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ARTIGO DA SEÇÃO "Reportagem"

JORNAL CARREIRA & SUCESSO - 14 de dezembro de 2009 - 386ª. EDIÇÃO

Excesso de reuniões prejudica a imagem do líder e é uma grande perda de tempo

Érica Nacarato

Não é difícil encontrarmos algum profissional reclamando do excesso de reuniões em sua empresa. Qualquer
problema, novo projeto ou solução para uma questão, é motivo para as pessoas pararem o que estão fazendo e se
reunirem em uma sala de reunião. Mas, afinal, para que serve a reunião? Quando é realmente necessário
movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos encontros ao longo da semana?

Para o consultor e coach de executivos, Abraham Shapiro, a origem da

palavra reunião tem como raiz ‘união’, cujo significado é ‘atingir a unidade’.
“Logo, já que reunião significa ‘agrupamento de pessoas num mesmo local
para tratar de algum assunto’, eu acrescento que o real significado deste
agrupamento é buscar atingir a unidade, a convergência, a uniformidade de
opiniões, o consenso em relação a um determinado tema”.

No entanto, para atingir o resultado esperado, as pessoas precisam

aprender a trabalhar em equipe, e para Fernando Henrique da Silveira
Neto, especialista em desenvolvimento gerencial, aqui no Brasil as pessoas
não têm muito essa prática, e falta um pouco de organização, disciplina e
método. “Em outros países, as falas são mais objetivas e a reunião não é
para fazer social. Aqui, as pessoas sabem fazer, mas não tomam o cuidado
para fazer direito, e aí descamba”.

Uma reunião mal planejada, ou pior, feita desnecessariamente, é pura

perda de tempo e enfraquece o poder do líder, explica Shapiro, já que foi
realizada sem objetivo e necessidade, além de entediar as pessoas e as
educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a
empresa se fundamenta. Segundo o consultor, há vários motivos que
levam um profissional a realizar reuniões constantes: “muitas vezes é para mostrar poder, outras, por falta de
conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto é, como fazê-las funcionar com alta produtividade e
qualidade. Há também os que põem para fora os seus problemas psicológicos de insegurança, como autoconfiança
zero e baixa autoestima, e por estas razões, querem envolver-se com pessoas com o propósito de sentirem-se
supridos. Há aqueles, ainda, que não confiam suficientemente em sua equipe a ponto de realizar as devidas
delegações de tarefas e acabam usando as reuniões como forma de controle e avaliação”.

Planejamento é a melhor saída para evitar reuniões desnecessárias e cansativas, ou seja, que poderiam durar meia
hora, mas se estendem por horas. Fernando aconselha a fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal
apenas para guiar a reunião, além de informar os convocados sobre o tema, dizer quanto tempo terá de duração, e
ter critério de convocação, mobilizando apenas as pessoas significativas. “Limitar o número de assuntos é, também,
muito importante para a reunião não durar horas. Não adianta convocar uma reunião e dizer que ela será de uma
hora, sendo que você tem sete ou oito assuntos para tratar. Em uma hora, você só irá comunicar esses assuntos e
não os discutirá com profundidade. E quanto mais você estende, mais chances tem da pessoa se desligar e lembrar-
se das coisas que tem para fazer”.

Shapiro também defende que critérios claros de convocação são um dos pontos essenciais para tornar uma reunião
produtiva. “Conceitualmente, produtividade é a razão entre quantidade produzida e tempo, ou seja, é o quanto se
produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo – hora, minuto, dia. Nos modelos mais modernos de gestão de
pessoas, produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. É também qualidade. Assim,
para que uma reunião seja produtiva é preciso que, além de critérios claros de convocação, se tenha ordem de
participação dos envolvidos, respeito entre todos, regras para intervenção, eleição das pautas que a comporão ou
informe antecipado do tema a ser discutido e, se possível, horário de início e finalização a fim de que as pessoas se
programem. Quando tratar-se de um assunto a ser discutido até a exaustão, deve-se informar os participantes de
que a reunião só finalizará quando a convergência ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberão que
ela só terá horário de início, mas haverá a vantagem de poderem rearranjar suas agendas e até de se preparem
psicologicamente para o cansaço. Outro aspecto importante a ser previsto, em casos de longa duração de uma
reunião, é a providência de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com o fim de suprir
necessidades físicas quando o horário supera as ocasiões de almoço ou jantar”.

Assim, ministrar uma reunião não é uma tarefa tão simples como a grande
maioria das pessoas acredita. É preciso planejamento, preparo e saber
conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possível. Por isso
que, ao perceber que a reunião não está tendo mais efeito, que virou um
encontro social ou um fórum de dúvidas ou de disputas pessoais, é a hora
de encerrá-la.
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Para aprender a administrar uma reunião há cursos, leituras e outras práticas que podem auxiliar o executivo.
Abraham Shapiro, por exemplo, sugere o estudo – e não apenas a leitura – de dois livros: “O Gerente Minuto” e “O
Gerente Minuto em Ação”, de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson. Após estas leituras, há vários livretos com
sugestões breves e profícuas sobre as bases de uma boa reunião.

“Eu dou muito valor para a reunião, mas a considero como uma viagem de barco, em que é preciso ter um número
adequado de pessoas e dizer o tempo de duração, para as pessoas se prepararem. É preciso ter cuidado antes que
ela aconteça. Se você a planejar bem, terá um grande percentual de chance que ela dê certo”, conclui Fernando
Henrique da Silveira Neto.

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