MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PARA AS BIBLIOTECAS ESCOLARES DO

CONCELHO DE TAVIRA

Grupo de Trabalho de
Bibliotecas Escolares do Concelho de TAVIRA

Maio de 2010
Sumário

Introdução ................................................................................................... 3
Tipos de documentos ................................................................................... 4
A colecção da Biblioteca……………................................................................... 5
Tratamento administrativo ............................................................................ 7
Tratamento documental….............................................................................. 9
Catalogação ................................................................................................. 9
Folhas de recolha específicas para vários tipos de documentos ……………………. 10
Classificação .............................................................................................. 11
Indexação.................................................................................................. 14
Cotação …………………………………………………………………………………………………. 15
Arrumação …………………………………………………………………………………………….. 17
Anexos ………………………………………………………………………………………………….. 20

2
Introdução

O presente manual de procedimentos surge no âmbito dos trabalhos desenvolvidos pelo

Grupo de Trabalho de Bibliotecas Escolares do Concelho de Tavira, tendo sido elaborado
com vista à uniformização das operações levadas a cabo no tratamento documental pelas
equipas das BE/CRE - Bibliotecas Escolares/Centros de Recursos Educativos do
concelho.
Desta forma, pretende-se disponibilizar um guião para a execução das diferentes tarefas e
também contribuir para que os métodos de trabalho adoptados nas BE/CRE sejam tão
idênticos quanto possível.
Naturalmente, cabe a cada responsável pela biblioteca da escola tomar decisões acerca da
organização da mesma, tendo sempre em atenção as necessidades dos utilizadores.

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 TIPOS DE DOCUMENTOS

As BE/CRE disponibilizam aos utilizadores um conjunto diversificado de suportes de

informação, os quais podemos tipificar, segundo características comuns que possibilitam
o seu tratamento e descrição em biblioteconomia.

Grupos de documentos quanto à sua estrutura própria:

• Monografias
Obras vulgarmente designadas por livros que se caracterizam pela unidade de conteúdo, o
qual pode ser apresentado num ou vários volumes. A sua publicação pode ser feita de
uma só vez ou pode processar-se num determinado período segundo um plano
previamente estabelecido.

• Publicações Periódicas ou Publicações em Série

Publicações impressas ou não impressas, publicadas em partes sucessivas e concebidas
para serem continuadas por período indefinido. O mesmo título tem habitualmente,
designação numérica ou cronológica.

• Material não-livro ou documento não textual

Tem uma estrutura bastante variável em função da sua natureza, objecto e conteúdo.
Nesta designação incluem-se os recursos electrónicos (CD-ROM,
DVD-ROM), os documentos audiovisuais (VHS, diaporamas, DVD, ...), os documentos
visuais (cartazes, fotografias, mapas, bilhetes postais...), os documentos áudio (CD,
cassetes áudio, discos...), etc.

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 A COLECÇÃO DA BIBLIOTECA
Formação, desenvolvimento e actualização

A colecção ou fundo bibliográfico é o conjunto de documentos que a biblioteca põe à

disposição dos utilizadores.

A formação, desenvolvimento e actualização da colecção requer uma planificação

rigorosa, daí a importância da Selecção.

A Selecção

A selecção é o processo através do qual se decide quais os documentos que devem

acrescentar-se à colecção da biblioteca.

O que determina a selecção?

-O tipo de biblioteca
-O tipo de utilizador que a frequenta e as suas necessidades informativas
-O contexto onde a biblioteca está inserida. Se pertence a uma rede deve ter esse facto em
consideração.
-A possibilidade de dispor de livros sem necessidade de comprá-los (empréstimo
interbibliotecas)
-A frequência de uso dos documentos. Devem comprar-se os que mais se usam.

