Redação Oficial PDF

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/Auxiliar em Administração

Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza,
Professora Elaine Moreno Mendonça uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se
Graduada em Letras - licenciatura plena inglês/português às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única
interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que
Graduada em Relações Internacionais - Bacharel
exige o uso de certo nível de linguagem.
Curso técnico de Hotelaria
Nesse quadro, fica claro também que as comunicações
Professora de inglês, português, espanhol
oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único
comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunica-
Caros alunos, o material a seguir compreende todos os tó-
ções ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes di-
picos descritos no edital, são eles:
rigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou
instituições tratados de forma homogênea (o público).
Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações
1. REDAÇÃO OFICIAL oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas
1.1. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS. de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura
1.2. EMPREGO E CONCORDÂNCIA DOS dos expedientes, etc. Mencione-se, por exemplo, a fixação dos
PRONOMES DE TRATAMENTO. fechos para comunicações oficiais, regulados pela Portaria no 1 do
1.3. OFÍCIO. 1.4. MEMORANDO. Ministro de Estado da Justiça, de 8 de julho de 1937, que, após
1.5. DECLARAÇÃO. 1.6. E-MAIL. mais de meio século de vigência, foi revogado pelo Decreto que
1.6.1. ESTRUTURAÇÃO DO E-MAIL. aprovou a primeira edição deste Manual.
1.6.2. CARACTERÍSTICAS DO E-MAIL PRO- Acrescente-se, por fim, que a identificação que se buscou
FISSIONAL. 1.6.3. GRAUS DE FORMALIDA- fazer das características específicas da forma oficial de redigir não
DE E FORMAS DE TRATAMENTOS MAIS deve ensejar o entendimento de que se proponha a criação – ou
ADEQUADOS. 1.6.4. POLIDEZ. se aceite a existência – de uma forma específica de linguagem
administrativa, o que coloquialmente e pejorativamente se cha-
ma burocratês. Este é antes uma distorção do que deve ser a reda-
ção oficial, e se caracteriza pelo abuso de expressões e clichês do
jargão burocrático e de formas arcaicas de construção de frases.
Redação de correspondências oficiais. A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida
e infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica –
O que é Redação Oficial comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele
pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular,
Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo. etc.
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, Apresentadas essas características fundamentais da redação
uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formali- oficial, passemos à análise pormenorizada de cada uma delas.
dade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decor-
rem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração A Impessoalidade
pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela
escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém
da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obe-
que comunique, b) algo a ser comunicado, e c) alguém que receba
decerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é
publicidade e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoali- sempre o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria,
dade princípios fundamentais de toda administração pública, claro Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é
está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comu- sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comu-
nicações oficiais. nica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto
Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos ou-
seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua tros Poderes da União.
compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser
bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:
de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido a) da ausência de impressões individuais de quem comuni-
pelos cidadãos. A publicidade implica, pois, necessariamente, cla- ca: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por
reza e concisão. Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Públi-
Além de atender à disposição constitucional, a forma dos atos co que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável pa-
normativos obedece a certa tradição. Há normas para sua elabo- dronização, que permite que comunicações elaboradas em diferen-
ração que remontam ao período de nossa história imperial, como, tes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade;
por exemplo, a obrigatoriedade – estabelecida por decreto imperial b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com
de 10 de dezembro de 1822 – de que se aponha, ao final desses duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre
concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos,
atos, o número de anos transcorridos desde a Independência. Essa
temos um destinatário concebido de forma homogênea e impes-
prática foi mantida no período republicano.
soal;
Didatismo e Conhecimento 1
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplici-
universo temático das comunicações oficiais se restringe a ques- dade de expressão, desde que não seja confundida com pobreza
tões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica
cabe qualquer tom particular ou pessoal. emprego de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintá-
Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões ticos e figuras de linguagem próprios da língua literária.
pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um «pa-
amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto drão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos
literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da atos e comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo
individualidade que a elabora. uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição
A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessa-
nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, riamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem
ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade. burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evi-
tado, pois terá sempre sua compreensão limitada.
A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situa-
A necessidade de empregar determinado nível de linguagem ções que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Cer-
nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio ca- tos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio a
ráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalida- determinada área, são de difícil entendimento por quem não es-
de. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normati- teja com eles familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de
vo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da
o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em administração e em expedientes dirigidos aos cidadãos.
sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo Formalidade e Padronização
se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é,
informar com clareza e objetividade. obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exi-
As comunicações que partem dos órgãos públicos federais gências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem,
devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se tra-
Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem ta somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou
restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível
marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os re- (v. a esse respeito 2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento);
gionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreen- mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade
são dificultada. no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre A formalidade de tratamento vincula-se, também, à neces-
a língua falada e a escrita. Aquela é extremamente dinâmica, sária uniformidade das comunicações. Ora, se a administração fe-
reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode deral é una, é natural que as comunicações que expede sigam um
eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas
compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar deste Manual, exige que se atente para todas as características da
apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.
língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o tex-
maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma to definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis
para comunicar. para a padronização.
A língua escrita, como a falada, compreende diferentes
níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em Concisão e Clareza
uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica
de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais
do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um
ou coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a
máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que
presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos,
se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além
há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua,
a finalidade com que a empregamos. de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário
O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter im- tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que
pessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições
e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há desnecessárias de ideias.
consenso de que o padrão culto é aquele em que a) se observam O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao
as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário princípio de economia linguística, à mencionada fórmula de em-
comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar pregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se
que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento,
decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, mor- isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no
fológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar
idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atin- palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescen-
ja a pretendida compreensão por todos os cidadãos. tem ao que já foi dito.
Procure perceber certa hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias.
Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também ideias secundárias que não acrescentam
informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial, conforme já sublinhado na introdução deste capítulo. Pode-se definir como
claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende
estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita,
como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.
É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto
redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna
possível sua correção.
Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio
pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional
muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise
os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados.
A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua
clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão. «Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasa-
dos”, diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejável repercussão no redigir.
Tipos de documentos oficiais:

1. REQUERIMENTO
É o instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos públicos.
Estrutura
Nome e qualificação do requerente.
Exposição e solicitação.
Pedido de deferimento.
Local e data.
Assinatura.
1. CERTIDÃO
Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente a pedido do interessado, solicitado ou re-
quisitado por autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa existência de registro em livro, processo ou documento qualquer
em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à inexistência de tal registro.
A Constituição Federal de 1988 estabelece, no Capítulo I – Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos, que é assegurada a todos,
independentemente do pagamento da taxa, “a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de si-
tuação de interesse pessoal” (Art. 5º, XXXIV, b). Como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato jurídico. As certidões
negativas da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, em casos de escritura de transferência de imóveis, exoneram o imóvel e isentam o
adquirente de qualquer responsabilidade. Quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais convencionais.
Partes:
a) título: nome do documento, muitas vezes já impresso em papel próprio;
b) preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento.
Também, quando for o caso, será mencionado o documento, ou livro, de onde a certidão está sendo extraída;
c) texto: teor de encerramento e assinatura dos servidores que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu);
d) local e data (da expedição do ato);
e) visto: da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. Representa o ato de aprovação e reconhecimento da autoridade, a fim de
que a certidão produza os efeitos legais desejados.
1. ATESTADO
É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.
Estrutura
Título, ou seja, a palavra atestado em maiúsculas.
Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome de identificação da pessoa que a
solicitou.
Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando.
Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta.
1. DECLARAÇÃO
É um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos. É um documento em que se
manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação.
Estrutura
Título: DECLARAÇÃO.
Texto: nome do declarante – identificação pessoal ou profissional (ou ambas),
residência, domicílio, finalidade e exposição de assunto
Local e data.
Assinatura (e identificação do signatário).
1. ATA
É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para um determinado fim.
Normas, estrutura e valor documental

Geralmente, as atas são transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de en-
cerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta
também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro.
Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado. Se
houver engano, o secretário escreverá a expressão “digo”, retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se-á a
expressão – “Em tempo: Onde se lê..., leia-se...”.
Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas são redigidas sem se deixarem espa-
ços ou parágrafos, a fim de se evitarem acréscimos.
O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo.
Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou,quando deliberado, apenas o presidente e o secretário.
Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitan-
do fraude.
Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais.
1. OFÍCIO
É um documento expedido por e para autoridades com a finalidade do tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração
Pública entre si e também com particulares.
Além de seguir o modelo do padrão ofício descrito anteriormente, o ofício se apresenta com acréscimo de vocativo – que invoca o
destinatário – seguido de vírgula.
Exemplos: Excelentíssimo Senhor presidente do Congresso Nacional, Senhor senador,
Senhor deputado,
No ofício, além das partes constitutivas do padrão ofício, há também, em sua composição, o cabeçalho – ou rodapé, a depender de sua
posição, se na parte superior ou na parte inferior da folha. Devem constar do cabeçalho as seguintes informações do remetente: nome do
órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico.
1. MEMORANDO
Segundo o Manual de redação da Presidência da República (2002), “é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de
um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou não”.
Forma e estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado
pelo cargo que ocupa.
Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração, Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
1. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS DE CARÁTER INFORMATIVO

É o expediente dirigido ao presidente da República ou ao vice-presidente para:
1. Informá-lo de algo;
2. Propor alguma medida;
3. Submeter a sua consideração, projeto de ato normativo.
Forma e estrutura
Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha a exposição de motivos que pro-
ponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o modelo descrito adiante.
A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter
exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo.
No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República , sua
estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício.
1. RELATÓRIO
É a modalidade de comunicação pela qual se faz a narração ou descrição, ordenada, mais ou menos minuciosa, daquilo que se viu, ouviu
ou observou.
Estrutura:
Local e data.
Vocativo.
Introdução – apresentação do observador e do fato observado.
Texto – exposição cronológica do fato observado.
Fecho.
Assinatura (e identificação do signatário).
1. CARTA
Documento semi-oficial que serve para se responder a uma cortesia, fazer uma solicitação, convite, agradecimento. Tem caráter impes-
soal (quem assina responde pela firma ou órgão). Correspondência externa. Linguagem formal usada entre Empresas privadas ou de Órgãos
públicos para empresas Privadas.
1. ORDEM DE SERVIÇO
Comunicação para a transmissão de ordens de chefe ou subchefe dirigida a seus funcionários sobre procedimentos, ordens, proibições,
caracterização de atividades competentes ao órgão etc. Correspondência interna, por meio da qual um superior hierárquico estabelece nor-
mas e revoga ordens.
Exercícios
Questão 1
Assinale V ou F para as afirmativas abaixo.
1. Os possessivos seu, sua e as variações pronominais o e lhe não devem ser empregados
quando se usa as formas de tratamento altamente cerimoniosas de Excelência e
Eminência.
2. Pode-se abreviar os tratamentos Vossa Excelência e Sua Excelência, quando aplicados ao
Presidente da República.
3. Os possessivos vosso(s) e vossa(s) são incompatíveis com 2. Não há qualificativos específicos antes de vocativos, nas
as formas de reverência Vossa Excelência e Vossa Senhoria. expressões de tratamento.
4. O tratamento Vossa é dado somente a funcionário ou 3. Os pronomes de tratamento, em correspondência dirigida
funcionários de categoria não inferior à de quem assina o ato aos Chefes de Poder, devem ser abreviados.
administrativo. 4. O tratamento nobre deve ser dado a funcionários de alto
escalão.
Questão 2
Questão 6
Observe as expressões abaixo a marque V ou F de acordo
com a obediência às exigências da norma culta da escrita. Na redação de atos e comunicações oficiais é correto:
1. “... somos obrigado a enfatizar este ponto de vista, no pre- 1. repetir as mesmas palavras.
sente parecer...” 2. utilizar palavras cognatas.
2. “... pedido já encaminhado ao Sr. Itamar Augusto Cautiero 3. usar a expressão Vossa Excelência para Secretário Nacional
Franco, Embaixador do Brasil em de Ministério.
Portugal...” 4. utilizar expressões locais ou regionais.
3. “... e segundo determinou a Sua Excelência, o Presidente
da República...” Questão 7
4. “... enviamos para exame de V. Exa., Sr. Diretor...”
Julgue as afirmativas em V ou F:
Questão 3
1. Expressam-se os numerais por extenso quando constituírem
Considerando o tratamento e o vocativo que se lhe segue, uma única palavra.
assinale o incorreto. 2. Escrevem-se os valores monetários em algarismos, segui-
dos da indicação, por extenso, entre parênteses.
1. Excelência – Excelentíssimo Senhor 3. Escrevem-se as datas por extenso, com indicação do ano
sem ponto ou espaço entre a casa do milhar e da centena.
2. Magnificência – Magnífico Reitor
4. Expressam-se os valores monetários por extenso, seguidos
3. Reverendíssima – Reverendíssimo Monsenhor
dos algarismos entre parênteses.
4. Reverência – Reverendo Padre
5. Senhoria – Ilustríssimo Senhor
Questão 8
6. Meritíssimo – Meritíssimo Juiz
7. Santidade – Santíssimo Padre
O vocativo Excelentíssimo Senhor é empregado para todas
8. Eminência – Eminentíssimo Senhor Cardeal
as autoridades abaixo, exceto:
Questão 4 1. Chefe do Poder Executivo
2. Chefe do Poder Judiciário
Julgue as seguintes afirmações em V ou F. 3. Chefe do Poder Legislativo
4. Ministros de Estado
1. As expressões senhor e senhores devem ser escritas por ex-
tenso no corpo da redação Questão 9
oficial, acompanhados ou não por cargo ou nome.
2. O título doutor é pessoal e não pode referir-se a um cargo Julgue os itens abaixo.
ou função.
3. Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunica- 1. O tratamento digníssimo foi abolido da redação oficial.
ções dirigidas a arcebispos e 2. O vocativo para Vossa Senhoria é Senhor.
bispos. 3. O superlativo ilustríssimo não é dado a quem recebe o tra-
4. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima é tamento Vossa Senhoria.
usado em comunicações 4. Doutor é uma forma de tratamento usual.
dirigidas a cardeais. 5. As formas de cortesia utilizadas no fecho de uma corres-
5. Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento pondência oficial são Respeitosamente ou Atenciosamente.
digníssimo. 6. Expressão de tratamento é o pronome ou locução de que se
serve uma pessoa para falar ou escrever a outra.
Questão 5 7. Quando se escreve, pela primeira vez, a uma autoridade de-
ve-se encerrar a correspondência com a expressão: “Apresento a V.
Assinale a(s) opção(ões) correta(s). Sª., na oportunidade, os meus protestos de consideração e estima”.
8. As abreviaturas Sr. e Srs. são usadas quando seguidas do
1. Usam-se as abreviaturas Sr., Srs. quando seguidas de nome nome ou cargo do destinatário.
ou cargo exercido pelo destinatário.
Questão 10 palavras que, ao se encontrarem, dêem lugar a uma dupla interpre-
tação, deselegância ou ridículo. Vícios de linguagem são palavras
Assinale a afirmação incorreta. ou construções que desvirtuam ou dificultam a manifestação do
pensamento.
1. O aviso é a correspondência dos Ministros de Estado com
seus iguais ou subalternos. COERÊNCIA
2. Os três tipos de expedientes do chamado Padrão Ofício são: As idéias apresentadas devem ser pertinentes ao tema pro-
ofício, aviso e memorando. posto. Sua elaboração deve seguir critérios que possibilitem um
3. A finalidade do edital é anunciar ou tornar público fato que perfeito entendimento entre remetente e destinatário. Logo, não
deve ser conhecido. se pode fugir ao tema e, muito menos, incluir o que não esteja de
4. Enquanto o memorando é uma modalidade de comunicação acordo com o desenvolvimento do assunto que está em pauta.
entre unidades administrativas de um mesmo órgão, o ofício pode
ser entre órgãos diferentes. A CLAREZA
5. Num ofício, o destinatário nunca pode ser um cidadão par- É resultante da coerência. Qualidade imprescindível na reda-
ticular, mas somente um órgão público. ção oficial, consiste em apresentar-se o texto de modo facilmente
inteligível, refletindo bem o que se pretende e o que se quer dizer.
Questão 11 Frases ambíguas, mal construídas, distorcem o sentido e afetam a
Declaração clareza.
A correção oficial dispensa as figuras as figuras literárias ou
Respostas: 1) F, F, V, F 2) F, F, V, F 3) 5 4) F, V, V, F, V 5) tropos que são recursos de embelezamento da expressão em busca
1 e 2 6) 3 7) V, V, V,F da originalidade, mas exige a simplicidade, ou seja, a forma espon-
8) 4 9) V, V, V, F, V, V, F, V 10) 5 tânea, sem ornatos, a maneira natural de dizer e de escrever.
Segue mais um resumo sobre a Redação Oficial: A CONCISÃO

