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reproduzida ou transmitida livremente de alguma forma, sem o consentimento
prévio dos seus autores. Se por ventura tiver interessado na publicação de
uma análise ao livro, entre em contacto via email para
geral@escolafreelancer.com
UTILIZAÇÃO DO LIVRO
Mas a publicação deste ebook não seria possível sem a ajuda da equipa da
EscolaPlus, a quem devo um enorme obrigado. São eles: Paulo Faustino,
Regina Santana, Miguel Lucas, Diogo Espinha, Muhammad Satar, Guilherme
Mazetto, João Vital e Vítor Carvalho.
1. DEFINIÇÃO DE PRODUTIVIDADE 5
CONCLUSÃO 103
SEJA MAIS PRODUTIVO 5
1. DEFINIÇÃO DE PRODUTIVIDADE
Na vida, existe apenas uma coisa que nunca irá voltar atrás: o tempo. Por
isso devemos aproveitá-lo sempre da melhor forma, quer seja na vertente
pessoal, profissional ou familiar. E para quem trabalha como freelancer, o
tempo muitas vezes significa dinheiro. Mas durante todo este livro não quero
que veja apenas a produtividade como uma forma de angariar mais algum
dinheiro ao final do mês, mas sim de um modo bem mais abrangente.
Para que o conceito de produtividade possa criar algum prazer em ser
adquirido, ele precisa de ser visto como uma forma de ter tempo livre para
outras coisas boas da vida. Com certeza todos nós conhecemos aqueles
senhores idosos, com uma barriga enorme e que adoram conduzir Mercedes
acabadinhos de sair do stand. Tim Ferriss, o escritor do livro “4 horas por
semana”, gosta de lhes chamar os “velhos ricos”. No fundo, este género de
pessoas com muito dinheiro, dedicaram toda a sua vida apenas ao trabalho e
deixaram para trás tanto a sua família, como o divertimento ou a saúde. Se
quiserem aprender “truques” de produtividade para enriquecerem em pouco
tempo, o melhor é pararem de ler estas páginas já por aqui.
Jamais em qualquer frase deste livro vou incentivá-lo a ser mais produtivo no
seu trabalho de freelancer ou na sua empresa para que consiga comprar
aquela casa que sempre quis ou aquele carro topo de gama. Até pode chegar
a isso, mas não deverá ser o principal motivo para melhorar a sua
produtividade.
Todas as técnicas ou dicas que lhe vou dar são para chegar ao final do dia
com uma melhor equilíbrio na sua vida pessoal: para que tenha tempo para a
família, trabalho e cuidar da sua saúde. Sem estes pilares, todas estas
técnicas que lhe vou ensinar não terão uma duração muito longa.
Como já devem ter reparado pelos meus artigos sou completamente contra
aquelas pessoas que vivem apenas para o trabalho. Você deve sempre ter
um tempo para si e para outras coisas que goste de fazer. Ao adquirir
hábitos, conseguirá ser mais eficaz no seu trabalho, conseguindo por outro
lado ter mais tempo livre. Uma coisa está ligada à outra e são completamente
impossíveis de separar. Quem não for organizado no trabalho e não criar
rotinas, dificilmente conseguirá ter tempo livre para aliviar o seu stress.
SEJA MAIS PRODUTIVO 7
Dei-lhe este exemplo para que perceba que muitas vezes complicamos o
tema “produtividade” em excesso. A principal diferença está no foco com que
fazemos as coisas. É claro que também lhe irei falar de ferramentas para o
ajudar no seu trabalho de freelancer, mas elas jamais devem ser utilizadas
em exagero. Devem servir apenas como uma ajuda. Num mundo cada vez
mais informatizado, conseguir automatizar algumas das tarefas faz com que
poupemos alguns minutos preciosos. Mas por favor, simplifique! Irei dar-lhe
pouco mais de duas dezenas de ferramentas, mas a verdade é que se quiser
ser efetivo naquilo que está a fazer, irá usar um pequeno número delas. Mas
antes de mais, veja alguns dos dez principais mitos sobre a produtividade:
Todos estes pontos tiveram o objetivo de tirar da sua cabeça alguma ideias
completamente erradas relativas à produtividade. Mas afinal de contas, como
se melhora a produtividade? A maneira mais fácil de o fazer é começar por
algumas técnicas que ajudam, principalmente para aqueles que não têm
noção nenhuma do que é ser produtivo.
Como o passar do tempo, verá que irá começar a adaptar as técnicas à sua
realidade. No fundo, elas ajudam-no a ter noção de algumas bases da
produtividade que foram esquecidas ao longo do tempo. Vou passar-lhe de
seguida quatro técnicas, que poderão ajuda-lo a organizar melhor o seu dia-
a-dia.
SEJA MAIS PRODUTIVO 10
LEI DE PARETO
O ser humano é por natureza ambicioso. Deseja ter muita roupa para vestir,
um carro para o fim-de-semana e outro para a semana. Uma casa para viver
outra para passar férias, um computador para casa outro para o trabalho
enfim, uma lista enorme de coisas que nós como habitantes deste belo
planeta gostamos de adquirir. Sempre gostamos de ter as coisas em
excesso. No entanto, vou demonstrar através da Lei de Pareto, o motivo pelo
qual deve ter cuidado com toda essa ambição, principalmente quando se
trata do seu tempo ou da sua carreira profissional de freelancer.
O PRINCÍPIO 80/20
A lei de Pareto (ou princípio 80/20 como preferir chamar) foi criada pelo
economista italiano Vilfredo Pareto. Esta teoria diz que: 80% das
consequências advêm de 20% das causas. Para que o leitor entenda mais
facilmente, vou dar-lhe alguns exemplos. Segundo o economista italiano:
80% da riqueza mundial está nas mãos de 20% das pessoas, 80% da
poluição é causada por 20% dos países ou que 80% da receita de uma
empresa provém de 20% dos clientes. As percentagens podem variar entre
85/15 ou 75/25, dependo dos problemas analisados. Mas a verdade é que
dificilmente fogem a esta proporção. Veja como pode aplicar este princípio a
algumas áreas da sua vida, focando-se naquilo que é realmente essencial e
perdendo menos tempo.
NEGÓCIOS
Como fazer? Se já tem uma empresa sugiro que faça essa análise através
da Lei de Pareto e calcule quais os clientes que lhe garantem 80% dos
lucros. Deverá focar mais a sua atenção nesse segmento, garantindo-lhe
mais qualidade e um serviço personalizado. Não digo que não se interesse
pelos outros 20%, mas não perda muito tempo com eles e se tiver que perder
alguns não se preocupe. Concentre-se nos que dão lucro e verá o seu
negócio a crescer.
Se está a iniciar a sua empresa o melhor mesmo é (re) definir o seu público-
alvo e ver quais 20% podem garantir grande parte da receita. Com esta
análise poupará dinheiro, ganhar tempo e ganhar credibilidade perante as
pessoas envolvidas nesse nicho de mercado.
TEMPO
Depois de partilhar com os leitores o que devem fazer para organizar o seu
dia de forma eficiente, a verdade é que esta lei vem apoiar a parte onde eu
explico que deve ir de encontro ao que é essencial. Se fizer a análise do
tempo que perde do seu dia, verá que em 20% das suas atividades gastam
80% do seu tempo. É verdade que existem momentos do dia que não
SEJA MAIS PRODUTIVO 12
podemos evitar, tais como comer, dormir ou tomar banho. Contudo, se deseja
ser mais produtivo durante o seu dia, analise os outros factores que fazem
com que o tempo se esgote por entre os dedos.
Como fazer? Durante uma semana, anote de hora em hora o que está
fazendo enquanto está a trabalhar. No final, veja os momentos em que
estava a produzir e os que passou a perder tempo. Na semana seguinte
melhore, tentando baixar a percentagem de tempo perdido para perto do
zero. Tente reduzir aqueles 20% que consomem grande parte do seu tempo.
Sei que pode sentir-se como uma máquina ao apontar de uma em uma hora
o que está a fazer. Mas lembre-se que essa será uma situação temporária e
que apenas serve para confirmar onde anda realmente a perder o seu tempo.
LEITURA
Ler e querer aprender é uma atitude essencial para quem quer ter sucesso
no negócio onde atua. Sempre incentivamos e sempre incentivaremos aqui
na Escola Freelancer ao facto de querer aprender sempre mais, pois
sabemos que é esse um dos pilares para poder evoluir. Hoje em dia (e ainda
bem) existem milhares de documentos disponíveis na internet para pesquisa
e uma vasta gama de livros e ebooks que podem ser muito úteis para adquirir
SEJA MAIS PRODUTIVO 13
conhecimentos. Mas até que ponto será bom querer ler sobre tudo? Será que
você está indo direto ao assunto que realmente lhe interessa?
O que quero explicar ao leitor é que por vezes perdemos tempo a ler sobre
determinados assuntos que pouco interessarão para o desenvolvimento da
sua vida, especialmente se tem o tempo contado ao segundo. Concentre-se
e leia apenas artigos relacionados com a sua área. Não digo que não estude
sobre outros temas que lhe interessem, mas veja isso como um divertimento
que fará apenas quando tem tempo livre.
