INSTITUTION EDUCATIVA HERNAN VILLA BAENA

ANGIE NIYERED AGUDELO HENAO

ELIZABETH FORONDA URIBE

ELIZABETH QUINTERO MURIEL

JULIANA ANDREA RIAÑO BONILLA

CONTABILIZACION DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS

SANDRA LIZETH SANCHEZ OSPINA

MARCO TEÓRICO

2017
1.1 El nombre del Proyecto: Pago de servicios públicos a domicilio.

2. La problemática que se ve reflejada en la comunidad es la falta de tiempo , pereza y mala

memoria a la hora de hacer pagos , las personas que tengan dificultades por distintas razones ya
predispuestas de pagar servicios públicos sufren día a día por este acontecimiento , en todas las
viviendas del municipio de bello existe este planteamiento , mensualmente la comunidad se ve
afectada por dicha problemática , se origina desde el simple hecho de no pagar a tiempo y puede
llevar a la suspensión del servicio, que afecta al bolsillo de la comunidad por tener que pagar
reconexión

1.3 Lo que se quiere lograr en la importancia de esta idea de negocio es satisfacer a la comunidad
mediante el pago de servicios públicos a domicilio ,consiste en ir personalmente a las viviendas
recoger dinero y factura de dichos servicios, nosotros como empresa asistimos a los puntos de
pago y cancelamos puntualmente la factura, nuestra expectativa es crear altos estándares de
responsabilidad, puntualidad y eficiencia con cada trabajo otorgado, esta idea es factible por el
simple hecho de que esta problemática de pagos se ve a diario por falta de tiempo o pereza entre
otras cuestiones, también se puede desarrollar con poco presupuesto y dando un servicio
económico.

Una desventaja de esto es que ahora está la posibilidad de pagar los servicios por internet, pero
hay que tener en cuenta que no todo las personas tienen cuenta bancaria ,no todas cuentan con
internet y algunas personas no confían en estos medios de pago

1.4 objetivo general: Utilizar estrategias que nos permita mejorar el desempeño para el pago de
servicios públicos, implementando innovación y creatividad para presentar propuestas que
satisfagan a la comunidad que desee cancelar cada factura a tiempo y se ahorre el acercamiento a
puntos de pago

1.5 objetivos específicos:

 Construir un centro de información disponible para satisfacer eficazmente las

necesidades e investigación, manejo de pago de servicios
 Contribuir ampliamente frente a métodos de progreso continuo de la empresa
 Fortalecer las debilidades de la empresa continuamente , crear destrezas para adquirir
oportunidades excepcionales para la empresa
2.1 Datos generales

Razón social: Payment Service SAS

Objeto social: con ánimo de lucro

Nombre de propietarios: Juliana Andrea Riaño Bonilla

Elizabeth Quintero Muriel

Elizabeth Foronda Uribe

Angie Agudelo Henao

Dirección: Crr 65 A # 73—52

Teléfono: 6029986

NIT: 900168928-6

Régimen tributario: Régimen simplificado

2.2 Horizonte Institucional

Historia de la empresa: Nació en junio 1 de 2017 luego de una reunión por parte de los
integrantes de la empresa analizando propuestas, ideas de negocio del cual salió seleccionado el
pago de servicios ya que es una empresa muy revolucionaria, innovadora con buena capacidad
económica y factible, ha demostrado ser un modelo de trabajo con oportunidades excepcionales,
esperemos lo mejor de esta empresa que sea muy reconocida debido a sus valores y maneras de
trabajo aptas para cada labor

Misión:

Ser reconocidos a nivel municipal por nuestro gran desempeño eficiencia y responsabilidad
nuestra razón de ser y de existir es la necesidad de satisfacer a la comunidad de bello mediante el
pago de servicios públicos a domicilio, esta gran idea presenta un desarrollo de sostenibilidad
para personas que no tengan la posibilidad de pagar dichos servicios a tiempo, dando así
oportunidades a nuestros clientes de ser cumplidos y nunca verse afectados por la suspensión de
estos medios , buscamos que cada persona quedé satisfecha con nuestro trabajo y convencida de
que somos los mejores
Visión

