DECADÊNCIA E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

FISCAIS
Indaga-se: tratando-se de prazos decadencial ou
prescricional, até quando os livros e documentos fiscais
deverão ser conservados pelo contribuinte?

O CTN, no seu art. 195, parágrafo único, disciplina:

“Art. 195. (...)

Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial
e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados
serão conservados até que ocorra a PRESCRIÇÃO dos créditos
tributários decorrentes das operações a que se
refiram.” (Destacamos).

A prescrição tributária, segundo estabelece o art. 174

do CTN,1 refere-se à ação de cobrança do crédito tributário
definitivamente constituído. Assim, ocorre a prescrição
quando o Estado deixa de promover a cobrança do crédito
tributário, no prazo de cinco anos contados de sua
constituição definitiva.
Tem-se então que a prescrição da ação para a
cobrança do crédito tributário tem seu início a partir da
constituição definitiva do crédito tributário, ou seja, tão-
somente após ter sido efetuado o lançamento tributário, e se
consuma, isto é, tem seu termo final, transcorridos os cinco
anos, se não sobrevierem causas de impedimento, suspensão
ou interrupção.
À primeira vista, denota-se uma impropriedade técnica
na redação do dispositivo legal, constante do art. 195,
parágrafo único, do CTN, ao descrever, como limite temporal
para a guarda e conservação dos documentos fiscais, a
ocorrência da prescrição dos créditos tributários, porquanto,
tanto pode ser do prazo decadencial quanto prescricional.
Isso porque, há situações em que o crédito tributário nunca
será alcançado pela prescrição, por já estar decaído, e nem
por isso os documentos fiscais deverão permanecer sob a
guarda do sujeito passivo (contribuinte e/ou responsável).
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 É cediço que os livros e documentos fiscais são
necessários, como fontes documentais probatórias, para se
efetuar as atividades descritas no art. 142 do CTN, tanto para
o sujeito passivo, na modalidade de lançamento por
homologação, quanto para o Fisco, nos lançamentos de ofício
e por declaração, sempre no intuito de se concretizar o
crédito tributário, servindo assim como prova e demonstração
de que foram realizadas as atividades de lançamento
tributário, nos termos da legislação regente.
Fato relevante a ser levantado é que não basta o
crédito tributário estar extinto, como por exemplo, pelo
pagamento (CTN, art. 156, I), para que o contribuinte já possa
se desfazer dos livros e documentos fiscais. Mesmo já extinto
o crédito tributário, os papéis fiscais deverão permanecer
guardados pelo sujeito passivo até que ocorra uma das
modalidades de extinção do crédito tributário por decurso de
prazo, descritas no art. 156, V ou VII, do CTN.2
Nesse sentido, há várias hipóteses a serem analisadas.
Se não vejamos:
Na modalidade de lançamento por homologação, a
Fazenda Pública tem cinco anos, a contar do fato gerador do
tributo, para se manifestar expressamente quanto aos
procedimentos efetuados pelo sujeito passivo, segundo
determina o art. 156, VII, c/c o art. 150, § 4º, todos do CTN.
(a) Quando o sujeito passivo entrega a declaração do
tributo devido, o Fisco, ao recebê-la, física ou virtualmente
por sistema computadorizado, toma conhecimento das
atividades exercidas pelo obrigado, nos termos do caput do
art. 150 do CTN, e nesse instante, homologando-as, está a se
configurar o lançamento tributário.
Isso implica afirmar que com o recebimento da
declaração do tributo devido, pelo Fisco, ocorre a constituição
definitiva do crédito tributário. Nesse sentido, também, vem
sendo firmada a jurisprudência de nossos tribunais, em
especial a do STJ,3 que considera que a constituição definitiva

