Proativa Informática

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Word 2010 Básico

Apostila do Aluno

Mala Direta e Correspondência

Desenvolvido por Wender Lucas Rodrigues Silva C.N.P.J. 19.333.157/0001-67

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Correspondências
Imagine que você tenha de enviar uma carta ou email aos funcionários contendo
informações pessoais (salário, valor de FGTS, reembolso de férias etc.). Ou ainda,
que seu gerente tenha decidido vender um produto pela metade do preço e pediu a
você que dê essa informação aos clientes preferenciais.
Criar carta ou email individualmente levaria horas. É aqui que o recurso da mala direta
pode ser muito útil.
Para usar a mala direta, você precisará de um documento principal, com o texto
padrão e espaços reservados para as informações exclusivas, e de outro, que
contenha tais informações. O Word cuidará do resto.
O documento principal é seu ponto de partida e pode ser uma carta, envelope, email
ou mesmo um cupom. Ele deve conter os elementos mostrados na figura a seguir:

Onde:

Informações exclusivas de cada destinatário

Texto comum a todos os destinatários
As informações de cada destinatário são armazenadas em outro arquivo (tabela do Word, planilha
do Excel, banco de dados do Access) e são preenchidas nos espaços reservados, adicionados ao
documento principal.

A guia Correspondências tem as opções que nos auxiliam a trabalhar com esses e outros recursos.

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Criando uma mala direta

Para exemplificar a criação de uma mala direta, utilizaremos o documento principal
Comunicado_Redes_Sociais, que está gravado na pasta Exemplo. Após abrir o documento, faça o
seguinte:
1. Posicione o cursor após o texto Unidade de:.
2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique no botão Iniciar Mala Direta

.
3. A caixa de diálogo apresentará várias opções. Clique em .
O assistente o auxiliará em todas as etapas a serem executadas e é sempre mais fácil utilizá-lo.
4. Selecione as opções desejadas em cada uma das etapas. Na figura a seguir, visualizamos as
opções da primeira etapa.

Exibe ações principais relativas à etapa. Nesse nosso exemplo, devemos selecionar o tipo carta
para o documento a ser elaborado.

Exibe explicações e opções a serem selecionadas de acordo com a etapa.

Permite avançar ou retroceder etapas. É interessante observar que as etapas são nomeadas.

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5. Na área 3, clique em Próxima: Documento inicial.

6. Como temos um documento pronto para receber as informações de cada destinatário, na etapa
2, deixe a opção Usar o documento atual selecionada e clique em Próxima: Selecione os
destinatários.

7. A etapa 3 define onde se encontram as informações dos destinatários. Utilizaremos uma lista

existente, chamada Filiais, que está gravada na pasta Exemplo. Clique em para
poder acessá-la.

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8. Após selecionar o arquivo com os dados desejados, uma caixa de diálogo é aberta.
Nela, o conteúdo pode ser visualizado.
Nessa caixa de diálogo, há diversas opções para refinar sua lista como, por exemplo, Classificar e
Filtrar.

9. Clique em OK e observe que surgiram duas opções diferentes no item Use uma lista existente

(pontose ). Essas opções possibilitam selecionar outra lista de destinatários ou editar a
utilizada.
10. Em seguida, clique em Próxima: Escreva a carta.

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11. O assistente lhe trará opções de formatação de endereço, saudação e postagem eletrônica
(este último item requer software complementar). Para ter acesso ao conteúdo da lista Filiais,

clique em .

12. Selecione o campo CIDADE-UF e clique em Inserir. Em seguida, clique em Fechar.

13. Posicione o cursor após Atenção de: e repita os passos 11 e 12, selecionando o campo
DIRETOR.
14. Veja como, no documento principal, são visualizados os espaços reservados (campos), a serem
preenchidos com os dados dos destinatários.

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15. Em seguida, clique em Próxima: Visualize as cartas.

16. Observe a próxima figura e as opções disponíveis

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17. Clique em Próxima: Conclua a mesclagem.

18. Na última etapa, há duas opções, conforme mostra a figura. Selecione aquela que se adapta à
sua necessidade.

19. Feche a caixa de diálogo do assistente de mala direta.

20. Salve o documento com o nome de Comunicado_Redes_Sociais2.

A seguir, descreveremos os demais grupos e opções disponíveis para trabalhar com mala direta.
No grupo Iniciar Mala Direta, estão disponíveis os seguintes comandos:

No grupo Gravar e Inserir Campos, temos os seguintes comandos:

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No grupo Visualizar Resultados, temos os seguintes comandos:

O último grupo, Concluir, apresenta as seguintes opções:

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Abrindo um documento que contém mala direta

Sempre que você abrir um documento elaborado com base em uma mala direta, será
exibida uma caixa de diálogo informando que um comando SQL será executado. Esse
comando se encarregará de abrir a lista de destinatários utilizada.
Para continuar a abertura do documento, clique em Sim.

Caso queira abrir apenas o documento principal, clique em Não.

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