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Avaliao e Classicao de

Documentos de Arquivo

Programa de Gesto Documental


Avaliao e Classicao de
Documentos de Arquivo

Slides
20/06/2016

Escola de Servio Pblico do Esprito Santo


ESESP

EIXO
CONHECIMENTO EM REDE

MDULO II- AVALIAO E


CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2016

CONTRATO DIDTICO

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20/06/2016

DOCENTE:

WAGNER SANTANA BIANCHI

ARQUIVISTA
COORDENADOR DE GESTO DE DOCUMENTOS-
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO DO ESPRITO SANTO
MEMBRO DO COMIT GESTOR DO PROGED

AVALIAO E CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO

OBJETIVO DO CURSO

Capacitar os servidores da Administrao Pblica do Estado do


Esprito Santo no que se refere gesto documental enfatizando
a avaliao e classificao de documentos, em cumprimento s
atribuies legais do Programa de Gesto Documental (PROGED)
e legislao arquivstica vigente.

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OBJETIVOS ESPECFICOS

 Apresentar Conceitos de: Avaliao e Classificao de


Documentos;

 Apresentar legislao Estadual e Federal vigente que


regulam tais procedimentos;

 Capacitar os membros das Comisses Setoriais de


Avaliao de Documentos CADS, servidores dos setores de
arquivo e protocolo de forma eficaz no que tange as etapas
que envolvem a avaliao classificao de documentos;

OBJETIVOS ESPECFICOS

 Enfatizar a importncia da avaliao e classificao de


documentos, seus objetivos, benefcios e aplicabilidade;

 Estimular o desenvolvimento prtico de atividades


relacionadas avaliao e classificao de documentos
com base no plano de classificao e tabela de
temporalidade de documentos do Programa de Gesto
Documental do Governo do Estado do Esprito Santo
(PROGED) e planos e tabelas de temporalidade-fim dos
rgos.

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PROGED
COMIT GESTOR

O Programa de Gesto Documental consiste em um


trabalho conjunto a fim de solucionar os problemas de
manuteno e recuperao de informaes, contribuindo,
assim, para o aumento da eficcia da Administrao
Pblica Estadual e para a preservao da sua memria
institucional.

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O PROGED, tem como objetivos principais:

I - padronizar os procedimentos de produo, tramitao,


anlise, seleo e arquivamento de documentos pblicos;

II - capacitar servidores para a aplicao da gesto


documental;

III - orientar os rgos da administrao direta e indireta,


quanto implantao, execuo, aplicabilidade e avaliao
do Programa.

RESPONSABILIDADE DO COMIT GESTOR DO


PROGED:

I - produzir e publicar procedimentos de produo,


tramitao, anlise, seleo e arquivamento de
documentos pblicos;

II - coordenar aes de capacitao dos servidores, assim


como executar avaliao das mesmas;

III - proporcionar o dilogo entre os sistemas que


integram o PROGED, a fim de garantir uma ao
integrada de gesto documental.

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VDEO

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DINMICA DE GRUPO

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CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

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CONCEITUAO BSICA:
Classificao de documentos
Conceito 1
Sequncia de operaes que, de acordo com as
diferentes estruturas, funes e atividades da entidade
produtora, visam a distribuir os documentos de um
arquivo.

(CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Helosa L. Dicionrio de Terminologia Arquivstica.


So Paulo: AABSP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996)

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Classificao de documentos
Conceito 2

Organizao dos documentos de um documentos arquivo ou coleo


de acordo com um plano de classificao, classificao ou quadro de
arranjo;

Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da


categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes
atribuir cdigos;

Atribuio a documentos, ou s informaes neles contidas, de graus


de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm chamada
classificao de segurana.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio Brasileiro de Terminologia


Arquivstica. 1 ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
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PRESERVAO E ACESSO INFORMAO

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OBJETIVOS E BENEFCIOS DA CLASSIFICAO

 Organizao lgica e correto arquivamento de


documentos;

 Recuperao da informao ou do documento;

 Recuperao do contexto original de produo dos


documentos;

 Visibilidade s funes, subfunes e atividades do


organismo produtor;

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OBJETIVOS E BENEFCIOS DA CLASSIFICAO

 Padronizao da denominao das funes, atividades e


tipos/sries documentais

 Controle do trmite;

 Atribuio de cdigos numricos;

 Subsdios para o trabalho de avaliao e aplicao da


Tabela de Temporalidade.

