GERENCIAMENTO DE FACILITIES:

O QUE É E COMO FAZER?

Introdução................................................................................................................................................................................................................3
O que é o gerenciamento de facilities?........................................................................................................................................................5
Qual a importância para a organização?..................................................................................................................................................... 8
Quais são os principais serviços?...................................................................................................................................................................13
Por que a terceirização é a melhor opção?...............................................................................................................................................19
Conclusão.............................................................................................................................................................................................................. 27
Sobre a Seguridade Serviços de Segurança........................................................................................................................................... 30
INTRODUÇÃO
Introdução

A gestão empresarial é uma responsabilidade que

envolve recursos de diferentes naturezas, como humanos
e financeiros. Assim, o gestor deve se comprometer de
modo a alinhar as metas de cada setor aos objetivos
mais importantes da empresa.

No entanto, algo que pode atrapalhar o desenvolvimento

da gestão empresarial, seja em sua totalidade, seja de
forma setorizada, é a dificuldade em uniformizar as
tarefas no sentindo de alcançarem a plena realização da
atividade principal da empresa, ou seja, a atividade-fim.

Nesse sentido, surge o gerenciamento de facilities como

solução para o problema. Leia o post e acompanhe
como é possível melhorar o nível de produtividade a
partir desse conceito.

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O QUE É O GERENCIAMENTO DE FACILITIES?
O que é o gerenciamento de facilities?

O gerenciamento de facilities consiste na reunião de diferentes disciplinas necessárias ao bom funcionamento de

uma empresa ou condomínio. Com origem nos EUA em 1960, o termo “facilities” significa “facilidades”. Portanto, a
finalidade do gerenciamento de facilities é proporcionar, a um custo baixo, conforto, segurança, higiene, manutenção
e infraestrutura aos profissionais que executam atividades em uma empresa, garantindo que eles possam realizar seu
trabalho da forma mais produtiva e eficiente possível.

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O que é o gerenciamento de facilities?

Essas disciplinas, atividades, funções ou práticas referem-se, na maioria das vezes, às rotinas que não integram a
atividade-fim da organização, mas ainda assim servem para melhorar os processos mais importantes.

Quando reunidas em conjunto, então, as facilities acabam por resultar no aperfeiçoamento dos processos
na medida em que promovem facilidades.

Para gerenciar as facilities, é utilizada a estratégia citada acima, ou seja, elas são reunidas em um único bloco, o que
permite uma administração concentrada e centralizada. Dessa maneira, as funções podem se desenvolver de maneira
coordenada, assegurando que as necessidades empresariais serão supridas por serviços de apoio.

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QUAL A IMPORTÂNCIA PARA A ORGANIZAÇÃO?
Qual a importância para a organização?

O gerenciamento de facilities é muito importante

para a empresa, pois serve para agregar valor aos
seus serviços e ao próprio empreendimento, que
desenvolve a imagem de uma instituição organizada
e moderna.

Nesse sentido, quanto maior a empresa, maior

será a importância do gerenciamento de facilities,
considerando que ela possui mais recursos e mais
funcionários (mais recursos financeiros, materiais
e humanos).

Uma empresa de grande porte — com mais de

1.000 funcionários e uma infraestrutura complexa,
por exemplo — pode até requerer a criação de um
departamento específico para gerenciar facilities.

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Qual a importância para a organização?

Tendo isso em vista, uma gestão eficiente de facilities pode contribuir para a redução de custos fixos ao mesmo tempo
em que certamente aumenta o nível de satisfação dos funcionários. Afinal, funcionários trabalhando mais satisfeitos
implicam produtividade otimizada e maiores possibilidades de aumentar a rentabilidade do negócio.

Considere um exemplo: você entra em um hospital e se surpreende com a quantidade de instalações elétricas expostas
e de sujeira no chão. Também se surpreende com a ausência de câmeras de segurança (quando elas são equipamentos
comuns na maioria dos estabelecimentos).

Consequentemente, esse hospital não efetua uma gestão de facilities adequada e o resultado é uma imagem ruim da
empresa para os clientes e usuários.