Como fazer? Se no seu caso a Lei de Pareto estiver correta, verá que
apenas 20% dos jornais, artigos ou livros que lê contribuem para 80% do seu
conhecimento na área. Analise quais são e leia mais esse género de livros,
de forma a aumentar a sua qualidade de leitura.
FINANÇAS PESSOAIS
Confesso que esta foi a análise que mais me chocou quando a realizei. Já é
sabido que gastos como casa, carro ou alimentação contribuem para grande
parte das despesas mensais. O que o leitor poderá ficar chocado quando
fizer a análise é que estas fontes de despesa muitas vezes não ultrapassam
os 50%. Se um dos seus objectivos for poupar para que possa investir na sua
carreira ou empresa, é importante que analise os gastos supérfluos que anda
a ter.
Como fazer? Durante um mês aponte todos os dias os gastos que têm. Faça
uma análise através da Lei de Pareto e veja que 20% das despesas anda a
consumir 80% dos seus gastos mensais. Tente reduzir de forma a evitar
gastos supérfluos que podem estar a impedir de abrir o seu próprio negócio.
SEJA MAIS PRODUTIVO 14
Dividir o dia em blocos de tempo é sem dúvida, a mais simples das técnicas
que vou ensinar, visto que depois de aprendida, é realizada de forma
automática. Trabalhando sozinho, você deve ter a capacidade de saber
dividir as suas tarefas de uma maneira organizada e lógica. Isso implica não
passar o tempo todo verificando o seu email, atendendo a telefonemas ou
confirmar o tempo todo se já recebeu algum pagamento. Apesar de serem
tarefas habituais no seu trabalho, a verdade é que elas são nada mais que
interrupções na sua capacidade de trabalho.
Para que entenda melhor, vou dar-lhe o exemplo do sono. O sono tem várias
fases. Primeiro você vai para a cama, começa a tentar adormecer e mais
tarde, se tudo correr, bem entra num sono profundo. Agora imagine que tem
o seu celular ligado. Todas as vezes que está prestes a entrar num sono
profundo, é acordado com uma chamada. Isso acontece seis vezes durante
uma noite. Teria que acordar, atender, e depois, repetir aquele ritual todo
novamente. Resultado? A qualidade do seu sono não foi a melhor, o que faz
com que acorde no outro dia cansado e com sensação que não dormiu bem.
Tenho uma boa notícia para si. Existem técnicas que o podem ajudar
facilmente a contornar estas interrupções que podem estar destruindo a sua
produtividade no trabalho como freelancer. Se tiver o seu negócio próprio,
significa que é dono e senhor do seu tempo e que está nas suas mãos
conseguir alterar esta realidade. Não se desculpe com exigências dos seus
clientes. De nada adianta estar a satisfazer meia dúzia de interessados no
seu trabalho, se no final de contas está a perder o essencial do seu negócio:
a produção! Aliás, basta realizar apenas uma análise com a Lei de Pareto ao
seu tempo e verá que estes cinco inimigos estão a consumir grande parte
das suas horas de trabalho.
Nas linhas seguintes, vou dar-lhe algumas dicas de como conseguir evitá-los.
Sei que algumas podem parecer-lhe um pouco radicais. Agressivas até. Mas
a verdade é que hoje em dias assumimos um email ou um celular como um
instrumento de trabalho, mas é necessário saber utilizá-los de forma racional.
SEJA MAIS PRODUTIVO 16
Pode ser o seu maior aliado mas também o seu maior inimigo se não o
utilizar com eficácia. A maior parte das pessoas passa o dia inteiro a ir ao
email. Vai seis, sete ou oito vezes no mesmo dia, como se o mundo fosse
terminar apenas porque não viu uma determinada mensagem de um cliente.
Mas será que é mesmo assim? Será que irá perder tantos trabalhos assim
por não ir ver o email naquele momento? Veja agora três passos para
começar a perder menos 90% tempo diariamente com o seu email
Bom dia,
Cumprimentos,
Luciano Larrossa
CELULAR
Como viu no exemplo do email, falei num contato pessoal. É importante que
tenha um celular particular e outro para o seu negócio. Para que possa
manter o seu pessoal sempre consigo no caso de alguma urgência familiar e
o seu de negócios, que deve estar disponível apenas no horário de trabalho.
O meu conselho é que faça da seguinte forma: defina algumas horas do dia
para se manter contactável no celular que definiu para o seu trabalho.
Durante as outras horas, deixe ele no silêncio e nem sequer pense no
assunto.
Isso fará com que o trabalho e a vida pessoal não se misturem demasiado.
Lembre-se que não tem que estar disponível o tempo todo. Quanto ao
particular, vou deixa-lo à sua escolha. Eu tenho o meu sempre à mão caso
aconteça alguma urgência. Mas cada caso é um caso e se for capaz de o
deixar de lado enquanto está trabalhando, melhor ainda!
CORREIO
REUNIÕES
Detesto reuniões, sempre detestei. Acho que não faz sentido estarem dez
pessoas sentadas numa mesa, a ouvir apenas uma pessoa falar. Já viu que
naquele momento são dez pessoas que não estão a produzir? Se a reunião
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durar uma hora, são dez horas de trabalho que estão sendo perdidas! Se
trabalha como freelancer, o mais certo é que alguns clientes queiram marcar
reuniões consigo para falar sobre os produtos deles. Contudo, vou dar
algumas dicas para evitar perder muito tempo com este género de situações:
Veja se o assunto que vão falar não pode ser tratado por email ou
telefone. Se puder, faça-o através desses meios;
Caso não possa, diga para lhe enviarem antecipadamente os assuntos a
serem tratados. Permite que você chegue preparado e que a reunião
aconteça de um modo mais rápido;
Defina uma hora para terminar. Geralmente as reuniões bem
organizadas não demoram mais do que quinze minutos. O problema é
que as pessoas divagam e acabam se esquecendo do essencial,
demorando várias horas em algo que poderia ser feito em apenas alguns
minutos;
TÉCNICA DE POMODORO
Tal como todos os outros métodos, este também exige muita disciplina
pessoal. Mas acima de tudo, que você se comprometa com esta técnica, que
acredite nela e que a siga à risca. Não se limite a ler o que vou escrever a
seguir. Se achar este método interessante, depois de ler o artigo, comece a
aplicá-lo no momento. Não se torne um freelancer da teoria. O meu objetivo
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com todas as técnicas que ensino na Escola Freelancer é que aprenda sobre
elas, mas que de seguida aplique-as no seu dia-a-dia.
Este método foi criado em 1992 por Francesco Cirillo. Durante o tempo de
faculdade, este italiano tinha muita dificuldade em concentrar-se. Depois de
olhar para o timer da cozinha em formato de tomate (Pomodoro em italiano),
Cirillo decidiu testar em si mesmo se conseguiria estudar sem parar durante
10 minutos. Para isso, agarrou no seu timer e marcou então dez minutos, nos
quais deveria estudar sem ter nenhuma interrupção pelo meio. Depois de
vários estudos e de tentar melhorar o seu método, Cirillo conseguiu chegar a
uma técnica que o permitiu ser um estudante muito mais produtivo. A técnica
de Pomodoro consiste no seguinte:
DEFINE TIMINGS
A pressão pode ser sua aliada quando é bem utilizada. Ao definir como 25
minutos para realizar determinada tarefa, sente-se na obrigação de concluir o
que se propôs, criando um stress positivo no seu trabalho. Isto é ótimo para
quem gosta de procrastinar. Definir um limite obriga-o a estar mais focado na
tarefa que tem de fazer, evitando distrações como o Facebook, email ou
Twitter.
DEFINE PRIORIDADES
Ao apontar que mais tarde deve realizar alguma coisa, impede que você se
esqueça daquilo que tem de fazer. Além disso, alivia a sua mente deixando-a
livre para que se consiga concentrar apenas no trabalho que está realizando
no momento. Pode parecer pouco importante, mas muitas vezes acabamos
por “bloquear”, visto que temos de pensar em muitas coisas ao mesmo
tempo. Mesmo que não estejam na nossa mente naquele momento, pensar
em tarefas que tem para fazer depois acaba sendo prejudicial. Funciona
exatamente como um computador. Podem existir programas que não
estamos a utilizar, mas só o fato de ter que os mantermos ligados, acabam
por consumir recursos ao nosso computador.
MANTÉM-NO MOTIVADO
SIMPLICIDADE
Pomodairo
Pomodoro para Apple
Pomodoro
Pomodoro tool
Pomodori
Pomodoro Desktop
Em tudo o que realizei, ela pareceu-me bastante eficaz. Tal como referi
acima, tem inúmeras vantagens e pode realmente ajudar a todos aqueles que
não se dão bem com as outras formas de gerir o tempo. Contudo, também
apresenta desvantagens que a meu ver impedem que esteja mais
conceituada a nível individual. Tais como:
Quando se inicia uma tarefa, o nosso cérebro demora sempre alguns minutos
até conseguir estar 100% concentrado para começar a realizá-la. Portanto,
se obrigamos a que ele tenha essa função a cada meia hora, significa que
em cada 25 minutos estamos perdendo 2 minutos até que a nossa
capacidade de concentração volte a estar nos 100%.
