Por que Gerenciar Projetos?

Segundo o Guia PMBOK:

“O gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, das habilidades, das

ferramentas e das técnicas às atividades do projeto para atender seus requisitos.”

Guia PMBOK – 5ª Edição – página 5

Em outras palavras, o gerenciamento de projetos disponibiliza às organizações uma

diversidade de processos gerenciais organizadamente descritos. Na prática, esses
processos constituem boas práticas que, se forem seguidas, contribuirão para que a
realização de qualquer projeto seja eficiente.

Tais processos levam em conta um cenário de competição acirrada e escassez de

recursos.

Administração de Empresas e
Gerenciamento de Projetos
Tal como você deve imaginar, criar uma empresa não é um processo simples. Envolve
muito trabalho, muita dedicação e também muitas despesas.

Dessa forma, quando um grupo de pessoas se reúne para fundar uma empresa, é óbvio
que seu desejo é fazer com que seu negócio prospere e dure para sempre, não é mesmo?

Mas, se uma empresa foi feita para durar, por que gerenciar projetos dentro dela? Já se
perguntou isso?

Vantagens do Uso de Técnicas de

Gerenciamento de Projetos
Mas, afinal, por que utilizar técnicas de gerenciamento de projetos?
A resposta mais simplificada para essa questão seria: por conta das vantagens
competitivas que ele traz para qualquer projeto.

Em um mercado de muita competitividade, em que empresas nascem e inovam a cada

momento, é necessário buscar vantagens. É preciso reduzir os riscos e maximizar as
oportunidades em cada empreitada. Nesse contexto, o gerenciamento de projetos é
fundamental para realizar os projetos de maneira objetiva e planejada.

Em um mundo onde as mudanças aparecem cada vez mais. As empresas para

sobreviverem, precisam modificar constantemente seus produtos e serviços. Os projetos
são o meio pelo qual essas inovações são definidas. Quanto mais mudanças acontecem,
mais inovações e projetos surgem.

Nesse cenário, o gerenciamento de projetos surge com o objetivo de administrar as

atividades do projeto adequadamente, por meio de habilidades, conhecimentos,
técnicas e instrumentos eficazes para o seu sucesso.

Vantagens do Uso de Técnicas de

Gerenciamento de Projetos
As atividades do projeto são separadas em cinco grupos de processos. Clique nos
números para conhecê-los;

1. Iniciação Reconhecer que um projeto ou umafase deve começar e comprometer-

se com sua execução
2. 2. Planejamento Planejar e manter um esquema de trabalho viável para atingir aqueles
objetivos de negócio que determinaram a existência do projeto.
3. 3. ExecuçãoCoordenar pessoas e outros recursos para realizar o que foi planejado
4. 4. ControleAssegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, por meio da
monitoração e da avaliação de seu progresso, realizando ações corretivas quando
necessário
5. 5. FinalizaçãoFormalizar a aceitação do projeto ou da fase, e fazer seu encerramento
de forma organizada.

Métodos de Gerenciamento
Você já conheceu os grupos de processos responsáveis pelas atividades dos projetos.
Mas você sabia que alguns métodos podem ser usados, no gerenciamento de projetos,
para ajudar a anular ou minimizar problemas com projetos nas empresas? Navegue pelas
setas para conhecê-los.
Planejar riscos

Planejar riscos significa reunir em um conjunto os eventos que podem ocorrer sob a forma
de ameaças ou de oportunidades, que, se concretizadas, podem influenciar o objetivo do
projeto negativa ou positivamente.

O risco do insucesso está no centro das preocupações do gerenciamento de projetos.

Identificar as possíveis causas desses riscos e tratá-las é o grande desafio de quem
gerencia e trabalha com projetos!

Planejar prazo/tempo

O gerenciamento do prazo ou tempo do projeto tem como objetivo administrar os prazos e

as atividades necessárias para a execução dos entregáveis, determinados em seu escopo.

Além disso, inclui procedimentos para definir, estimar e sequenciar as atividades ou

tarefas, e os recursos (pessoas, materiais e equipamentos) para realizar as atividades
dentro de uma programação determinada. Uma tarefa muito importante, não é mesmo?
Planejar prazo/tempo
Os principais processos de prazo/tempo são:

 Definições
 Sequenciamento
 Estimativa de Recursos
 Estimativa de Duração das Atividades
 Desenvolvimento e Controle do Cronograma.

Esse método envolve os seguintes processos:

 Definições das atividades – identificação das atividades específicas do cronograma

que serão executadas para produzir os diversos entregáveis.
 Sequenciamento das atividades – identificação e documentação das dependências
entre as atividades do cronograma.
 Estimativa de recursos – estimativa das quantidades a serem usadas durante a
execução das atividades do cronograma.
 Estimativa de duração das atividades – estimativa do período (início e fim)
necessário para a conclusão de cada atividade do cronograma.
 Desenvolvimento do cronograma – análise e definição das sequências de
atividades, dependências e durações, e de quais recursos serão utilizados para
criar o cronograma.
 Controle do cronograma – controle das atividades entregues e suas alterações.

