web.
Metadata Encoding and Transmission Standard (METS):

padro para objetos digitais em um repositrio.
Federal Data Geographic Committee (FGDC): trata de

descrio de dados geo-espaciais.
Machine Readable Cataloging (MARC): trata de dados de

catalogao bibliogrfica.
Flexible Image Transport System (FITS): padro criado pela

Unio
Internacional
dos
Astrnomos,
para
armazenar
informaes sobre imagens num cabealho de arquivo.
Object ID: lista de termos que definem a informao mnima

essencial para poder seguir a pista de objetos de arte
perdidos ou roubados.

Foundation for Documents of Architecture (FDA): padro para

informao de documentos de arquitetura.
VRA: padro para descrio de obras de arte e de suas

cpias digitais.
Record Export for Art and Cultural Heritage (REACH): padro

para descrio de objetos de museus (colees).
Spatial archieve and interchange format (SAIF): padro para

compartilhamento de dados espaciais e espao-temporais.
Global Information Locator System (GILS): padro utilizado

em informaes governamentais.
Encoded Archival Description (EAD): padro para inventrio

de arquivos.
As mudanas que ocorrem frequentemente nas TIC, principalmente

nos suportes e nos formatos de armazenamento, requerem a aplicao das
estratgias de preservao ao longo do tempo. Os metadados relacionados
preservao digital devem acompanhar o ciclo de vida do recurso e registrar todo o
processo de preservao digital, desde a criao at a preservao, registrando as
estratgias aplicadas e as mudanas ocorridas com o recurso. Devem ser utilizados
juntamente com os metadados descritivos, como assunto, ttulo, autor e outras, e
conter informaes administrativas e tcnicas que permitam o registro das decises,
aes e estratgias de preservao tomadas desde a criao do recurso,
assegurando a autenticidade do mesmo.
Para Saramago (2003, p. 1), os metadados de preservao so
definidos como informao de apoio aos processos associados com a preservao
digital de longo prazo e podem ser divididos em trs tipos:
1. Descritivos: descrevem o recurso.
2. Administrativos: documentam os atos de gesto ao longo do
tempo para a preservao do recurso.
3. Estruturais: complementam os metadados administrativos, pois
acrescentam informaes tecnolgicas para a preservao do
recurso.

Nessa diviso, os metadados administrativos e os estruturais contm

as descries dos mtodos e estratgias aplicadas para a preservao digital dos
recursos e elementos que indicam a plataforma tecnolgica para sua representao.
Para Sayo (2010, p. 10) os metadados de preservao so
definidos [...] de uma forma simples e direta, como a informao que apia e
documenta a preservao de longo prazo de materiais digitais e devem se adequar
s necessidades de registro dos processos de gesto relacionados preservao
digital.
Os metadados de preservao so essenciais no somente para a
descrio do contedo de um objeto digital, mas tambm para as atividades de
gesto relacionadas preservao digital e devem apoiar todo o processo ao longo
do tempo, registrando todas as estratgias aplicadas e as mudanas ocorridas.
Para Saramago (2009, p. 2),
[...] os metadados de preservao devem conter informao tcnica
e administrativa sobre decises e aes de preservao, registrar os
efeitos das estratgias de converso de dados, assegurar a
autenticidade dos recursos digitais ao longo do tempo, registrar
informao acerca de gesto de colees e de direitos e ainda
fornecer informao acerca dos prprios metadados.
Dessa forma, os metadados de preservao so importantes para

qualquer processo de preservao digital, pois expressam todas as estratgias de
preservao digital aplicadas ao objeto digital desde sua criao, bem como as
informaes necessrias para sua representao pelas TIC atuais.
Dessa forma, a definio de um padro de metadados torna-se uma
tarefa importante e ao mesmo tempo complexa para os processos envolvidos na
gesto da preservao digital, pois, como aponta Sayo (2010, p. 12), a definio de
um padro adequado uma aposta por ter [...] como referncia um cenrio
postulado para o futuro.
Dos padres de metadados analisados na pesquisa, o DC o mais
citado, pois foi criado e desenvolvido com o objetivo de tratar recursos da Web, que
atualmente uma fonte de disponibilizao de informaes das mais procuradas por
pessoas e instituies.
Muitos padres so utilizados para informaes especficas. Com
relao a metadados relacionados a informaes disponveis em instituies de
ensino, destacam-se o Dublin Core (DC), mais simples e genrico, mas amplamente

utilizado, e o Metadata Encoding and Transmission Standards (METS), mais

complexo e sofisticado.
6.3.1 Padro Dublin Core - DC
O padro de metadados DC tem sua raiz em Chicago, na 2

Conferncia Internacional sobre WWW, em Outubro de 1994, em uma discusso
sobre semntica e Web. A partir dessa conferncia, em 1995 a NCSA e a OCLC
organizaram um evento denominado OCLC/NCSA Metadata Workshop, do qual
participaram mais de 50 pessoas, com o propsito de discutir como um conjunto
semntico para recursos baseados na Web poderia ser extremamente til para a
pesquisa e recuperao de recursos na Internet.
O objetivo principal desse workshop era chegar a uma definio de
um conjunto mnimo de elementos para recursos da Web. Participaram desse
evento profissionais de vrias reas: cincia da computao, bibliotecrios,
profissionais de servios de informao on-line, indexadores, catalogadores,
profissionais envolvidos com tratamento de dados geo-espaciais, imagens, museus
e arquivos, etc. Ao conjunto de elementos deram o nome de padro de metadados
DC, pois o evento se dava em Dublin, Ohio.
Outro resultado importante foi o surgimento do Dublin Core Metadata
Iniciative (DCMI), que uma organizao dedicada a promover a difuso da adoo
de padres de metadados e o desenvolvimento de vocabulrio especializado de
metadados para descrever recursos que facilitem mais sistemas inteligentes de
recuperao de informao (http://www.dublincore.org/about/overview).
O padro de metadados DC tem as seguintes caractersticas:
Simplicidade:
como
maioria
dos
elementos
tem
um
entendimento semntico simples, o padro DC pode ser

facilmente gerado pelo responsvel do documento, sem a
necessidade de extensos treinamentos;
Interoperabilidade semntica: diferentes modelos de descrio

interferem na habilidade das pesquisas entre reas. A existncia

de
um
modelo
comum
aumenta
possibilidade
de
interoperabilidade entre essas reas;
Consenso internacional: a participao de mais de 20 pases no

DCMI para a busca de escopo internacional na WEB e de uma
infraestrutura
adequada
contribui
para
um
consenso
internacional;
Extensibilidade: o padro DC um modelo simplificado de

descrio,
que
possui
flexibilidade
extensibilidade
na
elaborao de modelos, ou seja, permite o acrscimo de novos

elementos para atender a uma necessidade de descrio de um
determinado recurso. Os novos elementos, juntamente com os
elementos do DC, permitem que vrias comunidades em
diversas reas possam utilizar o padro DC, trocar informaes
e
ter
acesso
elas
(http://www.dublincore.org/documents/2001/04/12/usageguide);
Flexibilidade: seus elementos so opcionais, podem ser

repetidos,
se
necessrio,
modificveis,
utilizando
qualificadores, que sero mostrados neste captulo.

O padro de metadados DC um conjunto de 15 elementos, com o
objetivo de descrever um recurso eletrnico (DUBLIN ..., 2010).
Desenvolvido na lngua inglesa, pois teve sua origem nos EUA, a
verso 1.1 j foi traduzida para vrios idiomas, havendo um grupo de trabalho no
DCMI estudando, juntamente com o World Wide Web Consortium (W3C), formas
de juntar as verses traduzidas, utilizando tecnologia RDF.
Cada elemento DC definido usando um conjunto mnimo de
atributos para a descrio dos elementos de dados (DUBLIN ..., 2010).
Os atributos so os seguintes:
Nome: o nome atribudo para o elemento;
Label: um rtulo legvel atribudo ao elemento;
URI: o Uniform Resource Identifier usado para identificar

unicamente o elemento;
Definio: uma definio que representa a natureza e o conceito

do elemento;

Tipo do elemento: o tipo do elemento conforme descrito no

modelo
abstrato
do
DCMI
(http://dublincore.org/documents/2007/06/04/abstract-model/).
Outros atributos adicionais tambm podem ser utilizados para prover
informaes adicionais aos elementos (DUBLIN..., 2010).
Os elementos do padro de metadados DC verso 1.1, definidos na
Request for Comments (RFC) 5013 de agosto de 2007, so os seguintes
(DUBLIN..., 2010):
1. Assunto: o tema (objeto ou ponto principal) do contedo do
recurso.
2. Descrio: um relato do contedo do recurso.
3. Editor: uma entidade responsvel por tornar o recurso
disponvel.
4. Colaborador: uma entidade responsvel por fazer contribuies
para o contedo do recurso.
5. Data: uma data associada com um evento no ciclo de vida do
recurso.
6. Tipo: a natureza ou a espcie do contedo do recurso.
7. Formato: a manifestao fsica ou digital do recurso.
8. Identificador: uma referncia no ambgua para o recurso dentro
de um dado contexto.
9. Fonte: uma referncia para o recurso do qual o presente recurso
derivado.
10. Lngua: uma lngua do contedo intelectual do recurso.
11. Relao: uma referncia para o recurso relacionado, como
verso de um trabalho, traduo de um trabalho ou parte de um
trabalho.
12. Cobertura: o mbito do contedo do recurso.
13. Direitos: informaes sobre direitos do recurso.
Sentindo a necessidade de representar de maneira mais detalhada
os recursos expressos pelos elementos do padro DC, o DCMI desenvolveu, atravs
de grupos de trabalho e com aprovao de seu comit, qualificadores para o
conjunto de elementos do padro DC (DUBLIN..., 2010).

Os qualificadores foram estudados sobre vocabulrios controlados e

sistemas de classificao existentes e no pretendem ser um conjunto rgido, pelo
contrrio, o DCMI est aberto a sugestes e melhorias que podero ser
implementadas no futuro.
Os usurios podem livremente utilizar ou no esses qualificadores,
podendo at desenvolver qualificadores adicionais para sua aplicao, mas tendo
em mente que eles no sero entendidos por outras aplicaes e no podero,
portanto, ser reutilizados por outras comunidades.
O DCMI definiu duas classes de qualificadores:
1- Elemento
de
refinamento:
os
qualificadores
do
mais
especificidade a um elemento, detalhando-o melhor.

2- Esquema de codificao: os qualificadores identificam esquemas
para o valor do elemento. Incluem vocabulrio controlado e notaes formais de
representao (sistemas de classificao).
Verifica-se que o padro DC o mais utilizado para a descrio de
recursos disponveis na Web, pois possui uma comunidade internacional de
pesquisadores, envolvida na pesquisa contnua de solues. Esse escopo d ao DC
um consenso internacional, uma vez que diversos pases e comunidades na Internet
o utilizam, possibilitando tambm uma contnua evoluo atravs de estudos e
comits, acompanhando a constante evoluo da Web. A sua extensibilidade uma
das caractersticas importantes, pois permite o acrscimo de elementos para atender
a uma necessidade especfica.
Pensando na questo da preservao digital, o DCMI criou um
comit, composto por pessoas e organizaes envolvidas na implementao de
metadados de preservao, com o objetivo de promover a aplicao do DC nesse
contexto.
6.3.2 Padro Metadata Encoding and Transmission Standard - METS
O METS surgiu a partir de uma estratgia da Library of Congress

(LC), para preservar a informao digital. Atravs de um conselho nacional
composto por agncias privadas e governamentais, a LC, atravs do projeto Making

of America II (MOA2), desenvolveu um formato de codificao para metadados para

gesto de objetos em uma biblioteca digital (ARELLANO, 2004).
Utilizando o formato Extensible Markup Language (XML), o METS
oferece um padro para codificao de metadados descritivos, administrativos e
estruturais, tanto para a gesto de objetos de bibliotecas digitais num repositrio
como para a troca desses objetos entre repositrios (ou entre repositrios e os seus
utilizadores), com o objetivo de partilhar esforos para o desenvolvimento de
servios e ferramentas de gesto da informao e facilitar a interoperabilidade de
materiais digitais entre as instituies.
Atualmente na verso 1.9, um documento METS consiste em sete
sees principais (METS, 2010):
1. Cabealho METS - contm metadados descrevendo o documento METS
em si, como criador, editor, etc.
2. Metadados Descritivos: pode apontar para metadados descritivos
externos ao documento METS ou conter metadados descritivos internos,
ou ambos.
3. Metadados Administrativos: oferece informao sobre como os arquivos
foram criados e armazenados, direitos de propriedade intelectual,
metadados sobre o objeto original a partir do qual o objeto digital foi
derivado e informao sobre a provenincia dos arquivos que compem o
objeto digital. Tais como os metadados descritivos, os metadados
administrativos podem ser externos ao documento METS ou codificados
internamente.
4. Seo de Arquivos - lista todos os arquivos que contm as verses
eletrnicas do objeto digital.
5. Mapa Estrutural - o corao do documento METS. Esboa uma
estrutura hierrquica para o objeto da biblioteca digital e liga os elementos
dessa estrutura a arquivos com contedos e metadados referentes a cada
elemento.
6. Ligaes Estruturais - permite aos criadores METS registrar a existncia
de hiperligaes entre ns na hierarquia esboada no Mapa Estrutural.
Esta seo tem um valor particular na utilizao do METS para arquivar
sites.

7. Comportamento - usada para associar comportamentos executveis com

o contedo no objeto METS.
Assim, o METS pode ser utilizado em conjunto com outros padres
de metadados, com o DC, pois sua estrutura em sees foi desenvolvida com o
objetivo de permitir essa descrio conjunta.
Alm da descrio de um recurso em uma biblioteca digital, o METS
possibilita a troca de objetos digitais entre repositrios. um padro de metadados
que atende s necessidades das bibliotecas digitais para descrio de trabalhos
textuais e baseados em imagens em um repositrio digital, ambiente esse em
constante evoluo, principalmente nas IES que tm o objetivo de disponibilizar
eletronicamente sua produo cientfica.
Independente de qual padro uma IES utilize, a efetividade do
padro adotado s poder ser avaliada no futuro, pois
[...] Ao contrrio dos metadados voltados para apoiar a descoberta
de recursos, que podem ser prontamente testados e refinados para
que melhorem as mtricas de relevncia e preciso dos resultados
de busca, a adequao de um conjunto de elementos de metadados
de preservao s pode ser determinada muito tempo depois da sua
implementao. S nesse momento, se pode avaliar se as
informaes foram excessivas ou o que pode ser desastroso
insuficientes para garantir a preservao de longo prazo (SAYO,
2010, p. 13).
Dessa forma, a definio dos metadados de preservao deve ser

criteriosa e respaldada em padres internacionalmente aceitos, que atendam ao
interesse da IES na preservao dos objetos digitais sob sua custdia.
6.4
Por estar inserida no contexto digital e nas constantes mudanas e

avanos da TIC, a preservao digital tem na infraestrutura tecnolgica um de seus
aspectos, pois uma IES que pretende preservar seus objetos digitais relevantes
deve possuir uma infraestrutura de hardware e de software que atenda s demandas
tcnicas necessrias para preservar os objetos digitais selecionados.
A
infraestrutura
tecnolgica
fundamental
para
atender
adequadamente a cada fase da vida de um objeto digital e garantir, alm da

preservao, sua disponibilidade para busca, recuperao e acesso. Ela tem que
garantir, ao objeto digital que est sendo preservado, sua autenticidade, integridade,
segurana, acesso a longo prazo e o correto armazenamento.
A infraestrutura deve atender s demandas distintas de preservao
digital e de disponibilizao dos objetos digitais para os usurios. Portanto, deve
estar inserida em dois ambientes tecnolgicos: de infraestrutura de preservao,
com o objetivo de preservar os objetos digitais e seus metadados; de infraestrutura
de acesso, para atender s pesquisas realizadas pelas pessoas na busca e
recuperao das informaes disponveis no objeto digital. Esses dois ambientes
podem estar em infraestruturas tecnolgicas distintas ou contidos na mesma
infraestrutura de forma integral ou parcial, dependendo da instituio e das solues
utilizadas.
Para a infraestrutura de hardware e de software dos dois ambientes
tecnolgicos de preservao (preservao e acesso), destaca-se a necessidade dos
seguintes mecanismos: definio de padres de hardware e software compatveis a
serem utilizados no ambiente tecnolgico; sistema de armazenamento com alta
capacidade e dispositivos de acesso adequados; estrutura de cpias de segurana
(backup) confivel; sistema de redundncia de banco de dados e de hardware;
sistema de deteco e recuperao automtica de falhas; escolha dos suportes de
armazenamento para preservao, backup e acesso; definio dos tipos de acesso
aos objetos digitais, ou seja, off-line e/ou on-line; estrutura de redes de
computadores adequada para acesso dos usurios ao sistema de informao;
sistemas de armazenamento com mecanismos de segurana, como senhas seguras
para acesso ao banco de dados; definio dos formatos de armazenamento lgicos
e fsicos.
Alm disso, a equipe tcnica dever tambm estar atenta aos
servios relacionados a esses mecanismos, como segurana e gerenciamento de
banco de dados e de redes de computadores, mecanismos de acesso via Web e
manuteno dos equipamentos.
No caso da infraestrutura de software relacionada produo
acadmica de uma IES, Arellano (2008, p. 154) sugere a consolidao, pela
comunidade cientfica, da utilizao dos softwares para repositrios institucionais
EPrints e DSPACE, onde ambos buscam armazenar e disponibilizar informaes no
formato digital e utilizam metadados para sua descrio. O autor tambm ressalta a

