Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Este manual tem o intuito de demostrar as normas, regras e procedimentos que devam ser assumidos ao
participar dos eventos pela PONTO LINK Soluções em Eventos.
Caso tenha alguma sugestão para melhorar ou aprimorar qualquer item abaixo, entre em contato conosco.
Tenha certeza que sua sugestão será bem recebida e será avaliada para assim, melhorarmos os serviços que
entregamos aos nossos clientes.
1
Índice
A Ponto Link......................................................................................................................................................... 3
Normas Comportamentais .................................................................................................................................. 3
Com o Cliente .................................................................................................................................................. 3
Com Você......................................................................................................................................................... 4
Com a Equipe ................................................................................................................................................... 5
Com o OPERACIONAL: ..................................................................................................................................... 6
Com o Evento .................................................................................................................................................. 6
Com a Alimentação ......................................................................................................................................... 6
Procedimentos Técnico-Operacionais: ................................................................................................................ 7
Telefones para Contato ................................................................................................................................... 7
Chegada ao Evento: ......................................................................................................................................... 7
Montagem dos Equipamentos ........................................................................................................................ 7
Carrinhos Para Transporte: ............................................................................................................................. 8
Instalação da House Mix.................................................................................................................................. 8
Controle Remoto e Acessórios ........................................................................................................................ 8
Equipamentos com Lacre ................................................................................................................................ 8
Instalação de Equipamentos em Estandes/Feiras ........................................................................................... 8
Instalação de Equipamentos Sem Apoio Técnico ............................................................................................ 8
Controle de Qualidade .................................................................................................................................... 8
Preservação dos Equipamentos ...................................................................................................................... 9
Bags e Cases..................................................................................................................................................... 9
Cabos, Extensões, etc. ..................................................................................................................................... 9
Falhas dos Equipamentos ................................................................................................................................ 9
Equipamentos de Terceiros ............................................................................................................................. 9
Brindes e Mimos ............................................................................................................................................ 10
Material de Suprimento ................................................................................................................................ 10
Equipamentos de Tradução/Transmissão de Áudio.......................................................................................... 10
Mesa de som 02 canais ................................................................................................................................. 10
Mesas de apoio.............................................................................................................................................. 10
Cabines .......................................................................................................................................................... 10
Acessórios nas cabines de Tradução ............................................................................................................. 10
Equipamentos reserva ................................................................................................................................... 11
Receptores de Áudio/Tradução Simultânea...................................................................................................... 11
Conferência de Quantidades de Receptores ................................................................................................. 11
Entrega dos Receptores sem Retenção de Documento ................................................................................ 11
Não Devolução de Receptores ...................................................................................................................... 11
Armazenamento dos Receptores nas Malas ................................................................................................. 12
Sonorização ....................................................................................................................................................... 12
Sonorização Backup ....................................................................................................................................... 12
Gravação de Áudio ........................................................................................................................................ 12
Utilização de Pilhas ........................................................................................................................................ 12
Projeção e Informática ...................................................................................................................................... 13
Cabo de Áudio ............................................................................................................................................... 13
Computador para Apresentação: .................................................................................................................. 13
Mídia Desk ..................................................................................................................................................... 13
Notebooks ..................................................................................................................................................... 13
Travas de Segurança ...................................................................................................................................... 13
Procedimentos Administrativos ........................................................................................................................ 13
Pagamento..................................................................................................................................................... 13
Documentos .................................................................................................................................................. 14
2
Segurança ...................................................................................................................................................... 14
Retirada/Devolução de Equipamentos em Parceiros.................................................................................... 14
A Ponto Link
A PONTO LINK é especializada em locação de equipamentos e tecnologia para eventos. Por oferecer
atendimento como seu grande diferencial, a PONTO LINK tem uma atuação muito mais abrangente do que
simplesmente locar equipamentos: a PONTO LINK apresenta soluções.
Nossa missão é ser o ponto de realização dos sonhos de nossos clientes, oferecendo excelência em
equipamentos e atendimento.