Finalidades da selecção e importância da manutenção e actualização da mesma

-Manter a pertinência da colecção, eliminando os documentos menos actualizados para os

utilizadores;
-Facilitar o manejo das colecções, por ex. no livre acesso;
-Solucionar os problemas da falta de espaço nas bibliotecas;
-Eliminar exemplares fisicamente envelhecidos, deteriorados ou duplicados:

Procedimento para abate

Depois de identificados os documentos para abate deverá, no livro de registos,

ser passada uma linha a vermelho no registo(s) correspondente(s) , no campo de
observações deverá ser indicada a data do abate.
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 Fazer uma listagem (autor, titulo e nº de registo) que estará anexa a uma acta
indicando a data e o motivo do abate, as pessoas envolvidas no processo. Este
documento deverá ser entregue aos serviços de contabilidade e património. Esse
nº de registo não deverá ser atribuído a outro documento.

No catálogo os registos abatidos deverão constar no campo da cota 966 ^n (nota

ao exemplar) que foi abatido na data X e no mesmo campo preencher o ^9 que
não está disponível para empréstimo procedendo-se posteriormente a uma
exportação para uma base onde constarão apenas os registos abatidos.

Aquisição

Uma biblioteca pode aumentar a sua colecção através da oferta, permuta e compra de
documentos.

Oferta – recepção de doações de diferentes entidades, deve haver a preocupação

de ser selectivo

Permuta – viabilizar a troca de documentos, facilitando o enriquecimento da

colecção.

Compra – através do mercado normal para aquisição de documentos e de acordo

com os procedimentos da instituição.

O impacto das novas tecnologias na colecção

O impacto das novas tecnologias, o desenvolvimento das telecomunicações e o

aparecimento de novos suportes documentais influencia a gestão das colecções.
Os novos suportes resolvem alguns problemas relacionados com as necessidades de
espaço.
As bibliotecas têm acesso a documentos sem necessidade de tê-los materialmente.
A distribuição de documentos electrónicos e o acesso à Internet tem muita influência nas
colecções das bibliotecas.
Nas redes de bibliotecas haverá planos de aquisição cooperativa e empréstimo
interbibliotecas.

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 TRATAMENTO ADMINISTRATIVO

A partir do momento que os documentos entram na instituição deverão ser registados de

forma a ficar identificada a sua pertença. As operações realizadas com esta finalidade
fazem parte do tratamento administrativo ou preliminar. São elas ou registo ou inventário
e a carimbagem.

Registo ou Inventário

O registo é o procedimento através do qual o documento se incorpora formalmente na

colecção. Registar é inventariar. É um procedimento administrativo que torna o
documento propriedade da biblioteca.

NOTA: É conveniente a existência de livros de registo diferentes para as publicações

periódicas e para as não periódicas.

Registo de Documentos não periódicos

O livro de registo deverá ser dividido em colunas às quais correspondem os seguintes

elementos necessários para identificar cada documento:
- n.º de inventário ou registo (numeração sequencial)
- data de entrada
- autor
- título
- editor
- data de edição
- tipo de documento (livro, CD, DVD, etc.)
- dados relacionados com a aquisição (preço, forma de aquisição, proveniência) -
facultativo
- observações (dados relacionados com a história do exemplar) – facultativo

NOTA: A cada exemplar ou espécie corresponde um número de registo.

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Registo de Publicações Periódicas
É feito sempre por ordem cronológica de aquisição. Dado que são obras que se adquirem
por partes, atribui-se o mesmo número de registo (que neste caso corresponde à cota
atribuída ao título), todos os fascículos dum mesmo título, terão o mesmo número, a
mesma cota e deverão ser arrumados juntos por ordem cronológica.

O registo periódico de um mesmo título deve fazer-se em ficha Kardex, ou num ficheiro
em EXCEL.

Carimbagem

A carimbagem consiste na estampagem de carimbo para indicar a pertença dos

documentos. O(s) carimbo(s) deve(m) conter o nome da Instituição e o n.º de registo
atribuído pela BE (facultativo).

Precauções na carimbagem:

- O material bibliográfico carimba-se directamente no documento. Quando tal não for

possível, coloca-se etiqueta e carimba-se esta.

