EBOOK - COMO IMPLEMENTAR UM HOME OFFICE EFICENTE E

SUSTENTÁVEL – PARA PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

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 Bom escrevi este Ebook com o intuito de fornecer ferramentas as
Pequenas e Médias Empresas para implementar um home office eficiente
e sustentável com base na experiencia que eu adquiri e vivi em cerca de
05 anos em Multinacionais de Contabilidade e Consultoria, assim como
pude constatar em diversas empresas onde prestei serviço sendo assim
vou discorrer a respeito tanto em questão de benefícios aos
Empregadores e seus colaboradores quanto o que pude constatar que
não funciona, sendo assim vamos lá.

1. Planejamento

Para qualquer objetivo que queremos atingir o planejamento é algo

imprescindível e inevitável para obter êxito, no que tange ao escopo do
planejamento eu considero que devemos analisar primeiramente o nicho
de mercado da empresa e quais atividades que eu posso implementar
esse home office. Exemplo:

Em uma Industria, consigo implementar um home office?

A resposta seria depende, pois no que tange a escala de produção,
claramente não, pois os colabores tem que produzir com o maquinário da
empresa, mas no setor administrativo e financeiro é amplamente possível.

Ou seja, em setores de escritório de Comércio e Industria

(administrativo é plenamente possível implementar o home office), já
em setores produtivos não.
Em empresas prestadoras de serviço em alguns casos é possível
implementar esse home office de maneira setorial (administrativa) e
produtiva mantendo alguns colaboradores em campo no cliente e alguns
executando as tarefas de casa.
Acredito que em empresas de contabilidade e de advocacia é
amplamente possível implementar um full home office e manter uma
empresa 100% online com um site bem estruturado e um plano de
negócio bem definido, mas isso é assunto para um outro momento.

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 Bom após ser verificado o setor que pode ser implementado o home
office, temos que verificar se é possível o implemento de um home office
full ou de apenas alguns dias alternados.

Quais Fatores temos que analisar para isso?

1° Fator: Pessoas – Quem são as pessoas e qual o seu histórico de
trabalho
2° Fator: Estas pessoas dominam amplamente suas tarefas? Caso não
dominem o full home office não será recomendado.
3° Fator: Os vícios de trabalho e as atitudes das pessoas no ambiente de
trabalho são condizentes com a função? Pois é muito provável que estas
pessoas repliquem esse comportamento dentro de suas casas.
Exemplo mais comum: Procrastinar utilizando o celular e não produzindo
o que lhes foi pedido.
4° Fator: A atividade a ser desempenhada é algo de alta complexidade e
com muitas mudanças? Ou se trata de algo repetitivo ? Na primeira opção
é possível implementar o home office em alguns dias , na segunda opção
fica mais simples implementar o home office toda a semana.
5° Fator : É necessário a contratação de alguém totalmente novo para
doutrina-lo a partir daquele regime de contratação? Os as pessoas em
questão não serão resistentes a essa mudança?
Esse ultimo fator é bem relevante visto que as vezes é necessário
conversar ou até criar uma votação interna dependendo do tamanho da
equipe para saber a sua opinião e expressar os prós e contras sobre esta
mudança pois ela trará tanto benefícios como também alguns malefícios
aos empregados dependendo do seu panorama atual, Exemplos:
Benefícios
Colaborador mora muito longe do trabalho, então em home office ele
ficaria amplamente feliz.
Colaborador tem filhos e não consegue vê-los por estar no trabalho
sempre e ter uma jornada elevada somadas ao tempo de movimentação,
então ele ficaria amplamente feliz tanto se for 1 vez na semana ou sendo
a semana toda.

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 Malefício
Colaborador estuda na faculdade próximo ao trabalho, sendo que estar
em casa inviabiliza e dificulta o seu comparecimento na faculdade e
mesmo que quisesse não existiria unidade próxima a sua residência. Bom
neste caso a mudança não seria tão benéfica.

Colaborador recebe vale refeição e vale transporte, porém passará a

receber apenas o vale alimentação tal fator pode prejudicar de alguma
maneira o seu planejamento pessoal causando algum tipo de resistência.

Um adendo a respeito de controle, para os casos de full home office creio

ser necessário pelo menos algumas reuniões periódicas para alinhar
objetivos e verificar com esta o andamento do trabalho, ter uma linha
aberta com o colaborador é imprescindível tanto quanto delimitar limites.