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O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade


s funes e s atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligaes entre os
documentos.

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PARA ENTENDER A CLASSIFICAO DE


DOCUMENTOS

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 Lgica: a partir da anlise do organismo produtor de


documentos de arquivo, so criadas categorias.

 Classes genricas: Dizem respeito s


funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas
ou no em estruturas especficas, como departamentos,
divises etc.)

 Sries tipolgicas: Documentos produzidos.

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CONTEXTO DE PRODUO E ORGANICIDADE

No decorrer do exerccio das funes e atividades de um


rgo pblico ou empresa privada, os documentos so
acumulados organicamente, de forma natural,
independentemente da natureza ou do suporte da
informao.

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CONTEXTO DE PRODUO E ORGANICIDADE

Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua


unicidade e por serem provenientes de uma nica fonte
geradora, ou seja, do organismo que os produziram.

O arquivo, portanto, um conjunto indivisvel de


documentos que espelha a trajetria e o funcionamento
do organismo produtor.

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O documento em seu contexto original de produo


pleno de significado, pois integra um conjunto de
documentos que possibilita compreender as funes e
atividades executadas pelo rgo produtor.

Os documentos de arquivo no tm importncia em si


mesmos, isolados, ainda que contenham informaes
aparentemente valiosas.

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Como entender os documentos de arquivo


semelhante a um organismo?

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CLASSIFICAO E ANLISE DE DOCUMENTOS

A classificao de um documento de arquivo exige uma


rigorosa anlise documental que deve partir, antes de
qualquer coisa, da definio do objeto a ser analisado: o
documento de arquivo.

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Documento de arquivo: um documento produzido,


recebido e mantido a fim de provar e/ou informar por
uma organizao ou pessoa, no cumprimento das suas
obrigaes legais ou na conduo das suas atividades.

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Os documentos de arquivo so registros de


informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico
ou ptico, produzidas, recebidas e mantidas por um rgo
pblico ou empresa privada no exerccio de suas
atividades, que apresentam caractersticas prprias:

So produzidos, recebidos ou acumulados


organicamente no exerccio de funes e atividades de
um rgo pblico ou empresa privada.

J nascem com valor probatrio. Primeiro, porque


testemunham o exerccio de uma funo/atividade e,
segundo, porque podem asseguram direitos individuais
ou coletivos.

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PROPRIEDADES DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Imparcialidade: Os documentos de arquivo so produzidos


para atender determinadas demandas e trazem uma
promessa de fidelidade aos fatos e aes que manifestam e
para cuja realizao contribuem.

Autenticidade: Os documentos so autnticos porque so


criados, mantidos e conservados sob custdia de acordo
com procedimentos regulares que podem ser comprovados.

Naturalidade: Os documentos de arquivo so acumulados


de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de
estratificaes geolgicas, o que os dota de um elemento
de coeso espontnea, ainda que estruturada.

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PROPRIEDADES DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Inter-relacionamento: Os documentos de arquivo esto


ligados entre si por um elo que criado no momento em
que so produzidos ou recebidos, que determinado pela
razo de sua produo e que necessrio sua prpria
existncia, capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu
significado, confiabilidade e autenticidade;

Unicidade: Cada documento de arquivo assume um lugar


nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence e
no universo documental.

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DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELEMENTOS


CARACTERSTICOS

Suporte: Material sobre o qual as informaes so registradas (papel,


disco magntico, fita magntica, filme de nitrato, papiro, pergaminho,
argila);

Forma: Estgio de preparao e transmisso dos documentos (original,


cpia, minuta, rascunho);

Formato: Configurao fsica que assume um documento, de acordo


com a natureza do suporte e o modo como foi confeccionado (livro,
caderno, caderneta, cartaz, diapositivo, folha, mapa, planta, rolo de
filme, microfilme, gravura);

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Gnero: Configurao que assume um documento de acordo com o


sistema de signos (com a linguagem) utilizado na comunicao de seu
contedo.