Veja outros exemplos:

• você entra em um escritório de advocacia e percebe o quanto está quente em seu interior. Mesmo assim, não
existe um único mecanismo de controle de temperatura à disposição: nem ventiladores, nem ar-condicionado,
nem sequer uma janela que permita a ventilação natural;

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Qual a importância para a organização?

• você vai trabalhar em uma grande empresa, mas percebe que, na hora das refeições, não existe ninguém para
servir o almoço aos funcionários;

• você vai estudar em uma universidade privada à noite e percebe que não há segurança alguma na portaria,
sendo muito fácil para qualquer pessoa acessar o interior do prédio;

• você vai visitar um condomínio em busca de um apartamento para alugar e o primeiro que encontra apresenta
portaria remota, com câmeras 24 horas espalhadas por todo o complexo, uso de biometria para controlar
a entrada e saída dos moradores, cerca elétrica por todo o perímetro, sensores que acusam a presença de
estranho em certas alas e nos apartamentos.

Nesse último caso, certamente existe uma gestão apropriada de facilities e alugar um imóvel nesse
condomínio realmente valerá a pena. Sobretudo, todos esses exemplos mostram o quanto é importante
manter uma gestão eficiente de facilities.

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Qual a importância para a organização?

Mas a verdade é que muitas empresas não dispõem de um setor específico de gerenciamento de facilities e dividem
as variadas funções entre o departamento de recursos humanos (RH) e outros setores, como o de produção e/
ou de suprimentos. Essa estratégia nem sempre funciona, provocando perdas no nível de coordenação, coesão e
trabalho em conjunto.

Mas não se engane: toda empresa necessita realizar o gerenciamento de facilities, em maior ou menor intensidade,
conforme as necessidades e vulnerabilidades do negócio. Uma pesquisa da CompWalk listou os 4 principais setores que
requerem gestão de facilidades:

1. Bancos (49%);

2. Saúde (39%);

3. Farmácia (36%);

4. Energia (34%).

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QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS SERVIÇOS?
Quais são os principais serviços?

Vejamos agora os principais serviços (disciplinas,

funções, atividades) que compõem os facilities e
precisam de um gerenciamento bem direcionado.

LIMPEZA

Uma empresa que oferece aos funcionários e

clientes um ambiente limpo mostra que possui
uma boa estrutura de organização, especialmente
no que se refere à higiene e à prevenção de doenças.

Um ambiente limpo ajuda a manter o estímulo

dos funcionários, contribuindo para o aumento
da produtividade e para criar uma boa imagem
empresarial no mercado, principalmente perante
o público consumidor.

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Quais são os principais serviços?

MANUTENÇÃO

É normal que as máquinas e os equipamentos de empresas e condomínios apresentem defeitos e necessitem de reparos.
Dessa forma, uma falha elétrica ou um equipamento que deixa de funcionar geram desconforto e podem mesmo ser
responsáveis por elevados prejuízos financeiros.

Por outro lado, a gestão de facilidades permitirá a manutenção periódica dos equipamentos e máquinas
com o auxílio de uma equipe de profissionais especializados no serviço. Assim, eles não somente
consertam eventuais falhas (manutenção corretiva), mas trabalharão de modo a prevenir que elas
apareçam (manutenção preventiva e manutenção preditiva).

Com a atuação hábil da equipe de técnicos, as máquinas e os equipamentos estarão sempre disponíveis para
serem usados.

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Quais são os principais serviços?

ALIMENTAÇÃO

A alimentação também deve ser considerada na gestão de facilities. É importante, por exemplo, contar com uma equipe
treinada para atuar em um refeitório empresarial. Dessa maneira, os funcionários ficarão satisfeitos, tendo suas necessidades
alimentares bem supridas por profissionais capacitados.

Um grande empresário, sócio proprietário de uma indústria metalúrgica na Bahia, Dr. Hartmann, costumava dizer que
“funcionário precisa se alimentar para produzir mais”. Diante dessa realidade, a gestão adequada dos serviços de
alimentação deve ser uma prioridade na gestão de facilidades.

