Manual de Procedimentos Operacionais

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
OPERACIONAIS PADRONIZADOS
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO SUDESTE DE MINAS GERAIS
REITORIA - PR REITORIA DE ADMINISTRAO
Manual de Procedimentos Operacionais Padronizados

Pr-Reitoria de Administrao
Manual Verso 01/2015 atualizado em 22/04/2015
Juiz de Fora
Abril de 2015
1|Pgina
Sumrio
Introduo .................................................................................................................................... 3
1 - Conceituao ........................................................................................................................... 4
1.1 - Material de Consumo (despesa 339030) ......................................................................... 4
1.2 - Equipamentos e Material Permanente (despesa 449052) .............................................. 4
1.3 Servios de Terceiros - Pessoa Fsica (despesa 339036) .................................................. 5
1.4 - Servios de Terceiros - Pessoa Jurdica (despesa 339039) ............................................ 5
1.5 Servios de Terceiros com Locao de Mo- de- Obra (despesa 339037) ..................... 5
2 Setores, localizao e servidor responsvel .......................................................................... 6
3 Procedimentos para Solicitaes em Geral ............................................................................. 7
3.1 - Solicitao de materiais de consumo do almoxarifado ................................................... 7
3.2- Solicitao de material permanente do patrimnio ......................................................... 7
3.3- Solicitao para Empenho de materiais de consumo e permanente (equipamentos) .... 8
3.4- Solicitao de servios de manuteno em geral ............................................................ 10
3.5- Solicitao de servios terceirizados com locao de mo de obra ................................ 11
4 Licitao e Contratao de Servios ....................................................................................... 12
4.1- Licitao de Materiais de Consumo e Equipamentos ...................................................... 12
4.2- Licitao de Servios Gerais e de Manuteno ................................................................ 15
4.3- Licitao de Servios Especficos Pessoa Fsica, Pessoa Jurdica e Sistema de Registro
de Preos .................................................................................................................................. 19
5 Solicitao de abertura de processos de sano administrativa ........................................... 23
5.1 Procedimentos para instaurao de processo sancionador .......................................... 23
6 Solicitao de viagens ao setor de transportes ..................................................................... 25
6.1 Procedimentos para pedidos de viagens para o setor de transportes da Reitoria ....... 25
ANEXOS ........................................................................................................................................ 27
FORMULRIO 1 SOLICITAO DE MATERIAL DE CONSUMO .................................................. 28
FORMULRIO 2 SOLICITAO DE MATERIAL PERMANENTE .................................................. 29
FORMULRIO 3 TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E PELA POSSE DE BENS .... 30
FORMULRIO 4 TERMO DE MOVIMENTAO DE BENS PATRIMONIAIS ................................ 32
FORMULRIO 5 SOLICITAO DE SERVIOS .......................................................................... 33
FORMULRIO 6 INSTAURAO DE PROCESSO SANCIONADOR ............................................. 35
2|Pgina
Introduo
A Pr-reitoria de Administrao, a Diretoria de Administrao, a Diretoria

de Oramento e Finanas e as Coordenaes vinculadas, no intuito de melhorar
o trmite processual interno relacionado aos pedidos de materiais de consumo,
equipamentos e material permanente, contratao de servios de terceiros
pessoa fsica e pessoa jurdica, elaboraram procedimentos operacionais
padronizados, de modo a nortear as solicitaes dos setores e assim atender, da
melhor forma possvel, os servidores da Reitoria e demais Cmpus vinculados do
IF SUDESTE MG.
Basicamente, o manual de operaes padronizadas contempla os
procedimentos dos principais servios prestados pelos setores vinculados Pr-
Reitoria de Administrao.
Dessa forma, o requisitante dever escolher, de acordo as necessidades
do seu respectivo setor, um dos seguintes servios:
(1) Solicitao de materiais de consumo do almoxarifado normalmente
requisitado para atender demandas dirias de materiais e bens de
consumo que se encontram no estoque;
(2) Solicitao de material permanente do patrimnio normalmente
requisitado para atender demandas por bens permanentes que antes
de tudo devem ser registrados no patrimnio;
(3) Solicitao de empenho de materiais de consumo e de materiais
permanentes normalmente ocorre quando o requisitante de posse da
ata de registro de preos solicita itens para empenho e posteriormente
para disponibilizao para atender a demanda do setor;
(4) Solicitao de servios de manuteno em geral normalmente
acontece quando o setor necessita de algum tipo de servio
relacionado a servios gerais, de manuteno, instalao predial,
servios de eletricidade, telefonia e vigia;
(5) Solicitao de servios terceirizados normalmente acontece quando
o setor tem dvidas em relao a decises a serem tomadas em
assuntos que envolvem servios terceirizados;
(6) Solicitao de compras e contraes de servios especficos
normalmente acontece quando os servios anteriormente destacados
no atendem as necessidades do requisitante;
(7) Solicitao de processos de sano administrativas normalmente
acontece toda vez que a empresa no cumpriu as exigncias do termo
de referncia ou contrato sobre a responsabilidade do fiscal;
(8) Solicitao de viagens ao setor de transportes normalmente acontece
quando o setor requisitante necessita realizar um servio a interesse
da administrao em local que exige locomoo por meio de veculo
oficial.
Nas prximas pginas, o usurio encontrar as principais orientaes.
Sendo assim, favor ler atentamente o manual, antes de realizar qualquer tipo de
solicitao. Em caso de dvidas, procurar a Pr-reitoria de Administrao ou
Diretoria de Administrao
3|Pgina
1 - Conceituao
Para evitar enganos e inconsistncias em relao a descrio dos objetos

a serem solicitados, seja por meio de pedidos do almoxarifado ou pedidos para
licitao, segue uma relao de conceitos importantes de modo a nortear as
solicitaes dos requisitantes.
1.1 - Material de Consumo (despesa 339030)
De acordo com as prerrogativas legais, material de consumo aquele que,

em razo de seu uso corrente e da definio da Lei n 4.320/1964, perde
normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos;
e que atenda pelo menos um dos critrios de: durabilidade, fragilidade,
perecibilidade, incorporabilidade ou transformabilidade.
Classifica-se como material de consumo as seguintes despesas: despesas
com lcool automotivo; gasolina automotiva; diesel automotivo; lubrificantes
automotivos; combustvel e lubrificantes de aviao; gs engarrafado; outros
combustveis e lubrificantes; material biolgico, farmacolgico e laboratorial;
animais para estudo, corte ou abate; alimentos para animais; material de
coudelaria ou de uso zootcnico; sementes e mudas de plantas; gneros de
alimentao; material de construo para reparos em imveis; material de
manobra e patrulhamento; material de proteo, segurana, socorro e
sobrevivncia; material de expediente; material de cama e mesa, copa e cozinha,
e produtos de higienizao; material grfico e de processamento de dados;
aquisio de disquete; pen-drive; material para esportes e diverses; material
para fotografia e filmagem; material para instalao eltrica e eletrnica; material
para manuteno, reposio e aplicao; material odontolgico, hospitalar e
ambulatorial; material qumico; material para telecomunicaes; vesturio,
uniformes, fardamento, tecidos e aviamentos; material de acondicionamento e
embalagem; suprimento de proteo ao voo; suprimento de aviao;
sobressalentes de mquinas e motores de navios e esquadra; explosivos e
munies; bandeiras, flmulas e insgnias e outros materiais de uso no-
duradouro.
1.2 - Equipamentos e Material Permanente (despesa 449052)
Entende-se por material permanente como aquele que, em razo de seu

