TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM

Acordo de compensação Retroativo à data da

5 anos extinção do contrato de Temporário
de horas
trabalho

Acordo de prorrogação Retroativo à data de

5 anos extinção do contrato de Temporário
de horas
trabalho

Atestado de Saúde
Tempo de Validade Temporário
Ocupacional

Adiantamento salarial
5 anos

Aviso prévio –
2 anos
comunicado

Autorização de

descontos não previstos

5 anos
em lei

CAGED – Cadastro

Geral de Empregados e Primeiro dia do

36 anos Temporário
exercício seguinte
Desempregados
Carta com Pedidos de Retroativo à data de
5 anos extinção do contrato de Temporário
Demissão
trabalho

CAT – Comunicação de
Primeiro dia do
10 anos Temporário
Acidente do Trabalho exercício seguinte

Comprovantes do

exercício da atividade

remunerado dos
Indeterminado
segurados e contribuintes

individuais.

Comprovantes de

pagamento (cópias) ou a

declaração apresentada
10 anos
pelo contribuinte

individual para fins de

apresentação ao INSS

CIPA – Comissão

Interna de Prevenção de
Indeterminado Permanente
Acidentes – livros de

atas

CIPA – Comissão

Interna de Prevenção de
Próximo processo
5 anos Temporário
Acidentes – livros de eleitoral
atas

COFINS – Contribuição
5 anos Data do recolhimento Temporário
Financiamento da
Seguridade Social

(inclusive DARF)

Comprovante de entrega

GPS (Guia da
Primeiro dia do
10 anos Temporário
Previdência Social) ao exercício seguinte
sindicato profissional

Primeiro dia do
Comprovante de
exercício seguinte ou
pagamento de benefícios
10 anos data de anulação da Temporário
reembolsados pelo INSS constituição do crédito
anteriormente efetuado

Controles de ponto
5 anos

Contrato de trabalho
Indeterminado Permanente

Documentos referentes a

levantamento de débito

pela fiscalização da
10 anos
Previdência Social de

NFLD

DARF´s – PIS

(Programa de Integração

Social) 10 anos Data do recolhimento Temporário

Depósitos do FGTS Primeiro dia do

30 anos Permanente
exercício seguinte ou
 data de anulação da
constituição do crédito
anteriormente efetuado

Documentos relativos a

retenção dos 11% do

10 anos
INSS

Comunicação do Aviso Retroativo à data de

5 anos extinção do contrato de Temporário
Prévio
trabalho

Comprovante de

pagamento ou declaração
10 anos
do segurado

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM

Documento das

entidades isentas de

contribuições

previdenciárias (Livro

Razão, balanço
10 Primeiro dia do
ptrimonial e TemporárioPermanente
anosIndeterminado exercício seguinte
demonstrativo de

resultado do exercício

etc.)

Livro Diário
Ficha de Acidente de

Trabalho e Formulário
Primeiro dia do
3 anos Temporário
Resumo Estatístico exercício seguinte
Anual

FINSOCIAL – Fundo de
10 anos Data do recolhimento Temporário
Investimento Social

Folha de pagamento Primeiro dia do

10 anos Temporário
exercício seguinte

GFIP – Guia de

Recolhimento do Fundo
Retroativo à data de
de Garantia do Tempo de
30 anos extinção do contrato de Temporário
Serviço e Informações à trabalho
Previdência Social

GPS (Guia da

previdência Social) – Primeiro dia do

10 anos Temporário
exercício seguinte
original

GRCS – Guia de

Recolhimento da
5 anos Permanente
Contribuição Sindical

GRE – Guia de
Próximo processo
30 anos Temporário
Recolhimento do FGTS eleitoral

GRFP – Guia de

Recolhimento Rescisório 30 anos Data do recolhimento Temporário

do FGTS e Informações
à Previdência Social

Histórico clínico Primeiro dia do

20 anos Temporário
exercício seguinte

Laudo Técnico de

Condições Ambientais
20 anos
do Trabalho – LTCAT

COMPETÊNCIA FEDERAL

I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM

Lançamentos contábeis 1º dia do exercício

de contribuições seguinte ou data de

Indeterminado/10
anulação da Permanente
previdenciárias – Livro anos
constituição do crédito
Diário – Livro Razão
anteriormente efetuado

Livro “Registro de
Exist. do
Temporário
Segurança” equipamento

Livro de Inspeção do
Permanente Permanente
Trabalho

Livros ou fichas de
Indeterminado Permanente
Registro de Empregado

Retroativo à data da
Livros, cartão ou fichas 5 anos Temporário
extinção do contrato de
de ponto trabalho

Mapa de avaliação dos

acidentes do Trabalho Data do comprovante

5 anos Temporário
de entrega
(SESMT)

PIS-Programa Integração

Social – PASEP –
10 anos Data de recolhimento Temporário
Progr.Formação Patrim.

