SISTAQ – SISTEMA TAQ DE GESTÃO INTEGRADA

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A Q PROCEDIMENTO OPERACIONAL
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Transportadora Armênio Queiroz Ltda.
Elaboração e Controle de Documentos - P-40-01

Emitente Supervisor Aprovador

Responsável(s
)

Setor(es) Administração Financeira Administração Financeira

Visto/Data
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1. ENVOLVIDOS

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Diretoria Administrativa
Diretoria Operacional
Contabilidade
Controle Operacional
Distribuição de Cargas
Manutenção
Almoxarifado
Recursos Humanos
Coordenação do SISTAQ

2. OBJETIVO

Estabelecer procedimentos e responsabilidades para controle de documentos e de dados do

SISTAQ, visando:
• aprovação de documentos /dados quanto a sua adequação ao uso;
• análise crítica e garantia da atualização da documentação;
• identificação da situação das alterações;
• disponibilidade de documentos para uso;
• identificação e legibilidade da documentação ;
• identificação e distribuição de documentos externos;
• prevenção do uso não intencional de documentos obsoletos.

3. DEFINIÇÃO

Aprovador: funcionário ou sócio responsável pela área/ setor na qual o procedimento será
utilizado.

Emissor: funcionário responsável pela elaboração do procedimento.

Supervisor: funcionário ou sócio responsável pela correção e avaliação do procedimento.

4. CONSIDERAÇÕES GERAIS

4.1. ESCLARECIMENTOS

São considerados documentos e dados: informações e/ou instruçoes transmitidas na forma

de procedimentos documentados, registros e dados externos do SISTAQ
As distribuições dos documentos constituem parte integrante da comunicação interna do SASSMAQ

4.1.1. Estruturação de Documentos

Apresenta os níveis da documentação do SASSMAQ com a finalidade de delinear a estrutura da

documentação usada, sendo determinado :

Documento de Primeiro Nível

É o manual do SISTAQ cuja finalidade é demonstrar como a gestão em SSMAQ está inserida
no sistema de gerenciamento estratégico do negócio, definindo o atendimento aos requisitos
estabelecidos pela Associação Brasileira de Química (ABQUIM), através do SASSMAQ.

Documentos de Segundo Nível

São os procedimentos operacionais elaborados para atender a um conjunto de atividades
que compõe um determinado processo.
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Ex: Auditoria Interna, Transporte de Nitrato de Amônio

Documentos de Terceiro Nível

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Classificam-se genericamente em:

Instruções de Trabalho (IT): são as instruções específicas aplicáveis para uma determinada
atividade ou função com base nas tarefas críticas rotineiras.
Ex: Atividade / função: Motorista - Tarefa: Descarregar Veículo

Formulários: são estruturas controladas como documentos. São revisados à medida que
sofrem alterações ou novas informações são inseridas ou removidas.
Ex: planilhas e planos

Registros: são os resultados de um processo ou requisito com a função de evidenciar que os

procedimentos estão implementados.
Ex: Ata de reunião

Diversos e de origem externa: São aqueles que não seguem o fluxo normal de criação,
emissão e análise critica dos documentos.
Ex: Normas do CONTRAN, Legislação de Trânsito.

4.1.2. Criação e Formatação de Documentos

a) A definição da criação de um documento é dada sempre da necessidade do atendimento aos

requisitos do SISTAQ, Política e Objetivos de Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Qualidade,
requisitos legais relacionados ao serviço e ao cliente e, da melhoria contínua do Sistema.
b) Todos os documentos / formulários devem integrar a Lista Mestra, cuja atualização é
responsabilidade do Setor de Controle de Documentação.
c) A formatação básica dos documentos é dada a seguir:

Os Procedimentos Operacionais são constituídos por capa (Anexo 1) e texto. Sua estrutura é
dada por:

1.0. Envolvidos
Apresentam partes da organização envolvidas com os procedimentos / responsabilidades.

2.0. Objetivo
Apresenta a descrição da finalidade do procedimento

3.0. Definição
Apresenta o significado de alguns termos usados na descrição do procedimento

4.0. Considerações Gerais

Indica normas ou fontes de consulta para elaboração do procedimento (quando pertinente) e
outras considerações necessárias.

5.0. Procedimentos / Responsabilidades

Detalha como o procedimento deve ser executado e suas respectivas responsabilidades
Para os procedimentos operacionais deve-se criar o processo de gerenciamento a ser
regulamentado. Para isso é necessário identificar as informações a serem regulamentadas, bem
como as atividades seqüenciais para se alcançar os resultados com a implementação das
atividades seqüenciadas. Para cada atividade sempre que pertinente deve ser definido “como
fazer”, “quando fazer” e “quem deve fazer”.

6.0. Anexos
São os modelos de formulários e dados que forem necessários com apoio ou controle de
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referência mencionados no procedimento.

Além dos aspectos mencionados acima, todas as páginas de um procedimento devem

conter cabeçalho e rodapé. O cabeçalho, tem a seguinte estrutura:

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O cabeçalho deve conter à esquerda o nome da empresa, ao centro o nome e o código do
procedimento, com exceção da revisão que aparece separada no canto direto do cabeçalho, junto
com a data de emissão.
Por sua vez, o rodapé possui os nomes do emissor, supervisor e aprovador, bem como a
data de validade e a paginação, como mostra a figura abaixo:

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Para Instruções Operacionais (IT):

A estrutura básica das IT’s é apresentada no modelo do Anexo 2.