Nossa visão é oferecer o melhor aos nossos clientes, por meio da valorização dos talentos de cada
componente da equipe, e, dessa forma, ser referência na área de eventos em equipamentos, logística,
criatividade, customização e inovação.
Normas Comportamentais
Para que possamos cumprir rigorosamente nossa missão, visão e valores é necessário que todos
estejam alinhados com as normas que regem nossa empresa e para tal seguem abaixo comportamentos
imprescindíveis ao fazer parte do time:
Com o Cliente
Saber ouvir. Antes de qualquer atitude escute com atenção ao cliente. Sempre demostre boa vontade
em solucionar qualquer tipo de solicitação;
Dirija-se ao cliente apenas quando necessário! Se necessário, tratá-lo com cordialidade, educação e
simpatia. Utilização de Sr./Sra. é recomendado. Obviamente evitar o uso de gírias e palavras de baixo
calão(palavrões) até mesmo entre o nosso time;
Caso ocorra algum problema/critica, sugerimos o uso da metodologia L.A.S.T. para contornar a
situação. Basicamente você deve seguir as etapas abaixo:
o Listen (Escute): Você deve ouvir pacientemente e escutar com atenção. Não há nada mais
frustrante para um cliente do que ser interrompido. Sem pressa.
o Apologize (Peça Desculpas): Peça desculpas pelo ocorrido. Não tome o problema como algo
pessoal. Para o cliente é importante no momento do atendimento, que alguém reconheça o
que aconteceu e por isso é importante pedir desculpas;
3
o Solve (Resolva): Encontre uma solução da melhor forma possível. Você pode não ser capaz de
resolver completamente o problema do cliente naquele momento, mas avançar em direção a
uma solução é muitas vezes suficiente.
o Thank (Agradeça): Muitas vezes um cliente tem uma má experiência e não vai dizer mais nada
para nós. Se eles trazem algo negativo sobre um produto ou serviço para a nossa atenção,
essa é uma grande oportunidade para que possamos melhorar. Que só merece um obrigado!
Com o intérprete
O intérprete também é nosso cliente, pois nos indica e divulga nosso nome positiva ou
negativamente. Dessa forma, além das normas já apontadas em COM O CLIENTE,
pedimos seguir os procedimentos abaixo com os intérpretes:
Sempre que possível, antes do evento começar, ir até a cabine de intérpretes,
apresentar-se, dizer que estará a disposição durante o evento e perguntar aos
intérpretes se desejam fazer um teste de recepção do áudio
Verificar se os intérpretes tem água; caso não tenha, providenciar para que sejam
abastecidos com água
Usar fone de ouvido o tempo todo para acessar qualquer solicitação dos intérpretes
Ficar próximo à cabine, sempre atento a qualquer necessidade dos intérpretes
Caso tenha que entrar na cabine para fazer algum ajuste, seja muito discreto, pois os
intérpretes precisam de extrema concentração e tranquilidade para a boa execução do
trabalho
Quando a sonorização é da Ponto Link, ficar muito atento a abertura e fechamento dos
microfones
Atender de forma solícita e respeitosa as solicitações dos intérpretes
Com Você
4
Não cochilar no ambiente do eventos. Se eventualmente estiver com sono, com baixa energia, fique
em pé, tome água, vá ao toalete lavar o rosto sempre comunicando ao responsável/parceiro do time
de sua situação.
Como representante da empresa, você deve se preocupar com o seu visual. Higiene em dia, cabelo
cortado e penteado, barba feita, unhas limpas e cortadas são recomendados.
