ARTIGO

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS: TRAJETRIA DE

UM CONCEITO

Por:

Renato Tarciso Barbosa Sousa

renasou@unb.br
Professor Adjunto - Curso de Arquivologia e do Programa de Ps-Graduao
em Cincia da Informao da UnB
Especialista em Organizao de Arquivos pela USP
Mestre em Biblioteconomia e Documentao pela UnB
Doutor em Histria Social pela USP.

Resumo
Estudo sobre a trajetria do conceito de classificao de documentos arquivsticos. Buscou-
se a compreenso do seu desenvolvimento na literatura e no pensamento arquivstico.
Trabalhou-se com a idia de que a classificao em Arquivstica caracterizada, por um
lado, pela quantidade cada vez maior de documentos acumulados pelas instituies e, por
outro, pela necessidade de fundamentar as solues de organizao e recuperao dos
registros documentais nos princpios consagrados internacionalmente. Os vrios momentos
da classificao de documentos arquivsticos refletem, muitas vezes, o clima epistemolgico
da poca em que foram criados e aplicados.
Palavras-chave: classificao de documentos arquivsticos Arquivstica - Arquivologia.

Archival documents classification: trajectory of a concept

Abstract
Study on the trajectory of the concept of archival classification. It searched understanding of
its development in literature and the archival thought. That worked with the idea of the
classification in Archival Science is characterized, on the other hand, for the amount each
bigger record time accumulated for the institutions and, for another one, for the necessity to
base the solutions of organization and recovery of the documentary registers on the
principles consecrated internationally. The some moments of the archival classification
reflect, many times, the climate of the time where they had been created and applied.
Key-words: Archival Science, Archivology, classification of archival documents

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Introduo
Este texto dedicado compreenso do desenvolvimento do conceito de
classificao na literatura e no pensamento arquivstico. Os vrios momentos da
classificao de documentos arquivsticos refletem, muitas vezes, o clima epistemolgico da
poca em que foram criados e aplicados. O percurso feito buscou, tambm, apresentar a
discusso sobre problemas terminolgicos, que ultrapassam, comumente, a questo da
lngua e enveredam por diferenas conceituais e de tradies arquivsticas. Em seguida,
foram apresentadas as definies do conceito a partir das escolas de pensamento
arquivstico e discutidas as suas principais caractersticas. Por fim, delimitamos o problema e
apontamos alguns caminhos a serem seguidos.
O nosso foco no foi a descrio do desenvolvimento do saber arquivstico
sobre classificao, mas a investigao das bases tericas e metodolgicas desse processo.
A descrio serviu como instrumento dessa investigao, no foi um fim em si mesmo.
Procuramos os princpios, os requisitos e os fundamentos, pois empiricamente podemos
afirmar que as bases do processo classificatrio em Arquivstica so intuitivas. Esto, como
diz Dahlberg, ainda no status da arte.
Os princpios de respeito aos fundos e da ordem original, fundamentos caros
classificao em Arquivstica, foram tratados, neste texto, apenas de forma transversal, isto
, identificou-se seu nascimento e as repercusses no pensamento e na prtica dessa
disciplina do conhecimento humano.

A guisa de uma histria das classificaes de documentos arquivsticos

A organizao dos documentos tem sido um dos grandes temas da

Arquivstica contempornea. Podemos abord-lo a partir de dois aspectos. O primeiro
refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizaes,
que exige uma maior sofisticao dos esquemas de classificao. O segundo aspecto
vincula-se ao desenvolvimento terico da organizao de documentos arquivsticos. E o
aparecimento do princpio de respeito aos fundos o fator desencadeador de uma profunda
mudana na disciplina Arquivstica e no instrumental terico-metodolgico. Portanto, a

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classificao em Arquivstica passa a ser moldada, por um lado, pela quantidade cada vez
maior de documentos acumulados (produzidos ou recebidos) pelas instituies e, por
outro, pela necessidade de fundamentar as solues de organizao e recuperao dos
registros documentais nos princpios consagrados internacionalmente.

Podemos considerar, grosso modo, dois grandes perodos na histria das

classificaes de documentos arquivsticos. O primeiro, que percorre da Antiguidade at o
sculo XIX, e outro do sculo XIX at nossos dias. O marco da passagem , sem dvida
nenhuma, o estabelecimento dos princpios de respeito aos fundos e da ordem original.
No so perodos estanques, isto , prticas do primeiro perodo podem e so encontradas
no segundo. A organizao dos arquivos fundamentada no princpio de respeito aos fundos
s foi consolidada em meados do sculo XX. O reconhecimento da importncia dos
princpios fundamentais da classificao dos arquivos nem sempre se consolidou em uma
prtica. A histria registra e testemunha esse fato.

O primeiro perodo da histria das classificaes de documentos arquivsticos

Schellenberg (1973, p. 75) inicia um dos captulos de seu clssico Arquivos

modernos. Princpios e tcnicas com a seguinte afirmao desde que se comeou a
registrar a histria em documentos, surgiu para o homem o problema de organiz-los. Silva
et al. (1999, p. 28), nessa mesma linha, esclarecem que na realidade, ao longo dos tempos,
o Homem sempre teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar
meios eficazes para aceder ao respectivo contedo.
Embora o aumento da quantidade de documentos ocorresse no mesmo ritmo
do desenvolvimento das instituies e das relaes sociais, as obras que tratavam dos
princpios e das prticas de classificao apareceram, na Europa, somente mais tarde.
(HON, 1999, p. 220).
Segundo Duranti (1995, p. 4-5), a partir do sculo XVI, os mtodos de
ordenao passaram a basear-se nas funes que produziam documentos. Jacob von
Rammingen props os seguintes agrupamentos primrios dentro dessa perspectiva:
documentos relacionados aos assuntos de soberania territorial; documentos relacionados
com assuntos internos e documentos relacionados com assuntos externos. Cada