utilizao do formato PDF/A, definido pela norma ISSO 19005-1, para o

arquivamento de documentos eletrnicos.
Na infraestrutura de hardware e de software, as IES devem possuir
um ambiente de armazenamento adequado, pois, da mesma forma que outros
documentos, os objetos digitais tambm so influenciados pelas condies
ambientais, como temperatura, umidade e outros fatores. No ambiente de
preservao so indispensveis algumas providncias, como fechadura eletrnica
para acesso restrito aos equipamentos, ar-condicionado, alarme, sistema detector
de fogo e outros.
A forma como a IES dever armazenar os objetos digitais depende
tambm da maneira como eles estaro disponveis, pois, se a instituio
disponibilizar os objetos para acesso on-line, os mesmos devero estar disponveis
em servidores com capacidade de acesso, armazenamento e processamento
ligados em rede e conectados na Internet. Se os objetos digitais estiverem
disponveis off-line, sero necessrios suportes e acesso adequados, como DVD,
CD e outros.
Quanto ao aspecto humano, preciso preparar um programa
permanente de capacitao e aperfeioamento para o pessoal tcnico que dar
manuteno em toda a infraestrutura, considerando a diversidade de atividades dos
profissionais e as mudanas frequentes nas TIC, pois, da mesma forma que elas, a
infraestrutura tcnica passa por constantes avanos e, consequentemente, pela
necessidade de readequao s novas tecnologias.
Diferente das colees tradicionais, principalmente as disponveis
nas bibliotecas e nos arquivos, a informao digital, como as tecnologias atuais de
armazenamento, no enfrenta problemas de espao fsico de armazenamento. A
utilizao de Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD), juntamente com
a descrio da informao digital por metadados, possibilita que um grande volume
de informao seja armazenado e preservado em espaos fsicos pequenos, mas
com grande capacidade de armazenamento.
Nesse caso, necessrio que os espaos de armazenamento
possuam uma infraestrutura adequada. Atualmente, o conceito que melhor atende a
essas exigncias o de datacenter, que pode ser definido como um espao
projetado com segurana, dentro de uma organizao, onde esto instalados os
equipamentos de rede e de processamento e armazenamento de dados. Deve ser

protegido contra acesso indevido e possuir instalaes eltricas e de dados segundo

normas estabelecidas, sistemas de para deteco de fumaa e extino de incndio
com gs inerte, ar-condicionado, no-breaks, geradores e monitoramento constante.
Atualmente, a norma mais aceita e que regulamenta e padroniza a construo de
novos datacenters a norma TIA 942.
6.5
Repositrios institucionais
Nas IES, uma forma de ampliar a divulgao da produo cientfica

e tcnica tem sido a utilizao de modelos que permitam o acesso livre aos
resultados das pesquisas. Esses modelos possibilitam aumentar o impacto das
pesquisas na sociedade e na comunidade acadmica, uma vez que a produo
pode ser considerada um bem pblico, que deve estar ao alcance de todos.
A divulgao da produo cientfica atravs de meio digital de
acesso livre tem se mostrado eficiente no objetivo de aumentar a rea de
abrangncia e facilitar a disponibilidade e o acesso produo, melhorando com
isso o processo de comunicao cientfica.
A publicao cientfica em meio digital juntamente com sua
divulgao atravs da Web fizeram surgir um novo conceito de publicao, o Open
Access Initiative (OAI). Santarem Segundo (2010, p. 150) menciona que o OAI [...]
tem como premissa promover o acesso livre e irrestrito literatura cientfica e
acadmica, de forma a mudar a maneira de explorar o material cientfico produzido
Nesse sentido, surge o repositrio institucional, tambm denominado
repositrio digital, como um modelo para divulgao e comunicao da produo
cientfica, principalmente das universidades, atravs da utilizao das estruturas
tecnolgicas que, utilizando a filosofia do acesso livre, permitem a publicao e a
disseminao da produo. O repositrio proporciona uma forma mais rpida de
divulgao dos resultados das pesquisas, tornando gil o acesso, a um custo menor
e para um maior nmero de pessoas e instituies.
consenso que os repositrios institucionais, alm de ampliar a
divulgao e o acesso produo cientfica, aumentam a visibilidade, a confiana e
o valor de uma IES, pois mostra seu compromisso com a preocupao social em

divulgar sua produo cientfica, servindo como um indicador de qualidade. Para os

pesquisadores, os repositrios proporcionam maior troca de ideias, experincias e
resultados de pesquisa, contribuindo para a produo de novos conhecimentos.
Crow (2002) apud Leite (2005) define um repositrio institucional
como
[...] colees digitais que capturam e preservam a produo
intelectual da comunidade de uma nica universidade ou de uma
comunidade multiuniversitria, expandindo o acesso pesquisa,
reafirmando o controle sobre o saber pela academia e reduzindo o
monoplio dos peridicos cientficos.
Lynch (2005) apud Leite (2005) define um repositrio institucional

como [...] um conjunto de servios que a universidade oferece aos membros de sua
comunidade, visando ao gerenciamento e disseminao dos materiais digitais
criados pela instituio e pelos membros de sua comunidade.
O repositrio institucional deve tratar tambm das questes relativas
preservao digital das informaes armazenadas e disponveis e servir como um
modelo que abrigue outras informaes institucionais, alm de sua produo
cientfica. Surge como um modelo de gesto do conhecimento, no somente da
produo cientfica, mas de todo conhecimento e informao disponvel nas
instituies.
O desenvolvimento de repositrios institucionais emergiu no comeo
do sculo XXI, com o aumento da quantidade de material digital nas universidades e
o surgimento de software (livre ou proprietrio) de tratamento dessa informao. Sua
implementao nas universidades passou a ser uma ferramenta importante para a
divulgao da produo cientfica.
Da mesma forma que a preservao digital exige investimentos a
longo prazo, os repositrios institucionais tambm necessitam de planejamento e
investimentos em infraestrutura por longos perodos, pois utilizam tecnologias para
armazenamento e disponibilizao da informao que precisam ser preservadas. O
planejamento deve incluir normas e polticas bem definidas, alm de capacitao da
equipe que ir administrar o repositrio institucional.
Nesse
contexto,
os
repositrios
institucionais
devem
ser
sustentveis, ou seja, capazes de gerenciar e manter os dados disponveis ao longo

do tempo. Em Thomaz (2007, p. 88-89), observa-se que o nmero de repositrios
institucionais cresce a cada dia e vrios trabalhos no campo da auditoria e

certificao tm surgido, com o objetivo de desenvolver critrios de auditoria em

repositrios digitais.
Os repositrios digitais podem ser divididos em temticos e
institucionais. O repositrio temtico tem como objetivo a publicao e disseminao
de documentos digitais de uma rea ou subrea especfica do conhecimento; o
repositrio institucional uma reunio de repositrios temticos, ou seja,
multidisciplinar. Ambos possuem a mesma estrutura e os mesmos objetivos
(SANTARM SEGUNDO, 2010, p. 152-153).
Com relao aos repositrios digitais, Ferreira (2006) afirma que,
atualmente, os principais repositrios digitais (DSpace, Fedora e Eprints) no
proporcionam a implementao de polticas de preservao e nem esquemas de
metainformao adequados, mas oferecem capacidade de armazenamento,
organizao, descrio e disseminao do material armazenado, possibilitando, em
curto prazo, a incorporao de funcionalidades de preservao.
A busca e a recuperao da informao so caractersticas dos
repositrios institucionais. De acordo com Santarem Segundo (2010, p. 163), a
grande diferena em relao a essas atividades na Web que nos repositrios
institucionais a informao
[...] registrada e armazenada de forma adequada, seguindo padres
de catalogao e uso de metadados e com contedo e estrutura de
informao muito bem delimitada e separada, baseada em conceitos
que se preocupam com a recuperao da informao, como o uso de
estrutura e formatos de representao da informao previamente
estudados.
Arellano (2004, p. 25) registra

[...] alguns estudos sobre a preservao digital tm estabelecido que
a imediata implementao de polticas de preservao digital a
forma mais efetiva de garantir o armazenamento e uso dos recursos
de informao por longos perodos de tempo. A falta dessas polticas
nos projetos de repositrios digitais sugere a carncia de
conhecimentos tcnicos sobre a importncia das estratgias de
preservao digital existentes.
Alm de melhorar a comunicao cientfica e institucional, atravs do

armazenamento, organizao, administrao e disseminao da produo cientfica
em formato digital, os repositrios institucionais possibilitam e contribuem para a
preservao digital dos materiais, sejam eles cientficos, acadmicos, de extenso
ou administrativos.

Para que as IES
preservem os materiais, os repositrios
institucionais devem estar inseridos em contextos mais amplos, como sugerem

Boeres e Arellano (2005, p. 13).
A nvel nacional, a definio das polticas, obrigaes e metodologias
mais apropriadas para a preservao dos documentos eletrnicos,
deve levar em considerao a implementao de repositrios digitais
a fim de verificar se os mesmos atendem s necessidades das
universidades e, se esto em concordncia com os padres
internacionais j testados, que promovem o arquivamento digital da
produo cientfica a longo prazo.
6.6
Estratgias de preservao
As mudanas tecnolgicas, principalmente aquelas decorrentes da

obsolescncia dos formatos, do hardware e do software, exigem das instituies
envolvidas na preservao digital uma adequao dos objetos digitais s tecnologias
atuais que permitam acesso aos mesmos.
necessrio que as IES adotem estratgias de preservao digital
para cada tipo de objeto digital sob sua responsabilidade, avaliando periodicamente
as tecnologias existentes no momento, para determinar qual a melhor estratgia a
ser implementada.
Um dos requisitos que a equipe tcnica responsvel pelas
estratgias de preservao esteja atenta e estude as mudanas que esto
ocorrendo no ambiente digital, prevendo as tecnologias que esto se tornando
obsoletas e estudando as tecnologias emergentes. A partir desses estudos,
possvel determinar a estratgia de preservao digital mais adequada para cada
tipo de objeto digital.
As estratgias envolvem, alm do hardware e do software, o formato
dos objetos digitais. Nesse caso, vrias iniciativas apontam para a utilizao de
formatos abertos para que, mesmo aps sua obsolescncia, as instituies possam
entender no futuro o formato obsoleto e criar ferramentas que faam sua converso
para um novo formato. O uso de formatos proprietrios, onde desconhecida a
tecnologia de descrio de um objeto digital, pode acarretar a perda do objeto digital
no caso de uma descontinuidade desse formato.

A obsolescncia do hardware outro problema que vem ocorrendo,

pois, com a rpida evoluo das TIC, surgem constantemente novos equipamentos,
com novas solues para armazenamento e acesso informao digital,
substituindo as solues antigas. A evoluo do hardware mais rpida que a dos
suportes, impedindo que os novos equipamentos possuam o hardware necessrio
para o acesso s mdias, como os disquetes de 3,5, utilizados at recentemente. Os
novos computadores no possuem mais seu drive de escrita e leitura, criando, para
os usurios que possuem documentos armazenados nesse tipo de mdia, a
necessidade de copi-los para uma mdia mais atual.
As estratgias de preservao digital devem analisar, para cada tipo
de objeto digital, o melhor mtodo a ser aplicado na preservao do contedo e/ou
na preservao fsica, com o objetivo de manter sua autenticidade e sua integridade,
permitindo que o objeto continue acessvel.
Thibodeau (2002) apud Ferreira (2006, p. 31) organiza em um mapa
as diferentes estratgias de preservao, conforme apresentado na Figura 12. O
eixo horizontal representa no extremo esquerdo as estratgias centradas na
preservao do objeto fsico e no extremo direito, as estratgias centradas na
preservao do contedo. O eixo vertical indica o nvel de especificidade das
estratgias, onde a parte inferior dispe as estratgias apenas aplicveis a uma
dada classe de objetos digitais e a parte superior dispe sobre as estratgias
genricas, aplicveis a qualquer classe de objetos digitais.
Figura 12. Classificao das estratgias de preservao (THIBODEU, 2002).
Fonte: Ferreira (2006, p. 31).

Com relao s estratgias de preservao, so definidos dois tipos

de conservao: a conservao do objeto digital no seu formato original e a
conservao do contedo intelectual do objeto digital (FERREIRA, 2006).
6.6.1 Conservao do objeto digital no seu formato original
Trs estratgias permitem preservar o objeto digital na sua forma

original, sem alterar sua estrutura, conforme se descreve a seguir.
A. Preservao de tecnologia
Consiste em preservar o ambiente tecnolgico utilizado na
concepo do objeto digital e tem como objetivo conservar todo o hardware e
software necessrios para o acesso informao preservada. Esse tipo de
estratgia trata da criao de museus de tecnologia, onde o foco da preservao
no se concentra no objeto conceitual, mas sim na preservao do objeto digital
original. Alguns pesquisadores consideram esse tipo de estratgia como a nica
forma eficaz de assegurar que os objetos digitais sejam preservados de forma
fidedigna. (FERREIRA, 2006, p. 32).
Entretanto, com os constantes avanos das TIC, sobretudo do
hardware e do software utilizados, esse tipo de preservao apresenta problemas,
pois inevitvel que qualquer plataforma tecnolgica, mesmo a mais popular, se
torne obsoleta e deixe de existir. Dessa forma, no ser possvel no futuro recuperar
a informao digital preservada. Mesmo as instituies que conseguem manter a
plataforma tecnolgica suficiente para preservar o objeto digital, provavelmente,
tero problemas com relao disponibilizao da informao em plataformas mais
atuais e com novas tecnologias, ficando restrito a um grupo de usurios o acesso ao
objeto digital.
Outro problema que ocorre com esse tipo de estratgia a
manuteno do hardware que, ao apresentar algum defeito no futuro, provavelmente
no permitir sua manuteno por falta de peas de reposio e de mo-de-obra
que conhea o equipamento.

B. Refrescamento
O refrescamento consiste em transferir a informao digital de um
suporte fsico de armazenamento para outro mais atual, antes que o primeiro se
deteriore (FERREIRA, 2006, p. 33).
A necessidade de se aplicar a tcnica de refrescamento nos
documentos digitais para sua preservao anloga aos textos em papel, que
podem ser preservados atravs da cpia do texto original ou atravs da transcrio
para outra lngua, mesmo que essa tcnica possa implicar na perda de alguma
informao. Isso j no acontece com a cpia, que preserva o contedo e o formato
original do texto em papel (ROTHENBERG, 1999b, p. 11).
Estudos demonstram que o suporte fsico se deteriora ao longo do
tempo, pois est sujeito a diversos fatores que contribuem para a perda de sua
capacidade de armazenamento, bem como os perifricos de acesso a esse suporte,
que se extinguem muito rapidamente devido aos avanos das TIC. Alm da
necessidade de conhecer o tempo de vida de um suporte, necessrio tambm
verificar periodicamente sua integridade, atravs de atividades peridicas de
verificao. A dificuldade nesse tipo de estratgia garantir que os perifricos de
acesso, necessrios para leitura do suporte de armazenamento, permaneam
confiveis ao longo do tempo, mesmo aps sua obsolescncia.
Entretanto, essa uma estratgia que deve ser aplicada
paralelamente s outras, pois a obsolescncia do hardware de leitura e
armazenamento ocorre de maneira rpida, o que torna necessrio copiar um objeto
digital de um suporte obsoleto para um mais atual.
C. Emulao
Ferreira (2006, p. 33) define a emulao como a [...] utilizao de
um software, designado emulador, capaz de reproduzir o comportamento de uma
plataforma de hardware e/ou software, numa outra que partida seria incompatvel.
Para Arellano (2004, p. 21), a emulao uma tcnica que tem
como objetivo preservar o dado no seu formato original atravs de emuladores que
poderiam imitar o comportamento de uma plataforma de hardware obsoleta e
emular o sistema operacional relevante.
A vantagem da emulao que ela no precisa preservar o
hardware original, pois o emulador criado para ser utilizado na plataforma de

hardware atual. A dificuldade do emulador consiste em desenvolver um software que

reproduza corretamente o ambiente original.
Para o desenvolvimento do emulador, necessrio conhecer
detalhadamente o ambiente original para que no ocorra impreciso na
especificao do software. Tambm existe a necessidade de mo-de-obra
especializada e qualificada, que conhea detalhadamente a plataforma original.
Esses fatores apontam para alto custo do desenvolvimento de um ambiente de
emulao. Por estar inserida na preservao digital, a emulao tambm sofrer no
futuro com o problema da obsolescncia e, portanto, necessitar de uma converso
para uma nova plataforma ou o desenvolvimento de um novo emulador capaz de
emular o primeiro.
Para emular um ambiente, necessrio conhecer o ambiente e o
formato do objeto digital, ou seja, como o mesmo est codificado para que possa ser
interpretado. A forma de prover essas informaes incluir na descrio do objeto
digital anotaes do ambiente digital atual, explicando como interpretar os bits
referentes ao objeto digital (ROTHENBERG, 1999a, p. 16).
As anotaes devem estar armazenadas digitalmente e associadas
ao objeto digital, com um formato de codificao mais legvel e atual para que possa
ser entendido. As anotaes descrevem tanto o ambiente de hardware necessrio
para emular o objeto digital quanto s caractersticas do software, e devem incluir
dados sobre: hardware, sistema operacional, software, drive de acesso, mdias, etc.
6.6.2 Conservao do contedo intelectual do objeto digital
A conservao do contedo intelectual do objeto digital, tambm

conhecida como migrao, consiste na tcnica de transferir periodicamente um
objeto digital de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual,
preservando prioritariamente o contedo do objeto digital, podendo o mesmo sofrer
alteraes na sua estrutura.
Arellano (2004, p. 20) define a migrao como [...] a transferncia
peridica de materiais digitais de uma configurao de software/hardware para outra
ou, de uma gerao de tecnologia computacional para a gerao seguinte.