- O material bibliográfico carimba-se na página de rosto, na última página numerada e

noutra página previamente determinada;

- No carimbo aposto na página de rosto deverá ser acrescentado o número de registo do

documento;

- O carimbo deverá ser sempre colocado com cuidado de modo a não prejudicar a leitura,
pelo que deverá colocar-se nas margens ou nos cantos;

- As páginas que contêm ilustrações, mapas e fotografias devem ser carimbadas, se

possível, sem danificar as referidas ilustrações.

- Os mapas, gravuras, cartazes, etc. carimbam-se na parte posterior

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 TRATAMENTO DOCUMENTAL

O tratamento documental consiste num conjunto de operações técnicas, apoiadas em

regras preestabelecidas (ISBD, RPC, Linguagens de Classificação, Thesauri e
UNIMARC.) que se destinam à organização da colecção documental e produção de
ferramentas (meios) que facilitem a recuperação da informação.

O tratamento técnico faz-se mediante aplicação de técnicas específicas normalizadas

(ISBD, RPC, Linguagens de Classificação, Thesauri e UNIMARC.)

No tratamento documental inclui-se:

-Catalogação
-Classificação
-Indexação
-Cota (arrumação)

CATALOGAÇÃO

A catalogação é a operação documental que consiste na descrição dos elementos físicos

de um documento permitindo a sua identificação. Desta operação resulta a notícia
bibliográfica e o cabeçalho de autoridade que é a palavra de ordem, estabelecida pela
biblioteca, apresentando de forma uniforme as diferentes variantes utilizadas de um
cabeçalho, quer seja pessoa física ou colectividade.

Da catalogação, manual ou automatizada, resulta o catálogo que permite a recuperação da

informação existente na instituição.
A operação de catalogação realiza-se mediante a utilização das normas ISBD (descrição
Bibliográfica Internacional Normalizada) emanadas da IFLA, com o objectivo de
normalizar internacionalmente os procedimentos de descrição documental.
As normas ISBD aplicam-se na descrição manual. Na descrição por computador as ISBD
aplicam-se em UNIMARC (formato internacional normalizado de entrada de dados
legíveis por computador). As normas ISBD estão traduzidas e sintetizadas nas Regras
Portuguesas de Catalogação (RPC).
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Cabeçalho
Elemento da entrada ou da referência catalográfica, colocado em destaque, à cabeça da
referência e que permite a ordenação alfabética ou outra. É o ponto de acesso. Pode ser
constituído por rubricas simples ou outras (VER Regras Portuguesa de Catalogação)

Folhas de Recolha Específicas para Vários Tipos de Documentos

(tratamento técnico automatizado utilizando o software BIBLIOBASE)

Monografias Monografias – Texto impresso (MTI)

Publicações em Série Publicações em Série (STI)

Analíticos – Monografia (ATI)

Analíticos

Analíticos – Publicações em Série (ATI)

Música – Registos Sonoros – Musicais

Filmes (DVD ou VHS) – Material de projecção e

vídeo

Material não livro

Mapas, Fotografias, Cartazes, Postais – Material

gráfico – Fotografias, cartazes, etc…

Conjunto que reúne jogos, CD’s e/ou DVD’s e/ou

livros – Multimédia

Recursos electrónicos (CD Rom’s ou DVD Rom’s –

material lido por computador) – Recurso
Electrónico.
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 CLASSIFICAÇÃO

Classificação é um conjunto de normas, códigos (linguagem de classificação) para a

ordenação por assuntos.
A operação de classificar consiste em aplicar a linguagem de classificação, pré-ordenada,
escolhida pela instituição, para a descrição do conteúdo de um documento.