Correspondência Oficial é a comunicação que se estabelece Consiste em expor-se um assunto de maneira breve, precisa
oficialmente entre expedidor e receptor que representem, ou pelo e exata. É dizer o máximo com o mínimo de palavras, utilizando
menos um deles, algum órgão da Administração Pública. apenas o necessário, para o que se deve eliminar:
A correspondência oficial obedece a normas regedoras das • O uso excessivo dos indefinidos um e uma:
comunicações escritas, internas ou externas, das repartições pú- “É uma cópia de um despacho adjucatório da licitações reali-
blicas; sua redação é portanto, padronizada, alterando-se apenas, zadas ou de uma justificativa para uma dispensa ou uma inexigibi-
natural-mente, o conteúdo específico de cada comunicação. lidade com um respectivo embasamento legal.”
Quanto ao seu trânsito, a correspondência oficial pode ser in- • O redundante, o supérfluo:
terna - a que mantêm, entre si, diversas autoridades, bem como “Ao contrário disso, pensamos diferente.”
seus respectivos subordinados no âmbito de determinado órgão “Venho por estas mal traçadas linhas...”
administrativo, sobre qualquer assunto de serviço – e externa, ou “Ao ensejo, quero apresentar-lhe os votos de consideração,
seja, a correspondência que se efetua entre a autoridade geral e estima e apreço...”
outra autoridade da administração local e as demais autoridades, • A pormenorização de dados e elementos em excesso num
fora do âmbito de sua atuação, bem como a particular. único período:
Enquanto a correspondência interna faz-se por meio de ofício, “O processo que agora se encontra nesta Seção para ser re-
carta oficial, memorando, indicação, consulta, requerimento, rela- latado e que trata da demissão do servidor que entrou no Serviço
tório, circular, ordem de serviço, etc., a correspondência externa é Público há 16 anos, tendo servido no setor de Contrato, depois no
feita por meio de ofício, carta oficial, telegrama, radiograma, re- Almoxarifado, onde foi um comprador excelente e, por último, na
querimento, relatório, proposta e outras. Seção de Custas, que fica em nosso edifício anexo, ao seguir seus
trâmites deve ser encaminhado à Diretoria de Recursos Humanos.”
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA CORRESPON- (sublinhamos o essencial, o restante é excesso).
DÊNCIA OFICIAL A concisão não admite, também, a abundância de adjetivação
Na correspondência oficial não se leva em consideração o es- e as repetições desproporcionais (circunlóquios e sobrecarga de
tilo, isto é, a maneira própria, individual de expressar e pensar do palavras cuja condensação será o aconselhável).
redator, mas se obedece a regras que, norteando a comunicação
oficial, a tornam correta, coerente, clara, concisa, simples, obje- NORMAS DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL (FOR-
tiva. MAS DE CORTESIA)
São expressões utilizadas para o encerramento de uma corres-
A CORREÇÃO pondência dirigida a uma autoridade. Sua finalidade é a de saudar
A correção, portanto, consiste em falar e escrever bem uma o destinatário e marcar o fim do texto. As formas de cortesia atual-
língua. Os vícios de linguagem contrariam a índole da correção. mente em vigor foram reguladas pela Instrução Normativa nº. 4,
Para evitá-los torna-se necessário o uso de formas adequadas de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal.
quanto à gramática normativa. Deve-se observar, principal-mente,
a sintaxe de concordância, de regência e de colocação. É necessá-
rio, pois que se evite, além dos vícios de linguagem, o emprego de
FORMAS DE CORTESIA UTILIZADAS NO FECHO FORMAS DE TRATAMENTO
DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
De acordo com a Instrução Normativa nº. 4/92 da Secretaria As formas de tratamento mais usuais são:
de Administração Federal, atualmente em vigor, há dois tipos de · Você (v.) – Vocês (vv.) usa-se para pessoas familiares ou com
fecho para todas as modalidades de comunicação oficial: quem se tem intimidade.
“Respeitosamente”, para autoridades superiores, inclusive o · Senhor (Sr.) – Senhora (Srª. Ou Sra.) - Senhores (Srs.) – Se-
Presidente da República. nhoras (Sr.ªs ou Sras.) – para pessoas com quem se tem um certo
“Atenciosamente”, para autoridades da mesma hierarquia ou distanciamento respeitoso.
hierarquia inferior. · Vossa Senhoria (V. S.ª ou V. Sa.)– Vossas Senhorias (V. S.ªs
Observação importante: ou V. Sas.) – para pessoas de cerimônia, em correspondências co-
Conforme o Manual de Redação da Presidência da República merciais e oficiais.
de 1991 e de acordo com o decreto nº 468/92 e com a Instrução · Vossa Excelência (V. ou V. Exa.)– Vossas Excelências (V.
Normativa nº 4/92 da Secretaria de Administração Federal:
Ex.ªs ou V. Exas.) – para altas autoridades.
Fica abolido o uso dos tratamentos:
· Vossa Eminência (V. Em.ª ou V. Ema.) – Vossas Eminências
Digníssimo (DD.), Mui Digno (MD.) e Ilustríssimo (ILMO.),
(V. Em.ªs ou V. Emas.) – para cardeais.
sendo desnecessária a sua evocação.
· Vossa Alteza (V. A..) – Vossas Altezas (VV. AA.) – para prín-
“Doutor” e “Professor” não são formas de tratamento e sim tí-
tulos acadêmicos, não devendo ser utilizados indiscriminadamen- cipes e duques.
te. Assim, não se poderá dizer ou escrever: · Vossa Santidade ( V. S.) – para o Papa.
“Doutor Superintendente Fulano de Tal” ou Magnífico Profes- · Vossa Excelência Reverendíssima (V. Ex.ª Rev. ma ou V. Exa.
sor Reitor Beltrano”. Revma.) – para arcebispos e bispos.
O correto é: · Vossa Reverendíssima (V. Rev. ma ou V. Revma.) – Vossas
“Senhor Superintendente Fulano de Tal” ou Magnífico Reitor Reverendíssimas (V. Rev. mas ou V. Revma.) – para monsenhores,
Professor Beltrano”. cônegos e superiores religiosos.
OBS.: A Lei Orgânica da Magistratura adota para o cargo de · Vossa Reverência (V. Rev.ª ou V. Rev.) – para sacerdotes,
Juiz o título “Doutor”. Deste modo, deve-se dizer: Doutor Juiz. pastores e religiosos em geral.
· Vossa Paternidade (V. P.) – Vossas Paternidades (VV.PP.) -
EXPRESSÕES DE TRATAMENTO para superiores de ordens religiosas.
Expressão de tratamento é o pronome ou a locução de que se · Vossa Magnificência (V. Mag.ª ou V. Maga.) – Vossas Mag-
serve uma pessoa para falar ou escrever a outra. nificências (V. Mag. ªs ou V. Magas.) – para reitores de universi-
As expressões de tratamento são, teoricamente, da segunda dades.
pessoa gramatical – a pessoa com quem se fala – desde que uma · Vossa Majestade (V.M.) ou Vossas Majestade (VV.MM.) –
tradição milenar estabeleceu que às autoridades supremas não se para reis e rainhas.
poderia falar diretamente, senão por meio de seus elevados atri- · Vossa Excelência - Sua Excelência – é a forma de tratamen-
butos. Daí terem surgido expressões como Vossa Majestade, Vos- to mais elevada. Aplica-se aos três Chefes de Poder (Presidente
sa Excelência, Vossa Santidade e outras, nas quais ao possessivo da República, Presiden-te do Congresso Nacional e Presidente do
“vosso” juntou-se um substantivo abstrato (Majestade, Excelên- Supremo Tribunal Federal) para os quais não se deve usar as cor-
cia, Santidade, Senhoria, Alteza). respondentes abreviaturas (V. Exª e S. Exa.ª).
Com o correr do tempo, no entanto, a concordância do verbo OBS.: Alguns redatores estendem esta deferência a altos dig-
deixou de ser feita com o pronome “vossa”, passando a acompa- nitários e aos membros do clero. Dizem: “Sua Excelência, o Senhor
nhar o substantivo abstrato (Majestade, Excelência, Senhoria) e, Governador...”, “Senhor Embaixador, tenho a honra de submeter a
deste modo ficando na terceira pessoa, o que aparentemente, veio a
vossa Excelência...”, “Sua Excelência o Senhor Bispo de...”
configurar uma anomalia, ou seja, uma segunda pessoa gramatical
O tratamento “Excelência” se aplica, ainda, e normalmente
em concordância formal com a terceira.
abreviado, aos altos representantes dos poderes Públicos: minis-
Daí que as expressões de tratamento são, teoricamente, da Se-
tros, senadores, deputados, oficiais-generais, governadores, de-
gunda pessoa gramatical - a pessoa com quem se fala – porém a
concordância do verbo será sempre feita na terceira pessoa: sembargadores, juízes, prefeitos e, também, a presidentes de as-
“Vossa Excelência conhece o processo...” sociações.
“Vossa Senhoria pertence ao grupo dos bons advogados...” Postos que não seja imposição gramatical, não se devem em-
“Vossa Santidade é bem-vinda ao Brasil...” pregar,, relativamente às formas altamente cerimoniosas de Exce-
Pronome de tratamento é, pois, a palavra ou expressão usada lência e de Eminência, os possessivos seu, sua nem as variações
para se referir à segunda pessoa, em lugar dos pronomes pessoais pronominais o e lhe . Assim, dir-se-á:
tu e vós, como você, vocês, o senhor, os senhores, a senhora, as se- “Remetemos, em anexo, para exame de V. Ex.ª ...” (e não: para
nhoras, Vossa Excelência, Vossa Senhoria, etc. Pode-se usar, tam- seu exame).
bém para a terceira pessoa, em lugar de ele, ela, eles, elas como “Aproveitamos o ensejo para informar a V. Ex.ª...” (e não:
Sua Excelência, Suas Excelências, Sua Senhoria, Suas Senhorias, para informá-lo).
Sua Majestade, etc. Em ambos os casos, o verbo fica na terceira Vossa Senhoria – na troca de correspondência entre chefes de
pessoa. idêntica hierarquia, é comum esse tratamento cujo emprego, na
maioria das vezes, se faz abreviadamente (V. S.ª).
Vós – é um tratamento comum no serviço público dado, em Exmo. Sr. Fulano de Tal, Embaixador do Brasil em ...”.
geral, a servidor ou servidores de categoria não inferior à de quem “Senhor Sicrano de Tal, Cônsul do Brasil em ...”.
assina o ato administrativo. Os vocativos constituídos por expres- Não se abrevia o vocativo na correspondência dirigida aos três
sões indicadoras de cargos não alteram o tratamento vós. Assim, Chefes de Poder, grafando-se:
é correto dizer: “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”.
“Passo às vossas mãos, senhor Diretor...” “Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Fe-
É bom não esquecer que os possessivos vosso(s) e vossa (s) deral”.
podem ser usados com o tratamento vós, mas são incompatíveis “Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional”.
com as outras formas de tratamento. Redigir-se-á, pois, correta-
mente: OBS.: Alguns redatores também não abreviam o vocativo em
“Fica a critério de Vossa Excelência...” e nunca: “Vossa Exce- correspondência para Ministros, Governadores de Estado, Desem-
lência tem a vosso critério...” bargadores, Prefeitos Municipais e autoridades eclesiásticas de
maior nível hierárquico.
CONCORDÂNCIA
Embora de 3ª pessoa, as formas de tratamento, chamadas for- Usa-se o vocativo ”Senhor” seguido do cargo respectivo
mas de reverência, como possessivo Vossa se aplicam à pessoa a para as seguintes autoridades:
quem falamos e a quem nos dirigimos. A concordância, no entanto, Vice-Presidente da República; Ministro de Estado; Secretá-
é feita com a forma verbal e com as formas pronominais da 3ª rio-Geral da Presidência da República; Consultor-Geral da Re-
pessoa: pública; Chefe do Gabinete Militar; Chefe do Gabinete Pessoal
“Vossa Excelência deve apresentar o Relatório...” do Presidente da República; Secretário da Presidência da Repú-
“Vossa Senhoria já pode divulgar a sua Ordem de Serviço...”. blica; Advogado-Geral da União; Procurador Geral da Repúbli-
Nas leis, decretos, resoluções e portarias, a autoridade é indica; Comandante das Três Armas; Chefe do Estado-Maior das Três
cada na 3ª pessoa: Armas; Oficiais Gerais das Forças Armadas; Embaixadores; Se-
“O Presidente da República decreta...”. cretários Executivos de Ministérios; Secretário-Nacional de Mi-
“O Diretor resolve...”. nistérios; Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Fede-
ral, da Câmara dos Deputados, das Assembléias Legislativas dos
OBSERVAÇÕES Estados, da Câmara Distrital do Distrito Federal e dos Tribunais;
1 – Não se usa artigos diante de pronomes de tratamento, à Governadores e Vice-Governadores de Estados e do Distrito Fe-
exceção de senhor, senhora e senhorita:
deral; Secretários de Estado de Governos Estaduais; Presidentes
“Esperei Sua Excelência por mais de duas horas”.
das Câmaras Municipais; Juízes; Desembargadores; Auditores da
“Esperei a senhora por mais de duas horas...”.
Justiça Militar.
2 – Os pronomes de tratamento são formas rigorosamente fe-