A migrao substitui a necessidade de conservar o hardware e/ou o

software onde o objeto digital foi criado, pois o mesmo transferido para ser
utilizado em uma plataforma tecnolgica atual, diferente daquela onde foi criado.
Com os constantes avanos das TIC, os formatos dos objetos
digitais podem sofrer mudanas e ser substitudos por novos formatos. Apesar de os
responsveis por essas novas tecnologias buscarem processos que permitam a
migrao para os novos formatos, nem sempre isso possvel sem a perda de
alguma caracterstica do objeto digital original, devido a incompatibilidades dos
formatos ou at por falta de uma maior eficincia dos softwares de converso.
Pesquisas demonstram que a migrao uma das estratgias mais
eficientes e mais utilizadas na preservao de documentos digitais, pois buscam
preservar o contedo dos objetos digitais e transferi-los para as plataformas
tecnolgicas atuais.
possvel encontrar diversas formas de migrao, das quais se
destacam:
A. Migrao para suportes analgicos

Consiste em converter um objeto digital para um suporte no digital,
ou seja, para um suporte analgico, com o objetivo de aumentar sua longevidade.
Como exemplos de suporte analgico, podem ser citados o papel, o microfilme e
outros.
Entretanto, esse tipo de estratgia no permite o acesso on-line ou
via Web ao objeto analgico convertido, restringindo o acesso dos usurios ao
objeto e tornando necessrio um sistema de busca, com metadados, para a
localizao do documento em um espao fsico, como um arquivo.
A partir do envolvimento em um novo contexto, onde a informao
digital cresce de maneira exponencial, os avanos nas TIC so constantes e mais
rpidos, a cultura das pessoas, especialmente dos mais jovens, est fortemente
inserida na era digital e esse contexto tecnolgico no tende a mudar. Portanto,
essa estratgia no adequada para a necessidade que as pessoas tm,
atualmente, de recuperar e acessar a informao de maneira rpida e eficiente.

B. Atualizao de verses
Consiste em converter um objeto digital de uma verso de software
anterior para a mais atual. No contexto atual, bastante frequente o lanamento de
softwares com verses mais atuais, que buscam proporcionar aos usurios novas
funcionalidades. Entretanto, as novas funcionalidades podem alterar os formatos dos
arquivos, o que exige a atualizao do objeto digital da verso anterior para a nova.
Essa uma estratgia comumente utilizada por instituies e pessoas,
intuitivamente, pois as mesmas necessitam dos documentos produzidos no software
atual.
C. Converso para formatos concorrentes

Consiste em converter o objeto digital de um formato digital para
outro formato concorrente. O formato de um objeto digital depende do software
utilizado e da soluo utilizada pelo desenvolvedor. A necessidade de converso
pode ocorrer em virtude da atualizao do formato, da mudana de verso ou da
descontinuidade de um formato e deve garantir a preservao a longo prazo e o
acesso ao objeto digital.
D. Normalizao
Ferreira (2006, p. 38) define que a normalizao tem como objetivo
[...] simplificar o processo de preservao atravs da reduo do nmero de
formatos distintos que se encontram no repositrio de objetos digitais. Com um
nmero adequado, simplificado e padronizado de formatos, o processo de migrao
torna-se mais simples, pois permite a aplicao das estratgias de preservao
uniformemente a todos os objetos digitais, diminuindo as rotinas de converso e
tambm os custos da preservao. Nessa situao, o responsvel pela gerao do
objeto digital tambm responsvel pela gerao nos formatos permitidos no
repositrio.
Nesse caso, importante a escolha correta dos formatos aceitos
para os objetos digitais, com o objetivo de evitar problemas de obsolescncia e de
direitos autorais. A utilizao de formatos abertos e independentes da plataforma
permite o maior conhecimento do formato e tambm que diferentes configuraes de
hardware e software sejam capazes de interpretar os formatos. Assim, a escolha do
formato de normalizao o fator determinante para esse tipo de estratgia.

Para Ferreira (2006, p. 39), os repositrios podem proceder

normalizao, convertendo automaticamente os objetos recebidos para um formato
definido ou limitando os formatos em que aceitam informao, cabendo, nesse caso,
aos produtores da informao converter os objetos digitais para os formatos
estipulados.
Entretanto, ainda corre-se o risco de no conseguir essa migrao,
pela falta de compatibilidade de um objeto digital como os novos ambientes
tecnolgicos. Como exemplo, cita-se a evoluo do modelo de banco de dados
relacional para o modelo de banco de dados orientado a objetos, onde no
possvel migrar automaticamente de um padro para o outro, pois ambos diferem
em suas estruturas (ROTHENBERG, 1999b, p. 12-13).
E. Migrao a pedido
Consiste em aplicar processos de converso sempre no objeto
digital original evitando sua degradao (Figura 13), pois ao final de algumas
migraes realizadas ao longo do ciclo de vida do objeto digital pode ocorrer uma
alterao no formato original do objeto.
Como a eficincia de um processo de migrao depende,
principalmente, da qualidade dos conversores e da capacidade de o formato de
destino possuir o conjunto de propriedades do formato de partida, os objetos
resultantes da migrao podem sofrer alguma modificao em relao ao objeto
digital original.
Figura 13. Degradao do objeto digital ao longo de sucessivas migraes.
Tempo
Fonte: Ferreira (2006, p. 40).
Para Ferreira (2006, p. 40)

[...] esta abordagem possui como principal vantagem o fato de, uma
vez construdo o mdulo de descodificao do conversor, apenas ser
necessrio desenvolver os codificadores especficos para cada
formato de sada. No obstante, ser necessrio suportar ao longo
do tempo um conjunto alargado de conversores de modo a garantir a

capacidade de transformar os objetos armazenados nos seus

formatos originais para formatos que sirvam adequadamente as
necessidades dos seus consumidores.
F. Migrao distribuda
A migrao distribuda consiste em aplicar remotamente a um objeto
digital um conjunto de conversores, acessvel na Internet, reduzindo os custos de
preservao.
Para Ferreira (2006, p. 42), este tipo de migrao apresenta
algumas vantagens face s estratgias de migrao mais convencionais, como:
esconder as especificidades de cada conversor e da plataforma que o suporta;
disponibilidade de servios redundantes, permitindo que o servio resista ao
desaparecimento gradual de parte dos conversores; compatvel com uma srie de
variantes de migrao, como normalizao e migrao a pedido; reduo dos custos
de preservao.
A desvantagem dessa estratgia o fato de utilizar muito
processamento distribudo na rede e muito acesso Internet, exigindo grande
capacidade de banda.
G. Encapsulamento
Consiste em manter o objeto digital original inalterado at que o
acesso ao mesmo se torne necessrio. Nesse momento, o objeto digital original
dever ser tratado.
Para o tratamento necessrio que, juntamente com objeto digital
original, sejam preservadas informaes relativas ao objeto, que permitam, no
futuro, o desenvolvimento de emuladores, conversores ou outros instrumentos que
possibilitem o acesso informao digital contida no objeto.
H. Pedra de Rosetta digital

Como no caso da Pedra de Rosetta, descoberta no delta do Nilo, em
1799, esta estratgia prope preservar no as regras que permitem decodificar o
objeto, mas amostras representativas do objeto, que permitam sua recuperao.
Ferreira (2006, p. 45) afirma:
[...] esta estratgia dever ser considerada apenas em situaes em
que todos os esforos de preservao falharam. Trata-se sobretudo

de uma ferramenta de arqueologia digital e no propriamente de uma

estratgia de base para preservao de objetos digitais.
Para auxiliar na aplicao das estratgias de preservao digital,

existem tambm propostas de criao de diretrios centralizados de informao
tcnica sobre os formatos digitais, com o objetivo de registrar informaes sobre os
formatos, como identificao dos produtores do formato, data da sua criao, quais
as aplicaes que o suportam, especificaes tcnicas, grau de obsolescncia, entre
outros.
Essas informaes sero importantes como apoio s atividades de
preservao digital, alm de possibilitar o desenvolvimento de ferramentas para
identificao do formato de um objeto digital.
O sucesso para muitas estratgias de preservao depende da
qualidade dos conversores e da sua capacidade de manter o contedo e o formato
original do objeto digital a ser preservado.
Observa-se que, ao longo da vida do objeto digital, possvel utilizar
estratgias de preservao diferentes, dependendo do contexto tecnolgico no qual
o objeto foi tratado, ou seja, qual a melhor estratgia a ser aplicada na poca em
que foi executada.
No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e
entidades devem dispor de polticas e diretrizes para converso ou migrao desses
documentos de maneira a garantir sua autenticidade, seu acesso e sua utilizao.
Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar as mudanas ocorridas
nos sistemas e nos formatos dos documentos (CONSELHO..., 2006, p. 38).
Das estratgias de preservao apresentadas, ressalta-se que a
migrao a estratgia que mais evolui e que mais est sendo utilizada, de acordo
com estudos recentes, pois a emulao torna-se uma estratgia muito cara,
necessitando da criao de um ambiente de software e hardware exatamente igual
ao original. O refrescamento uma estratgia que deve ser aplicada principalmente
em funo da obsolescncia dos suportes e do hardware necessrio para sua
escrita e leitura.
necessrio que as instituies adotem estratgias de preservao
digital em suas polticas, para cada tipo de objeto digital, avaliando-as
periodicamente para determinar qual a melhor estratgia a ser implementada de
acordo com as tecnologias existentes naquele momento.

Entre a maioria dos profissionais, consenso a necessidade do

desenvolvimento de elementos de descrio que possam descrever todo o histrico
das estratgias aplicadas aos objetos digitais, para que o mesmo possa ser
entendido no futuro pelos novos ambientes tecnolgicos. Nesse sentido, a criao
de metadados especficos de preservao e que registrem todas as estratgias
aplicadas apontada como a melhor soluo.
6.7
Suporte
O suporte pode ser definido como um dispositivo de armazenamento

ou o meio fsico no qual a informao digital est armazenada, independente do seu
formato, como vdeo, som, dados, texto, grficos, apresentaes e outros.
Tambm chamado de mdia por alguns autores, os suportes na
preservao digital so meios transitrios de armazenamento que possuem uma
vida til limitada, exigindo a transferncia das informaes digitais contidas nele para
outro mais atual. Thomaz e Soares (2004, p. 2) afirmam que [...] as mdias so
suportes transitrios que prestam sua funo somente por um perodo limitado de
tempo e que a transferncia para novas mdias absolutamente necessria.
Se o suporte fsico se deteriorar ou se tornar obsoleto a ponto de
deixarem de existir perifricos capazes de extrair a informao digital nele
armazenada, incorre-se no alto risco de se perder para sempre a informao.
Os principais fatores que levam necessidade de transferncias
peridicas de um suporte para outro so: a deteriorizao do suporte, a
obsolescncia do suporte e de suas ferramentas de acesso (hardware e software) e
o desejo da instituio. Todos esses fatores podem ocasionar a perda do objeto
digital.
A deteriorizao do suporte, tambm chamada de degradao, pode
ser causada por problemas na mdia de armazenamento ou por fatores externos,
como por exemplo: pela composio fsica, pois o material utilizado pode ser mais
ou menos resistente a elementos que influenciam a composio; pelo processo
utilizado em sua fabricao, que pode produzir mdias com baixa qualidade; pelo
desgaste ambiental causado pelo armazenamento em ambientes inadequados; por

danos fsicos, que podem ser causados por uma srie de fatores (INNARELLI,
2006). O autor ainda registra que o estudo permitiu observar que a composio
fsica de cada mdia determinante na sua durabilidade e confiabilidade.
Innarelli (2006, 136), em estudos sobre a degradao das mdias a
serem utilizadas na preservao digital, afirma:
[...] a degradao do suporte digital, assim como em qualquer outro
tipo de suporte acontece de acordo com os eventos influenciadores,
porm no meio digital esta degradao pode ser invisvel e
catastrfica o que coloca em risco o acervo digital.
A expectativa de vida til dos suportes digitais varia de acordo com o

tipo de suporte e com o ambiente no qual os objetos esto armazenados. Isso pode
ser observado na Figura 14.
Figura 14. Expectativa de vida para vrias mdias de armazenamento de informao.
Fonte: VanBorgat (1996) apud Innarelli (2006, p. 13).
Algumas mdias possuem uma expectativa baixa, exigindo que as

IES insiram, em suas atividades tcnicas, auditorias peridicas para verificao de

sua integridade, principalmente no ambiente tecnolgico de preservao.

essencial a realizao de procedimentos adequados para as atividades de cpia de
segurana (backup), que tambm necessitam de auditorias peridicas.
Ferreira (2006, p. 33) ressalta que [...] a frequente verificao da
integridade dos suportes fsicos, assim como o seu refrescamento peridico, so
consideradas atividades vitais num contexto de preservao digital.
Os fatores externos esto relacionados ao ambiente no qual o
suporte est sendo preservado, e as principais variveis so: a umidade do ar, a
temperatura, os poluentes ambientais e a ao inadequada das pessoas
responsveis em preservar o suporte.
A obsolescncia do suporte est relacionada obsolescncia do
hardware e do software necessrios para o acesso, leitura e interpretao dos bits
armazenados. Normalmente, os suportes tm vida til superior ao software e aos
dispositivos necessrios para recuperar as informaes digitais armazenadas.
As instituies tambm podem realizar a transferncia de objetos
digitais de um suporte para outro por questes prprias, como a mudana de um
sistema de informao ou dos mecanismos de acesso aos objetos digitais.
Portanto, as IES necessitam estar atentas a esses fatores e realizar
auditorias peridicas nos suportes onde esto armazenados os objetos digitais, com
o objetivo de minimizar os riscos de perda de informao e deteriorizao dos
suportes de armazenamento. A auditoria dever envolver a leitura dos suportes para
verificao da integridade dos dados, acompanhamento e ateno expectativa de
vida dos suportes e atualizao das cpias de segurana. Quando necessrio,
devem ser realizadas atividades de mudana do suporte para outro mais atual ou
para o mesmo tipo de suporte.
Os suportes a serem utilizados na preservao digital iro depender,
entre outros fatores, do conhecimento que a IES tem das propriedades dos suportes
disponveis e da finalidade do mesmo, ou seja, se sero utilizados para preservao,
acesso ou cpias de seguranas.
No contexto atual, onde as pessoas buscam, com maior frequncia,
informaes disponveis na Internet, os suportes para infraestrutura de acesso
devem prover alta capacidade de armazenamento, busca e recuperao,
possibilitando o acesso aos objetos digitais preservados. Os suportes devem estar
voltados para a utilizao de discos rgidos de alta capacidade e velocidade de

acesso, que, ao se inserirem em servidores de rede e a links de acesso de alta

velocidade, proporcionam aos usurios um ambiente atual para recuperao de
objetos digitais preservados e relevantes. Entretanto, esse tipo de suporte possui
uma expectativa de vida til baixa e um risco de perda maior, que pode ser
compensado com estruturas de backup adequadas.
Para os suportes destinados infraestrutura de preservao, o
objetivo criar um ambiente que possibilite preservar o objeto digital em mdias que
garantam sua integridade, para que sejam acessados off-line ou para a aplicao de
estratgias de preservao, quando necessrio. Os suportes a serem utilizados so
aqueles que tm uma expectativa de vida til maior e com risco de perda menor,
como CD-R, DVD-R, DLT e outras.
Diferentes dos suportes tradicionais, como o papel, os suportes
digitais requerem que as decises e aes de preservao digital, que tm o objetivo
de prevenir a perda de informaes armazenadas em formato digital, sejam medidas
em tempo menores que os suportes tradicionais. necessrio que as IES utilizem
suportes que permitam, alm da preservao digital, a busca e recuperao dos
objetos digitais, atravs de produtos e servios adequados para acess-los.
Todos os 16 aspectos que envolvem a preservao digital
necessitam, para seu desenvolvimento, de aes de gesto que possam integr-los
e aplic-los no contexto das IES. A gesto deve ser coordenada e integrada, e um
modelo a ser aplicado para atender a essas necessidades o modelo de gesto de
processos.

7
MODELO PROCESSUAL DE PRESERVAO DIGITAL PARA GESTO
DA INFORMAO
As IES, principalmente as universidades, tm como atividade fim o

ensino, seja ele de graduao ou ps-graduao, em algumas delas, a pesquisa e a
extenso. Portanto, o conhecimento produzido por meio dessas atividades constitui
importante conjunto de informaes que caracteriza o perfil cientfico e a pauta de
questes relevantes para uma IES. Nesse contexto, o conhecimento produzido e
socializado nas IES, quando registrado, permite conhecer a histria da instituio,
sua trajetria e sua contribuio para o desenvolvimento cientfico, poltico, social e
tecnolgico.
O Decreto 5.773 (BRASIL, 2006) credencia as instituies de
educao superior, de acordo com a organizao e prerrogativas acadmicas, como
faculdades, centros universitrios ou universidades. Inicialmente, so credenciadas
como faculdades, e posteriormente, podem assumir a condio de centros
universitrios ou universidades. As universidades tm como caracterstica a
autonomia, a pluridisciplinaridade de formao e a indissociabilidade do ensino, da
pesquisa e da extenso (BRASIL, 2011).
A Lei 10.172 (BRASIL, 2001), no que se refere s diretrizes da
educao superior que fazem parte do Plano Nacional de Educao, ressalta a
importncia da educao superior, em especial das universidades, e afirma que
As universidades constituem, a partir da reflexo e da pesquisa, o
principal instrumento de transmisso da experincia cultural e
cientfica acumulada pela humanidade. Nessas instituies apropriase o patrimnio do saber humano que deve ser aplicado ao
conhecimento e desenvolvimento do Pas e da sociedade brasileira.
A universidade , simultaneamente, depositria e criadora de
conhecimentos.
Alm da criao e do registro dos conhecimentos produzidos,

papel das IES sua disponibilizao para o uso da sociedade pelo tempo que for
necessrio.
Em relao s atividades de pesquisa, as principais formas de
registro utilizadas pelos docentes e discentes para a divulgao do conhecimento
cientfico produzido so os artigos de peridicos cientficos, livros, captulos de livros
e trabalhos publicados em anais de eventos, nos diferentes suportes existentes.