uso corrente, no perde a sua identidade fsica, e/ou tem uma durabilidade
superior a dois anos.
Classifica-se como despesas com equipamentos e material permanente as
despesas com aquisio de aeronaves; aparelhos de medio; aparelhos e
equipamentos de comunicao; aparelhos, equipamentos e utenslios mdico,
odontolgico, laboratorial e hospitalar; aparelhos e equipamentos para esporte e
diverses; aparelhos e utenslios domsticos; armamentos; colees e materiais
bibliogrficos; embarcaes, equipamentos de manobra e patrulhamento;
equipamentos de proteo, segurana, socorro e sobrevivncia; instrumentos
musicais e artsticos; mquinas, aparelhos e equipamentos de uso industrial;
4|Pgina
mquinas, aparelhos e equipamentos grficos e equipamentos diversos;

mquinas, aparelhos e utenslios de escritrio; mquinas, ferramentas e
utenslios de oficina; mquinas, tratores e equipamentos agrcolas, rodovirios e
de movimentao de carga; mobilirio em geral; obras de arte e peas para
museu; semoventes; veculos diversos; veculos ferrovirios; veculos rodovirios;
outros materiais permanentes.
1.3 Servios de Terceiros - Pessoa Fsica (despesa 339036)
As despesas com servios de terceiros pessoa fsica abarcam as despesas

oramentrias decorrentes de servios prestados por pessoa fsica pagos
diretamente a esta e no enquadrados nos elementos de despesa especficos,
tais como: remunerao de servios de natureza eventual, prestado por pessoa
fsica sem vnculo empregatcio; estagirios, monitores diretamente contratados;
gratificao por encargo de curso ou de concurso; dirias a colaboradores
eventuais; locao de imveis; salrio de internos nas penitencirias; e outras
despesas pagas diretamente pessoa fsica.
1.4 - Servios de Terceiros - Pessoa Jurdica (despesa 339039)
As despesas com servios de terceiros pessoa jurdica abarcam as

despesas oramentrias decorrentes da prestao de servios por pessoas
jurdicas para rgos pblicos, tais como: assinaturas de jornais e peridicos;
tarifas de energia eltrica, gs, gua e esgoto; servios de comunicao
(telefone, telex, correios, etc.); fretes e carretos; locao de imveis (inclusive
despesas de condomnio e tributos conta do locatrio, quando previstos no
contrato de locao); locao de equipamentos e materiais permanentes;
software; conservao e adaptao de bens imveis; seguros em geral (exceto
os decorrentes de obrigao patronal); servios de asseio e higiene; servios de
divulgao, impresso, encadernao e emolduramento; servios funerrios;
despesas com congressos, simpsios, conferncias ou exposies; vale-refeio;
auxlio-creche (exclusive a indenizao a servidor); habilitao de telefonia fixa e
mvel celular; e outros congneres, bem como os encargos resultantes do
pagamento com atraso das obrigaes no tributrias.
1.5 Servios de Terceiros com Locao de Mo- de- Obra

(despesa 339037)
Despesas oramentrias com prestao de servios por pessoas jurdicas
para rgos pblicos, tais como limpeza e higiene, vigilncia ostensiva e outros,
nos casos em que o contrato especifique o quantitativo fsico do pessoal a ser
utilizado.
5|Pgina
2 Setores, localizao e servidor responsvel
Neste tpico, encontra-se a relao de setores, respectivos responsveis

e localizao, de modo a orientar os requisitantes na identificao do setor e
servidor que receber os pedidos e tambm dos setores onde o processo
tramitar.
2.1.1 Pr-Reitoria de Administrao 6 andar Charles Okama de

Souza;
2.1.2 Diretoria de Administrao 6 andar Diretor Nlio Germano de
Paula;
2.1.3 Setor de Licitao 6 andar Tiago Vidal de Campos e Liliana
Nascimento;
2.1.4 Coordenao de Apoio 6 e 3 andar Coordenador Rafael Dal
Sasso e Renato do Vale;
2.1.5 Seo de Gerenciamento de Materiais 6 andar Chefe Olvia
Ghetti Gomes;
2.1.6 Coordenao de Contratos 6 andar Coordenador Rafael de
Oliveira Leite, Iandra C. Mariano Carvalho e Juliana Godinho de Oliveira;
2.1.7 Diretoria de Oramento e Finanas 7 andar Diretor Alexandre
da Fonseca Botelho;
2.1.8 Coordenao do Setor Financeiro 7 andar Alice Aleixo
Fonseca;
2.1.9 Coordenao de Redes e Infraestrutura 4 andar Coordenador
Marcus Vincius de Souza Scotelano.
2.1.10 Gabinete/Reitor 11 andar Abel Arbex
2.1.11 Procuradoria 9 andar Ndia Gomes Sarmento
6|Pgina
3 Procedimentos para Solicitaes em Geral
As solicitaes em geral compreendem os pedidos simplificados realizados,

cotidianamente, pelos requisitantes no que diz respeito materiais de consumo,
equipamentos em geral, servios em geral e contratos de terceirizados. A seguir,
encontra-se a relao de procedimentos operacionais padronizados que devem
ser realizados por cada responsvel em seus respectivos setores, no bojo dos
processos administrativos.
3.1 - Solicitao de materiais de consumo do almoxarifado
Etapa 1 Requisitante
(a) Antes de tudo, o servidor acessa, por meio do e-mail institucional a
opo google drive (compartilhados), a planilha denominada
Estoque que contm a relao atualizada de todos os itens com a
descrio e as quantidades constantes no almoxarifado da Reitoria;
(b) De posse dessas informaes, preenche corretamente o
FORMULRIO 1, disponvel no site da Reitoria em:
www.ifsudestemg.edu.br, aba licitao;
(c) Ressalta-se que no sero aceitos formulrios sem a assinatura e a
identificao da chefia imediata, bem como sem a devida descrio
dos itens solicitados e os respectivos quantitativos;
(d) Alm disso, salienta-se que no sero aceitas incluses no
formulrio sem a cincia da chefia imediata;
(e) Para finalizar, o FORMULRIO 1 deve ser entregue no
almoxarifado, localizado no 3 andar.
Etapa 2 - Seo de Gerenciamento de Materiais

(a) Recebe o formulrio 1 da recepo do almoxarifado e aprecia o
pedido;
(b) Se estiver tudo de acordo com as normativas, libera ao requisitante
os itens solicitados;
(c) Caso contrrio, devolve o formulrio ao requisitante, com as
devidas observaes.
3.2- Solicitao de material permanente do patrimnio
(a) No que tange pedidos de bens permanentes (equipamentos em
geral, mobilirio, equipamentos de tecnologia da informao e
outros itens do patrimnio), o requisitante entrega o
FORMULRIO 2 devidamente assinado e carimbado pela chefia
imediata para a Seo de Gerenciamento de Materiais;

(a) A chefia da seo aprecia o pedido e se estiver tudo de acordo com
a normativa, libera ao requisitante os itens solicitados;
7|Pgina
(b) Caso contrrio, devolve o formulrio ao requisitante, com as

devidas observaes;
Ateno! quando tratar-se de equipamentos de tecnologia da informao (computadores,

impressoras e demais produtos), os pedidos sero encaminhados para a Coordenao de Redes e
Infraestrutura, localizada no 4 andar.
Etapa 3 - Coordenao de Redes e Infraestrutura

