POLTICA

RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES NO PROCESSO DE COMPRAS

OBJETIVO
O processo de compras das empresas TIM no Brasil tem como finalidade o suprimento de produtos e
servios que permitem a otimizao do custo global, assegurando ao mesmo tempo, requisitos de
competitividade, qualidade, segurana, responsabilidade scio-ambiental dos bens adquiridos e a
melhoria contnua dos relacionamentos das empresas com os fornecedores.
Para assegurar a maior vantagem competitiva para as empresas TIM no Brasil, em respeito aos
princpios acima indicados, o processo de compras dever ser realizado (i) mediante o confronto de
ofertas tcnico-econmicas dos fornecedores qualificados, segundo procedimentos estabelecidos pelas
empresas; (ii) imprimindo a tica comercial conduo de temas scio-ambientais; e (iii) prevendo um
adequado sistema de monitoramento e controle.

TICA COMERCIAL
No final de 2002, o Grupo Telecom Italia estabeleceu um sistema de regras e controles definidos
atravs do documento normativo denominado Modello Organizzativo 231. Na base deste sistema, se
encontra o Cdigo tico e de Conduta, inspirado nos princpios do Global Compact, promovido pela
ONU e onde so indicados os valores gerais os quais o Grupo faz referncia na conduo dos seus
negcios. Em 2005, foi definido o Modelo de Controle MO231 para as Sociedades externas, calcado
nos mesmos princpios e valores do Modello Organizzativo 231.
Em observncia a tais regras, todos os processos de compras das empresas TIM no Brasil so focados
no respeito s leis em vigor, nos princpios do Cdigo de tica no Modelo MO231, documentos
normativos internos relacionados a esta poltica e aos 10 princpios do Global Compact.

DESCRIO GERAL DA POLTICA

Sem prejuzo das condies acima expostas, o processo de compras dever ser desenvolvido
respeitando os princpios abaixo indicados:

TRANSPARNCIA DAS REGRAS E DECISES

As concorrncias devem ser promovidas em condies de iguais oportunidades entre os fornecedores
que, por produtos e servios homogneos, apresentem a critrio das empresas TIM envolvidas e por
meio de um processo de qualificao, requisitos tcnicos e organizacionais imprescindveis s
empresas, descritos em seus documentos normativos e comunicados aos potenciais fornecedores.
Alm das verificaes positivas sobre os requisitos de natureza tcnico-organizacional, para estar apto
a participar das concorrncias, o fornecedor potencial deve ter previamente declarado para si e para os
eventuais subcontratados autorizados, colaboradores e demais pessoas ligadas, a observncia dos
princpios tico-comportamentais contidos no Cdigo de tica das empresas TIM no Brasil.

SEGREGAO DE FUNES
A segregao de atribuies nas diversas fases operacionais e decisrias do processo, somada ao
rastreamento documental das escolhas feitas e dos atos imputados s funes de Compras,
representam os principais instrumentos de gesto para assegurar atividades corretas e transparentes,
que impeam condies de vantagem individual no cumprimento das atividades de compras. Em
particular:
- no mbito da funo de Suprimentos e Logstica, a responsabilidade de verificar, qualificar e gerir o
cadastro de fornecedores das empresas separada dos processos de iniciar, negociar e concluir, as
tratativas comerciais desenvolvidas com os fornecedores e com a conseqente celebrao dos
respectivos contratos;
- a responsabilidade de definir os volumes de fornecimento, bem como as caractersticas dos produtos e
servios a serem adquiridos/prestados das reas que os iro diretamente utilizar. Essas reas devem
redigir as especificaes tcnicas do fornecimento de modo claro, objetivo e completo, descrevendo as
funcionalidades que sero implementadas com a aquisio.

INTEGRIDADE
A empresa somente busca vantagens competitivas dos fornecedores, com base em comportamentos
idneos e, ainda, determina a seus colaboradores que as relaes com os fornecedores sejam
disciplinadas por critrios objetivos, empenhando-se em promover os princpios da competitividade,
legalidade, transparncia e integridade.
Cada colaborador da empresa orientado no sentido a manter os seus prprios interesses pessoais
separados daqueles das empresas, particularmente em relao a:
- solicitar, aceitar, oferecer ou garantir, direta ou indiretamente, qualquer vantagem pessoal relacionada
negociao, adjudicao e execuo dos contratos (de fornecimento, de prestao de servios, dentre
outros);
- violar o sigilo das informaes obtidas dos fornecedores, utilizando as mesmas para escopo de
atividades no relacionadas com o exerccio de sua atividade;
- utilizar informaes confidenciais dos fornecedores para buscar vantagens competitivas e utiliz-las de
modo oportunista para maximizar o sucesso das negociaes, em favor prprio ou de terceiros;
- repassar, a seu exclusivo critrio, informaes a outros fornecedores sobre um determinado
fornecedor ou o contedo da sua oferta.

