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Access Avancado PDF
Access Avancado PDF
NDICE
INTRODUO AO MS-ACCESS:...................................................................................................1
RECAPITULAO:...................................................................................................................................1
Tabelas: ............................................................................................................................................1
Consultas:.........................................................................................................................................1
Formulrios: ....................................................................................................................................1
Relatrios: ........................................................................................................................................1
SEGURANA: ....................................................................................................................................2
ANTES DE COMEAR :.............................................................................................................................2
PROTEO DOS DADOS ...........................................................................................................................2
CONSULTAS: .....................................................................................................................................4
USANDO SQL NO MS-ACCESS ...............................................................................................................4
CONSULTAS UNIO ................................................................................................................................4
CONSULTA DEFINIO DE DADOS..........................................................................................................6
Tipos de dados do SQL compatveis com o Access ..........................................................................6
CONSULTA PASSO ATRAVS ..................................................................................................................8
CRIAR SUB-CONSULTAS..........................................................................................................................8
DIFERENAS ENTRE CONSULTAS AO E CONSULTAS SELEO ...............................8
Introduo ao MS-Access:
Recapitulao:
Tabelas:
Uma coleo de dados de mesmo assunto ou tpico, uma tabela armazena
os dados em Registros (linhas) e Campos (colunas)
Consultas:
Objeto que seleciona registros e campos armazenados nas tabelas. Voc
pode pensar numa consulta como uma pesquisa num conjunto particular de dados.
Formulrios:
Objeto no qual voc coloca controles para a entrada, exibio e edio de
dados nos campos.
Relatrios:
Objeto que apresenta os dados formatados e organizados segundo as
especificaes do usurio.
Segurana:
Antes de comear :
Deve-se criar uma cpia de reserva do banco de dados do grupo de trabalho,
SYSTEM.MDA, onde o Microsoft Access armazena as especificaes das opes de
cada usurio e as configuraes da barra de ferramentas. Em um ambiente de multi-
usurio, o banco de dados do grupo de trabalho tambm contm as informaes de
cadastro de segurana do seu grupo. Se o seu arquivo SYSTEM.MDA for perdido ou
danificado, voc no poder iniciar o Microsoft Access. Uma vez feita uma cpia de
reserva desse arquivo, s ser preciso copi-lo novamente caso haja mudanas nas
opes, barra de ferramentas ou nas informaes da cadastro de segurana.
Exerccio:
Implemente a segurana no banco de dados do curso, criando trs
grupos:
Consultas:
Consultas Unio
uma consulta especfica SQL que cria um resultado contendo dados de todos os
registros especificados em duas ou mais tabelas. Pelo contrrio, uma consulta baseada em
uma associao cria um dynaset contendo dados somente de registros cujos campos
relacionados encontram uma condio especificada.
Por exemplo, uma consulta unio da tabela clientes e data da tabela fornecedores
resulta um Resultado que contm todos os registros especificados em ambas as tabelas, a
de clientes e a de fornecedores.
A seguinte consulta unio consiste de duas instrues SQL SELECT que retornam
os nomes de companhias e cidades que esto nas tabelas Fornecedores e Clientes e so do
Brasil.
Exerccio
Criar uma consulta Definio de Dados para criar uma tabela com a seguinte
estrutura:
Nome do Campo Tipo do dado Tamanho
Cdigo do Produto Contador
Nome do Produto Texto 40
Quantidade Por Unidade Texto 20
Preo Unitrio Moeda
Unidades em Estoque Nmero Inteiro
Categoria Texto 15
Fornecedor Texto 40
O nome da tabela a ser criada ser Informaes dos produtos. Como chave
primria ser utilizado o campo Cdigo do Produto.
Criar sub-consultas
para criar uma sub-consulta, voc usa a grade QBE, mas insere uma instruo
SQL SELECT como critrio.