(a) O coordenador deste setor aprecia a solicitao efetuada pelo
requisitante;
(b) Em caso positivo, informa a Seo de Gerenciamento de Materiais
qual setor fica com a responsabilidade da carga patrimonial;
(c) Em caso negativo, o setor informa os motivos da no aprovao
ao requisitante.
Etapa 4 - Requisitante
(a) Em caso de aprovao do pedido, o requisitante receber o(s) bem

(bens) permanente(s) solicitado(s) e assinar o Termo de
Responsabilidade (FORMULRIO 3), assumindo a responsabilidade
pela guarda do(s) mesmo(s);
(b) Sempre que houver alguma movimentao do(s) bem(bens) o
responsvel pela guarda do(s) mesmo(s) dever entregar Chefia da
Seo de Gerenciamento de Materiais o Termo de Movimentao de
Bens Patrimoniais (FORMULRIO 4), informando inclusive que se
trata de emprstimo ou transferncia do(s) bem(bens);
(c) Em caso de transferncia, a Chefia da Seo de Gerenciamento de
Materiais providenciar novo Termo de Responsabilidade para o novo
detentor do(s) bem(bens);
(d) Em se tratando de bem(bens) de T.I, a transferncia no poder ser
feita sem a prvia autorizao do setor de Tecnologia da Informao.
3.3- Solicitao para Empenho de materiais de consumo e

permanente (equipamentos)
(a) Encaminha os pedidos de empenho para a Seo de Gerenciamento
de Materiais, mediante memorando da chefia imediata do setor
requisitante, com as seguintes informaes:
Identificao do Prego Eletrnico;
Numerao do CNPJ da Empresa;
Numerao do item;
Quantidade, Preo Unitrio e Preo Total.
8|Pgina

(a) Nessa fase processual, a chefia do setor analisa os itens do pedido
como quantitativo, valores dos saldos das atas de registros de
preos, bem como avalia se a empresa detentora da ata mantm
as mesmas condies de habilitao exigidas no certame licitatrio;
(b) Alm disso, verifica a classificao contbil de cada item, bem como
a modalidade de empenho;
(c) De posse das informaes, encaminha para a Diretoria de
Oramento e Finanas a solicitao da Nota de Empenho (NE).
Etapa 3 - Diretoria de Oramento e Finanas

(a) O responsvel pelo setor aprecia o pedido e se estiver tudo correto,
realiza a Nota de Empenho (NE);
(b) Coleta a assinatura do Ordenador de Despesas;
(c) Digitaliza a NE e envia para a Seo de Gerenciamento de Materiais
e para demais interessados no processo.

(a) De posse das informaes, a chefia realiza o controle dos processos
e envia uma cpia da NE para o fornecedor e para o requisitante
sobre o andamento do pedido;
(b) Quando do recebimento do material, a chefia deste setor avisa ao
requisitante para que o mesmo tome providncias em relao a
conferncia dos produtos entregues;
(c) Caso o fornecedor atrase ou no entregue os materiais ou
equipamentos, a Seo de Gerenciamento de Materiais deve
encaminhar formulrio para abertura de processo de sano
administrativa para a Coordenao de Contratos, conforme
orientaes referentes a abertura dos processos de sano.
(a) Ao ser informado da chegada do material, o requisitante confere de
acordo com as descries da ata de registro de preos e tambm
com a nota de empenho. Alm disso, antes do ateste da nota fiscal,
o requisitante confirma o tipo de empenho e retira o resumo da
DANFE, disponvel no sitio da receita federal:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx?tipoConsulta=resum
o&tipoConteudo=d09fwabTnLk=
Ateno (1)! para realizao da nota de empenho sem cometer equvocos, torna-se importante
primeiramente definir qual tipo de empenho ser realizado. Atualmente, existem trs formas de empenho:
ordinrio, global e estimativo. O primeiro, deve ser utilizado quando o material for entregue de uma nica
vez, assim, haver apenas uma nota fiscal com o valor total correspondente a entrega dos materiais. O
segundo tipo de empenho, dever ser considerado quando se sabe o valor total dos materiais a serem
entregues, porm em virtude do grande volume, faz se necessrio que a entrega seja parcelada, o que
exige do requisitante atestar as notas correspondentes a cada entrega. Por ltimo, a terceira forma de
empenho utilizada quando no se sabe ao certo o valor total a ser entregue, o que condiciona o
requisitante atestar as notas correspondentes as entregas parciais.
9|Pgina
(b) Por fim, encaminha toda e qualquer nota fiscal de material

de consumo ou permanente devidamente atestada e a
DANFE anexada para a Seo de Gerenciamento de
Materiais, no devendo enviar a Nota Fiscal para setor
financeiro.
Ateno (2)! no caso de material grfico, como as notas fiscais da grfica so emitidas como notas
de servios no necessrio o envio da DANFE. As mesmas tambm devero ser encaminhadas Seo de
Gerenciamento de Materiais.

(a) Nessa etapa do processo, a chefia da seo deve lanar os materiais
no estoque;
(b) Em seguida, encaminha a nota fiscal juntamente com demais
documentos para a coordenao do setor financeiro.
Etapa 7 - Coordenao financeira

(a) O servidor responsvel do setor financeiro realiza a apropriao da
nota fiscal;
(b) Posteriormente, faz o pagamento da fatura ou documentos
similares, observando todas as prerrogativas legais no bojo dos
processos administrativos.
3.4- Solicitao de servios de manuteno em geral
(a) As solicitaes de servios de manuteno, como por exemplo:
servios de energia eltrica, servios de gesto de transportes,
servios de gua e esgoto, servios de telecomunicaes, servios
de malote e correios, servios de reparos hidrulicos, servios em
geral do prdio da Reitoria, servios de vigia, vigilncia ostensiva e
monitorada so feitas por meio do FORMULRIO 5 entregue para
a Coordenao de Apoio Administrativo;
(b) Registra-se que ser aceito apenas formulrio devidamente
assinado pela chefia imediata.
Etapa 2 - Coordenao de Apoio

(a) De posse do formulrio, a coordenao de apoio realiza uma
avaliao do pedido. Constatado que a situao apresenta uma
dimenso de resoluo mais simples, na qual a equipe de apoio
tenha condies de resolver por conta prpria, a solicitao ser
atendida, dependo apenas do volume de servios a serem
executados;
(b) No entanto, se for algo complexo que exigir uma avaliao tcnica,
por se tratar de servios de engenharia, os pedidos levaro mais
tempo para serem atendidos, pois a coordenao de apoio buscar
auxlio junto a outros setores com capacidade tcnica, seja internos
10 | P g i n a
ou externos, de maneira a identificar as causas e assim resolver a

questo.
Ateno! Quando o servio de manuteno englobar a necessidade de aquisio de materiais, estes

devem ter seu pedido encaminhado Seo de Gerenciamento de Materiais.
3.5- Solicitao de servios terceirizados com locao de mo de

obra
(a) Todas as questes relacionadas aos servios terceirizados,
especificamente os de recepcionistas, de copeira, de contnuo, de
servios gerais so encaminhadas para a Coordenao de
Contratos;
(b) Salienta-se que apenas essa coordenao, por motivos legais, tem
a prerrogativa de definir e decidir sobre aspectos relacionados aos
contratos com as empresas de locao de mo de obra que prestam
servios para a Reitoria, principalmente em relao aos assuntos
ligados aos servidores terceirizados;
(c) Neste sentido, nos setores que possuem servidores terceirizados
trabalhando, quando se tratar de alguma questo a ser definida em
relao a quantitativo, acomodao, horrio de trabalho,
atribuies, faltas e demais fatores imprescindvel que as
demandas sejam encaminhadas para a coordenao de contratos.
Etapa 2 - Coordenao de contratos

