E-BOOK

Gestão de Equipe:
Como ter menos
urgências e mais
produtividade?

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Sumário
Gestão de equipe: como ter menos urgências e mais
produtividade?

Introdução ................................................................................ 3

Quando as reuniões são importantes? ............................. 4

Como identificar a urgência? ............................................... 6

A importância do monitoramento da equipe .................. 8

Algumas dicas para melhorar a produtividade ............... 11

Conclusão ................................................................................. 13

Sobre Neotriad ........................................................................ 14

1 Introdução
A gestão de uma equipe exige sensibilidade e inteligência estratégica ao mesmo
tempo. Lidamos com pessoas, e não com máquinas, e isso acrescenta uma
dose extra de subjetividade à tomada de decisões do gestor. Mesmo assim,
eficiência e produtividade são preocupações constantes em relação às metas
do time.

Nesse sentido, uma das questões mais frequentes é: como lidar com as
urgências? As urgências nem sempre devem ser tratadas como prioridades;
aliás, elas frequentemente atrapalham o andamento do trabalho e afetam
o desempenho. Por outro lado, quando são verdadeiras, não podem ser
ignoradas.

Este e-book vai responder a essa pergunta e ajudar você a encontrar o

equilíbrio entre urgência e prioridade na gestão de equipe e, com isso, obter
maior produtividade junto aos seus colaboradores. Pronto para aprender
mais? Então, vamos lá!

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2 Quando as reuniões
são importantes?
Vamos começar esse e-book abordando um elemento do dia a dia corporativo.
Ele é frequentemente visto como “urgência”, mas pode ser uma verdadeira
armadilha para a produtividade da equipe : estamos falando das reuniões.

As reuniões são a primeira escolha dentro das empresas para promover

comunicação dentro de uma equipe ou entre equipes. Porém, elas envolvem
um grande esforço logístico e investimento de tempo, para colocar pessoas
que têm diferentes horários e compromissos no mesmo local, durante um
período que, muitas vezes, é prolongado além do necessário.

Para completar, em muitos casos, seria possível resolver a comunicação interna

por outros meios. O que os gestores realmente precisam é saber identificar
quando é o momento para uma reunião e quando usar meios alternativos.

As reuniões são importantes principalmente quando uma decisão precisa

ser tomada e todos os membros da equipe vão colaborar com insights para
essa decisão. Nesse caso, como todos estarão fazendo uma contribuição,
ferramentas como e-mails, chats ou aplicativos de mensagem não são
indicadas. A conversa fica confusa e é mais difícil incorporar a contribuição de
cada um e chegar a uma decisão.

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No entanto, quando a comunicação é entre poucas pessoas, ou voltada para
uma finalidade mais unilateral — por exemplo, para transmitir informações à
equipe sobre uma decisão que já foi tomada — esses meios são eficientes e
promovem maior produtividade.

Entretanto, saber quando é o momento certo de convocar uma reunião é

apenas o primeiro passo. Quando você define que realmente é preciso juntar
toda a equipe, fique atento a esses pontos, que podem aumentar — ou diminuir
— a produtividade do encontro:

Planejamento
Além, da convocação dos participantes é importante pensar em tudo que
envolve a elaboração, logística e infraestrutura. A definição de um objetivo,
pauta e condutor entram nessa primeira fase.

Ação
O condutor é o responsável pelo resultado da reunião. Por isso, ele deve
estar atento as discussões focadas nas questões da pauta, evitar as conversas
paralelas entre os colaboradores, começar e terminar no horário marcado;

Acompanhamento
Está é a fase final e o pós-reunião, que orienta os participantes na aplicação
das ações definidas. O que garante o cumprimento de todos com o que foi
estabelecido.

Com esses cuidados, você pode garantir que a reunião tenha sucesso sem
consumir muito tempo da equipe. Ou seja, rapidamente todos estarão liberados
para retomar e avançar com seu trabalho.

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3 Como identificar a urgência?
Como ressaltado anteriormente, o gestor precisa diferenciar
uma urgência de uma prioridade. Em alguns casos, uma
situação de urgência realmente merece atenção total e
imediata; em outros, porém, ela é apenas uma distração para
a equipe. Agora vamos mais a fundo nessa distinção.

Importantes são as tarefas que nos levam mais perto de nossas metas.
Urgência é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, e que podem, na
maioria das vezes, estarem relacionadas com demandas e metas de terceiros,
que só conquistam nossa atenção devido às consequências negativas de não
“apagar o fogo”. Com essa distinção em mente, fica claro qual dos dois merece
maior prioridade.