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agrupamento primrio era dividido em dois grupos: documentos relacionados com
assuntos gerais e documentos relacionados com casos de pessoas ou instituies.
As grandes concentraes de arquivos provocaram o primeiro golpe no
sistema tradicional. O agrupamento de acervos de origens variadas num mesmo depsito
atinge propores inusitadas, inclusive em entidades no governamentais.
Historicamente, o conceito de classificao em Arquivstica comea a
aparecer na literatura a partir do sculo XVII com o surgimento dos primeiros manuais com
normas escritas. (SILVA et al., 1999, p. 205-208). Os primeiros elementos de uma doutrina
nesta rea podem ser encontrados, de acordo com Duranti (1995, p. 9), no ltimo volume
da obra intitulada De Re Diplomtica, de Jean Mabillon, publicada em 1681. Tratava-se de
um mtodo sistemtico de investigao para determinar os fatos e eventos nos quais os
documentos se inseriam e no noes sobre organizao ou descrio.
Rousseau e Couture (1998, p. 49) esclarecem que a classificao dos
documentos foi objeto de muitas tentativas. Para agrupar os documentos utilizaram-se, ao
mesmo tempo, locais, formas simblicas, divises por tipos de documentos ou por
assuntos, a estrutura ou funes e atividades da instituio. Os arquivos dos Pases Baixos,
por exemplo, foram organizados por ttulos, tais como: espada, adaga, florete. Em
seguida, outra classificao compreendia as seguintes grandes divises: Moiss, Jetro,
Josu. Os arquivos do ducado de Uzs eram agrupados por meio de sries: Privilgios da
Cidade; Direito dos Senhores; Assuntos Militares.
As classificaes eram elaboradas, nesse perodo, em bases metdicas e com
certa preferncia pela ordenao cronolgica. Propostas isoladas apontavam, em 1622,
para uma classificao dos conjuntos documentais por origem. A Revoluo Francesa
trouxe tona a existncia de um arquivo central do Estado, que provocou, em um primeiro
momento, conseqncias desastrosas com a reordenao metdica dos documentos por
meio de classificaes anti-naturais, que adulteraram a organicidade original. (SILVA et al.,
1999, p. 206).
A concentrao dos arquivos trouxe de volta a discusso sobre a organizao
dos documentos. As formas tradicionais foram colocadas prova nesse novo cenrio.

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Duchein cita, inclusive, o exemplo francs. Quando da criao dos Arquivos Nacionais
foram reunidos em um mesmo depsito documentos do Tesouro de Cartas Reais, arquivos
do Parlamento de Paris, das abadias e conventos da regio parisiense, dos ministrios do
governo real, dos prncipes emigrados e, em seguida, os provenientes das novas
assemblias e administraes criadas pela Revoluo Francesa. Os primeiros diretores dos
Arquivos Nacionais elaboraram um plano para tratar todos esses acervos de variadas
provenincias como um nico conjunto dividido em cinco sees metdico-cronolgicas:
seo legislativa para os documentos das assemblias revolucionrias, seo administrativa
para aqueles dos ministrios, seo dominial para os ttulos de propriedade do Estado,
seo judiciria para os documentos de tribunais e a seo histrica. Esta ltima foi
constituda de documentos arbitrariamente considerados de valor histrico selecionados
das sees anteriores. Os documentos da seo histrica foram ordenados por local,
reinados etc., de tal forma que, na maioria dos casos, tornou impossvel determinar sua
origem, ficando tudo profundamente misturado e disperso. (DUCHEIN, 1986, p. 15).
A classificao temtica adotada refletia, em parte, o que estava ocorrendo
com outras reas do conhecimento humano. Os grandes sistemas de classificao cientfica
(Zoologia, Botnica e Qumica), que influenciaram a organizao dos livros em bibliotecas,
tambm tiveram uma grande repercusso nos arquivos. Os conjuntos documentais
passaram a ser usados como fontes de pesquisa para a Histria e o documento, na tica
desse tipo de investigao, era considerado pelo seu contedo informacional, isto , por
seu valor intrnseco, independente de seu contexto.
A classificao, at as primeiras dcadas do sculo XIX, era elaborada sem
levar em conta a origem administrativa dos documentos. Considerava-se como um
conjunto nico a grande massa documental reunida no Arquivo Nacional francs. Segundo
Jos Maria Jardim e Maria Odila Fonseca (1992, p. 34), isso era reflexo da tica
historiogrfica predominante poca. O documento era considerado por seu valor
informativo, independentemente de seu contexto gerador.

