FATORES DE PRODUTIVIDADE:

UM MANUAL PARA IMPLEMENTAR

NA EMPRESA
Introdução 3

Documentação de procedimentos 5

Colaboradores de qualidade 9

Ambiente de trabalho 15

Comunicação interna 19

Conclusão 24

Sobre a Siteware 26
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

Encontrar a fórmula ideal para aumentar a produtividade é um tópico de discussão recorrente em todas
as empresas, das pequenas até as multinacionais.

O que já se sabe é que a produtividade não é um estado de espírito ou uma habilidade que um
colaborador pode desenvolver de um dia para o outro, apenas com vontade e determinação.
Ela também é diretamente influenciada por fatores externos e recursos oferecidos pela
empresa em que trabalha.

É aí que o papel dos líderes se torna fundamental para investir nesse profissional e explorar todo o potencial
que ele tem a oferecer. No entanto, sabemos como é difícil implementar práticas que melhorem a atuação
de toda a equipe – já que nem sempre o que funciona em uma determinada organização terá o mesmo
efeito na sua.

Para te ajudar nessa missão criamos um guia completo para aumentar a motivação dos seus colaboradores
e trazer mais produtividade para a sua empresa. Boa leitura!

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DOCUMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
 DOCUMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS

Para muitos profissionais pode

parecer uma perda de tempo
documentar as atividades que
realizam todos os dias e pelas quais
são responsáveis.

Mas a verdade é que manter um

registro de todos os procedimentos
e etapas do desenvolvimento de
um projeto ou estratégia é uma
maneira eficaz de identificar falhas
e aspectos que precisam de ajustes,
estimular o trabalho em equipe e
evitar resultados negativos.

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 DOCUMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS

Além disso, com a documentação de procedimentos é possível:

OBTER MAIOR CONTROLE DO DESENVOLVIMENTO DE UMA ESTRATÉGIA

Imprevistos são comuns em qualquer tipo de trabalho ou empresa. Mas a forma como os colaboradores
lidam com eles é que determinará o sucesso ou o fracasso de uma estratégia.

Documentar as etapas do seu desenvolvimento é uma maneira de evitar deslizes, ter mais
segurança e controle para resolver problemas e gerenciar situações de crise.

ALINHAR A COMUNICAÇÃO ENTRE CADA MEMBRO DA EQUIPE

Manter documentado o desenrolar das atividades ajuda na interação de um colaborador sobre o que o
outro está fazendo e sobre o que ainda não foi feito, para que ele possa contribuir com mais eficácia. Esse
registro também é importante para que novos membros ou pessoas que estavam afastadas da empresa
não se sintam perdidas ao retomar suas atividades. Além disso, é uma maneira de melhorar a comunicação
com o cliente, que sabe que está recebendo o que foi prometido.

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 DOCUMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS

MELHORAR A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

Documentar procedimentos é uma boa forma de avaliar colaboradores individualmente: em que aspectos
cada um se destaca, em quais etapas apresenta pior desempenho, se é melhor em planejamento ou execução.

É importante lembrar que a documentação não deve ser utilizada para apontar falhas, mas
para alinhar o trabalho da equipe e trazer melhorias – além de evitar o retrabalho, que pode
diminuir a motivação e, consequentemente, a produtividade de todos.

AUXILIAR NA TOMADA DE DECISÕES

Muitas empresas se limitam à criação de um business plan na fase inicial e se esquecem de documentar
as atividades e criação de projetos no dia a dia. E uma decisão errada no desenvolvimento de uma ideia
pode comprometer todos os seus resultados e metas a longo prazo. Por isso é essencial que o gestor
estimule a documentação de procedimentos, para que não tome decisões de maneira aleatória. Com
fatos e dados em mãos, e não apenas suposições, ele terá a capacidade de definir rumos e estratégias
com mais segurança e assertividade.