En el 2027 seremos la mejor empresa a nivel municipal de pago de servicios publicos debido a
nuestras increíbles aspiraciones a mediano y largo plazo con un alto personal de trabajo a
disposición con miles de clientes asociados y un mejoramiento a nivel tanto personal como
empresarial estructurando más bases para la sostenibilidad de nuestra empresa alcanzando así un
excepcional potencial de trabajo Juliana Riaño

Gerente general
ORGANIGRAMA

Elizabeth Quintero
Angie Agudelo Elizabeth Foronda
Contadora
Recursos Humanos Asesor comercial

Políticas

1. La empresa debe mejorar su rentabilidad

2. La empresa siempre buscará satisfacer las necesidades del cliente

3. La empresa cumplirá con todos los términos acordados por la ley

4. Los empleados siempre estarán capacitados y con una buena imagen personal

5. Están prohibidas las sustancias alcohólicas y alucinógenas

6. Los empleados deberán ser comprometidos y Fieles a la empresa

7. Esta constantemente prohibido el uso de celular o computador para fines distintos al de la

empresa

8. Se tomarán medidas disciplinarias en caso de no cumplir políticas de la empresa

Logotipo:

Manual de Funciones:

*GERENTE GENERAL : Un gerente general generalmente se preocupa por todas las

funciones de mercadeo y ventas, de finanzas y de recursos humanos de una empresa, así
como también de las operaciones del día a día. Frecuentemente, el gerente general es
también responsable de liderar y coordinar las funciones de planeamiento estratégico de
la empresa.
 El gerente existe para ejecutar el objetivo o misión de la organización". A pesar de que esta
misión varía según las características del contexto donde actúe existen seis responsabilidades
básicas que constituyen la esencia de su acción, esta son las siguientes:
 1) Incrementar el estado de la tecnología de la organización;
 2) Perpetuar la organización;
 3) Proporcionar dirección a la organización;
 4) Incrementar la productividad;
 5) Satisfacer a los empleados;
 6) Contribuir con la comunidad.

*GERENTE DE RECURSOS HUMANOS:

° Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la organización
° Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso
e inducción del personal
° Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados
° Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de personal
 ° Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos
de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.)
° Supervisar y revisar los procesos de nómina
° Controlar y supervisar los diferentes beneficios de Ley (fideicomiso, utilidades,
prestaciones sociales, vacaciones, entre otros

° Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del personal

 ° Planificar y supervisar el Plan de Formación de Personal.

 ° Anticiparse a las necesidades de los empleados con el fin de solventar cualquier
inquietud o insuficiencias que padezcan.
° Mantener supervisión funcional de tareas relacionadas con toda el área de recursos
humanos para la atención de reclamos y soluciones de problemas personales
° Tener y desarrollar iniciativas para la solución de problemas y toma de decisiones
° Poseer alto sentido de responsabilidad y honestidad en el manejo de información
confidencial
° Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo

*ASESOR COMERCIAL:

- Antes de la venta. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos

sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.

- Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta.

- Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión

diario, atender reclamaciones e incidencias.

- Investigar el área asignada

- Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.

- Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la
supervisión.

- Definir las necesidades de material promocional.

- Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.

- Ventas y cobranzas

- Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.
 - Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera establecida.

- Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta.

- Realizar tareas para activar la cobranza en función de cumplir con las metas fijadas en los
presupuestos mensuales.

- Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y cualquier
otro tipo de cambio significativo.

- Concurrir a las reuniones de trabajo a que fuera convocado.

- Colaborar en la distribución y/o colocación de material promocional en los locales.

- Asesorar técnica, comercial y promocionalmente a sus clientes.

- Actuar como vínculo activo entre la Empresa y sus clientes para gestionar y desarrollar nuevas
propuestas de negocios de promoción.

- Comunicar al cliente las novedades sobre precios y condiciones.