Para maiores informaes consulte Criando uma Sub-consulta dentro de SQL:
sub-consultas na ajuda do MS-Access.
Caso haja um grande nmero de alteraes similares, voc pode poupar tempo
usando uma consulta ao. Uma consulta ao faz quaisquer alteraes em apenas uma
operao. Por exemplo, caso deseje excluir todos os produtos que tenham sido
descontinuados, voc pode executar uma consulta ao que remova todos esses produtos.
Consulta Anexao
Consulta Atualizao
Consulta Criao de Tabela
Consulta Excluso
Com as consultas ao, voc pode criar novas tabelas ou alterar os dados de
tabelas j existentes. Todas as Consultas Ao so feitas com base numa consulta
seleo, ento para se criar qualquer tipo de consulta ao, devemos criar as consultas
seleo que nos traro os dados que desejamos manipular pelas consultas ao, podendo
assim atualizar, excluir, exportar e anexar dados.
Consulta excluso:
Exclui os registros de uma ou mais tabelas que atendem a um critrio.
Consulta anexao:
Adiciona uma grupo de registros de uma ou mais Tabelas para outra ou mais
tabelas.
Consulta atualizao:
Altera ou dados em um grupo de registros de uma ou mais tabelas.
Exerccio I
Consulta excluso:
1. Quando desejamos excluir vrios dados de uma tabela com dados alguns dados em
comum, ns devemos criar uma consulta seleo para exibir estes registros e depois
transformar numa consulta excluso.
2. Quando voc clicar no boto Executar, o MS-Access informa quantas linhas (
registros ) sero excludas da tabela, nesta mensagem, voc pode confirmar a
eliminao ou no.
3. Se voc clicar no boto Modo Folha de Dados, a consulta seleo ser executada e
voc ver os registros que vo excludos.
Exerccio II
Crie uma consulta para excluir todos da tabela de produtos, todos os produtos que
estejam com a quantidade em estoque abaixo de 20.
Salve com o nome de Exclui Produtos em Baixa.
Consulta Atualizao:
1. A consulta atualizao atualiza os dados de um ou mais campos, cria-se a consulta
seleo com os campos desejado e depois pressione o boto da consulta atualizao e
na linha atualizar para voc coloca o valor ou expresso que ir atualizar o campo.
Exerccio III
Crie uma consulta para atualizar o campo Unidades em estoque em 50% se o
valor for diferente de 0 (zero) ou 50 se for igual a 0 (zero).
Consulta anexao:
1. A consulta anexao nos permite anexar dados de uma tabela a outra. Para isso
devemos criar uma consulta seleo com os campos que desejamos anexar, e depois
clicamos no boto da consulta anexao e est pronta a consulta anexao.
2. Quando voc clicar no boto Executar, o MS-Access informa quantas linhas (
registros ) sero anexadas da tabela, nesta mensagem, voc pode confirmar a anexao
ou no.
3. Se voc clicar no boto Modo Folha de Dados, a consulta seleo ser executada e
voc ver os registros que vo ser anexados.
Exerccio IV
Criar uma consulta para Anexar os campos para a tabela Informaes do produto.
Estruturando formulrios
Criando Controles
Quando comea um formulrio em branco, voc mesmo adiciona todos os
controles. Se criou um formulrio com o assistente de formulrio, pode-se tambm
desejar adicionar controles para exibir dados adicionais ou para tornar o formulrio mais
atraente ou mais fcil de usar. Por exemplo, voc pode desejar adicionar uma etiqueta
que inclua instrues sobre como utilizar um formulrio no modo formulrio.
Clique duas vezes no controle (esse mtodo funciona com todos os tipos de
controle exceto sub-formulrios, sub-relatrios e objetos OLE no vinculados).
-Ou-
Selecione o controle e escolha Propriedades no menu Exibir ou clique no boto
Propriedades na barra de ferramentas.
Se o controle tem uma etiqueta anexada, selecione o controle e no sua etiqueta
(para exibir a folha de propriedades de uma etiqueta, selecione a etiqueta).