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O segundo perodo da histria das classificaes de documentos arquivsticos
A criao das escolas arquivsticas e os sucessos da Revoluo Francesa
mudaram completamente a direo em que se desenvolvia a Arquivstica. A declarao dos
documentos da nao francesa como propriedade pblica, abertos aos cidados para
consulta, determinou a proliferao de legislao e regulamentaes dirigidas a proteger o
contexto documental. Entre 1812 e 1857 promulgaram-se leis em Npolis, Holanda e
Frana que prescreviam a necessidade dos arquivos de um criador, isto , uma pessoa ou
instituio que produz ou recebe documentos no curso de sua atividade, de serem
mantidos separados dos arquivos de outro criador e guardados na mesma ordem na qual
estavam quando funcionavam seus criadores. (DURANTI, 1995, p. 8).
durante essa poca que comeam as discusses sobre os princpios de base
da classificao dos arquivos. As classificaes eram elaboradas a partir de critrios
cronolgicos (determinaes de perodos) e metdicos (assuntos ou matrias) influenciados
pelas classificaes cientficas estabelecidas em outras reas do conhecimento humano,
como dito anteriormente.
Na Frana, em 1841, elaboram-se os princpios que iriam presidir os
fundamentos da Arquivstica moderna. Tratava-se do princpio de respeito aos fundos, que
consiste em manter agrupados, sem mistur-los a outros, os arquivos provenientes de uma
administrao, de uma instituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica. (DUCHEIN, 1986, p.
14).
A partir do sculo XVIII, na Itlia, os documentos passam de uma organizao
por sries (espcies documentais) para uma baseada em uma tabela ou quadro de
classificao, que ficou conhecido como titolario. Esse instrumento era elaborado a partir
das funes da instituio, quer dizer, segundo as matrias de sua competncia, com uma
srie de subdivises representadas por smbolos (notaes) alfanumricos. A unidade de
base, nesse sistema, o fascculo (dossi), que reunia toda a documentao relativa a um
assunto tratado, independentemente da forma (espcie) que assumia a documentao.
(LODOLINI, 1993, p. 90-93). O titolario era um quadro de classificao abstrato, construdo

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a partir da anlise das funes de uma entidade e do iter burocrtico dos assuntos de sua
competncia, esclarece Carucci (1994, p. 74).
A preocupao pela classificao de fundos somente teve incio, na Espanha,
a partir dos sculos XVIII e XIX. At ento eram aplicados os princpios das bibliotecas e
outras vezes os pontos de vista dos historiadores (critrio temtico). Em meados do sculo
XIX impe-se a teoria de respeito origem, mas como ressalta Heredia Herrera (1991, p.
265), nem sempre acompanhada da prtica.
M. Antal Szed (1964, p. 57-67) apresentou na revista Archivum o resultado
de uma pesquisa sobre os mtodos de classificao de arquivos utilizados por instituies
arquivsticas e organizaes em vrios pases. As indagaes foram feitas a partir de duas
questes bsicas: quais eram os mtodos aplicados desde 1800 pelas autoridades e pelas
administraes para a elaborao, a conservao e a classificao de seus documentos; em
que medida os arquivos e as direes gerais de arquivos influenciavam a elaborao e a
aplicao desses mtodos de trabalho. Seguindo uma tendncia dominante poca de
intervenes diferenciadas nos records e nos archives, Szed dividiu o trabalho em a
classificao dos documentos nos arquivos correntes e os princpios modernos de
classificao adaptados aos fundos e arquivos.
No caso da classificao dos documentos nos arquivos correntes, o autor
constatou que o agrupamento mais comum era aquele feito pelo assunto e que
internamente eles eram ordenados cronologicamente ou pela ordem alfabtica dos nomes
de pessoas ou de nomes geogrficos. A classificao era, em geral, estruturada em um
plano (em ingls: file manual, scheme, guide to classification; em alemo: aktemplan; em
italiano: titolario prestabilito). Szed afirmou no existir diferenas fundamentais entre os
sistemas americano, francs e alemo de classificao e que o sistema decimal apresentava
experincias desfavorveis, pois, aplicado strito sensu, no era indicado para os arquivos
por ser muito rgido e excessivamente terico.
No caso da classificao nos arquivos permanentes, as respostas dos vrios
pases que participaram da pesquisa indicaram, em geral, a classificao de acordo com o
princpio da provenincia. Entretanto, alguns deles mencionaram que no sculo XIX era

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comum o uso do mtodo sistemtico. Questionados se foi restabelecida a classificao
orgnica desses arquivos, os pases no responderam. Quanto classificao interna dos
fundos, eram adotados mtodos cronolgicos, segundo o tipo de documento, o alfabtico
pelos nomes de pessoas e localidades ou de acordo com os nomes dos correspondentes.
Durante o sculo XIX, surgiu, segundo Theodore Roosevelt Schellenberg
(1980, p. 14) e Michel Duchein (1993, p. 20), inspetor-geral honorrio dos Arquivos de
Frana, um dos marcos principais da Arquivstica no mundo. Tratava-se da publicao, em
1898, de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archiven,1 pelos arquivistas
holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e R. Fruin. Foram feitas tradues dessa
obra para o alemo, em 1905, o francs, em 1910, o ingls, em 1940, e para o portugus
em 1960.
O manual holands elenca cem regras, que so, na verdade, orientaes,
princpios, conceitos, procedimentos e indicaes sobre o arranjo e descrio dos
documentos de arquivo. As regras foram divididas da seguinte forma: origem e composio
dos arquivos; arranjo dos documentos de arquivo; descrio dos documentos do arquivo;
estrutura do inventrio; normas adicionais para a descrio do arquivo; sobre o uso
convencional de certos termos e sinais. O seu pioneirismo, reconhecido internacionalmente
pela literatura arquivstica, no pode encobrir as limitaes histricas e tericas do manual.
Os autores holandeses formularam ou sistematizaram regras fundamentados,
principalmente, nas caractersticas dos registros documentais e das estruturas
administrativas de sua poca. No h, por exemplo, regras sobre a avaliao dos
documentos. Como nos diz Cook (1996, p. 3), o manual, que Schellenberg chamou de uma
Bblia para os arquivistas modernos, muito importante, porque nessa obra que, pela
primeira vez, codifica-se a teoria arquivstica europia e enuncia-se uma metodologia para o
tratamento de arquivos, que tem exercido uma grande influncia em nossa teoria e em
nossa prtica coletivas.

