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ESTOQUE

Estoque é um termo utilizado no dia-a-dia de muitas empresas e representa,

de forma geral, os produtos que estão armazenados para serem vendidos para
os clientes. Dependendo do tipo de empresa (comércio, indústria ou prestação
de serviço), o estoque pode apresentar diferentes características e formas de
controle. Além disso, a decisão de manter produtos armazenados pode ser
determinante para a estratégia de uma empresa.

O estoque participa do processo produtivo de uma empresa em diversos

momentos. Quando uma empresa compra matéria-prima para produzir um
produto, temos o estoque de matéria-prima. Durante o processo de produção,
enquanto existem produtos que ainda não estão prontos, temos o estoque de
produtos não acabados. Depois de prontos, os produtos passam a integrar
o estoque de produtos acabados e podem ser vendidos para os clientes.

Em empresas de comércio, o estoque mais importante é o estoque de produtos

acabados ou mercadorias. Geralmente, existem um ou mais fornecedores de
produtos, de quem a empresa compra as mercadorias para revender a um
preço maior para os seus clientes. Neste caso, saber comprar bem e em
grandes quantidades (para conseguir um preço menor junto ao fornecedor),
pode significar um lucro maior para o negócio. Assim, o controle do estoque de
mercadorias passa a ser primordial para uma empresa de comércio.

Até mesmo em empresas de prestação de serviços o estoque pode ser

importante. Muitas vezes para prestar um serviço é necessário utilizar alguns
materiais. Por exemplo, quando um mecânico faz a revisão de um veículo, é
necessário que ele tenha um estoque das peças que poderão ser utilizadas na
execução do serviço prestado. Apesar de não vender as peças diretamente, é
necessário ter um estoque para executar o serviço por completo e satisfazer o
cliente.
Por fim, é bom lembrar que o controle de estoque precisa ser feito para garantir
o bom funcionamento do negócio e também para manter os clientes satisfeitos.
Entender os tipos de estoque ajuda no planejamento e também nas vendas aos
clientes. Saber quando e por quanto comprar cada produto e, depois, por
quanto vender, resultará em lucro ou prejuízo para a empresa. Assim, o
estoque é determinante para o sucesso de um negócio.

A importância do inventário na gestão de estoques

Você sabe exatamente quais bens há em sua empresa? Você saberia dizer a
quantidade de um determinado produto que você tem no estoque? Sabe
quando é necessário pedir mais matéria-prima aos fornecedores?
A gestão de estoques é uma área de muita relevância dentro de uma empresa.
E o inventário é o responsável por fazer o levantamento de quais e quantos
bens estão nos estoques da companhia. Portanto, para que essa gestão seja
bem conduzida, o inventário de materiais é um aspecto que é essencial e não
deve, de forma alguma, ser negligenciado pelos gestores.
Preparamos o post de hoje para explicar a você a importância do inventário e o
passo a passo de como fazê-lo. Siga a leitura e saiba mais!

O que é o inventário de materiais?

O inventário é a atividade por meio da qual os gestores realizam a contagem e

conferência de todos os materiais disponíveis em estoque e checam os
resultados, comparando-os às quantidades informadas no controle — que pode
ser feito por meio de planilhas ou softwares de gestão.

Qual é a importância do inventário na gestão de estoques?

Fazer um inventário nada mais é do que listar todos os bens armazenados na

empresa ou em depósitos pertencentes a ela. Mas por que essa listagem é tão
importante? Destacamos os principais motivos:

Redução das perdas

Um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao
quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita
comprar matéria-prima de forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores
são feitos de acordo com a demanda.
Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar
para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em
desconformidade com o contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e
obsolescências.

Melhora do atendimento ao cliente

Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor

otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. Quando não há
controle de estoque, a propensão aos erros é muito maior: vender um produto
indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode irritar o
consumidor, que nunca mais fechará negócio com a sua empresa.