(a) Mediante solicitao do requisitante, a coordenao aprecia a
situao;
(b) Dependendo do caso em apreo, de acordo com as exigncias
legais cabveis, defini o que pode ser realizado ou qual providncia
a ser tomada.
11 | P g i n a
4 Licitao e Contratao de Servios
No que tange as solicitaes de compras e contrataes de servios de

pessoa jurdica, por meio de processo licitatrio, para que o setor requisitante
seja atendido imprescindvel atender as orientaes e procedimentos aqui
estabelecidos.
A seguir, pode-se visualizar os procedimentos necessrios para trs tipos
de solicitaes como licitaes de materiais de consumo, equipamentos e servios
de pessoa jurdica.
4.1- Licitao de Materiais de Consumo e Equipamentos
(a) O setor requisitante, por meio da aprovao da chefia imediata,
envia solicitao de compra para a Seo de Gerenciamento de
Materiais contendo os seguintes itens:
Memorando com a descrio detalhada do objeto a ser
adquirido, bem como quantidade, estimativa de preos e
justificativa para aquisio dos itens solicitados;
Termo de Referncia, datado e assinado onde constem todas as
informaes referentes ao material, mtodos de entrega (se
entrega nica ou parcelada), prazo de entrega, se o material ou
servio exige garantia etc. Destaca-se que os modelos de
Termos de Referncia podem ser obtidos por meio da pgina do
setor de licitaes no endereo: www.ifsudestemg.edu.br, aba
licitao;
Pesquisa de preos, de acordo com a Instruo Normativa
SLTI/MP n5/2014 e a Instruo Normativa SLTI/MP n7/2014,
no bojo dos processos administrativos, atentando-se para a
utilizao de um dos seguintes parmetros:
I Portal de Compras Governamentais
www.comprasgovernamentais.gov.br (apenas 1 (um)
oramento); ou
II pesquisa publicada em mdia especializada, stios eletrnicos
especializados ou de domnio amplo, desde que contenha a data
e horrio de acesso (trs (3) oramentos); ou
III contrataes similares de outros entes pblicos, em
execuo ou concludos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores
data da pesquisa de preos (trs (3) oramentos); ou
IV pesquisa com fornecedores (trs (3) oramentos).
Check list preenchido (disponvel no site da Reitoria/Licitao)
Indicao do servidor que ser o fiscal do contrato.

(a) Nessa etapa do processo, a chefia da seo analisa o pedido e
verifica se existem materiais ou equipamentos disponveis no
estoque que atendam as descries dos produtos solicitados;
12 | P g i n a
(b) Caso no tenha material disponvel, avalia a necessidade de

realizao da licitao. Para tanto, prudente a definio da
modalidade de licitao, bem como outras formas de aquisio
como dispensa ou inexigibilidade de licitao dependo da
justificativa;
(c) Depois disso, o processo deve ser instrudo e encaminhado para a
Diretoria de Oramento e Finanas.

(a) De posse da documentao exigida nas etapas anteriores, o
responsvel pelo setor verifica, por meio do planejamento e
controle oramentrio, se o setor requisitante possui recurso
suficiente para custear as futuras despesas;
(b) Verificado crdito disponvel, na sequncia preciso realizar a
classificao dos bens e servios com destaque para a natureza e
cdigos da despesa, bem como a programao oramentria,
planos internos e as aes referentes a lei oramentria anual;
(c) Em seguida, elabora memorando com todas as informaes
relacionadas ao recurso oramentrio e encaminha para Seo de
Gerenciamento de Materiais;
(d) Caso no tenha disponibilidade oramentria, o pedido devolvido
ao requisitante com as devidas justificativas.

(a) O responsvel do setor ter cincia da aprovao ou no da
Diretoria de Oramento e Finanas em relao ao pedido do
requisitante;
(b) Em caso positivo, o processo encaminhado para o Ordenador de
Despesas para aprovao do Termo de Referncia e autorizao
para abertura do processo licitatrio;
(c) Em caso negativo, o pedido retorna ao requisitante com as devidas
justificativas pelo no atendimento da solicitao.
Etapa 5 Ordenador de Despesas

(a) Nessa fase do processo, o ordenador de despesas avalia a
solicitao e aprova o termo de referncia;
(b) Em seguida, autoriza a abertura do processo licitatrio;
(c) Por fim, encaminha o processo para a Diretoria de Administrao.
Etapa 6 - Diretoria de Administrao

(a) O responsvel do setor, juntamente com o setor de licitao,
aprecia o processo licitatrio de acordo com as prerrogativas legais
vigentes;
(b) Em seguida, verifica a necessidade de ajustes no termo de
referncia, minutas de editais e de contratos;
(c) Aps instruir devidamente o processo administrativo, a Diretoria
encaminha o mesmo para a Pr-reitoria de Administrao.
13 | P g i n a
Etapa 7 - Pr-reitoria de Administrao

(a) Analisa o processo e se no constatada nenhuma inconsistncia,
realiza o despacho e em seguida encaminha para a Procuradoria
Federal;
(b) No caso de encontrar alguma pendncia, falta de documentos ou
dvidas em relao ao processo, devolve para o requisitante tomar
as devidas providncias.
Etapa 8 - Procuradoria
(a) Avaliao dos aspectos legais e anlise jurdica, de modo a emitir
parecer jurdico;
(b) Depois, encaminha processo para a Pr - reitoria de Administrao.

(a) Recebido o processo e constatado parecer favorvel, encaminha o
mesmo para a Diretoria de Administrao para observar as
recomendaes da Procuradoria Jurdica;
(b) Caso seja necessrio ajustes processuais para nova vista,
encaminha o processo para o setor responsvel ou mesmo para o
requisitante que deve promover os esclarecimentos;
(c) Esclarecidas as questes formalmente, o processo segue
novamente para a Procuradoria Federal.

(a) O responsvel pelo setor da sequncia ao tramite processual em
que prepara o processo licitatrio;
(b) Em seguida, envia o processo para o Ordenador de Despesas
autorizar a deflagrao da fase externa do processo licitatrio.

(a) Autoriza a deflagrao da fase externa do processo licitatrio e
emite despacho para a Diretoria de Administrao.

(a) Recebido o despacho, instrui o processo e realiza os procedimentos
para definir a modalidade da licitao pertinente;
(b) Depois encaminha o processo licitatrio para o setor de licitao.
Etapa 13- Setor de licitao

(a) Realiza todas as fases do processo de licitao de acordo com os
procedimentos tcnicos operacionais vigentes;
(b) Finalizada a licitao, realiza a adjudicao da licitao. Em seguida
encaminha o processo ao Ordenador de Despesas.
Etapa 14- Ordenador de Despesas

(a) Realiza a homologao do certame licitatrio;
(b) Encaminha o processo para a Seo de Gerenciamento de
Materiais.
14 | P g i n a
Etapa 15 Seo de Gerenciamento de Materiais

(a) Avalia o processo e realiza os procedimentos cabveis para dar
sequncia ao trmite da solicitao;
(b) No caso de aquisio imediata, o processo deve ser encaminhado
para a Diretoria de Oramento e Finanas para realizao da Nota
de Empenho (NE);
(c) No caso de sistema de registro de preos, encaminha o processo
para o setor de licitao para elaborao da Ata de Registro de
Preos.

