GESTÃO DE PROJECTOS

Manual de Formação

Empresa:
Edição:
Local:
Período:

Uma abordagem prática à gestão de projectos,

inspirada no PMBoK 2004 (PMI), dirigida a Quadros
TM

1
Gestão de Projectos Objectivos

• Apresentar o modelo de Gestão de Projecto PMBoK ™ do PMI®

• Conhecer os grupos de processos
• Identificar fases

2
Gestão de Projectos Conceitos básicos

GESTÃO DE PROJECTOS
Manual de Formação
Conceitos Básicos

1. O que é um projecto?
2. O que é a Gestão de Projectos?
Capítulo 1
3. Visão Geral

Uma abordagem prática à gestão de projectos,

inspirada no PMBoK 2004 (PMI), dirigida a Quadros
TM

3
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é um projecto?
Qualidade

Um conjunto de acções...

• transversais Para
• orientadas para um
produzir um
fim
• estruturadas
resultado
• coordenadas

Custo Tempo

4
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é um projecto?

Projectos são empreendimentos temporários com vista à criação de

um produto ou serviço único
• Temporários - têm início e fim definidos, não são esforços em
contínuo (operações correntes)
• Único – O produto, serviço ou resultado, são diferentes das
“produções” passadas
• Elaborados Progressivamente – segue um processo
caracterizado por fases ao longo do tempo e a sua implementação
exige detalhe e organização cuidada

5
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é um projecto?
Serviços
Rentabilidade

Operações Projectos

Resultados
Únicos

Progressivo….Detalhe no início = desperdício

Incerteza

6
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é um projecto?
Tempo Pressão

Objectivos /
Requisitos Restrições Qualidade
/ âmbito Concorrentes

Custo

Benefícios da especificação –
escolha “onde comprar valor”

Equilíbrio: Âmbito /
custo / Tempo /
Qualidade (Requisitos)

7
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é um projecto?

Custo Tempo
Restrições de
umÂMBITO
Projecto

Qualidade

8
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é um projecto?

• Uma encomenda do
cliente
•Origem dos projectos

• Uma necessidade da
organização (resposta a
variáveis internas ou externas)

•Diferentes Partes Interessadas

…….

9
Gestão de Projectos Conceitos básicos

O que é a Gestão de
Projectos?
Aplicação de conhecimentos, competências, técnicas e ferramentas
para executar actividades que visem atingir os requisitos do projecto.
Tipicamente compreende a gestão de :
• Identificação de requisitos / âmbito
• Estabelecimento de objectivos claros (SMART (1))

• Equilíbrio das restrições

• Adaptação do âmbito, planos, entregas aos interesses das
várias partes envolvidas (stakeholders)

(1)(SMART) específicos, mensuráveis, relevantes, razoáveis e

calendarizados 10
Gestão de Projectos Conceitos básicos

Competências Transversais do
Gestor de Projecto (soft skills)
Centremo-nos no essencial:
• Comunicação – A troca de informação (recolha, entrega,
disseminação) ocupa grande parte do tempo do gestor (90%)
• Influenciar a organização (ou as organizações) – capacidade de
“pôr as coisas a rolar”
• Liderança – capacidade para estabelecer uma visão e motivar
todos na sua prossecução
• Negociação e gestão de conflitos – chegar a acordos ou fazer
com que outros cheguem a acordos
• Resolução de problemas – misto de definição de problemas e
análise de alternativas e de tomada de decisão

11
Gestão de Projectos Conceitos básicos

Visão Geral
(áreas de
conhecimento)

12
Gestão de Projectos Conceitos básicos

Visão Geral IMPORTANTE As áreas de conhecimento reúnem as

(áreas de
conhecimento) operações por aspectos comuns. Os projectos são
executados na sequência dos grupos de operações (e
não numa sequência de áreas de conhecimento).

• Gestão da Integração do Projecto - • Gestão do Âmbito do Projecto -

Inclui a Coordenação de todos os
aspectos do plano do projecto
• Gestão do Tempo do Projecto -
Monitorização e Controlo dos
Desvios ao Cronograma
• Gestão da Qualidade do Projecto
- Cumprimento dos Requisitos do
Projecto, Comparação com os
Requisitos definidos no Planeamento
do Projecto
Detalhar os Requisitos do Produto do
Projecto (entregas / deliverables)
• Gestão do Custo do Projecto -
Estimativa de Custos, Monitorização e
Controlo dos Desvios aos Orçamentos
aprovados
• Gestão dos Recursos Humanos
do Projecto - Inclui Liderar, Treinar
(Coaching), Gerir Conflitos, Avaliar,
Delegar, Motivar, Recrutar,...

13
Gestão de Projectos Conceitos básicos

Visão Geral IMPORTANTE As áreas de conhecimento reúnem as

(áreas de
conhecimento) operações por aspectos comuns. Os projectos são
executados na sequência dos grupos de operações (e
não numa sequência de áreas de conhecimento).

