TRANSFORME OS PONTEIROS DO RELÓGIO EM ALIADOS!

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 Índice

Gestão eficaz do Tempo P. 2

Passo 1 P. 3

Passo 2 P. 5

Passo 3 P. 6

Passo 4 P. 7

P. 8 Passo 5

P. 10 Passo 6

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6 dias, 6 passos na
Gestão eficaz do Tempo!
Gerir o tempo é algo imprescindível no
nosso dia a dia, a todos os níveis. É a
forma como aproveitamos os nossos
recursos, prevenimos situações que exigem
demasiado de nós, e evitamos a escalada
do ciclo da ansiedade, o STRESS.
“As horas de loucura são medidas pelo
relógio, mas nenhum relógio mede as de
sabedoria”, William Blake.
Para isso, é necessária uma
consciencialização dos nossos mecanismos
internos, e sobretudo, dos nossos limites.
Depois é só acrescentar uma pitada de
motivação, para dar vigor e gosto na sua
ação.
Ao sermos capazes de gerir o nosso tempo,
tornamo-nos pessoas mais seguras,
confiantes e disponíveis para nós e para os
outros.
Quantas vezes sentiu que corre contra o
tempo, que as suas tarefas se acumulam,
que os seus objetivos ficam pelo caminho,
e que no final do dia, sente-se sempre mais
cansado, com o sentimento de que o
tempo deveria ter mais horas.
“Ó tempo volta para trás”. Não precisa de
ser assim. Identificando as causas da falta
de tempo, o leitor perceberá que é um
agente ativo na mudança, que tem limites e
que o seu cansaço é fruto de uma falha nos
comportamentos a adotar.
GESTÃO DO TEMPO
Pode perguntar mil e uma vezes, como se
gere o tempo? Será que este pode ser
gerido? Na verdade, ninguém gere o
tempo, não podemos avançar e recuar
nele, quando queremos ou quando nos dá
jeito. Temos sim, ter em mente que como
todos os recursos, o tempo é um deles e é
gasto imediatamente. Portanto, pode
aprender todas e mais algumas técnicas de
gestão do tempo e ainda assim, continuar
com perceção de que não chega. E não
chega porquê? Porque não são as técnicas,
mas sim, os comportamentos e atitudes
que temos que influenciam a forma como
vamos executar as tarefas e atividades do
nosso quotidiano.
O objetivo deste artigo, é guiar o leitor
numa viagem do seu próprio tempo.
Vamos ajudá-lo a construir os alicerces
para uma otimização dos seus recursos
internos, priorizando sempre o tempo.
Sendo este, um recurso precioso, que
jamais deve ser desperdiçado, sob pena de
não ter retorno.
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 PASSO 1

Passo 1
Definição Clara dos Objetivos
Todos sabemos que as nossas ações são
guiadas por metas que fixamos, cujo
objetivo é termos sucesso no que fazemos
e conquistar resultados. A nossa vida é
toda ela controlada pelo relógio, que nos
faz lembrar prazos, por vezes, limitados. Na
pressa, traçamos objetivos pouco claros e
acabamos por perder o nosso ponto de
partida e a nossa meta.
Um bom gestor de tempo:
– Saber o que quer fazer;
1. OBJETIVO ESPECÍFICO
Seja claro quando fixa objetivos. Defina
exatamente aquilo que pretende. Não
deixe espaço para interpretações
duvidosas.
Exemplo:
“Eu quero adquirir competências
profissionais para tornar-me Diretor
Comercial da empresa onde trabalho, e
desta forma, controlar eficazmente uma
equipa de vendedores e construindo uma
carreira.

– Saber quanto tempo dispõe para

executar o que quer;
– Põe em prática ações a desenvolver
tendo em conta, prioridades ou
dificuldades de execução.
2. OBJETIVO MENSURÁVEL
O objetivo alcançar pode ser medido? Crie
um sistema de medida, definindo aquilo
que já atingiu e o que falta atingir,
relativamente ao que se propôs.

O leitor reflete agora na seguinte questão. Exemplo:

Como posso criar objetivos que me ”Quero que a minha equipa de vendas,
permitam chegar onde quero, com o tempo consiga obter 20% de vendas a mais, em
que disponho? relação ao mês anterior.”