(a) Realiza o empenho dos recursos e envia a Nota de Empenho (NE)
para a Seo de Gerenciamento de Materiais.
Etapa 17 Setor de Licitao

(a) Elabora a Ata de Registro de Preos e informa Seo de
Gerenciamento de Materiais que o documento est pronto.
Etapa 18 Seo de Gerenciamento de Materiais

(a) Encaminha a Nota de Empenho para o fornecedor e avisa o
requisitante que a solicitao j foi realizada para o fornecedor.
4.2- Licitao de Servios Gerais e de Manuteno
(a) O setor requisitante, por meio da aprovao da chefia imediata, envia
solicitao para contratao de empresa prestadora de servios para a
Coordenao de Apoio, contendo os seguintes itens:
contratado, estimativa de preos, justificativa para
contratao do servio;
Termo de Referncia, datado e assinado onde constem todas
as informaes referentes ao material, mtodos de entrega
(se entrega nica ou parcelada), prazo de entrega, se o
material ou servio exige garantia etc. Destaca-se que os
modelos de Termos de Referncia podem ser obtidos por
meio da pgina do setor de licitaes no endereo:
www.ifsudestemg.edu.br, aba licitao;
Pesquisa de preos de acordo com a Instruo Normativa
SLTI/MP n5/2014 e a Instruo Normativa SLTI/MP
n7/2014, no bojo dos processos administrativos,
atentando-se para a utilizao de um dos seguintes
parmetros:
oramento); ou
15 | P g i n a

Check list preenchido (disponvel no site da
Reitoria/Licitao);
Indicao do servidor que ser o fiscal do contrato.

(a) Nessa etapa do processo, a coordenao de apoio analisa o pedido
e identifica aspectos relevantes em relao ao processo de licitao,
principalmente a modalidade da licitao, bem como outras formas
de aquisio, tais como: dispensa ou inexigibilidade de licitao
dependendo da situao;
(b) Alm disso, averigua se os servios a serem contratados sero
regidos por contratos.
Etapa 3 - Coordenao de Contratos

(a) Nessa etapa, o responsvel do setor aprecia as caractersticas do
servio a ser contratado, de modo a sugerir o tipo de contrato a ser
elaborado;
(b) Junta ao processo minuta contratual. Em seguida, encaminha o
processo para a coordenao de apoio.

(a) Recebido o processo, verifica as observaes do setor de contratos;
(b) Em seguida, encaminha para a Diretoria de Oramento e Finanas.

(a) De posse da documentao exigida nas etapas anteriores, o
responsvel pelo setor, por meio do planejamento e controle
oramentrio, verifica se o setor requisitante possui recurso
(b) Constatado crdito disponvel, realiza a classificao dos bens e
servios com destaque para a natureza e cdigos da despesa, bem
como a programao oramentria, planos internos e as aes
referentes a lei oramentria anual;
relacionadas ao recurso oramentrio e encaminha para a
Coordenao de Apoio;
16 | P g i n a
Etapa 6 Coordenao de Apoio

(a) O responsvel do setor ter cincia da aprovao ou no da
requisitante;
(b) Em caso positivo, o processo encaminhado ao Ordenador de
(c) Em caso negativo, o pedido retorna ao requisitante com as devidas

solicitao e aprova o termo de referncia;

vigentes;
referncia, minutas de editais e de contratos;
(c) Aps instruir devidamente o processo administrativo, encaminha
para a Pr-reitoria de Administrao.
Etapa 9 Pr-reitoria de Administrao

(a) Analisa o processo e se no constatado nenhuma inconsistncia,
Federal;
parecer jurdico;

mesmo para a Diretoria de Administrao;
requisitante promover os esclarecimentos;
(c) Depois disso, devolve o processo para a Pr-reitoria de
Administrao que avalia os ajustes;
(d) Esclarecidas as questes, o processo segue novamente para a
Procuradoria Federal.
17 | P g i n a

(a) O responsvel pelo setor da sequncia ao tramite processual em
que prepara o processo licitatrio;
(b) Depois, encaminha para o setor de licitao, no qual realiza os
procedimentos de acordo com a modalidade de licitao pertinente.


para definir a modalidade de licitao pertinente;
(b) Depois encaminha o processo licitatrio para o setor de licitao.
Etapa 15 - Setor de licitao

procedimentos tcnicos operacionais;
(b) Finalizada a licitao envia o processo para o ordenador de
despesas homologar o certame licitatrio.

(b) Encaminha o processo para a Coordenao de Apoio.
Etapa 17 Coordenao de Apoio

(b) No caso de prestao de servio imediata, o processo deve ser
encaminhado para a Diretoria de Oramento e Finanas para
realizao da Nota de Empenho (NE);
(c) No caso de sistema de registro de preos, devolve o processo para
o setor de licitao para elaborao da Ata de Registro de Preos;
(d) No caso de contrato, encaminha o processo para a Diretoria de
Administrao.
Etapa 18- Diretoria de Oramento e Finanas

(a) Realiza o empenho do recurso e envia a nota de Empenho (NE)
para a Coordenao de Apoio.
Etapa 19- Setor de Licitao

(a) Elabora a Ata de Registro de Preos e informa a Coordenao de
Apoio que o documento est pronto.

(a) Avalia o processo e se constatado que o servio necessita de
contrato, encaminha o processo para a coordenao de contratos.
18 | P g i n a
Etapa 21 Coordenao de Contratos

(a) A coordenao de contratos providencia os procedimentos
necessrios para a elaborao e assinatura do contrato;
(b) Entra em contato com o fornecedor de modo a estipular os
procedimentos para assinatura do contrato e definir outros
aspectos necessrios a efetivao da contratao;
(c) Por fim, encaminha o processo para o Gabinete do Reitor.
Etapa 22 - Gabinete
(a) Recebe o processo e, logo em seguida, colhe a assinatura do Reitor;
(b) Depois envia o processo para a Diretoria de Administrao.

(a) Mantem o controle do processo e realiza consultas e atende demais
setores com as devidas informaes.
4.3- Licitao de Servios Especficos Pessoa Fsica, Pessoa

Jurdica e Sistema de Registro de Preos
(a) O setor requisitante, por meio da aprovao da chefia imediata, envia
solicitao para a Diretoria de Oramento e Finanas, contendo os
seguintes itens:
adquirido, bem como quantidade, estimativa de preos,
justificativa para aquisio do objeto;
Termo de Referncia, datado e assinado onde constem todas as
informaes referentes ao material, mtodos de entrega (se
entrega nica ou parcelada), prazo de entrega, se o material ou
servio exige garantia etc. Destaca-se que os modelos de
Termos de Referncia podem ser obtidos por meio da pgina do
setor de licitaes no endereo:www.ifsudestemg.edu.br, aba
licitao;
Pesquisa de preos de acordo com a Instruo Normativa
SLTI/MP n5/2014 e a Instruo Normativa SLTI/MP n7/2014,
no bojo dos processos administrativos, atentando-se para a
utilizao de um dos seguintes parmetros:
oramento); ou
Check list preenchido (disponvel no site da Reitoria/Licitao)
19 | P g i n a
Indicao do servidor que ser o fiscal do contrato
Etapa 2 Diretoria de Oramento e Finanas

(a) De posse da documentao exigida na etapa anterior, o
responsvel pelo setor, por meio do planejamento e controle
oramentrio, verifica se o setor requisitante possui recurso
(b) Constatado crdito disponvel, realiza a classificao dos bens e
servios com destaque para a natureza e cdigos da despesa, bem
como a programao oramentria, planos internos e as aes
referentes a lei oramentria anual;
relacionadas ao recurso oramentrio e encaminha para Diretoria
de Administrao;

(e) O responsvel do setor ter cincia da aprovao ou no da
requisitante;
(f) Em caso positivo, o processo encaminhado ao Ordenador de
(g) Em caso negativo, o pedido retorna ao requisitante com as devidas

solicitao e aprova a minuta do termo de referncia;

vigentes;
referncia;
(c) Encaminha processo para a coordenao de contratos.