Cumprimento da legislação

Inconsistências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que sua
empresa seja autuada pelo FISCO. Se o fiscal detectar que há diferenças entre
o estoque declarado de produtos e o estoque real, poderá penalizar sua
empresa com multas altíssimas que poderão, inclusive, ameaçar seriamente a
saúde financeira de se negócio.

Como fazer um bom inventário de materiais?

Fazer um inventário não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa tem

muitos bens. Preparamos alguns passos para tornar esse processo mais
simples:
1. Escolha o dia certo
O primeiro passo é definir uma data para começar a listagem. Opte por finais
de semana ou feriados, quando a sua empresa estará fechada e não haverá
movimentação no estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou
saídas, ficará mais fácil fazer a relação de bens.
2. Separe e organize os itens
Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para
aumentar a eficiência de seu trabalho. Esse processo poupará muito tempo na
contagem dos itens. Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para
cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário como otimizará as
tarefas do dia a dia, como a separação e a embalagem das mercadorias.
Aponte os itens definidos como obsoletos e informe ao setor de compras que
esses itens não precisam mais de ser comprados. Se possível, separe uma
área isolada do estoque para armazenar esses materiais.
3. Especifique cada produto em detalhes
Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo,
alimentos, material de papelaria, informática, limpeza etc. A partir daí, tente
especificar cada produto de forma mais detalhada possível, incluindo peso,
medida, cor, voltagem e se é material para venda ou uso e consumo da
empresa. Finalmente, aponte os preços de custo e de venda.
4. Crie códigos
Crie um código para cada produto. Os códigos facilitarão a sua identificação
tanto na hora das vendas como no momento de fazer os registros contábeis.
Você pode utilizar sequências de letras e números ou até mesmo usar um
software para gerar códigos de barra.
5. Conte item por item
Essa é uma das etapas mais trabalhosas do inventário, mas é extremamente
importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu
inventário realmente corresponda ao seu estoque físico de mercadorias.
Para que o inventário seja mais preciso, recomendamos que se façam duas
contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de conferência.
Caso as informações entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal é que se
realize uma terceira contagem.
6. Atualize seu inventário periodicamente
De nada adianta criar um controle de estoque impecável se as entradas e
saídas não forem atualizadas com frequência. O ideal é que os
inventários sejam realizados em curtos períodos de tempo. Quando esses
intervalos são menores, a identificação das causas e suas resoluções passam
a ser mais eficazes.
Atualize as informações dos controles de acordo com os levantamentos que
foram realizados no inventário. Isso fará com que as informações disponíveis
para o setor de vendas e para a equipe de separação e expedição sejam as
mais exatas possíveis.
7. Utilize um software de gestão
Ainda que algumas pessoas não consigam perceber, a gestão de estoques
pode influenciar diretamente os resultados das vendas da empresa,
contribuindo para aumentar os lucros ou causando prejuízos. A dica para
agilizar esse processo é usar um software de gestão que atualize essas
informações quando uma compra ou venda de sua empresa for feita.
Como podemos ver, a relevância do inventário na gestão de estoques vai além
da conferência de quantidades disponíveis. Ele se faz necessário para
melhorar a gestão, reduzindo índices de não conformidades e conseguindo
aprimorar o planejamento de compras, que, por consequência, passa a ter
melhores informações a respeito da aquisição de novos itens.

INVENTÁRIO

Na contabilidade o inventário é basicamente uma lista de bens e materiais

disponíveis em estoque que estão armazenados na empresa. Já o
levantamento dos Custos das Mercadorias Vendidas (CMV) acontece por meio
de dois (2) sistemas como:

 Inventário Permanente

O inventário funciona por um controle de estoque de forma individualizada e

imediata. Geralmente este registro é feito por um sistema eletrônico de dados,
ou seja, neste sistema é possível a obtenção do custo da mercadoria vendida
(CMV) a qualquer instante.

 Inventário Periódico
Pelo sistema periódico, as vendas não são controladas de modo imediato no
estoque, isto é, a contagem do custo da mercadoria vendida (CMV) acontece
apenas no final de cada período.

Como pode ser utilizado?

