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ARQUIVO DIGITAL: Um novo modelo na gesto de documentos pblicos

Autor (a): Jos Augusto Andrade da Silveira1

Orientador (a): Cristiano Guimares Machado2

Resumo: O trabalho faz uma abordagem sobre a utilizao do arquivo digital como
ferramenta para otimizao dos processos de negcios da Secretaria de Estado de
Planejamento e Gesto SEPLAG. Com a implementao do programa Governo sem
papel, foi identificada a necessidade de otimizar os processos do negcio, reduzir
custos diretos e indiretos, garantindo um ganho em eficincia e eficcia na
produtividade e melhoria na qualidade de vida do servidor que, como conseqncia
transmite ao cidado uma melhor entrega de servios pblicos. Ancorado nessas
premissas, o Arquivo Digital apresenta-se como uma soluo em gerenciamento
eletrnico de documentos, o sistema permite controlar, armazenar, compartilhar e
solucionar a questo do espao fsico.

Palavras-chaves: Arquivo digital. Governo sem papel. Otimizao de processos.


Gesto eficiente e eficaz. Governo de Minas.

1. Introduo

As informaes produzidas, recebidas e acumuladas pelos rgos e


entidades da Administrao Pblica Direta Autrquica e Fundacional do Poder
Executivo Estadual no exerccio de suas funes e atividades so registradas nos
documentos pblicos, que por sua vez so preservados em arquivos pblicos.
A partir da idia de que essas informaes precisam ser produzidas,
recebidas, utilizadas e conservadas, para registrar suas atividades e servirem como
fontes de prova, elas precisam ser fidedignas e autnticas para fornecer evidncia
das suas aes e devem contribuir para a ampliao da memria de uma

1
Aluno do curso de MBA em Gesto Estratgica de Projetos
E-mail: joseaugustobh@gmail.com
2
Professor da disciplina do Centro Universitrio UMA
E-mail: cristianogmbh@hotmail.com
2

comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informaes


culturais, histricas, cientficas, tcnicas, econmicas e administrativas.

A caracterisca de documento a possibilidade de ser futuramente


observado; o documento narra, para o futuro um fato ou pensamento
presente. Da ser tambm definido com prova histrica. Diversamente,
representaes cnicas ou narrativas orais, feitas ao vivo, representam um
fato no momento em que so realizadas, mas no se perpetuam, no
registram o fato para o futuro. Se esta a caracterisca marcante do
documento, lcito dizer que, na medida em que a tcnica evolui permitindo
registros permanentes dos fatos sem fix-los de modo inseparvel de
alguma coisa corprea, tal registro tambm pode ser considerado
documento. A tradicional definio de documento enquanto coisa
justificada pela impossibilidade, at ento, de registrar fatos de outro modo,
3
que no apegado de modo inseparvel a algo tangvel.

Bill Gates afirmou que as empresas de sucesso no futuro sero as que


utilizarem ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar. Pondera
ainda, que se a empresa converter cada documento de papel em arquivo digital, ela
se tornaria mais competitiva4.
Considerando as estratgias traadas pelo Governo de Minas Gerais na
segunda gerao do Choque de Gesto (reconhecida como Estado para
Resultados) para buscar uma gesto eficiente, torna-se necessrio garantir a
populao servios pblico com a mais alta qualidade e com menor custo. Neste
sentido, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG integra o
programa gesto para cidadania do Governo de Minas Gerais que tem como
objetivo fazer com que o estado que gasta menos com a mquina pblica e, cada
vez mais com o cidado.
Em sintonia com o programa Governo Eficiente, que tem como finalidade o
aumento da capacidade de inovao, a produtividade e qualidade dos servios
prestados pelo Governo, foi implementado o Arquivo Digital: uma iniciativa para um
Governo sem Papel que garante que os avanos na gesto cheguem aos usurios
finais, servidores e gerem mais e melhores resultados ao passo que o
aperfeioamento e a inovao das ferramentas de TIC (Tecnologia da Informao e
Comunicao) da Administrao Pblica melhorem a qualidade dos servios
prestados aos cidados por meio da agilidade dos processos internos.