(a) Nessa etapa, o responsvel do setor apreciar as caractersticas dos
servios a serem contratados, de modo a sugerir o tipo de contrato
a ser elaborado;
(b) Adiciona ao processo minuta contratual e encaminha o processo
para a Diretoria de Administrao;
20 | P g i n a

(a) Aps instruir devidamente o processo administrativo, com as
observaes do setor de contratos, encaminha para a Pr-reitoria
de Administrao.

(a) Analisa o processo e se no constatado nenhuma inconsistncia,
Federal;
parecer jurdico;
Etapa 10 - Pr-reitoria de Administrao:

mesmo para a Diretoria de Administrao;
requisitante promover os esclarecimentos;
(c) Depois disso, devolve o processo para a Pr-reitoria de
Administrao que avalia os ajustes;
(d) Esclarecidas as questes, o processo segue novamente para a
Procuradoria Federal;

(a) O responsvel pelo setor da sequncia ao tramite processual, no
qual prepara o processo licitatrio;
(b) Em seguida, envia o processo para o Ordenador de Despesas
autorizar a deflagrao da fase externa do processo licitatrio.


para definir a modalidade da licitao pertinente. Depois encaminha
o processo licitatrio para o setor de licitao.
Etapa 14 - Setor de licitao

procedimentos tcnicos operacionais;
21 | P g i n a
(b) Finalizada a licitao envia o processo para o ordenador de

despesas que homologa o certame licitatrio.

(b) Encaminha o processo para a Diretoria de Administrao.
Etapa 16 Diretoria de Administrao

(b) No caso de contratao de prestao de servio imediata, o
processo deve ser encaminhado para a Diretoria de Oramento e
Finanas para a realizao da Nota de Empenho (NE);
(c) No caso de Sistema de Registro de Preos, devolve o processo para
o setor de licitao para elaborao da Ata de Registro de Preos;
(d) No caso de contratos, encaminha o processo para a Diretoria de
Administrao.

(a) Realiza o empenho do recurso e envia a nota de Empenho (NE)
para a Diretoria de Administrao.
Etapa 18 Setor de Licitao

(a) Elabora a Ata de Registro de Preos e informa a Diretoria de
Administrao que o documento est pronto.

(a) Avalia o processo e se constatado que o servio necessita de
contrato, encaminha o mesmo para a coordenao de contratos.
Etapa 20 Coordenao de Contratos

(a) A coordenao de contratos providencia os procedimentos
necessrios para a elaborao e assinatura do contrato;
(b) Entra em contato com o fornecedor de modo a estipular os
procedimentos para assinatura do contrato e definir outros
aspectos necessrios a efetivao da contratao;
(c) Por fim, encaminha o processo para o Gabinete do Reitor.
Etapa 21 Gabinete
(a) Recebe o processo e, logo em seguida, colhe assinatura do Reitor;
(b) Depois envia o processo para a Diretoria de Administrao.
Etapa 22- Diretoria de Administrao

(a) Acompanha o processo;
(b) Realiza consultas;
(c) E atende demais setores com as devidas informaes.
22 | P g i n a
5 Solicitao de abertura de processos de sano

administrativa
5.1 Procedimentos para instaurao de processo sancionador
(a) Preenche o FORMULRIO 6 de instaurao de processo sancionador
disponvel em:www.ifsudestemg.edu.br, aba licitao;
(b) Durante o preenchimento relata todos os detalhes do fato ocorrido.
Adiciona ao formulrio, cpias dos e-mail trocados com a empresa, as
notificaes enviadas e qualquer outra informao til;
(c) Aps juntar toda documentao, encaminha para a Coordenao de
Contratos.

(a) O responsvel pelo processo instrui e protocola o mesmo no SIGA-ADM
para incio do trmite processual;
(b) Depois encaminha para a Pr-reitoria de Administrao.
Etapa 3 - Pr-reitoria de Administrao:

(a) Realiza a autorizao da abertura do processo sancionador.

(a) Nessa fase necessrio o envio da notificao de inteno de aplicao
de sano, bem como de prazo de defesa para a empresa.
Etapa 5 - Pr-reitoria de Admininstrao

(a) Faz o julgamento apresentado pela empresa;
(b) Encaminha o processo para a Coordenao de Contratos.

(a) Envia para a empresa a deciso de aplicao de sano e de prazo de
recurso.
Etapa 7 - Gabinete
(a) Aps recebimento, envia o processo para apreciao do Reitor e o
mesmo realiza o julgamento do recurso apresentado ou no pela
empresa;
(b) O Reitor apresenta a deciso final;
(c) Depois da manifestao encaminha o processo para a Coordenao de
Contratos.

(a) Recebido o processo dever cadastrar o processo sancionador no
SICAF;
23 | P g i n a
(b) Envia para a empresa a aplicao da sano,

(c) Avisa ao requisitante o resultado do processo sancionador,
(d) Realiza o aviso de penalidade no DOU, quando couber;
(e) Em caso de multa, a GRU enviada empresa para pagamento;
(f) Se a empresa no efetuar o pagamento, fundamental a compensao
de crditos;
(g) Sendo assim, encaminha solicitao para Diretoria de Oramento e
Finanas.

(a) Apura se a empresa sancionada apresenta crditos de valores a
receber;
(b) De posse das informaes, junta ao processo e encaminha para a
Coordenao de Contratos.

(a) Realiza os procedimentos devidos;
(b) Encaminha o processo para o Gabinete.
Etapa 11 - Gabinete
(a) Encaminha o processo para o Reitor aprovar a compensao de
valores;
(b) Depois envia o processo para a Coordenao de Contratos.

(a) Existindo crditos, o processo ser encaminhado para a Diretoria de
Oramento e Finanas, na qual realiza a compensao de valores.

(a) Avalia o pedido e realiza a compensao de valores;
(b) Em seguida, encaminha o processo para Coordenao de Contratos.

