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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

TÉCNICOS (FIXOS E FREE LANCERS)


ATUALIZAÇÃO: 13/03/2019

Este manual tem o intuito de demostrar as normas, regras e procedimentos que devam ser assumidos ao
participar dos eventos pela PONTO LINK Soluções em Eventos.

Caso tenha alguma sugestão para melhorar ou aprimorar qualquer item abaixo, entre em contato conosco.
Tenha certeza que sua sugestão será bem recebida e será avaliada para assim, melhorarmos os serviços que
entregamos aos nossos clientes.

1
Índice
A Ponto Link......................................................................................................................................................... 3
Normas Comportamentais .................................................................................................................................. 3
Com o Cliente .................................................................................................................................................. 3
Com Você......................................................................................................................................................... 4
Com a Equipe ................................................................................................................................................... 5
Com o OPERACIONAL: ..................................................................................................................................... 6
Com o Evento .................................................................................................................................................. 6
Com a Alimentação ......................................................................................................................................... 6
Procedimentos Técnico-Operacionais: ................................................................................................................ 7
Telefones para Contato ................................................................................................................................... 7
Chegada ao Evento: ......................................................................................................................................... 7
Montagem dos Equipamentos ........................................................................................................................ 7
Carrinhos Para Transporte: ............................................................................................................................. 8
Instalação da House Mix.................................................................................................................................. 8
Controle Remoto e Acessórios ........................................................................................................................ 8
Equipamentos com Lacre ................................................................................................................................ 8
Instalação de Equipamentos em Estandes/Feiras ........................................................................................... 8
Instalação de Equipamentos Sem Apoio Técnico ............................................................................................ 8
Controle de Qualidade .................................................................................................................................... 8
Preservação dos Equipamentos ...................................................................................................................... 9
Bags e Cases..................................................................................................................................................... 9
Cabos, Extensões, etc. ..................................................................................................................................... 9
Falhas dos Equipamentos ................................................................................................................................ 9
Equipamentos de Terceiros ............................................................................................................................. 9
Brindes e Mimos ............................................................................................................................................ 10
Material de Suprimento ................................................................................................................................ 10
Equipamentos de Tradução/Transmissão de Áudio.......................................................................................... 10
Mesa de som 02 canais ................................................................................................................................. 10
Mesas de apoio.............................................................................................................................................. 10
Cabines .......................................................................................................................................................... 10
Acessórios nas cabines de Tradução ............................................................................................................. 10
Equipamentos reserva ................................................................................................................................... 11
Receptores de Áudio/Tradução Simultânea...................................................................................................... 11
Conferência de Quantidades de Receptores ................................................................................................. 11
Entrega dos Receptores sem Retenção de Documento ................................................................................ 11
Não Devolução de Receptores ...................................................................................................................... 11
Armazenamento dos Receptores nas Malas ................................................................................................. 12
Sonorização ....................................................................................................................................................... 12
Sonorização Backup ....................................................................................................................................... 12
Gravação de Áudio ........................................................................................................................................ 12
Utilização de Pilhas ........................................................................................................................................ 12
Projeção e Informática ...................................................................................................................................... 13
Cabo de Áudio ............................................................................................................................................... 13
Computador para Apresentação: .................................................................................................................. 13
Mídia Desk ..................................................................................................................................................... 13
Notebooks ..................................................................................................................................................... 13
Travas de Segurança ...................................................................................................................................... 13
Procedimentos Administrativos ........................................................................................................................ 13
Pagamento..................................................................................................................................................... 13
Documentos .................................................................................................................................................. 14

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Segurança ...................................................................................................................................................... 14
Retirada/Devolução de Equipamentos em Parceiros.................................................................................... 14

A Ponto Link
A PONTO LINK é especializada em locação de equipamentos e tecnologia para eventos. Por oferecer
atendimento como seu grande diferencial, a PONTO LINK tem uma atuação muito mais abrangente do que
simplesmente locar equipamentos: a PONTO LINK apresenta soluções.

“Acreditamos que realizar eventos é materializar sonhos.


Por isso, cada evento é cuidadosamente projetado de forma única”.

Nossa missão é ser o ponto de realização dos sonhos de nossos clientes, oferecendo excelência em
equipamentos e atendimento.