LEI DE PARKINSON
“Se quiser realizar uma tarefa de uma forma rápida, entregue-a a uma
pessoa ocupada”. Esta frase é bastante conhecida e pode ser facilmente
considerada um resumo da Lei de Parkinson. Mas porquê uma pessoa mais
ocupada, consegue realizar uma tarefa mais rapidamente do que uma
pessoa que tenha muito tempo livre? A resposta é simples. Quando temos
pouco tempo para realizar uma tarefa, concentramos todas as nossas forças
nesse trabalho, deixando de parte coisas que podem estar retirando a nossa
concentração. Pode parecer bastante simples de explicar, mas quando fizer
uma análise ao seu dia-a-dia, com certeza verá que existem situações em
que isso acontece.
Nem sempre precisará que fazer tudo em cima do joelho para conseguir ser
produtivo. Essas situações apenas acontecem com as pessoas que são
desorganizadas e que necessitam de sentir a pressão do trabalho para
realmente concentrarem-se em produzir. O segredo centra-se numa palavra:
organização. Você pode perfeitamente aplicar a Lei de Parkinson com muita
antecedência relativamente à época de entrega de algum serviço ou produto.
Vou dar-lhe outro exemplo para que perceba mais facilmente. Imagine que
tem um trabalho para entregar dentro de duas semanas. Obrigue-se a si
mesmo em concluir a tarefa uma semana antes do prazo final. Basta
“simular” essa data na sua mente. Isto faz com que crie uma pressão fictícia
em cima de si, levando-o a concluir o trabalho muito mais cedo.
É claro que ter esta atitude exige que tenha uma disciplina pessoal
extremamente forte. Sim, este hábito não é espontâneo em qualquer um.
Mas se quiser ser um freelancer de sucesso, necessita de a conseguir
adquirir esta rotina. Além da entrega de trabalhos como dei no exemplo
acima, veja em que situações pode utilizar a Lei de Parkinson:
SEJA MAIS PRODUTIVO 26
ORGANIZAÇÃO DO EMAIL
Manter a sua caixa de email vazia é uma coisa importante. É uma tarefa que
nos mantém organizados, mas que na verdade não contribui para a produção
de algo com valor, como um produto ou serviço. No nosso trabalho podemos
fazer três coisas: organizar, estudar ou produzir. Manter o email vazio faz
parte do primeiro ponto. Mas de uma forma mais direta é apenas o terceiro
que nos garante os rendimentos ao final do mês. Portanto, deve ser encarado
como mais importante que os outros dois.
ANALISAR A CONCORRÊNCIA
Saber o que os seus concorrentes estão a fazer é bom. Mas o bom é inimigo
do essencial. E o essencial é a sua produção. Portanto, em vez de perder
tempo verificando o que os outros estão fazendo, programe uma hora do seu
dia para analisar os seus concorrentes e depois não perda mais tempo com
isso. Afinal de contas, eles não devem estar fazendo algo tão importante que
o obrigue a desconcentrar-se do essencial.
ESTUDAR
REUNIÕES
Depois de saber as várias técnicas, está na hora de começar pela parte mais
importante do dia: a manhã. Gerir mal este período do dia, significa muitas
vezes andar correndo atrás das tarefas durante as próximas oito ou dez
horas de trabalho. Com certeza já reparou que existem manhãs que você
sente que a sua produtividade foi perto do zero. Que até anotou uma lista do
que haveria de fazer, até tinha realmente muitas coisas para realizar, mas no
final do dia o resultado o número de tarefas concluídas foi mínimo.
Não têm ideia do que vão fazer. Não criam uma lista, o que faz com que
comecem o dia perdidos, sem ter uma orientação;
Como referi acima, sempre que puder evite abir seu email logo pela manhã.
Se você organizou o seu dia na noite anterior, com certeza terá várias tarefas
para fazer. As primeiras horas do dia devem servir para você se concentrar
nessas tarefas. Conclua essas metas primeiro e só depois dê uma olhada na
sua caixa de correio. Responda aos emails apenas quando terminar os seus
primeiros objetivos ou ao final da manhã. Se você é uma pessoa organizada,
as mensagens que receber não irão afetar o seu trabalho, pois você já sabe
desde o dia anterior aquilo que tem para fazer. Aconselho que dê uma leitura
sobre as estratégias para manter a sua caixa de email vazia. Caso seja
mesma essencial abrir o email, tente perder o mínimo de tempo possível.
SEJA MAIS PRODUTIVO 31
REDES SOCIAIS
Existe outra coisa que está a começar a tornar-se hábito nas redes sociais,
principalmente no Facebook: dizer bom dia e dar os parabéns a quem faz
aniversário. Muitas pessoas têm sempre essa atitude logo pela manhã. Não
tenho nada contra estes princípios, mas sejamos coerentes: o que você quer
para o seu trabalho? De outra forma, a questão que fica no ar é se aquele
“bom dia” ou aquele aniversário que você deseja a todos os seus amigos do
Facebook (muitos você nem conhece), fazem assim tanta diferença no seu
dia? Será que você não pode esperar por um tempo livre para fazer isso?
Pela manhã concentre-se em produzir.
SITES DE NOTÍCIAS
ANALYTICS
RESPONDER A COMENTÁRIOS
Tal como referi no artigo sobre como começar o seu dia mais produtivo, deve
evitar fazer tarefas maiores logo pela manhã. Esta decisão prende-se apenas
por razões motivacionais. Se começar vendo um número de tarefas
concluídas logo cedo, irá se sentir mais motivado para trabalhar o resto do
SEJA MAIS PRODUTIVO 33
dia, acabando por produzir mais e encarar as tarefas mais árduas, com maior
naturalidade.
ORGANIZAR O TRABALHO
O seu trabalho já tem que vir organizado da noite anterior. Isso deve ser
ponto assente no seu dia-a-dia. Isto porque pela manhã a tendência será
sempre de se esquecer de alguma coisa, pois o seu cérebro encontra-se
menos fresco. Tenha disciplina pessoal e saiba já desde a noite anterior as
tarefas que tem de fazer, de modo a iniciar o seu dia de trabalho da maneira
mais produtiva possível.
SEJA MAIS PRODUTIVO 34
EVERNOTE
GOOGLE CALENDAR
BASECAMP
Excelente site para quem já está numa fase mais avançada da sua carreira
de freelancer. Com o Basecamp, você pode organizar vários projetos ao
mesmo tempo sem perder o rumo do seu trabalho. Basta criar uma conta,
distribuir tarefas e partilhar documentos. É essencialmente útil para pessoas
que trabalhem a vários quilómetros de distância, ajudando a manter uma
ligação que faz parecer com que estejam a trabalhar lado a lado.
INVOICEXPRESS
SEJA MAIS PRODUTIVO 37
Geralmente os sistemas de faturação são um grande problema para os
freelancers. Passar faturas e fazê-lo da maneira correta é uma dificuldade
para alguns, o que mais tarde pode originar problemas graves a nível de
financiamento. Contudo, com o InvoiceXpress tudo fica mais fácil. Esta
plataforma de faturação funciona de um modo bastante simples, na qual pode
realizar várias tarefas tais como gerir bases de dados de clientes, relatórios
de atividades e agendamentos.
RESCUE TIME
PAYPAL
DROP-BOX
SEJA MAIS PRODUTIVO 39
No Dropbox, poderá guardar todos os seus arquivos em qualquer parte do
mundo, desde que tenha uma ligação à internet. Ao contrário do Evernote,
este site é dedicado ao armazenamento de ficheiros mais pesados, como
fotografias. Funciona mais ou menos com uma pen drive on-line. No
Dropbox, terá sempre duas opções: trabalhar através de internet ou instalar
no seu próprio computador. O único problema é que ainda não tem site em
português. Aproveite e aprenda também como fazer backups automáticos do
seu blog WordPress para o Dropbox.~
SKYPE
GO TO MY PC
SLIMTIMER
SEJA MAIS PRODUTIVO 41
É outro gerenciador de tarefas mas um pouco mais complexo. No Slimtimer
você pode definir quando vai começar uma tarefa e quando deve pará-lo.
Pode partilhar as suas ideias para outros colaboradores no email. A versão é
gratuita e foi criada por um web designer freelancer que tinha dificuldades em
controlar o seu tempo.
FRESHBOOKS
ODESK
UNPRINTED
SEJA MAIS PRODUTIVO 43
Este site é uma excelente forma de evitar que esteja constantemente
imprimindo o seu portfólio. O Unprinted faz com que possa mostrar aos seus
clientes o seu portfólio a partir de um computador ou celular. Além de poupar
em impressões, permite que atualize o seu portfólio em poucos minutos e
que esteja disponível para mostrar aos seus clientes em apresentações.
GETTY IMAGES
ZOHO
GO TO MEETING
SEJA MAIS PRODUTIVO 45
Permite que viaje menos e produza mais. O Go To Meeting não é mais do
que um site que permite fazer uma conferência para várias pessoas com uma
qualidade de serviço impressionante. A maneira de funcionar é bastante
simples: Você organiza uma conferência e envia o convite para o email de
outra pessoa. A partir daí recebem o link e um código e ganham o direito e
assistirem ao que você está dizendo.