Entretanto, para que seja disseminada, conhecida e utilizada pela

comunidade cientfica e pela sociedade, a produo cientfica precisa estar acessvel
e preservada ao longo do tempo, e a responsabilidade pela preservao dessa
produo da IES.
Com o advento do ambiente digital, a comunidade acadmica vem
utilizando cada vez mais o suporte digital para divulgao da produo cientfica,
confiando que o conhecimento produzido e registrado se manter disponvel e
acessvel para a comunidade, da mesma forma que ocorre com o conhecimento
registrado nos suportes no digitais, como o papel. Essa confiana requer das
instituies o desenvolvimento de polticas para a preservao desses objetos
digitais, que assegurem comunidade a busca e a recuperao da informao
desejada para as pesquisas acadmicas.
Se antes a cultura de preservao da produo cientfica nas IES
estava voltada para a preservao no digital, como o papel, com as novas TIC e
com a informao digital surge a necessidade da preservao desse novo tipo de
objeto e de sua insero na cultura organizacional, que agora se deve voltar tambm
para a preservao da informao produzida em meio digital.
Nesse contexto, a preservao digital implica mudanas nos
elementos da cultura organizacional das IES, como valores, crenas, rituais, mitos,
tabus, normas e processos de comunicao. Entender a cultura organizacional
atravs de seus trs nveis (artefatos, valores casados e certezas tcitas
compartilhadas) pode auxiliar na implementao das mudanas necessrias para a
preservao digital, pois a cultura, por ser estvel, necessita de tempo para
adaptao. Entretanto, a cultura organizacional tambm influencia a preservao
digital, que, para ser implantada, deve levar em considerao seus elementos da
cultura organizacional. Dessa forma, a preservao digital muda a cultura
organizacional e esta tambm influencia as atividades e os processos envolvidos
naquela.
A preservao digital demanda vontade institucional, tempo de
implantao e assimilao, planejamento e vontade das pessoas e grupos
envolvidos. As IES devem realizar um diagnstico dos fluxos formais existentes e
incentivar o comportamento positivo com relao s mudanas necessrias para a
construo de um sistema que permita a preservao e o compartilhamento de

informaes digitais, atravs de polticas, normas e processos bem definidos e

amplamente entendidos e aceitos pelos membros da instituio.
Leite (2005) sustenta que um sistema de comunicao cientfica
necessita de mecanismos que [...] garantam a realizao efetiva dos processos de
produo, disseminao e uso do conhecimento cientfico, ou seja, mecanismos
adequados de gesto da informao e do conhecimento produzido.
Alm da informao contida na produo cientfica, as IES tambm
possuem outros tipos de informao de interesse da comunidade interna e externa,
como atos administrativos (normas, portarias, regulamentos, etc.), dados sobre
eventos, editais, planos de ensino, histrico escolar dos alunos, aulas ministradas,
entre outras. No contexto atual, muitas dessas informaes esto disponveis em
formato digital.
Dentro de uma IES que desenvolva atividades de ensino, pesquisa e
extenso, a informao digital divide-se em quatro tipos, de acordo com sua
natureza: cientfica, docncia, extenso e administrativa.
A informao cientfica produzida por docentes e discentes durante
a realizao de pesquisas e registradas na forma de artigos, livros, captulos de
livros, trabalhos em anais de eventos (completos e resumos), entre outras.
A informao oriunda da docncia produzida por docentes com a
finalidade de ensino, tanto na graduao com na ps-graduao, na forma de
apresentaes, anotaes, planos de ensino, material didtico, apostilas, entre
outras.
A informao advinda da extenso produzida a partir das
atividades de extenso, tais como pareceres, pronturios, relatrios tcnicos,
entrevistas, atas de bancas examinadoras, entre outras.
A informao administrativa produzida pela rea de gesto da
instituio, como estatutos, regimentos, resolues, portarias, ofcios, memorandos,
atas, informativos, entre outras.
Esses tipos de informaes digitais presentes nas IES podem estar
inseridos em um ou mais objetos digitais, como um artigo pode estar representado
por um documento no formato PDF ou em uma pgina Web, uma portaria pode ser
divulgada atravs de um e-mail e estar acessvel atravs de um banco de dados.
Nas IES, as bibliotecas e os arquivos constituem um dos principais
rgos encarregados da tarefa de organizar e preservar as informaes cientficas e

administrativas produzidas em formato no digital, que so administradas atravs de

normas, programas e planejamento. Dessa forma, preservam esse material atravs
da alocao permanente de recursos, da implementao de medidas preventivas
para conter a deteriorao, de medidas para restaurar o uso de materiais em mau
estado e de um planejamento que incorpore essas necessidades. Os programas
desenvolvem ferramentas e metodologias para reduzir o risco de perda dos
materiais existentes e restaurar livros e documentos que se deterioraram ao longo
do tempo, restaurando sua longevidade e sua usabilidade (HEDSTROM, 1998, p.
190).
Com a crescente demanda da produo cientfica em formato digital,
as bibliotecas tm assumido, nas IES, algumas tarefas de organizar e disponibilizar
esse material para a utilizao da comunidade interna e externa. Entretanto com
essa demanda surge a obrigao de preservar esse material. Com as informaes
administrativas, de docncia e de extenso em formato digital, no se encontra na
literatura o modo pelo qual as IES esto lidando administrativamente com essa
questo, ou seja, quem deve preservar esse tipo de informao.
Observa-se tambm que os objetos digitais podem estar presentes
em locais distintos, como em repositrios institucionais e em servidores de banco de
dados, com capacidade para armazenar e disponibilizar informaes digitais
oriundas da produo cientfica, acadmica, de gesto, de e-mails, pginas Web,
sistemas institucionais, entre outras. Alm das bibliotecas e dos arquivos, esse
equipamentos podem estar instalados em outros locais, com na rea de TI da
instituio ou em grupos de pesquisa.
Observa-se que os objetos digitais dentro de uma IES podem estar
disponveis em diversos locais (biblioteca, arquivos, rea de TI, grupos de pesquisa
e outros) e armazenados de diversas formas (bando de dados, repositrios
institucionais e outros), necessitando de uma organizao e da definio clara por
parte da instituio das responsabilidades de cada um.
Com relao aos suportes no digitais, a preocupao na tarefa de
preservao de qualquer informao registrada e disponvel na IES, seja cientfica,
de docncia, extenso ou de gesto, est em prevenir o risco de perda do suporte
da informao, principalmente decorrente da deteriorizao fsica do mesmo, e em
prevenir o risco de alterao de seu contedo, atravs de processos, mtodos,
tcnicas, normas e procedimentos.

No
entanto,
para
os
materiais
em
suporte
digital,
essa
regulamentao no adequada e no se aplica preservao digital, pois as

caractersticas dos objetos digitais so bastante diferentes das informaes
disponveis nos suportes no digitais, como papel e microfilmes. A preservao de
objetos digitais exige conhecimentos especializados e tcnicos que usualmente no
fazem parte da formao, por exemplo, dos bibliotecrios e dos arquivistas, tais
como conhecimentos de informtica, legislao, administrao e outros.
Boeres e Arellano (2005, p. 13) apontam que, alm da carncia de
profissionais especializados nas atividades de preservao digital, os responsveis
pelos acervos digitais no possuem recursos financeiros, materiais e tecnolgicos
suficientes para as atividades de preservao.
Outra caracterstica da maioria das IES, especialmente das
universidades pblicas estaduais e federais, que essas instituies passam por
mudanas constantes de direo, administrao e recursos financeiros disponveis,
requerendo o estabelecimento de polticas permanentes para a preservao digital
que sejam pouco afetadas por essas mudanas.
Dessa forma, a preservao digital deve se tornar parte integrante
da poltica, do planejamento e dos projetos das IES, com metas e aes definidas,
com alocao permanente de recursos e com a participao de profissionais de
diversas reas, como bibliotecrios, arquivistas, administradores, profissionais de
tecnologia de informao, entre outros.
Boeres e Arellano (2005, p. 10), em pesquisa, afirmam:
[...] a maioria das instituies de ensino superior carece de tempo,
recursos, e conhecimentos necessrios para garantir a preservao
de sua produo intelectual a longo prazo. O pr-requisito de
preservabilidade unicamente pode ser alcanado atravs de uma
estratgia organizacional.
Nesta pesquisa, o foco est na preservao dos objetos digitais que

fazem parte das IES e que podem se tornar instrumentos para a preservao do
conhecimento produzido pelo corpo docente e discente e da memria das
instituies, por seu valor acadmico, administrativo, legal, cultural e histrico. As
IES que desejam preservar as informaes em formato digital devem garantir a
atualizao peridica de todos os objetos digitais para as TIC disponveis na poca,
com o objetivo de torn-los acessveis para os dispositivos de hardware e de
software existentes.

No levantamento bibliogrfico realizado, possvel observar

diversas iniciativas de preservao digital que lidam com as questes tecnolgicas,
legais e organizacionais, porm h uma carncia de estudos relacionados gesto
da preservao digital nas IES, que tratem dos processos e dos aspectos
relacionados a ela.
Assim, a proposta desta pesquisa terica, ao apresentar um
modelo baseado nos modelos da Gesto da Informao, que possa dar suporte a
todas as atividades envolvidas e que trate de todos os aspectos atravs de uma
representao simplificada e reduzida, mas inteligvel, que permita visualizar de
forma concreta todos os processos envolvidos e que possa ser aplicada aos
diversos tipos de informao disponveis na IES e aos diferentes tipos de objeto
digital.
Os processos envolvidos na preservao digital permitem descrever
as atividades envolvidas, acompanhar, aperfeioar e realizar mudanas quando
necessrio. Dessa forma os processos vo se adequando s necessidades de
mudanas na instituio, necessidades essas que podem surgir de fatores internos
ou externos. Outra caracterstica que o processo possui uma ou mais pessoas
responsveis pelas atividades nele contidas, que devem interagir com os
responsveis por outros processos, num trabalho cooperativo. Portanto, uma das
chaves para o sucesso de um modelo composto de processos a integrao das
pessoas envolvidas.
Alm dos responsveis, os processos possuem tambm seus
clientes e, como mencionam Davenport e Prusak (1998, p. 174), [...] como em
outras reas, concentrar o enfoque nas necessidades e na satisfao do cliente
tornar mais efetiva a administrao informacional.
Para demonstrar todos os processos que tratam dos aspectos
relacionados preservao digital, prope-se nesta pesquisa um modelo,
fundamentado em trs modelos de gesto da informao: o Modelo Processual de
Administrao da Informao, de Choo; o modelo de Davenport e Prusak,
denominado Processo de Gerenciamento da Informao; e o modelo de McGee e
Prusak, intitulado Processo de Gerenciamento de Informaes.
O modelo deve ser dinmico e atento s alteraes que podem
ocorrer no ambiente no qual est inserido, como qualquer outro modelo de gesto
da informao, e se adequar s mudanas causadas principalmente pelos avanos

das TIC, pelas mudanas ocorridas na IES, na cultura informacional e na cultura

organizacional. Adequar-se aos novos ambientes informacionais uma das
premissas para o sucesso de qualquer poltica de preservao digital, sempre
ressaltando a importncia das pessoas nos processos envolvidos.
Para Moraes e Fadel (2007, p. 110),
[...] o processo de gesto da informao pode ser definido de
diversas formas e em diferentes etapas, no existindo uma nica
maneira de organiz-la. Elaborar um modelo de gesto da
informao depende de cada organizao, de cada caso, pois as
necessidades, interesses, problemas, demandas, etc., so prprios
de cada organizao.
O modelo busca atender de maneira terica a gesto da informao

para preservao digital de forma abrangente e pode ser adequado a qualquer tipo
de IES, de informao e de objeto digital.
O modelo proposto denomina-se Modelo Processual de Preservao
Digital para Gesto da Informao, com processos cclicos e correlatos, onde o
objetivo definir um conjunto de processos que possibilite a preservao a longo
prazo de objetos digitais e que registre o conhecimento explcito atravs do
tratamento dos aspectos que envolvem as atividades de preservao digital.
O modelo se prope a tratar da gesto de um conjunto de processos
que identifica, seleciona, organiza, trata, armazena, distribui e permite o acesso aos
objetos digitais preservados, monitorando continuamente os processos e adaptandoos s constantes mudanas e avanos das TIC e s necessidades da instituio e
da sociedade na qual ela est inserida.
Dessa forma, o modelo deve ser adequado a cada tipo de
informao (cientfica, docncia, extenso e administrativa) e a cada tipo de objeto
digital (documento texto, imagem, vdeo, udio, pgina Web, e-mail e outros) que a
IES define para preservao digital. Assim, algumas atividades envolvidas nos
processos podem ser moldadas para ao objeto digital que se deseja preservar.
A Figura 15 apresenta a proposta do Modelo Processual de
Preservao Digital para Gesto da Informao.

Figura 15. Modelo Processual de Preservao
Digital para Gesto da Informao
Aspectos
Objetivos da IES
Polticas
Leis/Atos administrativos
Usurio
Direitosautorais
EMN - EME
Definio dos tipos e
objetos de informao a
preservar
Estrutura de gesto
Identificao
das
necessidades
Aspectos
Uso
IES
EME
Polticas de preservao
digital
(produtos e servios)
Normas
Recursos Financeiros
Repositrio
Aspectos
Responsabilidades
Metadados
Administrativos
Legais
Tcnicos
Objeto
Digital
Suporte
Atos
administrativos
Aspectos
digital
Canais de comunicao
Interface de solicitao
EME
Objeto digital
Autenticidade
Seleo e Descarte
Responsabilidades
Metadados
Seleo,
descarte e
manuteno
Aspectos
Distribuio
e acesso
Monitoramento
Informacional
EME
Padres
Autenticidade
Objeto digital selecionado
Objeto digital descartado
Modelos e padres
Metadados
Produtos e
Servios
(objeto digital)
Objeto digital
Selecionado/
descartado
(produtos e servios)
Repositrio
Aspectos
Metadados
EME
Suporte
Autenticidade
Ambiente
Externo
TIC
Repositrio institucional
Modelos e padres
Banco de dados
Produtos de acesso ao
objeto digital
Usurio
Repositrio
Metadados
Servios de busca e
recuperao
Estratgias
Suporte
Metadados
Objeto digital
Organizao,
tratamento e
armazenamento
Objeto digital
Metadados
Desenvolvimento
de produtos e
servios
Aspectos
EME
Autenticidade
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura de
preservao
Repositrio
Infraestrutura de acesso
Metadados
Suporte

O modelo composto de processos, entidades, fluxos, aspectos da

preservao digital e resultados esperados de cada processo. Os Processos
buscam tratar dos aspectos envolvidos na preservao digital e so representados
por retngulos com os vrtices arredondados; as Entidades so pessoas (docentes,
discentes, funcionrios ou usurios externos), instituies (IES, gerncia, etc.) ou
situaes (mudana tecnolgica, crise financeira, cultura, etc.) que podem, por
algum motivo, interferir nos processos, e so representadas por uma elipse; os
Aspectos so os aspectos da preservao digital relacionados a cada processo e
so representados por um retngulo; os Resultados esperados esto relacionados a
cada sada resultante de cada processo e so representados por um fluxograma de
documento; os Fluxos so simbolizados por uma linha e uma seta indicando a
direo do fluxo, e representam as conexes existentes entre um processo e outro,
entre uma entidade e um processo, entre os aspectos da preservao digital e seu
processo, e entre o processo e os resultados esperados.
Definem-se sete processos relacionados gesto da preservao
digital:
identificao
das
necessidades;
seleo,
descarte
manuteno;
organizao, tratamento e armazenamento; desenvolvimento de produtos e

servios; distribuio e acesso; uso; monitoramento informacional.
As entidades relacionadas ao modelo so: IES; Usurio; TIC;
Ambiente externo. A IES, composta por seus reitores, pr-reitores, gestores,
comisses e outros, o gestor responsvel pelos processos de preservao digital e
dever definir a estrutura administrativa necessria para a gesto do modelo; os
Usurios podem ser externos ou internos (docentes, discentes e funcionrios) e
tambm podem ser os produtores dos objetos digitais a serem preservados ou seus
consumidores; as TIC esto relacionadas a todas as mudanas e avanos que
podem ocorrer nas tecnologias; e o Ambiente Externo so todos os outros fatores
que podem interferir nos processos de preservao digital, tais como mudanas nas
leis, na economia e outras.
As entidades podem interferir nos processos de preservao digital
atravs de informaes para o Monitoramento Informacional que ir analis-las e,
caso necessrio, redirecion-las com as orientaes necessrias para um ou mais
processos.
As TIC devem envolver todo o modelo, pois todos os processos
esto relacionados com as tecnologias e buscam um objetivo comum: a preservao

dos objetos digitais nas IES. A instituio deve estar atenta s mudanas e
inovaes que ocorrem e procurar antecipar-se aos problemas que afetam a
preservao digital. Isso pode ser realizado com a capacitao e motivao das
equipes multidisciplinares envolvidas nos processos.
A implantao do modelo de gesto deve partir do pressuposto de
que a cultura organizacional permeia as TIC e todos os processos envolvidos,
inclusive os de deciso, valorizao e aceitao do modelo, por envolver as pessoas
e os grupos existentes nas IES. O modelo deve ser estruturado e montado com uma
viso e uma forma de agir convencionada entre os indivduos e seus grupos, a partir
dos elementos da cultura organizacional e dos objetivos definidos para os processos
envolvidos na preservao digital.
A insero e aplicao dos elementos da cultura organizacional no
modelo de gesto fortifica sua implantao e necessria para seu sucesso, pois
qualquer modelo que envolva as pessoas deve entender a viso e a forma de agir
dos indivduos e de seus grupos.
O
modelo
tambm
deve
utilizar
critrios
que
sirvam
de
fundamentao para as definies dos servios e produtos a serem oferecidos, para

as polticas de preservao digital a serem adotadas e para a continuidade dos
processos, independente dos gestores da IES. Os critrios propostos por Arellano
(2008, p. 285) so considerados adequados para esses objetivos:
Confiabilidade: a IES deve atender s necessidades dos usurios
e garantir a autenticidade e a integridade dos objetos digitais a
serem preservadas, respeitando os direitos autorais.
Responsabilidade poltica: a IES demonstra sua responsabilidade
com uma poltica de preservao digital atravs da definio e
oficializao de polticas, normas, responsveis e ferramentas que
possibilitam o armazenamento e o acesso aos objetos digitais.
Sustentabilidade econmica: como as atividades de preservao
digital envolvem custos altos e permanentes, a IES deve garantir
um
oramento
estabelecendo,
permanente
quando
dedicado
possvel,
a essas
parcerias
atividades,
com
outras
instituies, com o objetivo de diminuir custos e compartilhar

conhecimentos e experincias.