Textuais: a linguagem bsica a palavra escrita textos manuscritos,


impressos, digitados, em disquete.

Audiovisuais: a linguagem bsica a associao do som e da imagem -


filmes, vdeos, DVDs.

Fonogrficos: a linguagem bsica o som - discos, fitas magnticas,


CDs.

Iconogrficos: a linguagem bsica a imagem cartes postais, mapas,


fotografias, gravuras, desenhos, cartes postais.

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Espcie: Configurao que assume um documento de acordo com a


disposio e a natureza das informaes nele contidas (Relatrio, ata,
boletim, certido, declarao, atestado);

Tipo: Configurao que assume uma espcie documental de acordo com


a atividade que a gerou (Relatrio de atividades, relatrio de
fiscalizao, ata de reunio de diretoria, ata de licitao, boletim de
ocorrncia, certido de nascimento, certido de tempo de servio,
declarao de imposto de renda, atestado de frequncia).

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO NO


ACESSO A INFORMAES PBLICAS

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

LEI FEDERAL N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.


Regula o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do
art. 5o, no inciso II do 3o do art. 37 e no 2o do art. 216 da
Constituio Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de
2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
e d outras providncias.

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

LEI ESTADUAL N 9.871, DE 09 DE JULHO DE 2012

Regula o acesso a informaes previsto no inciso II do 4 do artigo 32


da Constituio do Estado do Esprito Santo.

Art.1 Esta Lei dispe sobre as normas a serem observadas pela


Administrao Pblica Estadual com o fim de garantir o acesso a
informaes previsto no inciso II do 4 do artigo 32 da Constituio do
Estado do Esprito Santo.

Pargrafo nico. Subordinam-se ao regime desta Lei:


I - o s rgos pblico s integrantes da administrao direta dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio, o Tribunal de Contas, a Defensoria
Pblica e o Ministrio Pblico do Estado do Esprito Santo;
II - as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas, as
sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou
indiretamente pelo Estado do Esprito Santo.
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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

LEI N 9.871, DE 09 DE JULHO DE 2012


Regula o acesso a informaes previsto no inciso II do 4 do artigo 32 da
Constituio do Estado do Esprito Santo.

Art.2 Aplicam-se as disposies desta Lei, no que couber, s


entidades privadas sem fins lucrativos e aos Municpios que recebam,
para realizao de aes de interesse pblico , recurso s pblicos
provenientes do oramento do Estado ou mediante subvenes sociais,
contrato de gesto, termo de parceria, convnio s, acordo , ajustes ou
outros instrumentos congneres.

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

LEI N 9.871, DE 09 DE JULHO DE 2012


Regula o acesso a informaes previsto no inciso II do 4 do artigo 32
da Constituio do Estado do Esprito Santo.

Seo I
Do Pedido de Acesso

Art. 10. Qualquer interessado poder apresentar pedido de acesso a


informaes aos rgos e entidades referido s nos artigos 1 e 2 desta
Lei, por qualquer meio legtimo , devendo o pedido conter a identificao
do requerente e a especificao da informao requerida.

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

LEI N 9.871, DE 09 DE JULHO DE 2012

Art.16. So consideradas imprescindveis segurana da sociedade


ou do Estado e, portanto , passveis de classificao as informaes cuja
divulgao ou acesso irrestrito possam:
I - pr em risco a defesa e a integridade do territrio estadual;
II - prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes
internacionais, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por
outros Estados e organismo s internacionais;
III - pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao;
IV - oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou
monetria do Estado;
V - prejudicar ou causar risco a plano s ou operaes estratgicas dos
rgos de segurana do Estado;

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

LEI N 9.871, DE 09 DE JULHO DE 2012

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e


desenvolvimento cientfico ou tecnolgico , assim como a
sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico
do Estado;
VII - pr em risco a segurana de instituies ou de altas
autoridades nacionais, estaduais ou estrangeiras e seus
familiares;
VIII - comprometer atividades de inteligncia, bem como de
investigao ou fiscalizao em andamento , relacionadas
com a preveno ou represso de infraes.