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COLABORADORES DE QUALIDADE
 COLABORADORES DE QUALIDADE

Nossa economia passou por uma enorme mudança

nos últimos anos. Se antes o foco estava no trabalho
manual, hoje a propriedade intelectual e a otimização
da produção por meio de softwares ganharam força.

Esse cenário coloca o capital humano ainda mais

em destaque. Mas não apenas as competências
de cada um precisam ser levadas em conta, como
também as suas expectativas, necessidades e
pontos fracos.

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 COLABORADORES DE QUALIDADE

Por isso, para ter colaboradores de qualidade e garantir a sua produtividade sempre, considere as
seguintes atitudes:

RECONHEÇA O TRABALHO INDIVIDUAL

Não há nada mais impactante para a produtividade de um profissional do que ter o seu trabalho publicamente
reconhecido. E nem sempre esse sentimento de valorização vem em forma de uma promoção ou aumento
de salário.

Saber que contribuiu positivamente para uma empresa, que gerou resultados e que é uma peça fundamental
para o funcionamento dessa organização também é fundamental.

Por isso, os líderes devem fornecer à sua equipe feedbacks consistentes, avaliações periódicas
e benefícios como folgas e horários mais flexíveis. Essa é uma maneira de mostrar que um
profissional está no caminho certo e apontar o que ele pode mudar em sua atuação para
trazer resultados cada vez melhores.

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 COLABORADORES DE QUALIDADE

INVISTA EM CAPACITAÇÃO

Promover a capacitação é um investimento que a empresa faz em seus colaboradores que trará resultados
benéficos para ela mesma, já que uma equipe bem preparada dificilmente comete erros ou perde tempo
com demandas mais complexas.

Treinamentos, cursos, palestras e um programa de coaching, por exemplo, podem melhorar

consideravelmente as habilidades técnicas de seu time, além de ajudar os profissionais a
traçar um plano de carreira mais eficiente, reconhecer as suas competências e criar metas
que os motivem mais – tanto na vida profissional quanto na pessoal.

OFEREÇA OPORTUNIDADES DE CRESCIMENTO

Oferecer oportunidades de crescimento ajuda – e muito – na retenção de talentos. Um estudo realizado pela
consultoria de gestão de negócios Hay Group mostrou que 72% das pessoas que pretendem continuar por
mais de 5 anos em uma empresa se sentem motivadas por enxergar nela oportunidades para desenvolver
a sua carreira.

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 COLABORADORES DE QUALIDADE

Um dos instrumentos mais eficazes para encontrar as melhores oportunidades para os seus colaboradores
é o plano de carreira. Com ele, as empresas conseguem mostrar onde um profissional está e onde ele
pode chegar se seguir um determinado caminho.

Se a sua empresa não conta com uma grande estrutura ou não pode fazer promoções no momento, a dica
é investir, de acordo com o interesse do profissional, em uma movimentação horizontal.

Com ela, esse colaborador tem a possibilidade de atuar em outros cargos – mesmo que não
sejam mais elevados hierarquicamente – e obter mais aprendizado, motivação e preparo
para uma futura promoção.

TRAGA UM PROPÓSITO PARA CADA FUNÇÃO

Ir para uma empresa todos os dias apenas pela promessa de um bom salário pode fazer colaboradores
se manterem em um emprego, mas isso não significa que eles desenvolverão suas atividades de maneira
mais produtiva.

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 COLABORADORES DE QUALIDADE

Um dos principais ingredientes para o aumento da motivação, da paixão e da vontade de desenvolver um

bom trabalho é encontrar um sentido no que se faz.

Os gestores podem ajudar os profissionais a encontrar esse propósito ao criar metas mais
estimulantes, desafiá-los a sair de sua zona de conforto e encorajar a inovação.

TENHA CUIDADO COM LONGAS JORNADAS DE TRABALHO

Muitos líderes ainda confundem o sentido de “aumento de produção” com “aumento de produtividade”. E
com isso acreditam que, quanto mais um colaborador trabalhar, melhor será seu desempenho.

