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SECRETARIA ESCOLAR
MÓDULO 3
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introdução
COMUNICAÇÃO
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Emissor Receptor
mensagem
BARREIRAS DA COMUNICAÇÃO
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USE TERMOS FÁCEIS DE SEREM ENTENDIDOS fale com clareza, com boa dicção e bom
português;
PERGUNTE em que mais você poderia ajudar o cliente. Não meça esforço
para oferecer algo a mais.
ATENDIMENTO AO CLIENTE
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A palavra atendimento é derivada do verbo "atender", e atender é um
verbo transitivo indireto que representa a ideia de dar ouvidos ou escutar
o que alguém deseja/precisa e consequentemente lhe retorna com
positividade (SAMPAIO, 2000).
Dispensar atenção ao cliente – Dar tempo para o cliente explicar o que deseja.
Escutá-lo e não apenas ouvir. Lembre-se de manter uma atitude
agradável buscando principalmente respeitar a opinião de seu cliente.
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Agir com rapidez – O tempo é muito importante tanto para você como para o
seu cliente. Ele deseja que o seu problema seja solucionado o mais
rápido possível e você, deve atendê-lo com agilidade para que possa dar
andamento ao atendimento dos demais clientes. Mas lembre-se que
rapidez não é sinônimo de descaso ou irritação. Nunca demonstre ao
cliente que está sendo rápido para se livrar dele.
Agir como o melhor cartão de visitas – Lembre-se de que sua imagem equivale
a imagem da empresa, seu local de trabalho deve estar sempre limpo,
organizado, a sua linguagem deve ser a mais correta, sem exageros, o
seu vestuário deve ser o mais sóbrio possível, sem exageros.
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Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guardá-los
de alguma forma, visto que neles encontram-se informações preciosas.
Para Sousa (2013), a palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion,
que significa documento. Arquivo é o conjunto de documentos
recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas
instituições públicas ou privadas, afim de organização ou para serem
consultados posteriormente.
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Para Sousa (2013), é o conjunto ordenado de papéis que documentam e
comprovam os fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional
do corpo docente, discente e demais funcionários.
Você sabia que os arquivos também têm ciclo de vida? E este é contado
a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou
fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso.
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Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do
documento (a razão de ser do documento).
!
ATENÇÃO !
Desde 2005, a ficha de matrícula traz campo para indicação de cor e
raça.
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
FIQUE DE OLHO!
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Exemplos:
• Balanço contábil de 2014, 2015 e 2016;
• Contas de água por mês: 01, 02, 03;
• Prontuário médico organizado por data de nascimento do
paciente.
Método por cores: existem duas formas muito fáceis de arquivar de acordo
com a cor: identifica os arquivos que necessitam de atenção ou de
manuseio especial. O uso de uma cor contrastante destaca de imediato,
pastas especiais. Isso permite auxiliá-las no lugar certo e auxiliá-las
rapidamente.
Tipos de pasta
TIPOS DE ENVELOPES
5.6 DOCUMENTOS
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
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Fique atento!
• Faça uma análise criteriosa dos documentos apresentados no ato
da matrícula.
• Analise os currículos de alunos transferidos sujeitos a realização
de adaptações de currículo.
• Informe à equipe pedagógica da Unidade Escolar da relação dos
alunos que deverão cumprir adaptações.
• Faça um levantamento da documentação pendente de alunos
com matrícula condicional para proceder a cobrança destes
documentos no prazo máximo de 30 dias.
Observações:
Dicas:
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• Água, luz - 5 anos recomendação;
• Pagamento de aluguel - 5 anos recomendação;
• Confins - 5 anos determinado por lei;
• DARF - 5 anos determinado por lei;
• Duplicatas, Carnês e Recibos - 2 anos recomendação;
• Imposto de Renda - 5 anos determinado por lei;
• IPVA, Multas de Trânsito - 2 anos recomendação;
• Notas Fiscais - 5 anos determinado por lei;
• GPS – Guia de Previdência Social, comprovante - 10 anos
determinados por lei;
• Pagamento do INSS, depósito do FGTS - 30 anos determinado por
lei.
Para Pisa (2012), o Google Drive é o novo serviço de disco virtual, pois é uma
ferramenta que permite o armazenamento de arquivos na nuvem do
Google. Os arquivos armazenados no Google Drive, podem ser
compartilhados com seus amigos e colaboradores através da conta do
Google.