Transparncia: a IES deve utilizar preferencialmente metadados e

padres abertos j consolidados, com o objetivo de possibilitar
uma gesto transparente, bem como desenvolver parcerias com
instituies, viabilizando o intercmbio de dados.
Acessibilidade de longo prazo: a IES deve dispor de sistemas de
informao atualizados, que permitam identificar o objeto digital, o
aplicativo associado a ele e as estratgias aplicadas nos
processos de preservao digital. Essas informaes possibilitam
e garantem o acesso dos usurios aos objetos digitais.
Para garantir a autenticidade do objeto digital e mostrar sua
responsabilidade com as atividades de preservao digital, a IES deve demonstrar e
assegurar sua capacidade de preservar os objetos digitais. Uma forma utilizar um
conjunto de requisitos propostos por Duranti (2005, p. 269-270), que servem de base
para capacitar a instituio na produo de cpias autnticas. Por essa proposta, a
IES deve ser capaz de demonstrar:
que os procedimentos e sistemas utilizados para transferir um
objeto digital para a instituio, mant-los e reproduzi-los,
englobam controles adequados e eficazes para garantir sua
identidade e integridade;
a documentao das estratgias de preservao aplicadas aos
objetos digitais e seus efeitos, atendendo com isso o critrio de
transparncia;
todas as mudanas que o objeto digital sofreu desde sua criao,
ou seja, todas as informaes sobre sua histria, constituindo
assim um testemunho que contribui para garantir a autenticidade.
A gesto dos processos requer inicialmente a definio de uma
equipe multidisciplinar normativa (EMN) que se encarregar da montagem das
equipes multidisciplinares executivas (EME), cujas responsabilidades sero
definidas a seguir.
A EMN ser o rgo responsvel por ordenar todas as atividades
relativas preservao digital dentro da IES e ter as seguintes competncias:
montar a estrutura de gesto necessria dentro da instituio para as atividades
relativas preservao digital; definir as normas, polticas e padres a serem

adotados e revis-los quando necessrio; definir as responsabilidades pessoais e

institucionais; realizar o planejamento oramentrio; identificar e definir os objetos
digitais a serem preservados; definir os critrios de seleo, descarte e manuteno;
gerenciar e acompanhar todos os processos envolvidos; apontar diretrizes e critrios
a serem utilizados nos processos; estabelecer parcerias com outras instituies;
elaborar propostas a serem apresentadas aos rgos gestores da IES; criar as EME,
quando necessrio.
Dessa forma, a EMN torna-se o grupo representante da IES na
gesto dos processos e deve estar ligada a um gestor definido pela instituio.
As EME estaro subordinadas EMN, e sero os grupos de apoio
responsveis em executar as atividades estabelecidas para os processos de
preservao digital, sendo composta por pessoas de conhecimento tcnico
necessrio para exercer cada tipo de atividade. Podem ser formadas e dissolvidas
de acordo as necessidades da IES, do tipo de atividade e do tipo de informao a
ser preservada. Tero como competncias principais: definir as tabelas de
temporalidade; aplicar modelos e padres de metadados definidos; definir a maneira
de funcionamento dos repositrios institucionais; definir os suportes adequados para
cada tipo de objeto digital; definir as estratgias adequadas para as atividades de
preservao; definir a infraestrutura tecnolgica necessria; desenvolver os produtos
e servios; adequar a distribuio e acesso infraestrutura existente.
A Figura 16 mostra o organograma dessa estrutura.
Figura 16. Organograma das equipes multidisciplinares.

Gestor da IES
Equipe
Multidisciplinar
Normativa (EMN)
Equipe
Multidisciplinar
Executiva (EME)
Equipe
Multidisciplinar
Executiva (EME)
Equipe
Multidisciplinar
Executiva (EME)
As equipes multidisciplinares normativas e executivas devero ser

compostas por profissionais de diversas reas e com competncias relacionadas s

atividades de preservao digital, para apontar os caminhos que a IES deve seguir
para atingir os objetivos de preservao e para execuo das atividades tcnicas.
Utilizando como base a proposta de Choo (1995), as equipes devem
ser constitudas por profissionais de trs especialidades:
Especialistas do domnio da instituio: so pessoas que devem
conhecer a IES, sua histria, suas caractersticas e seus objetivos. Dentre seus
conhecimentos e competncias esto: as informaes disponveis na instituio; o
perfil dos usurios das informaes; o acesso aos nveis superiores da instituio,
inclusive com autonomia para tomar decises; o funcionamento da parte financeira
da instituio. Nas IES, citam-se como exemplos os reitores, pr-reitores,
assessores, diretores administrativos, advogados, coordenadores, chefes de
departamento e outros.
Especialistas em informao: so pessoas da IES com competncia
para organizar as informaes em sistemas e estruturas, possibilitando sua busca e
recuperao, facilitando seu uso, agregando valor informao armazenada e ao
seu acesso. Devero ter conhecimento para apontar as necessidades dos produtos
e servios de informao a serem desenvolvidos. Como exemplos apontam-se os
bibliotecrios, arquivistas, profissionais da cincia da informao, pessoas que
trabalham nos arquivos das instituies e outros.
Especialistas
em
tecnologia
da
informao:
so
pessoas
especializadas em TI, com competncia para administrar, desenvolver e manter a

infraestrutura tecnolgica necessria para a preservao dos objetos digitais e para
o desenvolvimento dos produtos. As competncias incluem o conhecimento tcnico
necessrio para a aplicao das estratgias de preservao digital. Nessa rea
esto os analistas de sistemas, programadores, administradores de rede, tcnicos
em informtica e outros.
Dentre os conhecimentos indispensveis para essas equipes
multidisciplinares podem ser citados:
histria e objetivos da instituio;
entendimento das informaes disponveis na instituio e dos
fluxos informacionais;
perfil dos usurios da IES e das informaes;
metadados;

aspectos que regem a preservao digital;

desenvolvimento de produtos e servios;
funcionamento de repositrios institucionais;
estratgias de preservao digital existentes;
suportes utilizados nas estratgias de preservao;
infraestrutura de informao e comunicao existente na IES;
leis de preservao, atos administrativos e de direitos autorais;
finanas e oramento da instituio.
importante ressaltar que esses profissionais devero entender o
que a preservao digital e quais os aspectos que a compem. Dessa forma,
possvel definir o conhecimento especfico necessrio para cada um deles.
Como o modelo busca atender a todos os tipos de informao digital
existentes na IES e a todos os tipos de objetos digitais, os processos de
preservao digital podem e devem ser adequados s necessidades da instituio e
a cada tipo de informao e de objeto digital cuja preservao se faz necessrias.
A seguir, ser detalhado cada processo envolvido no modelo.
7.1
Identificao das necessidades
O processo de identificao das necessidades busca definir

polticas, normas e os tipos de informaes em meio digital e os objetos digitais, de
responsabilidade da IES, que devem ser preservados, levando em considerao as
necessidades histricas, culturais e legais da instituio, seus objetivos, sua cultura
organizacional e as demandas dos usurios internos e externos.
Choo (2003, p. 406) afirma que [...] o primeiro passo para criar uma
estratgia de administrao da informao avaliar acuradamente as necessidades
de informao dos grupos e indivduos da organizao. Isso se aplica tambm
preservao digital das IES, ou seja, preciso avaliar e levantar cuidadosamente as
informaes e os objetos digitais que devem ser preservados, de acordo com as
necessidades e os objetivos da instituio e dos usurios.
A identificao das necessidades possui uma relao direta com os
objetivos da instituio e com a cultura organizacional, pois os objetos digitais a

serem
preservados
e,
consequentemente,
disponibilizados
dependem
das
informaes que a instituio produz e de seus valores. Assim, nesse processo

necessrio definir quais os objetivos da IES, o que se deseja preservar, o que
necessrio preservar, quais os usurios que a informao pretende atingir, qual o
perfil do usurio e quais as informaes institucionais de valor histrico e legal que
necessitam ser preservadas.
A Figura 17 mostra o processo de identificao das necessidades:
Figura 17. Processo de identificao das necessidades.
Objetivos da
instituio
2
2)'
!"(
IES
Usurio
/'

Polticas de
preservao digital
Objetivos da
instituio
Aspectos legais
Polticas de
preservao digital
/'!
'#3
!.
Atos
administrativos
Critrios de
preservao
Planejamento
estratgico
/'

.
digital
Normas
(estrutura de gesto e EMN)
Responsabilidades
As etapas do processo so representadas por retngulos tracejados

com bordas arredondadas; as entidades por elipses; os aspectos por uma linha e
uma seta que direciona para os processos com sua identificao; os fluxos entre os

processos, por uma seta indicando a direo; e os resultados esperados, por um

fluxograma de documento. Essa representao ser utilizada no detalhamento dos
outros processos do modelo.
Para identificao das necessidades, o primeiro passo montar a
EMN, que ser responsvel: pela definio das polticas de preservao digital; pela
definio, montagem e manuteno da estrutura de gesto dos processos; pela
definio dos objetos digitais a serem preservados; pela elaborao das normas;
pela expedio dos atos administrativos que regulamentem as polticas e normas
definidas; pela definio das responsabilidades; pela definio dos recursos
financeiros necessrios. A EMN dever ser composta por profissionais de IES.
As polticas de preservao digital visam atender aos objetivos da
instituio e, para que se sustentem, independente dos gestores responsveis pela
IES, devem estar de acordo com os valores e crenas da instituio e ser definidas a
partir de critrios como confiabilidade, responsabilidade poltica, sustentabilidade
econmica, transparncia e acessibilidade de longo prazo, e de requisitos que
garantam a autenticidade dos objetos digitais a serem preservados.
A preservao digital, atravs de valores relacionados aos critrios
definidos como importantes para a IES, comea a fazer parte da cultura
organizacional
da
instituio,
tendo
como
consequncias
novas
crenas/pressupostos que as pessoas passam a aceitar e a incorporar;

comportamentos positivos em relao aos processos; normas para difuso e
padronizao dos valores; e processos de gesto estruturados, organizados, visveis
e claros para as pessoas e grupos que fazem parte da instituio.
A definio da estrutura de gesto envolve a elaborao dos
processos a serem implementados, a partir da composio das polticas de
preservao digital definidas pela EMN, das atribuies das EME, dos grupos e das
pessoas envolvidas nos processos de preservao digital.
A partir da definio da poltica de preservao digital e da estrutura
de gesto a ser utilizada pela IES, outras aes podem ser realizadas, como: inserir
atividades de preservao digital no planejamento estratgico; estabelecer
cooperao com outras IES para diminuir custos, trocar experincias e aperfeioar
processos; definir normas que garantam a continuidade dos processos de
preservao digital e seu financiamento sustentvel; tornar a preservao digital
parte integrante das estratgias de TI e da cultura organizacional.
Com a estrutura de gesto montada, possvel identificar e definir,

na IES, os tipos de informao e os objetos digitais que devem ser preservados,
levando-se em considerao as polticas de preservao digital definidas, os
objetivos da instituio e os aspectos legais, como as leis internacionais e nacionais
de preservao digital, os atos administrativos existentes e as necessidades da IES
com relao preservao de sua histria e de sua cultura.
Uma premissa importante nessa etapa inserir os usurios na
definio das informaes digitais a serem preservadas, pois a EMN no possui
conhecimento total das necessidades informacionais. Inferir, presumir ou intuir o que
necessrio pode acarretar a perda de objetos digitais ou levar preservao de
informaes que no sero utilizadas no futuro ou que estejam estruturadas de
maneira incorreta. Mesmo as informaes legais devem ser definidas por
profissionais da rea de legislao da IES e por seus gestores. Da a importncia
dos usurios nesse processo.
Alm das demandas dos usurios internos da IES, outro fato
importante o usurio externo, cujas necessidades informacionais devem ser
consideradas no momento de se definir o que deve ser preservado, em virtude de
seu papel social.
A partir da definio dos objetos digitais a serem preservados,
possvel montar as EME, definir as responsabilidades dos grupos e das pessoas
envolvidas nos processos (recursos humanos) e estimar os recursos financeiros
necessrios para implantao das polticas e da estrutura de gesto. Uma atividade
importante para a EMN ser o acompanhamento da aplicao dos recursos,
verificando se os resultados so os esperados para atender s necessidades da
instituio e dos usurios.
Em seguida, a EMN pode emitir os atos administrativos necessrios
para regulamentar as polticas de preservao digital, a estrutura de gesto, os
atributos e a composio das EME, as responsabilidades e os objetos digitais a
serem preservados. Estes atos contribuem para a padronizao e divulgao das
atividades relacionadas preservao digital.
A partir das definies da EMN, o processo ter como resultados a
estrutura de gesto, as polticas de preservao digital, as normas, a definio dos
responsveis por cada atividade, os recursos financeiros necessrios e a definio
dos objetos digitais que faro parte dos processos de preservao digital, tudo isso
registrado atravs de atos administrativos que auxiliaro na construo e

sedimentao de uma cultura de preservao digital.
Os resultados mostram como a cultura organizacional permeia a
preservao digital, pois o processo trata de elementos importantes como valores,
crenas, cerimnias, normas, comunicao e artefatos.
Considerando as necessidades dos usurios, os aspectos legais,
culturais e histricos da IES, o tipo de informao institucional e o tipo de objeto
digital a ser preservado, a identificao das necessidades de informao
normalmente incerta e dinmica, ou seja, precisa de revises e redefinies
peridicas, de acordo com as exigncias da IES e de seus usurios, e deve ser
analisada pela EMN. As TIC e a cultura organizacional tambm so aspectos que
geram a necessidade de reviso no processo.
A partir da identificao do que deve ser preservado e de sua
normatizao, a IES passa a ser responsvel pela autenticidade dos objetos digitais
que esto sendo preservados e tambm pela transparncia das aes realizadas
para manter os objetos disponveis.
7.2
Seleo, descarte e manuteno
A partir do processo de identificao das necessidades de

preservao, o processo de seleo, descarte e manuteno da informao digital
tem como objetivo selecionar o que deve ser preservado, o que deve ser descartado
e como faz-los, a partir do levantamento de necessidades, das polticas e das
normas definidas pela EMN.
Atualmente, as IES produzem grande volume de informaes em
formato digital, com tendncia a aumentar na mesma proporo que cresce a
necessidade de sua utilizao. Torna-se, portanto, invivel a preservao de toda
informao produzida em formato digital, diante da complexidade e dos aspectos
que envolvem a preservao digital.
A seleo e o descarte requerem planejamento e revises
peridicas, com o objetivo de preservar o que importante para as diferentes reas
da IES e descartar o que no utilizado.

No caso especfico da seleo, poder ser necessria a definio de

prioridades de preservao, pois, devido ao grande volume de informaes digitais
disponveis a serem tratadas em uma IES, as atividades de preservao digital
podem sofrer atrasos ou restries de ordem tcnica ou financeira.
A seleo envolve tambm o aspecto dos custos de preservao,
pois preservar tudo dispendioso e invivel, tornando necessrio estabelecer a
melhor relao custo x benefcio, para que os custos no sejam maiores que os
benefcios que a atividade acarretar. A seleo deve levar em considerao os
recursos financeiros disponveis e os objetos digitais a serem preservados,
buscando agregar valor aos objetos. O estabelecimento de critrios de seleo,
requisitos de autenticidade e a definio de prioridades so importantes para
estabelecer essa relao.
A seleo pode ser considerada uma das tarefas fundamentais no
processo de gesto da informao digital, pois atravs dela que se monta o acervo
de informaes digitais a serem preservadas.
O processo de seleo dos objetos digitais mostrado na Figura 18:
Figura 18. Processo de seleo.
Objeto
digital
Seleo
Polticas de
preservao digital
/'
"
Autenticidade
Usurio
Objeto digital
selecionado
4'
'

Objeto digital
selecionado
0#

Polticas de
preservao digital
Autorizao
%!"
'

Informaes
adicionais
Objeto digital selecionado

Autorizao
Informaes do objeto

O processo se inicia quando um objeto digital transferido por um

usurio para a custdia da IES. Os objetos digitais a serem encaminhados para a
seleo devem seguir alguns formatos e suportes pr-estabelecidos pela instituio,
que se comprometer em preserv-los.
A partir das polticas, normas e critrios de seleo, a EME analisa
se de responsabilidade da IES a preservao do objeto digital. Alguns critrios
devem ser adotados para auxiliar na atividade de seleo, como: informaes que
devem fazer parte da histria da IES; informaes de interesse dos usurios;
informaes de cunho legal; nmero de usurios que podero utilizar os objetos
digitais; relevncia, interesse e pertinncia do objeto digital para a comunidade
cientfica e administrativa; qualidade do objeto digital; escassez do assunto; relao
custo x benefcio dentro de padres adequados para a IES.
A partir da seleo do objeto digital, a EME analisa sua
autenticidade atravs de requisitos definidos para cada tipo de informao ou para
cada tipo de objeto digital, bem como se o formato do objeto digital est de acordo
com aqueles definidos pela instituio.
A partir da constatao de autenticidade, o usurio deve encaminhar
IES uma autorizao onde consta que, a partir desse momento, o objeto digital
passa a fazer parte da custdia da instituio e que a mesma se torna responsvel
por sua preservao, garantindo sua autenticidade e podendo aplicar ao objeto as
estratgias que a IES julgar adequadas.
Alm do objeto digital, o usurio deve tambm encaminhar IES
informaes adicionais definidas pela instituio, a partir de normas e procedimentos
que serviro de base para a descrio do objeto digital por metadados. Como
exemplo pode-se citar: nome das pessoas que criaram o objeto digital (autor,
escritor, etc.), assunto, palavras chave, data criao, formato do objeto, software
utilizado para sua criao, suporte utilizado e outros.
Para alguns tipos de objeto digital, como material didtico do
docente ou e-mail, o prprio usurio dever ser o responsvel pela seleo do que
deve ser preservado, ficando sob sua responsabilidade garantir a autenticidade do
objeto digital. Para outros casos, a EME responsvel pelo processo de seleo
realizar essa tarefa. Em ambos os casos, a seleo deve ser realizada a partir das
polticas, normas, critrios e requisitos de autenticidade estabelecidos pela IES.