RASTREABILIDADE DAS AES NO PROCESSO DE COMPRAS

Os procedimentos de compras, as especificaes tcnicas de produtos e servios, o plano de compras
e as normas para o controle dos fornecedores (qualificao e vendor rating) devem ser elementos
sempre presentes e considerados na atividade de compras, devendo ser rastreados e mantidos
disponveis para as atividades de controle interno.
Para cada produto ou atividade contratada, dever ser mantida a respectiva documentao que suporta
a integridade das operaes e das escolhas efetuadas, juntamente s respectivas funes.
Analogamente, junto s funes competentes, devero ser mantidos disponveis os documentos
comprobatrios do sucesso da atividade, de controle e verificao dos produtos e servios entregues ou
concedidos, instalados pelos fornecedores, cujo sucesso dever ser condicionante dos pagamentos.

COMPROMISSO COM A SUSTENTABILIDADE

O empenho das empresas TIM no Brasil para o respeito ao meio ambiente, a tutela dos direitos
humanos, dos padres nacionais e internacionais de trabalho e o combate corrupo indicado no
Cdigo de tica e no Modelo de Controle MO231.

Em coerncia com tais valores, as empresas TIM no Brasil solicitam a seus fornecedores, e promovem
em relao aos mesmos, inclusive em relao aos sub-contratados, o respeito dos seguintes princpios,
de acordo com as leis vigentes brasileiras:

DIREITOS DOS TRABALHADORES

- Trabalho infantil: as empresas TIM no Brasil participam do programa menor aprendiz, seguindo as
regras ali estabelecidas. Sendo esta a nica iniciativa neste sentido, no h nenhum outro tipo de apoio
para o emprego de pessoas com menos de 18 anos de idade.
- Trabalho forado: expressamente vedada qualquer forma de trabalho ou servio no-voluntrio,
obtido sob ameaa ou como forma de anulao de um dbito. Alm disso, as empresas TIM no Brasil
no solicitam, sob nenhuma hiptese, que os colaboradores deixem qualquer tipo de depsito durante
relao de trabalho mantida.
- Sade e segurana: so assegurados, sob todas as formas, o pleno respeito s previses legislativas
em matria de sade e segurana no trabalho, destinadas a prevenir possveis acidentes de trabalho e
danos sade ligados ao exerccio da atividade de trabalho. Existe a nomeao de um representante
responsvel pela sade e segurana, e tambm, pela implementao das medidas destinadas a
garanti-las. A cada colaborador informado, no momento de sua contratao sobre a poltica e os
procedimentos de sade e segurana no trabalho.
- Liberdade de associao e direito negociao coletiva: assegurado aos trabalhadores o direito de
constiturem e/ou aderirem s organizaes sindicais para a tutela dos interesses individuais e coletivos.
As empresas TIM no Brasil reconhecem amplamente o papel do sindicato representante dos
trabalhadores.
- Discriminao e assdio: expressamente vedada qualquer forma de discriminao em relao
contratao, remunerao, acesso formao, promoo, demisso ou aposentadoria, em relao
raa, classe social e/ou econmica, nacionalidade, religio, invalidez, sexo, orientao sexual, filiao
sindical, poltica e idade. No permitido nenhum tipo de comportamento sexualmente coercitivo,
ameaador, ofensivo ou que vise explorao do indivduo.
- Procedimentos disciplinares: as empresas TIM no Brasil no realizam e no permitem a utilizao de
punies corporais, coeres mentais, fsicas e abusos verbais.
- Valorizao da diversidade: as empresas TIM no Brasil reconhecem que a diversidade um valor e
uma prtica a ser promovida em todas as suas relaes com os fornecedores, no realizando ou
permitindo qualquer expresso ou forma de discriminao negativa e constrangedora, em todas as
esferas de sua cadeia de valor. As empresas TIM no Brasil incentivam a adoo de uma postura de
respeito e valorizao das diferenas, assim como o reconhecimento e o combate a situaes de
injustia contra grupos historicamente menos favorecidos devido a fatores como orientao sexual,
origem tnica, gnero, condio de deficincia, faixa etria, entre outros. As empresas TIM no Brasil
acreditam na diversidade, como forma de manter um ambiente de trabalho saudvel e uma organizao
competitiva com o mercado.
- Horrio de trabalho: toda a organizao do horrio de trabalho realizada conforme as leis
trabalhistas vigentes no Brasil e os acordos estipulados com as organizaes sindicais sob o tema,
inclusive com referncia ao descanso semanal e realizao de trabalho extraordinrio.
- Remunerao: a remunerao efetuada aos colaboradores prprios est em conformidade com as
previses dos acordos coletivos, referente aos valores mnimos e modalidades de distribuio.
Eventuais dedues sobre a remunerao, previstas como sanes disciplinares, esto tambm em
conformidade com a legislao trabalhista vigente e com as previses do acordo coletivo aplicado. Na
folha de pagamento fornecida aos trabalhadores esto descritos, detalhadamente, os itens que
compem a sua remunerao. No permitida a utilizao de tipologias contratuais contrrias s
disposies das leis ou destinadas a evitar as proibies e as obrigaes previstas pelas normas atuais.