No entanto, essa atitude acaba boicotando todo o potencial e qualidade de vida desse profissional. A
produtividade está ligada à capacidade de produzir mais em menos tempo, o que não faz sentido em um
cenário no qual os trabalhadores são submetidos a longas e exaustivas jornadas de trabalho.

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AMBIENTE DE TRABALHO
 AMBIENTE DE TRABALHO

Colaboradores que desejam trabalhar para uma

empresa são mais capazes de produzir um trabalho
de alta qualidade em pouco tempo. Já os que se
sentem insatisfeitos, dificilmente conseguem fazer
o mesmo.

Uma das principais influências no comportamento de

um profissional é o ambiente de trabalho. Para atuar
de maneira eficiente, é preciso que ele encontre um
meio propício para isso – com bons relacionamentos
interpessoais, espaço para criatividade e conforto.

O Google, por exemplo, é eleito

anualmente a “melhor empresa do
mundo para se trabalhar”.

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 AMBIENTE DE TRABALHO

Tudo isso graças ao seu ambiente inovador, com horários flexíveis e estrutura com salões de jogos, refeitórios
à disposição e salas de “descompressão” – nas quais os “googlers” podem fazer pausas, receber massagens
e até dormir.

Ambientes de trabalho em que líderes e colaboradores vivenciam experiências positivas promovem maior
eficiência, desempenho e produtividade. E o melhor: trazem qualidade de vida para ambas as partes.

Do ponto de vista dos gestores, essas práticas incluem:

• Investir na qualidade de equipamentos, limpeza e organização da empresa, com móveis que ofereçam
conforto e espaços para descanso e refeição;

• Delegar tarefas mais importantes e evitar apontar culpados diante de falhas;

• Conhecer o seu colaborador do ponto de vista pessoal: o que o motiva, qual é sua personalidade e
de que maneira se relaciona com os outros;

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 AMBIENTE DE TRABALHO

• Tratar a todos com respeito;

• Oferecer ajuda e orientação;

• Criar oportunidades para fortalecimento de laços entre a equipe e estimular a interação, por meio
de confraternizações, atividades culturais e encontros fora da empresa;

• Identificar e resolver problemas internos – como conflitos, fofocas e atrasos – de maneira pacífica;

• Ouvir as opiniões dos próprios colaboradores sobre a empresa e a sua liderança;

• Empoderar membros da equipe a mudar os aspectos desse ambiente de trabalho que não estão
indo bem, não agindo como meros espectadores.

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COMUNICAÇÃO INTERNA
 COMUNICAÇÃO INTERNA

“Propaganda é a alma do negócio” – e não há um

maior propagandista da sua empresa do que o seu
próprio colaborador. Sua opinião e ponto de vista
são os mais relevantes para quem está de fora, já
que é ele quem acompanha de perto o dia a dia da
organização.

Por isso, os gestores devem investir

em comunicação interna e evitar
reter informações em apenas uma
área.

Colaboradores precisam conhecer de forma clara

a missão e os objetivos do local em que trabalham,
bem como a sua cultura e valores, para que sejam
capazes de representá-lo com sucesso e para que
se mantenham mais alinhados e participativos.

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 COMUNICAÇÃO INTERNA

Para estimular a comunicação interna na sua empresa, busque sempre:

DEFINIR PAPÉIS

O objetivo mais importante da comunicação interna é fazer com que todos saibam qual é a sua
responsabilidade e assumam com propriedade as suas funções. E, para isso, é essencial que o líder
defina os papéis de cada colaborador na empresa com clareza.

Não basta contratar um profissional para um cargo, também é preciso indicar qual deve
ser o foco da sua atuação, as áreas em que ele precisa se concentrar e buscar melhorias e
como ele pode contribuir para o trabalho de todos.