Estar obrigatoriamente de uniforme:
o Masculino:
Vestimenta: Camiseta polo preta, calça jeans ou preta social;
Calçado: tênis ou sapato social preto;
CRACHÁ
Para o frio: Usar casaco, blazer ou jaqueta preta lisa! Moletons com ou sem capuz
não permitidos;
Não utilizar mochila ou pochete durante os eventos;
o Feminino:
Vestimenta: Terninho Preto (Calça e Blazer reto pretos);
Blusa básica preta com decote discreto e não muito curta;
Não usar camiseta regata;
Calçado: Sapato social preto ou modelo Peep Toe;
Cabelo: Penteado e preferencialmente preso;
Maquiagem: Leve e discreta;
Unhas: bem feitas com esmalte claro;
Bijuterias discretas e perfumes suaves;
Com a Equipe
A pontualidade é essencial para nós!! Chegue sempre uma hora antes do evento ou exatamente no
horário combinado com o OPERACIONAL esteja em sua posição de trabalho. Se precisar se
arrumar/maquiar, planeje este tempo adicional;
Toda o time inicia e finaliza o trabalho com a mesma carga horária. Nenhum integrante da equipe
está autorizado a se retirar antes do término do evento, salvo quando previamente acordado com o
OPERACIONAL;
Quaisquer situações de conflitos/atritos devem ser solucionadas fora do ambiente de trabalho.
Jamais discutir ou alterar o tom da voz no local do evento
Lembre-se que ao prestar serviço em uma determinada função, você presta o serviço para a empresa
como um todo, portanto, deverá se mostrar disponível para se envolver e solucionar problemas,
montagens e desmontagens de equipamentos que podem não fazer parte exatamente de sua função.
Tenha sempre espírito de equipe!! Cada membro do time deve ter foco na sua função designada, mas
contribuir e trabalhar com o time (Ex: montagens e desmontagens) fará com que juntos, alcançaremos
os resultados almejados, uma realização pessoal conjunta e um final satisfatório do evento,
principalmente o nosso cliente;
5
Com o OPERACIONAL:
Para uma operação de qualidade o primeiro ponto é seguir rigorosamente as orientações do
OPERACIONAL da PONTO LINK. Caso tenha alguma discordância ou sugestão isso deve ser levado para análise
mas até que as orientações mudem, deve-se seguir o que fora passado inicialmente:
Com o Evento
Com a Alimentação
Em sua diária, já está incluído alimentação referente a suas necessidades do evento, portanto ninguém
do evento, principalmente o cliente, não deve ser abordado sobre o assunto. Em caso de dúvida,
contate seu líder ou a área OPERACIONAL da PONTO LINK;
6
Não se servir de coffee-breaks, almoços e demais alimentações do evento se não for convidado pelo
cliente. Se convidado, servir-se de forma discreta, moderada, educada e nunca junto com o cliente ou
participantes do evento;
Não aceitar convite do cliente para participar de coquetéis, jantares ou confraternização no final dos
eventos.
A utilização de frigobar em viagens é de sua responsabilidade e os custos devem ser quitados por
você na hora da saída (check-out): Não há nenhum reembolso por parte do cliente, e obviamente não
deve ser abordado sobre o assunto. A PONTO LINK reembolsa apenas água. Vale lembrar que bebida
alcoólica não é permitido.
A equipe nunca almoça toda ao mesmo tempo. Deve sempre haver revezamento, para que o cliente
possa ser atendido em eventuais testes ou dúvidas. Se estiver sozinho, o cliente deve ser avisado de
sua saída.
Procedimentos Técnico-Operacionais:
Continuando com nossa missão de buscar a excelência no que fazemos e nos diferenciar no mercado,
é muito importante que todos os procedimentos abaixo sejam rigorosamente cumpridos além, é claro, dos
relativos a função na qual fora contratado.