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE


SIGILO

Art. 17. A informao em poder dos rgos e


entidades pblicas, observado o seu teor e em
razo de sua imprescindibilidade segurana da
sociedade ou do Estado , poder ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos;
III - reservada: 5 (cinco) anos.

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE


SIGILO

Art.19. A classificao do sigilo de informaes no mbito da


Administrao Pblica Estadual de competncia:

I - no grau de ultrassecreto , das seguintes autoridades:


a) Governador;
b) Vice-Governador;
c) Presidente da Assembleia Legislativa;
d) Presidente do Tribunal de Justia;
e) Presidente do Tribunal de Contas;
f) Procurador Geral de Justia;
g) Secretrios de Estado e autoridades equivalentes;
h) Comandantes da Polcia Militar e do Corpo de Bombeiro s Militar; e
i) Defensor Geral do Estado.

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CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

II - no grau de secreto, das autoridades referidas


no inciso I, dos titulares de autarquias, fundaes ou
empresas pblicas e sociedades de economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos
incisos I e II e das que exeram funes de direo ,
comando ou chefia, de acordo
com regulamentao especfica de cada rgo ou
entidade, observado o disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. A competncia prevista nos incisos I e
II, no que se refere classificao como ultrassecreta e
secreta, poder ser delegada pela autoridade
responsvel a agente pblico, vedada a subdelegao.

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Atividades

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Escola de Servio Pblico do Esprito Santo


ESESP

EIXO
CONHECIMENTO EM REDE

MDULO II- AVALIAO E


CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2016

PLANO DE CLASSIFICAO E TABELA DE


TEMPORALIDADE

Plano de Classificao

Conceito 1:

Esquema de distribuio de documentos em documentos classes, de


classes acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a
partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise
do arquivo(1) arquivo(1) por arquivo(1) ela produzido. Expresso
geralmente adotada em arquivos correntes.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. 1 ed. Rio de Janeiro:


Arquivo Nacional, 2005.

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Plano de Classificao

Conceito 2:
O Plano de Classificao a representao lgica da estrutura e do
funcionamento da organizao. Por isso, o arquivo organizado de acordo com a
classificao proposta assemelha-se a um espelho que reflete a imagem da
organizao com toda fidelidade.

Ex:
1. Diretoria Tcnica
1.1 Gerncia Tcnica e de Obras
1.1.1 Coordenadoria de Obras
1.2 Gerncia de Suprimentos
1.2.1 Setor de Compras
1.2.2 Setor de Transportes

2. Diretoria Comercial
2.1 Gerncia Comercial
2.1.1 Assistncia de Obras Privadas
2.2 Gerncia de Oramentos
2.2.1 Assistncia de Oramentos
2.3 Gerncia de Contratos

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

 O objetivo da classificao dos documentos, portanto, facilitar a


recuperao da informao ou do documento com economia de
tempo e dinheiro.

 A classificao permite a organizao fsica dos documentos, mas


tambm a sua organizao lgica por meio da atribuio de cdigos
numricos de identificao das famlias, ou seja, das funes e
atividades geradoras dos documentos.

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TRS IMPORTANTES CARACTERSTICAS DO


PLANO DE CLASSIFICAO

Estas trs qualidades, reunidas, devero permitir que o plano de


classificao seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como
possibilitar a necessria adaptao a situaes no previstas nos
levantamentos efetuados para sua elaborao (como o surgimento
de novas atividades, ou a incorporao de novos documentos a
classes anteriormente definidas).

TIPOS DE PLANO DE CLASSIFICAO

Plano de Classificao Estrutural

A classificao estrutural representa, de acordo com o


organograma, os vrios nveis de diviso interna do
organismo produtor.

