ARQUIVOLOGIA

Legislação Arquivística – Digitalização II

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LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA – DIGITALIZAÇÃO II

AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS

DECRETO N. 10.782, DE 18 DE MARÇO DE 2020

Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efei-
tos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno
deverá:
I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do
documento e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

Com base no disposto nesse art. 5º é possível obter uma cópia digitalizada de um docu-
mento que possui o mesmo valor do documento original. Para isso, basta seguir os requisitos
dispostos na legislação.

III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Requisitos na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de
comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos
digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela
pessoa a quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto
no art. 5º.

Percebe-se, portanto, que a legislação foi mais branda no que tange aos documentos
criados em acordos entre particulares, pois há menos exigências. Assim, desde que as partes
concordem, será válido qualquer meio de comprovação de autoria e integralidade do docu-
mento. Caso não seja feito um acordo, então serão aplicadas as regras do art. 5º, ou seja, as
mesmas aplicáveis a entidades públicas.
ANOTAÇÕES

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Desnecessidade da digitalização

Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será
precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de tem-
poralidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser
encaminhados para descarte

Vale lembrar que os documentos possuem um ciclo de vida, que é formado pelas idades
corrente, intermediária e permanente. Além disso, de acordo com o previsto pela legislação
arquivística, todo órgão público deve possuir uma tabela de temporalidade, que será o ins-
trumento em que consta o tempo que cada documento deve ser guardado e quando poderá
ser eliminado. Além disso, a tabela também indica os documentos que não podem ser elimi-
nados por conta de sua importância histórica.
5m
Assim, o art. 7º prevê que deve ser feito esse controle antes da digitalização de documen-
tos, pois, assim, se evita que sejam digitalizados documentos que podem ser eliminados, fato
que aumenta os custos com a digitalização sem que haja uma necessidade.

Responsabilidade pela digitalização

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou
por terceiros.

Nesse sentido, a digitalização pode ser realizada pelo próprio órgão público ou por uma
empresa terceirizada contratada para prestar esse serviço.

§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela con-

formidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento
contratual preverá:
I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a res-
ponsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e

Nesse sentido, se em um dado momento, uma pessoa for prejudicada em virtude de uma
digitalização mal feita, além de ser responsabilizado o órgão público, o terceiro que prestou
o serviço também responderá solidariamente pelo erro e, portanto, precisará arcar com as
consequências.
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II – os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação

vigente.

Descarte dos documentos físicos

10m

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico
poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

O art. 9º traz uma grande novidade a esse processo que, até a publicação do decreto em
análise, não era prevista na legislação arquivística. Antes, a digitalização era feita apenas
com o intuito de preservar o documento original ou facilitar o acesso, mas nunca com o obje-
tivo de descarte. Hoje, após a digitalização de um documento, a depender de alguns critérios,
a Administração Pública poderá descartá-los, salvo se o documento possuir algum valor his-
tórico (documento permanente). Para saber quais são os documentos de valor histórico de
um determinado órgão público, basta consultar a sua tabela de temporalidade.

Armazenamento dos documentos digitalizados

Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o
acesso e a reprodução não autorizados; e

A certificação digital é uma maneira de se evitar qualquer tipo de alteração nos documen-
tos digitalizados.

II – a indexação de metadados que possibilitem:

a. a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b. a conferência do processo de digitalização adotado.

Metadados são as informações do documento e de seu processo de digitalização. Tais

informações são armazenadas nas propriedades do documento.

Preservação dos documentos digitalizados

Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o
transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
15m
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Nesse sentido, a cópia digitalizada de um documento será guardada por, no mínimo, o

prazo que era previsto para a guarda do documento original. Isso é algo semelhante ao que
acontecia anteriormente com a microfilmagem.
Isso permite economizar um bom espaço nos arquivos, visto que é possível eliminar os
originais sem importância histórica após a digitalização feita dentro dos padrões estabeleci-
dos em lei.

Preservação de documentos digitalizados e entes públicos

Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei n. 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos apro-
vadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as
diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à
destinação e à preservação de documentos.

Nesse sentido, continuam valendo as disposições da Lei n. 8.159/1991 acerca da tabela

de temporalidade e o processo de digitalização de documentos deve observar esses quesitos.

Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

O Decreto n. 10.782, de 18 de março de 2020 regulamenta a chamada Lei da Digitaliza-

ção, que é de 2012.