- Mantener al cliente informado sobre cambios significativos dentro de la empresa.

- Realizar permanentemente tareas de Relaciones Públicas y manejo de invitaciones a eventos.

- Llevar un control detallado de las operaciones de cada cliente.

- Analizar e informar a la empresa sobre como operan comercialmente

* CONTADOR:

° Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de activos,

pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la contabilización de cada una de
las operaciones, así como la actualización de los soportes adecuados para cada caso, a fin de
llevar el control sobre las distintas partidas que constituyen el movimiento contable y que dan
lugar a los balances y demás reportes financieros.

 Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente

los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas.
 Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema computarizado
administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.
 Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del personal
emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.
 Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registro de
facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA.
 Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la información
siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a objeto de obtener los estados
financieros.
 Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa.
 Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable, administrativo
y fiscal, formuladas por el Contralor Interno, Asesor fiscal / financiero.
 Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es
el software utilizado por la organización para dicha actividad.
 Elaboración de cheques para el recurso humano de la empresa, proveedores y servicios.
 Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios).
 Control y ejecución de solvencias de Seguro Obligatorio.
 Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.
Responsabilidad y Autoridad.

 Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptación general.

 Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área.
 Velar por la aplicación de la norma y el cumplimiento de las normas de la organización.
 Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información
suministrada por la organización y por el cliente
 Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo

 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO :

El presente Reglamento es de cumplimiento obligatorio tanto para la empresa como para los
trabajadores a su servicio incluyendo, desde luego, a todos los trabajadores que ingresen con
posterioridad a la fecha del mismo.
ADMISIONES
a) Hoja de Vida totalmente diligenciada.
b) Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
C) Fotocopia de diplomas y actas de grado, si es del caso.
d) Fotocopia de la tarjeta profesional, si es del caso
e) Certificaciones laborales de empleos anteriores.
f) Fotocopia de certificados de estudios cursados (diplomados, seminarios, congresos, entre
otros).
g) Certificación escrita de afiliación al Fondo de Pensiones, EPS a la que pertenece y Fondo de
Cesantías.
h) Diligenciar el formato de apertura de cuenta de nómina indicada por la empresa, si es del caso.

ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL

Los trabajadores se clasifican de acuerdo a la duración del contrato en:
 Trabajadores Permanentes: Aquellos cuya relación de trabajo tiene carácter de tiempo
indeterminado conforme al contrato colectivo o individual de trabajo.
Trabajadores Temporales: Aquellos que han sido contratados para la ejecución de trabajos
temporales o transitorios, ya sea por obra o tiempo determinado, considerando en este caso los
contratos como terminados y sin responsabilidad para la empresa, al modificarse o concluir los
objetivos que motivaron su celebración.

Duración del contrato laboral: el contrato laboral tiene un tiempo de duración de 6 meses

JORNADA LABORAL Y HORARIO DE TRABAJO

La jornada laboral será de cuarenta y ocho (48) horas las cuales serán cumplidas de lunes a
viernes de 7:00 am a 6:30 pm y sábados de 7:00 am a 12:00 pm, en semana los trabajadores
tendrán media de almuerzo y el horario será establecido según lo decida la gerencia.
NOTA: las vacaciones serán dadas después de cada año laboral del trabajador
PERMISOS
Los trabajadores están obligados a solicitar permisos para faltar a sus labores, por escrito y
dirigido a su jefe inmediato con 48 horas de anticipación.
Son consideradas faltas justificadas, sin el requisito del permiso autorizado por escrito, las que
obedezcan acaso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada. La comprobación de la
justificación deberá ser hecha por el trabajador dentro de las 24 horas siguientes al momento en
que faltó a sus labores.
El trabajador que necesite retirarse de la empresa dentro de su jornada de trabajo por
enfermedad, razones personales o extraordinarias, deberá solicitar el permiso a su jefe inmediato,
quien le entregará la autorización correspondiente.
Toda falta no amparada por autorización escrita será considerada como injustificada y se
descontara de su sueldo.
LUGAR Y DIAS DE PAGO
Los salarios de los trabajadores serán cubiertos en el lugar donde presten sus servicios, dentro de
las horas de trabajo o al término de la jornada laboral. Serán pagados cada día (as) 15 y 30 de
cada mes.
Todos los trabajadores están obligados a firmar los recibos de pago, listas de raya o cualquier
documento que exija la empresa como comprobante del pago de los salarios. La negativa del
trabajador a otorgar la firma de dichos documentos, relevará a la empresa de entregar los salarios
respectivos.
Para los efectos del pago de vacaciones, la empresa pagará a los trabajadores los salarios
correspondientes a las vacaciones el día anterior al inicio de su disfrute.