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INCONVENINCIAS DA CLASSIFICAO ESTRUTURAL:

A estrutura, muitas vezes, no informa a totalidade das funes


e atividades do organismo produtor;

A estrutura pode sofrer constantes alteraes;

Um mesmo tipo documental poder constar no Plano de


Classificao com cdigos distintos quando registrarem
atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo
produtor. Exemplos: ofcios, cartas, memorandos, requisio de
material, relatrios.

PLANO DE CLASSIFICAO FUNCIONAL

A classificao funcional a representao lgica das


funes, subfunes e atividades do organismo produtor.

Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanas no


decorrer do tempo.

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A classificao funcional a mais apropriada para rgos


pblicos do Poder Executivo que sofrem frequentes alteraes
em sua estrutura, de acordo com as injunes polticas.

CONVENINCIAS:

As funes e atividades permanecem inalteradas;

Identifica a totalidade das funes e atividades do organismo


produtor;

As atividades e documentos comuns s vrias unidades da


estrutura do organismo constaro uma nica vez no Plano de
Classificao.

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O QUE DEVE SER EVITADO?

Qualquer que seja o mtodo de classificao adotado deve-se


evitar a utilizao do assunto tanto na identificao da funo e
da atividade, quanto na identificao do tipo/srie documental.

O assunto refere-se ao contedo informativo do documento e


dever ser identificado no momento da descrio, que uma outra
atividade da gesto documental.

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TABELA DE TEMPORALIDADE DE
DOCUMENTOS

Tabela De Temporalidade:
Instrumento de destinao, destinao aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condies de guarda tendo
em vista a transferncia, transferncia recolhimento,
recolhimento descarte ou descarte eliminao de eliminao
documentos.

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. 1 ed. Rio


de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

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POR QUE ELABORAR A TABELA DE TEMPORALIDADE DE


DOCUMENTOS DE ARQUIVO?

A Tabela de Temporalidade de Documentos instrumento que


autoriza a eliminao de documentos rotineiros, sem valor para
a administrao ou para a coletividade e que, ao mesmo tempo,
garante a preservao de documentos com relevante valor
informativo e probatrio

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O QUE A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS


DE ARQUIVO?

 Resulta da avaliao documental, aprovado por autoridade


competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada
srie documental, determinando sua preservao ou autorizando a
sua eliminao.

 A oficializao e efetiva aplicao da Tabela de Temporalidade


permitir ao rgo ou entidade preservar os documentos que
possuam valor probatrio e informativo relevantes e que sejam
considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com
segurana, de acordo com os procedimentos tcnicos e legais,
aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuzo
administrao ou sociedade.

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Em se tratando de documentos pblicos ou considerados


de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser
encaminhada para aprovao da instituio arquivstica
pblica em sua esfera de competncia, de acordo com o
que determina o artigo 9. da Lei Federal n. 8.159/1991.

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Por ser um instrumento dinmico de gesto, a Tabela de


Temporalidade deve ser atualizada periodicamente: primeiro,
porque com o passar do tempo, provvel que muitos
documentos deixem de existir e outros novos sejam produzidos,
segundo, porque a legislao ou as razes administrativas ou
tcnicas que justificaram alguns prazos de guarda podem sofrer
alteraes.

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COMO CLASSIFICAR
DOCUMENTOS UTILIZANDO A
TABELA DE TEMPORALIDADE?

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1) Os documentos devem ser classificados no momento da


produo/ autuao;

2) Produo de Documentos: Atividade relacionada elaborao


de documentos oficiais, formulrios e outros documentos
administrativos; implantao de sistemas de organizao da
informao, assim como de novas tecnologias, aos
procedimentos administrativos.

3) Autuao de documentos: o registro de documentos no


Sistema Eletrnico de Protocolo SEP, tornando-os processos. (
Manual de Gesto Documental- PROGED;pg.17)

4) Quando o documento no classificado na autuao, os assuntos


devero ser analisados para auxiliar na identificao do cdigo
de classificao da PCD.