mininas. Quando se tratar de homem, é aceitável a concordância
Para essas autoridades, o vocativo na correspondência
com o masculino (concordância ideológica).
será:
“Sua Excelência estava preocupada ou preocupado com o pro-
“Senhor Vice-Presidente”.
cesso”.
Se houver aposto faz-se a concordância obrigatória com o “Senhor Ministro”.
aposto: “Senhor Chefe de Gabinete”.
“Sua Excelência, o presidente, parece preocupado”. “Senhor Advogado-Geral da União”.
“Sua Excelência, a desembargadora, parece preocupada”. “Senhor General”.
3 – Usa-se Vossa Excelência quando nos dirigimos à pessoa: “Senhor Presidente do Senado Federal”.
“Convido Vossa Excelência a participar da sessão...”. “Senhor Senador”.
Usa-se Sua Excelência quando falamos a respeito da pessoa: “Senhor Governador”.
“Aguardamos a assinatura de Sua Excelência para dar anda-
mento ao processo”. Para as demais autoridades e particulares que recebem o
tratamento de Vossa Senhoria, o vocativo será “Senhor” segui-
VOCATIVO OU INVOCAÇÃO do do cargo respectivo. Grafar-se-á, pois:
É a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem “Senhor Superintendente”.
se escreve ou qualificativo que indica a expressão de tratamento a “Senhor Diretor-Presidente”.
ser empregada no texto do expediente. “Senhor Chefe”.
Os vocativos mais usuais são:
Para Excelência: Excelentíssimo Senhor Para Reitores de universidades o vocativo será:
Para Eminência: Eminentíssimo Senhor “Magnífico Reitor”.
Para Senhoria: Senhor
Para juiz: Meritíssimo Para o Papa:
Para os Tribunais: Colendo, Egrégio, Venerado “Santíssimo Padre”.
Para Reitor: Magnífico
Na correspondência oficial, o título de representante di- Para Cardeais:
plomático ou consular não deve preceder o nome pessoal. Assim, “Eminentíssimo Senhor Cardeal” ou Eminentíssimo e Reve-
dir-se-á: rendíssimo Senhor Cardeal”.
Para Arcebispos e Bispos: · Do Poder Judiciário:
“Excelência Reverendíssima”. sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência):
Presidente do Supremo Tribunal Federal;
Para Monsenhores, cônegos, superiores religiosos, sacer- sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª):
dotes clérigos e pastores: Vice-Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Federal;
“Reverendo”. Presidente e Ministros do Supremo Tribunal de Justiça;
Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Militar;
EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO NO Presidente e Ministros do Superior Eleitoral;
CORPO DA CORRESPONDÊNCIA Presidente e Ministros do Superior do Trabalho;
Com exceção dos três Chefes de Poder, os pronomes de tra- Presidente e Desembargadores dos Tribunais de Justiça;
tamento são escritos abreviados no corpo da correspondência (V. Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais;
Ex.ª, V. Sº, V. Mag.ª) Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais;
As expressões “Senhor”, “Senhores” escrevem-se abreviadas Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho;
quando seguidas do nome ou cargo exercido pelo destinatário: Juízes Titulares e Substitutos;
“Sr. Fulano”, “Srs. Membros da Comissão”, “Sr. Comandan- Auditores da Justiça Militar.
te”.
Se não estiverem seguidas do cargo ou nome do destinatário, ENDEREÇAMENTO
escrevem-se por extenso: No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às
“...o senhor já deve ter tido ciência...”. autoridades obedece aos seguintes padrões:
“...o que os senhores reclamam...”.
Emprega-se Vossa Excelência, no corpo da correspondência, DESTINATÁRIO
em comunicações dirigidas às seguintes autoridades:
Presidente da República, do Congresso Nacional e do Su-
· Do Poder Executivo: premo Tribunal Federal
sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência):
Envelope:
Presidente da República;
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª):
(nome do Presidente)
Vice-Presidente da República;
Palácio do Planalto
Ministros do Estado;
Praça dos Três Poderes
Consultor-Geral da República;
70100-000 – Brasília – DF
Comandante das Três Armas;
Envelope:
Secretário-Geral da Presidência da República;
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
República; (nome do Senador ou Deputado Presidente)
Chefe do Gabinete Civil da Senado Federal
Secretários da Presidência da República; Praça dos Três Poderes
Procurador –Geral da República; 70100-000 – Brasília – DF
Advogado-Geral da República; Envelope:
Advogado-Geral da União; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Fe-
Chefes de Estado-Maior das Três Armas; deral
Oficiais Generais das Forças Armadas; Ministro (nome do Presidente do Supremo)
Embaixadores; Supremo Tribunal Federal
Secretário-Executivo e Secretário-Nacional de Ministérios; Praça dos Três Poderes
Governadores e Vice-Governadores dos Estados e do Distrito 70100-000 – Brasília – DF
Federal; Autoridades tratadas por Vossa ou sua Excelência
Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Envelope:
Prefeitos Municipais. Excelentíssimo Senhor
(nome da autoridade)
· Do Poder Legislativo: Ministro de Estado dos Transportes
sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência): Esplanada dos Transportes
Presidente do Congresso Nacional. Esplanada dos Ministérios, Bloco “R”
sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª): 70044-900 – Brasília – DF
Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Federal e Envelope:
da Câmara dos Deputados; Excelentíssimo Senhor
Presidente e Ministros do Tribunal de Contas da União; Senador (nome do senador)
Presidente e Conselheiros dos Tribunais de Contas dos Esta- Ministro de Estado dos Transportes
dos e do Distrito Federal; Senado Federal
Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Esta- 70165-900 – Brasília – DF
duais; Envelope:
Presidentes das Câmara Municipais. Excelentíssimo Senhor Governador
(nome do Governador) VOCATIVO
Palácio Anchieta O vocativo, que invoca o destinatário, deve ser seguido de
Praça J. Clímaco s/n vírgula:
29010-080 – Vitória – ES Exemplo:
Envelope: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Senhora Mi-
Excelentíssimo Senhor Deputado nistra; Senhor Chefe de Gabinete.
(nome do Deputado)
Câmara dos Deputados TEXTO
Praça dos Três Poderes Nos casos em que não for de mero encaminhamento de docu-
70165-900 – Brasília – DF mentos, o expediente deve apresentar em sua escritura:
Autoridades tratadas por Vossa ou sua Senhoria
Envelope: INTRODUÇÃO
Ao Senhor Confunde-se com o parágrafo de abertura e nela é apresentado
(nome do destinatário) o assunto que motiva a comunicação. Deve ser evitado o uso de
Rua xymnz, nº 000 - Pampulha frases feitas para iniciar o texto. No lugar de “Tenho a honra de”,
30000-000 – Belo Horizonte – MG “Tenho o prazer de “, “Cumpre-me informar que”, empregue-se a
forma direta: “Informo a Vossa Excelência que”, “Submeto à apre-
Reitores de Universidades ciação de Vossa Excelência”, “Encaminho a V. S.ª”.
Envelope:
Ao Senhor DESENVOLVIMENTO
(nome do reitor) No desenvolvimento o assunto é detalhado. Quando o texto
Magnífico Reitor da Universidade de Brasília contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tra-
Campos universitário – Bloco “SN” tadas cada uma em um parágrafo, o que confere maior clareza à
70919-970 – Brasília – DF exposição.
Cardeais
Envelope: CONCLUSÃO
A Sua Excelência Reverendíssima É na conclusão que se reafirma ou simplesmente se reapresenta
Dom (nome do cardeal) a posição recomendada sobre o assunto.
Cardeal-Arcebispo de São Paulo
Catedral Metropolitana – Praça da Sé NUMERAÇÃO DOS PARÁGRAFOS
00000-000 – São Paulo – SP No texto à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os
demais parágrafos devem ser numerados, com o número colocado
O PADRÃO OFÍCIO a 2,5cm ou dez toques datilografados da borda esquerda do papel,
É a modalidade de comunicação oficial comum aos órgãos como maneira de facilitar a remissão. No computador, no progra-
que compõem a Administração Federal. ma ”Microsoft Word”, clica-se no menu Arquivo e, no comando
Configurar Página, escolhe-se 2,5 na opção Margem Esquerda.
TIPOS DE EXPEDIENTES Clica-se OK.
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela fi-
nalidade do que pela forma: a exposição de motivos, o aviso e o FECHO
ofício. Para uniformizá-los, a Instrução Normativa nº 4, de 6 de O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade
março de 1992, da Secretaria da Administração Federal, adotou óbvia de marcar o final do texto, a de saudar o destinatário. Os mo-
uma diagramação única denominada “padrão ofício”, contendo as delos para o fecho foram regulados, pela primeira vez, na portaria
seguintes partes: nº 1 do Ministério da Justiça, em julho de 1937. Essa portaria esta-
belecida cerca de quinze padrões diferentes de fecho. Hoje, com a
TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE desburocratização e de acordo com a Portaria nº 4, de 6 de março
O tipo e número do expediente devem ser seguidos da sigla do de 1992, da Secretaria de Administração Federal, há apenas dois
órgão que o expede: tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial:
Exemplo:
EM nº 145/MEFP Exemplo:
Aviso nº 145/SG Respeitosamente para o Presidente da República e todas as
Ofício nº 145/DGP autoridades do primeiro escalão inclusive dos Estados e Atencio-
samente para as demais autoridades e autoridades da mesma hie-
LOCAL E DATA rarquia ou de hierarquia inferior.
O local e a data em que o expediente foi assinado devem ser Ficam excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas
datilografados ou digitados por extenso, com alinhamento à direita a autoridades estrangeiras que atendem a rito e tradição próprios,
do texto. de acordo com as normas do Ministério das Relações Exteriores.
Exemplo:
Rio de Janeiro, 14 de janeiro de 2003. ou
Brasília, em 28 de agosto de 2002.
ASSINATURA E IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO Estrutura
Todas as comunicações oficiais, excluídas as assinadas pelo Título – AVISO, nº seguida da sigla do órgão que o expede,
Presidente da República, devem trazer digitado ou datilografado o com alinhamento á direita e a data 1,5cm abaixo, com alinhamento
nome e o cargo da autoridade que a expede, logo abaixo do local à esquerda.
de sua assinatura. Esse procedimento facilita em muito a identifi- Vocativo – Seguido de vírgula.
cação da origem das comunicações. A forma de identificação deve Texto – Exposição do assunto.
ser a seguinte: Fecho – “Atenciosamente”.
Exemplo: Assinatura – Nome e cargo do emitente.
(espaço para assinatura) Exemplo:
RUBENS AYALA PROTOCACARREIRO Aviso nº 145/MOG
Ministro do Orçamento e Gestão Brasília, ......... de ........................ de ..........
Ou Senhor Ministro,
(espaço para assinatura) Com o presente encaminho a V. Exa. o ................................
JOSÉ ADOLFO VIANNA DE OLIVEIRA .........................................................................................................
Diretor do Departamento de Serviços Gerais do Ministério ....................Considera esta pasta, a ..............................................
da Fazenda ...................
Atenciosamente,
EXEMPLARES CARACTERÍSTICOS DOS ATOS OFI-
(espaço para assinatura)
CIAIS
(nome em maiúsculas e cargo do emitente)
ATA É o registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e
decisões de uma assembleia, sessão ou reunião. Geralmente é la- A sua Excelência o Senhor
vrada em livro próprio, devidamente autenticado, com suas pági- FULANO DE TAL
nas rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e Ministro de Estado do Meio Ambiente
de encerramento. Esplanada dos Ministérios Bloco “M”
70044-900 – Brasília – DF
Estrutura
Título – Ata, número de ordem da reunião e nome da entidade. CARTA Forma de correspondência com personalidade públi-
Texto – escreve-se tudo seguidamente sem rasuras, emendas ca ou particular, utilizada para fazer solicitações, convites, exter-
ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Devem- nar agradecimentos ou transmitir informações.
-se evitar as abreviaturas, e os números são escritos por extenso. As cartas, em princípio, não devem ser numera das sequen-
Caso verifique qualquer engano no momento da redação, deverá cialmente, à exceção dos órgãos que as utilizam com frequência.
ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”. Na Estrutura
hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far- Local e data – Com alinhamento à direita do papel.
-se-á uma ressalva com a expressão: “em tempo: na linha ............., Destinatário – Nome e cargo do destinatário, com alinhamen-
onde se lê...................., leia-se ......................” . to à esquerda do papel e abaixo da data.
Exemplo: Vocativo – Poderá ser dispensado (in DASP Nº 133/82).
ATA DA ..............(nº de ordem e identificação da reunião) Texto – A redação deverá ser simples, clara, objetiva, concisa
............. do (a) ............ (nome da entidade) ............. (in DASP Nº 133/82).
Aos ........ (por extenso) ...............dias do mês de ......... Fecho – Utilizar as formas usuais de cortesia.
(por extenso)...............do ano de ..................... (por extenso) no(a) Assinatura – Nome do emitente e do respectivo cargo.
........ (local da reunião ............. com a presença dos srs. ................... Exemplo:
(pessoas presentes, devidamente qualificadas) ........ e sob a Presi- Brasília, ........ de ........................ de ............. .
dência do sr. ............. (presidente dos trabalhos) ..... e com objetivo Exmo. Sr.
de ........... (finalidade da reunião) ............... realizou-se a presente Fulano de Tal
reunião em que ........................................ (o que ocorreu na reu-
Prefeito de Caxias do Sul
nião) ...................... e nada mais havendo a tratar, o ............. (cargo
Prefeitura Municipal de Caxias do Sul
de quem preside a reunião) .............................. declarou encerrada
– Caxias do Sul – RS
a reunião, da qual eu, ............. (nome por extenso do secretário) ..
.............................. na qualidade de secretário(a), lavrei a presente Senhor Prefeito,
Ata, que dato, e assino, após ser lida e assinada pelo .................... Agradecendo o honroso convite para participar da Festa da
(nome e cargo de quem presidiu a reunião) ........... e pelos demais Uva a se realizar nessa cidade, informo a V. Exa. que, lamentavel-
membros presentes. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx mente, não poderei estar presente a tão relevante acontecimento,
