Centro Universitrio Leonardo da Vinci

Educacional Leonardo Da Vinci

PROJETO DE EXTENSO

PLANEJAMENTO DE ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS

Educacional Leonardo Da Vinci

ORGANIZAO DE ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS

RESUMO:
Os ambientes organizacionais de carter privado ou pblico possuem atividades administrativas que
so essenciais para o alcance dos resultados organizacionais. Dessa forma, o planejamento,
organizao e implementao das atividades administrativas fundamentam a eficcia das atividades
organizacionais. Diante dessa perspectiva, o presente projeto tem o objetivo de realizar o
planejamento, organizao e implementao de atividades administrativas de instituies envolvidas
com programas sociais. Para isso, os bolsistas realizaro atividades socioeducativas com vistas a
contribuir em um ou mais temas relacionados: solues de layout dos ambientes organizacionais;
implementao do 5s; organizao e atualizao de banco de dados; apresentao de estratgias de
atendimento ao pblico; implementao de registros, tais como atas e relatrios de atividades. Com
a realizao deste projeto, pretende-se contribuir com a eficincia e eficcia das atividades
administrativas com vistas para o desenvolvimento das instituies envolvidas. Neste sentido, a
mediao do projeto aqui apresentado ser realizada pelos acadmicos da UNIASSELVI,
beneficiados pelo Programa de Bolsas Universitrias de Santa Catarina UNIEDU, compreendendo
20 horas a serem cumpridas em aes sociais.
Palavras-chave: Atividades administrativas. Planejamento. Organizao. Implementao.
O ambiente organizacional est inserido numa srie de dinmicas sociais e econmicas que
exigem dos gestores ateno para a tomada de deciso. Por isso, o planejamento de atividades
administrativas uma ferramenta essencial para a compreenso das dinmicas sociais e econmicas
e para a tomada de deciso.
No que diz respeito s organizaes sociais, compreende-se que os gestores das mesmas
possuem suas responsabilidades inclinadas para a resoluo de demandas de diversas ordens. Por
conta disso, o planejamento das atividades administrativas contribui com a eficcia das iniciativas
sociais pelo ponto de vista de sua sistematizao.
Para tanto, este projeto de extenso tem o objetivo de realizar o planejamento, organizao e
implementao de atividades administrativas de instituies envolvidas com programas sociais. Os
bolsistas realizaro atividades socioeducativas com vistas a contribuir em um ou mais temas
relacionados: solues de layout dos ambientes organizacionais; implementao do 5s; organizao
e atualizao de banco de dados; apresentao de estratgias de atendimento ao pblico;
implementao de registros, tais como atas e relatrios de atividades.
apresentado ao longo projeto os locais onde o este pode ser implantado, alm da
metodologia das aes a serem realizadas junto as instituies sociais.

OBJETIVOS

Objetivo geral:
Realizar o planejamento, organizao e implementao de atividades administrativas de instituies
envolvidas com programas sociais.
Objetivos especficos:
propor solues de layout dos ambientes organizacionais;
apresentar os princpios do 5s;
organizar e atualizar banco de dados;
articular propostas de fomento ao relacionamento interpessoal;
elaborar roteiro de sistematizao de atividades.

JUSTIFICATIVA
Sabe-se que as instituies envolvidas com programas sociais so essenciais para o
desenvolvimento das pessoas e fortalecimento da cidadania. Por conta disso, verifica-se a pertinncia
dos acadmicos da UNIASSELVI, beneficiados pelo Programa de Bolsas Universitrias de Santa
Catarina UNIEDU, contriburem com a organizao das atividades administrativas destas
instituies, com foco na manuteno e melhoria das mesmas. Na rea de estudo da administrao
so apresentadas diversas estratgias para tornar as atividades administrativas ainda melhores e
garantir a eficincia e eficcia dos objetivos organizacionais. Encontra-se nesta concluso a
pertinncia do presente projeto.
LOCAL ONDE O PROJETO PODE SER APLICADO
Entidades religiosas: Parquias, comunidades, grupos de jovens, Conselhos pastorais, Paroquiais
(CPPs), catequese, evangelizao e outros.
Organizaes no Governamentais (ONGs): Asilos, orfanatos, casas lares, centros de atendimento
ao menor, rede feminina.
Grupos sociais organizados: Terceira idade, sindicatos, associaes de bairros e outros.