Com essa ferramenta você poderá decidir com quem irá compartilhar
cada arquivo além de decidir o nível de permissão de cada pessoa,
escolhendo quem apenas poderá visualizar, editar ou comentar nos
seus arquivos.
Além disso, o Google Drive disponibiliza vários aplicativos via on-line, sem
que esses programas estejam instalados no computador da pessoa que
os utiliza.
Conforme Pisa (2012), para arquivos compatíveis com o Google Docs, o novo
serviço tem integração automática, oferecendo aos usuários edição
colaborativa de seus arquivos no Google Docs. Além desta integração, o
Google Drive traz integração com o Google+, pois adiciona suas fotos e
vídeos do Google Drive em um álbum da rede social do Google, permitindo
que o usuário compartilhe o material com seus amigos e colaboradores.
Existe ainda a integração com o Gmail, para que seja enviado um link da
versão atual dos seus arquivos para seus amigos e colaboradores.
Para PISA (2012), o serviço Google Drive integra um controle de versão para
os arquivos armazenados. Todas as modificações feitas nos arquivos
são registradas e guardadas automaticamente por 30 dias. Caso o
usuário deseje, é possível escolher uma versão para salvar para sempre.
Assim, os usuários podem ter controle do que foi feito nos seus
arquivos, conhecendo o que foi alterado, quando e por quem.
Com o Google Agenda, você organiza seu dia, recebe lembretes de eventos
em sua caixa de email ou celular, e ainda pode anexar arquivos ou
documentos em seu evento. Marcar compromissos e reuniões fica
muito mais fácil, pois é possível ter acesso à agenda de todos os seus
amigos e colegas de trabalho.
• DIFERENCIAIS
Trabalhe Off-line: o Google Agenda para Chrome permite que você veja sua
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agenda e responda os convites mesmo sem conexão de Internet. Seus
dados serão sincronizados na próxima vez que se conectar a web.
Acesso via celular: você pode sincronizar sua agenda em celulares Android
e iPhone. Também é possível acessar sua agenda em qualquer
dispositivo que possua navegador de internet.
GLOSSÁRIO
b
BALANÇO: verificação ou resumo de contas comerciais; verificação da
receita e despesa, ao fim de cada exercício social.
c
CRONOLÓGICO: relativo à cronologia, à ciência que estuda os períodos de
tempo e determina a ordem das datas históricas. De acordo com a
ordem normal dos acontecimentos, durante um determinado tempo:
análise cronológica dos dados.
f
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS: tudo que é utilizado para que haja comunicação
entre o homem e o computador é ferramenta tecnológica: tablets,
smartphones e outros diversos aparelhos tecnológicos. O intuito é
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facilitar essa comunicação tornando-a mais clara e eficiente.
FUSO HORÁRIO: os fusos horários ou zonas horárias são cada uma das 24
partes em que se divide a terra. Estas zonas horárias foram criadas para
que se possa ter uma noção se é dia ou noite em determinado país, ou
seja, com sol ou sem sol.
m
MÉTODO ALFANUMÉRICO: método de ordenação que usa a combinação de
letras e números. Combina a simplicidade do método alfabético com a
rapidez do numérico. Divide-se em decimal, automático e automático
moderno.
r
RETENÇÃO: guardar, conservar (algo).
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REFERÊNCIAS
CHING, Rosa – A arte de secretariar: tudo o que você precisa saber para ser uma
secretária de sucesso. Novatec Editora, novembro de 2006.
JOVANA, Samanta. Como usar o Google Calendar: 7 dicas para ser mais produtivo.
2019. Disponível em;
https://comunidade.rockcontent.com/como-usar-o-google-calendar/.
Acesso em: 17 maio 2021.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 1986.
Associação dos Arquivistas Brasileira – Núcleo de São Paulo. Dicionário
de Terminologia Arquivística. AAB/SP, 1997.
PISA, Pedro. O que é Google Drive e como usar? Tech tudo. Disponível em:
https://www.techtudo.com.br/artigos/noticia/2012/04/o-que-e-google
-drive-e-como-usar.html. Acesso em: 17 maio 2021.
SAMPAIO, Getúlio Pinto. As relações humanas de cada dia. São Paula: Nobel,
2000.