Nossa visão é oferecer o melhor aos nossos clientes, por meio da valorização dos talentos de cada
componente da equipe, e, dessa forma, ser referência na área de eventos em equipamentos, logística,
criatividade, customização e inovação.

Os valores que nos dão embasamento são o comprometimento, a transparência, a ética, o


profissionalismo, a elegância e a sustentabilidade.

Normas Comportamentais
Para que possamos cumprir rigorosamente nossa missão, visão e valores é necessário que todos
estejam alinhados com as normas que regem nossa empresa e para tal seguem abaixo comportamentos
imprescindíveis ao fazer parte do time:

Com o Cliente

 Saber ouvir. Antes de qualquer atitude escute com atenção ao cliente. Sempre demostre boa vontade
em solucionar qualquer tipo de solicitação;
 Dirija-se ao cliente apenas quando necessário! Se necessário, tratá-lo com cordialidade, educação e
simpatia. Utilização de Sr./Sra. é recomendado. Obviamente evitar o uso de gírias e palavras de baixo
calão(palavrões) até mesmo entre o nosso time;
 Caso ocorra algum problema/critica, sugerimos o uso da metodologia L.A.S.T. para contornar a
situação. Basicamente você deve seguir as etapas abaixo:
o Listen (Escute): Você deve ouvir pacientemente e escutar com atenção. Não há nada mais
frustrante para um cliente do que ser interrompido. Sem pressa.
o Apologize (Peça Desculpas): Peça desculpas pelo ocorrido. Não tome o problema como algo
pessoal. Para o cliente é importante no momento do atendimento, que alguém reconheça o
que aconteceu e por isso é importante pedir desculpas;

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o Solve (Resolva): Encontre uma solução da melhor forma possível. Você pode não ser capaz de
resolver completamente o problema do cliente naquele momento, mas avançar em direção a
uma solução é muitas vezes suficiente.
o Thank (Agradeça): Muitas vezes um cliente tem uma má experiência e não vai dizer mais nada
para nós. Se eles trazem algo negativo sobre um produto ou serviço para a nossa atenção,
essa é uma grande oportunidade para que possamos melhorar. Que só merece um obrigado!

Com o intérprete

(PARA EVENTOS COM TRADUÇÃO SIMULTÂNEA)

 O intérprete também é nosso cliente, pois nos indica e divulga nosso nome positiva ou
negativamente. Dessa forma, além das normas já apontadas em COM O CLIENTE,
pedimos seguir os procedimentos abaixo com os intérpretes:
 Sempre que possível, antes do evento começar, ir até a cabine de intérpretes,
apresentar-se, dizer que estará a disposição durante o evento e perguntar aos
intérpretes se desejam fazer um teste de recepção do áudio
 Verificar se os intérpretes tem água; caso não tenha, providenciar para que sejam
abastecidos com água
 Usar fone de ouvido o tempo todo para acessar qualquer solicitação dos intérpretes
 Ficar próximo à cabine, sempre atento a qualquer necessidade dos intérpretes
 Caso tenha que entrar na cabine para fazer algum ajuste, seja muito discreto, pois os
intérpretes precisam de extrema concentração e tranquilidade para a boa execução do
trabalho
 Quando a sonorização é da Ponto Link, ficar muito atento a abertura e fechamento dos
microfones
 Atender de forma solícita e respeitosa as solicitações dos intérpretes

Com Você

 Ser o mais silencioso possível. Conversar sempre baixo e somente o necessário;


 Não comer ou beber fora do local e horário destinado a esta finalidade;
 Não usar o celular em hipótese alguma na frente do cliente ou participantes do evento. Caso haja
emergência que necessite o seu uso, procure um local discreto para tal comunicando sempre ao
responsável/parceiro do time.
 Em qualquer hipótese, os celulares devem ficar no silencioso (vibra-call), e que usem os intervalos de
seu trabalho para fazer seu uso.
 Em hipótese alguma utilizar os equipamentos do evento para uso pessoal: internet, redes sociais ou
qualquer outra ferramenta;
 Não fumar, não mascar chicletes e não tomar bebidas alcoólicas;
 Manter a postura é imprescindível, ela deve demostrar solicitude, ou seja, quando alguém lhe
observar, deve ter a sensação que está atento e pronto para executar a sua função da melhor forma
possível. Recomendamos que seja ereta, mesmo quando estiver sentado. Nunca se debruçar sobre a
mesa/house ou se escorar em paredes ou pilares.