Alm da EME, o usurio participa de todo o processo de seleo e

exerce papel importante, pois, alm de ser o responsvel pelo encaminhamento do
objeto digital no formato e no suporte adequado, tambm sua tarefa descrever
corretamente o objeto digital para sua descrio por metadados.
Os
produtos
finais
desse
processo
sero
objeto
digital
selecionado, autntico e no formato adequado, com informaes sobre sua

descrio que serviro de base para a descrio por metadados e a autorizao
para a IES preserv-lo.
No caso do descarte, a definio dos objetos passa pela definio
de uma tabela de temporalidade e da forma como essa atividade ser desenvolvida.
A tabela de temporalidade dever ser definida de acordo com os objetivos da IES e
com os aspectos legais, buscando tambm uma condio tecnolgica que evite o
acmulo do lixo digital.
A Figura 19 apresenta o processo de descarte dos objetos digitais.
Figura 19. Processo de descarte e manuteno.

Objeto
digital
Metadados
Tabela de
temporalidade
4'

#3"
Aspectos
legais
Objeto digital
a descartar
4'
!
"
Normas
Objeto digital
a descartar
/'
'

Objeto digital a descartar
Metadados
A identificao dos objetos digitais a serem descartados pode ser

realizada automaticamente por sistemas de informao, que podem buscar nos

metadados a informao de quando e como o objeto deve ser descartado. Isso torna
o servio de descarte mais eficiente e rpido, pois no envolve o trabalho manual.
Uma das preocupaes no descarte de livros, peridico e outros
materiais que no esto no formato digital com o espao que ocupam, o que no
ocorre no ambiente digital, onde as tecnologias atuais permitem o armazenamento
de grande volume de informaes em pequenos espaos. O que deve ser
considerado nesse caso a questo do lixo eletrnico, ou seja, o usurio pode ter
na recuperao de um assunto um grande volume de informaes sem interesse
para sua anlise, o que demandar tempo para selecionar o que lhe interessa.
No caso da manuteno dos objetos digitais selecionados para
descarte, a EME, a partir de normas estabelecidas pela IES, pode, adotar dois
procedimentos: eliminar definitivamente o objeto digital ou mov-lo para uma
estrutura de objetos descartados, que pode ser denominada de Arquivo digital
permanente. Os objetos digitais desse arquivo no sero includos na aplicao das
futuras estratgias de preservao, mas podem retornar infraestrutura de
preservao e de acesso, por deciso da EMN, em funo de alguma mudana nas
leis, por necessidade da IES ou por uma grande quantidade de buscas por parte dos
usurios, que justifique essa ao. Essa atividade s ser possvel se a IES ainda
dispuser de recursos tecnolgicos que possibilitem aplicar estratgias de
preservao que recoloquem esse objeto digital em condies de uso.
Na manuteno dos objetos digitais descartados, importante que a
instituio descreva os procedimentos de descarte, utilizando metadados, e
mantenha disponveis por tempo indeterminado, com o objetivo de possuir um
histrico do tratamento dado a todos os objetos digitais descartados que foram, em
algum momento, de responsabilidade da IES.
Como a seleo e o descarte esto inseridos no contexto da IES,
que so dinmicas e mudam constantemente seus objetivos especficos e seus
gestores, necessria uma reavaliao constante da seleo do que deve ser
preservado e do que deve ser descartado. Assim surge o dilema e o desafio para as
IES: como selecionar o que relevante para a instituio e para os usurios e como
descartar os objetos digitais sem perder informaes importantes. Este desafio deve
ser enfrentado com uma ampla discusso da instituio com os usurios, seguindo
os aspectos legais e dando ampla transparncia no funcionamento dos processos.

7.3
Organizao, tratamento e armazenamento
O processo de organizao, tratamento e armazenamento iniciado

pela submisso de um objeto digital para preservao e custdia da instituio, para
descarte ou para a aplicao de estratgias de preservao digital. A EME
responsvel pelo processo dever ser composta por especialistas de cincia da
informao, que descrevero os metadados das informaes adicionais e das
estratgias de preservao aplicadas, e de TI, que sero os responsveis pela
organizao da infraestrutura, pela definio das estratgias de preservao digital e
pelo armazenamento do objeto digital e de seus metadados.
O processo trata de aspectos fsicos e lgicos associados s
tecnologias, atravs da organizao, tratamento e do armazenamento dos objetos
digitais em banco de dados, sistemas de informaes ou repositrios institucionais,
com o objetivo de permitir sua preservao ou descarte.
A organizao para as atividades de preservao digital tem como
objetivo montar uma infraestrutura tcnica e de pessoal, que ir atender s
necessidades fsicas e lgicas relacionadas ao hardware e ao software, com o
objetivo de criar um ambiente tecnolgico adequado para a preservao dos objetos
digitais. A infraestrutura dever ser composta por uma estrutura de datacenter que
atenda preferencialmente norma TIA 942, equipamentos e software que atendam
s necessidades de armazenamento, busca e recuperao dos objetos digitais,
infraestrutura para acesso on-line e via Internet, pessoal tcnico especializado em
TIC, entre outros.
A organizao tambm dever tratar da administrao de toda a
infraestrutura tecnolgica e de pessoal, atravs de aes como: programa
permanente de capacitao e aperfeioamento para o pessoal tcnico envolvido no
processo; atualizao dos equipamentos de acesso e armazenamento; atualizao
do software; atualizao do datacenter; atualizao da rede de computadores e dos
servios relacionados a ela; manuteno da segurana da infraestrutura tecnolgica.
A partir da criao de uma infraestrutura de preservao digital
adequada s necessidades da IES, possvel realizar as atividades de tratamento e
armazenamento dos objetos digitais.

O tratamento dos objetos digitais, sejam objetos para insero na

infraestrutura de preservao da IES, para descarte ou que passaram por alguma
estratgia de preservao, est relacionado sua descrio por metadados, que
dever ser realizado por profissionais capacitados, como os bibliotecrios e
arquivistas, e seguir normas e padres definidos pela instituio. Para os objetos
digitais sob a custdia da IES, o tratamento envolve tambm a definio de quando
e quais estratgias de preservao digital devem ser utilizadas e de quais so os
suportes adequados para preservao e acesso.
Os metadados a serem definidos para cada tipo de objeto digital
devem seguir padres j existentes, estabilizados e que outras instituies estejam
utilizando, possibilitando, quando necessrio, a interoperabilidade e facilitando o
tratamento dos metadados para os sistemas de informao, de forma adequada.
A descrio do objeto digital por metadados tem trs fases: a
descrio inicial relativa ao seu contedo, quando o objeto transferido para a
custdia da IES; a descrio das estratgias de preservao aplicadas ao objeto
durante seu ciclo de vida, registrando todas as transformaes ocorridas e criando
garantias para sua autenticidade; a descrio da forma pela qual o objeto digital foi
descartado.
O armazenamento tem como objetivo inserir o objeto digital na
infraestrutura tecnolgica (hardware, software e formato) mais adequada para
atender demanda das IES e dos usurios, na busca, recuperao, acesso e
preservao desse objeto.
A utilizao da melhor soluo tecnolgica para o armazenamento
do objeto digital deve levar em considerao a infraestrutura da instituio, o
conhecimento tcnico dos profissionais envolvidos, os recursos financeiros
disponveis e o contexto tecnolgico da poca, buscando a melhor relao custo e
benefcio.
O armazenamento deve atender a duas infraestruturas: de
preservao, com o objetivo de armazenar os objetos digitais a serem preservados e
seus metadados; de acesso, para armazenar os objetos digitais que atendero s
necessidades de pesquisas dos usurios, atravs principalmente ao acesso via rede
de computadores e Internet. As duas infraestruturas podem ser distintas ou contidas
no mesmo ambiente de armazenamento.
A Figura 20 detalha as etapas envolvidas no tratamento e

armazenamento de objetos digitais a serem transferidos para a custdia da IES.
Figura 20. Tratamento e armazenamento para objetos digitais novos.

Normas
Metadados
Autenticidade
Infraestrutura
/.
#3"!

Objeto digital e
informaes adicionais
EME
Objeto digital e metadados
Infraestrutura
de preservao
*+#3
"!
'
!.
Infraestrutura
de preservao
*
#3"
!!.
Modelos e padres
*+#3
"!
'
Infraestrutura
de acesso
*
#3"
!
Infraestrutura
de acesso
Suporte
Objeto digital de preservao

Objeto digital de acesso
Metadados
Autorizao
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura (acesso e preservao)
Assim que os responsveis pelo tratamento recebem o objeto digital

com as informaes adicionais, a primeira atividade descrev-lo de acordo com as
normas e padres de metadados definidos pela IES, buscando garantir a
autenticidade do objeto e utilizando a infraestrutura tecnolgica existente. Os
metadados iro descrever o objeto digital em si e sua origem.
O prximo passo adequar o objeto digital e seus metadados aos
formatos de preservao digital e de acesso definidos e infraestrutura utilizada
pela instituio. A partir da, de acordo com a infraestrutura (preservao ou

acesso), o objeto digital pode ser armazenado em repositrios institucionais ou em
banco de dados, no suporte definido, juntamente com a autorizao que garante a
custdia do objeto digital IES.
A estrutura de armazenamento deve, preferencialmente:
utilizar sistemas com alta capacidade de armazenamento e

dispositivos de acesso de alta velocidade;
manter uma estrutura de cpias de segurana (backup)

confivel;
possuir um sistema de redundncia de banco de dados e de

hardware;
possuir um sistema de deteco e recuperao automtica de

falhas;
manter uma estrutura de redes de computadores adequada

para acesso dos usurios ao sistema de informao;
dispor de sistemas de armazenamento com mecanismos de

segurana;
possuir acesso restrito aos equipamentos e aos objetos

digitais.
Para os objetos digitais j preservados e armazenados, ser

necessria, ao longo de seu ciclo de vida, a aplicao de estratgias de preservao
digital que mantenha o objeto disponvel.
O tratamento e o armazenamento para objetos digitais sob custdia
da IES se realizam pela necessidade da aplicao de estratgias de preservao
digital, com o objetivo de mant-los acessveis. O processo pode ser iniciado por:
mudanas na equipe ou na filosofia das EME, que levam a novas propostas de
preservao digital; mudanas e/ou avanos nas TIC, que implicam na
descontinuidade de software ou de hardware; mudana da infraestrutura da IES;
indicao de algum elemento de metadados.
A Figura 21 retrata as principais etapas envolvidas nesse processo,
incluindo uma das principais atividades da preservao digital, que a escolha do
momento e das melhores estratgias a serem aplicadas para cada tipo de objeto
digital sob custdia da IES.
Figura 21. Tratamento e armazenamento para objetos digitais sob custdia da IES.
Infraestrutura
Metadados
4'
!"
5
Manuteno
EME
Mudanas e avanos
TIC
7'!
!
Infraestrutura
/
5!
"
/.

!.
Metadados
*!"5
!."
*#3
"
'
Infraestrutura
6'76%
"
Suporte
Estratgias
Autenticidade
Infraestrutura
Suporte
Normas e
padres
Estratgias
Autenticidade
Infraestrutura
Infraestrutura
Infraestrutura
Suporte
Repositrio
institucional
Objeto digital de preservao

Objeto digital de acesso
Metadados
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura (acesso e preservao)
A partir da constatao da necessidade de aplicao de estratgias

de preservao, a EME deve realizar a anlise das TIC existentes no momento e
identificar quais so as mais adequadas para o objeto digital a ser preservado e para
a infraestrutura existente na IES. As estratgias a serem aplicadas dependem
tambm do tipo do objeto digital e do suporte que o mesmo utiliza.
Com o objeto digital, seus metadados, o conhecimento das TIC e da

infraestrutura da IES, a EME pode definir as estratgias de preservao digital que
podem ser aplicadas ao objeto digital e qual o suporte mais adequado para sua
preservao e acesso. As estratgias devem envolver o hardware, o software, o
formato e o suporte.
Portanto, a EME tem um papel importante na definio das
estratgias a serem utilizadas. Nesse sentido, a equipe deve:
estar atenta ao contexto atual da IES;
conhecer detalhadamente as novas TIC e suas tendncias;
conhecer os objetos digitais e seus registros de alteraes

ocorridas, descritos pelos metadados de preservao;
levar em considerao os dois ambientes tecnolgicos, ou

seja, de infraestrutura de preservao e de acesso;
definir padres de hardware e software compatveis entre si e

com a infraestrutura da IES;
definir formatos de armazenamento compatveis com o

hardware e com o software escolhidos.
A definio das estratgias deve levar em considerao a

conservao do objeto digital no seu formato original, atravs de tcnicas como
refrescamento ou emulao ou a conservao do contedo intelectual do objeto
digital, atravs da migrao.
Com relao definio dos formatos de armazenamento,
recomendada a utilizao de formatos abertos, como o ODF e/ou PDF/A; no caso da
infraestrutura de software relacionada produo acadmica, recomenda-se a
utilizao de repositrios institucionais, como o EPrints, o DSPACE e outros.
Os suportes a serem utilizados para o armazenamento dos objetos
digitais devem passar por auditorias peridicas, com o objetivo de minimizar os
riscos de deteriorizao, e, quando necessrio, a EME responsvel deve realizar a
mudana para o suporte adequado (refrescamento). A definio do suporte passa
tambm pela escolha do tipo de acesso aos objetos digitais, ou seja, se ser offline e/ou on-line.
Aps a aplicao das estratgias de preservao digital e da
transferncia do objeto digital para o suporte determinado, necessrio descrever

todas as atividades envolvidas e as tcnicas utilizadas, atravs dos metadados de

preservao.
Os metadados de preservao devem ser utilizados em conjunto
com os metadados de descrio do objeto digital, possibilitando a descrio e
interao com os sistemas de busca e recuperao, registrando informaes
tcnicas sobre o objeto digital, que auxiliam na aplicao futura de novas estratgias
de preservao digital, alm de contribuir para a garantia de autenticidade do objeto
digital.
A prxima etapa armazenar o objeto digital e seus metadados nas
infraestruturas de preservao e de acesso, como banco de dados, repositrios
institucionais, pginas Web e outros.
No tratamento e o armazenamento para objetos digitais, um dos
padres abertos e de consenso na literatura que podem ser adotados pela IES o
modelo de referncia OAIS, que trata todas as etapas do processo, gerenciando o
fluxo de informaes entre a etapa de verificao da necessidade de aplicao de
estratgias e a etapa de armazenamento do objeto digital.
Nesse processo, outro fator importante que pode auxiliar nas
decises das melhores estratgias de preservao digital, alm de agilizar e diminuir
os custos do processo, o estabelecimento de parcerias com outras IES e projetos
que tambm desenvolvem atividades de preservao digital.
Alm da aplicao de estratgias de preservao digital, o processo
envolve as etapas de descarte, detalhadas na Figura 22.

Figura 22. Tratamento e armazenamento para objetos digitais descartados.

Normas de
descarte
Metadados
Normas de
descarte
Infraestrutura
Metadados
4'

/.

/'!

7'#3
"!+.
"!
8"
Normas e
padres
Infraestrutura
Infraestrutura
Objeto digital descartado

Metadados
Banco de dados
Suportes
Infraestrutura de preservao
No caso do tratamento de objetos digitais a serem descartados, o

processo deve iniciar-se pela deteco automtica da necessidade de descarte
atravs dos metadados ou pela verificao por parte da EME a partir de normas de
descarte.
Aps tal verificao, a prxima etapa consiste em definir o
procedimento a ser adotado, ou seja, a eliminao definitiva do objeto digital e sua
forma de descarte ou sua transferncia para o arquivo digital permanente.
Com essa definio possvel descrever todos os procedimentos
que sero utilizados para o descarte e registr-los nos metadados, que sero
mantidos por tempo indeterminado, com o objetivo de possuir um histrico do
tratamento dado a todos os objetos digitais descartados, mas que foram, em algum
momento, de responsabilidade da IES.
Com essas definies e metadados, possvel armazenar o objeto
digital no arquivo digital permanente ou descart-lo, e armazenar os metadados no
prprio arquivo ou em uma outra infraestrutura.

Os objetos digitais descartados e armazenados no arquivo digital

permanente devem possuir uma poltica ou norma de descarte definitivo e de retorno
infraestrutura de preservao e de acesso. Entretanto, as normas e polticas de
descarte definitivas podem, devido ao baixo custo atual dos dispositivos de
armazenamento, definir que esses objetos digitais permaneam no arquivo digital
permanente at que se tornem obsoletos e no seja mais possvel seu acesso pelas
TIC disponveis.
7.4
Desenvolvimento de produtos e servios
A partir do momento em que os objetos digitais a serem preservados

esto organizados, armazenados e descritos de forma correta, torna-se necessrio o
desenvolvimento de produtos e servios, que tem como objetivo criar e disponibilizar
ferramentas que recuperem esses objetos e atendam s necessidades dos usurios
na busca e recuperao da informao digital.
Assim,
importante
definio
de
premissas
para
desenvolvimento de produtos e servios que funcionem de maneira equilibrada e se

complementem, proporcionando ao usurio confiana na qualidade dos objetos
digitais recuperados em sua pesquisa.
A seguir, prope-se um conjunto mnimo de premissas que podem
ser adaptadas s caractersticas de cada IES e que devem ser normatizadas atravs
de atos administrativos, para sua padronizao por parte dos desenvolvedores dos
produtos e dos servios. So elas:
Facilidade: procura diminuir as dificuldades na utilizao dos

produtos e servios, tornando-os fceis de usar. Os produtos
devem possuir interfaces de busca, recuperao e uso
amigveis, e preferencialmente devem estar disponveis online e via Internet.
Eficincia: busca garantir a qualidade dos produtos e servios

para que atendam de forma adequada s pesquisas,
retornando
todos
os
objetos
digitais
satisfazendo as necessidades do usurio.
disponveis

Adaptabilidade: almeja a adaptao dos produtos e servios

s mudanas nas TIC, na IES e nas necessidades dos
usurios.
Acessibilidade: tem como objetivo prover a todos os usurios

com necessidades especiais, produtos e servios que
possibilitem o acesso e o uso dos objetos digitais.
Nesta pesquisa, apesar de a acessibilidade ser uma premissa

importante, inclusive para o processo de distribuio e acesso, no sero detalhadas
as
questes
que
envolvem.
Entretanto,
para
desenvolvimento
dos
produtos/servios e para uma adequada distribuio e acesso, as caractersticas da

acessibilidade devem ser observadas na preservao digital para que os produtos e
servios no criem barreiras para os usurios com necessidades especiais.
a partir desse processo que o usurio passa a ter uma interao
com os objetos digitais preservados pela IES, atravs dos produtos e servios
desenvolvidos para o seu uso.
Dessa forma, a EME dever ser composta por profissionais da rea
de TI, de cincia da informao, de biblioteconomia e de arquivologia. Os
profissionais de TI sero os responsveis pelo desenvolvimento dos produtos,
utilizando as ferramentas adequadas de software e de hardware a partir das TIC,
das premissas estabelecidas e das necessidades apontadas pelos usurios. Os
outros profissionais sero os responsveis diretos pela definio, pela montagem e
pela execuo dos servios de busca e recuperao oferecidos aos usurios.
A Figura 23 detalha as etapas, os aspectos e os resultados desse
processo.

