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Resumo
O gerenciamento de Escopo um dos mais importantes e primordiais no gerenciamento de
projetos, este procedimento responsvel pela definio do projeto, incluindo a definio dos
trabalhos necessrios para concluir o projeto. O Escopo utilizado como guia ou ponto de
referencia para determinar o que est e o que no est includo no projeto. Este o foco do
projeto. Este estudo apresenta uma descrio e metodologia do gerenciamento de escopo e
quanto o mesmo influencia na gesto do projeto com todo. Conclui-se que um gerenciamento
do escopo bem elaborado e executado diretamente ligado ao sucesso do projeto.
1. Introduo
O trabalho aqui apresentado tem como objetivo, mostrar como feito o Planejamento do
Escopo. Primeiramente, necessrio entender o significado deste documento para a Gesto de
Projetos. Assim sendo, o trabalho ser iniciado pela definio do Escopo, seguindo as
orientaes dadas pelo PMBOK.
Figura 1 Mapa mental das nove reas do gerenciamento de projetos segundo o PMBOK Guide 4 Edio
Fonte: Vargas (2009)
Existe uma integrao entre todas as reas do gerenciamento de projeto, uma depende da
outra para formar o todo, conforme apresentado na figura 2.
ISSN 2179-5568 Revista Especialize On-line IPOG - Goinia - 7 Edio n 007 Vol.01/2014 Julho/2014
Gerenciamento de Escopo na Gesto de Projetos Julho 2014
A maioria dos projetos passa por um processo para determinar seu custo e valor. Eles so
selecionados com base em diversas condies: oportunidade, necessidade, exigncias do
cliente, mudana de legislaes, entre outros. O escopo do projeto deve ser criado para dar
suporte finalidade e necessidade do projeto.
O processo de seleo baseado no valor percebido normalmente uma relao
custo/benefcio. Esse tipo de estudo comparativo, e determina se o projeto trar benefcios
ao ser.
Para determinar qual o escopo do projeto, existe muito planejamento do escopo. Para isso,
tanto o gerente quanto a equipe precisam ter uma viso unificada sobre quais so os
componentes do projeto, dos seus requisitos, da expectativa dos patrocinadores do projeto, e
de onde o projeto se encaixa na necessidade de negcio destes patrocinadores.
Ainda no desenvolvimento do trabalho, sero mostrados os templates que compem o Escopo
e a separao que feita atravs do PMBOK. Ser mostrado um modelo para Gerenciamento
de Escopo, onde ser analisada cada etapa que contm o plano.
Ricardo Vargas dar total apoio na execuo deste artigo, visto que ser utilizado como
embasamento o livro Manual Prtico do Plano de Projeto 4 Edio de 2009.
De inicio, Vargas (2009) separa os documentos em mapas mentais, conforme demonstrao
do mapa mental para gerenciamento de escopo da figura 3.
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2. Gerenciamento de Escopo
Ainda segundo Vargas (2009), o Gerenciamento do Escopo pode ser dado com o seguinte
documento:
Nome do Projeto
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Aprovaes
Membro do Time Assinatura Data
A Declarao do Escopo, segundo Vargas (2009), pode ser realizada atravs do documento a
seguir:
Nome do Projeto
Produto
Escopo do Produto Critrios de Aceitao
Projeto
Principais Entregas Excluses (Fora do Restries Premissas
Escopo)
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3. Coletar Requisitos
Visa definir e documentar as caractersticas dos produtos e servios do projeto que iro
satisfazer as necessidades e as expectativas dos patrocinadores.
So condies ou capacidades que devem ser supridas pelo produto, servio ou resultado do
projeto, para satisfazer um contrato, padro, especificao ou outro documento formal.
Este processo tem como proposito definir e documentar as funes e funcionalidades do
projeto do produto necessrias para atender as expectativas das partes interessadas.
Os requisitos so importantes para a fundamentao da Estrutura Analtica de Projetos (EAP).
Os requisitos precisam ser:
Definidos;
Analisados;
Reportados detalhadamente;
Medidos (Aceitos);
Controlados.
Para coletar requisitos, tambm necessrio fazer o Termo de Abertura do Projeto TAP,
que um documento autorizando formalmente um projeto. Este identifica, designa e concede
autoridade ao gerente de projeto. emitido por um iniciador ou patrocinador do projeto.
Dentro da coleta de requisitos, tambm deve conter a identificao das partes interessadas,
estas podem fornecer informaes detalhadas sobre requisitos do projeto e do produto.