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 Não cochilar no ambiente do eventos. Se eventualmente estiver com sono, com baixa energia, fique
em pé, tome água, vá ao toalete lavar o rosto sempre comunicando ao responsável/parceiro do time
de sua situação.
 Como representante da empresa, você deve se preocupar com o seu visual. Higiene em dia, cabelo
cortado e penteado, barba feita, unhas limpas e cortadas são recomendados.
 Estar obrigatoriamente de uniforme:
o Masculino:
 Vestimenta: Camiseta polo preta, calça jeans ou preta social;
 Calçado: tênis ou sapato social preto;
 CRACHÁ
 Para o frio: Usar casaco, blazer ou jaqueta preta lisa! Moletons com ou sem capuz
não permitidos;
 Não utilizar mochila ou pochete durante os eventos;

o Feminino:
 Vestimenta: Terninho Preto (Calça e Blazer reto pretos);
 Blusa básica preta com decote discreto e não muito curta;
 Não usar camiseta regata;
 Calçado: Sapato social preto ou modelo Peep Toe;
 Cabelo: Penteado e preferencialmente preso;
 Maquiagem: Leve e discreta;
 Unhas: bem feitas com esmalte claro;
 Bijuterias discretas e perfumes suaves;

Com a Equipe

 A pontualidade é essencial para nós!! Chegue sempre uma hora antes do evento ou exatamente no
horário combinado com o OPERACIONAL esteja em sua posição de trabalho. Se precisar se
arrumar/maquiar, planeje este tempo adicional;
 Toda o time inicia e finaliza o trabalho com a mesma carga horária. Nenhum integrante da equipe
está autorizado a se retirar antes do término do evento, salvo quando previamente acordado com o
OPERACIONAL;
 Quaisquer situações de conflitos/atritos devem ser solucionadas fora do ambiente de trabalho.
Jamais discutir ou alterar o tom da voz no local do evento
 Lembre-se que ao prestar serviço em uma determinada função, você presta o serviço para a empresa
como um todo, portanto, deverá se mostrar disponível para se envolver e solucionar problemas,
montagens e desmontagens de equipamentos que podem não fazer parte exatamente de sua função.
 Tenha sempre espírito de equipe!! Cada membro do time deve ter foco na sua função designada, mas
contribuir e trabalhar com o time (Ex: montagens e desmontagens) fará com que juntos, alcançaremos
os resultados almejados, uma realização pessoal conjunta e um final satisfatório do evento,
principalmente o nosso cliente;

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Com o OPERACIONAL:
Para uma operação de qualidade o primeiro ponto é seguir rigorosamente as orientações do
OPERACIONAL da PONTO LINK. Caso tenha alguma discordância ou sugestão isso deve ser levado para análise
mas até que as orientações mudem, deve-se seguir o que fora passado inicialmente:

 Os horários da agenda OPERACIONAL (montagens, desmontagens, viagens, visitas técnicas, etc.)


devem ser rigorosamente cumpridos. Atrasos ou alterações, deverão ser avisados imediatamente.
 Ao longo do dia entrar em contato com o OPERACIONAL para tomar conhecimento da continuidade
da agenda de trabalho.
 No caso de impossibilidade de cumprimento da agenda combinada com o OPERACIONAL, avisar com
a máxima antecedência possível, suficiente para ser substituído.
 O OPERACIONAL deve ser imediatamente avisado de qualquer irregularidade durante o evento, como
por exemplo reclamação do cliente, comportamento inadequado de algum componente da equipe,
para que a solução aconteça de forma rápida, sem comprometer o evento.

Com o Evento

 Sempre seguir as regras de movimentação e credenciamento do evento;