SQUARE
TUNGLE
DOODLE
SEJA MAIS PRODUTIVO 47
Tem as mesmas funções que o site anterior mas de uma qualidade um pouco
inferior. O design é menos apurado e a não é tão intuitivo. Contudo, tem uma
grande vantagem: algumas partes do site estão em português, o que pode
ajudar os freelancers que tenham problemas com o inglês. Neste caso, a
versão paga do Doodle deixa um pouco a desejar, visto que contém poucas
opções. Mas quem quiser investir na carreira de freelancer, o site conta com
uma versão paga que custa 22 euros por ano, o que se pode considerar um
valor irrisório comparativamente aos seus beneficios.
SCREENR
Ideal para quem trabalhar especialmente com vídeos. O Screenr é dos sites
mais simples para gravar o que está a fazer no seu ambiente de trabalho.
Basta fazer log in no site, selecionar a parte do seu ecrã que quer captar e
começar a gravar. Caso queira fazer uma pausa, basta clicar no botão Stop e
depois voltar a gravar. Quando terminar, partilhe imediatamente aquilo que
fez com os seus seguidores no Twitter ou no Facebook.
SEJA MAIS PRODUTIVO 48
BUFFER
GE.TT
SEJA MAIS PRODUTIVO 49
Partilhe ficheiros de um modo mais rápido e eficiente. Crie uma conta no
Ge.tt e faça o upload de todas as imagens que quiser. Depois facilmente
partilhe no Twitter ou no Facebook. Mas como este site permite aumentar a
minha produtividade? Outra das vantagens do Ge.tt é a velocidade com que
é feito o upload dos ficheiros, evitando aqueles minutos de espera como
acontece no Facebook por exemplo. Além disso, poderá mais tarde procurar
por todas as suas partilhas no site através de uma barra de pesquisa.
RAPPORTIVE
Esta aplicação apenas pode ser utilizada para quem tiver conta no Gmail.
Com o Rapportive, você poderá ter acesso a várias fontes dos seus
contactos como os últimos tweets, às suas contas no Facebook ou perfil no
LinkedIn. Esta plataforma evita que tenha que andar atrás dos seus contatos
nas redes sociais, tendo tudo sempre à mão, fazendo com que ganhe uma
boa quantidade de tempo.
SEJA MAIS PRODUTIVO 50
PROXLET
Imagine que aquela pessoa que você segue tem estado bastante chata
ultimamente, tweetando assunto sem graça e ainda por cima tem feito isso
muitas vezes nos últimos dias. O Proxlet ajuda-o nesse aspeto, “bloqueando”
essa pessoa durante o tempo que você decidir. O Proxlet funciona como uma
extensão, que depois de instalada fica sempre presente no seu Twitter.
TIMELY
Estes tem site um dos sites que mais tenho utilizado para melhorar a minha
performance nesta rede social. O Timely não é mais do que um site que
permite escolher quais os tweets que vai publicar e o próprio site decide a
que horas vai fazê-lo de acordo com o número de usuários online. Até ao
momento tem-nos ajudado a aumentar os retweets e a melhor o volume de
SEJA MAIS PRODUTIVO 51
tráfego vindo do Twitter, bastando para isso perder meia hora e ter os seus
tweets todos agendados para os próximos três meses. Para perceberem um
pouco melhor, leiam este artigo: Timely – Agendamento de Tweets para
máxima performance no Twitter.
TWEETDECK
Uma das áreas mais exploradas pelos freelancer é a escrita. Mesmo que
sejam fotógrafos ou web designers, qualquer um necessita de um blog, nem
que seja para tentar angariar mais clientes, daí o tema da escrita tenha mais
destaque que outros Todos nós gostamos de fazer as nossas tarefas mais
rapidamente, para que nos sobre tempo para outras coisas, quer seja para
conseguir ganhar mais dinheiro ou passar mais algum tempo com a família.
Utilizar algumas destas técnicas que vou dar-lhe mais abaixo exigem alguma
repetição. No início vão parecer incomodativas, mas a verdade é que com o
passar do tempo irão aumentar em muito a sua produtividade, permitindo que
faça o trabalho em metade do tempo. Com isto, não perderá qualidade no
seu trabalho, podendo até conseguir ganhá-la. Há alguns meses, o Paulo
Faustino da Escola Dinheiro escreveu um artigo sobre as estratégias para
realizar o seu trabalho de blogueiro mais rápido, no qual falou sobre a
procrastinação. Esta palavra estranha, não é mais do que o adiar constante
de uma tarefa. Imagine que quer escrever um artigo e tem como objetivo
começá-lo às dez da noite. Procrastinação significa que adia constantemente
esse artigo, até que chega a um momento que não tem mais como fazê-lo e
acaba por ir dormir sem a tarefa finalizada.
Esta atitude faz com que sucessivamente esteja adiando trabalhos, fazendo
com que a sua carreira de freelancer não evolua e fique sempre no mesmo
nível, não procurando uma evolução. Hoje vou partilhar algumas dicas que
utilizo para não perder, em média, mais do que duas horas à volta de um
artigo. Conseguir manter estes princípios obriga também a muita disciplina
SEJA MAIS PRODUTIVO 53
pessoal, mas acredito que com muita motivação no trabalho irá conseguir
chegar lá.
Imagine que vai escrever um artigo sobre psicologia. É importante que leia na
internet ou em livros tudo o que possa existir sobre o tema. Mas será que isto
não o fará perder demasiado tempo? Isso depois dependerá de si. O
importante é que não se perca quando pesquisar pela informação. Defina um
tempo certo para isso. Por exemplo, diga para si que os primeiros quinze
minutos servem para pesquisar informação. Se durante esse período não
encontrou, paciência. Comece já escrevendo o seu artigo. Ter um maior
número de informação faz com que evite aqueles períodos em que está
olhando para o artigo sem saber o que escrever. Pesquisar é tempo perdido
antes, mas que é recuperado mais tarde, além de tornar o seu post bem mais
interessante.
DESLIGUE-SE DO RESTO
Uma das coisas que prejudica a sua produtividade são as tarefas repetitivas
de um artigo: colocar links, alterar formatações de palavras ou inserir
imagens. São tarefas que se repetem durante o artigo mas que são as que
mais o fazem perder tempo. Então, o que deve fazer nestes casos? Faça
tudo por blocos novamente. Ou seja, quer colocar links? Coloque-os todos de
uma vez. Vai alterar a formatação? Faça-o apenas no fim. Isto tem uma
explicação bastante lógica: está a educar o seu cérebro para uma
determinada tarefa. Mas antes, vamos à lista de tarefas que deve deixar para
fazer de um modo repetitivo:
Colocar links
Inserir imagens
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USE OS ATALHOS
Nós somos humanos, não somos máquinas. Por isso, precisámos sempre de
fazer uma pausa para conseguir descansar e recarregar as nossas baterias.
O que aconselho é que pare durante cinco minutos quando for a metade do
artigo. Coloque as suas ideias no lugar e depois volte à carga. A técnica de
Pomodoro diz para fazermos uma pausa a cada vinte e cinco minutos. Eu
arrisco a dizer que aguentamos facilmente um pouco mais do que isso. Mas
não muito mais. Esta paragem faz com que não perca qualidade de raciocínio
depois de um longo período de produtividade.
Saber quando vai parar de escrever é uma boa forma de colocar um pouco
de pressão para si como freelancer. Isto faz com que se concentre mais
naquilo que está fazendo. Se não tiver este método, facilmente vai cair no
SEJA MAIS PRODUTIVO 56
erro de começar a divagar e perder cada vez mais tempo no seu artigo. Se
possível, a cada artigo tente perder menos tempo que no anterior. Verá que,
com o passar do tempo, os seus artigos irão demorar muito menos tempo a
serem escritos, até que chegue a um limite pessoal. Depois é só manter.
Um dos hábitos que ganhei nos últimos tempos foi o de reler os meus
textos...duas vezes. A minha mudança de atitude deveu-se ao fato de ver
que, mesmo depois de reler uma vez, o post continuava com erros ou havia
sempre alguma coisa a melhorar. Portanto, optei por relê-lo sempre duas
vezes. Se puder, imprima o post. Isto porque os nossos olhos acabam por
passar tantas horas à frente do ecrã, que acabam por não rever os erros
mesmo que leia o texto novamente. O artigo no papel causa outro impacto.
Há bem pouco tempo troquei o meu velho computador por um Mac. Arrisco
dizer que hoje perco menos meia hora em cada artigo. Investir no negócio de
freelancer também é importante e se isso significa fazer as tarefas em
metade do tempo, melhor ainda. Já reparou que se eu ganhar meia hora por
dia, ao fim de um mês estou tendo mais dez horas livres? Ora, isso dá para
fazer muita coisa, acredite. É uma questão de fazer os cálculos, ver quanto
ganha à hora e saber quando terá esse investimento recuperado. Será ainda
melhor se poder trabalhar com dois monitores em simultâneo.