4.1.3. Codificação de Documentos

Os documentos serão codificados da seguinte maneira:

ww - xxx - yy Rz

Onde ww é o tipo de documento

xxx - representa a área, setor e sub-setor em que a prática será aplicada
yy - é a seqüência numérica crescente do documento, seguindo a seqüência do setor
z - é o número da revisão do documento

4.1.3.1. Tipos de Documento

Os documentos do sistema podem apresentar 4 tipos distintos, descritos abaixo:

P- Procedimento Operacional
F - Formulário
IT - Instrução de Trabalho

4.1.3.2. Área, Setor e Sub-setor

As áreas, setores, sub-setores e atividades foram dividas e classificadas da seguinte forma:

10.Administração Financeira 20. Operacional

11. Contabilidade 21. Acertos e Conferências
12. Contas a Pagar 22. Apoio ao Cliente
13. Contas a Receber 23. Filiais
14. Rastreamento 231. Candeias (BA)
15. Recursos Humanos 232. Contagem (MG)
233. Cubatão (SP)
234. Guarulhos (SP)
235. Serra (ES)
24. Programação de
Carregamento
25. Transporte
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30. Manutenção 40. SISTAQ- Sistema TAQ de SSMAQ

31. Almoxarifado
32. Oficina
Exemplos:
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P-32-01 R0 - Procedimento número 1 da Oficina, primeira versão ou revisão zero.

F-14-02 R1 - Formulário número 2 do Rastreamento, primeira revisão.
IT-40-01 R0 - Instrução de Trabalho número 1 do Sistema TAQ de SSMAQ
P-232-01 R2 - Procedimento número 1 de Contagem, segunda revisão.

5. PROCEDIMENTO/ RESPONSABILIDADES

5.1. CRIAÇÃO E EMISSÃO DE DOCUMENTOS

A primeira etapa do processo de criação de um documento é a identificação da necessidade

de elaboração deste documento. Identificada essa necessidade, deve-se levantar as informações
do processo, com as pessoas envolvidas, tais como:
- Atividades relacionadas ao processo;
- Seqüência lógica das ações dentro do processo;
- Instruções de trabalho a serem emitidas.
Em seguida, o emissor do documento deve redigi-lo de acordo com os critérios estabelecidos
neste procedimento. O documento deve ser redigido usando a fonte tahoma, estilo normal e
tamanho 10. O texto deve ser claro, de fácil entendimento e deve envolver todos os aspectos
pertinentes.
Os responsáveis pela criação dos documentos são os funcionários da TAQ envolvidos no
SISTAQ.
O emissor deve solicitar ao setor de Controle de Documentos a codificação do documento.
Em seguida, o emissor deve enviar o procedimento para o supervisor, que fará as suas
considerações. Caso o supervisor não seja o aprovador, o emissor deve enviar o documento
também para o aprovador, após a avaliação do supervisor.
Depois do documento aprovado, pelo supervisor e pelo avaliador, o emissor deve enviá-lo
para o Controle de Documentos, o qual deve enviá-lo para todos os envolvidos.
Os documentos distribuídos para os setores deverão ser carimbados com a expressão
“CÓPIA CONTROLADA” e “CONFIDENCIAL” (se for o caso).
O setor de Controle de Documento deverá possuir uma cópia de todos os documentos, para
consulta.

5.2. TREINAMENTO

Os responsáveis pelas áreas que receberão o documento devem certificar que os

funcionários envolvidos na atividade sejam devidamente treinados no documento. Os treinamentos
deverão ser registrados, através do formulário F-40-04 R0 - Lista de Presença.
Os documentos distribuídos especificamente para treinamentos ou auditorias devem ser
carimbados com a expressão “CÓPIA NÃO CONTROLADA”.

5.3. ALTERAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para alterar um documento o emissor deve informar o motivo da revisão na capa do novo
procedimento. Este, por sua vez, também deve passar pelo supervisor e pelo aprovador. Após
análise e aprovação de ambos, o documento deve ser enviado para o controle de documentos. O
Controle de Documentos deve atualizar o sistema de controle e enviar o documento para os
destinatários, garantindo que a versão antiga seja recolhida e descartada. O original do documento
deve ser arquivado, assim como a penúltima revisão do documento. Estes devem ser carimbados
com a expressão “OBSOLETO”.
Os funcionários deverão ser treinados novamente, devido às alterações realizadas.

5.4. CONTROLE DE DOCUMENTOS DIVERSOS E DE ORIGEM EXTERNA

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Os documentos externos são os requisitos legais, como as deliberações, resoluções, decretos e leis,
relacionados ao transporte. Além da legislação trabalhista e previdenciária. Outros documentos, como normas da
Associação Brasileira de Normas Técnicas, também são considerados documentos externos.

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Esses documentos devem ser mantidos sempre atualizados. A responsabilidade dessa atualização é do
funcionário responsável por normas e legislação.
Os documentos externos, assim como os internos, devem ser catalogados e devem estar contidos no
sistema de controle de documentos.
O setor de Controle de Documentos é o responsável pela distribuição das cópias dos documentos
externos e pela definição dos setores para os quais o mesmo será enviado.
Assim como para os documentos internos, o setor de controle de documentos deverá arquivar uma cópia
dos documentos externos.
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