GERENCIAMENTO DOS IMPACTOS AMBIENTAIS

As empresas TIM no Brasil consideram o respeito s normas ambientais como um dos critrios
obrigatrios na contratao de seus fornecedores, e no estabelece ou mantm relaes comerciais

com aqueles que possuem sanes em matrias ambientais por parte dos rgos regulatrios
competentes.
As empresas TIM no Brasil buscam promover o melhoramento da performance ambiental dos prprios
fornecedores e a adoo de solues que permitam melhorar o perfil ambiental dos produtos e servios
fornecidos, entre eles: a otimizao do consumo energtico, a reduo de materiais perigosos
utilizados, a reduo das emisses de gases, a utilizao de materiais reciclados ou recuperados e a
gesto dos descartes dos resduos gerados.

SISTEMA DE CONTROLE
A integridade e a transparncia no relacionamento pr-contratual e contratual que as empresas
possuem com seus fornecedores devem ser asseguradas, alm do que j foi indicado acima, por uma
de rede de controles a serem efetuados no mbito do processo de qualificao e de compras e tambm
na entrega dos bens e servios.
Na fase de qualificao, o atendimento a todos os requisitos previstos nos procedimentos da empresa
para a inscrio no cadastro de fornecedores, deve sempre ser confrontado pelas verificaes objetivas
e documentais.
Todo o processo de compras dever ser integrado atividade de assessment interno voltado para:
- verificar o respeito aos princpios gerais de compras;
- prestar contas, periodicamente, sobre a atividade de compra, para os rgos internos (ex: auditoria
interna, SOx, dentre outros); e
- monitorar o nvel de servio no relacionamento entre os fornecedores e clientes internos.
Em relao a um modelo de avaliao do risco, medido com base em aspectos especficos (ex:
complexidade tecnolgica, inovao, volume de compras, segurana, impacto ambiental, dentre outros),
os fornecimentos de produtos e servios considerados com risco so:
- os aceitos mediante o sucesso dos controles de conformidade efetuados pelos colaboradores internos;
e
- submetidos a um monitoramento de vendor rating que avalia, de forma abrangente, a qualidade da
relao contratual (qualidade tcnica, qualidade comercial e qualidade administrativa).
Os controles de conformidade, assim como aqueles previstos no mbito do monitoramento de vendor
rating, devem prever tambm a verificao de requisitos relacionados ao gerenciamento dos impactos
ambientais (ex: tratamento e eliminao de resduos, respeito aos direitos humanos e da segurana no
trabalho, dentre outros). Tais verificaes contribuem para a avaliao abrangente dos fornecedores e
no caso de que esta resulte inferior mdia estipulada contratualmente, determinam a adoo de
medidas contratuais (ex: aplicao de penalidades e restries, diminuio dos volumes de
fornecimento contratados, dentre outros) e, nos casos de maior gravidade, a resciso do respectivo
contrato e a excluso do cadastro de fornecedores da empresa.
garantida aos fornecedores, a possibilidade de assinalar eventuais violaes dos princpios e dos
procedimentos acima reportados. O rgo competente para a recepo de tais indicaes o Canal de
Denncia (endereo de e-mail: comitedeauditoria@timbrasil.com.br). As comunicaes, que sero tratadas
com o devido sigilo, devem ser oportunamente verificadas e demonstrveis, seja mediante adequada
descrio dos fatos e das pessoas envolvidas, seja pela apresentao de documentos que evidenciem
a violao.
Eventuais dados transmitidos pelos fornecedores e que sejam relativos a pessoas identificadas ou
identificveis devem ser utilizados pela empresa somente para a finalidade de responder s questes
dos fornecedores e sero comunicadas a terceiros somente se anteriormente autorizado e necessrio a
tal fim.

Publicao: 24 de junho de 2009