 Caso se faça necessário o uso de credencial, retirar somente a sua, pois caso atrase ou falte no dia
seguinte, não prejudicará a entrada do restante da equipe.
 Para que todos sejam sempre bem atendido por nós, as solicitações do cliente devem sempre que
possível e viável tecnicamente serem atendidas. Quando sentir que não tem autonomia para acatar
a solicitação do cliente, avisa-lo que solicitará apoio e entrar em contato com a TÉCNICA para buscar
orientação.
 Toda a solicitação fora do escopo deve ser comunicada à área TÉCNICA da PONTO LINK.
 Não assumir responsabilidades de operação de equipamentos de terceiros ou do espaço. (Ex: assumir
a responsabilidade pela iluminação da sala). Explicar educadamente ao cliente que além de ser norma
da PONTO LINK, isso irá lhe tirar a atenção de suas atribuições e prejudicar o evento. Em caso de
insistência, solicitar auxilio ao líder do time da PONTO LINK no local do evento.
 Estar inteirado sobre a programação do evento e procurar os toaletes para informar aos
participantes;
 É obrigatório manter-se o tempo todo em seu posto de trabalho (mesa, espaço ou sala de evento) da
atento a sua função, só saia para utilização do toalete e almoço, com o revezamento de praxe;
 Em todo o evento haverá o FLYER PONTO LINK disponível junto com a OS e deverá ser usado como
cartão de visita PONTO LINK. Ele não deve ser distribuído no evento nem ficar exposto sobre mesas,
houses ou cabines sendo apenas entregue quando solicitado pontualmente.

Com a Alimentação

 Em sua diária, já está incluído alimentação referente a suas necessidades do evento, portanto ninguém
do evento, principalmente o cliente, não deve ser abordado sobre o assunto. Em caso de dúvida,
contate seu líder ou a área OPERACIONAL da PONTO LINK;

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 Não se servir de coffee-breaks, almoços e demais alimentações do evento se não for convidado pelo
cliente. Se convidado, servir-se de forma discreta, moderada, educada e nunca junto com o cliente ou
participantes do evento;
 Não aceitar convite do cliente para participar de coquetéis, jantares ou confraternização no final dos
eventos.
 A utilização de frigobar em viagens é de sua responsabilidade e os custos devem ser quitados por
você na hora da saída (check-out): Não há nenhum reembolso por parte do cliente, e obviamente não
deve ser abordado sobre o assunto. A PONTO LINK reembolsa apenas água. Vale lembrar que bebida
alcoólica não é permitido.
 A equipe nunca almoça toda ao mesmo tempo. Deve sempre haver revezamento, para que o cliente
possa ser atendido em eventuais testes ou dúvidas. Se estiver sozinho, o cliente deve ser avisado de
sua saída.

Procedimentos Técnico-Operacionais:
Continuando com nossa missão de buscar a excelência no que fazemos e nos diferenciar no mercado,
é muito importante que todos os procedimentos abaixo sejam rigorosamente cumpridos além, é claro, dos
relativos a função na qual fora contratado.

Telefones para Contato


É imprescindível que o telefone de contato (celular ou Nextel) esteja sempre ligado e carregado para
que possamos contatá-los sempre que necessário. Pedimos que o atendimento/retorno, telefonema ou
mensagem, aconteça nos intervalos dos eventos, seguindo as normas comportamentais.

Chegada ao Evento:
 Procurar o responsável do evento e se apresentar. Como recomendação de conduta: “Sou (nome),
responsável técnico da PONTO LINK e estarei à disposição durante o evento.”. Isso evitará reclamações
de atraso;
 Ir até o motorista para descarregar os equipamentos;
 Conferir a OS e o checklist dos equipamentos antes de iniciar a montagem; Em caso de dúvidas ou
equipamentos faltando, inclusive de backup, entre em contato com a TÉCNICA o mais breve possível;
 Testar todos os equipamentos na montagem, inclusive os equipamentos backup;
 O técnico responsável pelo evento deve tomar conhecimento dos equipamentos que estão sob sua
responsabilidade, da montagem até a devolução dos equipamentos à PONTO LINK;
 Conferir e assinar a OS e o checklist dos equipamentos ao final da desmontagem;

Montagem dos Equipamentos


Quando na montagem/instalação dos equipamentos e o cliente resolver que não utilizará algum
equipamento previamente contratado, o técnico responsável pela montagem deverá entrar em contato
imediatamente com o Comercial/OPERACIONAL, que tomará as providências necessárias junto ao cliente. (Ex:
ao invés de 2 projetores, o cliente resolve utilizar somente 1)

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Qualquer alteração da quantidade de equipamento (para maior ou menor volume) utilizado deve ser
avisada a área OPERACIONAL/Comercial da PONTO LINK assim que possível. Isso é importante para que em
uma próxima oportunidade haja um dimensionamento mais eficiente para todos os envolvidos. Como
exemplo, ao invés de 4 cabines, o evento requer somente 2 (no caso de 2 cabines atender 2 salas).