(a) Avisa a empresa sobre a compensao de valores;
(b) Caso no haja crditos para compensao, o processo encaminhado
para a Procuradoria Federal para cobrana judicial.
Etapa 15 - Procuradoria Federal:

(a) Realiza os procedimentos necessrios e encaminha para cobrana
judicial aos rgo competentes.
24 | P g i n a
6 Solicitao de viagens ao setor de transportes
6.1 Procedimentos para pedidos de viagens para o setor de

transportes da Reitoria
(a) - Realiza o pedido no SIGA-ADM, exclusivamente, pelos seguintes
setores:
Pr-reitoria de Administrao;
Pr-reitoria de Desenvolvimento Institucional;
Pr-reitoria de Ensino;
Pr-reitoria de Pesquisa;
Pr-reitoria de Extenso,
Gabinete Reitoria;
Diretoria de Gesto de Pessoas,
Diretoria de Infraestrutura,
Assessoria de Relaes Internacionais,
Assessoria de Comunicao.
(b) Envia e-mail para: gestao.frota@ifsudestemg.edu.br. No texto

fundamental informar o nmero da requisio gerada no sistema, as
observaes pertinentes e os detalhes em relao ao trecho e aos
passageiros, de modo a facilitar a compreenso dos condutores;
(c) Em virtude de tempo hbil para planejamento e condies de
capacidade da frota, a solicitao de transporte para viagens cujo
destino no seja a cidade de Juiz de Fora deve ser feita,
impreterivelmente, com 2 (DOIS) dias de antecedncia em relao a
execuo do servio;
(d) Ressalta-se que pedidos por telefone ou fora do prazo, anteriormente
destacado, no sero liberados para execuo das viagens;
(e) No caso de viagens no domingo e na segunda-feira, a efetuao do
pedido deve ser na quinta-feira;
(f) Todas as viagens durante a semana de expediente normal de
funcionamento da instituio, que a etapa de incio e do fim seja no
perodo entre 8h e 12h e no perodo entre 14h e 18h, tero origem e
destino na Reitoria, sedes I e II. Desse modo, o embarque e o
desembarque dos servidores ocorrer nos referidos locais;
(g) No caso de viagens fora do horrio de expediente normal de
funcionamento da instituio, acima destacado, preciso que o
requisitante informe os detalhes e as observaes que achar pertinente
no e-mail informado anteriormente;
(h) Para o deslocamento dentro da cidade de Juiz de Fora, tambm
necessria a solicitao no SIGA-ADM e o envio do e-mail. Porm, para
flexibilizar o processo, basta apenas ligar, com certa antecedncia,
para o setor de transportes no nmero 3257 4150 e solicitar ao
25 | P g i n a
motorista de planto a requisio. Destaca-se que a solicitao s ser

atendida, caso o setor tenha condies suficientes em relao a
disponibilidade de veculo, motorista e tempo para executar o
deslocamento;
(i) Quando se tratar de eventos que demandam apoio do setor
de transportes de um volume significativo de viagens, obrigatrio
que o setor responsvel comunique, formalmente, com 30 dias de
antecedncia a Diretoria de Administrao ou a Pr-reitoria de
Administrao do quantitativo de viagens com informaes sobre os
trechos, locais, dias, horrios e passageiros;
(j) Em relao a viagens de urgncia, cujo pedido no foi realizado com
2 (DOIS) dias antecedncia, o setor requisitante dever entrar em
contato com a Diretoria de Administrao ou Pr-reitoria de
Administrao, o mais rpido possvel, para avaliao do respectivo
caso. Sendo certo que no haver nenhuma garantia da viagem ser
liberada para execuo, pois alm dos diversos fatores intempestivos,
o setor de transportes apresenta limitaes em termos de capacidade
operacional para atender algo no previsto e planejado.
Etapa 2 Setor de Transportes

(a) Observa constantemente os pedidos no SIGA-ADM;
(b) Organiza os pedidos de viagem com antecedncia e realiza a escala de
motoristas levando em considerao a definio do plantonista na
semana e a sequncia da escolha do motorista por ordem alfabtica;
(c) Informa os motoristas das viagens a serem realizadas, bem como de
todas as informaes necessrias para que a viagem seja executada;
(d) Atualiza o cronograma de viagem no site da Reitoria;
(e) Informa o requisitante de qualquer imprevisto;
26 | P g i n a
ANEXOS
27 | P g i n a
IF SUDESTE MG PR-REITORIA DE ADMINISTRAO

SEO DE GERENCIAMENTO DE MATERIAIS - ALMOXARIFADO
FORMULRIO 1 SOLICITAO DE MATERIAL DE CONSUMO
Preenchimento obrigatrio por parte do requisitante
Requisitante:_______________________________________ Setor:______________________
Autorizao da Chefia Imediata:________________________ Data da Solicitao: ___/____/___
Relao de material de consumo solicitada
Item Descrio do Material de Consumo Quantidade Quantidade

Solicitada Atendida
Autorizao do Almoxarifado:__________________________ Data da Liberao:___/___/___
Declaro que recebi o material de consumo constante nesta requisio:
___________________________
Requisitante
28 | P g i n a

FORMULRIO 2 SOLICITAO DE MATERIAL PERMANENTE
Autorizao da Diretoria de Tecnologia da Informao:____________________________________
Relao de material permanente solicitada
Item Descrio do Material Permanente Quantidade Quantidade

Solicitada Atendida
Autorizao da *CSGM:__________________________________ Data da Liberao:___/___/___
Declaro que recebi o material permanente constante nesta requisio:
___________________________
Requisitante
29 | P g i n a

FORMULRIO 3 TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E PELA

POSSE DE BENS
TERMO DE RESPONSABILIDADE
Pelo presente documento, responsabilizo-me pela guarda e posse do(s) bem(bens) abaixo
relacionado(s), respondendo em caso de furto, roubo, extravio, m utilizao ou qualquer
outro dano.
Comprometo-me, ainda, a utiliz-lo(s) de forma estritamente profissional, devolvendo-o(s) em

perfeito estado de conservao em caso de exonerao, demisso ou a pedido da Autoridade
Responsvel.
Assumo o compromisso tambm de informar Chefia da Seo de Gerenciamento de

Materiais, atravs do devido formulrio, sempre que houver qualquer movimentao do(s)
bem(bens) sob minha guarda.
Por fim, declaro que recebi o(s) bem(bens) relacionado(s) abaixo em perfeita(s)
condio(condies) de uso.
ITEM DESCRIO/MARCA/MODELO N PATRIMNIO NMERO SRIE NOTA FISCAL
Local: _____________________ Data: ___ / ___ /___
_______________________ __________________________
Nome: Chefe Seo Ger. Materiais
CPF:
SIAPE:
30 | P g i n a

FORMULRIO 3 TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E PELA

POSSE DE BENS
DEVOLUO DO BEM PERMANENTE PARA A SEO DE

GERENCIAMENTO DE MATERIAIS
Declaro que o(s) bem (bens) permanente foi(foram) devolvido(s) em ___ / ___ / ______ nas
seguintes condies:
Perfeito estado ( ) Apresentando defeito ( ) Faltando peas/acessrio ( )
_____________________________
Chefe Seo Ger. Materiais
31 | P g i n a

FORMULRIO 4 TERMO DE MOVIMENTAO DE BENS PATRIMONIAIS
TIPO
( ) Transferncia ( ) Emprstimo ( ) Devoluo ( ) Baixa
Origem Data da Movimentao:
Responsvel que cede Data para Devoluo:
Destino Outros:
Responsvel que
recebe
Declarao responsvel
Como responsvel da Unidade Supra, declaro que estou ciente, ou comprometo a me cientificar
das minhas responsabilidades acerca da guarda e da administrao do material abaixo,
observando a legislao e as normas da Diviso de Patrimnio
Nmero de Descrio, detalhamento e Observaes Quant. Estado (*)

Patrimnio
______________________________________ ________________________________
Responsvel que cede Responsvel que recebe
Nome: Nome:
(*) Siglas : novo (NO) bom (BO) regular (RE) ruim (RU) inservvel (IN) no encontrado (NE) ausente (AU)
sem placa (SP) sem tombamento (ST)
32 | P g i n a