Partes do documento que devem ser tomadas em atenção na classificação:

-Título
-Resumo
-Índices de conteúdo
-Introdução
-Conclusões
-Diagramas
-Ilustrações e tabelas
-Palavras destacadas tipograficamente

A Classificação Decimal Universal

A classificação Decimal Universal C.D.U. foi criada em 1905 por Paul Otlet
e Henri Lafontaine.
É um instrumento utilizado na classificação pois ao permitir traduzir o assunto
do documento para um código facilita a arrumação intelectual e física do mesmo.
Características:
-É universal, pois abarca todos os campos do conhecimento;
-É extensível, pois é susceptível de adaptação e ampliação, respeitando sempre a
estrutura original;
-É hierárquica, pois devido à sua disposição lógica cada categoria subdivide-se em
várias outras, apresentando-se o conhecimento em ordem decrescente;
-É internacional, pois o seu sistema de notação decimal elimina as barreiras linguísticas.

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Tabela Principal da CDU

O esquema da CDU é o de uma classificação numérica decimal, baseado numa divisão

do saber em dez grandes grupos. Estabelece as seguintes dez divisões principais:

0 Generalidades:
Ciências e Conhecimento, Organização. Informação. Documentação.
Ciência e Tecnologia dos Computadores. Biblioteconomia. Instituições. Publicações
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia.
3 Ciências Sociais:
Estatística. Demografia. Sociologia. Política. Economia. Direito. Administração.
Assistência Social. Educação. Seguros. Comércio. Etnologia
4 (Desocupada)
5 Matemática. Ciências Naturais:
Astronomia. Física. Química. Geologia. Meteorologia. Hidrologia. Paleontologia.
Ciências Biológicas. Botânica. Zoologia.
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia:
Engenharia. Agricultura. Criação de Animais. Ciências Domésticas.
Industria. Comércio. Transportes. Contabilidade. Gestão de Empresas.
Indústrias e Ofícios Diversos. Construção Civil.
7 Arte. Desporto
Artes em geral. Urbanismo. Arquitectura. Artes Plásticas. Desenho/Design.
Pintura. Gravura. Fotografia. Música. Espectáculos. Teatro. Jogos. Desporto.
8 Língua. Linguística. Literatura
9 Geografia. Biografia. História:
Arqueologia. Pré-História. Monografias.

O carácter hierárquico da CDU permite, mediante a adição de números, separados de

três em três, realizar subdivisões que correspondem a uma subdivisão lógica dos
conceitos.

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Classificação de Documentos Audiovisuais
(tabela de classificação proposta pela FIAF – Federação Internacional dos Arquivos
de Filmes)

Ficção
732 – Comédia
733 – Drama
734 / 735 – Suspense. Terror. Fantasia
736 - Western
737 - Guerra
738 / 739 – Aventura. Natureza.Desporto.
740 / 742 – Épico. Histórico.
Bibliográfico.
743 - Religião
744 / 747 – Social. Política. Relações humanas
748 / 749 – Moral. Sexo.
750 / 753 – Artes. Musicais. Adaptação
754 / 758 – Transportes. Edifícios. Países
759 – Shows

Não ficção
761 / 762 – Documentários. Actualidades. Jornalismo
763 / 764 – Cientifico. Técnico. Industrial. Educacional
765 – Políticos. Manipulativos. Publicidade. Ideológicos
766 / 767 – Interesse geral
768 – Religião
769 – Desportos
770 / 771 – Artes e Humanidades. Abstracto. Experimental
772 – Filmes Animados
773 / 799 – “Expanded Cinema” Projectos Televisivos. Filmes individuais

Classificação de Documentos Sonoros

0- Músicas de tradições nacionais

1- Jazz e blues
2- Rock
3- Musica clássica
4- Novas linguagens musicais
5- Musicas funcionais diversas ( Música de filmes, hinos ...)
6- Fonogramas não musicais
7- Fonogramas para crianças.

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Também os jogos e brinquedos têm uma classificação que permite saber quais são os
mais adequados para cada idade como as suas potencialidades, informação
particularmente importante para pais e educadores.

INDEXAÇÃO

A INDEXAÇÃO é a operação que consiste em descrever e caracterizar um documento

através de conceitos contidos e extraídos nesse documento. O objectivo é permitir uma
recuperação exaustiva da informação contida no fundo documental.