Tenha em mente, que todo o objetivo deve

ser SMART. Este conceito inglês
mnemónico, explica que cada letra remete
para um termo que se refere a algo a
alcançar. Vejamos:

Specific – Específico

Measurable – Mensurável

Attainable – Atingível

Realistic – Realista

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 PASSO 1

3. OBJETIVO ATINGÍVEL 4. OBJETIVO TEMPORAL

Defina um objetivo realista. Muitas vezes o Nada se faz bem, sem uma data. Uma data
objetivo é possível, mas não é realista de início e uma data de fim. A data que
estabelecer não deve ser muito curta, pois
Exemplo: corre o risco de o seu objetivo se tornar
“Reduzir em 20% os custos com a impossível. Também, se for demasiado
segurança e saúde dos trabalhadores” longa provoca uma dispersão da iniciativa.
Apesar de facilmente atingível, não seria
realista numa empresa que se preocupa
com o bem-estar dos funcionários e que
não apresenta justificação financeira para
cortes.”

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 PASSO 2

Passo 2
Ter Uma Boa Agenda
A agenda é um instrumento de base de
trabalho para a gestão do tempo. Não
basta apenas ter uma boa agenda, é
preciso saber utilizá-la, organizando-a de
uma forma racional e de fácil interpretação
para si. É importante que a agenda cumpra
o seu papel, que é ajudá-lo a gerir o seu
tempo.
Que tipo de agenda devo ter?
Não há um modelo que seja melhor do que
o outro. O leitor deve escolher conforme o
gosto ou a sua funcionalidade. Depois de
escolher, não deve cometer o erro, de só
colocar na agenda apenas compromissos
com terceiros, como reuniões ou viagens
de trabalho, e ter à parte, num caderno, a
listagem de tarefas. Tenha tudo escrito na
sua agenda.
Não preciso de agenda, a minha cabeça
é a minha agenda!
Certamente que já ouviu alguém a proferir
esta afirmação. Se uma das funções da
agenda é libertar a mente para outros
assuntos da vida, porquê insistir em
guardar tudo na nossa memória. Se está a
tentar provar alguma coisa, desista. Ao
guardar todas as informações na memória,
aumentará a sua ansiedade e mais dia
menos dia, “a coisa descamba”. Cometerá
erros graves ou esquecer-se-á de coisas
importantes.
Há limites. Todos nós temos o nosso. É
uma regra que os bons gestores de tempo
sabem. Portanto, desengane-se o leitor, se
ainda acredita que não tem limites.

E os imprevistos, como lido com eles?

Uma boa pergunta, não é? Sim, os
imprevistos devem estar sempre
contemplados, em termos temporais, na
sua agenda. Eles acontecem não é
verdade? Portanto, porque não os
considerar, também, importantes, já que o
impedem de cumprir com as suas
obrigações.

Para prevenir, escreva na agenda o

conjunto total de tarefas a executar no dia
seguinte, atribuindo-lhe um tempo de
execução que deve ser determinado em
função das tarefas que desempenha e da
quantidade de imprevistos que costumam
aparecer. Não se esqueça de ir atualizando
a sua agenda.