Um outro ponto é em relação a horas extras, para os casos de empresas

com mais de 10 empregados é obrigatório o registro de ponto, sendo
assim creio que é produtivo falar sobre esse assunto, pois hoje existem
em diversos tipos de aplicativos que podem ser instalados em celulares
Android ou IOS, o que é necessário estudo para ver os prós e contras de
cada um deles
Gratuitos
Ponto GO
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mobapps.mobponto&hl
=pt_BR
Ponto Fácil
https://play.google.com/store/apps/details?id=br.com.netoreboucas.ponto
&hl=pt_BR

Existem alguns que são integrados com o sistema da contabilidade

FORTES COLABORE
https://play.google.com/store/apps/details?id=br.com.fortes.appcolaborado
r&hl=pt_BR

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 E ainda existe a possibilidade de você verificar junto ao seu ERP de
gestão um ponto eletrônico de algum parceiro ou da própria plataforma
interna.

2.Financeiro

A respeito do planejamento financeiro temos que pensar que em

quaisquer mudanças é necessário o uso de capital tanto para
investimento em treinamento (Plataformas como Hotmart ou o próprio
CEFIS dependendo do nicho de mercado da empresa) sendo assim é
necessário vermos isso como um investimento, analisando a sua
viabilidade, expectativa de retorno e meios para tornar isso mais rentável
e em quanto tempo.

Para a viabilidade inicial creio que é necessário colocarmos em pauta o

tipo de ferramenta de trabalho necessária para executar o trabalho qual a
faixa de preço de um notebook e quantos terei de comprar para iniciar
esse home office, se for setorial podem ser de 10 a 15 notebooks (Faixa
de R$ 15.000,00 valor normal de mercado)fato que pode ser bem custoso
olhando a curto prazo.

Bom e se eu te disser que é necessário ver o quadro inteiro e não apenas

uma micro parte.

Full Home Office - Advogados

Digamos que no exemplo a sua empresa utilize um imóvel alugado em
um ponto comercial da cidade, mas você verificou com base em analises
que a sua captação e conversão de cliente e meramente digital, raras as
vezes que você capta um cliente que estava andando na rua e que as
vezes apenas surge a possibilidade de reuniões pessoalmente para tratar
de algum assunto específico.

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 Onde você tem no seu quadro de colaboradores
1- Assistente Jurídico – Custos indiretos como vale transporte 350,00
+500,00 de vale refeição por ser um local como a zona sul de SP;
2- Recepcionista - Custos indiretos como vale transporte 350,00
+500,00 de vale refeição por ser um local como a zona sul de SP;
3- Você como Advogado- Gasolina 500,00 Refeição R$ 500,00
4- Custos do espaço – Agua, Luz, Internet, Aluguel- R$ 6000,00

Custo total MENSAL de R$ 8700,00

Neste caso você teria que comprar apenas 02 notebooks aos seus
colaboradores.
Seu custo figuraria por volta de R$ 3000,00 no máximo
Mais um vale alimentação de R$ 300 para cada – R$ 600,00
Total R$ 3600,00
Vamos falar que eventualmente você tenha que ter uma reunião com
algum cliente em potencial, ou para resolver algum problema que não
possa ser feito por meio de vídeo conferencia.
Aluguel de sala comercial
Por hora na faixa de R$ 66,00 – R$ 120,00 nas mesmas regiões
centrais da cidade
Link abaixo: https://www.regus.com.br/offices/brazil/sao-paulo/meeting-
rooms

Mas se você acreditar que é necessário ter um escritório físico

mensalmente podemos verificar que o custo de uma mesa em um
Coworking não é tão caro cerca de R$ 600- R$ 2000,00 dependendo
se quiser manter uma estrutura sozinho ou uma mais colaborativa e
em contato com outros profissionais de dezenas de áreas.
https://www.wework.com/pt-BR

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 Certo, após tudo isso você ainda acha muito custoso despender R$
3000,00 pra comprar estes computadores. Bom te apresento mais
duas opções:
1° Comprar um lote de notebooks e mandar para assistência,
prontamente alguns virão funcionando e outros não mas em sites
abaixo você vai visualizar lotes na faixa de R$ 300-R$ 700 com 10
Notebooks
https://www.sodresantoro.com.br/busca/notebook/
https://www.freitasleiloeiro.com.br/leiloes/pesquisar?pg=2&query=noteboo
k&categoria=3&subCategoria=141&subCategoriaLabel=Inform%C3%A1tic
a