Música: sou uma das pessoas que não vive sem música e precisa dela
para escrever. Mas isso pode ser um problema, se estiver sempre
trocando de música o tempo todo. O que aconselho é que utilize o Fizy.
Nele pode fazer a sua lista e não se preocupar mais em trocar de som.
Mas tenha cuidado com um fator: a música pode prejudicar a sua
concentração. Veja até que ponto é benéfico ficar escutando música.
Janelas: Trabalhe com o menor número de janelas possível no seu
ambiente de trabalho. Se poder ter o que necessita apenas numa, melhor
ainda. Por vezes abrimos tantas janelas que já nem sabemos quantas
temos ou que informação é estritamente necessária
Coloque-se na posição correta: Uma má postura pode prejudicar a sua
produtividade. Tente ter sempre as costas direitas e o braço com o rato
apoiado
Evite portáteis: Os ecrãs maiores dos computadores físicos são uma
excelente ajuda. Se puder adquirir um fixo e se a mobilidade não for um
problema, melhor
Boa iluminação: Além dos benefícios óbvios para a sua saúde, faz com
que fique mais desperto do que se tiver o escritório apagado, mesmo que
trabalhe à noite como freelancer
Desligue os avisos sonoros: Como disse anteriormente, redes sociais
devem ser retiradas. O mesmo deve ser feito com sons do computador e
alertas de email.
SEJA MAIS PRODUTIVO 58
Poderia ficar aqui o dia inteiro falando das vantagens em manter a sua
secretária organizada. No entanto, fica aqui uma lista de alguns dos
benefícios:
Perde menos tempo. Não venha com aquele discurso de “eu sei onde
estão as minhas coisas”. Um local organizado é um local onde qualquer
pessoa em poucos minutos consegue encontrar o que procura
Evita lesões. Más posturas fazem com que com o passar dos anos acabe
por ter lesões
Maior produtividade. Ao perder menos tempo acaba por ser mais
produtivo, fazendo as coisas em menos tempo
Uma imagem melhor. Quando entro numa empresa, consigo ver
automaticamente se ela é organizada ou não. Basta olhar para a
SEJA MAIS PRODUTIVO 59
secretária. Se estiver tudo uma confusão, a minha confiança nessa
empresa é, à partida, menor.
Poupa dinheiro. Ter tudo em ordem significa que não perde material ou
que não precisa de comprar coisas novamente apenas porque não sabe
onde elas estão
Mais tempo para renovar conhecimentos. Ao ser mais produtivo e poupar
tempo, com certeza terá mais tempo para estudar e aprender mais. Afinal
de contas, a vida de freelancer não é só trabalho
Aumenta a sua motivação. Ao ver tudo acontecer de um modo mais
rápido, facilmente irá aumentar a sua motivação no trabalho
LOCAL SILENCIOSO
O local que escolhe para trabalhar irá influenciar todas as suas opções
seguintes. A primeira coisa que se deve preocupar é que exista silêncio no
local onde trabalha. Não acredito que alguém consiga realizar um texto em
condições num restaurante onde esteja uma criança chorando ou um cliente
insatisfeito. Nesse caso, poderá colocar uns fones nos ouvidos, mas nunca
será a mesma coisa. É claro que deverá ir de vez em quando para um café,
variando a sua rotina. Mas grande parte dos seus dias devem ser passados
num local tranquilo, de preferência um escritório, onde consiga retirar maior
proveito das suas qualidades. Se trabalhar em casa, diga para os seus
familiares ou filhos que durante um determinado período de tempo não pode
ser incomodado. Se possível, escolha o seu escritório no local mais distante
à sala.
Outra das coisas é relativa às suas costas. Todos sabemos que devemos
estar com elas direitas. E aposto que no momento que estou a dizer isto você
SEJA MAIS PRODUTIVO 61
estará endireitando as costas. Mas o mais provável é que dentro de alguns
minutos comece a curvar-se outra vez ou a apoiar o cotovelo. Evite isso e
diga para si mesmo que deve estar com as costas direitas. Caso contrário, o
mais provável é que dentro de alguns meses comece com fortes dores na
zona lombar. Se você tem dificuldades em manter as costas direitas, fique
sabendo que existem apoios que “obrigam” as suas costas a endireitar. É um
investimento como freelancer que vale a pena.
Outra das coisas que deve ter cuidado é a altura do monitor. Ele deve estar
obrigatoriamente à altura dos seus olhos. Isso evita problemas no pescoço e
aumenta também a sua produtividade, visto que não tem que perder alguns
segundos cada vez que quiser “encontrar” o monitor. Outro dos cuidados a
ter são, os apoios dos pés e a altura do teclado, que deve estar alinhada com
os cotovelos. Veja a imagem em baixo para que possa ser mais
esclarecedor.
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LUMINOSIDADE
Frase típica: “Não preciso de mais luz, já estou vendo bem”. Com certeza
agora está, mas dentro de uns anos só conseguirá ver bem se tiver óculos.
Quando escolher o seu local de trabalho, uma das coisas mais importantes é
a luminosidade. Verifique se o espaço tem janelas. Além da luz, a questão da
humidade e da circulação de ar também é preponderante.
É claro que não é essencial, mas se poder ter dois monitores, faça-o. A sua
produtividade irá aumentar (sem exageros), cerca de 20%. Pelo menos foi
essa a sensação que tive quando trabalhei durante um certo período de
tempo com dois monitores. Neste momento não o tenho, mas por
impossibilidade. Caso contrário, seria sem dúvida uma das minhas opções.
Imagine: enquanto escrevo este artigo num monitor, posso estar pesquisando
mais informação no outro. É claro que o leitor poderá dizer que para isso
bastaria trocar de janelas. Mas essa troca constante com certeza irá custar –
he alguns minutos preciosos durante o dia.
Com certeza você utiliza mais alguns objetos que outros. Os jornalistas
freelancer têm maior tendência a usarem o celular enquanto um fotógrafo
freelancer irá necessitar constantemente de uma máquina fotográfica, por
exemplo. Um dos segredos para conseguir manter a organização no
ambiente de trabalho é ter apenas o mais essencial à mão. É claro que pode
criar o hábito de tirar alguns minutos do dia para arrumar a sua secretária.
Mas se os poder poupar, porque não fazê-lo?
Ok, depois de termos tudo o que necessitamos à nossa frente, está na hora
de deixar de lado aquilo que raramente usamos: carimbos, tinteiros de
impressora ou microfone do computador. Contudo, não caia no erro de
colocar isso em qualquer lugar. Tenha bem definido onde estão todos esses
acessórios para que, quando precisar deles, não perda muito tempo à sua
procura.
Você se lembra do que diz a Lei de Pareto? 80%, as causas advêm de 20%
das suas atitudes. Ora, com certeza utiliza apenas 20% das coisas que tem
no seu escritório. Uma das coisas que mais me chama a atenção na
organização (ou a falta dela) são aqueles móveis empilhados de coisas que
no final apenas servem para ocupar espaço, visto que o que está neles
raramente é utilizado. Por isso, se quiser manter a organização do seu
ambiente de trabalho, troque esses móveis de local e deixe o seu espaço
mais simples.
Este ponto serve para aqueles que trabalham em casa ou então que tenham
alguma equipe. Com certeza já reparou que existem aqueles objetos que
outras pessoas vão buscar à sua secretária: canetas, folhas ou
esparadrapos. O fato de estarem constantemente na sua secretária, além de
prejudicar a sua produtividade, faz com que retirem total organização do seu
trabalho, pois você começa perdendo a organização de onde estão as coisas.
Como mudar este cenário? É simples. Faça uma análise e veja quais são os
objetos que pode retirar. Compre novos e deixe-os num lugar comum, onde
qualquer um possa retirar e não prejudique ninguém.
“Ai agora não vou colocar isto no lixo porque está longe”. Este pensamento
ou atitude leva a que muitas vezes acumule lixo na sua secretária. Esqueça
isso. Existe uma forma fácil de evitar esse problema: colocando o lixo perto
do local onde ele é produzido. Isto não é uma atitude preguiçosa mas sim
inteligente, fazendo com que perda menos tempo e evite a desorganização.
SEJA MAIS PRODUTIVO 67
Esse será sempre o primeiro passo para conseguir ultrapassar dias mais
difíceis: a aceitação. Ao compreender que eles fazem parte da vida de
qualquer freelancer, está a dar o primeiro passo para resolver a situação.
Depois disso, chega o momento de começar a pensar em recuperar o seu
tempo perdido. Não é uma tarefa fácil aviso já. Leva a maiores níveis de
stress e à desmotivação no trabalho se recorrer a este estado muitas vezes.
A primeira coisa que começa a pensar é: “Ai tenho tanto trabalho para fazer!
E agora?”. Tenha calma e relaxe. O mundo nunca terminou porque alguém
tinha trabalho demais para fazer. Na pior das hipóteses terá que virar a noite
trabalhando ou contratar alguém para o ajudar. Não há problema nenhum
SEJA MAIS PRODUTIVO 69
nisso, desde que seja uma situação rara. Por isso, quando vir que tem
trabalho a mais acalme-se. Níveis de stress elevados fazem com que deixe
de raciocinar com a velocidade habitual, dificultando um trabalho que já está,
por si só, bastante complicado. Pare de pensar no problema e comece a
pensar numa solução.