LEI N. 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012

Art. 2º–A. (...) § 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos
estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de
valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei
n. 13.874, de 2019)

DIRETO DO CONCURSO
1. (CESPE/UNB/FUB) Os documentos de arquivo identificados com valor secundário pode-
rão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser mantida sua versão
original em papel. CERTO
20m
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COMENTÁRIO
Os documentos de importância histórica podem ser digitalizados, mas é necessário manter
o seu original guardado.

2. (CESPE/UNB/TCDF) Os documentos do arquivo permanente devem ser digitalizados e

os originais, eliminados após a digitalização. ERRADO

COMENTÁRIO
Não é obrigatória a digitalização de documentos do arquivo permanente e, além disso, não
se deve eliminar esse tipo de arquivo, ainda que tenha sido digitalizado ou microfilmado.

3. (CESPE/UNB/ANATEL/2014) A digitalização de documentos, de acordo com a legislação

em vigor, permite a eliminação do original. CERTO

COMENTÁRIO
Na época em que a questão foi aplicada, em 2014, o gabarito seria errado, pois não havia
essa previsão. No entanto, de 2020 em diante, essa mesma questão é considerada certa,
pois o Decreto n. 10.782, de 18 de março de 2020, passou a permitir essa eliminação.

4. (FGV/TJ-GO) Segundo o Conselho Nacional de Justiça, os documentos de guarda per-

manente, após digitalizados, devem ser:
a. mantidos;
b. eliminados após 10 anos;
c. preservados, dependendo do assunto;
d. preservados, dependendo da sentença;
e. eliminados, dependendo da qualidade da digitalização.

COMENTÁRIO
Os documentos de guarda permanente não podem ser eliminados de forma alguma, logo,
mesmo após a digitalização, esses documentos serão mantidos.
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LEI N. 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012

Art. 2º-A. (...) § 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de
acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do
documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do
Estado. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)

O dispositivo acima reforça a ideia de que a cópia digitalizada, quando seguir todos os
critérios previstos na legislação, terá o mesmo valor do documento original.

§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazena-

dos em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela Lei n. 13.874,
de 2019)

O documento digitalizado será guardado pelo mesmo tempo que o documento original
precisaria ser guardado. Vencido o prazo, será possível eliminar o documento, mas somente
se não possuir valor histórico.

§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico
conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, e
de regulamentação posterior. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e
Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá
código de autenticação verificável. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019). (Incluído pela Lei n.
13.874, de 2019)
25m

Assim, em alguns casos, os documentos contarão com um código para ser validado em
alguma página oficial do governo. Nesse sentido, será possível verificar se o documento é
realmente verdadeiro, assim como mostra o exemplo abaixo:
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Art. 2º-A. (...) § 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto
no § 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realiza-
das no sistema financeiro nacional. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)

Ou seja, cabe ao Conselho Monetário Nacional regulamentar os documentos com rela-

ção a sua área de atuação.

§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico,

que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica
definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de
tais requisitos. (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)

Nesse sentido, a autenticidade de um documento digitalizado pode ser conferida por

meio dos metadados do arquivo. Já no caso de alguém imprimir esse documento digita-
lizado, então será preciso criar mecanismos para comprovar a sua autenticidade de uma
outra maneira.

§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de do-

cumentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei n. 13.874, de 2019)
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a au-
tenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certifi-
cado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
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Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de

acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que uti-
lizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equiva-
lente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo
a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
30m Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de
acordo com o disposto na legislação pertinente.

Registros públicos são documentos cartorários. Trata-se de outra exceção no que

tange a documentos que não podem ser eliminados, mesmo após passar pelo processo de
digitalização.

DIRETO DO CONCURSO
5. (CESPE/UNB/SEE-DF) Em razão do aumento da massa documental acumulada pela
SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação dos
originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente. ERRADO

COMENTÁRIO
Os documentos de valor permanente não podem ser eliminados, ainda que sejam
digitalizados.

6. (CESPE-UNB/TCE-ES) A atual legislação garante validade jurídica aos documentos pú-

blicos microfilmados e em formato digital, desde que obedecidos os padrões estabele-
cidos em lei, o que permite substituir grandes volumes de documentos permanentes,
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações. ERRADO

COMENTÁRIO
Documentos permanentes não podem ser eliminados após a digitalização, logo esse
processo não permite ganhar mais espaço.
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GABARITO
1. C
2. E
3. E
4. a
5. E
6. E

�Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a aula
preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.
A presente degravação tem como objetivo auxiliar no acompanhamento e na revisão do conteúdo
ministrado na videoaula. Não recomendamos a substituição do estudo em vídeo pela leitura exclu-
siva deste material.
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