3
MARCACINI, Augusto Tavares Rosa. (2000) O documento eletrnico como meio de prova.
http://www.advogado.com/internet/zip/tavares.htm
4
Apud VIEIRA, Eduardo. So Paulo: Abril, edio 710, ano 34, n. 6, mar. 2000, p. 11
3

Assim, diante desse contexto, a Secretaria de Estado de Planejamento e


Gesto - SEPLAG por meio do Ncleo Central de Inovao e Modernizao
Institucional - NCIM implementou como poltica publica o programa Governo sem
papel, buscando otimizar os processos da rea, reduzir os custos diretos e indiretos,
garantindo um ganho em eficincia e eficcia na produtividade e melhoria da
qualidade de vida do servidor que, por conseqncia transmite ao cidado uma
melhor entrega de servios pblicos.
Diante deste contexto, buscou-se neste trabalho identificar os ganhos
percebidos com a utilizao de arquivo digital como modelo de gesto documental
na Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG do Governo de
Minas. Para isto, foram traados os seguintes objetivos especficos: 1) analisar, sob
a perspectiva terica, os benefcios do arquivo digital como modelo de gesto
documental; 2) investigar os resultados obtidos aps implantao do arquivo digital
como modelo de gesto documental na Secretaria de Estado de Planejamento e
Gesto SEPLAG.
Sob o ponto de vista social, o trabalho possui relevncia devido sua
contribuio para reduo de impresso, otimizao dos processos de negcios e o
tempo menor utilizado na consulta aos documentos, que permite que o servidor se
dedique a outras atividades e melhore o seu desempenho pessoal. Perante o ponto
de vista acadmico, o presente trabalho apresenta um reforo emprico estrutura
do tema proposto, despertando a ateno para outros pesquisadores a fim de
destacar os estudos de fatos descomplicados a diversos pblicos.
O atual trabalho tem por finalidade identificar as caractersticas, ganhos
percebidos e aplicabilidade com utilizao de arquivo digital como modelo de gesto
documental na Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG do
Governo de Minas. Analisar, sob a perspectiva terica, os benefcios do arquivo
digital como modelo de gesto documental, por fim, investigar a aplicabilidade do
arquivo digital como modelo de gesto documental nos rgos e entidades do
Governo de Minas Gerais.
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2. Metodologia

A metodologia utilizada neste estudo foi qualitativa. O tipo da pesquisa


realizada foi descritiva. Segundo Silva & Menezes (2000, p.21) a pesquisa
descritiva visa descrever as caractersticas de determinada populao ou fenmeno
ou o estabelecimento de relaes variveis. Envolve o uso de tcnica padronizada
de coleta de dados, assume e geral a forma de levantamento.
O mtodo utilizado na pesquisa foi o estudo de caso na Secretaria de Estado
de Planejamento e Gesto de Minas Gerais, que passou por um processo de
implantao de arquivo digital.
Para Stake (2005, apud Andr, 2005) o estudo de caso pode ser intrnseco
(quando o pesquisador tem interesse intrnseco naquele caso em particular);
instrumental (quando o interesse do pesquisador uma questo que o caso vai
ajudar resolver). Na viso de Yin (2005) estudo de caso aquele em que os limites
do caso, ou seja, a distino entre o fenmeno que est sendo estudado e seu
contexto recebe uma ateno explcita. Alm disso, o estudo de caso completo deve
demonstrar, de maneira convincente, que o pesquisador despendeu esforos
exaustivos ao coletar as evidencias relevantes.

3. Reviso de Literatura

Nesta parte so apresentados alguns referenciais tericos que buscam


fornecer subsdios para dar embasamento e consistncia a este trabalho. A nova
sede da administrao estadual de Minas Gerais consolida o modelo de gesto
pblica eficiente, uma vez que a integrao fsica da gesto estadual na Cidade
Administrativa proporciona condies para execuo de trabalho em ambientes
integrados que permitem a colaborao e sinergia entre os servidores, criando um
novo estmulo e rotinas para a prestao de servios.
Atualmente os rgos e entidades tm um gasto com transporte, impresso e
arquivamento fsico de documentos, principalmente em reas finalsticas onde se
percebe tambm que a maioria dos armrios e mesas est lotada com pastas de
arquivos e papeis.
5

De acordo com a Lei. n 8.159, de 8-1-1991 Art. 2. Consideram-se


arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter publico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especificas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos." (MANUAL DE ASSISTNCIA TCNICA ARQUIVSTICA) 5.