Serv. Público

PPP- Perfil

Profissiográfico Primeiro dia do

20 anos Permanente
exercício seguinte
Previdenciário

Pedido de demissão
2 anos

Programa de Controle

Médico de Saúde
20 anos
Ocupacional – PCMSO

RAIS – Relação Anual

5 anos Data de entrega Temporário
de Informações Sociais

RE – Relação de
Primeiro dia do
30 anos Temporário
Empregado do FGTS exercício seguinte

Recibo de entrega do
Indeterminado Permanente
formulário Declaração de
Instalação

Recibo de entrega do Retroativo à data da

5 anos extinção do contrato de Temporário
vale-transporte
trabalho

Recibos de pagamento de
Primeiro dia do
10 anos Temporário
férias exercício seguinte

Recibo de pagamento de
Primeiro dia do
10 anos Temporário
salário exercício seguinte

Recibos de pagamento
Primeiro dia do
10 anos Temporário
do 13º salário exercício seguinte

Recibos e abonos
5 anos
pecuniários

Relação dos depósitos

5 anos
bancários de salários

Resumo Estatístico
3 anos
Anual

Recolhimentos

previdenciários do
Indeterminado Permanente
contribuinte individual

Registro PPRA Planejamento anual

20 anos Permanente
(Programa de Prevenção seguinte
de Riscos Ambientais)

Salário-educação –

documentos relacionados Primeiro dia do

10 anos Temporário
exercício seguinte
ao benefício

Salário-familía –

documentos relacionados Primeiro dia do

10 anos Temporário
exercício seguinte
ao benefício

SEFIP – Sistema
1º dia do exercício
Empresa de
seguinte ou data de
Recolhimento do FGTS
30 anos anulação da Permanente
e Informações à cinstituiçãp do crédito
Previdencia Social anteriormente efetuado

Seguro Desemprego –
Data da extinção do
5 anos Temporário
Comunicado de Dispensa contrato de trabalho

Termo de Rescisão do
Data da extinção do
2 anos Temporário
Contrato de Trabalho contrato de trabalho

COMPETÊNCIA FEDERAL

II – COMERCIAL FISCAL

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM
Arquivo em meio
magnético (sistema de
processamento de dados
Primeiro dia do
para registrar negócios e 5 anos Temporário
exercício seguinte
atividades econômicas,
escriturar livros ou
elaborar documentos)

Auditores independentes
Data da emissão de seu
(documentos, relatórios, 5 anos Temporário
parecer
pareceres etc)

Compensação mercantil 20 anos Permanente

Comprovante de
Rendimentos Pagos e de 5 anos
Retenção na Fonte

Primeiro dia do
Comprovantes da exercício seguinte ou
Escrituração (Notas 5 anos data de anulação da Temporário
Fiscais e recibos) constituição do crédito
anteriormente efetuado

Comprovante de
Intervenção no Domínio 5 anos
Econômico – CIDE

Comprov. deduções I.
Renda (desp. e receitas
5 anos Idem Temporário
de projetos culturais,
obras audivisuais. etc.)

Contrato de Seguros –
20 anos Término da vigência Permanente
informação de valores

Contratos de seguros de Término vig. ou prazo

bens – documentos 5 anos prescricional, o que for Temporário
originais maior
Contratos de seguros
pessoas – documentos 20 anos Término da vigência Permanente
originais

Contratos
20 anos Término da vigência Permanente
Previdenciários Privados

Declaração de Ajuste
Anual – IR Pessoa Física
e comprovantes de 5 anos
deduções e outros
valores

DECORE – Declaração
Comprobatória de Primeiro dia do
5 anos Temporário
Percepção de exercício seguinte
Rendimentos

Declaração de
Compensação de 5 anos
Tributos (PER/DCOMP)

DIPJ – Declaração
Integrada de Informações Primeiro dia do
5 anos Temporário
Econômico-Fiscal – exerciício seguinte
Pessoa Jurídica

DIRF – Declaração de
imposto de Renda Retido 5 anos Data da entraga à SRF Temporário
na Fonte

Declaração de
informações das
Indústrias de
5 anos
Cosméticos, Perfumaria
e Higiene Pessoal –
DITI-TIPI 33

Declaração de 5 anos
Informações sobre
Atividades Imobiliárias –
DIMOB

Declaração de Débitos e
Créditos Tributários 5 anos
Federais – DCTF

Declaração do Imposto
sobre Propriedade 5 anos
Territorial Rural – ITR

Declaração Especial de
Informações – DIF – DIF
– Bebidas – DIF – 5 anos
Cigarros – DIF Papel
Imune

Declaração Simplificada
das Pessoas Jurídicas das
5 anos
Empresas Optantes pelo
Simples e Inativas

Demonstrativo de
Apuração de
5 anos
Contribuições Sociais –
DACON

Demonstrativo de Notas
5 anos
Fiscais – DNF

Demonstrativo do
Crédito Presumido – 5 anos
DCP

Imposto de Renda –
Pessoa Jurídica – livros e
5 anos
documentos em geral: –
Pessoa física considerada
empresária – Pessoa
jurídica – lucro
presumido – Pessoa
Jurídica – lucro real –
Pessoa jurídica – lucro
arbitrado – Imposto de
Renda na Fonte (pessoa
jurídica e física) –
Imunes e Isentas –
Microempresas e
Empresas de Pequeno
Porte – Deduções do
Imposto sobre a Renda