COORDENAO DE APOIO ADMINISTRATIVO
FORMULRIO 5 SOLICITAO DE SERVIOS

Orientaes para preenchimento encontram-se na pgina seguinte.
E-mail: Telefone:
Relao de material especfico de acordo com o servio solicitado
Item CATSER Material Especificado Unidade Quantidade

01
02
03
04
05
JUSTIFICATIVA
Autorizao da *CAA:__________________________________ Data da Liberao:___/___/___
Declaro que o servio constante nesta requisio foi atendido em __/__/____:
___________________________
Requisitante
33 | P g i n a

FORMULRIO 5 SOLICITAO DE SERVIOS
Orientaes para preenchimento do formulrio por parte do requisitante
1. Requisitante: o servidor que determinou as especificaes dos servios a serem

realizados.
2. Setor: o local de onde a solicitao se origina.
3. E-mail: o e-mail do servidor que determinou as especificaes, cujo nome foi
informado no item anterior.
4. Telefone: o telefone do servidor que determinou as especificaes, cujo e-mail foi
informado no item anterior.
5. Item: a enumerao dos servios que esto sendo solicitados, iniciando em 01.
6. CATSER: o cdigo de servio.
7. Servio Especificado: a indicao do servio que ser realizado, as descries devem
ser claras e objetivas, evitando a indicao de especificaes irrelevantes que possam
restringir a competitividade do certame.
8. Unidade: a forma com que o mercado geralmente realiza o servio, pode ser: servio,
hora, diria, etc.
9. Quantidade: o nmero que indica quantos servios sero realizado, cuja informao
foi feita no item anterior, esto sendo solicitados.
10. Justificativa: a indicao das razes para realizao do servio, em geral a
satisfao de uma necessidade. Dizer que um servio ser realizado em uma
determinada coordenao no justifica a solicitao, apenas informa o setor onde o
mesmo ser realizado.
11. Coordenao/Solicitante/Chefia Imediata: indicam os setores responsveis pela
solicitao e/ou autorizao, devem ser datados, assinados e carimbados, obedecendo
sequncia hierrquica.
Observaes
1. No caso de preenchimento incompleto do formulrio, ser o mesmo devolvido para

as complementaes necessrias.
2. necessrio o envio do arquivo da solicitao para o e-mail:
apoio.administrativo@ifsudestemg.edu.br
34 | P g i n a

FORMULRIO 6 INSTAURAO DE PROCESSO SANCIONADOR

O fiscal do contrato ou servidor do setor requisitante deve informar:
Etapa I:
Nmero do Contrato: Nmero do Processo: Modalidade de Licitao: Nome da Empresa:

Prego (n / )
Concorrncia
Tomada de preo
Convite
CNPJ da Empresa: Contato: Telefone do contato: Data do preenchimento:
Etapa II:
1) Informar o motivo da solicitao (relatar com detalhes todo o

problema):
2) Informar quais as clusulas do edital, contrato ou seus anexos,

que foram descumpridas:
35 | P g i n a

FORMULRIO 6 INSTAURAO DE PROCESSO SANCIONADOR
3) Informar se a Administrao teve ou no prejuzos e qual a

gravidade:
4) Sugerir as penalidades de acordo com as clusulas do edital ou

contrato:
Nome e Assinaturas
Observao:
Anexar a este formulrio todas as trocas de e-mails, notificaes,

documentos e quaisquer outras informaes que possam elucidar os fatos.
36 | P g i n a

Manual de Procedimentos Operacionais

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual de Procedimentos Operacionais

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Manual de Procedimentos Operacionais Padronizados

Manual Verso 01/2015 atualizado em 22/04/2015

A Pr-reitoria de Administrao, a Diretoria de Administrao, a Diretoria

Para evitar enganos e inconsistncias em relao a descrio dos objetos

1.1 - Material de Consumo (despesa 339030)

De acordo com as prerrogativas legais, material de consumo aquele que,

1.2 - Equipamentos e Material Permanente (despesa 449052)

Entende-se por material permanente como aquele que, em razo de seu

mquinas, aparelhos e equipamentos grficos e equipamentos diversos;

1.3 Servios de Terceiros - Pessoa Fsica (despesa 339036)

As despesas com servios de terceiros pessoa fsica abarcam as despesas

1.4 - Servios de Terceiros - Pessoa Jurdica (despesa 339039)

As despesas com servios de terceiros pessoa jurdica abarcam as

1.5 Servios de Terceiros com Locao de Mo- de- Obra

2 Setores, localizao e servidor responsvel

Neste tpico, encontra-se a relao de setores, respectivos responsveis

2.1.1 Pr-Reitoria de Administrao 6 andar Charles Okama de

3 Procedimentos para Solicitaes em Geral

As solicitaes em geral compreendem os pedidos simplificados realizados,

3.1 - Solicitao de materiais de consumo do almoxarifado

Etapa 2 - Seo de Gerenciamento de Materiais

3.2- Solicitao de material permanente do patrimnio

Etapa 2 - Seo de Gerenciamento de Materiais

(b) Caso contrrio, devolve o formulrio ao requisitante, com as

Ateno! quando tratar-se de equipamentos de tecnologia da informao (computadores,

Etapa 3 - Coordenao de Redes e Infraestrutura

(a) Em caso de aprovao do pedido, o requisitante receber o(s) bem

3.3- Solicitao para Empenho de materiais de consumo e

Etapa 2 - Seo de Gerenciamento de Materiais

Etapa 3 - Diretoria de Oramento e Finanas

Etapa 4 - Seo de Gerenciamento de Materiais

(b) Por fim, encaminha toda e qualquer nota fiscal de material

Etapa 6 - Seo de Gerenciamento de Materiais

Etapa 7 - Coordenao financeira

3.4- Solicitao de servios de manuteno em geral

Etapa 2 - Coordenao de Apoio

ou externos, de maneira a identificar as causas e assim resolver a

Ateno! Quando o servio de manuteno englobar a necessidade de aquisio de materiais, estes

3.5- Solicitao de servios terceirizados com locao de mo de

Etapa 2 - Coordenao de contratos

4 Licitao e Contratao de Servios

No que tange as solicitaes de compras e contrataes de servios de

4.1- Licitao de Materiais de Consumo e Equipamentos

Etapa 2 - Seo de Gerenciamento de Materiais

(b) Caso no tenha material disponvel, avalia a necessidade de

Etapa 3 - Diretoria de Oramento e Finanas

Etapa 4 - Seo de Gerenciamento de Materiais

Etapa 5 Ordenador de Despesas

Etapa 6 - Diretoria de Administrao

Etapa 7 - Pr-reitoria de Administrao

Etapa 9 - Pr-reitoria de Administrao

Etapa 10 - Diretoria de Administrao

Etapa 11 Ordenador de Despesas

Etapa 12 - Diretoria de Administrao

Etapa 13- Setor de licitao

Etapa 14- Ordenador de Despesas

Etapa 15 Seo de Gerenciamento de Materiais

Etapa 16 - Diretoria de Oramento e Finanas

Etapa 17 Setor de Licitao

Etapa 18 Seo de Gerenciamento de Materiais

4.2- Licitao de Servios Gerais e de Manuteno

II pesquisa publicada em mdia especializada, stios eletrnicos

Etapa 2 - Coordenao de Apoio

Autorizao da Chefia Imediata:______________________ Data da Solicitao: _/__/_

Autorizao do Almoxarifado:________________________ Data da Liberao:_/_/_