Eu sei como deve estar a sua cabeça num momento destes. Apensar
pensando nas tarefas mas sem conseguir encontrar uma forma lógica de as
realizar. Começa a pensar que tem muita coisa por fazer, mas na realidade
não sabe nem sequer por onde começar. Uma boa forma de melhorar a sua
performance é criar uma lista de tarefas. Coloque no papel tudo o que tem de
fazer (tenha calma, eu sei que a lista pode parecer grande). Depois, comece
a definir algumas prioridades. Faça as seguintes questões:
Qual delas tem algum valor temporal? Ou seja, qual delas precisa de ser
realizada já hoje e qual pode ficar para amanhã?
Qual é que exige maior concentração? Será que neste momento me
sinto em condições de realizar algo tão exigente?
Quanto tempo vou demorar a fazer tudo isto?
Será que preciso de contratar alguém ou algumas horas a mais resolvem
os meus problemas?
Algumas, posso retirar desta lista e fazer só daqui a umas semanas?
Quais são os pormenores que posso retirar do meu trabalho e que sem
os quais eu não fico perdendo muita qualidade?
Ao ver uma lista muito grande, é normal que se sinta desmotivado para
trabalhar. Só vê o trabalho crescendo e o tempo diminuindo. Uma das formas
de combater essa sensação é iniciar o trabalho pelo que é mais fácil de
realizar. Desta forma, terá aquela sensação de dever cumprido, ficando mais
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motivado para a tarefa seguinte. Isso não quer dizer que sejam
essencialmente as tarefas mais rápidas.
FOQUE-SE NO ESSENCIAL
A disciplina pessoal fará toda a diferença em tempos como este. Ter o seu
trabalho atrasado significa ter que saber dizer “não” para algumas coisas ou
fazer uma pausa apenas quando o trabalho estiver concluído. É certo que em
dias “normais” poderá relaxar. Perder um pouco mais de tempo no Facebook
aqui ou ir beber um café ali devem ser opções a evitar. Em situações em que
o tempo está contado ao segundo, não pode haver hipótese para pausas.
Isto se quiser ter o trabalho concluído a tempo e com qualidade claro.
SEJA MAIS PRODUTIVO 71
O seu dia de trabalho é muito vago. Se pensarmos bem, oito horas é muita
coisa. Mas para quem tem de realizar trabalhos à última da hora, este tempo
torna-se curto. Uma das formas de conseguir manter uma organização no
meio de tanta confusão é definir horas para realizar cada tarefa. Imagine que
tem quatro blogs diferentes e nesse dia tem de escrever um texto para cada
um deles. Diga para si que cada um deve demorar uma hora e que devem
ser realizados nas primeiras quatro horas da manhã. Quando fizer estes
cálculos, tenha em conta que pode sempre haver algum atraso ou que
também necessita de um minuto ou dois para respirar.
Muitas vez e sem darmos conta, acabamos por realizar duas tarefas quando
na realidade bastaria fazê-lo uma vez. Vou dar-lhe o exemplo de um
jornalista freelancer. Imagine que está pedindo algumas declarações pelo
celular. Normalmente enquanto o escuta, vai apontando o que ele diz numa
folha de papel. E se o fizesse diretamente no computador? Pode pensar que
não, mas apenas o fato de poder “colar” algumas palavras faz com que
poupe muito tempo. Isso evita que escreva algumas palavras duas vezes:
uma no papel, outra no computador.
Aqui vai a má notícia: Por mais que se foque, algumas vezes não vai
conseguir evitar de passar algumas horas a mais no escritório. Isso é
perfeitamente normal. Mas tenha cuidado: esta atitude deve ser a excepção e
não a regra. O importante é que não deixe nenhum trabalho pendente para o
dia seguinte. Se realizou bem os passos anteriores (fez uma lista e definiu os
SEJA MAIS PRODUTIVO 72
tempos necessários), com certeza já terá uma ideia de quanto tempo irá
demorar. Outro dos motivos que não deve deixar nenhum trabalho para o dia
seguinte é porque não sabemos o que poderá acontecer, levando a que fique
ainda com mais trabalho pendente. Por isso, termine tudo o que puder nesse
dia, nem que tenha de fazer horas a mais.
SEJA MAIS PRODUTIVO 73
O verão é para mim o período mais difícil de trabalhar. São muitos fatores
externos que fazem com que me sinta menos vontade de produzir, como o
calor ou a vontade de ir à praia. A preguiça passa a ser evidente nestas
alturas, mas o seu trabalho não pode ficar para trás, correndo o risco de os
meses de verão tornarem-se num autêntico pesadelo financeiro para o seu
negócio. Para piorar, este é o período em que leva mais meses seguidos de
trabalho, visto que possivelmente já não tem férias desde o verão passado.
Mas como tudo, existem técnicas que podem ajudá-lo a manter uma rotina
produtiva mesmo nesta estação do ano. Se trabalha com blogs, aconselho a
leitura do artigo da Escola Dinheiro com as 10 dicas para manter o seu blog a
crescer durante as férias de verão.
Para a grande maioria dos freelancers, o verão não traz qualquer tipo de
benefício, visto que o trabalha dificilmente será sazonal. A única exceção
pode ser os fotógrafos freelancers, que terão mais festas e praias para
tirarem fotografias. De resto, a produtividade deve ser uma constante e o
verão não pode ser sinónimo de queda. Até porque, como sabe, conseguir
clientes ou vender produtos são vitórias difíceis de se conseguir, mas perdê-
los é algo muito rápido. Mas para que isso não aconteça ao seu negócio,
ficam aqui algumas dicas para que não perca a produtividade nos meses de
verão.
Apesar de poder ser um pouco tentador, outra das formas de sentir um pouco
menos os aspectos negativos da época de verão é ir trabalhar para perto da
praia. Leve o seu computador, sente-se numa esplanada e desfrute um
pouco do sol. Só aconselho a tomar esta opção se for uma pessoa bastante
disciplinada e que consiga resistir à tentação de ir à praia em vez de
trabalhar. Um dos benefícios desta opção e que pontualmente pode fazer
uma pequena pausa e dar um mergulho. Claro que isto só é possível se você
precisar apenas de um computador para trabalhar.
Se você é daquelas pessoas que não consegue mesmo resistir a uma boa
ida à praia, uma das formas de não ter o seu trabalho de freelancer
prejudicado é delegar algumas das suas tarefas. Encontre outro profissional
que tenha lhe transmita confiança e peça para ele fazer algumas horas. Esta
é uma das formas de não perder muito o controle do seu negócio mas poder
aproveitar um pouco mais os dias quentes. O ideal é definir um período do
dia para trabalhar e o outro para se divertir. Aproveite a praia pela manhã e
vá para o escritório durante a tarde por exemplo. O importante aqui e não
misturar muito as duas tarefas.
PLANEJE O VERÃO
TIRE FÉRIAS
Pessoalmente, prefiro trabalhar logo pela manhã, pois considero que é neste
período que a minha criatividade está em altas. No entanto, existem muitos
freelancers que preferem produzir durante a noite. Podemos considerar uma
coisa normal, visto que a questão da produtividade é estritamente pessoal.
Se uma pessoa consegue realizar trabalhos mais criativos e ter ideias de
negócios inovadores à noite, porque temos que obrigar essa pessoa a
trabalhar durante o dia?
Apesar de todas estas vantagens, existem também outros pontos que deve
ter em conta, que também podem ser muito negativos. Não tanto a nível de
produtividade, mas sim a nível pessoal. Confira alguns:
Perde completamente a vida social, sentindo-se “isolado” do mundo
SEJA MAIS PRODUTIVO 78
O seu organismo começa a funcionar de modo irregular. Como seres
humanos fomos preparados para ficar acordados durante o dia e dormir
durante a noite
A qualidade de sono piora. Acorda mais frequentemente pois durante o
dia existe mais barulho e luz solar
Não pratica atividade física, a não ser que faça corridas à noite.
Academias e clubes esportivos ficam fora de hipótese
A sua alimentação fica prejudicada, ficando sem horário certo para comer
e acabando por se alimentar de forma incorreta, com muitos petiscos
durante a noite
Depois de demonstradas as vantagens e desvantagens de trabalhar durante
a noite, confira alguns dos cuidados que deve ter quando opta por esse
regime de trabalho:
É muito fácil você cair na tentação de perder o controle do seu horário. Isto
porque se, durante o dia, você se consegue basear no horário normal de um
trabalhador, durante a noite você acaba por perder o controle das horas.
Tanto começa a trabalhar às dez da noite como à uma da manhã. E as
refeições como ficam? E a que horas se vai dedicar à prática de exercício? É
importante que consiga criar um horário fictício. Defina para si que vai
produzir durante as oito horas, que vai parar a uma determinada hora para
almoçar e jantar e que vai fazer um intervalo a meio. Simular um horário de
trabalho é importante para não perder a noção de um dia “normal”.