1
Traduzido para o portugus por Manoel Adolpho Wanderley, sob o ttulo Manual de arranjo e descrio de arquivos, editado
pelo Arquivo Nacional, em um primeira edio, em 1960.

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 Apesar de tratar-se de uma obra datada e marcada pela prtica dos autores
nos arquivos permanentes de documentos pblicos produzidos at 1813, ela revela uma
interessante simbiose entre o estabelecimento de princpios tericos e regras prticas de
classificao interna dos fundos. Observa-se, por um lado, a preocupao dos autores em
privilegiar o princpio da ordem original como base da organizao dos fundos e, por outro,
a tempestividade de muitos dos princpios e regras apresentados acima. Contribuies
teorizao da classificao em arquivos, desse nvel, somente aparecero aps a Segunda
Guerra Mundial, principalmente com Schellenberg, nos Estados Unidos.
Terry Cook (1996, p. 5) esclarece que duas situaes marcaram a histria das
idias arquivsticas europias at 1930: os princpios arquivsticos originavam-se
fundamentalmente da busca de solues de problemas relativos organizao e descrio
de documentos muito antigos (Jenkinson, por exemplo, teve seu trabalho centrado,
basicamente, nos documentos medievais); e esses princpios refletiam, em grande medida,
a poca e lugar dos autores e o tipo de documentos trabalhados. Essas observaes do
autor canadense se referem aos arquivistas holandeses (Muller, Feith e Fruin) do Manual de
Arranjo e Descrio, ao italiano Eugenio Casanova e, principalmente, ao ingls Hilary
Jenkinson. Este ltimo, inclusive, exigia que se mantivesse de maneira absoluta a ordem
original dos documentos recebidos das administraes, sem nenhuma interveno de
avaliao ou classificao.
Partindo de uma realidade completamente diferente da vivenciada pelos
autores holandeses, por Casanova e por Jenkinson, os americanos, principalmente
Theodore Schellenberg, buscaram solues para a gesto de massas cada vez maiores de
documentos. evidente que os trabalhos desenvolvidos nos Estados Unidos iriam
possibilitar a constituio de uma nova vertente dentro do pensamento arquivstico. No
podemos falar de ruptura, mas de um outro conjunto de preocupaes.
Na perspectiva americana, Schellenberg (1980, p. 33-53) identificou trs
estgios para o arranjo dos documentos. O primeiro foi caracterizado pela classificao dos
documentos semelhante realizada na classificao dos livros de uma biblioteca. Dessa
forma, o princpio da provenincia no era considerado na elaborao dos esquemas de

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classificao. O arquivista americano identificou trs mtodos nesse primeiro estgio: o
baseado em tpicos (assuntos); o cronolgico-geogrfico de ordenao; e o que tinha
como base o agrupamento por atividade do tipo documentrio.
O segundo estgio passou a considerar o princpio da provenincia como o
preceito orientador da ordenao. Nesse estgio, o princpio foi aplicado no s aos
documentos pblicos, mas, tambm, s colees de manuscritos2.
E o terceiro estgio que foi o da extenso do princpio da provenincia.
Nesse momento, o princpio se relacionava a dois instantes: arranjo dos documentos
segundo sua origem numa entidade orgnica; e de acordo com a origem numa atividade
orgnica.
importante ressaltar que Schellenberg fazia uma distino entre as
operaes nos arquivos correntes e permanentes. Essa diferenciao originou dois termos:
classificao e arranjo. Isso era necessrio, segundo o autor, porque os usos dados aos
documentos nessas duas idades no podem ser considerados os mesmos. Ento, o
arquivista deveria adotar procedimentos especficos. Os seus dois principais livros Arquivos
modernos. Princpios e tcnicas (1973) e Documentos pblicos e privados: arranjo e
descrio (1980) descreveram os procedimentos tcnicos para implementao da
classificao nos arquivos correntes e permanentes.
Schellenberg ocupa, com certeza, um lugar privilegiado na tentativa de
estabelecer princpios norteadores para elaborao de esquemas de classificao de
documentos correntes. Ele percebeu tambm que a proximidade com a Biblioteconomia
poderia provocar a importao de mtodos estranhos s caractersticas e s
especificidades do objeto da Arquivstica. Dessa forma, ele fez um esforo para marcar a
diferena entre o arranjo dos documentos arquivsticos e a classificao utilizada nas
bibliotecas.
Outro autor que trabalha com essa distino o italiano Elio Lodolini. Ele
deixa bem claro a diferena entre os problemas de classificao nos arquivos correntes

2
Schellenberg (1980, p. 75) entende que os os papis de origem pblica recebem, de ordinrio, o nome de arquivo, ao passo que
os de origem privada, o de manuscritos.

