[Exercício 15]

0661 – CIRCUITO DOCUMENTAL NA ORGANIZAÇÃO

NOME
FORMADOR

1 – Lei o artigo e relacione com o tema.

Dicas de como fazer gestão de documentos

Costumamos dizer que a melhor forma de fazer a gestão de documentos é separá-

la em fases, para que nada seja perdido no caminho.

Primeiro você separa e digitaliza os documentos físicos. Depois classifica, ou seja,

setoriza e enquadra eles por temas. Na terceira fase você deve determinar em que
etapa o documento se encontra: elaboração, publicação, aprovação, distribuição,
reencaminhamento e destruição.

Por último, a pessoa que organizou deve mostrar qual é a melhor forma de
localizar esses documentos na hora de executar suas atividades diárias. Agora nós
vamos dar alguns conselhos de como fazer a gestão de documentos da forma mais
profissional e menos complicada possível.

Atente para a gestão de documentos fiscais

Esses documentos são essenciais para as questões tributárias, contábeis e fiscais

dentro do seu negócio. Ainda mais para uma empresa que escala. Grande parte
desses documentos precisa ser guardado por muitos anos e as informações que
constam neles servirão um dia para apurar os resultados da sua empresa e fazer o
seu controle financeiro. É bacana pensar em implantar, paralelamente, um sistema
de gestão fiscal, que integrado a gestão de documentos organiza esses processos.
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Não deixe documentos para trás

Nós já falamos que a tendência hoje é digitalizar os dados, mas na prática nem
sempre é tão fácil se livrar dos documentos físicos. Então, se não pode se livrar,
junte-se a eles. Reúna todos em um local seguro. Organize-os em pastas
ordenadas por importância, ou por ordem alfabética, data ou outras informações
relevantes.

Estabeleça um padrão

Você precisa tomar alguns cuidados na hora de gerir seus documentos. Crie listas
ou tabelas organizacionais para facilitar a identificação. Você pode dividi-los
também em três níveis. Nível 1: Papéis que precisam ser armazenados no formato
físico; Nível 2: Relatórios, pesquisas e outros documentos mais volumosos,
armazene no formato digital; Nível 3: Cópias de documentos ou outros papéis que
não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.

Contrate um serviço de digitalização de arquivos

Você pode economizar em muitas coisas, mas é melhor não economizar na hora de
digitalizar os seus documentos. Isso vai evitar gastos adicionais, retrabalho, tempo,
visto que documentos diferentes precisam ser tratados e catalogados de formas
diferentes. Procure um profissional que dará o tratamento certo e o direcionamento
para cada documento, fazendo com que haja um padrão eficiente para facilitar a
busca das informações.

Envolva sua equipe na gestão documental

Todos os setores da sua empresa podem – e devem – colaborar para tornar mais
fácil a gestão de documentos. Cada equipe pode separar os seus documentos e
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posicioná-los no local correto para serem digitalizados. Isso vai evitar o acúmulo e
a perda de materiais importantes.

Não esqueça do backup

Realize com frequência o backup dos arquivos digitalizados. Tenha a certeza de que
os seus documentos estão salvos e atualizados. Isso para o caso de você não fazer
o seu armazenamento na nuvem. Mas, caso eles estejam na Cloud, vale também
separá-los em um HD externo, só por precaução. Cuidado nunca é demais, não é
mesmo?!

Tenha regras pré-estabelecidas para o acesso

Ter uma gestão de documentos efetiva significa ter processos padronizados. Os

acessos as documentações devem seguir sempre a mesma forma para reduzir as
chances de riscos ou até mesmo bagunça nos arquivos. Uma regra importante
então é definir quem tem ou não acesso a determinado tipo de informação. Em
uma solução de GED esse serviço é muito mais fácil, uma vez que são os gestores
que definem senhas para cada usuário, limitando o acessos às informações
conforme o interesse e cargo.

Administre documentos antigos

Pode parecer sensato, e até mesmo comum entre os gestores, armazenar

fisicamente documentos mais antigos. Até aí tudo bem. O problema é que grande
parte dos documentos não precisa ser armazenada de forma definitiva e pode ser
descartada com o tempo. Entenda quais são os documentos que você precisa
mesmo guardar, e isso vale para a nuvem também. Confira quais os arquivos que
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estão vencidos e que podem ser descartados e mantenha apenas aquilo que será
realmente necessário.

Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?

A gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica pois assegura que a
informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a
confidencialidade e a rastreabilidade das informações.

Ela torna mais fácil e mais eficiente o processo de desenvolvimento das atividades
diárias e o controle do documento desde o momento de sua produção até a
destinação final. Assim é possível gerenciar a informação de maneira correta e
proporcionar segurança aos clientes.

E aí, você conseguiu entender melhor como fazer a gestão de documentos e o

porquê de esse gerenciamento ser tãao importante para a sua empresa ter ainda
mais sucesso?

Com ela você administra melhor o seu negócio e ainda otimiza processos e
atividades simples do seu dia a dia. E essa é a mensagem. Invista sempre em
soluções tecnológicas, nós estamos vivendo essa transformação digital e esse é o
momento de aproveitar.

Nunca se esqueça de que o acompanhamento de profissionais é sempre muito

importante. É ele quem vai propor melhorias, transformar simples escolhas em
escolhas estratégicas e auxiliar você na implementação dessa gestão documental.

Esse processo que sugerimos para você, essa mudança, não é uma coisa simples
de se fazer. Estamos acostumados com anos de papelada. Mas nunca é tarde para
simplificar e nos adaptarmos a novos modelos de negócio.