METODOLOGIA
No primeiro contato com o representante do local a receber o projeto, o acadmico deve
identificar as necessidades de organizao das atividades administrativas da instituio. Em seguida,
o acadmico prope a realizao de uma ou mais atividades relacionadas abaixo:

organizao de ambientes organizacionais. Observar orientaes sobre a atividade no
Anexo I, que trata sobre implantao de 5s;

implementao do 5s. Observar orientaes sobre a atividade no Anexo I, que trata sobre
implantao de 5s;

organizao e atualizao de banco de dados. Nesta atividade, o bolsista deve implementar
a atualizao de banco de dados de informaes que o gestor da instituio considere
importante. A atualizao do banco de dados deve ser realizada em planilha de Excel ou Word,
de maneira objetiva e sistematizada;

apresentao de estratgias de atendimento ao pblico. Nesta atividade, o bolsista deve
apresentar iniciativas que contribuam com o bom atendimento do pblico-alvo da instituio.
Entre as iniciativas, o bolsista pode realizar uma palestra com os colaboradores da instituio
sobre postura cordial, ateno, hospitalidade, arte de bem receber etc. Ver no Anexo II - Dicas
sobre o bom atendimento;

implementao de registros tais como atas, relatrios de atividades. Nesta atividade, o
bolsista deve implementar, junto ao coordenador da instituio, os documentos de registros,
tais como atas, relatrios etc.
CRONOGRAMA DA APLICAO DO PROJETO
ETAPA
1

AO

DETALHAMENTO

Planejamento

Primeiro contato com a instituio

para levantamento das necessidades e
planejamento das atividades.
Elaborao da proposta de atividades
a
serem
implementadas
e
apresentao da proposta para a
instituio.
Em parceira com os responsveis da
instituio, o acadmico deve colocar
em prtica as aes planejadas.
Total

Organizao
2

Implementao

C/H
5

10
20h

ANEXO I
IMPLANTAO DE 5S EM ESCRITRIOS
Principais atividades e benefcios do 5S em reas administrativas
Seiri Senso de utilizao
Principais atividades
Descarte de recursos e documentos obsoletos
Reduo de papis sobre mesas e armrios
Reduo do consumo de itens de escritrio (caneta, papel, tinta de impressora, toner de
copiadora, energia para iluminao e ar condicionado, copos descartveis, etc.).
Principais benefcios
Reduo, e at eliminao, do desperdcio
Melhor utilizao dos espaos.
Seiton Senso de organizao
Principais atividades

Reviso do layout;
Identificao e sinalizao de compartimentos e ambientes;
Definio de locais de guarda;
Ordenao dos recursos e dos documentos nas mesas, armrios e locais fechados.

Principais benefcios:
Reduo do tempo e dos desgastes fsicos e mentais para acessar quilo que se deseja, gerando
maior produtividade.
Seiso Senso de limpeza
Principais atividades:
Reciclagem de papis;
Coleta seletiva;
Manuteno da limpeza em espaos de uso coletivo como sala do caf, copiadoras, reunio e
banheiros.
Principais benefcios:

Imagem positiva do ambiente

Bem-estar, incluindo os espaos coletivos.
Seiketsu Senso de sade e higiene
Principais atividades:
Padronizao de identificaes e sinalizaes;
Avaliao da ergonomia; organizao dos arquivos virtuais;
Definio de regras de convivncia;
Campanhas voltadas para a sade no relacionada ao trabalho (obesidade, dependncia qumica,
sedentarismo, stress, integrao do grupo, etc.).
Principais benefcios:
Estabelecimento de regras que beneficiam s pessoas
Preocupao com a higiene do trabalho (ergonomia)
Ampliao do 5S para os meios virtuais.
Shitsuke - Disciplina
Principais atividades

Levantamento de satisfao dos clientes internos e externos;

Cumprimentos de regras de convivncia;
Manuteno da ordem e da limpeza;
Tratamento adequado para os arquivos virtuais.