Em que consiste a operação de indexar?

Consiste em seleccionar os termos que melhor representam o conteúdo dos documentos
de modo a obter uma descrição fina do mesmo.

O processo de indexação deve obedecer aos seguintes critérios:

Exaustividade: devem ser contemplados todos os temas e conceitos de relevância

informativa incluídos no documento;

Selectividade: O indexador deve fazer uma selecção prévia dos conceitos relevantes,
excluindo os repetidos e aqueles que carecem de utilidade informativa;

Especificidade: devem utilizar-se os significados exactos (precisos) dos conceitos

excluindo os demais genéricos, ambíguos, abstractos ou muito específicos, ou seja,
aqueles que não reflectem com exactidão a mensagem informativa;

Uniformidade: os indexadores devem orientar-se por critérios pré-definidos quanto aos

termos de indexação (listas de cabeçalhos / assuntos, thesauri)

Existem diferentes sistemas de indexação:

Indexação por assuntos – listas de cabeçalhos de assuntos - é utilizado em muitas

bibliotecas públicas. Compilação de cabeçalhos de assunto usados pela biblioteca,
relacionados e apresentados por ordem alfabética.

Indexação por palavras-chave – é a indexação em linguagem livre sem recurso a

vocabulário controlado. Do texto de um documento escolhem-se os termos relevantes que
podem ser simples ou compostos, as palavras-chave.

Indexação através de descritores – o descritor é o termo extraído directamente de um

thesaurus.
Para Van Slype um Thesaurus é uma lista estruturada de conceitos (descritores e não
descritores) destinados a representar de uma maneira unívoca o conteúdo dos documentos
dentro de um sistema documental determinado.
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Os conceitos são extraídos de uma lista finita estabelecida à priori. Só os termos que
figuram nesta lista podem ser utilizados para indexar os documentos.

Para realizar as operações de classificação e/ou indexação são necessárias as

seguintes etapas:

1º- Análise do documento para determinar o(s) seu(s) conteúdo(s);

2º- Escolha dos conceitos principais;

3º- Selecção, dentro da linguagem documental escolhida, dos termos, ou códigos que
expressem aquele conteúdo sem ambiguidade.

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 COTAÇÃO

A cotação é a atribuição de um código, a cota, inscrito numa etiqueta que se coloca na

lombada do livro e que permite a arrumação física do documento. A cota deve ser lógica,
prática e funcional.
A cota dos documentos em regime de livre acesso deve ser facilmente compreensível e
atender às expectativas de pesquisa do utilizador.

Elementos constitutivos da cota

• Notação numérica, alfabética ou alfanumérica que indique a área temática de

arrumação (a que identifica o assunto principal do documento) – pode utilizar-se a
CDU.

• As três primeiras letras do apelido do autor (ou do título na falta daquele, ou nos
casos previstos nas RPC).

Alguns critérios para a cotação a partir da CDU:

• A especificidade da notação numérica da cota deverá ser menor que a da

classificação, o que corresponde a uma notação na cota com menos números.

• Às obras sobre o mesmo assunto deve ser atribuída sempre a mesma notação,
independentemente das possíveis ambiguidades da CDU.

• Para atribuição da notação principal, da qual sairá a cota, deve atender-se à

relevância e proeminência do assunto.

• Os sinais de ligação como o de adição (+) e de relação (:) não são utilizados.

• Na literatura ficção em que as obras são classificadas por géneros, a ordenação é

feita no interior destes por ordem alfabética do apelido do autor. Dentro do mesmo
autor ordenam-se por ordem alfabética de título.

Cotação de publicações periódicas

Por conveniência da biblioteca e para facilitar o seu acesso pelo leitor, podemos optar por
critérios que satisfaçam estes princípios.