Carrinhos Para Transporte:


A PONTO LINK disponibilizará carrinho de transporte dos equipamentos sempre que julgar necessário,
e o mesmo estará sob a inteira responsabilidade do técnico do evento. Caso o carrinho seja extraviado, o
técnico deverá reembolsar a PONTO LINK o valor devido.

Instalação da House Mix


A house deve sempre ser montada no fundo da sala exceto quando o layout do local não permita ou
haja uma solicitação expressa do cliente quanto ao local de montagem. Ao não seguir este procedimento, o
cliente pode interpretar como má vontade do técnico em passar os cabos pela sala toda.
Além de uma montagem funcional, eficiente, organizada e limpa, deve-se sempre usar o tecido preto
para esconder os cabos da forma que fique com a melhor aparência possível para os clientes e participantes.

Controle Remoto e Acessórios


Equipamentos que possuem controles remotos e/ou acessórios devem sempre acompanhar os
equipamentos se necessário (exemplo de montagens aéreas) e devem possuir atenção extra na conferência
de saída e retorno dos equipamentos à PONTO LINK.
As pilhas e baterias reservas também devem ser sempre transportadas junto com os equipamentos
nos quais elas serão utilizadas.

Equipamentos com Lacre


Antes de iniciar e finalizar o manuseio dos equipamentos, deve-se conferir o lacre de segurança. Este
por sinal jamais deve ser removido sem autorização prévia.

Instalação de Equipamentos em Estandes/Feiras


Junto com as OS, devem acompanhar cópias do projeto do local(estande) onde será feito a montagem,
e também a localização do mesmo na planta do evento. Isso é necessário para que o técnico possa avaliar
previamente o posicionamento das instalações e cabeamentos necessários.

Instalação de Equipamentos Sem Apoio Técnico


O técnico responsável pela instalação levará um Contrato De Locação para ser assinado pelo cliente e
devolvido ao OPERACIONAL. Esse documento comprova que o cliente é responsável pelo equipamento
durante o período de locação. Na retirada, se for verificado alguma avaria o cliente deverá ser imediatamente
notificado e avisado que o OPERACIONAL da PONTO LINK entrará em contato.

Controle de Qualidade
Para que possamos entregar um serviço excelente devemos ficar atento à qualidade dos nossos
equipamentos. Nossa TÉCNICA trabalha exaustivamente para que os equipamentos sempre estejam em
perfeita aparência e funcionamento mas é necessário que todos que os operam estejam empenhados nessa

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tarefa. Você sempre deve tomar cuidados e providências para mantê-los em bom estado, e se houver algo
fora do comum, avisar a área TÉCNICA da PONTO LINK, para que tomem as devidas providências.

Preservação dos Equipamentos


Cuidados com a guarda e manuseio dos equipamentos. Qualquer extravio/dano (equipamento, fonte,
estabilizador, transformador, vidro de cabine quebrado, entre outros) ou quaisquer outras avarias deverão
ser comunicadas imediatamente à TÉCNICA durante o evento para as providências necessárias.

Bags e Cases
Os equipamentos deverão ser sempre transportados em bags e cases. Inclusive cabos, extensões, etc.
Equipamentos que eventualmente não possuírem case ou bag devem ser transportados em Plástico Bolha
tanto na saída como para o retorno.

Cabos, Extensões, etc.


Os cabos e extensões não devem ser amarrados com fita crepe ou similares, eles devem ser presos
com o velcro contido no próprio cabo. Além disso, antes de amarra-los novamente devem estar limpos e sem
resíduos de cola.