3
do crédito tributário ocorre com a entrega da declaração
aceita pela Fisco. E, caso não ocorra o pagamento do tributo
declarado, no prazo estabelecido na legislação pertinente,
inicia-se o prazo prescricional para a ação de cobrança, nos
termos do art. 174 do CTN.4
Nessa situação, os livros e documentos fiscais deverão
ser conservados até que ocorra a PRESCRIÇÃO, dos créditos
tributários.
(b) Com o pagamento do tributo que foi declarado pelo
contribuinte ao Fisco, ocorre a extinção do crédito tributário
(CTN, art. 156, I). Entretanto, havendo por ventura o
pagamento de tributo que não foi declarado ao Fisco, ou seja,
recolhimento de tributo sem que haja a entrega da declaração
ao Fisco, a extinção do crédito tributário não ocorre com o
pagamento em si, mas com a homologação tácita, nos termos
do art. 156, VII, do CTN.5 Nessa hipótese, então, os
documentos fiscais deverão ser conservados até que ocorra a
HOMOLOGAÇÃO TÁCITA, dos créditos tributários.
(c) Quando o sujeito passivo efetua as atividades de
lançamento, com omissão ou inexatidão (CTN, art. 149, V), ou
com a comprovação de dolo, fraude ou simulação (CTN, art.
149, VII), não há se falar em lançamento por homologação e
sim lançamento de ofício. Então, em se tratando de
lançamento de ofício, os documentos fiscais deverão ser
conservados até que ocorra a DECADÊNCIA, dos créditos
tributários (CTN, art. 173, I).
(d) E ainda, se o Fisco efetua o lançamento de ofício
(auto de infração, p. ex.) no prazo legal, não há se falar mais
em decadência do crédito tributário, e então, em não sendo
pago o crédito tributário, deverá o contribuinte conservar
seus livros e documentos fiscais até que ocorra a
PRESCRIÇÃO dos referidos créditos tributários.
Todavia, nessas circunstâncias, como medida de
precaução, já terá a Fazenda Pública providenciado cópias de
todos os documentos necessários à constituição de ofício do

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crédito tributário, demonstrando assim, apesar da
obrigatoriedade, ter pouca relevância o instituto da
prescrição, nessa hipótese, como limite para a conservação de
livros e documentos fiscais pelo contribuinte.
Ante o exposto, então, os livros e documentos fiscais
deverão ser conservados pelo sujeito passivo até que ocorra a
extinção do crédito tributário por decurso de prazo.
As legislações tributárias, dos entes políticos
competentes para instituir os tributos, em grande parte, vêm
tratando o mencionado prazo como de DECADÊNCIA.6

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
HABLE, José. A extinção do crédito tributário por decurso de prazo. 2
ed., Brasília: Lúmen Juris, 2007.

NOTAS
(1) BRASIL. CTN. “Art. 174. A ação para cobrança do crédito tributário
prescreve em 5 (cinco) anos, contados da data da sua constituição
definitiva.” (Negritamos) Disponível em: http://www.planalto.gov.br.
Acesso em: 12 jul. 2006.
(2) BRASIL. CTN. “Art. 156. Extinguem o crédito tributário: (...) V – a
prescrição e a decadência.; (...) VII - o pagamento antecipado e a
homologação do lançamento nos termos do disposto no artigo 150 e seus
§§ 1º e 4º;” Disponível em: http://www.planalto.gov.br. Acesso em: 12 jul.
2006.
(3) BRASIL. STJ. AgRg no Ag 748560/RS, Rel. Min. José Delgado, 1ª T, data
da decisão: 01/06/2006, DJ 26.06.2006, p. 121. No mesmo sentido, REsp
673585/PR, Rel. Min. Eliana Calmon, 1ª Seção, data de julgamento
26/04/2006, DJ 05.06.2006, p. 238; entre outros. Disponível em: http://
www.stj.gov.br. Acesso em: 20 set. 2006.
(4) HABLE, J. Obra citada. p. 189-193.
(5) HABLE, J. Obra citada. p. 211-212.
(6) BRASIL. Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996. Dispõe sobre a
legislação tributária federal, as contribuições para a seguridade social, o
processo administrativo de consulta e dá outras providências. “Art. 37. Os
comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, (...), serão conservados
até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir
os créditos tributários relativos a esses exercícios.” Disponível em: http://
www.planalto.gov.br. Acesso em: 12 jul. 2006 e DISTRITO FEDERAL. Lei nº
1.254, de 8 de novembro de 1996, que dispõe sobre ao ICMS no Distrito
Federal. “Art. 50. Os livros e documentos fiscais, (...), ficarão à disposição
do Fisco pelo prazo de cinco anos contados a partir do primeiro dia do
exercício subseqüente ao da ocorrência do fato gerador.” (Grifamos).
Disponível em: http://www.fazenda.df.gov.br. Acesso em: 12 jul. 2006,
entre outras.