Principais benefcios:
Maior otimizao do tempo em funo de uma maior pontualidade;
Liberao de tempo para atividades pessoais fora do horrio de trabalho;
Aumento da satisfao dos clientes internos e externos;
Desenvolvimento de esprito de equipe.
Estratgia para a prtica do 5S em reas administrativas
A estratgia para estimular a prtica sistemtica do 5S em reas administrativas pode ser dividida
em duas dimenses:
1a Dimenso 5S do Ambiente Administrativo:
So as prticas do 5S desenvolvidas em tudo o que material, ou seja, no ambiente fsico. uma
boa forma para iniciar o 5S por conta das mudanas evidentes do ambiente, e por fazer com que as
pessoas usem seus sentidos naturais como mecanismo de aprendizagem e motivao.

1a. Dimenso 5S do ambiente administrativo

Seiri Combate ao desperdcio de recurso! Dicas de aplicao
Analise cada recurso que voc mantm no ambiente. Retire todas as coisas e documentos das
gavetas, armrios e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que voc usa. Mantenha
prximo de voc apenas o que voc usa com muita frequncia e na quantidade adequada. O que
voc usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras
pessoas. Aquilo que voc no usa mais descarte do ambiente, enviando-o para possveis
interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histrico de consumo justifica a manuteno da
quantidade observada no local.
Evite excessos. Tenha somente o necessrio e na quantidade necessria.
Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.
Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que voc no usa com frequncia.
Mantenha as instalaes e os recursos em boas condies de uso, de forma que no gerem riscos ou
perdas.
Seiton Combate baguna e ao desperdcio de tempo! Dicas de aplicao
Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso mvel,
visando facilidade de acesso, a reposio, a segurana, o conforto e a preservao. Isto inclui
objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, palet, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc.
Guarde os recursos de forma que seja fcil a sua localizao visual. Recursos colocados por trs,
muito acima ou muito abaixo da linha de viso do usurio na posio de p, obrigando-o a inclinarse ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localizao visual.
Evite misturar recursos de caractersticas muito diferentes ou largar os recursos teis diretamente no
piso ou sobre armrios.
Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para
voc e para outras pessoas que frequentam o ambiente ou utilizam os recursos. A identificao
tambm deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos tenham a mesma facilidade de
acesso que voc.
Facilite a localizao e o acesso aos recursos e documentos fsicos, aperfeioando a identificao e
sinalizao.
Guarde os recursos de acordo com a frequncia de uso. Aquilo que voc usa de vez em quando
pode ser guardado de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trs, desde
que o acesso no cause maiores transtornos e seja em no mximo 30 segundos. Aquilo que voc usa
com frequncia deve ser acessado em, no mximo, 8 segundos.

Evite empilhamento de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o acesso e a reposio,

facilitando a desordem.
Quando o volume incompatvel com o espao reduza o volume, aumente o espao ou utilize
melhor o espao vertical.
Discuta com os demais usurios do ambiente a melhor forma de organizar os recursos permanentes
para facilitar o acesso, a circulao, a limpeza, a segurana e o conforto.
Seiso Combate sujeira! Dicas de aplicao
A melhor pessoa para manter o ambiente limpo voc. A limpeza feita pelo prprio usurio do
ambiente contribui para a reduo da sujeira, o combate fonte de sujeira, a identificao e
eliminao de locais de difcil acesso, a identificao de problemas de conservao, a identificao
de malefcios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.
Mesmo quando a limpeza do ambiente feita por pessoal especializado, cabe a voc evitar a
gerao de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde.
Use adequadamente os locais de uso coletivo, como banheiros, copa, espao do caf, salas de
reunio, mquina copiadora, impressoras compartilhadas, corredores, etc. Caso estes ambientes
ofeream limitaes para se manterem limpos, procure o responsvel e d sugestes de melhorias
(conservao, lixeiras, papel, layout, avisos, odor, recursos para a limpeza, tapetes, etc.). Sempre
que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros.
Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inteis ao ambiente para facilitam a manuteno
da limpeza e a remoo do material descartado (quantidade, localizao, conservao, higiene, tipo,
tamanho, sinalizao, identificao, frequncia de retirada do lixo e prtica da coleta seletiva. D
sugestes de melhorias.
Seiketsu Um ambiente de trabalho mais saudvel
Dicas de aplicao
Identifique os recursos de acordo com um padro. Caso ainda no existam alguns deles, d
sugestes.
Discuta com a equipe as Regras de Convivncia para os comportamentos que incomodam algumas
pessoas, at chegar a um consenso.
Tenha uma preocupao efetiva e proativa com relao sade e higiene do trabalho. Verifique se
existem problemas de ergonomia. Se h desconfiana, solicite um estudo de um especialista.
Invista na sua sade fsica e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e
calados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exerccios de relaxamento; Previna e/ou
elimine doenas contradas fora do trabalho (obesidade, dependncia qumica, cncer, stress,
sedentarismo, etc.); Crie o hbito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizaes,