Propriedade Descrio
Origem do Controle Nome de Campo ou Expresso para usar como fonte de
dados para Controle
Tabular Automaticamente Pode gerar ou no uma tabulao quando o ltimo
caracter permitido em uma mscara de entrada de uma
caixa de texto inserido.
Comportamento da Tecla Enter Padro troca de campo e Nova Linha no campo, cria uma
linha em branco no mesmo campo para insero.
Visvel Torna o objeto visvel
Ativado Habilitar controle no modo formulrio
Parada de Tabulao Permite tabulaes no controle
ndice de Tabulao Definir ordem de tabulao
Pode Ampliar Controle ou seo expande automaticamente para caber
no texto.,
Pode Reduzir Determina se o tamanho de uma sesso ou controle ser
Reduzido verticalmente para acomodar a quantidade de
dados.
Ao Entrar Macro ou funo executada quando o controle recebe o
primeiro foco
Ao Sair Macro ou funo executada quando o controle perde o
foco no mesmo formulrio.
Personalizando formulrios
Voc pode ser mais produtivo com formulrios personalizados que se adaptem s
suas necessidades particulares. Por exemplo, voc pode personalizar que apresente listas
de opes para sua escolha, adicionar um boto que torne fcil a abertura de um
formulrio relacionado e usar imagens em vez de texto em botes.
O comando Ordem de Tabulao exibe apenas os nomes dos controles que voc
pode selecionar ou para os quais pode-se tabular no modo formulrio. Os nomes dos
controles que no podem ser selecionados, como etiquetas ou linhas, no so includos.
Os nomes so exibidos na ordem tabulada atravs dos controles. Voc pode fazer com
que o MS-Access crie automaticamente uma ordem de tabulao que percorra os
controles da esquerda para a direita e de cima para baixo ou mesmo criar um ordem de
tabulao personalizada.
Uma caixa de listagem uma lista simples de valores para voc selecionar. Uma
caixa de combinao como uma caixa de texto e uma caixa de listagem combinadas em
um controle, voc tanto pode digitar um valor na caixa de texto como selecionar um valor
na lista.
Vantagens da caixa de listagem
A lista aparece todas as vezes e o valor do controle fica limitado a o conjunto de
alternativas da lista. Para mover rapidamente para o primeiro iniciado com uma
determinada letra voc pode digitar essa letra. Quando se est usando um formulrio para
inserir ou editar, no se pode adicionar um valor que no esteja na lista.
Uma vez que a lista no exibida at que se abra, o controle ocupa menos espao
no formulrio. Voc pode digitar os primeiros caracteres de um valor na caixa de
combinao para rapidamente encontrar esse valor. Alm disso, pode-se optar por
permitir a entrada de valores novos na caixa de combinao ou impedir a entrada de
valores novos.
Preparando o formulrio
Preparando o sub-formulrio
Formulrios e folha de dados: Coloque os controles como voc deseja que eles
apaream no modo formulrio. Defina a propriedade VisualizaoAutorizada para
ambos. Defina a propriedade Modo Padro para formulrios Simples, formulrios
contnuos ou folha de dados. Dependendo de como voc deseja que o sub-formulrio seja
visualizado quando voc abre o formulrio.
5. Alterne para o modo formulrio para ver o formulrio com seu sub-formulrio.
Exerccio V
Soma(expr)
O argumento expr o nome de um campo ou de uma expresso.
Exerccio VI
Crie um formulrio tabular para mostrar todas os itens de um
pedido e seus respectivos preos . No rodap do formulrio crie um campo somando
todas os preos dos produtos.
Estruturando relatrios
Adicionando sees
Voc pode aumentar a eficincia de um relatrio adicionando sees, que so
elementos prprios da estrutura do relatrio. O MS-Access possui sete tipos de sees,
que pode ser usado em qualquer combinaes. Por exemplo, se voc deseja imprimir
informaes introdutrias a um relatrio, voc adicionar um cabealho que imprima
apenas na primeira pgina do relatrio.