SEGURIDAD
El personal se abstendrá de realizar todo acto que pueda poner en peligro su propia seguridad, la
de sus compañeros o la de los clientes.
Por ningún motivo, los trabajadores durante los períodos de incapacidades temporales médicas,
ni las trabajadoras durante las incapacidades pre y postnatales deberán presentarse en el centro de
trabajo, salvo para la entrega de los certificados correspondientes.
Cuando el trabajador sufra un accidente de trabajo, deberá dar aviso de inmediato su jefe directo
o al jefe de personal a fin de que adopten con toda urgencia las medidas pertinentes.
Existirá en la empresa un botiquín con todos los implementos y útiles necesarios que marquen
las Normas Oficiales para la atención de los trabajadores que, en caso de accidente o
enfermedad, requieran de un auxilio inmediato.
Cuando un trabajador contraiga alguna enfermedad contagiosa, éste o cualquier otro trabajador
de la empresa que tuviere conocimiento del hecho, están obligados a dar aviso inmediato a su
jefe, a fin de que el trabajador enfermo pueda ser examinado por los médicos del IMSS. De
acuerdo con el dictamen médico, la empresa deberá tomar las medidas necesarias para evitar el
contagio de la enfermedad.

Políticas Operativas
Son Disposiciones Generales las siguientes, mismas que deberán respetar todos los empleados de
la fuente de trabajo.
 Portar el uniforme mientras se encuentre dentro del horario de operación.
 Mantener una imagen impecable mientras se encuentre en funciones, manteniendo el calzado
adecuado y limpio, pelo corto y arreglado en el caso de los hombres y manos limpias con las
uñas arregladas en el caso de las mujeres.
 Tener disponible todo el material requerido para realizar sus funciones.
 Utilizar un lenguaje digno y abstenerse de utilizar señas o lenguaje obsceno.
 No usar el teléfono celular mientras se encuentre en funciones.
 No ingerir bebidas alcohólicas, fumar, comer, mascar chicle mientras se encuentre en funciones
 Mantener en todo momento un trato respetuoso con los compañeros de trabajo, evitando en
todo momento las discusiones y la violencia.
Atender inmediata e invariablemente todas las indicaciones del Jefe Directo.

Son disposiciones de la Gerencia General las siguientes:

 Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo.
 Supervisar el inicio diario de operaciones y generar los reportes necesarios
 Supervisar la operación en las áreas funcionales.
 Proveer al personal y áreas de lo necesario para desarrollar sus funciones.
 Garantizar que el personal mantenga la excelencia en la atención al cliente.
 Controlar y supervisar cotizaciones, compras y pago a proveedores.
 Supervisar el buen estado de las instalaciones y mobiliario existente.
 Supervisar el cierre diario de operaciones y generar los reportes necesarios.

MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Sanciones por faltas injustificadas en períodos de treinta días.
Una Falta – Amonestación. Dos Faltas- Suspensión por tres días sin goce de sueldo. Tres Faltas-
Rescisión de contrato.
Sanciones por retardos injustificados en un período de treinta días.
Un Retardo- Amonestación Dos Retardos- Suspensión de un día sin goce de sueldo Mas de Tres
Retardos- Suspensión por dos días sin goce de sueldo Mas de Cinco Retardos- Suspensión por
cuatro días sin goce de sueldo. Más de Ocho Retardos- Suspensión de cinco a ocho días, sin goce
de sueldo, de acuerdo a la reincidencia del trabajador.
El tiempo no laborado por retardos, se descontará del sueldo del trabajador.
Los trabajadores que abandonen injustificadamente su trabajo con anticipación a la hora de
salida, serán sancionados con una amonestación
  BALANCE INICIAL :

ACTIVO:

 Socia A aporta 5.000.000

 Socio B aporta 3.000.000
 Socio C aporta 2.000.000
 Socio D aporta 2.500.000
 Motocicleta 1.500.000

 Muebles y enseres 1.000.000

 Computador, impresora, datafono 5.000.000

PASIVO:

 Préstamo para comprar un local 5.000.000

DEBITO CREDITO
110505 12.500.000
152805 5.000.000
152405 1.000.000
154030 1.500.000
2105 5.000.000
311505 15.000.000

Activo –pasivo = patrimonio

 ANALISIS DEL SECTOR:

Nuestra empresa se encuentra ubicada en el parque de Bello , entre la choza y la casa de la

cultura en donde siempre hay posibles clientes y en donde cerca del sector se encuentra el punto
central de pago de servicios públicos que es COTRAFA el cual puede contar como competencia
o como asociado

 ANÀLISIS DEL MERCADO :

1. Payment servicie sas se centra en toda la comunidad de bello que tenga necesidad de
pagar los servicios públicos la cual es una parte ya que algunas personas lo hacen por
medio de internet
2. Hoy en día las personas son muy desconfiadas ya que el mercado suele no ser muy
efectivo , debido a esto la comunidad no suele invertir en este tipo de proyectos o
empresas
 3. El mercado ha respondido de manera positiva ante los avances tecnológicos , causando
así que este obtenga varias posibilidades y alternativas de mejorar y contribuir a este
4. Lo que quiere Payment servicie es ayudar a todas las personas ayudándoles con sus
necesidades y a la vez contribuyendo con el cuidado de nuestro planeta y sobresaliendo
cada día mas hasta llegar a ser la mejor empresa

 ANÀLISIS DE LA COMPETENCIA :
PAYMENT SERVICE S.A.S consta de competencia como cootrafa, efecty, bancos, etc.
Que son entidades donde se puede efectuar el pago de servicios públicos.

Nuestros servicios serán de excelente calidad siempre pensando en la satisfacción y

bienestar del cliente.
Nuestra empresa será reconocida por sus más altos estándares en atención al cliente.
La competencia tiene gran conocimiento pero no tiene un avance o innovación como lo
tiene payment service, que serían los pagos a domicilio.
La empresa demostrara que es responsable, eficiente y rápida en todos los aspectos
posibles de nuestro servicio.
Seremos una empresa con excelentes capacidades de trabajo y desarrollo de objetivos
siendo así muy competitivos con otras empresas.

3.4
será un servicio económico y confiable.
 Estaremos y tendremos al alcance cualquier tipo de trabajo en pago de servicios.
 Constante mejoramiento e innovación.
nuestra empresa será muy reconocida y tendremos clientes en diferentes sectores.
Nuestro servicio constara de honestidad y confiabilidad, pensara siempre en que el cliente
tiene la razón desarrollando cualquier tipo de trabajo.
Se cuenta con un capital de 30.000.000
El servicio se ampliara no solo municipalmente, se piensa expandir a medida que seamos
reconocidos.

3.5.1 Contamos con toda nuestra papelería y vigencia legal en la cámara de comercio para
ejercer como empresa.
3.5.2 la empresa paga impuestos responsablemente como lo está estipulado en la DIAN y estará
inscrito en dicha entidad.
3.5.3 payment service contara con personal capacitado y realiza charlas y capacitaciones para los
empleados para que se encuentren en constante mejoramiento.
3.5.4la empresa acata todas las normas predispuestas por la ley ejerciendo como ente económico
llevando controles cuantificables.