torneio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decorao adequada para o seu ambiente
(quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.
Shitsuke Atitudes de qualidade
Dicas de aplicao
Honre a sua palavra. Ela sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na
data e horrio definidos. Na impossibilidade, faa contato o mais rapidamente possvel com as
pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e at estabelecendo um novo acordo, quando for o
caso. Evite repetir impontualidades.
Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranas. Aquilo que voc
no concorda, apresente sugestes aos responsveis, mas respeite o que foi consensado e/ou
definido.
Analise se as suas atitudes esto prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde
e tente mudar a forma de agir quando a sua conscincia reconhece isto. Pea o apoio das pessoas
mais prximas, pois no fcil mudar um hbito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.
Fonte: PDCA. Implantao de 5s em escritrios. Disponvel em:
<http://www.pdca.com.br/site/como-se-implanta-o-5s/14-implantacao-de-5s-em-escritorios.html>.
Acesso em: 03 ago. 2015.

ANEXO II
Quinze dicas para atender bem
Um bom atendimento essencial para manter a satisfao e a fidelidade do cliente. Veja um
roteiro a ser usado no comrcio.
O consumidor nunca deve sair da empresa com a impresso de que foi mal atendido. Isso
porque uma pessoa pode contar sua experincia negativa (ou positiva) a diversas outras, que contaro
a outras, e assim por diante.
Por isso, a funo de atender jamais pode se mostrar rotineira. Constitui srio erro definir o
atendimento ao cliente como trabalho de rotina.
Este pensamento acaba reduzindo a importncia dessa funo e inibindo a capacidade criativa
de quem o executa. A rotineirizao da tarefa atendimento prejudicial para o funcionrio e, logo,
para a empresa, pois o cliente seria apenas mais um no meio de toda uma gama de consumidores.
Pelo contrrio, todo cliente exige um tratamento diferenciado, pois cada um tem necessidades
diferentes. O importante faz-lo se sentir especial.
Para isso, apresentam-se algumas dicas para manter um bom relacionamento com o cliente:
1 - Seja consciente e corts
Atenda bem a qualquer pessoa que se dirigir padaria. Para isso, esquea seus prprios preconceitos.
Pare de formar impresses antecipadas e distorcidas dos clientes. O tratamento senhor ou senhora
deve ser dirigido mesmo a jovens, a no ser que o cliente o autorize a cham-lo por voc.
2 - D as boas-vindas
Cumprimente a todos com um sorriso. Esse um modo de nos mostrarmos agradveis e receptivos,
o que facilita o contato com o cliente. Sempre que possvel, chame-o pelo nome, procurando
pronunci-lo corretamente.
3 - Atenda de imediato
Nunca deixe uma pessoa esperando, principalmente se o servio que estiver fazendo no tiver relao
com o assunto que o cliente ir tratar. Para quem espera, um minuto torna-se uma eternidade. H
pessoas que aguardam por dois minutos, e depois so capazes de dizer que esperaram por mais de
dez! No entanto, aps ter sido inicialmente atendida, a pessoa aguarda com mais calma.
Exemplo: uma cliente aguarda o atendimento do caixa, enquanto este est procurando o bloco de
notas para us-lo. Neste caso, bem mais simptico que o caixa olhe para a pessoa e diga: um
momentinho, j vou atend-la, em vez de nada dizer. Assim, ela fica ciente de que j foi vista e no
se sente rejeitada.
4 - Demonstre boa vontade