Falhas dos Equipamentos


Quando um equipamento apresentar falhas de funcionamento, o técnico responsável deve
providenciar a solução ou troca imediata. Porém, ao mesmo tempo, deve solicitar reposição do equipamento
com a TÉCNICA o mais rápido possível.
FIQUE ATENTO: AO SE ANTECIPAR A UM PROBLEMA ELE ACABARÁ NEM EXISTINDO!!
Mesmo que o problema tenha sido resolvido de forma rápida, transparente ao cliente e/ou não tenha
comprometido o evento, este deve ser reportado à PONTO LINK (OPERACIONAL ou TÉCNICA).
Mesmo que no ímpeto de resolver o problema, não adote nenhuma solução que esteja em desacordo
com as normas da PONTO LINK. Soluções não corretas e ineficientes podem causar um prejuízo muito maior
do que o problema em si. Colocar fitas adesivas em equipamentos para voltar a funcionar corretamente,
amarrar cordas e arames fora do projeto, criar conexões elétricas fora de normas, criar procedimentos sem
aprovação da PONTO LINK entre outas criações espontâneas (gambiarras) não devem ser utilizados.
Para marcar e comunicar à TÉCNICA da PONTO LINK que o equipamento possui defeito, colocar uma
fita crepe e escrever equipamento com defeito e descrever qual o defeito apresentado. Para facilitar um
reparo mais efetivo também colocar o seu nome.
Em caso de dúvida, sempre entre em contato com a PONTO LINK!

Equipamentos de Terceiros
A PONTO LINK não opera nem se responsabiliza pelo funcionamento de equipamentos de terceiros
exceto quando a área comercial combina previamente com o cliente e está sinalizado em OS. Caso a dúvida
persista, entrar em contato com a área TÉCNICA.
Em um exemplo prático e comum, se estamos fornecendo equipamentos de tradução simultânea para
um local que possui som próprio, a equipe PONTO LINK não está autorizada a operar os equipamentos de
som do local.

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Brindes e Mimos
As balas para os/as intérpretes devem ser colocadas em 02(duas) caixinhas dentro das cabines de
intérpretes antes do início do evento; uma para cada intérprete.

Material de Suprimento
Papel sulfite, caneta piloto, papel para flipchart, cartucho de impressora e similares deverão ser
devolvidos ao estoque.

Equipamentos de Tradução/Transmissão de Áudio


Os procedimentos listados abaixo são necessários para instalação e operação dos equipamento de
tradução simultânea e transmissão de áudio.

Mesa de som 02 canais


O uso desse item é indispensável para que o técnico consiga uma equalização independente do
sistema de som local.

Mesas de apoio
É de responsabilidade do técnico providenciar/solicitar ao espaço as mesas de apoio para receptores
no local do evento;

Cabines
A cabine e principalmente a mesa de apoio das intérpretes devem ser instaladas com segurança, bem
fixadas e apoiadas para não haver risco de acidentes.

Acessórios nas cabines de Tradução


 Deve ser instalado tomadas adicionais nas cabines de tradução simultânea. Sempre será necessário
um filtro de linha (régua) para uso das intérpretes. Cada intérprete precisa de no mínimo 02 tomadas
livres para o notebook e outra para o carregador do celular.
 O filtro de linha deve ficar sobre a mesa, centralizado para que ambos intérpretes tenham fácil acesso.
A extensão de energia deste filtro de linha deve vir de outra tomada, nunca da tomada da fonte da CI
(central de intérprete).
 Nunca instale tomadas ou filtros de linha embaixo da mesa das intérpretes, pois elas podem
esbarrar os pés e desligar todos os aparelhos.
 A cabine de tradução simultânea deve sempre ser montada com a prateleira, salvo em caso de pedido
do intérprete para que seja retirada.
 Em uma das capas das cabines, vocês encontrarão 1 chave da porta e 02 (dois) ganchos que devem
ser instalados nos suportes que estão presos nas partes laterais da cabine; ou seja, um gancho para
cada intérprete, para que possam pendurar casacos, bolsas, etc.
 Além das luminárias acopladas à CI Riole, haverá 01 (uma) luminária extra no case da CI, e que deverá
ser instalada no centro da mesa da cabine.

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Equipamentos reserva
Sempre estarão disponíveis os equipamentos abaixo e devem ficar próximos ou de fácil acesso: CI,
Transmissor, Fones de ouvido intérpretes, Luminárias de cabine e Pilhas e baterias.

Receptores de Áudio/Tradução Simultânea

Conferência de Quantidades de Receptores


 A conferência de receptores deve ser feita no início e final do evento impreterivelmente;
 A responsabilidade dessa conferência (verificação se está faltando receptor na mala) é das
recepcionistas. No início do evento, caso haja alguma falta que não esteja sinalizado com espuma
preta, além de comunicar o OPERACIONAL e TÉCNICA, é necessário colocar uma fita crepe naquele
casulo.
 Essa responsabilidade passa a ser do técnico em eventos sem recepcionista
 Ao término do evento as malas devem ser entregues ao responsável do evento dentro da sala do
evento a fim de evitar furtos e extravios.
 O técnico deverá desmontar todos os equipamentos, conferir com o checklist, assinar a OS e carregar
as malas para o transporte PONTO LINK.