Como referi anteriormente, é importante que você crie o seu próprio horário
de trabalho. É muito fácil perdermos a noção de um dia-a-dia se trabalharmos
durante a noite. Aconselho-o a definir horário para tudo. Agarre num papel e
diga que começa a uma determinada hora e termine na outra. Sei que o leitor
pode estar a pensar que ter as ideias na sua memória é suficiente. Não é
bem assim. Passe esse objectivo para um papel e cole-o perto do seu
computador. Sem chefe e a trabalhar durante a noite, ter disciplina pessoal
fica mais difícil.
VÁ DORMIR!
O email é, sem dúvida, uma praga dos tempos modernos. Apesar de ser
muito útil, representa uma fonte de perda do nosso tempo bastante
considerável. Especialmente se você for uma pessoa muito desorganizada
que vê uma mensagem e depois não apaga. Isso faz com que fique com a
sua caixa de email completamente cheia, obrigando-o a perder tempo
quando tem que encontrar alguma resposta de um cliente. Se você é desse
género de pessoas, esta parte do livro é para si. Nos próximos parágrafos,
vou ensiná-lo a organizar esta ferramenta para que o seu trabalho como
freelancer seja realizado de um modo mais eficaz.
Grande parte do segredo para manter uma caixa de email vazia centra-se
numa palavra: organização. Ela impede que você deixe trabalho para fazer,
ou seja, responder a emails, acabando por tornar a sua caixa de entrada
extremamente cheia. Isso acontece a 99% das pessoas não se preocupe.
Isto porque hoje em dia ainda não existe uma fórmula infalível de organizar
esta ferramenta. No entanto, de seguida vou dar algumas dicas que o podem
auxiliar nesta vertente. Tenho utilizado alguns destes pontos e todos têm se
revelado essenciais para manter a minha caixa de emails completamente
vazia ao fim do dia!
SEJA MAIS PRODUTIVO 82
REALIZAR HOJE
Para todos aqueles emails que você vai ler hoje, mas que levam mais do que
dois minutos a serem respondidos. Devem ser colocados na sua agenda para
que possam ser respondidos no próprio dia. Atenção, volto a repetir, estes
emails devem ser respondidos no próprio dia. Sem exceções. Nesta
categoria enquadram-se as newsletter dos blogs, por exemplo.
A meu ver, esta secção é a que mais contribui para que se acumulem emails.
Assim, coloque as suas mensagens nas respectivas caixas. Para facilitar a
sua vida, sugiro que dê ordens para mensagens que se adeqúem nesta
SEJA MAIS PRODUTIVO 83
categoria irem diretamente para esta pasta. Deste modo, evita ter que ser
você a movê-las para lá.
MAIS TARDE
Serve para guardar todas aquelas mensagens que você precisa ainda de
conferir durante a mesma semana, como a confirmação da entrega de um
trabalho ou a chegada de uma encomenda. Mal estejam finalizados, apague.
É importante que tome este último passo para que também não acumule
mensagens nesta pasta.
ARQUIVO
São todos aqueles emails que você acha que lhe podem ser úteis no futuro,
mas que não sabe quando podem ser resolvidos. Pense neles só quando
tiver algum tempo livre. Esta pasta serve, também, para guardar
comprovativos, evitando que os perca e saia prejudicado num negócio. Esta
é a única pasta onde deverá permitir a si ter mais que alguns emails, visto
que é uma organização a longo prazo.
É claro que além destas três categorias, terá a sua caixa de entrada. O
objetivo de tudo isto será evitar que a sua caixa de entrada fique cheia,
encaminhando os emails conforme o tratamento que eles merecem. E o que
faço aos emails que consigo responder em menos de 2 minutos? Bem, a
esses só lhe resta uma opção: responder! Mal tenha à sua frente um desses
trate de responder e tente terminar de uma vez por todas com a situação.
Eles também têm a sua parte de responsabilidade no seu acumular de
emails. Portanto trate já deles. Responda e acabou.
Deixo-o agora outras dicas que o podem ajudar a perder ainda menos tempo
com o email.
Todos os sites querem o seu email. Poder ter o seu contato pessoal para
poderem publicitar produtos, enviar informação ou manter uma janela aberta
para futuros contatos é a chave do sucesso para muitos blogs. Para isso,
fazem promoções, oferecendo algo para que você dê o seu email para a
base de dados deles. Não tem mal nenhum, são técnicas de marketing que
funcionam nos dias de hoje.
Mas cada um deve cuidar de si. Portanto, não assine as newsletters de todos
os sites que encontra pela frente. É bom poder todos os dias receber um
artigo na sua caixa de email com um assunto que lhe interessa, como
fazemos no Escola Freelancer. Contudo, o problema está quando você aceita
todo o género de sites, perdendo o foco naqueles que realmente interessam
para o seu trabalho. Portanto, trate já de deixar de ser assinante em sites que
pouco contribuem para a evolução da sua carreira como freelancer. Deste
modo, acredito que evitará cerca de 50% dos emails que recebe todos os
dias, poupando-lhe trabalho (e tempo) a eliminá-los. Além disso, notificações
como as do Facebook ou Twitter nem sequer devem ser encaminhadas para
a sua caixa de email.
Mas antes de pensar em ter um dia produtivo depois das férias, é importante
que coloque na sua cabeça que é normal que se sinta um pouco estranho
nos primeiros momentos. Existem até alguns estudos afirmando que muitos
trabalhadores ficam deprimidos quando regressam das férias. Falta de
vontade de sair da cama ou começar um dia produtivo são claros sintomas
de que está a ter dificuldades em regressar ao seu trabalho. No entanto,
enquanto freelancers não podemos dar a esse luxo de prolongar as férias.
Sem trabalho não haverá dinheiro por isso o mais importante é mesmo
começar a trabalhar e seguir algumas destas dicas.
Outro dos problemas de quem regressa das férias é que tem dificuldades em
aceitar que nos primeiros dias ficará mais lento a produzir. É perfeitamente
normal que se sinta perdido! Reconhecer a sua dificuldade é o primeiro passo
para não entrar em depressão ou recuperar rapidamente a motivação. Faça
como os toxicodependentes: assuma que não está bem e encontre uma
solução para o seu problema. Se fizer o contrário, irá entrar numa guerra
interna muito grande, que impede que recupere mais rapidamente o seu ritmo
de trabalho.
Frases como “quem me dera voltar para à praia” ou “naquele hotel é que eu
estava bem” são normais de acontecer depois do período de férias. Durante
vários dias pouco fez, relaxou e conheceu novos locais. No fundo, tudo o que
nós queremos para o nosso dia-a-dia, não é? Mas chegou o momento de
voltar ao mundo real. Portanto, entre em “modo” de trabalho e evite frases
como as que disse anteriormente. Elas de pouco ajudam a que volte aos
níveis de produtividade anteriores. Diga o que quer e para onde quer chegar.
Tudo além disso fará com que dê um passo atrás.
SEJA MAIS PRODUTIVO 90
Todos nós passamos por períodos complicados na nossa vida, em que tudo
parece estar mal e que o mundo se virou contra nós. Seja devido a fim de
relacionamentos, má condição financeira ou excesso de trabalho, momentos
em que parece que batemos no fundo do poço acontecerá, mais tarde ou
mais cedo, a qualquer freelancer. E aí parece que ninguém o pode ajudar.
Mas as coisas não têm que funcionar exatamente assim. Existe sempre
alguma forma de dar a volta por cima e voltar a ser você mesmo. É com essa
intenção que vou dar algumas dicas para conseguir manter a produtividade
em períodos difíceis da sua vida de freelancer.
E é essa mesma produtividade que é a primeira coisa da sua vida a ser
prejudicada. Isso acontece por vários motivos. São eles:
O problema não sai da sua cabeça, ocupando o “espaço” que devia estar
disponível para se concentrar no seu trabalho
Você passa a dar sempre prioridade ao seu problema e não ao trabalho
que deveria estar a fazer
É constantemente interrompido com pensamentos negativos, que
atrapalham a sua produtividade
A sua motivação para trabalhar cai drasticamente, ficando apenas focado
no problema
Tem vontade de cada vez mais ter sentimentos negativos, não ficando
feliz quando está a produzir, fazendo com que literalmente não trabalhe
No entanto, saber que esse seu problema o está a afectar não resolve
efetivamente o seu... problema. É preciso agir e seguir em frente para
conseguir voltar à produtividade e à motivação no trabalho de outros tempos.
O que deve fazer em primeiro lugar é:
Também não digo que saia por aí a contar os seus problemas a meio mundo
e expô-los no Facebook. Mas o primeiro passo para conseguir melhorar a
sua produtividade é reconhecer rapidamente que não está bem. E esse pode
ser feito com algum amigo mais próximo ou mesmo com um psicólogo. O
importante é mesmo que “deite cá para fora” o que sente, de modo a sentir-
se mais aliviado e, em conjunto com essa pessoa, conseguir encontrar a
solução para o seu problema.
Não pense que um dia produtivo significa que você já superou o seu
problema. O mais normal é que ele volta à sua mente mais tarde ou mais
cedo. Portanto, coloque na sua cabeça que a sua luta será constante e que
irá durar os próximos dias ou semanas. Para isso, realiza o ponto acima as
vezes que achar necessárias. Lembre-se que este género de situações são
criadas por si, mas o mais importante é mesmo conseguir que este processo
de produtividade se torne algo natural. E isso demora tempo.