Assim, a implantao de um programa de Arquivo Digital garante aos rgos


e entidades da Administrao Pblica Direta, Autrquica e Fundacional do Poder
Executivo Estadual o controle sobre as informaes que produzem ou recebem,
alm de uma significativa economia de recursos com a reduo da massa
documental ao mnimo essencial que por sua vez contribui para a otimizao e
racionalizao dos espaos fsicos de guarda de documentos e agilidade na
recuperao das informaes.

O sistema de arquivo digital adotado pela Gerencia de Assuntos


Previdencirios GAP partiu da necessidade de otimizar os processos que
envolvem toda a gerncia, por meio de uma reengenharia, com o objetivo
claro de melhorar a qualidade dos servios executados, surgindo assim
idia de sua implantao em substituio aos arquivos fsicos, evitando o
uso de armrios e posteriormente aluguel de espao fsico, resultando em
economia pecuniria, melhoria visual do ambiente fsico e aderncia as
boas prticas ecolgicas. O impacto proporcionado por esta ao reduzir
as impresses e custos, alm do aumento na produtividade de formas
eficiente e eficaz. 6

A impresso de documentos para confeccionar dossi e posteriormente


serem arquivados fisicamente, so alguns dos principais gargalos que dificulta na
agilidade dos servios tendo em vista que todos os rgos e entidades da
Administrao Pblica Direta, Autrquica e Fundacional do Poder Executivo
Estadual possuem um conjunto de procedimentos administrativos semelhantes.
A preservao digital tem assumido nos ltimos anos a predominncia que
realmente merece. Para isto contribui o fato, j h muito tempo anunciado pelos
arquivistas, de que a utilidade administrativa da informao de arquivo digital excede
consideravelmente o ritmo de obsolescncia tecnolgica ditado pela volatilidade do
mercado informtico.

Bill Gates afirmou que as companhias de sucesso no futuro sero as que


utilizarem ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar.

5
SILVEIRA, Jos Augusto Andrade. (2013) Arquivo Digital.
http://www.seplagemrede.mg.gov.br/35/96
6
SENADO FEDERAL, (2013) Secretaria de arquivo: Manual de assistncia tcnica arquivistica
http://www.senado.gov.br.
6

Complementou, ainda, que se a empresa converter cada documento de


papel em um arquivo digital, ela tornar mais eficiente. () O papel estar
conosco infinitamente, mas sua importncia com meio de encontrar,
preservar e distribuir informao j est diminuindo. medida que os
documentos ficarem mais flexveis, as formas de colaborao e
comunicao entre as pessoas se tornaro mais ricas e menos amarradas
ao local onde esto instaladas. (REVISTA EXAME DIGITAL, 2000, p.113).

De acordo com Gates, o que existe de fato com passar dos anos o uso crescente
dos documentos eletrnicos no cotidiano, tanto para uso domestico quanto na rea
comercial.
Desta forma, as organizaes esto substituindo o papel pelo
armazenamento digital eletrnico de documentos em redes, o que possibilita mais
agilidade na obteno da informao.

As mudana sociais decorrentes da revoluo tecnolgica fica enfatizada


pelo progresso da cincia sempre trazer consigo mudanas nos hbitos e
comportamentos das pessoas e, nunca na historia da humanidade, o
avano da tecnologia se fez to presente no cotidiano, como se v com a
informtica, haja vista a multiplicidade de usos que pode dar a um
computador, alm da incrvel popularizao que esta tecnologia avanou no
modo de vida da sociedade. (AUGUSTO MARCACINI)7

O tradicional arquivamento de documentos em papel no corresponde s


necessidades de rapidez na circulao das informaes. visvel as suas
deficincias, no que tange a simples conservao, transmissibilidade ou segurana.
Segundo Marcacini, as pessoas devem observar o documento eletrnico com certo
grau de abstrao em que devemos comparar tomos e bits.