A coleta de requisitos pode ser feita atravs de entrevistas, grupos de foco,
workshops/oficinas, tcnicas criativas de grupo, tcnicas de tomada de deciso em grupo,
tcnicas de questionamento e pesquisa, observaes, prottipos. A coleta de requisitos gera o
Plano de Gerenciamento dos Requisitos e a Matriz de Rastreabilidade de Requisitos.
A documentao dos requisitos descreve como os requisitos individuais atendem s
necessidades de negcio para o projeto. Este inclui, mas no se limita a: necessidade do
negocio, objetivos de negcio e do projeto, requisitos funcionais e no funcionais, requisitos
de qualidade e critrios de aceitao. A documentao dos requisitos no devem ser
ambguos, variando em uma simples lista categorizada por partes interessadas, prioridades,
resumo executivo, descries detalhadas e anexos.
Segundo Vargas (2009), todos os requisitos do projeto (funcionais, no funcionais ou de
qualidade) sero priorizadas em trs diferentes nveis.
Prioridade 1 (um) ou Essenciais So os requisitos essenciais do projeto. O acompanhamento
e monitoramento desses requisitos esto diretamente relacionados com a natureza do prprio
projeto. Sua no observncia pode afetar de modo severo o resultado do projeto.
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Vargas (2009) sugere que as mudanas dos requisitos so classificadas em quatro nveis de
prioridade:
Prioridade 0 ( zero): Mudanas de prioridade zero requerem uma ao imediata por parte do
gerente do projeto, que deve acionar imediatamente o patrocinador, uma vez que se trata de
mudana urgente, de alto impacto no projeto e em outras reas sobre as quais o gerente no
tem autonomia.
Prioridade 1 (um): Mudanas de prioridade um requerem uma ao imediata por parte do
gerente do projeto, independente das reunies de controle previstas devido a urgncia,
acionando imediatamente o patrocinador no caso de necessidade de autorizaes financeiras
fora da alada do gerente.
Prioridade 2 (dois): Mudanas de prioridade dois requerem um planejamento da ao atravs
de terceiros ou de equipes que, a princpio, tenham disponibilidade, uma vez que agregam
valor ao sucesso do projeto e so urgentes, porm no tm impacto significativo nos custos e
nos prazos do projeto.
Prioridade 3 (trs): Mudanas de prioridade trs podem ser implementadas por terem
influncia no sucesso do projeto, porm no requerem uma ao imediata por no serem
impactantes ou urgentes.
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til: So recursos que podem ser implementados caso haja tempo e convenincia e
podem significar um maior grau de satisfao do cliente.
Vargas (2009) exemplifica os modelos a serem seguidos no gerenciamento de projetos, segue
modelo de Plano de Gerenciamento dos Requisitos:
Objetivos
Negcio Projeto
Anlise de Impactos
Mtricas a usar
Uma tabela que liga os requisitos s suas origens e os rastreia durante todo o ciclo de vida do
projeto. A utilizao de uma matriz de rastreabilidade ajuda a garantir que cada requisito
adiciona valor de negcio atravs da sua ligao aos objetivos de negcio e aos objetivos do
projeto. Fornece um meio de rastreamento do incio ao fim do ciclo de vida do projeto,
ajudando a garantir que os requisitos aprovados na documentao sejam entregues no final do
projeto. Finalmente, fornece uma estrutura de gerenciamento das mudanas do escopo do
produto.
Esse processo inclui, mas no est limitado ao delineamento dos:
Requisitos das necessidades do negcio, oportunidades, metas e objetivos;
Requisitos para os objetivos do projeto;
Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto;
Requisitos para o design do produto;
Requisitos para o desenvolvimento do produto;
Requisitos para o teste de estratgia e de cenrios e
Requisitos de alto nvel para requisitos mais detalhados.
Os atributos associados a cada requisito devem ser registrados na matriz de rastreabilidade.
Esses auxiliam a definio de informaes chave a respeito do requisito. Os atributos tpicos
usados na matriz podem incluir: um identificador nico, uma descrio textual do requisito,
os argumentos para a sua incluso, proprietrio, fonte, prioridade, verso, acompanhamento
atual (tal como ativo, cancelado, adiado, adicionado, aprovado) e a data de concluso.
Atributos adicionais para garantir que o requisito satisfaa s partes interessadas podem
incluir estabilidade, complexidade e critrios de aceitao.