xxxxxxxxxx tendo em vista compromissos assumidos anteriormente para essa
............ (assinatura de quem presidiu a reunião e de todos os data.
demais presentes, por último a do secretário) ............................ . Atenciosamente
(espaço para assinatura)
AVISO Correspondência oficial, com estrutura semelhante à (nome, em maiúscula, e cargo do emitente)
do ofício, assinada por Ministro de Estado e/ou dirigente de órgãos
integrantes da Presidência da República para comunicação com CIRCULAR É correspondência oficial enviada
outra autoridade de igual nível hierárquico ou com seus subalter- simultaneamente a diversos destinatários, com texto idêntico,
nos. transmitindo instruções, ordens, recomendações, determinando a
execução de serviços ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas OFÍCIO É correspondência oficial usada pelas autoridades
e regulamentos. Pode ser apresentada sob a forma de ofício, públicas para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da admi-
memorando, carta ou fax, mas sempre multidirecional. Pode nistração. É também utilizado por particulares. Tem formato uni-
conter ementa. forme, de acordo com a Instrução Normativa nº4m de 6 de marco
Estrutura de 1992, da Secretaria de Administração Federal.
(É idêntico à do ofício) Estrutura
Título – CIRCULAR ou OFÍCIO-CIRCULAR número e data. Referência – OFÍCIO, em maiúsculo, seguido do número se-
Texto – Desenvolvimento do assunto tratado. quencial e sigla do órgão expedidor.
Fecho – “Respeitosamente” ou “Atenciosamente, conforme Local e data – Devem ser colocados com alinhamento à di-
o caso. reita do papel.
Assinatura – Nome e cargo do emitente. Vocativo – Cargo da autoridade a quem se dirige o ofício.
Exemplo: Texto – Exposição do assunto, sendo que, à exceção do pri-
OFÍCIO-CIRCULAR Nº 86/01 – DRI meiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser
Brasília, .......... de ......................... de ............ numerados.
Senhor Dirigente, Fecho – “Respeitosamente” ou “Atenciosamente, conforme
Com o processo de adaptação administrativa introduzido pela o caso.
Lei nº ................. , vimos informar que ........................................... Assinatura – Nome e cargo do emitente.
............................................
Em decorrência, e após estudados realizados pela ................... RELATÓRIO É documento em que se expõe à autoridade
.................................................................... superior a execução de trabalhos concernentes a certos serviços
Recomenda-se, outrossim, ........................................... ou a execução de serviços inerentes ao exercícios do cargo em
Atenciosamente, determinado período. Deve iniciar aludindo à disposição legal que
(espaço para assinatura) exige a sua apresentação ou à ordem recebida de algum dos ór-
(nome, em maiúsculo, e cargo do emitente) gãos do serviço público. Caso seja necessária a inclusão de grá-
ficos, ilustrações, mapas, tabelas, etc., estas devem ser inseridas
MEMORANDO É correspondência interna utilizada entre em anexos, devidamente numerados. O último parágrafo conterá a
unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar expressão: É o relatório.
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente, na qual Estrutura
Título – RELATÓRIO, em maiúscula e centralizado.
se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa.
Introdução – Ligeiro histórico do motivo do relatório, com a
Comunicação, Papeleta e Nota são documentos que têm as
disposição legal.
mesmas características do memorando, usados conforme a tradi-
Texto – Pode ser dividido em partes, capítulos, títulos e sub-
ção do órgão.
títulos, itens e subitens, onde se faz a exposição dos fatos, atos e
Estrutura
ocorrências que são causa do relatório escrito, numa linguagem
Título - MEMORANDO, em maiúsculas, seguido do número
ordenada, simples, concisa e objetiva.
de ordem e sigla de identificação de sua origem, com alinhamento
Fecho – Conterá apreciações subjetivas, sugestões, planos (se
à esquerda. couberem) e conclusão.
Data – Por extenso, com alinhamento à direita. Local e data – centralizados a um centímetro abaixo do últi-
Destinatário – Ao (À) Sr. (a) seguido do nome do cargo que mo parágrafo.
ocupa. Assinatura – A 2cm da data e, logo abaixo, os nomes em
Assunto – Exposição do assunto de maneira clara e concisa, maiúsculas.
logo abaixo do nome do destinatário. 1º Exemplo
Texto – Exposição da matéria de forma clara e concisa. Todos ...........................................
os parágrafos devem ser numerados na margem esquerda do corpo (órgão)
do texto, menos o primeiro e o fecho. ...........................................
Assinatura – Nome do emitente, em maiúsculas, e cargo que (unidade)
ocupa. RELATÓRIO DA COMISSÃO INSTITUÍDA PELA POR-
Exemplo: TARIA Nº ........... DE ................................. DE ........................,
MEMORANDO Nº ................ / ................ PUBLICADA NO DOU DE ............... DE .............................. DE
Em ..... de ............................. de ........... .......................
Ao (À) Sr.(a) ............ (nome do cargo) ..................... A comissão em epígrafe, especialmente desig-
ASSUNTO: ...................................................... nada por V. S.ª para ......................................... (exposi-
Encaminho a V. S.ª, para exame e pronunciamento, em ção do assunto) .............................................................
caráter de urgência, o Processo nº ...................... / .............. que . ............................................................ (considerações fi-
deverá retornar a este Departamento. nais)...........................................................................
Atenciosamente, É o relatório que encaminhamos à apreciação de V.S.ª
(espaço para assinatura) Brasília, ............ de ......................... de ..............
(nome, em maiúsculo, e cargo do emitente) .................................. ..................................
.................................. ..................................
(nome e assinatura dos membros da comissão)
2º Exemplo Afiança ainda que o Estatuto do Bando do Brasil não é uma
RELATÓRIO norma legal, mas sim, uma norma interna, cuja eficácia não pode-
Ao término dos trabalhos integrantes da programação desti- ria ultrapassar os limites da empresa, para sujeitar atos do Presi-
nada a esta Seção, para o exercício de ..........................., e, em ob- dente da República.
servância disposto no Art. 12, item IV, do Regimento Interno deste Ademais, no dia 29/09/92, além da nomeação do Sr. Fayet,
departamento , aprovado pelo Decreto nº ............., de ............ de houve também a exoneração “a pedido” do Sr. Lafaiete Coutinho,
........................ de ............., apresento a V. S.ª o presente Relatório, não caracterizando a hipótese de vacância, prevista no citado inci-
junto ao qual se expressam os índices numéricos das atividades so III, o qual é aplicável apenas à situação em que falte a nomeação
operacionais cometidas a esta Seção e por ela executadas no refe- do substituto por parte do Sr. Presidente da República, vez que,
rido exercício. nos termos do Art. 20, inciso I, do mesmo Estatuto, o Presidente
2.Quanto às observações desta Chefia, concernentes ao rele- do Bando do Brasil é nomeado e demissível ad nutum por aquela
vante problema de definição das metas e objetivos da programação autoridade.
a ser elaborada para o próximo exercício, com aproveitamento dos Assim, por desconhecer qualquer norma legal que haja sido
resultados obtidos, a partir do início do último semestre, reporta- desrespeitada pela designação do Sr. Fayet para ocupação interina
-se este Relatório às sugestões e justificativas sustentadas por esta do cargo de Presidente do Bando, não havendo o que discutir sobre
Chefia nos encontros e debates promovidos, dá relevo aos procedi- a permanência do mesmo senhor no cargo, vez que já substituído
mentos administrativos, adotados nesta Seção, retrata as proposi- em 26/10/92, o parecer da instrução é no sentido de que se conheça
ções constantes da Súmula CT nº ........ /....... da denúncia para julgá-la improcedente, comunicando-se a Deci-
3. Os gráficos, quadros, e cronogramas, que ilustram este Re- são ao denunciante, arquivando-se o processo e cancelando-se a
latório e dão relevos ao procedimentos administrativos, adotados chamada de sigiloso.
nesta Seção, retratam, com recursos técnicos mais favoráveis à Os demais pareceres estão de acordo,
percepção, os índices de aumento da produtividade, relativamente E o relatório.
aos anos anteriores. Brasília, ...... de ....................... de .........
Fiel às diretrizes traçadas. Pôde esta Seção alcançar nos meses (espaço para assinatura)
de fevereiro a dezembro, os seguintes totais de estudos e pareceres (Extraído do DOU de 10/05/94)
técnicos, elaborados pelas equipes que a integram, e sob a super-
visão direta desta chefia:
REQUERIMENTO É um instrumento pelo qual o requerente
I - .................................................................
se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento
II - ................................................................
de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei. Se um
III - ................................................................
requerimento é indeferido pode-se fazer um outro, para a mesma
Os aspectos positivos dos saldos apresentados por esta Seção,
autoridade, e intitulado “pedido de reconsideração”. Caso este
ao término deste exercício, configuram bem o acerto das inovações
seja, também, indeferido, pode-se fazer um outro requerimento à
introduzidas na dinâmica dos trabalhos, principalmente no que diz
respeito à política de pessoal adotada, que veio aumentar, conside- instância administrativa superior, denominando “recurso”.
ravelmente, as situações favoráveis à satisfação das necessidades O requerimento só contém dois parágrafos. O primeiro terá
de cada um e do grupo, no ambiente de trabalho. A validação do um só período, com a identidade completa do peticionário , inclu-
outro tornou-se mole para o desenvolvimento das potencialidades sive a profissão, residência e domicílio, bem como a explicação
individuais e fator preponderante para a integração do grupo, sem- do direito ou da concessão pedida. No segundo, ocorre a forma
pre mais interessado nos objetivos da administração deste órgão. terminal, em uma ou duas linhas. Será sempre redigido na terceira
É relatório. pessoa.
São Paulo, ...... de ....................... de .........
(espaço para assinatura) Estrutura
(nome, em maiúsculo, e cargo do emitente) Vocativo – Fica a 2,5cm da margem superior do papel. No
3º Exemplo programa “Microsoft Word” procede-se da seguinte maneira: Cli-
RELATÓRIO car no menu Arquivo e selecionar 2,5 na opção margem superior.
Pelo expediente de fls. 1, o Sr. Deputado Federal Augusto Clicar OK. O vocativo é: Excelentíssimo Senhor ou Senhor, segui-
Carvalho denuncia a este Tribunal que a designação do Sr. Luiz do da indicação do cargo da pessoa a quem é dirigido o requeri-
Antônio Camargo Fayet, então diretor de Crédito Rural, para ocu- mento, iniciando na margem esquerda do papel.
par interinamente a Presidência do Bando do Brasil “desrespeitou Texto – A 4cm do vocativo. No programa “Microsoft Word”,
normas legais pertinentes do Banco, notadamente no Art. 21, o clica-se no menu Formatar e, depois, no comando Parágrafo, no
inciso III, dos seus estatutos”. item Espaçamento, vai-se a Entrelinhas e escolhe-se múltiplos. A
O mencionado inciso III do Art. 21 preconiza que: seguir, no item Em define-se 4. Clicar OK. O texto constará do
“Art. 21. O Presidente será substituído: nome do requerente, sua qualificação(nacionalidade, naturalidade,
III – No caso de vacância, até a posse do substituto nomeado, RG, CPF, estado civil, idade, residência, domicílio e profissão) e
pelo diretor mais antigo, funcionário, o mais idoso, no caso de do objeto do requerimento com a indicação dos respectivos funda-
igual antigüidade.” mentos legais, tudo em um único período.
Ao analisar o assunto, a instrução da PASECEX assinala ini- Fecho – A fórmula terminal mais usada é: “Nestes termos,
cialmente que o Sr. Fayet ocupou interinamente o cargo de Presi- pede deferimento”.
dente do Bando do Brasil por apenas 26 dias, de 30/09 a 25/10/91, Local e data – A um espaço vertical do texto, a partir da alí-
o que tornaria irrelevante o exame da questão, segundo entende. nea paragrafal.
Assinatura(s) – Seguindo a alínea paragrafal.
Exemplo
Senhor ...................................... (cargo da pessoa a quem é dirigido o requerimento) .............................
....................................... (nome do requerente) .............................................. (qualificação completa do requerente) ......................
............................................. requer a V. S.ª ..................................................... (objetivo e fundamento legal) .........................................
Nestes termos,
Pede deferimento.
Brasília, ........ de ....................... de ........
(assinatura)
...................................
Para cada situação de correspondência, desencadeada pelo ambiente e pelo momento, existe um tipo especial de texto com formatos e
esquemas específicos, que se devem aprender para evitar-nos o ridículo de um indeferimento ou de uma ignorância. Chegam quase a uma
centena esses tipos e modelos.
Telegrama
Definição e Finalidade
Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comu-
nicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc.
Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do
telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e,
também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão .
Forma e Estrutura
Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na
Internet.
Fax
Definição e Finalidade
O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvi-
mento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há
premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente
pela via e na forma de praxe.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se
deteriora rapidamente.
Forma e Estrutura
Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes.
É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identi-
ficação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:

