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Três Passos Simples para Você ter

um BI Efetivo
Nos dias atuais não ter uma ferramenta de Business Intelligence é desperdiçar a
parte mais nobre dos sistemas de gestão, que já automatizam e controlam as
operações da sua empresa e geram um volume de dados considerável, isto sem
falar no cruzamento destas informações com todos os dados públicos
disponíveis hoje na internet.

A pegadinha no texto acima é a associação de Business Intelligence como

ferramenta, o que é até comum de se ver por aí. Mas BI é um conceito definido
pelo Gartner que, simplificado, é um conjunto de técnicas e ferramentas que
permite a organização e análise das informações para o suporte a tomada
de decisão. Portanto cuidado com a tentação de ignorar ou subestimar as
atividades de planejamento e preparação, partindo direto para o uso das
ferramentas escolhidas.

Como veremos a seguir, a proposta de sucesso passa por três etapas simples e
complementares, que devem ser cumpridas de forma coerente com as
características, porte e objetivos da sua organização. Rascunhos (1) Publicar

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1. Necessidade

Como primeiro passo

deve-se entender o
que, em termos de
informação, é de fato
necessário para a boa
gestão de nossa
atividade.

Parece fácil? Para

organizar as diversas opções e demandas, vale relacionar as seguintes
características:

Indicadores

Uma forma de traduzir suas necessidades de informação é relacionando os

indicadores que representam estas informações. Então quais são seus
indicadores?

De acordo com o BPM CBOK, “Indicador é uma representação de forma

simples ou intuitiva de uma métrica ou medida para facilitar sua interpretação
quando comparada a uma referência ou alvo.”

Como já dizia um antigo mestre . . .

"Indicador eu olho pra ele e sei se está bom ou ruim"

Esta característica fundamental é obtida por comparação Rascunhos
com um valor
(1)
de Publicar
referência. Sempre que possível prefira indicadores relativos como "Turnover",
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"Taxa de Crescimento", etc. Estes indicadores relacionam diferentes métricas e
medidas permitindo relativizar a análise e fazer melhores comparações. É claro
que números absolutos podem ser bons indicadores, a depender do que se
queira avaliar. Vejamos; um faturamento de 12 milhões é bom ou ruim?
Depende da realidade de cada empresa. Então um número qualquer não traz
uma informação por falta de referência, mas, neste exemplo, é indicador para o
diretor comercial que conhece o referencial de comparação da sua empresa e
pode avaliar se é bom ou ruim.

Atenção ao definir indicadores com o objetivo de monitorar o desempenho dos

processos, muitas organizações definem seus painéis de monitoramento com
base em métricas que focam apenas no resultado desejado e perdem, assim, a
valiosa oportunidade de monitorar não apenas o resultado do processo, mas a
sua execução. Dessa forma, o resultado é conhecido apenas quando não há mais
nada a se fazer para que a conclusão do processo seja favorável à organização.

Para evitar essa situação, é necessário definir dois tipos de indicadores:

Indicadores direcionadores (drivers), que monitoram a causa antes do efeito

e caracterizam-se pela possibilidade de alterar o curso para o alcance de um
resultado.

Indicadores de resultados (outcome), que monitoram o efeito e não

permitem mais alterar um dado resultado.

Um bom dashboard deve conter indicadores direcionadores e indicadores de

resultados de forma balanceada. Atenção: Evite indicadores "do departamento"
ou "da área", trabalhe com a visão de processos sob a ótica do resultado e da
eficiência e que poderão ser sucessivamente melhorados Rascunhos
com a maturidade
(1) da
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equipe.
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Uma das formas de validar os indicadores escolhidos é através do teste de

relevância de Kennerley e Neely, com 10 itens que verificam questões como:
veracidade, foco, consistência e outros. Dos dez, tem um que considero
fundamental; o teste "E DAÍ?". Afinal se não é possível e nem serão feitas
ações a partir do indicador, para que ele serve?

Escolhidos os indicadores não esqueça de já definir os responsáveis, aqueles

que tem poder de decisão sobre as ações que determinam o resultado medido
pelo indicador.

Dica: Para início do projeto, recomendo apenas 3 indicadores por responsável.

Pode parecer pouco, mas lembre-se que para cada indicador várias dimensões
poderão ser utilizadas multiplicando seu poder de análise, como veremos a
seguir.

Dimensões

Muitas vezes, ao nos referirmos a um indicador, incorporamos uma dimensão

de análise, como no exemplo "Faturamento Mensal". Quando separamos a
dimensão, neste caso mês (período de tempo), temos maior flexibilidade para
mudar o ponto de vista, mantendo inalterado o conceito de indicador definido
anteriormente.