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(registratura corrente) e nos arquivos histricos (permanentes). (LODOLINI, 1993, p. 115).
A forma pela qual os documentos so dispostos nos rgos produtores, isto , nos arquivos
correntes um problema de organizao do rgo produtor, o arquivista deve conhecer a
fundo esse trabalho, mas um tema definido como pr-arquivstico, prprio do records
management. O problema fundamental da Arquivstica , pelo contrrio, outro: o de
ordenar os documentos que formam os arquivos histricos, para conservar
permanentemente e facilitar o acesso.
No Canad, Hon (1999, p. 241) esclarece que era consenso entre os
arquivistas preservar a organicidade e a unidade dos fundos de arquivos, mas a classificao
interna dos fundos tinha como modelos os perodos cronolgicos e os assuntos ou
matrias. Esses modelos foram progressivamente dando lugar aqueles baseados nas
estruturas administrativas e, mais recentemente, naqueles fundamentados nas funes e nas
atividades dos criadores dos fundos de arquivos. forte, inclusive, a influncia da gesto de
documentos americana na imposio desse ltimo modelo nos arquivos canadenses,
principalmente pela grande instabilidade da classificao por estruturas administrativas.
O autor canadense abre uma interessante discusso terminolgica. Uma das
principais dificuldades que os arquivistas encontram no a multiplicidade de termos
utilizados para designar os nveis de classificao, mas a falta de consenso sobre o
significado desses termos. As palavras categoria, classe, diviso e subdiviso por um lado, e
srie, subsrie, sub-subsrie e dossi, de outro, dizem respeito, muitas vezes, a realidades
diferentes. As primeiras so aplicveis ao tratamento dos arquivos correntes, as segundas,
aquele dos arquivos permanentes.
A classificao seguindo o princpio da provenincia dividida por Heredia
Herrera (1991, p. 267-270) em dois nveis: o primeiro identificado pela estrutura ou
funcionamento da instituio e corresponde s sees e subsees; o segundo nvel
equivale s sries documentais, isto , aos testemunhos de atividades derivadas daquela
estrutura. Esse entendimento vai de encontro com a definio de classificao que a autora
espanhola trabalha, isto , o agrupamento hierrquico das sries documentais relacionadas
aos rgos ou funes desenvolvidas por uma instituio ao longo de sua gesto.

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 Nessa mesma linha, temos no Brasil, os trabalhos de Helosa Bellotto, que
considera o modelo orgnico estrutural o princpio norteador da fixao de fundos de
arquivos. Para Bellotto (2004, p. 147), os documentos do primeiro nvel da estrutura
hierrquica de uma entidade constituiro o fundo e os ttulos desses conjuntos
correspondero aos das unidades administrativas. O arranjo interno ainda ser determinado
pela estrutura organizacional e, em seguida, pela tipologia documental, que a
configurao assumida pela espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Em 1985, o canadense Michel Roberge lanou a proposta de uma
classificao universal de documentos administrativos. Por documento administrativo o
autor entende aquele que a organizao tem necessidade para cumprir seu mandato e suas
funes. Ele pode ser acumulado pela gesto dos recursos humanos, financeiros e materiais
(atividades-meio) ou pela gesto das atividades especficas ao mandato e s funes
(atividades-fim) de cada instituio. (ROBERGE, 1992, p. 28).
A classificao universal dos documentos administrativos fundamentada por
dois princpios: a anterioridade da identificao geral sobre a identificao detalhada, isto ,
o geral para o especfico; a hierarquia das divises em sete nveis. Segundo Roberge, a sua
classificao foi desenvolvida em respeito aos princpios enunciados por Zygmunt
Dobrowolski, terico das tcnicas documentrias, e a validade da estrutura foi verificada
por meio dos critrios por ele propostos em seu tude sur la construction des systmes de
classification.
A proposta de Roberge bastante ousada. A sua aplicao, entretanto, s
possvel se houver uma semelhana entre as tradies administrativas dos vrios pases, ou
seja, uma maneira de executar atividades que permita a produo das mesmas tipologias
documentais. Fato que, empiricamente, podemos afirmar que no acontece.
Martn-Pozuelo Campillos (1995, p. 94-97), em um artigo muito interessante,
discute as dificuldades para a concepo de uma classificao universal em Arquivstica. E
os obstculos, para a autora, residem na prpria teoria arquivstica, fundamentalmente no
princpio da provenincia. Princpio do qual se originam a conceitualizao de trs
elementos fundamentais e que representam o triplo empecilho no estabelecimento de um

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sistema universal de classificao. Os trs elementos so os seguintes: o conceito de
documento de arquivo; o conceito de arquivo; o conceito de classificao arquivstica.
Longe de defender um sistema de classificao universal, Lopes (2000)
demonstra a possibilidade de elaborao de modelos mais gerais de classificao a partir
do estudo de famlias de instituies. O autor acredita na possibilidade de se ter solues
padronizadas para certas atividades-meio comuns organizao: gesto dos recursos
humanos, gesto dos recursos materiais, gesto dos recursos financeiros e oramentrios,
dentre outras. Essas atividades geram, segundo o autor, informaes registradas que podem
ser agrupadas em sries, subsries e dossis. Entretanto, as tentativas de padronizao
param no estabelecimento de sries, pois as subsries e os dossis so mais especficos e
podem ter caractersticas singulares. (LOPES, 2000, p. 308).
Nessa mesma linha, Oliveira (2001) prope um quadro de classificao
funcional de fundos para municpios brasileiros. A autora parte do princpio que h uma
persistncia das funes municipais e, conseqentemente, da produo das mesmas sries
documentais: nada mais semelhante a um Arquivo Municipal que outro Arquivo
Municipal.

Por uma definio do Conceito de Classificao

A colocao desse item Por uma definio do Conceito de Classificao no

final do texto no foi fortuita. Traz embutida uma concepo de construo do
conhecimento. Essa concepo leva em considerao, inicialmente, o fato de que o
entendimento de um conceito no se d por sua definio, mas sim pelo reconhecimento
de suas caractersticas (predicados), de sua trajetria, da forma que ele foi pensado e
operado no transcurso de uma rea do conhecimento humano. Agora, sim, depois de tudo
que foi falado, podemos discutir a definio de classificao de documentos arquivsticos
em todas as suas nuances.
Dahlberg (1978, p. 106) esclarece que h muitos entendimentos sobre o que
seja definio de um conceito. Para alguns, trata-se da explanao do sentido de uma
palavra. Para outros, a simples descrio de um objeto. Existe, tambm, a tendncia de