[Órgão Expedidor]
[setor do órgão expedidor]
[endereço do órgão expedidor]
________________________________________________________________________________
Destinatário:_____________________________________________________________________
No do fax de destino:_____________________________________ Data:_______/_______/____
Remetente: _____________________________________________________________________
Tel. p/ contato:____________________ Fax/correio eletrônico:____________________________
No de páginas: esta +___________________________No do documento:___________________
Observações:____________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Correio Eletrônico
Definição e finalidade
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão
de documentos.
Forma e Estrutura (B) O Instituto Benefício para Todos deverá estar sendo con-
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é vidado para fazer parte de uma campanha destinada a angariar
sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para donativos, que se espera seja suficiente para atender a todos os
sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem desabrigados da enchente; conforme estipulado pela Coordena-
incompatível com uma comunicação oficial (v. 1.2 A Linguagem doria, que foi considerada de relevante interesse social.
dos Atos e Comunicações Oficiais). (C) Como Deputado da Bancada Estadual, sinto-me ave-
O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensa- xado por que não estou podendo atender com mais prontidão e
gem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização docu-
benefícios as vítimas dessa implacável seca, que teve motivos
mental tanto do destinatário quanto do remetente.
alheios à minha vontade para não conseguir isso.
Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado,
preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que enca- (D) Membros da Comissão Técnica destinada a averiguar
minha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu a distribuição de favores em troca de votos, apurou que o Pre-
conteúdo.. sidente do Conselho de Agricultores do Estado afirmou ao seu
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirma- Vice de que ele poderia estar sendo investigado por desvio de
ção de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensa- verbas.
gem pedido de confirmação de recebimento. (E) O critério metodológico de escolha dos participantes
das equipes de atendimento à vítimas de desastres naturais estão
Valor documental sendo preparados, tendo em vista que é importante observar a
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correspondência entre tais desastres e o atingimento de pessoas
correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser
nessa situação.
aceito como documento original, é necessário existir certificação
digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. 3. (TRTMA -2009) Considere as afirmativas seguintes
sobre redação de documentos.
EXERCÍCIOS PROPOSTOS I. Correspondência oficial utilizada por autoridades para
tratar de assuntos de serviço ou de interesse da Administração.
1. (TRERN – Analista Judiciário – 2011) II. Com estrutura específica, esse documento deve, de iní-
Considerando-se as qualidades exigidas na redação de docu- cio, ser numerado em ordem sequencial, com sigla do órgão
mentos oficiais, está INCORRETA a afirmativa: expedidor e data.
(A) A concisão procura evitar excessos linguísticos que nada III. Na exposição do assunto, os parágrafos devem ser nu-
acrescentam ao objetivo imediato do documento a ser redigido, merados, com exceção do primeiro e do último.
dispensando detalhes irrelevantes e evitando elementos de subjeti-
IV. Utiliza, no fecho, as palavras “Atenciosamente” ou
vidade, inapropriados ao texto oficial.
(B) A impessoalidade, associada ao princípio da finalidade, “Respeitosamente”, seguida de assinatura e do cargo do emi-
exige que a redação de um documento seja feita em nome do ser- tente.
viço público e tenha por objetivo o interesse geral dos cidadãos, Trata-se de:
não sendo permitido seu uso no interesse próprio ou de terceiros. (A) Requerimento
(C) Clareza e precisão são importantes na comunicação oficial (B) Ata
e devem ser empregados termos de conhecimento geral, evitando- (C) Parecer
-se, principalmente, a possibilidade de interpretações equivocadas, (D) Portaria
como na afirmativa: Diretor informou ao seu secretário que os (E) Oficio
relatórios deveriam ser encaminhados a ele.
(D) A linguagem empregada na correspondência oficial, ainda
4. É um documento que se destina a registrar as ocor-
que respeitando a norma culta, deve apresentar termos de acordo
com a região e com requinte adequado à importância da função rências de uma assembleia, sessão ou reunião:
desempenhada pela autoridade a quem se dirige o documento. A) memorando
(E) Textos oficiais devem ser redigidos de acordo com a for- B) translado oficial
malidade, ou seja, há certos procedimentos, normas e padrões que C) cópia autenticada
devem ser respeitados com base na observância de princípios di- D) ata
tados pela civilidade, como cortesia e polidez, expressos na forma E) termo
específica de tratamento.
5. É um instrumento de comunicação interna, utilizado
2. (TRERN – Técnico Judiciário – 2011) por diretores e chefe numa empresa ou repartição pública,
A redação de documentos oficiais deve pautar-se impessoali- por meio do qual são transmitidas informações ou solicita-
dade, clareza, concisão e pelo uso correto da norma culta. Todas
ções de caráter rotineiro:
essas qualidades são respeitadas no seguinte trecho:
(A) Este setor do Governo Estadual, responsável pelo atendi- A) ata
mento a vítimas de desastres naturais, elaborou um plano geral de B) circular
assistência a ser encaminhado às entidades que colaboram nesse C) memorando
atendimento, para a adequada efetivação dos trabalhos nas oca- D) apostila
siões de calamidade pública. E) ordem de serviço
6. Todas as alternativas estão corretas, exceto: 10. Considerando o tratamento e o vocativo que se lhe
De acordo com a Instrução Normativa nº. 4 publicada segue, assinale o incorreto:
no DO de 6 de março de 1992: a) Excelência – Excelentíssimo senhor
a) está abolida na correspondência oficial a expressão Dig- b) Meritíssimo – Meritíssimo Juiz
níssimo; c) Eminência – Eminentíssimo Senhor
b) não se deve usar a expressão Ilustríssimo; d) Doutor – Ilustríssimo Doutor
c) as expressões de cortesia do fecho da correspondência e) Reitor – Magnífico Reitor
são Atenciosamente e Respeitosamente;
d) pode-se usar no fecho a expressão Atenciosas saudações; Gabarito
e) a expressão professor é usada antes do nome pessoal. 01. D 02. A 03. E 04. D 05. C
06. D 07. C 08. A 09. E 10. D
7. Faça a associação correta.
1) memorando
2) carta
3) ata ANOTAÇÕES
4) aviso
5) carta de ratificação
( ) Documento destinado a registrar as ocorrências de
uma assembleia, sessão ou reunião.
( ) Confirma Tratados. Tem valor de Decreto. —————————————————————————
( ) Instrumento de caráter semioficial utilizado para res-
ponder a uma cortesia, ou para fazer solicitação ou convite, ex- —————————————————————————
ternar agradecimento ou, ainda, transmitir informações.
—————————————————————————
( ) Correspondência feita por Ministro de Estado para
seus iguais ou subalternos. —————————————————————————
( ) Instrumento de comunicação interna por meio do qual
são transmitidas informações ou solicitações. —————————————————————————
A sequência obtida é: —————————————————————————
a) 3-5-4-2-1
b) 2-4-3-1-5 —————————————————————————
c) 3-5-2-4-1
—————————————————————————
d) 2-3-5-4-1
e) 3-5-4-1-2 —————————————————————————
8. Uma das normas abaixo não pertence ao padrão ofí- —————————————————————————