 Planejar custos

 O planejamento de custos também é um processo muito importante em projetos, e

gerenciá-los é uma tarefa das mais difíceis.

 É quase impossível custear um projeto sem uma definição de escopo. Se essa

definição resume o que deve ser entregue, o custo deve-se basear nessas
entregas.

 É possível estimar custos com o apoio de experiências anteriores, documentos

referentes a outros projetos etc. No entanto, não é recomendável tomar somente
esses dados como base. É fundamental conferir se tais valores estão atualizados e
se as demandas do projeto são iguais às consultadas.
Planejar custos
Ao aplicar este método, o gerente de projetos deve buscar
garantir um nível de consistência na forma como a informação das estimativas de custo é
apresentada.

É importante que essa apresentação também garanta a consistência da forma como foram
levantadas as suposições que oferecem suporte à informação do custo.

Dessa forma, é preciso apresentar uma documentação eficaz para embasar essa
informação. Sem isso, as bases para as estimativas podem ser mal interpretadas ou
consideradas de forma indevida.

Planejar qualidade

O gerenciamento da qualidade deve ser direcionado tanto aos processos de

gerenciamento do projeto quanto ao produto ou serviço final por ele proposto.

Segundo o PMI, “um projeto com qualidade é aquele concluído em conformidade com os
requisitos, as especificações e a adequação ao uso.”

Escopo
Você viu que usamos a palavra “escopo” quando falamos sobre planejar prazo/tempo?

Você sabe o que é o escopo de um projeto?

Chamamos de escopo a descrição do trabalho que precisa ser realizado para

entregar um produto, serviço ou resultado, com as características e as funções
especificadas. Na prática, o que chamamos de escopo nada mais é do que um
documento que registra o detalhamento do alvo do projeto, com a maior riqueza de
detalhes possível.

Nesse sentido, o escopo de um projeto descreve todos os seus produtos (entregáveis), os

serviços necessários para realizá-los e os resultados finais esperados.

Além disso, descreve também o que é preciso fazer para que o objetivo final seja
alcançado com os recursos e as funções especificados.

Exemplo
Quando alguém contrata uma empresa para fazer uma obra em sua casa, é importante
definir o escopo desse serviço. Navegue pelas setas, a seguir, e veja o que pode
acontecer se o escopo não for definido com clareza.
Imagine que uma pessoa contratou uma empresa acreditando que ela vai comprar todos
os materiais, executar tudo, administrar a obra e entregar tudo pronto.

A empresa, no entanto, acha que só precisa realizar a obra, sem comprar os materiais.

Engenheiro Matias: Senhora Helena, os materiais ainda não chegaram. Não podemos
iniciar a obra sem eles, e isso pode gerar um alto impacto em nosso cronograma.

A senhora pode entrar em contato com a empresa onde comprou os materiais, por favor?

Helena: Não entendi, Matias. Eu era a responsável por comprar os materiais? Isso não
ficou claro para mim e, por isso, não comprei nada.

Agora a obra vai atrasar, e eu não terei minha casa pronta no prazo!

Ficou claro? Para não termos problemas no final do projeto, é sempre muito
importante termos o escopo do serviço bem descrito. Dessa forma, evitamos
restrições e complicações. Por falar em restrições, vamos abordar um conceito
referente a esse termo na próxima tela!

Restrição Tripla
Segundo o PMBOK, durante o projeto, é necessário gerenciar e controlar situações,
solicitações e necessidades que apresentem conflito ou possam comprometer o escopo, o
tempo e os custos.

Como você deve lembrar de ter ouvido no podcast do Tópico 1, essas demandas formam
o que se convencionou chamar de restrição tripla. Lembrou?

A qualidade está relacionada a esses três pontos, uma vez que as demandas conflitantes
podem ser influenciadas pelo risco positiva ou negativamente. Isso impacta a percepção
da qualidade diretamente.

Restrição Tripla
Como a restrição tripla funciona na prática?

Ao definir um escopo (aquilo será efetivamente construído), a consequência imediata é a

definição do custo e do tempo necessários para terminar o projeto.
 Se o equilíbrio for mantido, o projeto é entregue com qualidade.

Por outro lado, se, por exemplo, o prazo for reduzido sem aumento do custo ou sem
redução de escopo, a qualidade será afetada e, provavelmente, cairá. Com isso, o
balanceamento do projeto ficará prejudicado.

E aí? Ficou mais claro agora?

De um modo geral, o que você deve ter em mente é que a alteração de qualquer um dos
pilares que sustentam a restrição tripla afeta os demais pilares.

Restrição Tripla
Vejamos, novamente, o esquema da restrição tripla:

Como você pode observar, os três pontos da restrição tripla formam o ponto focal do
gerenciamento de projeto: a qualidade. Dessa forma, esses pontos merecem toda a
atenção do profissional que gerencia ou trabalha com projetos.