Quando não estamos bem, a tentação será de irmos expor o nosso problema
como freelancers para as redes sociais, à espera de reações dos nossos
amigos. Esta atitude é muito pouco positiva para a produtividade. Primeiro
porque estará a perder demasiado tempo no Facebook ou no Twitter. E por
outro lado essa será uma forma de lembrar constantemente dos seus
problemas, o que também vai contra um dos seus objetivos, que é falar
menos do que o afeta e mais na solução.
Muitos gostam de se lamentar, até com os seus clientes. Se você não teve
condições de trabalhar naquele dia, os seus clientes pouco têm a ver com o
SEJA MAIS PRODUTIVO 93
assunto. A sua vida pessoal terá que estar muitas vezes à frente do seu
trabalho de freelancer. Justifique-se apenas que “teve problemas pessoais”
mas que agora está disposto para voltar à ação. A melhor forma de fazer o
seu cliente esquecer que você falhou com ele é compensar com um trabalho
de qualidade. Acredite que com isso ele facilmente irá esquecer o mau
momento.
Depois de ter a real noção (tal como eu tive) que anda a perder várias horas
do seu dia no Facebook, chega o momento em que necessita de colocar na
sua cabeça que esse período terá que diminuir consideravelmente. Aí entram
em cena as dicas que lhe vou dar a seguir. Mas de que nada servem, se
você não quiser mesmo fazer isto. Para ser mais fácil, quando organizar os
seus objetivos, define que um deles é perder menos tempo no Facebook.
Passar isso para uma folha ajuda que torne essa meta mais física.
Atenção, se está a ficar viciado, fique sabendo que existem clínicas que se
dedicam ao tratamento deste vício. É claro que não estou a aconselhar que
frequente uma delas. Só quero que, com isto, leve mais a sério este tema,
que em muitos casos começa a tornar-se preocupante. Se não veja, segundo
uma notícia publicada pelo jornal I:
SEJA MAIS PRODUTIVO 96
“Esta nova geração de viciados do século XXI, como alguns psiquiatras
estão a descobrir, apresenta sintomas físicos e psicológicos semelhantes à
adição a substâncias como a nicotina, o álcool ou comprimidos. Parece
piada, mas não é. Chama-se Facebook Addiction Disorder (FAD) e é uma
perturbação psicológica derivada da Internet Addiction Disorder,
diagnosticada pelo psiquiatra norte-americano Ivan Goldberg em 1995. Ainda
não é considerada uma patologia, mas já começou a ser identificada. Há
mais de 80 grupos no Facebook para pessoas viciadas em Facebook, o que
parece tão acertado como montar um grupo de Alcoólicos Anónimos numa
destilaria. Também foi lançado um livro, da editora Ice Cream Melts,
chamado “Facebook Addiction”, baseado na vida de vários viciados na rede
social.”
Depois de definir uma hora fixa, é importante que defina também um tempo
limite para estar lá! Meia hora deve ser o máximo. Isto porque estamos a falar
de um divertimento. Ok, até pode contribuir para a sua felicidade. Mas se
tivermos que dividir as 24 horas do nosso dia pelo nosso trabalho, família ou
exercício físico, com certeza pouco tempo nos restará para o Facebook. A
não ser que esteja a deixar de parte algum dos três pontos anteriores, o que
se tiver à acontecer é muito grave. Até porque ao definir este período de
tempo tão curto, estará a usar a Lei de Parkinson, ajudando-o a ser mais
produtivo, até no Facebook!
Se não consegue ter uma atitude adulta e controlar o seu tempo, o melhor
seja mesmo voltar aos primórdios da sua educação. Lembra-se quando a sua
mãe dizia “deveres de casa primeiro e brincar depois”. Bem, talvez esteja no
momento de voltar a utilizar esta dica materna tão preciosa. Faça tudo o que
tem a fazer primeiro e só mais tarde dê um pulo para “matar” o vício.
NADA DE CHAT
Uma das coisas que faz com que as pessoas percam mais tempo no
Facebook é sem dúvida, o chat. Isto acontece principalmente por três
motivos.
Está sempre disponível para os outros
Quem não tiver nada para fazer, vai tratar de ocupa-lo a si
Se achar que já não tem nada de novo para ver, vai começar a falar com
alguém de certeza!
Para que isso não aconteça, o melhor é mesmo desligar aquela janelinha ao
lado. Os passos são bastante simples. Abrir janela do chat, ir a opções e
depois selecionar a opção “ficar offline”. Depois já não cairá naquelas
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tentações anteriores e verá que o Facebook, afinal, já não tem tanta coisa
para fazer.
Outra das coisas que faz com que tenha uma curiosidade constante de ir ver
o que está a acontecer nesta rede social são as notificações de email. Além
de não ajudar a manter a sua caixa de email organizada, obriga a que esteja
constantemente a visitar o seu correio electrónico. Para perder menos tempo
no Facebook, desligar as notificações de email é uma coisa quase
obrigatória! Tal como desligar o chat, os passos para o conseguir fazer são
bastante simples. Vá a “Conta”, “Definições de Conta”, “Notificações” e de
seguida retire todas as cruzes que aí estão. O seu email vai deixar de ser
uma confusão pode ter a certeza.
Uma das mais recentes alterações feitas por esta rede social foi o fato de
podermos ser adicionados a grupos sem que tenhamos sequer a
oportunidade de dizer que não! Só praticamente obrigados a entrar naquele
grupo. E o pior é que o Facebook depois envia-nos notificações cada vez que
alguém escreve lá ou abre aquela janela do chat chata com quatro ou cinco
pessoas a falar ao mesmo tempo. Cada vez que vejo isso, cancelo no
primeiro minuto! O modo de o fazer também é bastante simples. Basta ir ao
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grupo e carregar na opção “Sair do grupo”. Caso ainda queira marcar
presença de vez em quando mas não quer ser interrompido constantemente
também tem outra opção. Vá ao grupo, clique em “Editar definições”, escolha
a opção “Apenas notificações às quais subscrevo” e retire as duas cruzes
que estão lá. Isso será suficiente para nunca mais receber nada desse grupo.
JOGOS NÃO!
Outra das coisas que faz com se passe muito tempo lá são os jogos.
Confesso que nunca gostei muito dos que lá estão. Mas conheço casos de
amigos meus que perdiam horas e horas nos jogos. Não volte ao passado e
se quiser ser um freelancer de sucesso, talvez esteja na hora de começar a
rever as suas prioridades!
Mas esta dificuldade é como tudo na vida: uma família não se constrói em
semanas, uma empresa não se gere em poucos meses ou um blog não se
torna de topo com meia dúzia de artigos. Tudo começa aos poucos e vai
sendo interiorizado e melhorado. O problema é que a maioria das pessoas
não tem paciência para isso e o caso ainda piora quando se trata de
desenvolvimento pessoal, visto que se abandonarem o seu “sonho” de ser
mais produtivo, pouco têm a perder com isso. Não foi necessário
investimento monetário, daí tornar tão fácil este abandono.
Mas o que a maioria das pessoas não sabe é que para atingir o sucesso,
primeiro precisamos de saber controlar a nós mesmos para depois passar a
pensar em controlar uma empresa ou um negócio. O mesmo acontece com a
produtividade. As pessoas esperam por resultado neste momento, no
imediato, e melhorar a produtividade apenas irá acontecer quando estas
técnicas e processos forem repetidos ao fim de longas semanas ou meses.
CRIE METAS
Se você está a caminho do que queria, ótimo! Se não, está na hora de rever
o que tem feito. O objetivo será ir num processo de tentativa/erro, no qual aos
poucos e poucos irá descobrir qual a melhor forma de tornar o seu dia
produtivo, adequando as suas dificuldades pessoas e do próprio trabalho aos
princípios que lhe tenho falado durante todo o livro.
Se você até ao momento era uma pessoa pouco produtiva e que dava
conversa a toda a gente, o normal é que quando começar a aplicar algumas
destas técnicas os seus amigos e conhecidos achem que você está mais
antipático. Que desapareceu um pouco do mundo. Isto porque durante
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muitos anos, você não lhes soube mostrar que o horário de trabalho é para
se estar a fazer isso mesmo: trabalho!
CONCLUSÃO
Com este ebook, espero que o leitor consiga melhorar a sua produtividade.
Contudo, de nada irá adiantar esta leitura se não “agarrar” em todas estas
dicas que lhe dei e colocá-las em prática. O leitor deve refletir sobre todas
estas dicas e tentar inseri-las no seu dia-a-dia. A produtividade é sempre algo
muito pessoal. Não existe um método infalível, que seja eficaz para todos.
Existem sim, princípios, que devem ser enquadrados à sua realidade.
Enfim, existe um grande número de coisas que pode fazer neste momento. O
importante é mesmo começar a por a sua produtividade em prática, para
começar a ver os resultados e sentir-se motivado. Mas acima de tudo, tenha
paciência até sentir a evolução da sua velocidade de trabalho.