O ideal é que você possa sempre colocar seu foco e o da equipe nas tarefas
importantes, aquelas que agregam real valor. Todavia, nem sempre isso será
possível. Em certos momentos, será necessário colaborar com outras pessoas
e setores, e atender suas solicitações, mesmo que o prazo seja apertado e
afete sua própria dinâmica de trabalho.

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Nessas situações, o que você pode fazer?

Em primeiro lugar, aprimore a organização do seu trabalho e de sua equipe.

Algumas tarefas que se tornarão urgências no futuro podem ser previstas
e executadas com antecedência, de maneira que o impacto sobre suas
verdadeiras prioridades será menor.

Em segundo lugar, saiba quando pedir ajuda. Se uma urgência surge com
prazo muito curto, incompatível com a complexidade da tarefa, a solução mais
inteligente é negociar com a pessoa que a solicitou. Você pode pedir mais
tempo ou tentar dividir a tarefa com outros colaboradores.

Antes de encerrar esse tópico, há uma última ressalva a ser feita. Se a maioria
das urgências são “impostas”, algumas são criadas pela própria equipe.

Isso acontece quando uma tarefa — que pode ser simples ou complexa,
importante ou não — é procrastinada por tempo demais. Ou seja, é uma
consequência do mau andamento do trabalho.

Para evitar que isso aconteça, um fator chave é o papel do gestor no

monitoramento da equipe. Vamos falar mais sobre isso no próximo tópico.

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4 A importância do monitoramento
da equipe
É por meio do monitoramento que o gestor pode entender o nível atual de
desempenho da sua equipe e fazer ajustes na dinâmica de trabalho para obter
resultados cada vez melhores. Essa é a melhor maneira de quebrar o ciclo
vicioso da relação entre urgência e produtividade: baixa produtividade leva ao
surgimento de várias situações de urgência. Focando sua atenção em resolver
essas situações, a produtividade real cai ainda mais.

Para monitorar sua equipe, você precisa atender a alguns passos essenciais.

Estabelecer
metas claras

As metas são uma bússola para sua equipe e também um referencial para
que você possa avaliar seu desempenho. As metas precisam ser específicas,
mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido.

Metas vagas, sem data de entrega ou que não colaboram para o crescimento
do negócio são consideradas ruins. Elas não estimulam a produtividade dos
colaboradores, nem geram valor para a empresa.

ALINHAR
A EQUIPE

Uma vez que as metas tenham sido estabelecidas, o segundo passo é informá-
las à equipe. Todos precisam estar cientes da meta em si, bem como da sua
importância para o negócio. Também é muito importante manter a coesão da
equipe no andamento do trabalho, ou seja, todos precisam ser informados dos
avanços, atrasos, vitórias e dificuldades.

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 FORNECER FEEDBACKS
ADEQUADOS

Não adianta nada monitorar sua equipe se você não usar as informações
coletadas para ajudá-la a crescer, a progredir. É preciso fazer uma devolutiva,
ou o que chamamos de feedback — e existem alguns detalhes para que o
feedback seja bem aproveitado.

Em primeiro lugar, ele precisa ser consistente e, de preferência, imediato. Não

adianta fazer o feedback apenas uma vez por ano, pois você perde o momento
e não obtém máximo impacto com suas observações.

Em segundo lugar, é importante praticar tanto o feedback positivo quanto o

negativo. O feedback negativo pode ensinar lições valiosas aos colaboradores,
mas o positivo é uma forma de incentivo, para que continuem fazendo seu
melhor trabalho.

FAZER UMA BOA DELEGAÇÃO

DE ATIVIDADES

A delegação está ligada com o monitoramento da equipe porque, quando é bem

praticada, ela envolve realizar um acompanhamento do avanço das atividades.

Alguns gestores simplesmente “saem de cena” depois de delegar uma tarefa aos
colaboradores — essa postura significa que você só vai identificar problemas
de produtividade quando já for tarde demais.

Mas atenção: você deve acompanhar e monitorar as atividades delegadas, no

entanto, não deve dominá-las. Delegue as atividades dando autonomia para
que seus colaboradores possam desenvolver um senso de responsabilidade
para com o trabalho.

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5 Algumas dicas para
melhorar a produtividade
Antes de encerrar esse e-book, queremos que você descubra algumas formas
práticas de melhorar a produtividade da sua equipe. Por isso, reunimos cinco
dicas simples, fáceis de entender e de aplicar na empresa. Vamos às dicas?

Desenvolver pensamento estratégico

Você é o gestor e o responsável pelas principais decisões tomadas no setor. É
uma grande responsabilidade: como garantir o sucesso?

