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UFCD 0653 Arquivo – Organização e manutenção

Como reflexão final deste módulo de arquivo, terei de referir-me à multiplicidade de formas
de arquivar.

Tinha uma noção verdadeiramente básica sobre esta ação, desconhecia, talvez por nunca ligar
ao significado e importância desta palavra, o quanto é importante a ajuda em todos os aspectos
quer na nossa vida pessoal, profissional ou institucional.

Percebi que arquivo já vem de há muito tempo e que teve a sua origem na antiga civilização
grega, sendo as suas funções de natureza auxiliar e instrumental tendo como objetivo manter a
organização numa instituição.

Arquivo pode ser entendido como um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data,
forma, ou até mesmo o seu suporte material, sejam eles recebidos ou executados por nós ou
por qualquer outra instância. É também, um local destinado á conservação e guarda de
documentos devidamente classificados e ordenados, bem como uma unidade de serviço
administrativo especializado em que a missão consiste em receber e classificar funcionando
como memória de uma instituição. Arquivo tem como funções principais a ordenação de
documentos para uma fácil procura, tendo como suporte principal o carácter documental.

Dentro do termo arquivo existem ainda três tipos que se denominam por ativo, semi-ativo e
inativo.

Podemos distingui-los pela forma em que fazem o seu papel, ativos pela frequência da
consulta, semi-ativo pela baixa frequência de consulta e o arquivo inativo como arquivo morto
ou arquivo definitivo. De referir que um aspeto importante é o da sua localização e espaço, os
arquivos ativos geralmente situam-se nos mesmos locais onde os documentos são utilizados.
Os arquivos semi-ativos e os inativos devem ser instalados fora da sede principal
descongestionando as áreas de trabalho.

Outra distinção contrapõe os arquivos centralizados aos descentralizados. Os arquivos

centralizados são comuns para várias dependências da organização, os arquivos
descentralizados são os que existem nas diferentes unidades de uma determinada entidade,
apresentando, no entanto, algumas vantagens e inconvenientes, a possibilidade de unificar
sistemas, equipamento e material, redução de efetivos, possibilidade de dispor de pessoal com
algum grau de especialização, economia de espaço e equipamento, aumento de capacidade de
trabalho em que se evita a compartimentação de serviços e pessoas.

Nos inconvenientes a consulta dos documentos não é imediata, o que implica uma grande dose
de lentidão provocada pela parte burocrática, crescente trabalho adicionado à consequente
relação entre as várias dependências.
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Percebi que o arquivista tem de ter algum perfil, a ética, descrição, delicadeza e diplomacia.
Inserindo ética e descrição às suas qualidades mais importantes, delicadeza e diplomacia à sua
personalidade.

Arquivo pode-se classificar de duas formas, entre elas, a classificação como o acto mental,
numa divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos.
E a disposição material e física desses grupos colocando os documentos numa ordem
estabelecida de acordo com o sistema concebido para o efeito.

Arquivo classifica-se por alguns tipos, de entre os quais, a classificação alfa numérica, numérica,
cronológica, geográfica, ideológica, decimal e decimal universal (CDU). Mas arquivo não é só
isto, arquivo é também indexação consistindo em descrever e caracterizar um documento,
conduzindo aos registos dos conceitos contidos num documento de uma forma organizada,
fácil e acessível, processando-se em duas fases; apreensão do conteúdo total do documento,
identificação dos conceitos que representam esse conteúdo e seleção dos conceitos
necessários para uma pesquisa posterior. Para isso, é preciso ter em conta alguns parâmetros,
tais como: exaustividade, especificidade, uniformidade, coerência, pertinência e eficácia.

Um bom plano de classificação deverá possuir algumas características: satisfazer as

necessidades práticas do serviço, a construção deve estar de acordo com as atribuições do
organismo, deverá ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço, deixando espaço
livre para novas inclusões sendo revista periodicamente, corrigindo erros ou classificações mal
formadas.

Entendi que arquivo é um “mundo” vasto, pois o arranjo da sua documentação pode ser feito
ainda por novas formas, vertical, horizontal e rotativo. A eficácia e utilidade no arquivo é uma
aplicação de normas internacionais de descrição arquivística.

Na gestão documental, pela importância dos registos e também pelo espaço físico, há cada vez
mais necessidade de acesso rápido, assim arquivo é também a microfilmagem passando a
informação do suporte físico para filme tendo ao mesmo tempo um elevado número de
vantagens; a rapidez, redução de espaço, fácil manuseio de informação, baixo custo e
segurança, entre outros.

Com esta UFCD, aprofundei o conhecimento e importância que o arquivo tem no nosso
quotidiano, irá servir-me para gerir a minha área de trabalho e dar-me mais eficiência na
gestão do meu tempo na empresa e até mesmo em casa.