As dimensões limitam e esclarecem as seguintes perguntas sobre os fatos

analisados.

1. Quando? Dia, mês, ano, trimestre, etc.

 2. Onde? Cidade, estado, região, filial, setor, loja, caixa,Rascunhos
equipamento,
(1) etc.Publicar

3. O que? Produto, Normal

material, marca, tipo, serviço, grupo, segmento, etc.

4. Quem? Cliente, fornecedor, vendedor, distribuidor, canal, gerente, etc.

Um indicador, R$Vendas, por exemplo, apresenta apenas o valor total das

vendas, porém dispondo das dimensões produto, linha, região, vendedor,
cliente e segmento, quando combinas livremente entre si permitem 63 visões de
análise diferentes, que funcionam como agrupadores de resultados como soma,
contagem, média, desvios, etc que serão fundamentais nas análises e insights.

Não é qualquer dimensão que podemos usar com nossos indicadores. Um

critério fundamental é a existência de vínculo entre o indicador e a dimensão.
Se desejamos analisar o faturamento por clientes, é necessário que na operação
de faturamento esteja identificado o cliente, e consequentemente esta
informação disponível para consulta posterior.

Ok, mas quando queremos como dimensão o grupo ou segmento do cliente que
não estão disponíveis no documento de venda? Aqui entra um recurso
conhecido como "Modelagem de Dados", que através de relacionamentos entre
os fatos e suas dimensões permite acesso indireto a tais informações. Desta
forma, por exemplo, temos acesso a todas as informações disponíveis na
dimensão "cliente" como cidade, estado, grupo, segmento, risco, porte, etc.
Mais a frente voltaremos a falar sobre modelagem devido a sua importância
para o resultado final.

Então para cada indicador devem ser relacionadas todas as dimensões ou visões
necessárias e viáveis. Sempre que possível, defina dimensões iguais para vários
indicadores, o que permitirá, tratamwnto comparações entre eles na mesma
dimensão.
 Regras de apuração: Rascunhos (1) Publicar

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Este item costuma ser tratado com certa displicência, porém aqui devemos
deixar muito clara a forma de apuração ou cálculo de cada indicador. Isto
significa, não só a fórmula matemática ou lógica utilizada, como outras
características como filtros ou conversões.

Exemplificando com o "Ticket Médio", será igual ao "Faturamento Total"

dividido pelo "Quantidade de Operações Comerciais". Sendo que estes já
devem estar previamente definidos. Ou seja, para "Faturamento Total" por
exemplo, qual sua regra de apuração? Soma do valor total das NFs ou valor dos
itens? Com ou sem descontos? Considera impostos, comissões e fretes?
Operações de venda antecipada ou de ativos são adicionadas? Com relação a
"Quantidade de Operações Comerciais", parece mais tranquilo pois basta contar
para saber a quantidade, mas qual a definição de "Operações Comerciais" para
você?

Estes exemplos mostram a importância deste item no entendimento geral do

indicador pois todos devem ter a mesma compreensão do significado e
como foi construído. Nada de chegar na reunião e falar que você não sabe
como são tratadas as devoluções na apuração do faturamento.

Frequência de atualização:

Por definição, os dados brutos que alimentam o BI estão distribuídos em

diversos formatos e locais, sendo necessário fazer de tempos em tempos a
leitura, tratamento e carga dos mesmos. O intervalo entre as execuções desta
atividade deve ser escolhido em função das características do próprio dado, ex.:
dados da folha de pagamento só tem alteração mensal então este deve ser o
intervalo recomendado. Já informações de vendas podem ter intervalos de
alguns minutos. A recomendação aqui é entender o contexto e não "forçar"Publicar
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atualizações que não representam alterações significativas e também garantir a
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disponibilidade de dados devidamente atualizados.

Nível de confiança

É natural desejarmos 100% de certeza mas segundo a administração de riscos

"nunca temos certeza; sempre somos ignorantes em certo grau", pois grande
parte da informação de que dispomos é incorreta ou incompleta. Para algo ser
considerado "estatisticamente importante" devemos ter no mínimo 95% de
certeza.

O importante neste momento é ficar bem clara esta ideia de variabilidade

natural de todo processo de medição, e a necessidade de atuar na qualidade
das informações de base, que sendo internas, derivam em sua maioria do ERP
utilizado. Sendo ele então o principal foco de atenção neste requisito nas fases
iniciais do projeto. Procure garantir o menor número possível de ocorrências
como notas com operações incorretas, baixas de materiais trocados, estornos
extemporâneos, etc.