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restringir o conceito de definio aos processos contidos nos sistemas axiomticos da
matemtica e da lgica. Entretanto, independente das diversas opinies, h certo consenso
em compreender as definies como pressupostos indispensveis na argumentao e nas
comunicaes verbais e que constituem elementos necessrios na construo de sistemas
cientficos. A funo da definio , portanto, a de estabelecer uma equao de sentido,
sendo que, de um lado ( esquerda) encontramos aquilo que deve ser definido (o
definiendum) e de outro ( direita) aquilo pelo qual alguma coisa definida (o definiens). A
definio , na verdade, uma limitao, isto , a fixao de limites de um conceito ou idia.
Dessa forma, definio a delimitao ou fixao do contedo de um conceito.
Entendendo contedo do conceito como o conjunto de caractersticas ou atributos.
a partir dessa compreenso que se buscou na literatura arquivstica a
definio do conceito de classificao. A ausncia de trabalhos tericos sobre o tema
reflete, em certa medida, nas definies encontradas. O reconhecimento da importncia da
funo classificao no garantiu um aprofundamento e um cuidado maior com a questo.
Analisando as 27 definies selecionadas, entendemos que algumas
consideraes precisam ser feitas. De certa forma, elas representam o pensamento das
principais escolas arquivsticas existentes no mundo. Apesar das diferenas culturais,
ideolgicas e das tradies, encontramos pontos de converso e consensos entre elas.
A primeira questo que a classificao, que a Lgica define como a
distribuio de indivduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e
caracteres diferenciadores (LIARD, 1979, p. 22), aparece na literatura arquivstica cindida
em dois conceitos: classificao e arranjo.
Schellenberg (1973, p. 207) defendia essa separao. Para ele os princpios
que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser
distintos dos princpios (...) (que) se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias
reparties. O uso dos documentos nas duas idades (corrente e permanente) justificaria
essa diferenciao.
Gonalves (1998, p. 11) diz que, no meio arquivstico brasileiro, essa
distino foi consagrada. Dessa forma, a classificao corresponderia s operaes

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tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir da anlise das
funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Enquanto o arranjo englobaria
as operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter permanente.
Entretanto, a autora reconhece que nos dois casos o procedimento o mesmo, isto , o de
definir grandes classes abstratas que correspondam, de forma coerente e articulada, s
funes e atividades do organismo em questo, no perodo recoberto pela documentao
a ser organizada. Em seguida, Gonalves faz o seguinte questionamento: (...) pode-se
considerar o trabalho tcnico a ser realizado substancialmente diverso, a ponto de merecer
outra denominao?
Bellotto (2004, p. 135), abordando esse tema, esclarece que na terminologia
arquivstica brasileira tornou-se comum a utilizao do termo arranjo, traduzido do ingls
arrangement. Mas o receio de que se entendesse arranjo e classificao como operaes
distintas levou os estudiosos brasileiros de terminologia a considerarem o termo
classificao aplicvel tanto aos arquivos correntes quanto aos permanentes.
O uso de dois conceitos aparentemente distintos para definir a mesma
operao se deu por conta da separao, com repercusses tericas e profissionais,
existente entre os arquivos correntes (aqueles mantidos nos setores de trabalho da
organizao) e os arquivos permanentes (mantidos indefinidamente pelo contedo acerca
da trajetria do sujeito acumulador e de suas relaes sociais), que gerou, inclusive, duas
profisses distintas: gestores de documentos (arquivos correntes) e arquivistas (arquivos
permanentes)3.
Uma segunda questo, tambm de aspecto terminolgico, a falta de clareza
na utilizao de trs conceitos envolvidos no processo de organizao dos documentos
arquivsticos: classificao; ordenao e arquivamento. Os dois primeiros referem-se ao
aspecto intelectual e o ltimo ao aspecto fsico. Na literatura arquivstica comum a
confuso principalmente entre os dois primeiros conceitos. Esteban Navarro (1995, p. 74)
chama ateno para o que ele chamou de falta de normalizao terminolgica, que gera

3
Esta distino tem sido discutida por estudiosos canadenses e americanos, que propuseram recentemente o conceito de
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certo grau de ambigidade. Dessa forma, em alguns idiomas um nico termo engloba as
duas operaes (classificao e ordenao): ordinamento em italiano, classement em
Francs e arrangement em ingls. O autor espanhol esclarece que a origem dessa confuso
se encontra na no distino da interrelao entre classificao, ordenao e instalao
(arquivamento) como a soma de trs operaes diferenciadas, correlativas e seqenciais. A
instalao consiste na colocao dos documentos nas unidades de acondicionamento mais
adequadas para cada tipo de suporte e a identificao de seu lugar no depsito,
reproduzindo fisicamente o resultado da ao intelectual de classificar.
Heredia Herrera (1991, p. 108-109) entende que os documentos devem ser
conservados de maneira a facilitar a localizao e para isso necessrio que eles estejam
devidamente classificados e dentro de sua classe convenientemente ordenados. Para a
autora espanhola, a classificao est relacionada idia de dividir, separar e a ordenao a
de unir. Portanto, classificar separar ou dividir um conjunto de elementos estabelecendo
classes ou grupos e ordenar unir todos os elementos de cada grupo estabelecendo uma
unidade-ordem, que pode ser a data, o alfabeto, o tamanho ou o nmero. Alm de ser uma
atividade que precede a ordenao, a classificao aplicvel totalidade de um fundo ou
as sees desse fundo, mas a ordenao realiza-se sobre os documentos de cada srie e
dentro das unidades de instalao.
Os canadenses utilizam classification para identificar toda operao que visa
circunscrever os fundos de arquivos e cada uma de suas partes e classement para as
operaes materiais de arranjo dos documentos. Enquanto os franceses usam classification
para a definio do grau de sigilo dos documentos e classement como sinnimo do
classification canadense.
Para Gonalves (1998, p. 12), o procedimento tcnico de classificao
alcana, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera
sobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e por qu foram
produzidos). Enquanto a ordenao aborda os tipos documentais especialmente do
ponto de vista das consultas que lhes forem feitas. Cabendo a ordenao a melhor forma
de dispor fisicamente os tipos documentais. Busca-se com a ordenao uma maneira mais