Figura 23. Desenvolvimento de produtos e servios.
TIC
Autenticidade
Infraestrutura
Metadados
Usurio
Metadados
Desenvolvimento
de produtos
Desenvolvimento
de servios
Normas
(premissas)
Infraestrutura
Suporte
Normas
(premissas)
Banco de dados
Produtos de acesso aos objetos
digitais
Servios de busca e recuperao
Os produtos e servios definidos devem se completar e se voltar

para a infraestrutura de acesso, buscando atender os usurios nas TIC existentes,
priorizando ferramentas de pesquisa avanadas, com acesso rpido aos objetos
digitais selecionados, e disponibilizando as informaes nos formatos e suportes
definidos.
Os produtos devem manter e garantir a autenticidade, retornando
para o usurio os objetos digitais selecionados e mostrando que a IES est
comprometida com as atividades de preservao digital. Essa atitude reflete na
confiana e na segurana que os usurios tero nos objetos digitais preservados.
Tanto os produtos como os servios devem ser desenvolvidos
seguindo as premissas estabelecidas, utilizando os metadados nas interfaces de
pesquisa e, preferencialmente, estar disponveis via rede de computadores e
Internet, como o atendimento ao usurio via chat, auxlio nas estratgias de
pesquisa, e outros.
Nesse sentido, a implementao de repositrios institucionais um
dos produtos que atendem s necessidades de preservao digital da IES e de
acesso aos objetos digitais preservados, pois tem a caracterstica de armazenar
vrios tipos de informao e de objetos digitais, de possuir ferramentas de descrio

por
metadados,
de
disponibilizar
mecanismos
de
pesquisa
aos
objetos
armazenados, entre outras caractersticas.

O processo de desenvolvimento de produtos e servios possui uma
relao direta com o processo de distribuio e acesso, portanto podem ser
desenvolvidos em conjunto e pela mesma EME.
7.5
Distribuio e acesso
O processo de acesso tem como objetivo verificar os privilgios de

acessos dos usurios aos objetos digitais preservados, definir os formatos que
atendam as suas necessidades e gerar o pacote de informao que ser
encaminhado para o usurio. A partir dessa etapa, o processo de distribuio define
a forma pela qual o objeto ser encaminhado ao solicitante, promovendo e
facilitando a disseminao dos objetos digitais preservados e recuperados pelo
usurio atravs de canais de comunicao eficientes, que atendam as mais variadas
formas de acesso, formato e suporte utilizadas pelos usurios.
Nos processos de distribuio e acesso, a IES deve estar atenta a
alguns aspectos importantes da preservao digital, tais como: adotar normas e
procedimentos para o funcionamento da infraestrutura de acesso, como os
repositrios digitais; utilizar metadados para auxiliar no controle de acesso; utilizar
suportes adequados para a distribuio dos objetos digitais; garantir na distribuio
a autenticidade dos objetos digitais preservados; construir uma infraestrutura
tecnolgica que atenda a todas as demandas, de maneira rpida e eficiente.
As atividades envolvidas no processo de distribuio e acesso
devem estar em consonncia com os produtos e servios, pois ambos lidam com o
foco principal da preservao digital que o usurio.
A Figura 24 detalha as etapas, os aspectos e os resultados desse
processo.
Figura 24. Distribuio e acesso.
Usurio
Solicitao
Infraestrutura
Metadados
Normas
Verificar
privilgio de
acesso
Suporte
Infraestrutura
Padres
Gerar o pacote
com o objeto
digital
Objeto digital em suporte digital
Autenticidade
Infraestrutura
Normas
Suporte
Distribuir o
pacote
Objeto digital em suporte no

digital
Canais de comunicao
No ambiente on-line, a distribuio realizada atravs das

ferramentas digitais e dos canais de comunicao via rede de computadores e
Internet, enquanto no ambiente off-line a distribuio pode ser realizada atravs da
impresso em papel, fax e outros dispositivos.
Davenport e Prusak (1998, p. 190-191) consideram que as novas
tecnologias, como a WWW e os computadores pessoais ligados em rede, tornaram
mais viveis a recuperao de informaes pelos usurios e que
Uma vez armazenados, os dados podem se movimentar pelas redes
com rapidez, e as mquinas distribuem bem certos tipos de dados,
incluindo os altamente estruturados, os atualizados com frequencia,
os que precisam ser enviados a mltiplas localizaes de uma s vez
e a locais geograficamente distantes e os que precisam ficar
armazenados para ser acessados pelos usurios.
Ao utilizar o modelo, os objetos digitais preservados possuem essas

caractersticas apontadas pelos autores, ou seja, so estruturados em TIC atuais e
armazenados em uma infraestrutura que permite sua distribuio e recuperao de
maneira rpida por parte dos usurios.
Baseado no modelo OAIS, mais especificamente na entidade
acesso, o processo de distribuio e acesso pode ser estruturado em trs etapas:
coordenar as formas de solicitao, gerar o pacote de informao e encaminhar a

resposta.
A etapa de Coordenar as formas de solicitao consiste em definir
privilgios de acesso e as formas pelas quais os usurios podero realizar a
requisio de um objeto digital. As formas de solicitao podem ser: via Internet, por
e-mail, por fax e outros formatos. Os privilgios de acesso esto relacionados s
seguintes informaes: quais podem ser de livre acesso e quais tm o acesso
restrito. Os repositrios digitais, como o DSpace, possuem esse controle de
privilgio.
A etapa de gerar o pacote de informao consiste em, aps a
autorizao para acesso informao solicitada, recuperar o objeto digital do
sistema de arquivo e convert-lo em um pacote de informao no formato e no
suporte adequado. Para as solicitaes realizadas atravs de sistemas de
informao, a verificao dos privilgios e a gerao do pacote de informao so
automticas.
A etapa de encaminhar a resposta (distribuio) consiste em enviar
o pacote de informao para o solicitante, utilizando os meios de comunicao
disponveis na instituio. No caso dos repositrios digitais, o encaminhamento pode
ser realizado atravs das redes de computadores. Entretanto, pode existir situao
onde o pacote de informao gerado em meio no digital, como o papel, exigindo
outra forma de encaminhamento.
A distribuio deve envolver procedimentos de segurana que
garantam que o objeto digital chegue ao usurio sem riscos de adulterao,
garantindo sua autenticidade, integridade e confiabilidade. Atualmente, uma das
tecnologias disponveis que podem garantir segurana nas transaes eletrnicas
a assinatura digital, que consiste na utilizao de uma assinatura criptografada
digitalmente por parte da entidade que envia um documento eletrnico. Quem
recebe esse documento possui uma ferramenta que permite verificar se o
documento eletrnico autntico e se no foi alterado.
A EME responsvel por esse processo tem como principais
responsabilidades: aplicar as normas definidas para acesso e distribuio,
garantindo a autenticidade do objeto digital a ser distribudo; disponibilizar formatos
e suportes adequados s necessidades dos usurios, inclusive aos portadores de

necessidades especiais (acessibilidade); e utilizar canais de comunicao rpidos e

eficientes.
O acesso tambm pode ser solicitado por membros da EME,
responsveis pelas atividades de preservao digital, com o objetivo de avaliar a
necessidade ou no da aplicao de estratgias de preservao e de auditar os
produtos e servios de acesso aos objetos digitais.
7.6
Uso
O processo de uso a etapa de avaliao dos processos e do

modelo, ou seja, se os objetos digitais e todos os produtos e servios relacionados a
eles esto atendendo adequadamente IES e aos usurios, sejam eles internos ou
externos. Como os usurios da informao so o objetivo principal para a
preservao dos objetos digitais de uma IES, o uso da informao tratado como
um processo separado devido sua importncia, mesmo estando fortemente
relacionado ao monitoramento informacional.
A avaliao do uso dos objetos digitais preservados dentro de uma
IES pode ser realizada de duas maneiras: buscando informaes quantitativas dos
sistemas desenvolvidos e dos servios oferecidos ou atravs de pesquisas junto aos
usurios dos produtos e servios.
A EME responsvel por realizar a avaliao junto aos usurios deve
criar mecanismos que permitam analisar se as informaes recuperadas e os
pacotes de informao esto adequados s suas necessidades, bem como buscar
mtodos e tcnicas que permitam avaliar as respostas, provendo a IES de dados
para a verificao da necessidade ou no de mudanas nos processos envolvidos
na preservao digital. Dessa forma, o processo de uso deve possibilitar a interao
do modelo com os usurios, para dar instituio um feedback para a adequao
do modelo s suas necessidades informacionais. A Figura 25 apresenta o processo.

Figura 25. Processo de uso.

Infraestrutura
Repositrio
Metadados
Encaminhar
avaliao aos
usurios
Suporte
Atos
administrativos
Avaliao
IES
Avaliar
respostas dos
usurios
Usurio
Respostas

Encaminhar
parmetros para
anlise da EMN

Infraestrutura
Repositrio
Metadados
Suporte
Avaliar
parmetros dos
produtos e
servios
Uma das avaliaes possveis junto aos usurios, que pode ser
importante para analisar se o uso dos objetos digitais preservados e as estratgias
de preservao aplicadas esto adequadas, verificar se os metadados esto
atendendo s pesquisas formuladas e se o acesso aos objetos digitais recuperados
no formato distribudo foi realizado com sucesso. Alm dos usurios, o processo de
uso pode tambm avaliar mudanas necessrias em funo das necessidades da
IES.
Entretanto, embora seja difcil avaliar o uso, a infraestrutura tcnica
de preservao digital pode estimar alguns parmetros quantitativos de uso, como:
nmero de usurios dos produtos e dos servios; nmero de acessos a
determinados objetos digitais; nmero de acessos a um banco de dados ou a um
repositrio institucional; produtos mais utilizados; perfil dos usurios; horrios de
picos de acesso; nmero de usurios que solicitam os servios de pesquisa dos
bibliotecrios; tempo de resposta da infraestrutura tecnolgica a uma pesquisa;
objetos digitais mais pesquisados; tipos de distribuio mais utilizados pelos
usurios; tempo que o sistema ou a rede de computadores ficou indisponvel, entre
outros.

Utilizando parmetros mensurveis disponveis na infraestrutura de

preservao e de acesso juntamente com as avaliaes feitas com os usurios e
com a IES, o processo de uso busca levantar dados que possam subsidiar a equipe
responsvel pelo monitoramento informacional na identificao de eventuais
necessidades de mudanas em um ou mais processos.
Essas
informaes
resultam
em
atos
administrativos,
como
relatrios e outros documentos, que podem apontar, dentre outras, a necessidade

de:
incluso de alguns objetos digitais que no foram includos nas
polticas de preservao digital;
objetos digitais que esto sendo descartados prematuramente e
que devem permanecer ou retornar para a infraestrutura de
preservao e para a de acesso;
adequao da infraestrutura de preservao e de acesso;
adequao na forma de armazenamento;
adequao ao tratamento dado aos objetos digitais, ou seja, em
seus metadados;
adequao
dos
produtos,
por
exemplo
em
funo
da
acessibilidade dos usurios com necessidades especiais. A

questo da acessibilidade no foi objeto de discusso, mas devese destacar sua importncia para o processo de uso;
melhorias nos servios oferecidos;
novas formas de distribuio dos objetos digitais;
novos formatos de acesso para os objetos digitais distribudos.
Entretanto as decises sobre as mudanas necessrias sero
sempre definidas pela equipe responsvel pelo monitoramento informacional.
7.7
Monitoramento informacional
Valentim (2003) define o monitoramento informacional como o [...]

mtodo ou tcnica de observao e acompanhamento constante de dados,
informao e conhecimento relevantes ao negcio da organizao, onde a

constncia compreende um processo [...] dinmico e contnuo na coleta, anlise,

avaliao e sntese da informao.
Para Palop e Vicente Gomila (1999) apud Valentim (2003), o
monitoramento um esforo sistematizado e organizado pela empresa, com o
objetivo de observar, captar, analisar, difundir e recuperar as informaes
importantes sobre o ambiente onde a empresa est inserida.
Nesta pesquisa, o processo entendido com um conjunto de
atividades com o objetivo de, a partir de uma entrada, gerar um resultado ou um
produto, utilizando a infraestrutura e os recursos humanos e materiais existentes na
IES, e um mtodo o conjunto de tcnicas a serem realizadas para atingir um
objetivo. Assim sendo, entende-se que, para a preservao digital, o monitoramento
informacional um processo, pois deve utilizar tcnicas de avaliao e
monitoramento para cada tipo de atividade envolvida nesse processo, a partir de
informaes levantadas, dos aspectos que envolvem a preservao digital, das
entidades, tendo como produto uma indicao de mudana. Alm disso, necessita
de uma equipe que realize a gesto dessas atividades.
Portanto, no contexto da preservao digital, define-se o processo
de Monitoramento Informacional como a atividade de acompanhamento e
adequao constante dos processos que abrangem o modelo s necessidades dos
usurios. Realiza-se atravs do levantamento das necessidades das entidades
envolvidas no modelo (Usurio, IES, TIC e Ambiente Externo) e da observao,
anlise e avaliao permanente dos aspectos relacionados preservao digital.
Deve ser um processo contnuo e dinmico, que, ao agregar o conhecimento dos
membros da EMN e das EME, permite apontar as melhores solues para a
preservao digital dentro da IES.
O monitoramento informacional tem como principal resultado os atos
administrativos que devem registrar e encaminhar as mudanas necessrias que
devem ocorrer nos processos e nas atividades envolvidas na preservao digital,
dentro da instituio. Como rgo gestor do modelo, ser de responsabilidade da
EMN o monitoramento informacional, cuja equipe dever possuir autonomia para as
decises e ser composta de pessoas com competncia para tal.
Portanto, a EMN dever definir necessidades, tais como: adequao
das informaes digitais a serem preservadas, de acordo com as novas solicitaes
da instituio e/ou de seus usurios; mudanas no processo de seleo, descarte e

manuteno; atualizao da infraestrutura tecnolgica e de pessoal; adequao dos

metadados s novas necessidades; desenvolvimento e/ou atualizao dos produtos
e servios; mudana na forma de distribuio e acesso dos objetos digitais;
mudanas nos mtodos de avaliao de uso dos objetos digitais.
A Figura 26 mostra as etapas relacionadas ao processo.
Figura 26. Processo de monitoramento informacional.
Atos
administrativos
Aspectos legais
Aspectos
organizacionais
Aspectos
tcnicos
Avaliar
informaes de
uso dos
objetos digitais
Ambiente
externo
Aspectos
organizacionais
Aspectos legais
Aspectos
tcnicos
Avaliar
mudanas no
ambiente
externo
Definir e
encaminhar
mudanas
necessrias
TIC
Aspectos
organizacionais
Aspectos legais
Aspectos
tcnicos
Avaliar
mudanas e
avanos nas
TIC
As informaes relativas s necessidades dos usurios e da IES

sero encaminhadas EMN a partir dos levantamentos realizados no processo de
uso dos objetos digitais preservados. Tendo em vista essas informaes, a equipe
realizar a avaliao da necessidade de mudanas ou no nos processos.
As informaes relacionadas s evolues das TIC e s mudanas
no ambiente externo da IES devero ser monitoradas pela EMN, utilizando tcnicas
e mtodos apropriados. A partir da avaliao e identificao das necessidades de
mudanas nos processos, o monitoramento informacional ir interferir diretamente
nos mesmos, encaminhando s pessoas e aos grupos responsveis as novas
atribuies. Quando as mudanas envolverem questes tcnicas, essas definies
podem ser discutidas com as EME.