A alimentação está relacionada à saúde, à produtividade e ao conforto dos funcionários.

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Quais são os principais serviços?

SEGURANÇA

A segurança, sem dúvida, é um ponto essencial

para qualquer empresa e condomínio.
Tendo isso em mente, uma equipe treinada
responsabiliza-se por garantir a segurança das
pessoas e do patrimônio pessoal e coletivo.

O resultado disso? Com a proteção adequada, é

possível evitar agressões físicas, roubos, desvios
internos, sabotagens, ataques, espionagens e
outros contratempos.

O bombeiro industrial também é um

profissional que se enquadra nessa categoria,
junto com os porteiros e vigilantes privados.

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Quais são os principais serviços?

OUTROS SERVIÇOS

Além desses, outros serviços que podem integrar • recepção;

o gerenciamento de facilities são:
• zeladoria (para condomínios);
• paisagismo e jardinagem;
• recrutamento e seleção de candidatos
• serviços de transporte (carga/descarga); (setor de RH);

• mensageria (envio e recebimento de • consultoria de seguros e planos de saúde

mensagens); (seguros empresarial, condominial, de viagem,
de vida; planos médicos e odontológicos
• gestão de documentos; para os funcionários).

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POR QUE A TERCEIRIZAÇÃO É A MELHOR OPÇÃO?
Por que a terceirização é a melhor opção?

Uma boa maneira de otimizar sua gestão de facilities é

terceirizando os serviços. Inclusive, a terceirização de mão de
obra tem sido uma prática cada vez mais comum em empresas
de diferentes segmentos e portes.

Uma das razões em adotar a terceirização como solução para o

desempenho de diferentes “facilidades” — segundo pesquisas
encomendadas pela Ciesp e Fiesp em 2015 — é justamente a
especialização que os profissionais terceirizados apresentam
(70,9% das empresas alegaram esse motivo). Essa especialização
certamente contribui para agregar mais qualidade aos
serviços prestados.

Entre os setores terceirizados, o que mais se destaca é o de

segurança/vigilância com um percentual de 59,8%. Em segundo
lugar, aparecem os serviços de limpeza e conservação com 55,4%.

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Por que a terceirização é a melhor opção?

VANTAGENS EM TERCEIRIZAR A SEGURANÇA

Os serviços de segurança abarcam vigilância de patrimônio, escolta armada, transporte de valores, segurança pessoal
e curso de formação de vigilantes.

Mas quando uma empresa decide internalizar o serviço de segurança patrimonial, o processo pode ser complicado,
exigindo paciência do gestor e o atendimento a uma série de requisitos. É necessário criar outra empresa unicamente
com essa finalidade e registrá-la junto ao órgão competente, que é a Polícia Federal.

Em outras palavras, a empresa terá que cumprir determinadas regras e poderá sofrer a fiscalização da PF. O setor jurídico
da empresa, por exemplo, deve realizar os processos necessários e atender as solicitações da PF. Todo esse trabalho
contribui para desviar a atenção do gestor e da equipe da atividade-fim do negócio.

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Por que a terceirização é a melhor opção?

VANTAGENS EM TERCEIRIZAR
OS SERVIÇOS DE LIMPEZA

Quanto aos serviços de limpeza, que

ocupam o segundo lugar, a terceirização
oferece mais qualidade e eficiência
no trabalho, já que conta com profissionais
treinados e equipamentos modernos,
além de seguir metodologias específicas
de limpeza e aplicar processos seguros.

A reserva técnica garante que não haverá

atrasos, nem faltas na execução do
serviço — caso um dos profissionais falte,
existe outra na reserva para substituí-lo,
integrando-se à equipe de limpeza.

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Por que a terceirização é a melhor opção?