Entrega dos Receptores sem Retenção de Documento


Quando o cliente solicita esse procedimento com antecedência, essa informação constará da OS do
evento, e portanto, deve-se seguir o procedimento.
Caso isso não tenha sido acertado previamente e o cliente solicite isso no momento do evento é
necessário que ele assine o TERMO DE RESPONSABILIDADE. Sem essa assinatura em mãos não será permitido
a entrega de nenhum receptor. Caso haja insistência, comunicar que são normas da empresa e não tem
autorização para esta liberação. Solicite que o cliente entre em contato com o OPERACIONAL/COMERCIAL da
PONTO LINK.

Não Devolução de Receptores


A pró-atividade da equipe será essencial na tentativa de resgatar eventuais receptores faltantes no local
do evento. Quando faltar algum receptor, o primeiro passo é tentar encontrar o participante no local do
evento. Quando o participante deixar cartão de visita, ligar imediatamente, pois ele pode ainda estar nas
imediações, e poderá efetuar a troca imediatamente.
Caso fique algum documento na mala (evento de 1 ou mais dias); só saia do evento depois de comunicar
a produção do evento. Caso o responsável por nossa contratação optar por ficar com os documentos, é
necessário anotar os nomes com o respectivo número do receptor, comunicar o OPERACIONAL e enviar essas
informações ao OPERACIONAL o mais breve possível.
O documento do participante ou o Termo de Responsabilidade devem ser enviados dentro da mala do
receptor faltante. Em caso de várias malas faltar receptor, juntar todos os documentos em uma única mala e
sinalizar essa mala com fita crepe.
Quando houver extravio de receptores, notificar a TÉCNICA e OPERACIONAL logo após o término do
evento para que possam ser tomadas as medidas necessárias.

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Recepcionistas ou Coordenadoras devem conferir as malas de receptores e após isso devem mostrar a
conferência ao Técnico ou Coordenador. É de responsabilidade do técnico responsável ou coordenador passar
essa informação ao cliente.
Tanto o técnico responsável/coordenador técnico como a recepcionista/coordenadora são responsáveis
pela conferência e notificação dos receptores faltantes. Não serão aceitas divergências de informação, pois
ambos são responsáveis
Caso essa conferência não seja bem executada e haja divergência do número de receptores, será assumido
a informação passada ao cliente e caso falte mais algum receptor que não esteja nesta conta, a
responsabilidade será compartilhada por ambos.

Armazenamento dos Receptores nas Malas


 O cordão deve ficar ao lado do receptor e não enrolado no aparelho;
 Receptores com defeito ou mau funcionamento devem ser colocados na mala virados ao contrário;
 Fones com defeito devem ser sinalizados como defeituosos e armazenados a parte.

Sonorização

Sonorização Backup
É norma para que microfones backups estejam montados e testados para uso imediato perante a uma
falha em algum microfone em uso.

Gravação de Áudio
A gravação deve sempre ser feita sempre em 2(dois) computadores, para que no caso de pane sempre
haverá um dos dois equipamentos executando a gravação. Caso seja detectado que não existe o backup, isso
deve ser imediatamente comunicado ao OPERACIONAL/TÉCNICA, para providências de reposição.
Os locais de armazenamento devem estar em pastas com data, nome do evento e sala se houver (Ex:
20190120_EventoXPTO_Sala01.xxx), cuja raiz é a Área de Trabalho(desktop) e uma cópia na unidade C:\ dos
computadores em uso.
Como norma de arquivamento, os arquivos devem sempre ser nomeados com data e período (hora)
do evento. Ex: 20190120_Manha.xxx

Utilização de Pilhas
Para buscarmos uma eficiência financeira e ambiental, devemos otimizar a utilização e minimizar a
perda de pilhas e para tanto é indispensável que os procedimentos abaixo sejam cumpridos:

 Pilhas Usadas: Devem ser colocadas em uma caixa ou saco plástico separadas e devidamente
sinalizado como Pilhas Usadas
 Pilhas Novas: Ao abrir uma cartela de pilhas novas e haver sobra na cartela, lacrar a mesma com fita
adesiva e sinalizar como Pilhas Novas

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Projeção e Informática

Cabo de Áudio
Como procedimento padrão adotado e exigido, sempre será necessário montar cabo de áudio para
apresentações juntamente com o cabo de vídeo.