Bom se você acha que é muito trabalhoso existe outra opção:

Notebooks usados em perfeito estado com até 01 ano de garantia com
qualidade empresarial muito superior aos comuns Positivo, Samsung ou
mesmo LG.
http://www.notebookusado.com.br/

Razatech -que revende notebooks empresariais e apresenta garantia.

https://www.mercadolivre.com.br/perfil/RAZA.TECH.INFORM%25C3%258
1TICA?matt_tool=26344982&matt_word=Default_URL_MLB&gclid=CjwK
CAjwq832BRA5EiwACvCWsWbt_H6O9SFRxqVITaBwRWbuOmyZWTfLR
otzqUzcG39QWg_pfGglYBoC7TQQAvD_BwE

Se você achar ainda que não compensa, existe a opção de colocar um

notebook locado e pagar um aluguel bem baixo mensal faixa de R$
450,00 mês.
https://www2.lowcost.com.br/locacao-de-notebooks/
https://proevento.com.br/servicos/14/home-
office.html?gclid=CjwKCAjwq832BRA5EiwACvCWsUdx01nRR_EMA52w
D2p-LE2dzRH70xPnmVHZu_ZKVtz-2oPcpiFMihoCY2wQAvD_BwE

tudo é questão de planejamento principalmente no escopo financeiro

agora é só fazer a conta de quanto sobraria e investir o capital restante
em renda fixa ou mesmo no próprio negócio.
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 3.Tecnologia

Bom quando pensarmos qual a configuração ideal dependendo do

modelo necessário eu particularmente recomendo o Lenovo Thinkpad
T450 sai na faixa de R$ 1300,00 usado com garantia e pode durar de 05
a 10 anos com uma configuração de processador core I5 e 4 Gb de
memória RAM.

Claro que da mesma linha empresarial porém com uma configuração

anterior temos o Lenovo Thinkpad T430 e o Elitebook da HP que tem uma
configuração de um Core i3 com os mesmos 4 Gb de memória que pra
atividades cotidianas e Web não tem nenhum problema e mesmo tendo
seus 3-4 anos de uso pode durar por mais uns 4 ou 5 anos com um
cuidado legal e algumas manutenções periódicas pela bagatela de R$
700,00.

Podemos pensar também em quais ferramentas são necessárias para a

execução do home office

Temos que ter com toda a certeza o pacote office completo onde se você
pesquisar pode achar opções mais interessantes que comprar uma
versão do office fechada como é o caso do office 365 que tem
atualizações e você paga um aluguel de R$ 29,00 reais por mês com
direito ao office completo e todos os app’s provenientes do pacote
office,além de fornecer uma bagatela de 1 TB de armazenamento em
nuvem por pessoa no total de 6TB o que é muita coisa mesmo.
https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/p/microsoft-365-family/

Bom caso opte por adquirir o office apenas ou uma versão anterior ela
pode te atender tranquilamente.

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 3.1Backup e compartilhamento de arquivos
A respeito dos dados da empresa eu fortemente recomento a contratação
do google One 2 GB anual por R$ 99,00
https://one.google.com/about?gclid=CjwKCAjwq832BRA5EiwACvCWscxd
8CR_rp5ReXAJhsHRcHk0hxWUVges9IFuZFCe6gjkl23nNOXEqxoCAu8Q
AvD_BwE#upgrade

ele te possibilita rotear uma pasta dentro de cada computador e

compartilhar entre os membros da equipe com o backup totalmente
automatizado e em tempo real, o que o custo é bem menor e é um
espaço moderado.
“Minha opinião pessoal é de que o backup tem de ser feito em nuvem
diariamente, tempo real de quaisquer maquinas ou do servidor da
empresa afim de resguardar qualquer tipo de dados e evitar retrabalhos.”