VANTAGENS DA TERCEIRIZAÇÃO DE QUALQUER SERVIÇO DE FACILITIES

A terceirização dos serviços de facilities (qualquer que seja a área) vai influir principalmente na redução dos custos ligados
a eles. Para ter uma noção mais clara desses gastos, considere que a contratação de funcionários para sua empresa
envolve custos com salários, 13º salário, férias, horas extras, adicional noturno (20% sobre o salário-base), alimentação,
vale-transporte e demais encargos exigidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

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Por que a terceirização é a melhor opção?

É preciso também fazer a gestão dos profissionais, que envolve recrutamento, seleção, contratação, capacitação,
treinamento, atualização, folha de pagamento, substituições, afastamentos, demissões, acidentes no trabalho, controle
de insalubridade/periculosidade, atestados, processos trabalhistas e assim por diante.

Vemos, portanto, que a contratação de funcionários vai exigir custos altos e muita responsabilidade, o que novamente
resulta em desvio de atenção do foco principal da empresa, perdas financeiras, pressão sobre o fluxo de caixa, menos
tempo para as tarefas primordiais, entre outros aspectos.

O bom gerenciamento de facilities deve considerar, portanto, as possibilidades de terceirizar diversas atividades que
facilitam a vida dos funcionários, mas acabam exigindo muito tempo e mais dinheiro da empresa.

Lembre-se que toda atividade-meio pode ser terceirizada. As atividades-meio correspondem, em sua maioria, às
facilities de que estamos falando.

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Por que a terceirização é a melhor opção?

COMO ESCOLHER UMA BOA EMPRESA DE TERCEIRIZAÇÃO

Não importa se é alimentação, segurança, limpeza, jardinagem/paisagismo, zeladoria, transporte e até atividades da
área administrativa do RH (como recrutamento/seleção e preenchimento da folha de pagamento): todos esses serviços
podem ser delegados a empresas especializadas ou, o que é ainda melhor, a uma única empresa que atue em todos
esses setores.Além disso, é fundamental certificar-se da idoneidade da empresa terceirizada:

• comparando referências e comentários dos clientes;

• avaliando a satisfação dos seus funcionários;

• investigando sua situação financeira (se existem, por exemplo, pendências com a Receita Federal, com a
SEFAZ, com outro órgão do governo ou se possui muitos processos trabalhistas);

• verificando se ela apresenta algum certificado de qualidade ou outro documento que comprove suas habilitações
e seu potencial.

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Por que a terceirização é a melhor opção?

GERENCIANDO OS PROFISSIONAIS TERCEIRIZADOS

As facilidades proporcionadas por uma empresa de terceirização não significam que o gestor e os líderes em geral devem
simplesmente “lavar as mãos” e deixar os profissionais terceirizados executarem suas atividades como se fossem máquinas.

Quando as atividades terceirizadas são efetuadas dentro da empresa, os líderes precisam observar o trabalho dos
profissionais, manter um relacionamento de permuta com eles, passar as informações que eles precisam e conferir se
estão realmente atuando com prontidão.

Não tenha dúvidas: o bom relacionamento entre os “facilitadores” terceirizados e a equipe interna
vai contribuir ainda para mais que a empresa se desenvolva e atinja os objetivos relacionados à
atividade principal.

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CONCLUSÃO
Conclusão

O gerenciamento de facilities é essencial para toda empresa que deseja se manter organizada e aumentar o nível
de sua produtividade e do atendimento ao cliente. Acima de tudo, a gestão das facilidades deve contemplar todos
os serviços que facilitam o desenvolvimento das operações associadas diretamente à atividade principal do negócio.

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Conclusão

Dessa forma, os funcionários e líderes terão condições de trabalhar melhor e com mais satisfação, o que só resulta em
benefícios para a organização.

A terceirização vem exatamente ao encontro dessas necessidades, promovendo uma série de facilidades
a custos mais baixos e com mais eficiência, proporcionando um ambiente salutar para toda a equipe.

Ao mesmo tempo, a terceirização permite que a equipe tenha muito mais tempo e muito mais concentração para
dedicar-se ao desenvolvimento de estratégias voltadas à atividade-fim, o que favorece a expansão da empresa
e aumenta seu potencial competitivo.

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