Restrição Tripla
Você já conhece os três pilares da restrição tripla.

Agora, vamos ver que diferentes métodos podem ser aplicados para restringir cada um
dos aspectos observados.

Clique em cada ícone do esquema a seguir para obter mais informações.

Ferramentas para definição de prazos

Você conhece estas ferramentas?

PERT/COM – ferramentas que utilizam, principalmente, os conceitos de redes para

planejar e visualizar a coordenação das atividades do projeto.

GERT – ferramentas e técnicas usadas no sequenciamento de atividades do projeto.

Gráfico de Gantt – gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um
projeto. Os intervalos de tempo que representam o início e fim de cada fase aparecem
como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico.

RESTRIÇÃO DE ESCOPOA restrição mais difícil de controlar é a de escopo, junto a suas

especificações. Geralmente, as dificuldades envolvem desenvolver umaapresentação
clara e criar uma forma demonitoramento
RESTRIÇÃO DE TEMPO Para ajudar na restrição de tempo, é preciso desenvolver um
cronograma e definir prazos por meio de ferramentas como PERT/CPM, GERT e
 Gráfico de Gantt.
RESTRIÇÃO DE CUSTO No processo de restrição de custo, que envolve orçamentos, o
controle é feito com o uso de gráficos, como o histograma de recursos.

Histograma de recursos
Um histograma de recursos ilustra a distribuição do esforço de um recurso no tempo. Em
gestão de projetos, é uma ferramenta que contribui para análise da eficiência da
distribuição dos recursos, pois, por meio da visualização do histograma, podem-se nivelar
os recursos utilizados no projeto, resolvendo os problemas de superalocações e otimizar a
utilização dos recursos.

Fonte: Disponível em: http://pmkb.com.br/artigo/construcao-e-montagem-histograma-de-

recursos/ Acesso em: nov. 2016.

Nove Áreas de Conhecimento

Você sabe o que é uma área de conhecimento?

Segundo o PMBOK, “uma área de conhecimento é definida por seus requisitos de

conhecimento e descrita em termos dos processos que a compõem, suas práticas,
entradas, saídas, ferramentas e técnicas.” Existem nove áreas de conhecimento
relacionadas ao desenvolvimento, à implementação e à gestão de projetos. Vamos
conhecê-las a seguir.

O Guia PMBOK orienta que, para serem eficazmente gerenciados, os projetos devemlevar em
conta nove áreas do conhecimento

ESCOPO

Descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto:Inclua todo o

trabalho necessário para que seja concluído com sucesso Execute somente aquilo
que estiver descrito no escopo, sem nenhum desvio.

CUSTOS

Descreve os processos envolvidos em

planejamento, estimativa, orçamentação e controle de
custos levando em conta que o projeto deve terminar dentro do orçamento planejado.
Dentro de custos estão os processos de Estimativa de custos, Orçamento e Controle de
custos.

TEMPO

Estima e define a duração das atividades

que serão controladas durante a execução do
projeto, permitindo a definição de um cronograma ou de uma linha do tempo.

QUALIDADE

Descreve os processos envolvidos na

garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para
os quais foi realizado. Tais objetivos devem ser cumpridos dentro de padrões e normas.
Por isso, deve ser realizada uma auditoria de controle de qualidade, garantindo que o
produto ou serviço esteja dentro das especificações predefinidas.

RISCOS

Abrange a identificação, a análise e

a resposta a riscos do projeto, o planejamento, e o
monitoramento e controle. Em outras palavras, trata-se de aumentar a probabilidade de
as entregas serem positivas, e diminuir a probabilidade de adversidades e resultados
negativos

RECURSOS HUMANOS

Área que organiza e gerencia pessoas

ou equipe do projeto. Nela são determinados o perfil
dos profissionais, a hierarquia e quem é responsável por cada área de execução. Esta
área mobiliza e desmobiliza os recursos do projeto, cuida do treinamento e
da capacitação, e ajuda a resolver conflitos.

COMUNICAÇÃO

devem saber o que se espera deles, o que e como deve ser

Em um projeto, todos os elementos
feito, o que se passa no projeto, quem deve ser informado sobre o que e quando. Para
tanto, todo o capital intelectual somado por meio das lições que aprendemos requer
uma comunicação forte e saudável, bem articulada, sem ruídos ou mensagens
dissonantes

AQUISIÇÕES

Aborda os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da

organização que desenvolve o projeto. Visa determinar:O que se deseja adquirirDe
quem se quer adquirirReceber as respostas dos fornecedores e selecionar um
delesDefinir como se dará o gerenciamento dos contratos e dos pagamentosDefinir se as
entregas estão de acordo com o que foi estabelecidoPagar o fornecedorFormalizar a
finalização do contrato

INTEGRAÇÃO

Visa integrar, harmonizar e coordenar os

processos das demais gestões para obter o máximo de
desempenho e resultado no processo de gerenciamento do projeto.