Cabealho do Relatrio
Aparece uma nica vez no incio do relatrio. Voc pode us-lo para itens tais
como logotipo. O cabealho do relatrio impresso antes do cabealho da pgina
somente na primeira pgina do relatrio.
Cabealho da Pgina
Aparece na parte superior de todas as pginas do relatrio. usado para exibir
itens tais como legendas de colunas em relatrio tabular.
Cabealho do Grupo
Aparece no incio de um novo grupo de registros. usado para exibir itens, tais
como o nome do grupo.
Seo detalhe
Contm o corpo principal dos dados de um relatrio. Os controles desta seo
repetem-se para cada registro retirado do banco de dados.
Rodap do grupo
Aparece no final de um grupo de registro. usado para exibir itens, tais como os
totais de grupo.
Rodap da pgina
Aparece na parte inferior de todas as pginas do relatrio. usado para exibir
itens tais como a numerao de pginas.
Rodap do relatrio
Aparece uma vez no final do relatrio. usado para exibir itens tais como totais
de relatrio. a ltima seo na criao do relatrio, mas aparece antes do rodap da
pgina na ltima pgina do rodap impresso.
Exerccio VII
Macros
Usando macros, voc fazer seus formulrios, relatrios e outros objetos de banco
de dados trabalharem juntos mais eficientemente. As macros podem automatizar tarefas
rotineiras ou repetitivas tais como imprimir relatrios semanais. As macros tambm
oferecem capacidade de personalizao, tais como validao de dados complexas para
formulrios. Voc pode at usar macros para criar suas prprias barras de menu
personalizadas para seus formulrios.
2. Escolha o boto novo na janela banco de dados (ou escolha novo no menu
arquivo e ento escolha Macros)
A Janela Macro
Voc usa a parte superior da janela macro para adicionar aes. Voc pode incluir
um comentrio para explicar as razes por trs de cada ao (O MS-Access ignora
comentrios quando executa uma macro). Voc usa a parte inferior da janela macro para
especificar argumentos para uma ao. Os argumentos do ao MS-Access informaes
adicionais sobre como executar uma ao, tal como qual objeto ou dados utilizar.
Por exemplo: para que o computador execute um aviso sonoro, quando voc
executar uma macro, adicione a ao AvisoSonoro macro.
2. Na janela banco de dados, clique no boto para o ripo de objeto que deseja
arrastar. Por exemplo, clique no boto formulrio para arrastar um formulrio.
Definindo argumentos
voc deve salvar uma macro antes de execut-la. Quando voc salva uma macro,
ela se torna um objeto de banco de dados que voc pode abrir ou executar a partir da
janela Banco de Dados.
Por exemplo, suponha que voc tenha seis botes de comando em um formulrio,
cada um abrindo um formulrio diferente. Em vez de ter seis macros separadas em seu
banco de dados, uma para cada boto, voc pode criar um grupo de macro que contenha
uma macro para cada boto. Desta forma, voc tem todas as macros relacionadas ao
formulrio juntas em um conveniente documento. Em vez de abarrotar a lista de macros
da janela banco de dados com mais de seis macros, voc adiciona somente uma.
1. Crie uma macro (na janela Banco de Dados, clique no boto Macro e, ento,
escolha o boto Novo).
2. Na janela Macro, escolha Nome da Macro no menu Exibir (ou clique no boto
Nome da Macro na barra de ferramentas).
O MS-Access exibe a coluna Nome da Macro na parte superior da janela Macro.
3. Digite um nome da macro para cada conjunto de aes que compem uma
macro.