Chegada ao Evento:
Procurar o responsável do evento e se apresentar. Como recomendação de conduta: “Sou (nome),
responsável técnico da PONTO LINK e estarei à disposição durante o evento.”. Isso evitará reclamações
de atraso;
Ir até o motorista para descarregar os equipamentos;
Conferir a OS e o checklist dos equipamentos antes de iniciar a montagem; Em caso de dúvidas ou
equipamentos faltando, inclusive de backup, entre em contato com a TÉCNICA o mais breve possível;
Testar todos os equipamentos na montagem, inclusive os equipamentos backup;
O técnico responsável pelo evento deve tomar conhecimento dos equipamentos que estão sob sua
responsabilidade, da montagem até a devolução dos equipamentos à PONTO LINK;
Conferir e assinar a OS e o checklist dos equipamentos ao final da desmontagem;
7
Qualquer alteração da quantidade de equipamento (para maior ou menor volume) utilizado deve ser
avisada a área OPERACIONAL/Comercial da PONTO LINK assim que possível. Isso é importante para que em
uma próxima oportunidade haja um dimensionamento mais eficiente para todos os envolvidos. Como
exemplo, ao invés de 4 cabines, o evento requer somente 2 (no caso de 2 cabines atender 2 salas).
Controle de Qualidade
Para que possamos entregar um serviço excelente devemos ficar atento à qualidade dos nossos
equipamentos. Nossa TÉCNICA trabalha exaustivamente para que os equipamentos sempre estejam em
perfeita aparência e funcionamento mas é necessário que todos que os operam estejam empenhados nessa
8
tarefa. Você sempre deve tomar cuidados e providências para mantê-los em bom estado, e se houver algo
fora do comum, avisar a área TÉCNICA da PONTO LINK, para que tomem as devidas providências.
Bags e Cases
Os equipamentos deverão ser sempre transportados em bags e cases. Inclusive cabos, extensões, etc.
Equipamentos que eventualmente não possuírem case ou bag devem ser transportados em Plástico Bolha
tanto na saída como para o retorno.
Equipamentos de Terceiros
A PONTO LINK não opera nem se responsabiliza pelo funcionamento de equipamentos de terceiros
exceto quando a área comercial combina previamente com o cliente e está sinalizado em OS. Caso a dúvida
persista, entrar em contato com a área TÉCNICA.
Em um exemplo prático e comum, se estamos fornecendo equipamentos de tradução simultânea para
um local que possui som próprio, a equipe PONTO LINK não está autorizada a operar os equipamentos de
som do local.
9
Brindes e Mimos
As balas para os/as intérpretes devem ser colocadas em 02(duas) caixinhas dentro das cabines de
intérpretes antes do início do evento; uma para cada intérprete.
Material de Suprimento
Papel sulfite, caneta piloto, papel para flipchart, cartucho de impressora e similares deverão ser
devolvidos ao estoque.
Mesas de apoio
É de responsabilidade do técnico providenciar/solicitar ao espaço as mesas de apoio para receptores
no local do evento;
Cabines
A cabine e principalmente a mesa de apoio das intérpretes devem ser instaladas com segurança, bem
fixadas e apoiadas para não haver risco de acidentes.
10
Equipamentos reserva
Sempre estarão disponíveis os equipamentos abaixo e devem ficar próximos ou de fácil acesso: CI,
Transmissor, Fones de ouvido intérpretes, Luminárias de cabine e Pilhas e baterias.
11
Recepcionistas ou Coordenadoras devem conferir as malas de receptores e após isso devem mostrar a
conferência ao Técnico ou Coordenador. É de responsabilidade do técnico responsável ou coordenador passar
essa informação ao cliente.
Tanto o técnico responsável/coordenador técnico como a recepcionista/coordenadora são responsáveis
pela conferência e notificação dos receptores faltantes. Não serão aceitas divergências de informação, pois
ambos são responsáveis
Caso essa conferência não seja bem executada e haja divergência do número de receptores, será assumido
a informação passada ao cliente e caso falte mais algum receptor que não esteja nesta conta, a
responsabilidade será compartilhada por ambos.
Sonorização
Sonorização Backup
É norma para que microfones backups estejam montados e testados para uso imediato perante a uma
falha em algum microfone em uso.
Gravação de Áudio
A gravação deve sempre ser feita sempre em 2(dois) computadores, para que no caso de pane sempre
haverá um dos dois equipamentos executando a gravação. Caso seja detectado que não existe o backup, isso
deve ser imediatamente comunicado ao OPERACIONAL/TÉCNICA, para providências de reposição.