Pode-se dizer que experimentamos hoje um mundo virtual onde, no lugar


de tomos, agora temos que nos acostumar com uma realidade coisas
formadas tanto por tomos como por bits. O documento tradicional, em nvel
microscpico, no outra coisa seno uma infinidade de tomos que,
juntos, formam uma coisa que, captada pelos nossos sentidos, nos
transmite uma informao. O documento eletrnico, ento, uma das
seqncia de bits que, captada pelos nossos sentidos com o uso de um
computador e um software especfico, nos transmite uma informao.
(AUGUSTO MARCACINI) 7

O gerenciamento da informao provocou um aumento desenfreado do


volume de acervos documentais nos rgo pblicos, tornando a organizao da
informao documental acumulada um dos maiores desafios da Arquivstica
brasileira.

7
MARCACINI, Augusto Tavares Rosa. (2000) O documento eletrnico como meio de prova.
http://www.advogado.com/internet/zip/tavares.htm
7

Os Planos de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de


Documentos associados garantem a simplificao e a racionalizao dos
procedimentos de gesto documental, imprimem maior agilidade e preciso
na recuperao dos documentos e das informaes e autorizam a
eliminao criteriosa de documentos cujos valores j se esgotaram. Por
outro lado, pode parecer ao Poder Pblico que o pleno e rpido acesso s
informaes depende exclusivamente da incorporao de tecnologias
avanadas. No se cogita que o desenvolvimento de sistemas
informatizados dependa de requisitos que apenas uma poltica de gesto
documental possa definir.

Nesse sentido, preciso esclarecer que a informtica apresenta- se como


uma ferramenta da gesto integral de documentos e que o Poder Pblico
precisa produzir e/ou consolidar um conhecimento sobre sua produo
documental, o que envolveria uma rea tambm tcnica - a arquivstica, e
que esse trabalho demanda, assim como os trabalhos na rea de tecnologia
da informao, um aporte de recursos humanos e financeiros. Somente a
elaborao de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos para a
produo, tramitao, avaliao, uso e arquivamento de documentos
durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediria e idade
permanente), com a definio de seus prazos de guarda e de sua
destinao final permite o desenvolvimento e a implementao eficaz de
sistemas informatizados de gesto de documentos e informaes. Ao definir
normas e procedimentos tcnicos referentes classificao, avaliao,
preservao e eliminao de documentos pblicos, a gesto documental
contribui decisivamente para atender s demandas da sociedade
contempornea por transparncia nas aes de governo e acesso rpido s
informaes. (GESTO DOCUMENTAL APLICADA) 8.

Uma gesto documental eficiente necessita de uma ferramenta informatizada.


O Arquivo Digital perfaz-se em uma das tecnologias que mais crescem nas
instituies governamentais, visto que empresa pblica e privadas que implantaram
um sistema semelhante aumentaram a produtividade de seus funcionrios e a
eficincia de suas organizaes.
Para tanto, fazer um estudo sobre a viabilidade da implantao de um
gerenciamento eletrnico de documentos (arquivo digital), utilizando-se da
infraestrutura de rede e tecnologia j existente, contribuiria para uma reviso dos
processos de arquivamento existentes. Para tal implantao recomendvel
elaborao de estratgias e polticas (gesto arquivstica de documentos,
instrumentalizao em todas as unidades administrativas e aes cooperativas)
estabelecimento de normas (padres e protocolos, requisitos funcionais metadados
de preservaes e segurana da informao digital) Promoo do conhecimento

8
So Paulo: Arquivo pblico do Estado: Gesto documental aplicada.
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/GESTAO_DOCUMENTAL_APLICADA_IEDA.php
8

(agenda de pesquisa cientifica, ensino e formao de recursos humanos e


disseminao do conhecimento).

4. Analise de dados

Nesta seo, o processo de anlise de dados ser especificado e detalhado.


O processo de coleta de dados e identificao do melhor formato para guarda de
documentos foi uma implementao atravs de workflow e do redesenho dos
processos.

A partir de dados quantitativos expedidos pela Intendncia da Cidade Administrativa,


pode-se constatar que a Gerncia de Assuntos Previdencirios GAP fazia
mensalmente de 9.000 a 13.000 impresses, o que acarretava um custo varivel
com papel reciclvel de R$ 159,13 a R$ 312,34, isso levando em considerao uma
equipe de 18 pessoas, que tinha uma impressora de uso exclusivo para trabalho.