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fcil de manipular os documentos dentro de uma classe, grupo ou qualquer outra
subdiviso do esquema de classificao.
Couture e Rousseau (1982, p. 232) observam que no domnio dos arquivos, a
ao de arranjar consiste na realizao de trs grandes operaes. Uma, que puramente
intelectual e se relaciona seleo de um quadro de diviso para os arquivos de um pas,
de uma coletividade, de uma instituio, de uma empresa etc., que comporta um aspecto
substancial e um aspecto formal. Outra, que , ao mesmo tempo, intelectual e material. A
ordenao dos documentos e dossis de uma massa limitada de arquivos (um fundo de
arquivo). E, a ltima, que uma operao puramente material, a redao dos cdigos em
funo das primeiras operaes e o arranjo efetivo dos documentos e dossis.
Martn-Pozuelos Campillos (1995, p. 92-93) percebe a ordenao como um
conjunto includo em um outro que a classificao e como complemento imprescindvel
daquele. Dessa forma, essas duas operaes (classificao e ordenao) so intimamente
relacionadas, uma sem a outra no teria sentido ou, ao menos, todo o sentido necessrio
para o desenvolvimento claro da funo organizao, entendida como a inteno de dar
uma ordem na forma e no contedo do conjunto de informao contida no arquivo e a
realizao material posterior de tal ordem.
Lopes (2000, p. 304) participa dessa discusso chamando a ateno para no
se confundir a noo de classificao intelectual com a de ordenao fsica. A primeira
trata-se de uma operao mental, que resulta em ps-documentos (plano de classificao)
sobre os acervos que esto sendo organizados. A ordenao a disposio dos conjuntos
documentais hierarquizados em fundos e suas subdivises.
Uma terceira questo que surge analisando as definies apresentadas
anteriormente a da estrutura da classificao de documentos arquivsticos. A rvore, isto
, a estrutura hierrquica e lgica que parte do geral para o particular parece ser consenso
entre os autores. O todo (o arquivo) dividido em partes (classes ou grupos). A hierarquia
, na verdade, o reflexo da estrutura, das funes e das atividades da entidade.
A classificao aparece assim, nas vrias definies, como uma atividade
intelectual do arquivista. Com as informaes obtidas sobre o sujeito acumulador de

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documentos (a entidade), ele constri uma representao ideolgica, que revela o sentido
e o contedo das relaes entre os documentos. A representao, entretanto, limitada
pela gnese dos documentos, ou seja, pela maneira que eles surgem, como resultado de
uma misso institucional.

Consideraes finais
As reflexes sobre a classificao de documentos arquivsticos na literatura
apresentam alguns aspectos comuns. O primeiro deles que essa operao intelectual no
agregou em suas concepes e nos seus fundamentos as contribuies da classificao
vindas da Filosofia e, posteriormente, da Teoria da Classificao. A teoria do conceito, que
estabelece as vrias relaes possveis entre os conceitos, desconhecida pela teoria
arquivstica. Os requisitos e os princpios desenvolvidos nessas reas quando aparecem
de forma muito tmida. Observou-se, apenas, nos trabalhos de Schellenberg alguma
influncia desses conhecimentos no processo classificatrio em Arquivstica.
Isso demonstra, de certa forma, a falta de comunicao da Arquivstica com
outras reas do conhecimento, que podem contribuir para o desenvolvimento de um
arcabouo terico-metodolgico prprio da disciplina, levando em considerao as
especificidades do objeto de estudo. Esteban Navarro (1995, p. 67), analisando a relao da
Arquivstica com as outras reas da documentao (Biblioteconomia e Documentao),
percebe que essa ausncia de dilogo ocorre, tambm, pela falta de interesse das outras
disciplinas em conhecer e compreender as peculiaridades do trabalho realizado nos
arquivos.
Esteban Navarro prope, de uma maneira pioneira, a articulao da gesto
documental dentro da rea da representao e organizao do conhecimento. No
estamos defendendo a importao sem critrios de conhecimentos de outras disciplinas,
mas, no caso especfico da classificao, a construo de um saber interdisciplinar que
confira ao processo classificatrio um fundamento terico-metodolgico. Acreditamos na
possibilidade de construo de esquemas de classificao baseados nos princpios prprios
da rea e de seu objeto de estudo e nos conceitos e requisitos da classificao