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 • Periódicos de informação geral, como jornais e revistas (diários, semanários,
quinzenários...) não levam cota. São carimbados e expostos na área de leitura
informal, em expositores, mesas ou similares, logo que chegam, sendo
constantemente substituídos pelos novos.

• As revistas cujos fascículos mantenham o interesse no tempo, podem-se colocar

em Caixa de Periódicos convenientemente sinalizadas, sendo cada número registado
no Kardex e o título registado num livro de registo de periódicos.

Exemplos:
PP + Título da revista
PP + número sequencial

Cotação de documentos audiovisuais

Nos documentos audiovisuais a cota deve ser colocada no substituto do documento

(normalmente a caixa) que se encontra na estante ou expositor de livre acesso.
Os elementos da cota são, também a notação numérica, alfabética ou alfanumérica que
indique a área temática de arrumação, seguido de uma indicação do tipo de documento,
seguido das três maiúsculas relativas ao apelido do intérprete/compositor/ (doc. áudio) ou
do título (doc. vídeo).

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 ARRUMAÇÃO

O local e o modo como se procede à arrumação dos documentos depende do tipo de

documento (monografias, periódicos, audiovisuais...), do critério de classificação
adoptado, do valor do documento, do tipo de biblioteca e do público a que se destina.

Locais de arrumação
Depósitos
Salas de leitura/consulta, abertas ao público

São arrumados no Depósito

• Documentos que devido ao seu mau estado, desactualização ou pouco interesse
(os que não são requisitados ou consultados) já não devem estar nas salas de leitura.
• Documentos duplicados cuja procura já não o justifique
• Documentos reservados, obras raras como edições limitadas, livros antigos,
cimélios (preciosidades bibliográficas), incunábulos (obras impressas antes do séc.
XVI)
• Fascículos desactualizados dos títulos de Publicações periódicas

São arrumados nas Salas de leitura/consulta

Nas salas em que se disponibiliza a livre consulta deve encontrar-se a grande maioria dos
documentos, que são colocados em locais próprios de acordo com o tipo de documento
que integram.

Arrumação de Monografias em livre acesso

É a área temática que determina a colocação dos documentos nas estantes.

Depois de se terem colocado as estantes no espaço considerado para o livre acesso, deve-
se proceder à sua sinalização e das respectivas prateleiras, de forma clara, de modo a que
o leitor possa facilmente encontrar os livros que tratem os assuntos do seu interesse.
Em cada estante os livros arrumam-se da esquerda para a direita, de cima para baixo. Só
o livro com cota pode ser colocado na estante no lugar que lhe é destinado. Os livros
colocam-se verticalmente.
18
Num metro horizontal de estante arrumam-se aproximadamente 60 livros.

Nas salas de livre acesso devem ser colocados em locais bem visíveis explicações
esquemáticas dos critérios de arrumação que permitam ao utilizador aceder de forma
rápida e fácil ao documento pretendido.

Arrumação de Monografias em depósito

De forma a rentabilizar o espaço, e na medida que o catálogo permite a pesquisa e

localização do documento, pode ser utilizado o número de registo como elemento
identificador, permitindo a arrumação sequencial dos documentos.

Arrumação/Exposição das publicações periódicas

• Publicações Periódicas Académicas ou Cientificas que versem um assunto

específico arrumam-se nas prateleiras junto dos livros do mesmo assunto e ordenados
da mesma maneira ou em caixas para o efeito. As caixas que contêm os fascículos de
um determinado título, devem ser também sinalizadas.

• Revistas de grande informação, anuários, jornais, gazetas,... devem ser expostos

em espaços fisicamente separados das monografias. A sua arrumação nos expositores
deve ser feita por ordem alfabética de título ou por assunto. Podem ainda ser
colocados em mesas ou móveis para o efeito

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ANEXOS

• Quadro para descrição (política de descrição) em UNIMARC, para: monografias,

registo áudio e registo vídeo.

• “Política catalogação para as Bibliotecas da Rede Nacional de Bibliotecas

Públicas” versão 1 (2009.02). DGLB, 2009

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