Cada sistema possui suas características individuais, ou seja, as duas opções

cabe ao usuário decidir qual é a melhor ferramenta para o controle e análise do
seu estoque na sua empresa.

Inventário Periódico

Um exemplo, nas operações do Inventário Periódico é que temos a

contabilização do procedimento de bens através da conta de produtos
compostos até o final de cada ciclo definido por ano. De certo modo, a opção
que os produtos são medidos e numerados, sendo avaliado de acordo com a
data fechamento do balanço patrimonial.

Sendo assim, é permitido ter acesso a diferentes dados, como o

acompanhamento dos resultados de mercado, ou seja, o balanço dos custo
final e do custo dos produtos vendidos. Esta preferência é mais popular em
empresas de pequeno e médio porte.

Inventário Permanente

Já para o Inventário Permanente, é possível acompanhar todo o estoque de

uma só vez, com um software, por exemplo, fazendo um upgrade com a
transição do financeiro, tendo controle de chegada e saída para mercadorias
com quantidade de dados e valores.

Mesmo assim, é importante lembrar que mesmo no inventário permanente na

atualização de dados na entrada e saída é possível ter falhas diante ao
processo, ou seja, por conta de incidentes ou até mesmo falta de conhecimento
de pessoas ao utilizar o sistema.
Sendo assim, é recomendado alinhar o sistema do inventário permanente junto
ao inventário rotativo. O inventário rotativo é o processo de recontagem física e
contínua de todo estoque, é necessário que essa contagem tenha uma
cadência pré-determinada, por exemplo, diário, semanal ou mensal de forma
organizada em ciclos de acordo com a demanda dos produtos de um negócio
ou até mesmo de um setor de produtos pré-determinados.

Diferença entre Inventário Permanente e Inventário Periódico

Quando se trata de inventário é comum que haja um pouco de confusão sobre

o que termo significa. Ainda mais pelo sistema possuir mais de um mecanismo
de atuação já que temos o inventário permanente e o inventário periódico.
Antes de tudo é necessário entender que o processo de inventário de produtos
é referente à relação de bens e patrimônios a partir de uma lista numerada,
sendo, portanto um relatório os pertences pessoais, coletivos ou comerciais. É
a partir do inventário que se é possível organizar itens disponíveis em estoque
– sendo utilizados em comercialização como matéria prima ou como produtos
avaliados para venda ou aluguel.
A realização do inventário pode ser realizada de duas formas diferentes,
atendendo os interesses e conveniência do indivíduo. No Inventário
Periódico temos a contabilização das operações de bens através da Conta
Mercadorias Mista ou Conta Mercadoria Desdobrada ao final de um período
determinado pela empresa, sendo geralmente anual. É a partir desta opção
que os produtos são contabilizados física e numericamente, sendo avaliados
de acordo com a data de encerramento do balanço. Desta forma é possível ter
acesso a diversos dados, como a auditoria dos resultados de mercado, balanço
do Custo de Fabricação Final e do Custo de Produtos Vendidos. Esta opção é
mais popular em empresas de pequeno e médio porte.
Já no Inventário Permanente, o usuário possui a ferramenta de acompanhar
continuamente o nível do estoque uma vez que atualização ocorre a cada
transação financeira, a partir do controle de entradas e saídas de mercadorias
com dados de quantidades e valores. A análise da movimentação física e
contábil é feita através da Ficha de Estoque, onde o valor dos produtos em
estoque são disponibilizados através da Conta Mercadorias. A partir deste
instrumento de controle gerencial é permitido realizar o planejamento de
reposição e acompanhar a evolução de vendas mensal e anual, além de
auxiliar no processo de evitar investimentos desnecessários e gastos em
excesso com produtos. Cabe lembrar que o sistema depende da eficiência na
inserção de dados em tempo real para ser plenamente estável.
A partir destas duas opções cabe ao usuário decidir qual é a melhor ferramenta
para o controle e análise do seu estoque. Antes de escolher é importante
analisar as condições da empresa e o potencial de investimento do seu
negócio.