• Gestão das Comunicações do • Gestão dos Riscos do Projecto

Projecto - Garantir que as Informações
do Projecto são reunidas e
Documentadas, Assegurar a partilha de
Informações com as partes interessadas
no Projecto.
Identificação e Planeamento dos
Diferentes Riscos que possam afectar o
Projecto, Desenvolvimento de Respostas
• Gestão das Aquisições do Projecto
- Compra de mercadorias ou serviços
em fornecedores externos
atempadamente

•Construção Civil (extensão do

PMBok Guide que contempla):
•Gestão da Segurança
•Gestão Financeira
•Gestão Ambiental
•Gestão de Reclamações 14
Gestão de Projectos Conceitos básicos

Visão Geral

Programas – conjunto de projectos relacionados

geridos de forma coordenada e integrada para
obtenção de maiores benefícios
Portfolio – conjunto de projectos, programas e outras
tarefas agrupados em conjunto para facilitar a
prossecução dos objectivos estratégicos
Subprojectos – partes (conjuntos de operações) de
projecto
Project Management Office – Direcção
organizacional que coordena os projectos

Nota – Fases de Projecto – geridas habitualmente

como subprojectos. Por vezes podemos designar por
módulos para evitar confusões 15
Gestão de Projectos Conceitos básicos

Resumo

1. O que é um projecto?
2. Quais são as restrições típicas?
3. O que é a Gestão de Projectos?
4. Competências (soft) do PM?
5. Áreas de Conhecimento

16
Gestão de Projectos

GESTÃO DE PROJECTOS
Manual de Formação
Ciclo de Vida

1. Ciclo de Vida e Fases

2. Partes interessadas
Capítulo 2
3. Estruturas Organizacionais

Uma abordagem prática à gestão de projectos,

inspirada no PMBoK 2004 (PMI), dirigida a Quadros
TM

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Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Ciclo de Vida

- - - - Consumo de Recursos

18
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Gestão de Projectos

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Ciclo de Vida
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(linha de) Consumo de
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Fase
Final

Fim
Exemplo: Desenvolvimento de

20
prestador de serviço
Projecto na óptica do
Ciclo de Vida
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Ciclo de Vida Aspectos a ter em conta:

Fases
• A estrutura de fases é distinta em “todos” os projectos
• Normalmente o output de uma fase é o input da fase seguinte,
embora aconteçam situações em várias se processam em
simultâneo

Sugestão:
• A separação de um projecto em fases é
uma decisão delicada.
Ciclo de vida
• Cada fase é praticamente um (descrição)
subprojecto
• Na selecção das fases deve-se ter em • Que trabalho é feito em cada fase
conta que podemos gerir por entregas • Os outputs /entregas de cada fase
(aquando da análise da WBS será • Quem estará envolvido em cada fase
analisado com maior detalhe)
• Como se controla e aprova cada fase

21
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Ciclo de Vida
Fases

Sequência Típica
(PMBoK)

Outputs Saídas de fases

Deliverables / entregas Saídas de fases também; entregas

ao cliente

22
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Partes Interessadas
(stakeholders)

São indivíduos ou organizações que

Stakeholders estão activamente envolvidos no
projecto, ou cujos interesses podem ser
afectados pela execução do projecto.

Recomendável

Identificar, determinar expectativas e

necessidades e gerir a sua influência
sobre o âmbito e requisitos por forma a
assegurar o sucesso do projecto

23
Gestão de Projectos Ciclo de Vida
Em projectos é muito provável a
Partes Interessadas existência de conflitos de interesses
(stakeholders)

Quem são? q Gestor de Projecto

q Cliente / utilizador – vários níveis;
vários interesses
q Fornecedor (do projecto)
q Equipa do Projecto
q Equipa de Gestão do Projecto
q Sponsor – indivíduo “contratante”
q Influenciadores – pessoas não
directamente beneficiárias do projecto
mas que devido à posição e influência
podem condicionar o projecto
q PMO – Project Management Office
q Governo, comunidade,
subfornecedores, ….
24
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Partes Interessadas • Partes cujos interesses são afectados pelo

(stakeholders) projecto
•Têm capacidade para influenciar a
implementação do projecto
Stakeholders
•Servir os seus interesses pode corresponder
(aspectos) em todo ou em parte o objectivo do projecto
• Pode estar, ou não, activamente envolvido na
implementação do projecto

Necessidades Implícitas
Reuniões
Relacionamento
Formato documentos
Necessidades Explícitas
etc
Contrato
Peças Técnicas Exemplo: Dono de
obra, na óptica do Como se gerem as partes
Lista de Qts. empreiteiro interessadas? (i) envolvimento,
etc (ii) comunicação
25
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Estrutura As organizações assumem várias estruturas, que

Organizacional condicionam o ambiente de execução dos
projectos. Veremos algumas.