cio. Assinale-a: —————————————————————————
A) O local e a data são colocados por extenso, com alinha-
mento à esquerda do texto. —————————————————————————
B) O tipo e número do expediente vêm antes da sigla do
—————————————————————————
órgão que o expede.
C) O vocativo é colocado de acordo com a alínea paragra- —————————————————————————
fal.
D) Os parágrafos devem ser numerados à exceção do pri- —————————————————————————
meiro e do último. —————————————————————————
E) A numeração dos parágrafos deve estar com alinhamen-
to à esquerda do texto. —————————————————————————
—————————————————————————
9. Nos expedientes no padrão ofício deve-se:
A) tratar todas as ideias em um único parágrafo. —————————————————————————
B) colocar a numeração dos parágrafos de acordo com a
alínea paragrafal. —————————————————————————
C) numerar os parágrafos seguindo a margem direita do —————————————————————————
texto.
D) redigir todo o texto em apenas dois parágrafos. —————————————————————————
E) numerar todos os parágrafos à exceção do primeiro e
—————————————————————————
do último.
Os arquivos são conjuntos organizados de documentos, pro-
Ariane Francine Serafim duzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou
privadas, ou mesmo, pessoas físicas, na consistência e em decor-
Bacharel em Secretariado Executivo pela Universidade Es- rência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cum-
tadual de Londrina. primento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a
MBA Excelência em Gestão de Projetos e Processos Organi- natureza do documento.
zacionais – Centro Paula Souza O intuito dos arquivos é fazer com que as informações estejam
Professora do Curso Técnico em Secretariado. Coordenado- organizadas e à disposição para quando se fizerem necessárias, já
ra de Projetos da Coordenadoria de Ensino Técnico em Médio que de nada adianta ter informação, se não souber onde encontra-
do Centro Paula Souza, sendo responsável pelas Capacitações -la.
dos Professores do Curso Técnico em Secretariado e dos Pro- Arquivo seria então, a arrumação de coisas, necessidade de
fessores que lecionam o componente Curricular sobre Comu- comunicação entre os seres humanos, tendência à formação de so-
nicação Empresarial. Experiência em Eventos Empresariais e ciedade e de comunidade, preocupação com a perpetuação através
Assessoria Executiva em Grandes Empresas. de registros, origem da escrita e da documentação.
Os arquivos tem como função, armazenar ordenadamente os
documentos de valor que circulam na empresa, garantir a perfeita
conservação dos documentos armazenados, constituir um Centro
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA Ativo de Informação e Documentação a disposição de todos os
ARQUIVOLOGIA; setores administrativos da empresa, proporcionar rápida recupe-
ração dos documentos, satisfazendo eficientemente e da maneira
mais econômica possível a exigência dos departamentos e setores
da empresa, assegurar o fluxo de solicitações de documentos pro-
venientes dos diversos setores da organização, transformando-se
Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Infor- num centro ativo de informação a serviço de toda a empresa, re-
mação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução constituir o passado, formando uma memória de grande valor, ser
Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objeti- a memória ativa dos atos e fatos que ocorrem numa empresa em
vo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. uma ou mais época.
Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e mé- Documento é qualquer meio que contenha informações que
todos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão comprovem algum fato, ato que aconteceu.
em potencial de informação. Informação é um conjunto de dados, que juntos, constituem
O profissional que trabalha com arquivos deve conduzir a ges- um significado.
tão da informação, ao acompanhamento do processo documental e Assim, arquivo é o local onde abrigam-se os documentos que
informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, possuem informações que são relevantes e importantes para uma
o planejamento para o tratamento de novos documentos e o contro- instituição, nação ou pessoa.
le de meios de reprodução. Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos
O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem podem ser classificados, em:
parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, Públicos (federal, estadual, municipal);
conservação e restauração de documentos. Inclui também como Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associa-
perfil a direção e organização dos centros de informação constituí- ções);
dos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilma- Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
gem e de informatização aplicados aos arquivos. Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)
A importância dos arquivos cresceu enormemente à medida Diagnosticar é determinar a natureza e as causas de algo.
que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e cultu- Em arquivologia, diagnosticar um documento, é saber qual o
rais da humanidade. A industrialização também representou papel fim que ele terá. Ou seja, é saber a natureza e classificação desse
importante na sociedade, exigindo arquivos de melhor qualidade, documento.
maiores e mais funcionais. A disseminação do ideal democrático, Tudo isso, para saber qual deve ser o procedimento dado à ele.
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser :
por seu turno, ampliou os horizontes dos indivíduos e abriu-lhes as
Ostensivos ou ordinários: Documentos comuns, que não pos-
portas da consulta, pesquisa e arquivos.
suem sigilo. Esta classificação é dada aos assuntos cuja divulgação
Fala-se muito de desburocratização, que pretende tornar mais
não prejudica a administração.
eficientes os órgãos públicos. A mudança de mentalidade não deve Sigilosos: Por sua natureza, devem ser de conhecimento res-
basear-se pura e simplesmente numa fórmula de eliminação de trito e, portanto, requerem medidas especiais de guarda para sua
papéis e distribuição indiscriminada de documentos. O documen- custódia e divulgação.
to por si só, não pode ser encarado como um entrave ao correto Segundo a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio
desempenho da administração pública. Muitos arquivos foram e que pode circular, são quatro os graus de sigilo e suas correspon-
continuam sendo totalmente destruídos. Há necessidade de crité- dentes categorias:
rios rigorosos para evitar o aniquilamento da memória nacional. a)ultrassecreto
O valor e importância dos arquivos e dos documentos precisam b)secreto
ser avaliados a todo instante, antes de qualquer medida drástica c)Confidencial
de destruição. d)Reservado
Os ultrassecretos são os de assuntos que requeiram excepcio- Vertical lateral: As pastas com os documentos são dispostas
nal grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser uma ao lado da outra, com a parte lateral voltada para quem irá
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseá-lo.
manuseio. Para o arquivamento vertical de papeis e fichas, os principais
Os secretos são dados à assuntos que requeiram alto grau de equipamentos, são:
segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimen- - Arquivos para cartas, documentos, etc.:
to de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou São fabricados de madeira ou aço, sendo os de aço muito su-
ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcio- periores, não só quanto à apresentação. Mas, também, quanto à
nalmente. São assuntos normalmente classificados como secretos resistência, como também a segurança. São mais econômicos e
ou referentes a planos, programas e medidas governamentais; os ocupam menor espaço.
assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer Esses arquivos variam quanto ao tamanho, ao formato, aos
o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de dispositivos destinados a prender o material nas corrediças, quanto
maior difusão. às gavetas, que podem ser simples, duplas, deslizadoras, etc..
Os confidenciais são os assuntos que, embora não requeiram - Caixas com pastas suspensas:
alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoas não autori- Tamanho grande para o arquivamento de mapas, plantas, de-
zadas pode ser prejudicial a um indivíduo ou entidade, ou ainda, senhos, etc.. Nestas caixas as peças ficam suspensas verticalmente,
criar embaraço administrativo. presas por meio de tiras gomadas, com projeções numeradas.
São assuntos normalmente classificados como confidenciais - Estantes:
os referentes a pessoal, material, finanças, etc., cujo sigilo deve ser Podem ser com prateleiras fixas ou prateleiras móveis.
mantido por interesse do governo ou entidade. - Armários:
Os Reservados são dados aos assuntos que não devem ser do Podem ser de madeira ou de aço. As pastas ficam suspensas
conhecimento público em geral. São assuntos normalmente classi- e são mais usadas quando há necessidade de resguardar os docu-
ficados como reservados: mentos ou quando se deseja uma aparência melhor. Pois, possuem
- informações de qualquer natureza portas. Geralmente estes armários tem capacidade para 300 pastas.
- assuntos técnicos - Arquivos conjugados:
- partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas São mesas de escritórios as quais podem ter nas suas gavetas,
ordens de execução arquivo para pastas suspensas e fichários, etc..
- cartas, fotografias aéreas e negativas nacionais ou estrangei- - Equipamentos Giratórios:
ras que indiquem instalações importantes. Consiste numa mesa de trabalho normal, com arquivos nas ex-
Os arquivos também podem ser classificados quanto ao gê- tremidades em forma cilíndrica e giratória. A principal vantagem
nero: destas unidades giratórias sobre os arquivos verticais e as estantes
Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos. é que facilitam o acesso a um número maior de documentos con-
Audiovisuais: filmes e fitas videomagnéticas centrados em uma área geral.
e Sonoros: discos, fitas audiomagnéticas. - Fichários Simples:
Cartográficos: dimensões e formatos variáveis = mapas, plan- São arquivos que podem ser de madeira ou de aço, destinadas
tas e perfis – ligados à geografia, engenharia e arquitetura. a abrigar coleções de fichas. Atualmente são usadas em todos os
Iconográficos: imagens estáticas = fotografias (negativos e setores de trabalho, existindo uma variedade imensa de tipos de
ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia = feito fichários, tamanhos e formatos.
na pedra/rocha), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos - Fichários Rotativos:
(slides), partituras. Mais usados para anotações rápidas, como por exemplo, indi-
Micrográficos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela. cação de endereços. São painéis para cada letra do alfabeto, presos
Informáticos: disquetes, pen drives, discos rígidos, discos óti- a uma base central rotativa, equipados com fichas, havendo dis-
cos. positivos especiais para segurá-las, ou com calhas de um material
Também podem ser classificado quanto à espécie: A docu- plástico transparente para receber pequenas tiras de papel conten-
mentação escrita ou textual apresenta inúmeros de tipos ou espé- do informações.
cies documentais criados para produzir determinada ação específi- Os arquivos horizontais prestam mais para o arquivamento
ca, tais como: mensagem, ofício, circular, relatório, requerimento, de fichas. São considerados horizontais, porque as fichas de docu-
despachos, aviso, carta, memorando, edital, certidão, ata, regimen- mentos são guardadas horizontalmente.
to, regulamento, ordem de serviço, decreto, portaria, decreto-lei, Para o arquivamento horizontal, os móveis podem ser em for-
dentre outros. ma de:
A importância desse diagnóstico é fundamental para a sequên- - Gabinete: O Kardex é o mais conhecido. Neste arquivo as
cia de tratamentos que a empresa terá. É fundamental a análise de fichas são guardadas horizontalmente dispostas umas sobre as ou-
todos esses quesitos para a informação não se perder, ou, chegar tras, sendo que a margem inferior, que recebe as notações relativas
até quem não deveria. às diversas fichas ficam visíveis.
Os arquivos podem ser verticais e horizontais. - Arquivos para mapas, plantas, desenhos, etc.: são móveis
Existem dois tipos de arquivos verticais: para arquivamento horizontal, formado por gavetas rasas.
Vertical frontal: As pastas com os documentos são dispostas Acessórios utilizados para arquivar
umas atrás da outra, com a parte da frente voltada para quem irá A função dos acessórios é proporcionar, juntamente com o
manuseá-lo. método escolhido, a rápida localização dos documentos.
Principais acessórios:
- Pastas TEORIA DAS TRÊS IDADES;
- Guias
- Projeções
- Etiquetas
Pastas são folhas de cartolina ou cartão prensado, dobradas, A teoria das 3 idades dos arquivos é simples de entender e
compreender. Por isso, tudo o que precisaríamos para entender an-
em tamanhos padronizados. Servem para guardar, abrigar e reu-
tes sobre ela, já vimos. Então iremos direto ao assunto, já que os
nir documentação a ser arquivada.
próximos tópicos também contêm informações que irão completar
Guias são cartões resistentes, do tamanho das pastas ou das seu entendimento.
fichas; as guias são usadas para auxiliar o arquivamento vertical A Arquivologia abrange diversos conceitos, dentre eles o con-
e o encontro rápido dos documentos, pois, separam as várias se- ceito do ciclo de vida documental ou ciclo de vida dos documentos,
ções nas gavetas dos arquivos. Servem também para protegeras segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais
pastas, para manter a arrumação vertical em ordem e para evitar períodos, caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização
enganos no arquivamento. Estas guias são chamadas também que dele é feita. Esse conceito decorre da interpretação da teoria
divisões ou índices. Em uma gaveta devem ser colocadas, em da avaliação, desenvolvida por Schellenberg no pós-guerra - Se-
média 20 guias, dependendo do número de pastas. gunda Guerra Mundial (1939-1945). Com o aumento exponencial
Projeções são saliências superiores das pastas e guias que re- na produção documental, surgiu a necessidade de desenvolver uma
cebem as notações determinadas pelo método de arquivamento. metodologia que permitisse melhorar a recuperação da informação
Essas projeções podem ser do mesmo material das pastas e guias, necessária à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços ad-
de plástico ou metal, para serem encaixadas em pastas suspensas. ministrativos para a guarda de documentos. A partir do conceito
do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três
As Etiquetas são rótulos adesivos ou não que, após a notação
idades, uma estratégia de organização documental que reparte o
desejada, são aplicadas sobre as projeções das pastas ou guias,
ciclo de vida documental em três fases ou idades.
permitindo a devida identificação. Variam quanto ao módulo e A teoria das três idades, também pode ser chamada de ciclo
cor. vital dos documentos, e trata da frequência com que é consultado
e o tipo de utilização que dele é feita. A idade desses ciclos é di-
vidida em:
- Corrente (1ª idade): idade administrativa, documentos vi-
PRINCÍPIO DE PROVENIÊNCIA; gentes e frequentemente consultados;
- Intermediário (2ª idade): idade intermediária, final da vi-
gência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição e
precaução; raramente consultados e aguardam a destinação final
É o princípio básico da organização de arquivos, segundo o (eliminação ou guarda permanente);
qual deve ser respeitado a autonomia de cada fundo ou núcleo, - Permanente (3ª idade): idade histórica, documentos que per-
não misturando os seus documentos com os de outros. A pro- deram a vigência administrativa, porem são providos de valor se-
cundário ou histórico-cultural.
veniência transmite informação importante sobre o contexto em
que os documentos foram criados.
Princípio do respeito pela ordem original: É o princípio se-
gundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem PROTOCOLO;
conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a
fim de se preservar as relações entre os documentos como teste-
munho do funcionamento daquela entidade. Também chamado A tramitação de um documento dentro de uma instituição
de princípio da organicidade. depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma
Princípio da territorialidade: É o princípio segundo o qual correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber
os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o desti- sua exata localização, seus dados principais, como: data de en-
no deste último. Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam trada, setores onde já passou; enfim, acompanhar o desenrolar de
utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da
próximo possível do local emanado ou que influenciaram a sua instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encon-
produção. Esse local pode ser nacional, regional e institucional. travam dificuldades, como a não localização de documentos, que
impedem de usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Princípio da unicidade: Disciplina que os documentos de ar-
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos de-
quivos devem conservar o seu caráter único, em função do seu
vem ter seu destino decidido, seja sua eliminação ou recolhimento.
contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante,
ou suporte. pois fica fácil fazer a avaliação do documento, podendo decidir
Princípio da indivisibilidade ou integridade: Os fundos de de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, aliena- recomendações com relação a expedição de documentos, desta-
ção, destruição não autorizada ou adição indevida. cam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e - Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos
completando dados; em todos os documentos que chegar ao setor;
