Nome: Eloisa.P.B.

Menegueço Disciplina: Planejamento de Eventos

Tema: Qual a importância da prospecção de informações no espaço de

eventos?

O espaço de eventos é de grande importância, pois é nele em que o

evento irá acontecer, assim deve ser levado com muita atenção todas as
informações, para que tenham um bom ambiente aos seus clientes. A
informação do local deve sempre estar atualizada, a capacidade, localidade,
infraestrutura e a segurança, porém aqueles que oferecem mais recursos,
consequentemente terão um maior preço, dessa forma, lembre-se que terá
casos em que a instalação de equipamentos deve ser feita, o que também
geram custos.
Por essa razão é de extrema importância que antes de contratar o
espaço é preciso fazer uma visita, para que seja avaliado de acordo com os
termos necessários de um espaço, entrando a check list para que seja
analisado todos os requisitos, procure conhecer a opinião de pessoas que já
utilizaram os serviços dessa empresa, e pontue sua satisfação.
Uma equipe será de muita ajuda, estes farão o levantamento do lugar.
Além da prospecção das informações, solicite a avaliação das condições das
instalações e equipamentos, e se necessário, realizar a manutenção desses
itens, antes do início do evento.
O próximo passo é os arranjos físicos, ou seja, os materiais e mobílias
que devem ser confeccionadas, com o objetivo de organizar um espaço,
começando elas áreas de serviços e do público, o percurso deve estar livre de
obstáculos. Por isso é extrema relevância a escolha do local ideal para as
instalações de equipamentos e máquinas e dos critérios de segurança.
 Leve em consideração não somente a montagem, o pré-evento mas o
pós-evento também, porque essa processo ainda faz parte da logística de
evento, garanta então que os serviços terceirizados realizem suas tarefas a
partir de cronogramas de montagens e horários estabelecidos.

A segurança de um espaço de eventos pode ser dividida em algumas

partes, as quais devem ser levadas com extrema importância, por isso é a
segurança do público, dos clientes, dos serviços e do próprio espaço em si.

- Segurança das edificações: estrutura apropriada para o evento, respeitando

as características técnicas do edifício.

- Segurança das infraestruturas: rede elétrica, água, computadores, ar

condicionado, exaustão, controle do ar, combate ao fogo devem estar em
perfeitas condições de uso.

- Perímetros e área de segurança: a exposição de equipamentos que exijam

a delimitação dos perímetros de segurança. Obras de artes em exposição,
destaque de áreas do projeto.

- Controle de acessos: o acesso do espaço deve ser controlado e monitorado

ao público, para que não haja complicações de pessoas estarem em algum
lugar inapropriado.

- Segurança pessoas: autoridades, de palestrantes, esportistas, celebridades

(contratação de ambulância)

- Segurança patrimonial: segurança física e mecânica ao patrimônio que

estiver presente no evento.

- Segurança de rede: alguns eventos possuem rede de internet, no qual

devem estar seguras, evitando invasões e hackers.
RESUMINDO

1. - Visite o local do espaço de eventos.

2. - Analisar o ambiente por sua trajetória e o lugar em si e coletar

informações sobre ele (prospecção de informações do espaço de
eventos).

3. - Layout (Infraestrutura) = conjunto de elementos estruturais que

fornecem suporte a todo sistema.

4. - Imagem da decoração = tente imaginar se aquele espaço é adequado

para o tipo de evento que será projetado. (Espaço deve oferecer
infraestrutura adequada para suas características específicas).

5. - Currículo da empresa = procure por opiniões de pessoas que já

utilizaram dos serviços dessa empresa de eventos, e pontue a sua
satisfação.

6. - Avaliação de equipamentos = uma equipe deve ser chamada para que

seja avaliado as condições dos equipamentos presentes no espaço.

7. - Segurança = percepção prévia de condições inseguras e sua correção,

visa garantir a integridade de patrimônio. (Segurança das edificações,
segurança das infraestruturas, perímetros e áreas de segurança,
controle dos acessos, segurança pessoal, patrimonial e de rede).

8. - Montagem e desmontagem do evento.

REFERÊCIA BIBLIOGRÁFICA

Vídeo: Eventos – Layout de espaços e decoração de Eventos (EaD IFPI)

Link: https://www.youtube.com/watch?v=VRAsufvN1W8