Primeiro dia do
Extinção das debêntures 5 anos Temporário
exercício seguinte

Imposto de Renda –
Primeiro dia do
documentos relativos à 5 anos Temporário
exercício seguinte
declaração (geral)

Ocorrência fato
Imposto sobre Produtos gerador 1º dia exerc.
Industrializados (pessoa seguinte ou data
5 anos Temporário
jurídica) – comprovantes anulação.constituição
de escrituração crédito anteriormente
efetuado

Imposto sobre a
Exportação, para o
Exterior, de Produtos
5 anos
Nacionais ou
Nacionalizados – IE –
comprovantes

Imposto sobre a
importação de produtos
5 anos
Estrangeiros – II –
comprovantes
Imposto sobre Operações
de Crédito, câmbio e
Seguro ou sobre
Operações relativas a
5 anos
Títulos ou Valores
Mobiliários – IOF –
comprovantes e
informações

Livros obrigatórios de

escrituração fiscal e
Primeiro dia do
comercial 5 exercício seguinte ou
anosIndeterminado10 data de anulação da TemporárioPermanenteTemporário
Livro Diário anos constituição do crédito
anteriormente efetuado
Livro Razão

Livros e documentos

pertinentes a ações
Indeterminado
judiciais ou

administrativas

Sociedades Anônimas

S/A – Títulos ou
8 anos
contratos de

investimento coletivo

Novação mercantil 20 anos

Pagamentos mercantis 20 anos

SA – Títulos ou
Primeiro dia do
contratos de 8 anos
exercício seguinte
investimentos coletivos
 Término da vigência
Títulos de capitalização –
20 anos ou resgate, o que for
documentos originais
maior

Títulos de capitalização –
20 anos Términno da vigência
informações de valores

COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – FISCAL

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM

Bilhete de Passagem

Arquivário

Bilhete de Passagem e

Nota Bagagem

Bilhete de Passagem

Ferroviário

Bilhete de Passagem

Rodoviário Primeiro dia do

5 anos Temporário
exercício seguinte
Conhecimento de

Transporte Aquático de

Gargas

Conhecimento de

Transporte Ferroviário

de Cargas

Conhecimento de

Transporte Rodoviário
de Cargas

Cupon Fiscal emitido por

ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviços

de Comunicação

Nota Fiscal de Serviços

de Teleomunicação

Nota Fiscal de Serviços

de Transporte

Nota Fiscal de Venda a

Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1

ou 1-A

Nota Fiscal/Conta de

energia elétrica

Ordem de Coleta de

Cargas

Resumo de Movimento

Diário

Carnê de recolhimento –

ME e EPP anterior Primeiro dia do

5 anos Temporário
exercício seguinte
regime de estimativa
Documentos fiscais e

formulários não emitidos Primeiro dia do

5 anos Temporário
exercício seguinte
– Desenquad. ME/ EPP

COMPETÊNCIA ESTADUAL

III – FISCAL

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM

Livro de Registro de

Entradas

Livro de Registro de

Saídas

Livro de Registros de

Controle da Produção e

do Estoque

Livro de Registros de

Selo Especial de Primeiro dia do

5 anos Temporário
Controle exercício seguinte

Livro de Registros de

Impressão de

Documentos Fiscais

Livro de Registros de

Utilizações de

Documentos Fiscais e

Termos de Ocorrencias

Livro de Registros de
Inventário

Livro de Registros de

Apuração do IPI

Livro de Registros de

Apuração do ICMS

Livro de Movimento de

Combustíveis

COMPETÊNCIA MUNICIPAL

IV – FISCAL

TEMPO DE INÍCIO DA
DOCUMENTO ARQUIVO
GUARDA CONTAGEM

Documentos em geral

Nota Fiscal de Serviço

Primeiro dia do
5 anos Temporário
exercício seguinte
Nota Fiscal – Fatura de

Serviço

Livro de Registro de

Notas Fiscais de

Serviços Prestados

Livro de Registro de Primeiro dia do

5 anos Temporário
Notas Fiscais-Faturas de exercício seguinte

Serviços Prestados a

Terceiros

Livro de Registro de
Movimento Diário de

ingressos em Diversões

Públicas

Livro de Registro de

Recebimento de

Impressos Fiscais e

Termos de Ocorrências

Livro de Registro de

Impressão de

Documentos Fiscais

Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Observações:

Livros Fiscais – Prazo de Conservação

As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5

(anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito

do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as

empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda

atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao

prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até

5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma

diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica

ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos

uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos

e contábeis. Vejamos:
 Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis 1996

Ano da entrega da declaração do imposto de renda 1997

Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I) 1998

(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5) 2003

Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003) 7 anos

Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI 5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo

imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI.

Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para

prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.

O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?

Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em

um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da

cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.