Para facilitar a gestão creio que existem diversas ferramentas, mas

nenhuma tão integrada e compartilhada quanto as criadas pela empresa
de Bill Gates a Microsoft, quando você começa a ver as funcionalidades e
as possibilidades de conexão vê o quanto isso pode trazer de
produtividade.
Microsoft To do: Para gerenciar prazos e tarefas da sua equipe, com
alertas no computador e no celular.
Microsoft One Note: Para fazer anotações, tirar fotos e ideias, tomar
notas de reuniões ou mesmo fazer anotações via Caneta no tablet.
Microsoft Skype: Pode conversar e até fazer vídeo conferências,
obtendo até acesso ao computador do colaborador.
Microsoft Lens: Pode Digitalizar pelo celular e diretamente enviar ao
computador sem ter de enviar via e-mail e também pode converter textos
digitais em áudio.
Microsoft Authenticator: Autenticar entradas com um Pin mutável por
minuto para assegurar o acesso
Cripritografia Bitlocker: Pode criptografar HD das maquinas impedindo o
acesso externo ou a retirada de quaisquer dados sendo tudo configurado
juntamente a conta Microsoft.

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 Microsoft Outlook: Capaz de unir todas as ferramentas juntas, planejar
calendários de tarefas e obrigações, compartilha-los por equipe, gerenciar
reuniões, tarefas e anotações, unindo todos os app’s que mencionei
acima tanto na versão Web, quanto na versão Mobile.
Ainda cito mais dois programas imprescindíveis:
Any desk :Para acesso aos computadores
Zoom: Site para Teleconferências Gratuitas, sendo possível o
compartilhamento de tela, tanto quanto assumir o controle.

4. Controle e Segurança da Informação

Além das ferramentas tecnológicas eu creio que é necessário manter sim

o controle via papelada termos de compromisso, conduta e etc..
No computador:
Todos os acessos podem ser verificados e o computador só pode ser
usado para fins de trabalho.
Zelo do computador e quaisquer extravios da máquina ou dano sem um
boletim de ocorrência fará necessário o colaborador custear com o valor
da máquina.

Dependendo é necessário contratar um seguro para as maquinas, que

pode até te fornecer esses termos pra que você consiga recuperar o valor
do notebook.
Sobre a documentação e informações sigilosas
Creio que é necessário manter sim um termo de responsabilidade
podendo a pessoa ser acionada judicialmente por extravio de informação,
divulgar a terceiros/informações da empresa ou dos clientes e para os
casos de contabilidade citar que é vedado se beneficiar das informações
utilizando os dados em bolsas de valores.

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 5.Conduta

Aqui pode ser falado a respeito de procrastinar, de não cumprir com

reuniões periódicas, de ter desídia em suas funções, dos avisos e
punições até o fatídico desligamento por repetir atitudes improdutivas e
impróprias.
Pode também fixar reuniões (Como obrigatoriedade)
Bater o ponto no celular (localização)
Inatividade na Maquina
Rastreio da Localização da Maquina
Impedimento de utilização de VPN para mascarar IP
Não atender ligações dentro do horário de trabalho.

E em questão da assinatura você pode solicitar que cada colaborador

tenha um certificado digital, ou mesmo pode também aceitar a assinatura
dos termos digitalizada dai fica ao seu critério de controle.

Contratual

Depende muito do regime de contratação

CLT
È necessário fazer anotações gerais na carteira se o colaborador figurar
em home office todos os dias da semana, se for em dias alternados não.
Pode controlar horário e ter superiores diretos.

Autônomo CPF e CNPJ

São dois tipos que possibilitam menos controle, porém tem um custo bem
menor, mas existem algumas nuances em relação a controle.
Sendo ele uma pessoa física ou jurídica não regida pela CLT não pode
haver subordinação ou controle elevado, caso isso se configure verbas
trabalhistas podem ser requeridas, sendo assim é melhor manter um
controle por objetivo e por serviços.

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 Dependendo da localidade no caso do Full home Office deve se
considerar onde reside o empregado e verificar se tem alguma retenção
de ISS/ INSS/IR ou CSRF no seu pagamento na prefeitura e ver se ele
tem a necessidade de fazer o cadastro CPOM
6.Conclusão
Em ambos os tipos de contrato o home office pode ser benéfico tanto
financeiramente ao empregador desativando uma área ou para o
empregado podendo estar próximo a sua família fazendo seu horário ou
mesmo fazendo uma faculdade e tendo maior qualidade de vida, claro
que este manual pode ter um efeito totalmente grande no aspecto
imobiliário mas creio que esta mudança ocorrerá em um futuro próximo
onde o home office e os espaços compartilhados vão modificar o mercado
e o nosso País.

Fica o meu obrigado por ler!

Escrito por:
Wilson José Ribeiro Neto
Contador
Oliveira & Ribeiro Contabilidade e Consultoria

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