•Estrutura Organizacional Formal e Informal =

Forma como a empresa se organiza
(organograma, modelo de gestão, cultura, etc)

Condiciona:
• Poder do gestor de projecto
• Importância / Prioridade dos projectos sobre
operações
• Afectação de recursos aos projectos
(humanos, financeiros)
• Tipos de riscos – perfis de risco
•… 26
 Estrutura
Organizacional
Gestão de Projectos

Organização Departamentaliza
estruturada por ção Funcional
27

projecto
Ciclo de Vida
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Sponsor e Gestor q Questão 1: Autoridade é

diferente de
Onde termina a autoridade de um e responsabilidade
começa a do outro?
q Resposta 1
Antes do início do projecto compete ao
gestor apresentar-se junto do Sponsor
para esclarecer o assunto

Autoridade do Gestor (exemplo): Autoridade do Sponsor (exemplo):

q Tomar decisões do projecto numa base
diária
q Distribuir tarefas
q Escolher / recomendar Recursos
Humanos (entradas e saídas)
q Avaliar desempenho de pessoas
q Seleccionar fornecimentos externos
q Nomear Gestor
q Comunicar o nível de autoridade do
gestor
q Encorajar a utilização de técnicas
adequadas de gestão de projecto
q Tomar decisões sobre outputs e
entregas do projecto (âmbito e restrições)
q Obter recursos
q Conselheiro do projecto
q “Arbitro” em conflitos
28
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Sponsor e Gestor q Questão 2: Expectativa é

diferente de
Quais são as expectativas sobre o autoridade
desempenho de cada um?
q Resposta 2
Antes do início do projecto compete ao
gestor apresentar-se junto do Sponsor
para esclarecer o assunto

Expectativas do Gestor face ao Expectativas do Sponsor face ao

desempenho do Sponsor (exemplo)
q Estabelecer (/ Aprovar) o âmbito e as
restrições com clareza.
q Comunicar autoridade e respeita-la
q Remover obstáculos (influência)
q Assegurar a disponibilidade dos
recursos
q Tomar decisões em tempo útil
q Resolver conflitos
desempenho do Gestor (exemplo)
q Realizar o projecto com sucesso
(âmbito e restrições)
q Utilizar a autoridade eficazmente
q Fomentar e dinamizar a comunicação
com as partes interessadas
q Motivar a equipa
q Manter-se flexível

29
Gestão de Projectos Ciclo de Vida

Resumo

1. Ciclo de Vida e Fases

2. Partes interessadas
3. Estruturas Organizacionais
4. Equipa do Projecto

30
Gestão de Projectos

GESTÃO DE PROJECTOS
Manual de Formação
Grupos de Processos

1. Enquadramento
2. Interacção
Capítulo 2
3. Mapa de Processos

Uma abordagem prática à gestão de projectos,

inspirada no PMBoK 2004 (PMI), dirigida a Quadros
TM

31
Gestão de Projectos Grupos de Processos

Enquadram Com vista ao sucesso do projecto, o gestor deve:

ento q Seleccionar os processos apropriados a aplicar para a prossecução dos
objectivos do projecto
q Equilibrar: (i) âmbito, (ii) tempo, (iii) custo, (iv) qualidade, (v) recursos e
(vi) riscos, para produzir o resultado/ único objecto do projecto

Iniciação Planeamento Execução Controlo Encerramento

Por FASE
32
Gestão de Projectos Grupos de Processos

Enquadram
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Iniciação Planeamento Execução Controlo Encerramento

Por FASE; não são sequência contínua

33
Gestão de Projectos Grupos de Processos

Enquadram Avaliação e monitorização

Define e detalha objectivos e regular do progresso,
ento planeia o cursos das acções identificando desvios para que
necessárias para atingir os acções correctivas possam ser
objectivos e o âmbito levadas a cabo

Define e autoriza o
projecto ou uma fase

Formaliza a aceitação do
produto / resultado e
Integra pessoas e outros fecha ordenadamente
recursos para assuntos
implementar o planificado
34
Gestão de Projectos Grupos de Processos

Interacção

Ver pag 57 PMbok (pdf)

35
Gestão de Projectos Grupos de Processos

Interacção
Operações
de
Execução

Operações Operações Operações de Operações de

Tempo
de Controlo de Iniciação Planeamento Encerramento

• Nem todos os processos são necessários em todos os projectos

• Em determinadas situações (exemplo: equipa de projecto exclusiva)
alguns processos podem ocorrer antes ou depois da sequência “normal”

36
Gestão de Projectos Grupos de Processos

Interacção

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O sG oF
•
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Gestão de Projectos Grupos de Processos

Mapa de
processos

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Gestão de Projectos Bibliografia

• Melo, Luís; “Apontamento de Gestão de Projectos_Construção” (05/06);

ISEP
• Heldman, Kim; “Risk Management (Project Manager’s Spotlight on)”,2005;
Harbor Light Press
• Project Management Body of Knowledge (PMBoK ® 2004); PMI
• Miguel, António; “Gestão Moderna de Projectos – Melhores técnicas e
práticas”; 2006; FCA
• Miguel, António; “Gestão de Projectos de Software” (2º ed.), 2006; FCA
•http://www.pmi.org/info/default.asp (Project Management Institute)

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LM; v.01; Abril.2006