Para casos específicos e com a maturidade de demanda por informação ou

quando passarmos a tratar da análise preditiva, deveremos adotar métodos
estatísticos que possam avaliar e controlar o real grau de incerteza dos
resultados.

2. Dados

Dados são a matéria prima para geração de informação e insights, e como em

todo processo produtivo o cuidado com a qualidade inicial é primordial, dados
errados contaminam toda cadeia. De modo similar a indústria temos atividades
de busca e identificação dos fornecedores, avaliação de volume e (1)
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disponibilidade, garantias de qualidade e fornecimento alem do custo de
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aquisição.

Modelo de dados

A modelagem multidimensional, ou dimensional como às vezes é chamada, é a

técnica de modelagem de banco de dados para o auxílio às consultas do BI nas
mais diferentes perspectivas. A visão multidimensional permite o uso mais
intuitivo para o processamento analítico pelas ferramentas OLAP através da
visão conjunta dos fatos, suas dimensões e os relacionamentos entre eles.

Toda modelagem dimensional possuem dois elementos imprescindíveis: as

tabelas Fatos e as tabelas Dimensões. Ambas são obrigatórias e possuem
característica complementares dentro de um ambiente de análise.

As Dimensões são os descritores dos dados oriundos da Fato. Possui o caráter

qualitativo da informação e relacionamento de “um para muitos” com a tabela
Fato. É a Dimensão que permite a visualização das informações por diversos
aspectos e perspectivas. Veja as análises de vendas (fato) descritas no modelo
ao lado através das dimensões de data, produto e fornecedor.

Fontes (banco de dados, planilhas, internet)

Sem dúvida hoje os Rascunhos (1) Publicar
bancos de dados
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relacionais ainda são
as principais fontes
de dados para os
processos de BI, Mas
devemos avaliar
também formas mais
simples como
planilha Excel e
também as novas
fontes na nuvem como Facebook, Google, etc.

Na prática temos que definir a origem de todos os dados elementares ou

atributos dos fatos e dimensões utilizados na definição dos indicadores. Isto
significa uma definição técnica detalhada com todas as características, como
origem, tamanho, tipo, validações, etc. No caso de banco de dados, a tabela,
banco, instância, etc.

No final desta etapa devemos garantir que tudo que foi pensado como
necessário está disponível para uso efetivo.

Tratamento e Limpeza

Garantida a disponibilidade dos dados necessários, agora devemos pensar na

qualidade dos mesmos e definir as atividades de tratamento e limpeza
adequados. Uma avaliação de qualidade é necessária e esta intimamente ligada
ao grau de certeza que almejamos para o resultado conforme visto
anteriormente.
Em casos específicos poderão ser definidos tratamentos eRascunhos
validações
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a serem
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realizados garantindo os requisitos mínimos necessários. Exemplos são
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validações de valores ou range pré definidos, validações cruzadas entre
entidades, valores faltantes ou duplicados, e análise estatísticas de
variabilidade. Também podem ser necessárias conversões de unidade ou
formato. Tudo para prevenir a falta ou a incorreção de dados.

Cabe aqui o comentário de que nesta etapa ficamos dependentes do conteúdo

disponível, sendo assim, os melhores esforços devem ser no sentido de
qualificar o "input" sempre que possível, aprofundando a qualificação dos
dados sobre os quais não se tem domínio do fato gerador.

Disponibilidade

Pode parecer exagero a preocupação com a disponibilidade de dados internos,

mas é importante neste caso o alinhamento dos processos geradores com a
frequência de atualização definida anteriormente, além de eventuais riscos de
indisponibilidade técnica. Quando a origem for externa, além deste cuidado
anteriores, é necessário avaliar a disponibilidade de acesso que pode depender
de links, contratos, senhas, etc.