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COMO CLASSIFICAR
DOCUMENTOS
ATRAVS DO SEP?

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O QUE O SISTEMA ELETRNICO DE PROTOCOLO?


um sistema corporativo, que visa o controle operaes
referentes s funes de produo, recebimento, registro e
tramitao de processos.

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AUTUANDO UM PROCESSO

Login e Senha

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PGINA INICIAL

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Opo: Autuar Processo

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CLASSIFICANDO DO PROCESSO
Plano de Classificao Atividade Meio

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Selecionar cdigo referente ao assunto


Plano de Classificao Atividade Meio

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Atividades

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Escola de Servio Pblico do Esprito Santo


ESESP

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CONHECIMENTO EM REDE

MDULO II- AVALIAO E


CLASSIFICAO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2016

AVALIAO DE DOCUMENTOS

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 Processo de anlise de documentos de arquivo que


estabelece os prazos de guarda e a destinao de acordo com
os valores que lhes so atribudos.

 A avaliao documental um processo multidisciplinar de


anlise que permite a identificao dos valores dos
documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda
e de sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).

A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir


prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o
disco tico ou qualquer outro.

Assim como a classificao, a avaliao deve ser realizada no momento


da produo do documento, para evitar a produo e acumulao
desordenadas, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos.

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OBJETIVOS E BENEFCIOS DA AVALIAO DOCUMENTAL

Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos;

Definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos;

Elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos;

Agilizar a recuperao dos documentos e das informaes;

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OBJETIVOS E BENEFCIOS DA AVALIAO DOCUMENTAL

Reduzir a massa documental acumulada;

Liberar espao fsico;

Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda


permanente;

Autorizar a eliminao criteriosa de documentos;

Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

PRIMEIRA IDADE
ARQUIVO CORRENTE
Documentos vigentes, frequentemente consultados

SEGUNDA IDADE
ARQUIVO INTERMEDIRIO e/ou CENTRAL
Final de vigncia; documentos que aguardam prazos longos de
prescrio ou precauo; raramente consultados; aguardam a
destinao final: eliminao ou guarda permanente

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TERCEIRA IDADE
ARQUIVO PERMANENTE

Documentos que perderam a vigncia


administrativa, porm so providos de valor
secundrio ou histrico-cultural.

DESTINAO FINAL

Eliminao ou Guarda Permanente

O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus


valores, se a destinao de cada um das sries
documentais a eliminao ou a guarda permanente.
Entende-se por destinao a deciso decorrente da
avaliao documental, que determina o seu
encaminhamento.

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Eliminao: Os documentos destinados eliminao so


aqueles que j cumpriram seus prazos de guarda na unidade
produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no
apresentam valor secundrio que justifique a sua guarda.

Documentos de guarda temporria so aqueles que, esgotados


os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que
tenham atribuies de arquivo, podem ser eliminados sem
prejuzo para a coletividade ou memria do rgo pblico ou
empresa privada.

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Guarda permanente: Os documentos destinados guarda permanente


so aqueles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo
produtor e para a comunidade. Esses documentos, alm do valor
administrativo, legal e fiscal, encerram tambm valor de prova e como fonte
para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados.

So exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e


extintivos de direitos, os que encerram orientaes normativas, os que
refletem a evoluo social, econmica e 43 administrativa da instituio, os
que emanam da direo superior, como planos, projetos, programas e
relatrios anuais, os que tratam de poltica de pessoal, dentre outros.

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COMISSO SETORIAL DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos


permanentes e multidisciplinares responsveis pela elaborao e
aplicao, em suas respectivas reas de atuao, de Planos de
Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

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COMISSO SETORIAL DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

DECRETO N 1552-R, DE 10 DE OUTUBRO DE 2005.


Institui o Programa de Gesto Documental - PROGED do Governo do
Estado do Esprito Santo.
Art. 14. Ficam institudas, em carter permanente, as Comisses Setoriais
de Avaliao de Documentos CADS, no mbito dos rgos da
administrao direta e indireta.