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Abaixo segue exemplo de Documento dos Requisitos, criado por Vargas (2009):
Negcio
Necessidades Objetivo Negcio Objetivos do Regras
Projeto
Requisitos
ID: Verso
Classificao Data
Descrio
Motivo de Incluso
Proprietrio
Prioridade Status
Beneficio
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Requisitos Bsicos
Requisitos de
Identificao Visual
Requisitos de
Diferenciais
Competitivos
Requisitos de
Acessibilidade
Impactos
Entre Outras reas Organizacionais Entre Outras Entidades Internas /
Externas
4. Definir Escopo
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Entregas;
Critrios de aceitao dos produtos;
Restries e premissas;
Organizao inicial do projeto;
Riscos Iniciais definidos;
Marcos;
Estimativa de custos.
Ainda durante a definio do escopo, ser realizada a atualizao dos documentos do projeto,
com o registro das partes interessadas, documentao dos requisitos, matriz de rastreabilidade
de requisitos.
5. Criar EAP
Apesar de cada projeto ser nico, uma EAP de um projeto anterior pode ser usada como
modelo para um novo projeto, pois numa mesma organizao haver ciclos de vida do projeto
iguais.
Para a criao de uma EAP necessria a declarao do escopo; documentao do escopo do
cliente e ativos de processos organizacionais.
A decomposio de uma EAP est relacionada a subdiviso das entregas do projeto em
componentes menores mais facilmente gerenciveis (pacotes de trabalho). O nvel de detalhe
dos pacotes de trabalho ir variar de acordo com o tamanho e complexidade do projeto.
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DICIONRIO DA EAP
Pacote:
Preparado por Verso:
Aprovado por [Data]
Informaes bsicas
Cdigo EAP
Responsvel
Prazo estimado
Custo estimado
Principais tarefas a serem realizadas:
Recursos previstos:
APROVAES
[Nome] [Assinatura] Data
[Data]
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6. Verificar o Escopo
Nome do Projeto:
Risco
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Expectativa do cliente/patrocinador
Aprovao
Membro do Projeto Assinatura Data
O escopo deve ser verificado atravs de inspees que acontecem antes das entregas,
incluindo atividades como medio, exame e verificao para determinar se o trabalho e as
entregas atendem aos requisitos e aos critrios de aceitao do produto.
Como resultados da verificao do escopo, as entregas sero aceitas e documentadas, mesmo
as que no forem aceitas devero ser documentadas, juntamente com as razes da no
aceitao. As entregas no aceitas devero justificadas e registradas, com isso poder ser
geradas uma solicitao de mudana para corrigir o motivo.
7. Controlar o Escopo
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8. Concluso
Terminar no prazo acertado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam o
que se espera de qualquer projeto. Porm, a experincia mostra que na maioria das vezes, esse
no um desafio fcil de ser cumprido. Inmeras aes podem fazer com que as expectativas
no se cumpram. As falhas vo deste o estabelecimento das expectativas at a execuo do
projeto.
Ao analisar os motivos do fracasso de um projeto ser notado que normalmente este fato se
deve as falhas no gerenciamento do Escopo ou tempo insuficiente na definio do projeto.
Assim, mesmo quando o Gerente de Projetos desenvolve um bom trabalho na definio de
Escopo, gerenciar o projeto dentro do escopo estabelecido torna-se seu maior desafio. Muitas
vezes so apresentados projetos cujo Escopo no claro, que deixa margem interpretao,
assim o cliente poder persistir que a mudana est dentro do Escopo, dificultando o
cumprimento do Escopo definido.
Um bom gerenciamento do escopo passa pela definio clara do que deve ser feito durante o
projeto e como isso ser realizado. Essa definio deve ser feita com base nos resultados
esperados para o projeto e nas restries que se ter para sua realizao.
Ainda mais importante a definio do que no ser feito durante o projeto. Isso serve de
proteo s vontades que sempre acontecem durante a realizao do projeto. Em geral,
pensar antes no que ser feito serve de garantia para que o resultado traado inicialmente seja
alcanado.
Depois de todo o estudo acerca do gerenciamento do escopo e suas funcionalidades, pode-se
concluir que para um projeto alcanar o sucesso necessrio ter um escopo bem elaborado,
com requisitos bem definidos e os papeis da equipe estarem claros para todos.
O escopo o esqueleto do projeto, nele esto contidas todas as exigncias para que o projeto
seja feito. Quando o escopo mal elaborado, a tendncia que ocorram falhas no decorrer da
execuo. Os outros planos de gerenciamento dependem diretamente do escopo, como o
gerenciamento da qualidade, j que o escopo tambm define como ser feita a medio de
qualidade do projeto.
O gerenciamento das aquisies e das comunicaes tambm tem ligao direta com o escopo
do projeto, que so baseados pelos requisitos.
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Referncias
VARGAS, Ricardo Viana. Manual prtico de projeto: utilizando o PMBOK Guide. 4 ed.
Rio de Janeiro : Brasport, 2009.
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