Computador para Apresentação:


 Deve-se utilizar 2(dois) computadores e/ou notebook para o sistema de projeção. Um será utilizado
para as apresentações e o outro para logo e/ou backup de apresentações das palestras;
 Em eventos que possuem várias salas sem a utilização do mídia-desk, as apresentações também
devem ser instaladas/copiadas no computador backup;
 Em eventos que utilizam mídia-desk, as apresentações devem estar em pen drive (para backup) com
fácil acesso às salas;
 Todos os computadores/notebooks devem conter o programa de cronômetro regressivo;

Mídia Desk
A sintonia entre o Responsável pela Informática e o Responsável pela Projeção do evento deve ser
perfeita. É dever chegar num procedimento comum de trabalho entre o funcionamento do Mídia Desk e a
Projeção em Sala e a forma de não interferir na atividade e principalmente no cronograma do evento.

Notebooks
Além do armazenamento de praxe de colocar os notebooks em suas respectivas bags, o transporte
dos mesmos deve ser feito em cases exclusivos para transporte de equipamentos de informática. Ou seja, não
é permitido a inclusão de nenhum outro equipamento nesses cases de notebook nem o envio de notebooks
em cases para outra finalidade.

Travas de Segurança
Todos os equipamentos devem ser armazenados e montados com segurança para prevenir furtos e
extravios. Atenção especial para projetores e notebook que obrigatoriamente devem ser presos com as travas
de seguranças.

Procedimentos Administrativos

Pagamento
 Trabalhos iniciados na 1ª quinzena do mês (01 – 15) serão pagos no dia 30 do mesmo mês;
 Trabalhos iniciados na 2ª quinzena do mês (16 – 31) serão pagos no dia 15 do mês seguinte;
 Para uma maior eficiência, manter seus dados cadastrais e bancários sempre atualizados. Em caso de
dúvida, entre em contato com o OPERACIONAL da PONTO LINK;

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Documentos
Os documentos do evento que acompanham o trabalho, devem obrigatoriamente retornar a PONTO
LINK. Caso haja algum extravio, deve ser comunicado imediatamente ao OPERACIONAL para que uma solução
seja apresentada.
 OS;
 Checklist assinado pelo Técnico Responsável;
 Termo de Responsabilidade (quando houver entrega de receptores sem retenção de documento);

Segurança
A atenção com a segurança, além de preservar o patrimônio, preserva o bem estar de todos que
frequentam o espaço da PONTO LINK e devem obrigatoriamente ser seguidos:

 Endereço PONTO LINK: Não há divulgação de endereço em lugar algum como cartões, e-mails, sites
e outras demais listas;
 Não repassar nenhuma informação sobre nossa empresa, sobre trabalhos executados e equipe a
nenhum morador (vizinho) ou passante em nossa rua. Caso haja questionamentos, apenas informar
que trabalhamos com eventos. No caso de perguntas sobre carga e descarga, são alguns materiais
para os eventos;
 As cargas e descargas dos equipamentos (próprios ou de fornecedores) devem ser feitas dentro da
garagem para que não haja a exposição dos itens ao público e principalmente a porta de rolo deve
estar sempre fechada.
 Os equipamentos obrigatoriamente devem ser identificados apenas com o Logotipo e o Telefone;

Retirada/Devolução de Equipamentos em Parceiros


 Para a manutenção e solidificação de nossa empresa no ramo de atuação, pedimos que não seja
passada nenhuma informação sobre nossa empresa, sobre como e quando os equipamentos serão
utilizados. Isto se faz necessário para que não alimentemos nossos concorrentes com informações
estratégicas de nosso negócio.
 Não aceite em hipótese alguma, notas fiscais/faturas/boletos de cobrança. Esses documentos devem
ser enviadas diretamente ao FINANCEIRO da PONTO LINK.
 Na devolução, não passar nenhuma informação sobre eventuais problemas ou mau funcionamento
com os equipamentos locados, inclusive não informar sobre eventual extravio de receptor. Se
questionado, dizer que a TÉCNICA entrará em contato.
 Como sugestão, fale o menos possível!

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