Os locais de armazenamento devem estar em pastas com data, nome do evento e sala se houver (Ex:
20190120_EventoXPTO_Sala01.xxx), cuja raiz é a Área de Trabalho(desktop) e uma cópia na unidade C:\ dos
computadores em uso.
Como norma de arquivamento, os arquivos devem sempre ser nomeados com data e período (hora)
do evento. Ex: 20190120_Manha.xxx
Utilização de Pilhas
Para buscarmos uma eficiência financeira e ambiental, devemos otimizar a utilização e minimizar a
perda de pilhas e para tanto é indispensável que os procedimentos abaixo sejam cumpridos:
Pilhas Usadas: Devem ser colocadas em uma caixa ou saco plástico separadas e devidamente
sinalizado como Pilhas Usadas
Pilhas Novas: Ao abrir uma cartela de pilhas novas e haver sobra na cartela, lacrar a mesma com fita
adesiva e sinalizar como Pilhas Novas
12
Projeção e Informática
Cabo de Áudio
Como procedimento padrão adotado e exigido, sempre será necessário montar cabo de áudio para
apresentações juntamente com o cabo de vídeo.
Mídia Desk
A sintonia entre o Responsável pela Informática e o Responsável pela Projeção do evento deve ser
perfeita. É dever chegar num procedimento comum de trabalho entre o funcionamento do Mídia Desk e a
Projeção em Sala e a forma de não interferir na atividade e principalmente no cronograma do evento.
Notebooks
Além do armazenamento de praxe de colocar os notebooks em suas respectivas bags, o transporte
dos mesmos deve ser feito em cases exclusivos para transporte de equipamentos de informática. Ou seja, não
é permitido a inclusão de nenhum outro equipamento nesses cases de notebook nem o envio de notebooks
em cases para outra finalidade.
Travas de Segurança
Todos os equipamentos devem ser armazenados e montados com segurança para prevenir furtos e
extravios. Atenção especial para projetores e notebook que obrigatoriamente devem ser presos com as travas
de seguranças.
Procedimentos Administrativos
Pagamento
Trabalhos iniciados na 1ª quinzena do mês (01 – 15) serão pagos no dia 30 do mesmo mês;
Trabalhos iniciados na 2ª quinzena do mês (16 – 31) serão pagos no dia 15 do mês seguinte;
Para uma maior eficiência, manter seus dados cadastrais e bancários sempre atualizados. Em caso de
dúvida, entre em contato com o OPERACIONAL da PONTO LINK;
13
Documentos
Os documentos do evento que acompanham o trabalho, devem obrigatoriamente retornar a PONTO
LINK. Caso haja algum extravio, deve ser comunicado imediatamente ao OPERACIONAL para que uma solução
seja apresentada.
OS;
Checklist assinado pelo Técnico Responsável;
Termo de Responsabilidade (quando houver entrega de receptores sem retenção de documento);
Segurança
A atenção com a segurança, além de preservar o patrimônio, preserva o bem estar de todos que
frequentam o espaço da PONTO LINK e devem obrigatoriamente ser seguidos:
Endereço PONTO LINK: Não há divulgação de endereço em lugar algum como cartões, e-mails, sites
e outras demais listas;
Não repassar nenhuma informação sobre nossa empresa, sobre trabalhos executados e equipe a
nenhum morador (vizinho) ou passante em nossa rua. Caso haja questionamentos, apenas informar
que trabalhamos com eventos. No caso de perguntas sobre carga e descarga, são alguns materiais
para os eventos;
As cargas e descargas dos equipamentos (próprios ou de fornecedores) devem ser feitas dentro da
garagem para que não haja a exposição dos itens ao público e principalmente a porta de rolo deve
estar sempre fechada.
Os equipamentos obrigatoriamente devem ser identificados apenas com o Logotipo e o Telefone;
14