Mesmo fora de seu setor, cumprimente a todos. No s os colegas de trabalho, mas tambm os
clientes. A gentileza no precisa se restringir ao setor de atuao, mas pode (e deve) se estender a
toda a empresa. sempre gratificante para o consumidor ser reconhecido e cumprimentado.
5 - Dispense muita ateno ao cliente
Faa com que ele se sinta bem-vindo. Trate-o como algum importante para a empresa. Comentrios
agradveis valorizam a relao, mas nunca fale alm do necessrio, d tempo para que ele explique
o que deseja.
6 - Aja com rapidez
O tempo um fator importante na hora do atendimento. Geralmente, o cliente quer que sua
necessidade seja satisfeita o mais rpido possvel. Porm, cuidado para no passar a impresso de que
voc deseja se ver livre dele rapidamente. No confunda rapidez com descaso!
7 - Preste orientao segura
Muitas vezes o cliente fica inibido diante do funcionrio, por isso, deixe o consumidor vontade e
lhe preste um atendimento eficiente, orientando-o em sua compra de maneira clara e educada. Iniciar
o contato com uma expresso do tipo Em que posso servi-lo, senhor?, sempre bem aceita.
8 - Evite termos tcnicos
Se voc conhece a terminologia tcnica dos produtos que lida, deve abster-se de us-los quando se
dirigir aos clientes, sob o pretexto de confundi-los. Isso poderia causar incompreenso e
constrangimento ao consumidor. Abreviaes e siglas tambm devem ser evitadas. O ideal usar
expresses simples, pronunciadas em voz moderada e clara. importante que tenha pacincia caso a
pessoa queira uma informao. Se isso acontecer, repita-a quantas vezes forem necessrias. As
pessoas no so culpadas por deixar de entender determinada expresso.
9 - Jamais d ordens
Nunca, nunca mesmo, d uma ordem ao cliente. Ningum gosta de ouvir algo como O senhor tem
de assinar aqui. Uma expresso cordial tem mais valor: Por favor, o senhor poderia assinar nesta
linha ?.
10- Chame o chefe em casos especiais
Diante de um cliente autoritrio, que acha que dono da verdade, tente usar de sua habilidade para
atend-lo da melhor forma e para contornar qualquer mal-entendido. Caso perceba que uma
determinada situao pode piorar, procure ajuda de seu supervisor ou gerente.
11 - Evite atitudes negativas
Expresses negativas tendem a criar um clima negativo. O ideal evitar expresses como: no
pode, est errado, no deve.
12 - Fale a verdade

Nas informaes prestadas ao cliente, a verdade extremamente importante. Mesmo sendo

desagradvel, prefervel assumir uma falha, a passar ao cliente a impresso de que esconde
informaes ou omite problemas.
13- D ateno s reclamaes
Fique atento a qualquer reclamao, queixa ou sugesto vinda do cliente e encaminhe-as ao superior
imediato para verificao.
14 - Demonstre simpatia, como um bom carto de visitas
Lembre-se de que sua imagem corresponde a da empresa. Cuide de sua aparncia e vesturio, para
que esteja sempre apresentvel, mantendo-o limpo e bem cuidado, e do seu material de trabalho,
mantendo-o organizado. Use palavras cordiais e d informaes corretas.
15 - Garanta qualidade para seu ambiente de trabalho
Faa a manuteno diria da limpeza e cuide dos mveis e objetos de trabalho. Deixe sempre mo
os objetos de que necessita. Em um ambiente limpo e organizado, todos desempenham melhor suas
funes.
Fonte: SEBRAE Servio de Apoio Micro e Pequenas Empresas. Quinze dicas para atender
bem. Disponvel em: < http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/Quinze-dicas-paraatender-bem>. Acesso em: 04 ago. 2015.