Separar as cópias, expedindo o original; - Conservação para preservação: retirar o excesso de objetos
Encaminhar as cópias ao Arquivo. metálicos (grampos, clips) e se for imprescindível o uso dos mes-
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem mos, tentar, dentro do possível substituir todos estes objetos metá-
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias licos por objetos de plásticos;
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem - Análise da classificação: Avaliar se a classificação atribuí-
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a da está correta
elaboração de rotinas em cada instituição. (principalmente em caso de pedido de arquivamento definiti-
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema vo) retificando-a, se for o caso;
de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, - Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os cri-
se feito de forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar térios adotados;
num sistema simples de inserção de dados, que atenda as necessi- Empréstimo: Talvez a mais “especial” das atividades arqui-
dades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que traba- vísticas, afinal, essa é uma das essências da criação dos arquivos.
lhem diretamente com o recebimento e registro de documentos, - Controle de empréstimo: Controlar através de ficha manual
recebam um treinamento adequado, para que possam executar essa ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou
tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o documento, o setor e a data.
trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a
ideia de que basta inserir dados e números num sistema, que todos
os problemas serão resolvidos. A própria conscientização dos fun- LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA.
cionários, no sentido de que, se organizados e devidamente regis-
trados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão
mais fáceis para todos que venham a executá-las, proporcionado
assim, um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica cla-
ro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma
CAPÍTULO I
correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode ocasionar
DISPOSIÇÕES GERAIS
outros problemas, talvez de cunho ainda maior.
O sistema ou setor de protocolo de um arquivo é um ser-
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a
viço auxiliar responsável pelo controle das correspondências
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
recebidas pela instituição e pelo trâmite dos documentos produ-
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
zidos pela mesma. Dessa forma, é indissociável o trabalho proto-
como elementos de prova e informação.
colar de recebimento, classificação, registro, controle do trâmite, Comentário: Esse artigo afirma que é dever do Poder Públi-
atendimento e expedição de correspondência, dos serviços de co proteger e custodiar documentos que sejam ferramentas e que
arquivamento e empréstimo de documentos. Não há um padrão tenham valor para provar e informar acontecimentos e fatos im-
para a execução dessa dupla função exercida pelo protocolo. portantes.
No entanto, alguns parâmetros são utilizados para a gestão Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
desses serviços. No que tange às correspondências temos as conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos pú-
seguintes atividades: blicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
- Recebimento: receber a correspondência separar os par- decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
ticulares dos oficiais, distribuir as correspondências particula- pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a na-
res, separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas. tureza dos documentos.
Abrir, ler, verificar a existência de antecedentes, analisar e classi- Comentário: Trata-se do conceito de arquivo.
ficar as correspondências ostensivas; Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
- Classificação: analisar ou interpretar o conteúdo do docu- procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tra-
mento, determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano mitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e inter-
de classificação de documentos adotado pela instituição; Regis- mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
tro: Colocar o carimbo com a data e o número que o documen- permanente.
to deve receber; Comentário: Nesse artigo conceitua a Gestão de Documen-
- Recibo de entrega: Entregar as correspondências median- tos. E também restringe essa gestão apenas às fases corrente e in-
te recibo; termediária, visto que a fase permanente trata-se da fase na qual o
- Expedição: Receber a documentação expedida pelos seto- documento fica aguardando sua destinação final.
res da empresa para envio, datar original e cópias, expedir o origi- Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos in-
nal devolver a cópia ao setor responsável; formações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou
- Atendimento: Consiste em prestar informações de sua área geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas
de competência, bem como realizar empréstimos. no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
No que se refere aos documentos produzidos e recebi- cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Es-
dos pela instituição em decorrência de suas atividades, são atri- tado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
buições do protocolo: da honra e da imagem das pessoas.
Comentário: Especifica quais documentos que são de direito Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo
do cidadão ter acesso. Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam
Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
documentos públicos na forma desta Lei. desenvolvimento científico nacional.
Comentário: A administração pública será a responsável em Comentário: Os arquivos mesmo sendo privados, dependen-
conceder o acesso ao cidadão, cumprindo esta lei. do da sua relevância e teor, podem ser considerados de interesse
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano público.
material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse
das ações penal, civil e administrativa. público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda
da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
CAPÍTULO II Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados iden-
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos tificados como de interesse público e social poderá ser franqueado
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e muni- Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interes-
cipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas se público e social poderão ser depositados a título revogável, ou
e judiciárias. doados a instituições arquivísticas públicas.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identi-
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no ficados como de interesse público e social.
exercício de suas atividades.
§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de CAPÍTULO IV
caráter público implica o recolhimento de sua documentação à DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INS-
instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição TITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
sucessora.
Comentário: Arquivo público são os documentos que são Art. 17 - A administração da documentação pública ou de
produzidos por instituições públicas. caráter público compete às instituições arquivísticas federais, esta-
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como cor- duais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder
rentes, intermediários e permanentes.
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciá-
Comentário: Os arquivos públicos passam pelas 3 fases
rio. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do
(Teoria das 3 Idades)
Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso
Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo,
freqüentes.
o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões
Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
Judiciário.
recolhimento para guarda permanente. § 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos e o arquivo do Poder Legislativo.
de valor histórico, probatório e informativo que devem ser § 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de
definitivamente preservados. acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por institui- Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhi-
ções públicas e de caráter público será realizada mediante autori- mento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Exe-
zação da instituição arquivística pública, na sua específica esfera cutivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos do-
de competência. cumentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política
Comentário: Para tanto é necessário ter uma tabela de tem- nacional de arquivos.
poralidade. Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inaliená- Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
veis e imprescritíveis. Comentário: O poder público poderá criar arquivos descen-
tralizados (do Nacional), para uma melhor gestão e administração
CAPÍTULO III desses documentos.
DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Fede-
ral a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebi-
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de dos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções,
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídi- bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
cas, em decorrência de suas atividades. guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal Ostensivos ou ordinários: Documentos comuns, que não pos-
a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos suem sigilo. Esta classificação é dada aos assuntos cuja divulgação
pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tra- não prejudica a administração.
mitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como Sigilosos: Por sua natureza, devem ser de conhecimento res-
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. trito e, portanto, requerem medidas especiais de guarda para sua
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal custódia e divulgação.
definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos esta- Segundo a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio
duais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, que pode circular, são quatro os graus de sigilo e suas correspon-
observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei. dentes categorias:
Comentário: Os estados e municípios podem criar legisla- a)ultrassecreto
ções para gestão dos arquivos e documentos de sua competência. b)secreto
c)Confidencial
DISPOSIÇÕES FINAIS d)Reservado
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e admi- Os ultrassecretos são os de assuntos que requeiram excepcio-
nistrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar nal grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser
ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
de interesse público e social. manuseio.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CO- Os secretos são dados à assuntos que requeiram alto grau de
NARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimen-
política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema to de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou
Nacional de Arquivos (SINAR). ao seu manuseio, sejam autorizadas a tomar conhecimento, funcio-
§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo nalmente. São assuntos normalmente classificados como secretos
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes ou referentes a planos, programas e medidas governamentais; os
assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer
de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de
§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste
maior difusão.
artigo serão estabelecidos em regulamento.
Os confidenciais são os assuntos que, embora não requeiram
alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoas não autori-
zadas pode ser prejudicial a um indivíduo ou entidade, ou ainda,
INSTRUMENTO DE GESTÃO DE criar embaraço administrativo.
DOCUMENTOS/ PLANO DE São assuntos normalmente classificados como confidenciais
CLASSIFICAÇÃO/TABELA DE os referentes a pessoal, material, finanças, etc., cujo sigilo deve ser
TEMPORALIDADE; mantido por interesse do governo ou entidade.
Os Reservados são dados aos assuntos que não devem ser do
conhecimento público em geral. São assuntos normalmente classi-
ficados como reservados:
- informações de qualquer natureza
Documento é qualquer meio que contenha informações que - assuntos técnicos
comprovem algum fato, ato que aconteceu. - partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas
Informação é um conjunto de dados, que juntos, constituem ordens de execução
um significado. - cartas, fotografias aéreas e negativas nacionais ou estrangei-
Assim, arquivo é o local onde abrigam-se os documentos que ras que indiquem instalações importantes.
possuem informações que são relevantes e importantes para uma Documentação é o conjunto documentos, que são fontes de
instituição, nação ou pessoa. informações, que ajudam a tomar decisões, comprovam situações
Gerenciar informação e documentos corresponde ao fato de e registram acontecimentos.
administrar tudo o que chega à organização, de forma que as in- Tem como característica reunir informações escritas acumu-
formações necessárias tenham o tratamento que precisam e as que ladas numa linha sucessiva, quando dizem respeito a uma organi-
não são importantes também. zação ou a um indivíduo, assumem a característica de documento.
Tudo isso, pensando em otimização para as tomadas de deci- O conjunto dos documentos passa a constituir a documen-
sões, tempo e espaço. tação, com fins comerciais, pessoais, institucionais, jurídicos,
A Gestão de Informação e Documentos é uma ferramenta es- escolares. Ou seja, isso vai depender de sua natureza e tipologia,
tratégica. e também, do assunto.
Diagnosticar é determinar a natureza e as causas de algo. Objetivos da gestão de documentos:
Em arquivologia, diagnosticar um documento, é saber qual o - Assegurar o pleno exercício da cidadania
fim que ele terá. Ou seja, é saber a natureza e classificação desse - Agilizar o acesso aos arquivos e às informações
documento. - Promover a transparência das ações administrativas
Tudo isso, para saber qual deve ser o procedimento dado à ele. - Garantir economia, eficiência e eficácia na administração
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser : pública ou privada
- Agilizar o processo decisório No que se refere aos documentos produzidos e recebi-
- Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe dos pela instituição em decorrência de suas atividades, são atribui-
- Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos ções do protocolo:
- Racionalizar a produção dos documentos9 · Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos
- Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, em todos os documentos que chegar ao setor;
recolhimento, guarda e eliminação de documentos · Conservação para preservação: retirar o excesso de
- Preservar o patrimônio documental considerado de guarda objetos metálicos (grampos, clips) e se for imprescindível o uso,
permanente. tentar dentro do possível, substituir todos estes objetos metáli-
cos por objetos de plásticos;
Atividades da gestão de documentos · Análise da classificação: Avaliar se a classificação atribuída
- Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos/ está correta
séries documentais, implantação de sistemas de organização da in- (principalmente em caso de pedido de arquivamento definiti-
formação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos ad- vo) retificando-a, quando for o caso;
ministrativos. · Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os crit
- Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Pro- érios adotados;
tocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação ·Empréstimo: Talvez a mais “especial” das atividades arqui
e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arqui- vísticas, afinal, essa é uma das essências da criação dos arquivo
vamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de in- s: Compartilhar informações; torna-las disponíveis e de fácil
formações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles localização.
manuais ou informatizados. ·Controle de empréstimos: Controlar através de ficha manual
- Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou
complexas da gestão de documentos que é a avaliação. A avaliação documento, o setor e a data.
se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às
recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas priva- funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixan-
das, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação do claras as ligações entre os documentos. Podemos entender que
final, garantindo a preservação de documentos de guarda perma- a classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do orga-
nente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor nismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias,
probatório e informativo. classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades detec-
- Tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e tadas (estejam elas configuradas ou não em estruturas específicas,
controle do fluxo documental (workflow). como departamentos, divisões, etc.). Exemplo: uma classe “Ad-
- Organização e arquivamento – de acordo com os critérios de- ministração de Finanças”, subdividida em quatro outras: “Con-
trole orçamentário geral”, “Receita”, “Despesa”, “Movimentação