Em alguns casos, voc pode querer executar uma ao ou uma srie de aes em
uma macro somente se um determinada condio for verdadeira. Por exemplo, se voc
est usando uma macro para validar dados em um formulrio, voc pode querer exibir
uma mensagem em resposta a um conjunto de valores inseridos em um registro e uma
outra mensagem em resposta a um conjunto diferente de valores. Em casos como esses,
voc pode usar condies para controlar o fluxo da macro.
Condio Resultado
Formulrios![Estudantes]![Idade]>21 Se o valor no controle Idade do Formulrio
Estudantes for maior que 21, ento...
[Cidade]=Paris Se o valor no controle Cidade do formulrio
do qual a macro foi executada for Paris,
ento...
Formulrios![Clientes]![Pas] = USA E Se o valor no controle Pas do formulrio
Formulrios![Clientes]![Cdigo do Cliente] Clientes for USA e o valor do controle
<31 Cdigo do Cliente do formulrio Clientes for
menor que 31, ento...
Voc insere condies na coluna Condio na janela Macro. Se uma condio for
verdadeira, o MS-Access executa a ao naquela linha. Voc pode fazer com que o MS-
Access execute uma srie de aes se a condio for verdadeira digitando elipses (...) na
coluna Condies das aes que seguem imediatamente a condio.
Se voc quiser que o MS-Access execute mais de uma ao, adicione as aes e
digite elipses (...) na coluna Condio ao lado de cada ao que voc queira executar se a
condio for verdadeira, como mostrado na seguinte ilustrao.
Categoria Descrio Ao
Dados em formulrios e Restringir dados AplicarFiltro
relatrios
Mover atravs dos dados EncontrarPrxima,
EncontrarRegistro,
IrParaControle, IrParaPgina,
IrParaRegistro
Execuo Executar um comando ExecutarItemDoMenu
Categoria Descrio Ao
Manipulao de objetos Definir o valor de um campo, DefinirValor
controle ou propriedade
Usando macros, voc pode mostrar registros relacionados de outra forma. Voc
pode mostrar registros relacionados em dois formulrios ao mesmo tempo, cada um em
sua prpria janela. Isso d a voc a convenincia adicional de poder redimensionar,
mover e fechar qualquer dos formulrios independentes um do outro.
Exibir dados relacionados no a nica maneira de usar macros para fazer seus
formulrio trabalharem juntos. Voc pode responder a um evento ocorrido em um
formulrio fazendo com que algo ocorra em outro formulrio. Por exemplo, pode-se abrir
um formulrio, redimension-lo ou mov-lo, exibir ou ocultar controles e atualizar dados,
entre outras coisas. possvel tambm abrir uma caixa de dilogo personalizada para
coletar as informaes necessrias para completar uma tarefa. Por exemplo, voc poderia
usar uma caixa de dilogo para perguntar qual dos vrios relatrios dirios imprimir.
Para usar uma macro para validao de dados, voc atribui a macro propriedade
de evento apropriada do formulrio ou controle. As propriedades mais comumente usadas
em validao de dados so AntesDeAtulaizar e AoExcluir.
Uma vez que voc pode usar a ao CancelarEvento na macro de validao, pode-
se usar a macro para uma validao preliminar; se a validao for bem sucedida, voc
pode, ento, passar para a validao do controle, registros ou campo.
Vamos utilizar como exemplo uma empresa que importa produtos de fornecedores
localizados em muitos pases ao redor do mundo. Como pases diferentes tm regras
diferentes para seus cdigos postais, voc no pode simplesmente usar uma regra de
validao para garantir que um valor inserido no controle Cdigo Postal tenha as
caractersticas corretas. Voc pode, porm, escrever uma macro que verifique qual pas
est inserido no controle Pas e, ento, verifique se o valor inserido no controle Cdigo
Postal tem as caracterstica certas para aquele pas.
A macro tem duas condies. Para inserir as condies na janela Macro, clique no
boto Condio na barra de ferramentas. Isso exibe a coluna Condio na janela
Macro.