3. Software e Hardware

Este tópico trata da

parte mais "real" do
BI, quando vamos
fazer uso das
ferramentas que serão
responsáveis pelas
diversas atividades cujo resultado final estará em nossa mãos.
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Esta é a parte em que o conhecimento de tecnologia é mais necessário e
determinante para equilíbrio na escolha dos sistemas. Claro que a preferência é
influenciada pelo histórico prévio e até por preferências pessoais de cada um,
mas de forma geral todos os produtos disponíveis hoje no mercado oferecem o
básico que se espera de um BI. Segundo o Gartner, em seu quadrante mágico os
líderes são Microsoft, Qlik e Tableau, com centenas de competidores de maior
ou menor expressão, inclusive alternativas gratuitas bem interessantes como o
BIRT por exemplo. E ainda não podemos esquecer do bom e velho Excel que
pode oferecer boas respostas para grande parte das necessidades. Qualquer que
seja a ferramenta escolhida, alguns aspectos importantes devem ser
considerados:

Recursos

Quando falamos de BI a imagem que nos vem a mente é composta de gráficos

e tabelas, mais ou menos como a imagem que ilustra este artigo, mas esta é a
ponta do iceberg e para chegar lá outras funcionalidades devem ser
providenciadas. Com a oferta destes recursos em nuvem na forma de
serviços, a decisão pelo "cloud" tem sido cada vez mais frequente, e mesmo
que em parte, direcionará todo o projeto de implantação.

1. Infraestrutura: Para executar todas as tarefas previstas é necessária uma

estrutura física composta de servidores, storage, rede, sistemas
operacionais, etc e também recursos para manutenção e administração ao
longo do ciclo de vida operacional.

2. ETL: Avaliar as funcionalidades para criar o modelo de dados, conexão

com as fontes identificadas anteriormente como origem dos dados e
 também prevendo demandas futuras. Com destaque para os recursos e
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facilidades utilizados na limpeza e tratamento dos dados.
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3. Data Warehouse: Sendo a base de dados do BI exclusiva para tal, ela requer
o armazenamento das informações disponibilizadas para o processo
analítico e itens de controle em estrutura compatível com o volume e tipo
de dados. Normalmente é utilizado um banco de dados relacional.

4. Análise: A criação de métricas com suas fórmulas matemáticas ou lógicas,

uso de filtros avançados e dinâmicos, disponibilidade de funções
estatísticas e de projeções, são questões fundamentais pois o que de fato
estaremos analisando são as métricas em suas diversas visões. A maioria
das ferramentas oferece uma estrutura (linguagem) específica e um
conjunto de recursos bem amplo neste sentido. Avalie também o domínio
técnico necessário em relação ao disponível na equipe de implantação.
Cabe novamente a observação para ponderar com equilíbrio a escolha
observando a relação entre recursos x facilidade de utilização.

5. Visualização: Este recurso é o elo mais forte com o usuário pois é através
dele que são construídos os diversos gráficos, tabelas, filtros, relatórios e
dashbords. O aspecto visual é importante mas pode ser um tando subjetivo,
mas é importante avaliar funções adicionais como alertas automáticos, drill
down, drill through, apps etc.

Usabilidade

Um dos indicadores de sucesso de um BI é a taxa de adoção, ou seja o número

de acessos por usuário no período, que esta diretamente ligada ao quanto as
informações disponíveis são relevantes, mas também o quanto os recursos são
de fácil acesso e utilização.
Uma solução sofisticada, com grande complexidade paraRascunhos
utilização(1)tem baixa
Publicar
chance de sucesso. Portanto pondere com equilíbrio os recursos disponíveis
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versus a complexidade no uso. Um ponto a ser considerado neste item é a
relatividade do conceito de usabilidade, pois deve ser avaliada em função do
público alvo ou usuários. Ou seja, o fácil para alguns é muito difícil para
outros.

É redundante hoje falar sobre mobilidade e a necessidade de estar online o

tempo todo. Desta forma é imperativo o acesso as informações utilizando
internet e celular o que é comumente disponibilizado por todos os fornecedores.

Custo

Para finalizar, mas não menos importante, muito pelo contrário, o custo de
implementação e manutenção tem papel determinante na escolha dos recursos,
humanos e tecnológicos, a serem utilizados ao longo do ciclo de vida da
solução. De fato aqui temos que buscar valor na informação como gerador de
ações de gestão mais assertivas, uma análise de inadimplência que direciona a
redução em 0,5% pode justificar grande parte do custo, por exemplo.

Em tempos de análises preditivas e inteligência artificial,

olhar para o futuro é muito importante.

No próximo artigo abordaremos o Business Analytics e suas diferenças para o

BI tradicional sabendo que este universo vai além de tudo o que foi dito aqui.
Engloba processos, pessoas, culturas, gestão da informação, negócios e muitos
outros aspectos. O importante é entender que o propósito é simples,
mas possui importância estratégica para o negócio. Sua implementação, essa
sim, requer bastante atenção.
Miguel Torres - maio/2018 Rascunhos (1) Publicar

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