finidos no Plano de Classificação.
bancária”. Outro exemplo: uma classe “Departamento Financei-
- Reprodução – Duas razões para a reprodução: 1. reprodução
ro”, subdividida em duas: “Contabilidade” e “Tesouraria”. Nas
visando a preservação do documento original de guarda permanente
subclasses, serão inseridas as séries tipológicas: notas de empenho
e, 2. reprodução visando a substituição do documento em papel pelo
e comprovantes de pagamento, ligados às atividades de despesas
microfilme. O documento em papel de guarda temporária poderá ser
controladas pela área de Contabilidade; extratos bancários, folhas
eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo prazo indicado
de conciliação bancária, registro diário de caixa e bancos, todos
na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.
ligados às atividades de controle da movimentação bancária, de
- Classificação – recupera o contexto de produção dos docu- modo geral.
mentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual
e identifica os tipos/séries documentais. a hierarquia entre as classes e subclasses aparecem representadas
- Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identi- espacialmente. Esse esquema é chamado “plano de classificação”.
ficar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com Quanto à ordenação, seu objetivo básico é facilitar e agilizar
vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma
ou guarda permanente). mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os
documentos atingem um volume significativo. A adoção de um ou
Fonte: Arquivo do estado de São Paulo. mais critérios de ordenação para uma série documental permite
evitar, em princípio, que, para a localização de um único documen-
Classificação: analisar ou interpretar o conteúdo do documento, to, seja necessária a consulta de dezenas ou centenas de outros.
determinar o assunto e enquadrá-lo no plano de classificação de O procedimento técnico de classificação alcança, portanto, os
documentos adotado pela instituição; Registro: Colocar o carim- tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas, consi-
bo com a data e o número que o documento deve receber; dera sobretudo, a forma e as razões que determinaram sua existên-
· Recibo de entrega: Entregar as correspondências mediante re cia (como e por quê foram produzidos). Já a ordenação aborda os
cibo; tipos documentais especialmente do ponto de vista das consultas
· Expedição: Receber a documentação expedida pelos setores d que lhes forem feitas.
a empresa para envio, datar original e cópias, expedir o original, de Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe à ordenação
volver a cópia ao setor responsável; definir a melhor maneira de dispor fisicamente as notas de empe-
· Atendimento: Consiste em prestar informações de sua área nho (numericamente?), os extratos bancários (cronologicamente?)
de competência, bem como realizar empréstimos. e todos os demais tipos documentais.
- É POSSÍVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR? Esse instrumento se utilizado racionalmente, poderá propiciar
Certamente, é possível classificar sem ordenar, mas não é re- um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez
comendável (pois a organização dos documentos ficará incomple- na recuperação das informações, bem como, oferecer suporte às
ta). Documentos organizados através de um plano de classificação decisões, além de maximizar o fluxo documental.
que não estiverem ordenados por nenhum critério serão mais difi- É o instrumento com o qual se determina o prazo de
cilmente manipulados (o acesso a eles será mais difícil). permanência de um documento em um arquivo e sua destinação
- É POSSÍVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR? após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados
No Brasil, na maior parte dos organismos acumuladores/ propor mais tempo como os relacionados às áreas: contábil, fiscal, fi-
dutores de arquivos, são pouco frequentes que a organização dos nanceira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos.
documentos esteja a cargo de um profissional que conheça e apli- É importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos,
que ao seu trabalho os princípios técnicos arquivísticos. Assim, é devem obedecer às normas do CONARQ (Conselho Nacional de
Arquivos), em destaque os documentos produzidos por todos os
muito raro encontrar, nestes organismos, documentos classificados
órgãos integrantes do poder público.
de acordo com a estrutura ou com as funções que os geraram. Mais
A tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento
comumente, a organização dos documentos de arquivo costuma de gestão arquivística que determina:
ser resumida à sua ordenação - após serem separados por tipo ou • Os prazos em que os documentos devem ser mantidos
espécie, são ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou nu- no arquivo corrente (setorial);
mericamente. • Quando devem ser transferidos ao arquivo intermediá-
No entanto, tal organização não é suficiente para informar so- rio (central);
bre os vínculos da documentação com o seu organismo produtor. • E por quanto tempo devem ali permanecer.
A natureza destes vínculos fica verdadeiramente clara através do Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de
plano de classificação. suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou re-
Assim, é exatamente em função de sua complementaridade colhimento dos documentos ao arquivo permanente.
que a classificação e a ordenação estão sendo aqui consideradas É necessário que cada organização faça a constituição legal
de forma conjunta. de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Sem a classificação, fica nebulosa a característica que torna os Dependendo do porte, poderá haver mais de uma Comissão.
documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos A comissão permanente de avaliação de documentos tem por
demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de ar- finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e pro-
quivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos cedimentos referentes a avaliação documental, também orientar
quadros gerais de sua produção - ou, expresso de outra forma, sem e realizar a análise, avaliação e seleção da produção documental
produzida e acumulada, deve ser formada por representantes dos
o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. Por consequência,
mais importantes setores da instituição.
a classificação torna-se condição para a compreensão plena dos
A Tabela de temporalidade documental deve ser vista como
documentos de arquivo – tanto a perspectiva de quem os organiza um documento institucional e normativo, servindo de suporte para
como de quem os consulta. De outro lado, o acesso bem sucedido questões que se referem a períodos de permanência de documen-
à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localiza- tos no arquivo. Os processos de arquivamento que não estejam
ção rápida e precisa, algo que depende da conveniente ordenação orientados por uma TTD, necessitam frequentemente de novas
dos documentos. reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter
Buscar alcançar boa qualidade técnica na organização de do- limites, ser descontrolado e desordenado.
cumentos de arquivo, que implica entender a necessidade de rea- A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável
lização conjunta - embora não necessariamente simultânea - dos para trabalhos de triagem frequentes, pois quanto mais ampla for
procedimentos de classificação e de ordenação. a TTD, no que diz respeito a cobertura da massa documental pro-
- A ORDENAÇÃO SOBRE QUAIS DOCUMENTOS RE- duzida pela organização, maior será a eficácia no processo de ar-
CAI? quivamento. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento
A ordenação está sendo entendida como, tecnicamente muito tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD
menos complexa que a classificação: trata-se de estabelecer um ou para que haja o melhor funcionamento do arquivo.
mais critérios que determinem a disposição física de um dado con- São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD, como
junto de documentos - e não um conjunto qualquer, mas uma sé- por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade
rie, isto é, o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental. na recuperação da informação, definições de responsabilidade para
com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com
Em princípio, se a classificação precedeu a ordenação, os diversos
custos operacionais, controle geral da massa documental, eficácia
tipos documentais deverão ser facilmente visualizáveis, pois, es-
sobre a gestão documental.
tarão (ou deveriam estar) contidos no plano, identificáveis sempre As organizações devem levar em consideração algumas
como as menores subdivisões no interior de cada grande classe. orientações práticas para efetivação das TTDs que são as se-
Tabela de Temporalidade é um documento que define prazos guintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de
de guarda e destinação de documentos de valor corrente e/ou in- execução; a participação de todos da organização para criação da
termediário, produzidos e recebidos dentro de uma organização. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; obtenção de
Além disso, estabelece a destinação de documentos, que pode ser conhecimento sobre a estrutura funcional da organização e de seu
por descarte e guarda permanente dos documentos de valor histó- objetivo, ou seja, das atividades meio e fim; conhecer a tipologia
rico. documental produzida ou recebida pela organização.
1. Fundo (Ministério da Saúde)
ARQUIVOS PERMANENTES 2. Seções (Secretaria Executiva)
3. Grupos (Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas)
4. Séries (Coordenação de Pessoal Inativo)
5. Item documental (dossiê ou processo)
Arquivos permanentes são conjuntos de documentos custodiados
em caráter definitivo, em função de seu valor. Essas hierarquias são básicas. E existem, ainda, subfundos,
Os arquivos permanentes são aqueles que já passaram pelo ar- subgrupos, subseções ou subséries, que poderão ser estabelecidos
quivo corrente e intermediário. E por não ter data de temporalidade, a critério do arquivista responsável. Não existe consenso na área
ou seja, a validade é perpétua. E devem ficar em um arquivo no qual a respeito deste nível hierárquico, nem entre o Arquivo Nacional.
não há periodicidade O sistema de arranjo deve ser baseado na organização original
O arquivo permanente corresponde ao 3º e último ciclo de vida do arquivo, a qual, na sua essência, corresponde à organização do
de um documento. É composto por todos os documentos que, tendo órgão administrativo que o produziu.
perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, in- Princípios de arranjo de arquivos: O conservador de arquivos
formativo, histórico e de investigação não podem ser destruidos, sen- não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única
do pois de conservação permanente ou definitiva. repartição, como é o caso do arquivista encarregado dos documen-
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos docu- tos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos
mentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se
sob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas
necessário, dos itens documentais dentro das séries.
subdivisões administrativas e de numerosos funcionários indivi-
O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo,
duais. Arranja seus documentos para uso não corrente, em contra-
e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As
posição ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princí-
atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e
físicas pios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação
O arranjo é o processo de agrupamento dos documentos singula- predeterminada ou esquema de arquivamento.
res em unidades significativas e o agrupamento, em relação significa-
tiva, de tais unidades entre si. Ou seja, processo que, na organização Exercícios;
de arquivos permanentes, consiste na ordenação - estrutural ou fun-
cional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro 1) TCE/ES - Analista Administrativo – CESPE/2013)
dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. Uma informação classificada como secreta deve permanecer
Sendo assim, uma atividade técnica e intelectual semelhante à sigilosa por:
classificação. Porém, com uma diferença importante: o arranjo é rea- a) vinte e cinco anos.
lizado na fase permanente. b) cinco anos.
O instrumento oriundo é o quadro de arranjo constituído ora pela c) dez anos.
forma orgânico-estrutural, ora de acordo com as classes e subgrupos d) quinze anos.
destinados à fase permanente do plano de classificação. e) vinte anos.
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos
recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administração destes 2) TCE/ES - Analista Administrativo – CESPE/2013) Os
influencia diretamente os arquivos de custódia. Em vista disso, é im- elementos estruturais que compõem o sistema arquivístico ins-
portantíssima a atuação do arquivista na fase de administração dos titucional incluem o(a)
arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produção do- a) plano de classificação.
cumental. b) unidade político-administrativa responsável pela ges-
O arranjo jamais deve ser confundido com a ordenação (em que tão dos arquivos.
surgem as técnicas de arquivamento), que é a atividade de organizar o c) profissional qualificado.
acervo documental (ora por ordem alfabética, numérica, cronológica d) depósito de arquivo.
ou geográfica ou outras maneiras), de forma que seja facilitada a pes- e) tabela de temporalidade.
quisa aos usuários.
Fundo de arquivo é o conjunto documental proveniente de uma
3) (PC/DF - Escrivão de Polícia – CESPE/2013) A clas-
pessoa física ou jurídica no âmbito de suas atividades. Um exemplo é
sificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um
o Ministério da Saúde.
instrumento específico para essa tarefa denominado tabela de
O arquivista responsável deve inserir o Ministério como fundo,
porque é a instituição que reúne a documentação de acordo com as temporalidade.
funções, atividades e tarefas exercidas. Certo
O fundo pode ser aberto (se a instituição estiver realizando suas Errado
atividades) ou fechado (se a instituição estiver encerrada). Depois
de fechado, o fundo não pode receber mais documentação após a 4) (TCE/RS – Oficial de Controle Externo - CES-
data-limite que indica o encerramento das atividades da instituição. PE/2013) O método de arquivamento alfanumérico, que con-
Porém, não significa dizer que os documentos não podem ser consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema
sultados. Eles podem se não forem classificados, como sigilosos. indireto.
No fundo, podem ser reunidos graus de hierarquias diferentes, Certo
conforme a complexidade organizacional e funcional da área: Errado
5) (TCE/RS – Oficial de Controle Externo - CES-
PE/2013) O arquivo permanente é constituído essencialmente ANOTAÇÕES
de documentos que perderam todo o valor de natureza admi-
nistrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu
valor histórico.
Certo
Errado
—————————————————————————
Gabarito comentado; —————————————————————————
1) Vejamos: Lei de Acesso a Informação 12.527/11, estabe- —————————————————————————
lece que uma informação deve permanecer sigilosa:
Ultrassecreto: 25 anos —————————————————————————
Secreto: 15 anos
—————————————————————————
Reservado: 5 anos
—————————————————————————
RESPOSTA: “D”
—————————————————————————
2) Vejamos: A unidade político-administrativa é a respon-
—————————————————————————
sável pela gestão dos arquivos e é um elemento que compões o
sistema arquivístivo institucional. —————————————————————————
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade são ferra-
mentas da gestão de arquivos; o profissional qualificado é funda- —————————————————————————
mental para gerenciar o sistema, e depósito de arquivo é o local no
—————————————————————————
qual onde ele permanece.
—————————————————————————
RESPOSTA: “B”
—————————————————————————
3) Vejamos: A tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante de avaliação, e não da classificação que tem —————————————————————————
por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos. —————————————————————————
RESPOSTA: “Errado” —————————————————————————
4) Vejamos: Os sistemas de arquivamento, são: Direto e In- —————————————————————————

direto. —————————————————————————
Direto: a busca do documento é feita diretamente no local
onde está arquivado. —————————————————————————
Indireto: para a busca do documento necessita antes consultar
um índice ou um código. —————————————————————————
—————————————————————————
RESPOSTA: “ERRADO”
—————————————————————————
5) Vejamos: Para a Lei de Arquivos, Arquivo permanente é:
“conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e infor- —————————————————————————
mativo que devem ser definitivamente preservados”. —————————————————————————
RESPOSTA: “CERTO” —————————————————————————
—————————————————————————
—————————————————————————
—————————————————————————
—————————————————————————
—————————————————————————
—————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
ANOTAÇÕES
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————
————————————————————————————————————————————————————

Redação Oficial PDF

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Redação Oficial PDF

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/Auxiliar em Administração

Tipos de documentos oficiais:

Normas, estrutura e valor documental

1. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS DE CARÁTER INFORMATIVO

Segue mais um resumo sobre a Redação Oficial: A CONCISÃO

8. Uma das normas abaixo não pertence ao padrão ofí- —————————————————————————

4) Vejamos: Os sistemas de arquivamento, são: Direto e In- —————————————————————————

Você também pode gostar