A primeira condio na macro verifica o cdigo postal dos fornecedores
localizados na Frana, Itlia ou Espanha. Esses pases tm cdigos postais de 5 dgitos.
Insira a seguinte expresso condicional:
A seguir, adicione duas aes para executar quando a condio for atendida: a
ao CaixaDeMensagem e a ao CancelarEvento. A tabela seguinte mostra os
argumentos chave para a ao CaixaDeMesagem.
Agora quando voc usar o formulrio para adicionar um novo fornecedor, o MS-
Access executar sua macro de validao depois que voc terminar de inserir o novo
registro, mas antes de salv-lo na tabela Fornecedores. Se alguma condio na macro for
satisfeita, o MS-Access exibir a mensagem apropriada e no salvar o registro na tabela
Fornecedores. Em vez disso, o foco continuar no registro para que voc possa corrigir os
dados invlidos.
Definio do Menu
Veja o exemplo:
Nome Ao Descrio
&Abrir AbrirUmaTabela Abre a tabela de Clientes
&Fechar Fechar Fecha o objeto ativo
- Adiciona um separador ao menu
&Sair Sair Sai do Access
Menu Principal_Arquivo
Salve a macro com o nome da Barra de menu que voc deseja criar.
Mdulos
Para uma maior flexibilidade na manipulao dos seus dados, foi implementada
no Access uma linguagem de programao chamada Access Basic, um dialeto do Visual
Basic, que permite uma rea para criao de rotinas vo complementar o seu banco de
dados.
Estrutura do Mdulo
Sub - SubFuno, uma seqncia de comandos que executa alteraes
em formulrios, tabelas ou qualquer outro objeto do MS-Access. Mas no retornado
nenhum valor para quem chamou esta Sub.
Declarando Variveis
Existem dois tipos de declaraes de variveis, uma a nvel de Mdulo,
que visvel em todas as Subs e Functions do Mdulo e as que so visveis apenas em
numa funo ou numa subfuno.
Tipos de Dados
Por exemplo, voc pode usar a coleo Forms para verificar ou definir o valor de
um controle de formulrio. O objeto Formulrio contm todas as propriedades da folha
de propriedades de um formulrio. Voc pode se referir a um formulrio das seguintes
maneiras:
Forms![MeuFormulrio]
Forms("MeuFormulrio")
Podemos utilizar a coleo forms para testar condies em uma macro, neste caso,
quando voc pressionar a tecla Enter terminando a condio, a palavra Forms, ser
substituda pela palavra Formulrio, no implicando em nenhum tipo de erro.
Condio Ao Descrio
Forms![Produtos]!Descontinuado=SIM CaixaDeMensage Se no tiver mais produtos
m exibe uma mensagem de erro
Objeto Descrio
DBEngine O DBEngine representa o sistema de recuperao e armazenamento de dados
do Access, ele tem controle sobre todos os outros objetos
WorkSpace Um objeto Workspace define uma sesso para um usurio. Contm bancos
de dados abertos e provm mecanismos para transaes simultneas e para
um grupo de trabalho seguro.
Database Banco de Dados em si, um arquivo MDB, com suas tabelas, consultas e etc...
TableDef Contem todos os itens de uma tabela, campos e ndices.
Field Contem as definies para um campo
Index Contem as definies para um ndice, campo, nico e etc...
QueryDef Definies de uma consulta, qualquer tipo
RecordSet Conjunto de registros de uma tabela
Relation O objeto Relation representa um relacionamento entre duas tabelas
01 Function Exemplo
09 db.Close
10 End Function
Na janela de Banco de dados selecione o objeto Macro, crie uma nova macro para
executar a nossa funo. Execute-a.
Quando o Access atingir o ponto de parada, a janela de cdigo ser exibida para
que possamos executar a funo passo-a-passo pressionando a tecla F8. No menu Exibir
escolha a opo Janela imediata para podermos ver a sada da nossa funo.