Aps a adoo do Arquivo Digital, o nmero de impresses no chega a 200 cpias,


alm disso, a impressora foi retirada, passando a utilizar as ilhas de impresso
(locais onde ficam as impressoras nos corredores dos prdios Minas e Gerais da
Cidade Administrativa). Outra melhoria foi reduo radical da questo do espao
fsico gasto para armazenamento dos documentos, anteriormente eram utilizados 11
armrios para arquivamento de documentos, atualmente a GAP utiliza apenas 3
armrios para guardar materiais.

O impacto gerado por esta ao fica enfatizado pela drstica queda no nmero de
impresses. Atualmente no mais necessrio o arquivamento de documentos
fsicos e a utilizao dos servios de gesto de documentos que ficava a cargo da
Minas Gerais Servios (MGS), empresa terceirizada para alocar os documentos
impressos na Cidade Administrativa.

O Arquivo Digital possibilitou a melhoria na acessibilidade dos servidores da


Gerncia de Assuntos Previdencirios - GAP aos documentos, uma vez que
possvel a consulta online do mesmo o que garante uma reduo significativa do
tempo total desde o recebimento do documento at o seu destino final.
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5. Concluso e consideraes finais:

Ao investigar o uso do arquivo digital como ferramenta para otimizao dos


processos de gesto documental, observou-se uma notvel oportunidade de
reduo de custos e melhoria do processo de toda cadeia produtiva que envolve a
Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto SEPLAG. Ancorado nessas
premissas, o Arquivo Digital apresenta-se como uma soluo em gerenciamento
eletrnico de documentos, o sistema permite controlar, armazenar, compartilhar e
solucionar a questo da otimizao da utilizao do espao fsico. Com a adoo de
um arquivo digital para cada diretoria dos rgos e entidades do Governo de Minas
Gerais, o nmero de impresses no chegaria a 200 cpias, com uma melhoria
impactante que proporcionaria a dispensa de contratao de empresas terceirizadas
para fazer a gesto de documentos fsicos.
Com a utilizao do Arquivo Digital, percebem-se alguns avanos importantes
tais como, celeridade e facilidade para colaborar e compartilhar documentos,
Visualizao de dados e compartilhamento digital garante uma maior rapidez no
fluxo de trabalho, o que permite receber e guardar os arquivos em uma frao de
tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos fsicos.
Outra questo importante evoluo da produtividade, com eficincia e
eficcia. O acesso e o compartilhamento aumentam a produtividade com eficincia e
eficcia na entrega do produto. Com isso o tempo gasto na procura de documentos
fsicos eliminado, uma vez que so armazenados digitalmente em um nico lugar,
sendo acessado facilmente de qualquer computador com internet disponvel, isso
tudo favorece ao servidor trabalhar em outras atividades, melhorando de forma
significativa seu desempenho individual, ganhando em qualidade de trabalho e de
vida. A partir do compartilhamento online com toda a equipe, fica fcil o atendimento
das demandas dos clientes internos e externos, simplificando todo o processo.
Cabe enfatizar a importncia da criao de diretrizes e polticas que baseadas
em processo de avaliao e no contexto de cada rgo e entidade pblica, sejam
capazes de adotarem o arquivo digital como ferramenta de gesto de documentos
digitais. O uso do arquivo digital serve como instrumento facilitador, para toda a
gesto documental alm de subsidiar a tomada de decises quanto preservao
digital.
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Referencias

AUGUSTO MARCACINI. O documento eletrnico com meio de prova. Disponvel


em: HTTP://www.augustomarcacini.net. Acesso em 20 jun. 2013.

DRUCKER, Peter. Revista Exame Digital, So Paulo: Abril, ed. 710, ano 34, n. 6,
mar. 2000

SO PAULO: Arquivo pblico do Estado: Gesto documental aplicada. Disponvel


em: http://www.arquivoestado.sp.gov.br. Acesso em 15 jun.2013.

SENADO FEDERAL. Secretaria de arquivo: Manual de assistncia tcnica


arquivstiva. Disponvel em: http://www.senado.gov.br. Acesso em: 10 jun. 2013.

SEPLAG EM REDE. Entrevista: Arquivo digital elimina custos com impresso.


Disponvel em: http://www.seplagemrede.mg.gov.br. Acesso em: 13 jun. 2013.