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desenvolvidos pela Filosofia, pela Teoria da Classificao e, recentemente, pela Teoria do
Conceito. O processo classificatrio em Arquivstica ressente dessa ausncia e a prtica
testemunha desse fato.
As discusses esto limitadas ao entendimento que se tem do objeto de
estudo. Numa operao to complexa e to fundamental para todo o que-fazer arquivstico,
a rea instrumentaliza-se somente com o escasso ferramental terico disponvel, isto , o
princpio de respeito aos fundos e da ordem original. Isso parece pouco para esse exerccio.
O princpio de respeito aos fundos e de respeito ordem original, elaborados
no sculo XIX, mesmo com todo consenso existente em torno deles, s foram se consolidar
em meados do sculo XX. Esse fato ocorreu no s na Europa, mas tambm nos pases da
Amrica do Norte (Estados Unidos e Canad). A aplicao dos dois princpios no
concomitante em alguns lugares como a Frana, onde havia restries ao uso do princpio
da ordem primitiva. Em outros, o princpio de respeito aos fundos precedeu, por um longo
tempo, o princpio da ordem original. Ento, temos os fundos organizados pela origem e a
ordem interna definida por critrios artificiais, ou seja, temticos, cronolgicos etc. Alm
disso, o princpio da ordem original nem sempre foi entendido da mesma forma. H leituras
mais rgidas como as de Jenkinson e outras que defendem uma interveno mais direta do
arquivista.
A elaborao desses dois princpios marca, sem dvida nenhuma, uma
mudana significativa nos fundamentos e nas prticas de classificao de documentos
arquivsticos. Podemos dizer que tem incio a passagem da classificao com bases
intuitivas para uma outra sedimentada no carter e nas especificidades do objeto. Em
comparao com as prticas anteriores, que se ancoravam em aspectos no representativos
dos documentos arquivsticos, percebemos um grande avano. O caminho, entretanto,
um pouco mais longo. As lacunas ainda existem.
Observou-se, ainda, a distino feita na literatura e no pensamento
arquivstico entre a classificao nos arquivos correntes e permanentes. Nesse caso,
Schellenberg tem uma participao direta, principalmente pela influncia do autor em
vrios pases. Outros autores, como o italiano Lodolini, tm essa mesma compreenso. A

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tarefa nos arquivos correntes da responsabilidade do records management, pensavam
aqueles profissionais.
A ausncia dos princpios e conceitos arquivsticos na fase corrente permitiu
o aparecimento de classificaes, muitas das vezes, estranhas ao prprio objeto ou
assentadas em aspectos artificiais do mesmo. Entendo que essa situao explica, em parte,
a utilizao de mtodos biblioteconmicos na classificao de documentos arquivsticos.
Entretanto, no Brasil e no Canad surgiram algumas vozes destoantes, que perceberam a
classificao como uma funo a ser desenvolvida por um mtodo que independe da fase
ou idade dos documentos ou dos seus vrios usos. A natureza da gnese documental
muito semelhante ou tem poucas variaes mesmo entre diferentes sujeitos criadores de
documentos (organizaes pblicas ou privadas, pessoas fsicas).
Portanto, defendemos, neste trabalho, o uso do conceito de classificao
para representar a atividade intelectual de construo de instrumentos para organizao
dos documentos, independente da idade qual eles pertenam. A confuso terminolgica
entre os dois termos (arranjo e classificao) no parece salutar ao desenvolvimento da
Arquivstica, pois expe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que no nosso
entendimento no existe. Trata-se apenas de fases de um mesmo processo. evidente que
o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades, ou melhor,
novos usos vo sendo agregados, mas essa uma questo a ser resolvida por uma outra
funo arquivstica: a descrio.
Os fundamentos tericos da classificao, encontrados na Filosofia e na
Teoria da Classificao, indicam a necessidade do estabelecimento de princpios de
classificao para as divises de um conjunto (de idias ou de objetos). Podem ser
utilizados quantos princpios de classificao forem necessrios. Entretanto, deve-se us-los
um de cada vez. Por exemplo, se o primeiro nvel de diviso de um conjunto documental
(fundo) a funo, esse conjunto ter, independente da denominao, unidades de
classificao agrupadas a partir da funo. No se deve misturar em um nico nvel,
unidades baseadas em princpios diferentes, pois, dessa forma, abriria a possibilidade de ter
mais de um local para classificar o mesmo documento. Isso destri os objetivos da

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classificao. Nos modelos fornecidos acima pelos autores, percebe-se em determinados
casos essa situao, ou seja, nveis constitudos a partir de mais de um princpio de diviso.
H experincias prticas interessantes acontecendo em vrias partes do
mundo em matria de classificao, inclusive no Brasil. Mas a reflexo sobre essas prticas
no resultou ainda no preenchimento de vrias lacunas existentes no processo
classificatrio em Arquivstica. Onde a Teoria da Classificao entra nesse processo? Quais
so as especificidades do objeto a classificar (o documento arquivstico)? Como coletar as
informaes necessrias para a elaborao de planos de classificao? Como analisar essas
informaes? Quais so os princpios que devem ser utilizados nas divises internas de um
fundo arquivstico? Quais so os nveis de classificao de um fundo?
Entendemos que esses questionamentos podem ser respondidos por meio de
uma investigao compreendendo, inicialmente, as contribuies da Filosofia e da Teoria
da Classificao para o estabelecimento de uma fundamentao terica da classificao em
arquivos, a caracterizao do objeto a classificar (o documento arquivstico na sua relao
orgnica), os princpios arquivsticos consagrados internacionalmente envolvidos no
processo classificatrio e, por fim, os procedimentos metodolgicos para a definio dos
nveis e das unidades em um plano de classificao.

As classificaes de documentos arquivsticos ocupam um espao dentro do

saber intuitivo e instrumental. Mas, como alerta Campos (1994, p. 194), no existe
instrumentalizao que no seja sustentada por bases tericas e ou metodolgicas.

O conceito de classificao na Arquivstica est moldado e fundamentado em

aspectos artificiais do artefato e envolvido em uma cama procrustiana. Trabalha-se com
classificao esvaziando-a do carter hipottico desse tipo de construo intelectual, dos
elementos de representao que ela encerra e da relao dos conceitos, que forma a base
do processo classificatrio.

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