Essa estratégia evita desentendimentos, sobrecarga de demandas para uns e escassez para outros, e
ajuda cada colaborador a desenvolver um trabalho mais fluido e organizado.

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 COMUNICAÇÃO INTERNA

SER TRANSPARENTE

Em 2016, a startup Buffer – responsável por um serviço de compartilhamento nas mídias sociais –
surpreendeu a todos ao divulgar abertamente o salário de seus funcionários.

De acordo com o seu CEO, Joel Gascoigne, a atitude teve um impacto positivo no ambiente de trabalho: os
conflitos internos diminuíram e também o sentimento de injustiça que muitos profissionais mantinham.

A cultura de transparência da sua empresa não precisa ser feita de maneira tão radical, mas é importante
envolver, de alguma maneira, os colaboradores em todos os processos relevantes.

Isso dará a eles uma visão mais ampla do negócio – mesmo que não ocupem um cargo de
liderança – e ajudará a evitar fofocas ou problemas interpessoais. Afinal, quanto mais bem
informado um profissional está, mais fácil será para ele assumir responsabilidades e se
manter envolvido.

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 COMUNICAÇÃO INTERNA

ESTIMULAR O COMPARTILHAMENTO ENTRE OS PRÓPRIOS COLABORADORES

É importante estimular o compartilhamento também entre os colaboradores. Para isso promova atividades
em que um deve contribuir com o trabalho do outro, dê tempo para o brainstorm e realize reuniões em
que todos possam opinar.

Para criar um ambiente de comunidade, o gerente deve ser o exemplo. Então evite criar
um relacionamento vertical com a sua equipe, em que você é o líder – detentor de todo o
conhecimento – e eles apenas subordinados.

Fazer as informações circularem e oferecer orientação quando for necessário é uma forma de evitar
“gargalos” de trabalho e brigas de ego, que comprometem a autoestima, a satisfação e o comprometimento
dos colaboradores.

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CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Nós já te apresentamos, anteriormente, as melhores maneiras

de se tornar um profissional mais produtivo, por meio de uma
série de hábitos dentro e fora do trabalho.

Porém, para as empresas e para os profissionais responsáveis

por cargos de liderança, trazer a produtividade para o
ambiente de trabalho é uma missão que não envolve apenas
determinação pessoal.

É preciso encontrar as melhores estratégias para engajar

e motivar diferentes pessoas, de modo que elas consigam
trabalhar juntas como equipe – e essa é uma tarefa complicada!

Mas, colocando em prática as dicas deste e-book, você será

capaz de melhorar os resultados da sua empresa em curto
prazo e trazer mais qualidade de vida a seus profissionais a
longo prazo. Nós garantimos!

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 SOBRE A SITEWARE

Você já conhece a Siteware? Ela é a empresa de tecnologia líder no segmento de Gestão do Desempenho e
da Estratégia Corporativa na América Latina. Mais de 100 mil usuários contam com as soluções da Siteware
para o desdobramento de suas metas, sejam elas estratégicas, táticas ou operacionais e, também, para
o acompanhamento de seus Projetos Estratégicos e Planos de Ação.

Nosso propósito é unir as pessoas, a operação e a estratégia para que as empresas melhorem sua execução,
sua governança sua a produtividade, alcançando assim melhores resultados. Fazemos isso por meio de
uma plataforma que mescla, de forma única, as metodologias de gestão e as ferramentas de colaboração
presentes nas redes sociais. O resultado é um sistema robusto e ao mesmo tempo simples e intuitivo.

Por isso nos definimos como uma empresa de GEnTe (Gestão, Engajamento e Tecnologia). Sabemos que as
empresas são formadas por pessoas e engajá-las na execução dos planos e da estratégia é fundamental
para se alcançar melhores resultados. A cada nova funcionalidade levamos ao extremo nossa missão de
simplificar a gestão das empresas. Experimente!

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