5

Passo 3
Controlar as Interrupções
Quando falamos em interrupções,
atribuímos logo um sentido negativo. Na
verdade, há uma certa dualidade que
esquecemos e que é importante ter em
conta. Se por um lado as interrupções
desviam a nossa atenção dos assuntos que
estávamos a fazer, por outro, são
bem-vindas, pois ajudam a descomprimir, a
resolver um assunto mais rapidamente, ou
trocar ideias e a fomentar a nossa
criatividade.
Na sua rotina profissional, é possível que
seja constantemente interrompido, e a sua
atenção desviada. Isso deixa-o
profundamente frustrado. O objetivo que
tem pela frente será saber distinguir as
interrupções benéficas, das não benéficas.
Uma verdade nesta matéria é que por
vezes, não é possível eliminar todas as
interrupções. No entanto, cabe a si, a parte
interessada, decidir quanto tempo dedicará
a cada uma. Se não sabe muito bem
distinguir as interrupções, faça o seguinte
exercício e responda às seguintes questões:
Fui interrompido por quem?
(por mim mesmo/a ou pelos outros)
Quem me interrompeu?
PASSO 3
Qual a natureza/assunto da interrupção?
A interrupção foi necessária?
A interrupção era urgente?
Após esta análise, aprenda a ter equilíbrio
entre bloquear aquilo que não interessa e a
ser flexível quando o tiver que ser.
Não podíamos deixar de terminar, sem lhe
deixar algumas estratégias para minimizar
o impacto das interrupções no seu dia a
dia.
Se trabalha num gabinete, feche a porta e
coloque um aviso com a indicação “Por
favor, não incomodar”. Se desenvolve uma
atividade em espaço aberto, a solução
poderá passar, se possível, por mudar-se
para outra sala, colocando o mesmo aviso,
só para prevenir. Às vezes, nem em lugares
remotos estamos descansados. Haverá
sempre quem nos aborde.
Seja assertivo, diga NÃO com amabilidade e
não tenha receio da reação dos outros. Se
recebe muitos telefonemas, peça para que
sejam reencaminhados para um/a colega.
Elimine todas as distrações que possa ter
no seu local de trabalho, nomeadamente,
Facebook, Skype, a menos que sejam
ferramentas importantes na gestão da sua
organização social. Ponha o seu telemóvel
em silêncio.
Como vê, nem tudo parece difícil na
matéria das interrupções. Basta haver um
equilíbrio, o seu.
6
 PASSO 4
Passo 4
Delegar tarefas
Antes de avançarmos, convêm
percebermos bem, o que significa delegar.
A delegação é o ato de atribuir,
deliberadamente, autoridade a um/a
colaborador/a para executar uma tarefa
que até então era desempenhada pela
chefia. Mas não é só. Há mais dois aspetos
a transmitir a quem passa a delegar.
Responsabilidade: Assunção da
responsabilidade envolvida. É necessário
haver equilíbrio ente autoridade e
responsabilidade. Não faz sentido atribuir a
alguém responsabilidade sem autoridade.
Confiança: Quem delega não pode
demitir-se do que delegou. As chefias são
sempre, em última instância, responsáveis
por tudo o que se passa nos seus serviços.
Delegar não significa “alheamento” e muito
menos “demissão”!
Você que está a ler, certamente está a
pensar em três coisas: Quais os benefícios
em delegar? Serei incapaz, por estar a
delegar? A outra pessoa estará à altura?
Os benefícios serão mais que muitos.
Colaboradores motivados, enriquecimento
de funções e crescimento pessoal e
profissional e até mesmo pessoal, são
apenas alguns exemplos.
Pode ainda ficar descansado porque não é
por delegar que lhe vão atribuir
incompetência. Está a ser inteligente a gerir
pessoas no tempo. Se delegou uma tarefa
ou atividade, é porque confiava na pessoa.
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Não a escolheu à sorte, escolheu?
Delegar tarefas permitirá que fique mais
disponível para si e que se preocupe menos
com as questões operacionais,
aumentando simultaneamente as
competências dos seus colaboradores.
Todos os bons gestores de tempo, que
ocupam cargos de chefia, sabem que a
obtenção de resultados, depende da gestão
de dois fatores: as pessoas e o tempo.
Obviamente que você, que delega não o vai
fazer como quer ou quando quer.
Existem cinco fases, que qualquer
processo de delegação deve respeitar:
1.º Aceitação da responsabilidade por parte
do/a colaborador/a que vai receber a
delegação;
2.º Transmissão à pessoa habilitada (ao/a
colaborador/a em quem vai delegar), da
tarefa delegada;
3.º Comunicação eficaz com explicitação de
todos os pormenores importantes para
uma boa execução da tarefa;
4.º Verificação da existência das condições
necessárias à realização com sucesso da
tarefa delegada;
5.º Acompanhamento pela chefia (mais ou
menos próximo, consoante o nível de
desenvolvimento do colaborador).
Do que é que está a espera para avançar?
Comece a delegar.
 PASSO 5

Passo 5
Definir Prioridades
Um bom gestor de energia não está sempre a trabalhar a 100%. Trabalha a 10% das suas
capacidades quando as tarefas não são prioritárias, para poder dar os seus 90% naquilo que de
facto interessa.