Basicamente, suas decisões precisam sempre estar alinhadas com as metas

(aquelas que mencionamos no tópico anterior deste e-book). Em outras
palavras, não pense nas decisões individualmente, mas no impacto que cada
uma terá sobre o cenário geral do trabalho e dos objetivos da equipe.

Manter a equipe motivada

Produtividade está diretamente ligada a motivação. Isso já foi comprovado
em estudos científicos e já não há mais muita dúvida sobre a existência
dessa relação. O que ainda causa questionamentos é como usar a motivação
adequadamente para manter sua equipe produtiva.

Enquanto a ciência não desenvolve uma fórmula para responder a essa

questão, o que você precisa fazer é conhecer bem sua equipe e entender o
que motiva a cada um.

Algumas pessoas precisam de desafios e crescimento, outras precisam de

flexibilidade para harmonizar vida profissional e pessoal, outras buscam status
e retorno financeiro. Descubra o que pesa mais para os colaboradores e use
esses fatores como um incentivo positivo para obter a melhor performance de
sua equipe.

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Ter uma boa comunicação interna
Essa dica retoma um pouco de várias coisas que já mencionamos nesse e-book.
Você viu que, para monitorar a equipe, é preciso alinhamento, o que só é possível
com uma comunicação interna forte e transparente. Ao mesmo tempo, vimos
lá no começo que as reuniões nem sempre são a melhor alternativa.

A dica, portanto, é explorar diferentes canais de comunicação com os

colaboradores. Dentre as opções existentes, podemos citar desde murais e
newsletter até intranet, aplicativos, softwares. Além de, videoconferência, que
são ideais para reuniões com equipes remotas.

Esteja atento aos pontos fortes e fracos de cada opção, para usá-las na situação
certa.

Investir em capacitação
Um dos pontos mais objetivos na busca pela produtividade é a preparação
técnica. Pense nisso: se um colaborador é bem preparado, ele será capaz de
executar suas atividades em menos tempo, sem que isso afete a qualidade do
trabalho desenvolvido. Ele terá menos perguntas, cometerá menos erros e, de
maneira geral, terá um desempenho mais eficiente.

Para aumentar a produtividade da equipe, portanto, investir na preparação

dos colaboradores é um caminho seguro. Isso pode ser feito promovendo
treinamentos e cursos internos. Outra opção é criar um programa de incentivo
para subsidiar os estudos dos colaboradores fora da empresa em graduações,
pós-graduações ou cursos de idiomas, por exemplo.

Usar ferramentas de gestão de tarefas e organização do tempo

Atualmente, existem muitas ferramentas tecnológicas que prometem
simplificar e automatizar a gestão de tarefas e organização do tempo. Essas
ferramentas podem fazer de tudo, como manter sua caixa de entrada em dia
ou fazer um monitoramento da evolução de etapas dos projetos da equipe.

No entanto, é preciso ter cautela. Faça uma boa pesquisa, já que sua escolha
representa um investimento de tempo e dinheiro na implementação da
ferramenta. Procure saber se a empresa que oferece o software atende outros
clientes e como resolveu os problemas dessas empresas. Avalie, ainda, planos
e preços.

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6 Conclusão
Neste e-book, nosso foco foi a distinção entre urgente e importante. Você viu
que a principal diferença entre elas é a contribuição real que trazem para atingir
as metas da equipe e que o seu foco deve ser nas atividades importantes,
aquelas que agregam valor. Também falamos sobre como lidar com as
urgências, quando são inevitáveis. E finalizamos com dicas para aumentar a
produtividade.

Como gestor de equipes, seu papel é essencial para manter o ritmo e a

qualidade no andamento do trabalho. Por isso, precisa estar preparado para
ajudar na organização do cotidiano do time e para lidar com os imprevistos.

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7 Sobre Neotriad
O Neotriad traz aos seus clientes uma plataforma de gerenciamento e
otimização da produtividade para equipes de trabalho. Essa solução foi
desenvolvida a partir da metodologia de produtividade, Tríade do Tempo,
apresentada no livro “a tríade do tempo”, de Christian Barbosa, metodologia
utilizada por grande parte das maiores empresas brasileiras e globais.

A plataforma Neotriad aplica conceitos da metodologia e diversas pesquisas,

para oferecer o mais completo sistema de gestão e planejamento de
equipes do mercado. Com o Neotriad, você vai ter controle sobre prioridades,
projetos, metas, calendário e tarefas, além de melhorar a comunicação com
sua equipe.

Acesse:
www.neotriad.com

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