Art. 17. As CADS tero no mnimo 05 (cinco) membros e sero integradas


por:
I - 01 servidor responsvel pelo protocolo;
II - 01 servidor responsvel pelo arquivo;
III - 03 profissionais ligados diretamente s atividades-fim do rgo.

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Art. 16. Compete s CADS:

I - auxiliar os setores de arquivo e protocolo nos estudos e


pesquisas relativos implantao do PROGED em sua instituio;
II - realizar estudos e estabelecer critrios de anlise, seleo e
destinao de documentos de atividades fim, em conjunto com o
rgo central do SIARQ, que devero ser aprovados pelo Comit
Gestor do Programa;
III - aprovar as listagens de eliminao e recolhimento sugeridas
pelos setores de arquivo;
IV - gerenciar os procedimentos de eliminao de documentos.

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Devem integrar as Comisses Setoriais de Avaliao de


Documentos(CADS) de Arquivo profissionais das reas jurdica,
administrao geral, oramentria e financeira, protocolo e arquivo,
informtica e de reas especficas de atuao do rgo, entidade
ou empresa

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Compete s CADS:

Art.17 .Pargrafo nico. A comisso poder solicitar a


colaborao de outros servidores para a execuo de estudos ou
esclarecimentos especficos.

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Etapas para a elaborao da Tabela de Temporalidade de


Documentos de Arquivo

 As informaes necessrias para preencher os campos da


Tabela de Temporalidade sero obtidas por meio da avaliao de
documentos.

 Para compreender melhor o que avaliao de documentos


vamos a seguir analisar cada uma das seguintes etapas:

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IDENTIFICAO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

Valor primrio ou imediato (administrativos, fiscal e legal):

O valor primrio decorre da razo pela qual o documento foi


gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades,
destacando-se o valor administrativo, fiscal e legal.

Valor secundrio ou mediato (probatrios, informativos,


histricos e culturais):

Alguns documentos, mesmo depois de esgotado seu valor primrio


continuam tendo relevncia probatria, informativa, ou histrica e,
portanto tornam-se importantes fontes de pesquisa, tanto para a
administrao quanto para a comunidade.

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ANLISE DO CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

Esta etapa compreende o estudo dos documentos desde a sua


criao at a sua destinao final, permite identificar os valores e
definir o tempo em que o documento dever permanecer na
unidade produtora (arquivo corrente) e na unidade com atribuies
de arquivo (arquivo intermedirio ou central), bem como se a sua
destinao ser a guarda permanente (arquivo permanente) ou a
eliminao.

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SE UMA INSTITUIO ,SEJA ELA PBLICA OU PRIVADA,


POSSUIR UM PROFISSIONAL ARQUIVISTA, CABE A ELE
DEFINIR OS PRAZOS DE GUARDA E DESTINAO FINAL
DOS DOCUMENTOS? JUSTIFIQUE A RESPOSTA.

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PESQUISA DA TEMPORALIDADE DOS


DOCUMENTOS

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PESQUISA DA TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS

Considerando as necessidades administrativas:

 Para os documentos cujos prazos de guarda no so


regulamentados por legislao especfica devero ser
consideradas as necessidades administrativas do rgo/entidade,
a fim de se definir os prazos de guarda (precauo) e a destinao
dos documentos. Esse trabalho dever contar com a
colaborao dos representantes das reas envolvidas, pois
so eles que, como produtores ou acumuladores dos
documentos, melhor conhecem sua rea de atuao, suas
normas, procedimentos, trmites, rotinas e antecedentes.
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PESQUISA DA TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS

Considerando a legislao especfica:

O objetivo desta etapa de trabalho identificar o prazo de guarda


do documento definido na legislao (prescrio). Para tanto, o
primeiro passo o levantamento da legislao que determina
eventuais prazos de prescrio dos documentos
produzidos/acumulados no exerccio das atividades-meio e das
atividades-fim. Por exemplo: Leis, Decretos, Resolues, Portarias
e outros atos normativos.

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APLICAO DO FORMULRIO DE AVALIAO


DE DOCUMENTOS (FAD)

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Atividades

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