Para fazer uma boa gestão do tempo é muito importante distinguir entre o essencial e o acessório,
entre o urgente e o importante. É imprescindível que no nosso dia a dia, consigamos compreender
e identificar que tipo de tarefas e atividades nos são propostas. Nem sempre é fácil, especialmente
naqueles dias, que estamos acompanhados pela ansiedade que anseia crescer, ainda mais, em
nós.

Só a partir de uma “avaliação” cuidada a respeito do que nos é atribuído, é que vamos conseguir
direcionar e orientar as nossas ações. O objectivo é libertar tempo para tarefas que têm que ser
atendidas de imediato, evitando ficar com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever
não cumprido”.

Como o fazemos?
Conhece a Matriz do Tempo de Eisenhower? Trata-se de uma ferramenta muito simples que nos
ajuda a combinar importância e urgência e a planear o uso do tempo com eficácia.

Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes
da Matriz, começando no quadrante I até ao IV. Grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos
quadrantes II e III. Mas, uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso
tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.

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 PASSO 5

Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes
da Matriz, começando no quadrante I até ao IV. Grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos
quadrantes II e III. Mas, uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso
tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.

Como manter o equilíbrio nas tarefas?

Siga o seguinte esquema e mantenha o equilíbrio nas tarefas diárias.

Como vê, já tem algumas orientações para começar a planear o seu dia a dia com segurança. Antes
de nos despedirmos por hoje, gostaria de deixar aqui alguns pontos importantes que deve ter no
plano de gestão de tarefas.

– Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;

– Reservar tempo para reflexão e descanso reduzindo ao máximo os tempos de pressão.

– Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.

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 PASSO 6

Passo 6
Preparar reuniões
Sabemos que as reuniões de trabalho
ocupam muito do nosso tempo,
especialmente se não forem preparadas
convenientemente e de modo produtivo.
Uma ajuda preciosa será considerar as
seguintes fases.
1. Definir os objetivos da reunião;
2. Elaborar uma lista de assuntos através
da técnica ABC;
3. Identificar os participantes;
4. Definir o local, a data e o horário da
reunião.
Em relação aos objetivos, o que é que o
leitor pretende com a sua reunião?
Informar? recolher feedback? desenvolver
ideias? resolver problemas? Defina bem o
que pretende e lembre-se do Passo 1. A
ideia é que a reunião surta algum efeito e
não se saia dela, vazio. Categorize os
assuntos e coloque na sua agenda: Assunto
A – “deve tratar”; Assunto B – “devia tratar”;
Assunto C – “podia tratar”; Evita que se
desoriente ou que se esqueça de algum
assunto importante. Não convoque
participantes que não acrescentem valor à
sua reunião. Nada mais errante do que
reunir com pessoas que estejam a pensar
“o que estou aqui a fazer?”.
esta informação, e peça a confirmação da
participação das pessoas na reunião.
Na dimensão objetiva e subjetiva do tempo,
importa percebermos como estamos a
distribuir o nosso tempo disponível e que
benefícios ou consequências isso nos traz.
Todos estes passos facultados ao leitor,
foram uma ajuda, mas não dispensam um
complemento mais empírico.
A gestão do tempo pressupõe um
conjunto de mudanças comportamentais,
que se tornam mais conscientes mediante
uma autoavaliação dos nossos
comportamentos e atitudes.
Informe-se, connosco, de como obter mais
conhecimento e competências acerca deste
tema e torne-se, a partir de hoje, num
gestor consciente dos seus handicaps,
aproveitando os recursos internos que
desconhece e que o podem beneficiar.
Como dizia Saramago: “Não tenha pressa,
mas também não perca tempo”
Obrigada pela visita.

Defina um local adequado aos objetivos

que pretende e com as condições logísticas
necessárias. Estabeleça a hora de início e a
previsão do seu fim, de modo a que as
pessoas consigam a disponibilidade total.
Evita-se desculpas com atrasos e saídas a
meio da reunião. Não quer participantes
ansiosos por sair ou, constantemente, com
um olho num assunto e o outro noutro,
pois não? Faculte atempadamente toda

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 4. DELEGAR TAREFAS
1. DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

5. DEFINIR PRIORIDADES
2. TER UMA BOA AGENDA

3. CONTROLAR AS INTERRUPÇÕES 6. PREPARAR REUNIÕES

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