A seguir, detalha-se o modo pelo qual as entidades se relacionam

com o processo de monitoramento informacional.
Como toda instituio, a IES passa por mudanas decorrentes de
vrios fatores, sejam eles internos ou externos, exigindo dos administradores uma
adequao ao novo ambiente. As mudanas podem afetar os processos de gesto
envolvidos na preservao digital, por exemplo: mudanas nos objetivos da
instituio, que podem requerer uma reviso dos objetos digitais que devem ser
preservados; redefinio das responsabilidades, diante das mudanas de objetivos;
mudana nos membros da equipe multidisciplinar, que pode implicar na redefinio
de vrias atividades, como novos critrios de seleo, nova infraestrutura
tecnolgica e outras; alterao nos recursos financeiros disponveis para as
atividades de preservao, que afeta diretamente todos os processos de gesto
para preservao dos objetos digitais. Essas mudanas podem afetar tambm a
cultura organizacional, refletindo diretamente no comportamento informacional.
O monitoramento informacional deve interagir constantemente com
os usurios, sejam eles produtores ou consumidores, para analisar suas
necessidades e verificar se os produtos, servios e mtodos de acesso e distribuio
oferecidos so satisfatrios. Podem ser necessrias adequaes nos formatos de
dados, nos suportes, na infraestrutura tecnolgica, nas formas de distribuio e
acesso, no encaminhamento do objeto digital para preservao, e outras. Essa
interao pode ser obtida atravs questionrios de avaliao, reunies ou interaes
individuais e desenvolvidas no processo de uso. A partir desses dados, possvel
analisar as informaes coletadas e adequar os processos e estratgias s
necessidades levantadas.
As TIC afetam diretamente a gesto, pois todos os processos de
preservao digital esto inseridos no ambiente tecnolgico. O acompanhamento
pela EMN e pelas EME das mudanas que ocorrem no hardware, no software, nos
suportes e nos formatos essencial para analisar a aplicao das melhores
estratgias de preservao e quando isso se torna necessrio.
O processo deve envolver tambm o monitoramento e avaliao das
tecnologias digitais emergentes, das novas plataformas de hardware e software, de
novos formatos, novos suportes de armazenamento, novas tecnologias de acesso,
entre outras, buscando se antecipar a essas inovaes. O monitoramento tambm
deve estar voltado para a identificao das tecnologias digitais que esto se

tornando obsoletas e que afetam os processos e os aspectos da preservao digital

dentro da IES.
As TIC tambm so importantes no processo de monitoramento
informacional na medida em que podem fornecer, com as ferramentas tecnolgicas,
informaes que auxiliaro as atividades de anlise e avaliao das necessidades
de mudanas, de maneira gil. Entretanto, as pessoas envolvidas nesse processo
so essenciais, pois so elas que, com competncia, garantindo o cumprimento dos
objetivos e das polticas de preservao digital da instituio, utilizaro as
ferramentas, interpretaro as informaes fornecidas e definiro as mudanas
necessrias nas atividades de preservao digital.
O ambiente externo envolve todos os outros fatores que podem
influenciar a necessidade de mudanas nos processos de gesto, tais como novas
leis relacionadas preservao digital, direitos autorais e outras. Isso exige da IES
um acompanhamento dos especialistas em domnio da instituio e dos
especialistas em informao.
A partir de todos os processos apresentados, o modelo proposto
busca subsidiar as IES nas atividades envolvidas na preservao digital, tratando de
todos os aspectos que, juntamente com as TIC, compem o ambiente adequado
para preservar os objetos digitais essenciais para a instituio e para as pessoas,
que no futuro necessitaro das informaes armazenadas em meio digital. O modelo
pode ser aplicado e adaptado a vrios tipos de objetos digitais que esto presentes
nas IES, bem como para instituies que no desenvolvam atividades em todas as
reas do ensino superior (ensino, pesquisa e extenso).
Como se observa nesta pesquisa, por meio dos estudos sobre as
iniciativas nacionais de preservao digital, as IES, no Brasil carecem de modelos
de gesto para a preservao digital. Dessa forma, o modelo apresentado, por ser
flexvel e envolver todos os aspectos da preservao digital, busca preencher a
lacuna existente.

CONSIDERAES FINAIS
Esta pesquisa foi motivada pela necessidade de se entender os

aspectos que envolvem a preservao digital, seus desafios, e a abordagem deste
assunto pelas instituies, especificamente as IES no Brasil, diante das mudanas e
dos avanos que ocorrem na sociedade atual, principalmente aquelas relativas s
TIC.
Na literatura, foram pesquisados os conceitos e as iniciativas
relacionadas preservao digital, a partir dos quais se observou que vrios
aspectos a envolvem. Tambm foi possvel constatar uma carncia de aes
voltadas para a preservao das informaes digitais, nas IES brasileiras, e a
inexistncia de um modelo de gesto que aborde todos os seus aspectos.
Nesse sentido, o objetivo desta pesquisa contribuir para a rea de
Cincia da Informao, por meio da proposta de um modelo processual de gesto
para a preservao digital, a partir dos principais modelos de gesto da informao.
O modelo teve como premissa abordar todos os aspectos da preservao digital
atravs de um conjunto de processos que atendesse as necessidades das IES.
O objetivo foi atingido por meio do desenvolvimento dos objetivos
especficos, que permitiu examinar os desafios e ameaas para a preservao digital
e analisar os conceitos e as caractersticas da informao, da informao digital, do
conhecimento, da gesto da informao, dos modelos de gesto da informao e da
cultura organizacional. Na etapa seguinte, foram apresentados os conceitos de
preservao digital, suas caractersticas e as iniciativas nacionais e internacionais
mais relevantes, que possibilitaram a identificao dos principais aspectos que
envolvem a preservao digital. Tendo como foco da pesquisa as IES do Brasil e, a
partir de suas caractersticas, dos aspectos construdos e dos modelos
apresentados, prope-se um modelo de gesto dos processos envolvidos na
preservao digital e o modo pelo qual os aspectos se relacionam com cada
processo, de acordo com as caractersticas e necessidades das IES.
A partir desses estudos, a pesquisa apresenta um conjunto de 16
aspectos relacionados preservao digital, divididos em trs grupos, a partir dos
quais se elaborou, com apoio nas TIC e inserido na cultura organizacional, uma
representao denominada Contexto da preservao digital:

Aspectos
organizacionais:
Responsabilidades;
Equipe
Objetivos
da
multidisciplinar;
instituio;
Recursos
financeiros; Autenticidade; Poltica de Preservao Digital.
Aspectos legais: Leis; Direitos autorais; Atos administrativos.
Aspectos tcnicos: Seleo, descarte e manuteno; Modelos,

padres e iniciativas; Infraestrutura tecnolgica; Repositrios
Institucionais; Estratgias de preservao; Suporte; Metadados.
A preservao digital est relacionada com a cultura organizacional,

pois sua implantao envolve alm dos aspectos relacionados anteriormente,
mudanas na rotina, no comportamento, nos valores e nas atividades das pessoas e
dos grupos inseridos nas IES.
A partir dos aspectos, dos principais modelos de gesto da
informao e das caractersticas das IES, a pesquisa prope um Modelo Processual
de Preservao Digital para Gesto da Informao composto de sete processos:
identificao das necessidades; seleo, descarte e manuteno; organizao,
tratamento e armazenamento; desenvolvimento de produtos e servios; distribuio
e acesso; uso; monitoramento informacional. Em seu ambiente de desenvolvimento,
o modelo abrange os 16 aspectos e permeado pela cultura organizacional e pelas
TIC.
Por ser abrangente, dinmico e construdo a partir dos estudos
relacionados aos temas inerentes preservao digital, o modelo teve como
propsito no se restringir a um tipo de IES, informao ou objeto digital, mas
atender e adequar-se s caractersticas de cada instituio, tipo de informao e
objeto digital, e auxiliar as IES na organizao da estrutura necessria para a
preservao digital.
Com a representao do Contexto da preservao digital e com o
Modelo Processual de Preservao Digital para Gesto da Informao, possvel
tecer consideraes sobre a gesto e os aspectos que envolvem a preservao
digital.
Um dos primeiros passos para a implantao de um modelo de
gesto para a preservao digital a insero, por parte das IES, da preservao
digital em seus objetivos, iniciando assim a consolidao de uma cultura de
preservao digital na cultura organizacional e o fortalecimento das polticas para a
rea. Essa insero se torna mais importante nas IES, principalmente nas

universidades pblicas, que tm como caracterstica as mudanas peridicas de

seus gestores e que, portanto, sofrem alteraes em suas polticas, seus objetivos
especficos, suas metas, suas aes e suas prioridades.
Dessa forma, a preservao digital deve estar inserida nos objetivos,
nas polticas e nos projetos de Tecnologia da Informao (TI) das IES, abrangendo
os aspectos culturais, organizacionais, legais e tcnicos, com normas e padres
estabelecidos e registrados por atos administrativos.
Outros fatores que contribuem para a consolidao do modelo so a
formalizao da estrutura de gesto para a preservao digital, principalmente com
a criao da EMN, de suas atribuies e de seus componentes, e o estabelecimento
de parcerias nacionais e internacionais com outras IES e projetos, com o objetivo de
trocar experincias e tornar mais rpida e eficiente a gesto dos processos
envolvidos na preservao digital. Por meio de parcerias, os resultados podem ser
obtidos com menor custo e em menor tempo, o que minimiza o risco de perdas de
objetos digitais diante da rapidez das mudanas nas TIC e do aumento das
informaes digitais.
O modelo
proposto deve abranger todos
os aspectos
da
preservao digital, com critrios e objetivos pr-estabelecidos e com normas e

procedimentos que sejam do conhecimento da IES, valendo-se de modelos
reconhecidamente aceitos, como o OAIS, e de padres de metadados abertos e
utilizados por outras instituies, como o DC e o METS.
Outra caracterstica importante da proposta que a participao do
usurio no modelo de gesto fundamental, pois seu perfil e suas necessidades
iro determinar, juntamente com as TIC e com a cultura organizacional, o modo de
funcionamento do modelo para cada tipo objeto digital a ser preservado.
Para a definio dos servios e produtos a serem desenvolvidos e
disponibilizados para os usurios, sugere-se a utilizao de critrios que dem
confiana aos usurios da qualidade dos produtos e servios, alm de garantir
recursos financeiros e capacitao tcnica IES para manter a integridade e a
autenticidade dos objetos digitais preservados, dando transparncia nas estratgias
de preservao digital aplicadas ao longo do tempo. Alguns critrios podem ser
destacados: o investimento permanente de recursos financeiros; o compromisso
poltico da IES com a responsabilidade de preservao; a transparncia nos

processos de gesto; a garantia da autenticidade dos objetos digitais sob custdia

da instituio; e a garantia de acesso aos objetos digitais preservados.
Com relao garantia de autenticidade do objeto digital sob
custdia das IES, um conjunto de requisitos pode ser utilizado para capacitar a
instituio na produo de cpias autnticas, como os utilizados no Projeto
Interpares. Juntamente com esses requisitos, prope-se a utilizao de um conjunto
de premissas para padronizao dos servios e produtos. Tais premissas se
traduzem em facilidade, eficincia, adaptabilidade e acessibilidade.
Sobre os aspectos legais, a pesquisa mostra a necessidade do
estabelecimento de leis mais especficas que garantam s IES, bem como s
organizaes que desejam preservar algum tipo de objeto digital, a legalidade com
relao s cpias necessrias para a preservao digital e a garantia dos direitos
autorais. Nesse sentido, ressalta-se a necessidade de reviso da Lei n 9.610, de 19
de fevereiro de 1998.
Por meio dos estudos das iniciativas nacionais e internacionais,
observou-se nesta pesquisa que a preocupao com a preservao digital maior
em pases da Europa, da Amrica do Norte e do continente Australiano. No Brasil,
especialmente as IES carecem de projetos, iniciativas e publicaes na rea, pois,
por ser uma rea de estudo recente, a preservao digital ainda requer maiores
discusses, revises e aprofundamentos, principalmente na aplicao prtica de
suas teorias.
Atualmente, um dos projetos consolidados e apresentados nessa
pesquisa, e que j possui uma insero no Brasil, por meio da UNICAMP, o
Projeto Interpares, que por suas caractersticas se mostra bastante engajado nas
questes relativas preservao digital. Nesse sentido, sugere-se que as IES que
desejam preservar as informaes digitais faam parte de projetos desse porte ou
pelo menos acompanhem seu desenvolvimento.
A preservao digital, por envolver diversos aspectos relacionados a
especialidades distintas, necessita do envolvimento de profissionais de vrias reas
da IES, que devem estar comprometidos com o trabalho em equipe, atravs da EMN
e das EME.
A capacitao profissional do pessoal envolvido essencial diante
das constantes mudanas e avanos das TIC. Alm de cursos e treinamentos, uma
da formas de capacitar o intercmbio de experincias com outras instituies e a

participao efetiva das IES nos projetos e iniciativas nacionais e internacionais.

Dessa forma, os profissionais podero conhecer novas solues, trocar experincias
e atualizar os processos de gesto nos quais esto envolvidos.
Como a assimilao de uma cultura de preservao digital, nas
instituies e nas pessoas, passa pelo conhecimento das caractersticas da
informao digital, das ameaas e dos aspectos envolvidos na preservao digital,
uma forma de tratar esta questo implantar, nas IES, programas que promovam a
divulgao de informaes sobre preservao digital, atravs de palestras, cursos,
reunies, etc.
Por serem recentes as pesquisas relacionadas preservao digital,
principalmente no Brasil, futuros estudos podem ser desenvolvidos nessa rea,
como os que se sugerem a seguir e que podem dar continuidade a esta pesquisa.
Inicialmente, destaca-se, como estudo subsequente, o detalhamento
dos aspectos relacionados preservao digital, propostos no Contexto da
preservao digital, presentes no captulo 3, a partir da sua particularizao para os
diferentes tipos de informao e de objetos digitais nas IES. Entre eles citam-se o
detalhamento de questes relacionadas autenticidade, aos direitos autorais, s
estratgias
de preservao,
aos
modelos,
aos
padres,
aos
repositrios
institucionais e aos metadados.

Nessa mesma linha, os processos que fazem parte do modelo de
gesto tambm podem ser detalhados e especificados, de acordo com as
caractersticas da IES e dos tipos de informao e de objetos digitais a serem
preservados, particularizando os processos para cada necessidade.
Acrescente-se ainda, como possibilidade de desdobramento desta
pesquisa, o estudo da extenso deste modelo para outros tipos de instituies ou
organizaes.
Como a preservao digital tem uma relao direta com as TIC e
ambas se inserem na cultura organizacional, sugere-se ainda a continuidade desta
pesquisa por meio de estudos sobre a influncia da cultura organizacional e de seus
elementos na preservao digital e vice-versa, e o modo pelo qual a primeira
contribui para a implantao do modelo, num ciclo espiral de influncia mtua.
Os desafios so inmeros e de naturezas distintas e a demora na
implantao de projetos de gesto em preservao digital pe em risco a
integridade, a autenticidade e a recuperao de informaes digitais importantes

para as IES, com a possibilidade de perdas futuras irreversveis. Torna-se, pois,

imprescindvel que as instituies se conscientizem da necessidade da implantao
de um modelo de gesto para a preservao digital.
Considerando a relevncia das questes estudadas para as IES e
para a sociedade, a pesquisa teve por proposta contribuir para a rea da Cincia da
Informao por meio de um estudo terico e metodolgico dos aspectos e dos
processos inerentes preservao de objetos digitais, abordando questes
interdisciplinares, como a Cincia da Computao, a Administrao, o Direito, entre
outros. Teve como contribuio principal a proposio de um modelo de gesto para
a preservao digital nas IES que trata de temas relacionados rea, como: TIC,
IES, cultura organizacional, gesto da informao, informao digital, processos,
modelos, monitoramento informacional e polticas.
O
modelo
processual
proposto,
pelas
caractersticas
apresentadas, serve de base para que diferentes IES possam formular suas polticas
de preservao digital e a partir delas implementar os processos necessrios para a
gesto dos objetos digitais sob sua custdia, preservando assim um patrimnio
importante produzido por sua comunidade.

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UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA

JOS CARLOS ABBUD GRCIO

PRESERVAO DIGITAL NA GESTO DA INFORMAO:

JOS CARLOS ABBUD GRCIO

PRESERVAO DIGITAL NA GESTO DA INFORMAO:

Tese apresentada ao Programa de Ps-Graduao

Grcio, Jos Carlos Abbud.

JOS CARLOS ABBUD GRCIO

minha esposa Maria Cludia Cabrini Grcio, que nos

Aos meus filhos Caio e Paula, razo de ser da minha vida

GRACIO, J. C. A. Preservao digital na gesto da informao: um modelo

GRACIO, J. C. A. Digital Preservation in Information Management: a processual

Figura 2. Modelo processual de administrao da informao......................................

Figura 3. O processo de gerenciamento da informao................................................

Figura 4. Tarefas do processo de gerenciamento de informaes................................

Figura 5. O dilema dos suportes modernos...................................................................

Figura 6. Contexto da preservao digital......................................................................

Figura 7. Aspectos da preservao digital.....................................................................

Figura 8. Modelo de ambiente do OAIS.........................................................................

Figura 9. Obtendo informao do dado..........................................................................

Figura 10. Arquivo OAIS para dados externos...............................................................

Figura 11. Modelo funcional OAIS.................................................................................. 131

Figura 13. Degradao do objeto digital ao longo de sucessivas migraes................. 157

Figura 15. Modelo processual de preservao digital para gesto da informao........

Figura 16. Organograma das equipes multidisciplinares...............................................

Figura 17. Processo de identificao das necessidades................................................ 178

Figura 19. Processo de descarte e manuteno............................................................

Figura 20. Tratamento e armazenamento para objetos digitais novos..........................

Figura 22. Tratamento e armazenamento para objetos digitais descartados................

Figura 23. Desenvolvimento de produtos e servios...................................................... 196

Figura 25. Processo de uso............................................................................................ 201

Quadro 2. Elementos da cultura.....................................................................................

Quadro 3. Nveis da cultura............................................................................................

Quadro 4. Espcies de comportamento.........................................................................

Quadro 5. Estrutura para as atividades de preservao tradicional e digital.................

Lista de abreviaturas e siglas

Associao Brasileira de Normas Tcnicas

Creative Archiving at Michigan and Leed: Emulating the old

Consultative Committee for Space Data Systems

Compact Disk Ready Only Memory

CURL Exemplars in Digital Archives

Conselho Nacional de Arquivos

Copyright Office Electronics Registration, Recordation on

Dublin Core Metadata Initiative

Digital Preservation Europe

Digital Video Disk

Encoded Archival Description

Equipe multidisciplinar executiva

Equipe multidisciplinar normativa

Electronic Resource Preservation and Access Network

Foundation for Documents of Architecture

Federal Data Geographic Committee

Flexible Image Transport System

Global Information Locator System

International Electrotechinal Commission

Instituies de Ensino Superior

International Internet Preservation Consortium

International Research on Permanent Authentic Records in

International Organization for Standardization

Laboratrio de Mtodos Computacionais em Engenharia

Machine Readable Cataloging

Metadata Encoding and Transmission Standard

National Archives and Records Administration