Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Congress
Congress
Resumo:
Historicamente, nunca houve nos projetos das Empresas de Distribuição de Energia Elétrica da
Eletrobras – EDE - uma sistemática, padronização, metodologia, ferramentas ou técnicas específicas
de gerenciamento de projetos. As consequências frequentes dessas ausências são prazos e custos
extrapolados, baixa realização do orçamento, desvios de escopo, baixa qualidade das entregas, entre
outras. Este artigo apresenta o estudo de caso da implantação da estrutura de escritórios de
gerenciamento de projetos no âmbito das Empresas de Distribuição da Eletrobras, cujo objetivo final é
a melhoria do desempenho financeiro e operacional das EDE.
Palavras chave: Gerenciamento de Projetos, Escritório de Gerenciamento de Projetos, PMO.
Abstract
Historically, there has never been in the projects of Distribution Companies Electricity Eletrobras -
EDE - the systematic, standardized, methodology, tools and techniques specific to project
management. The consequences of these frequent absences are extrapolated time and costs, low
budgeting, variances in scope, poor quality of supplies, among others. This article presents a case
study of the implementation of the structure of project management offices within the Distribution
Companies of Eletrobras, whose ultimate goal is to improve the financial and operational performance
of the EDE.
Key-words: Project Management, Project Management Office, PMO.
1 Introdução
Empresas, de todos os setores da economia, vêm reconhecendo a importância do
gerenciamento de projetos para o sucesso de suas iniciativas. O desenvolvimento de novos
produtos, a criação de novas unidades operacionais, mudanças nos processos produtivos ou
implantação de novas tecnologias são apenas alguns exemplos de tais iniciativas. Todas elas
produzem melhores resultados quando são conduzidas com um gerenciamento de projeto.
O gerenciamento de projetos não é um assunto novo nem uma necessidade recente. A
execução de obras gigantescas e históricas como as pirâmides, cidades, pontes, espaçonaves,
mísseis já se valiam de gerenciamento para sua execução. No setor elétrico nacional, as
grandes obras de geração hidráulica foram realizadas num ambiente regulatório e econômico
favoráveis, resultando na composição da matriz energética eminentemente hidráulica, com a
execução de obras como a usina de Itaipu e Tucuruí, por exemplo.
Com as alterações nesse ambiente regulatório do setor elétrico a partir da década de 2000 e a
necessidade de atender a alta competitividade exigida, tempo e recursos bem mais escassos e
onerosos, um dinamismo do mercado atrelado a um elevado risco para os negócios pela
iniciativa privada, além da necessidade de ser lucrativa, a Eletrobras decidiu se inserir nesse
contexto das boas práticas de gerenciamento de projetos, determinando a implantação dos
escritórios de gerenciamento de projetos nas suas Distribuidoras de Energia Elétrica a partir
da necessidade de executar seus projetos de investimento em tempo, custos e escopo
coerentes.
Esse trabalho pretende demonstrar a forma de definição dessa necessidade e a metodologia
aplicada para a implantação dos escritórios de gerenciamento dos projetos nas seis
distribuidoras de energia elétrica da Eletrobras, pois a implantação de EGP consolida-se como
uma importante tendência de mercado (VALLE; SOARES; FINOCCHIO; SILVA, 2012). A
figura 01 traz informações a respeito da implantação de novos EGP.
15,00%
Não pretendemos ter PMO's
40,00% ou novos PMO's
implementados
19,00%
Estamos exatamento durante
o processo de implantação
Pretendemos implantar um
PMO nos próximos 12 meses
27,00%
O escritório de gerenciamento de projetos deve estar mais preocupado com o modo como o
projeto é executado, impondo padrões, melhores práticas e criando processo consistente para
os projetos (GERARDI, 2012).
Papel Descrição
Instituição de Processos - Desenvolver processos padronizados e ferramentas para serem
seguidos;
- Salvar cada gerente de projeto de reinventar a roda;
- Projetos iniciam mais rapidamente, com menos tempo de
planejamento inicial informal.
Serviços de Gerenciamento de - Fornece gerentes de projetos capacitados para:
projetos • Planejamento de projetos
• Monitoramento de projetos
• Facilitação de equipe
Garantia de Qualidade do - Avalia os termos de abertura e planos dos projetos para
Gerenciamento de Projetos validação;
- Estabelece pontos de controle durante o projeto;
- Audita o cumprimento dos processos, metodologia, técnicas e
ferramentas, para entendimento sobre o que está e o que não está
funcionado.
Treinamento - Facilita treinamento e orientações dos membros dos projetos para
construir competências nucleares do projeto;
- Fornece suporte para o uso do sistema de gerenciamento de
projetos.
Revisão de Projetos - Analisa e reporta os indicadores de resultados e de processos nos
níveis de projetos, programas e portfólio.
Melhoria Contínua - Constrói boas práticas e mantém os processos atualizados;
- Constrói um banco de conhecimento de informações baseado nas
boas práticas da empresa e área de atuação;
- Revisa projetos concluídos para identificar áreas com
oportunidades de melhoria.
Fonte: Adaptada de Cintra (2008)
Tabela 1 – Papéis do Escritório de Gerenciamento de Projetos.
O EGP tem se mostrado muito eficaz nas empresas que gerenciam muitos projetos
simultaneamente, aliviando o trabalho da alta administração ao compartilhar a execução das
tarefas de planejamento e acompanhamento. Assim os gerentes de projetos dispõem de mais
tempo, acompanhando o desenvolvimento do produto, interagindo com clientes, liderando
suas equipes, etc. (PRADO, 2000).
Em projetos, define-se risco como “um evento ou uma condição incerta que, se ocorrer, tem
um efeito em pelo menos um objetivo do projeto” (PMBOK®, 2008). São inerentes a qualquer
projeto e devem ser identificados previamente a fim de mitigar fatores indesejados ou
aproveitar oportunidades.
O planejamento do projeto de implantação dos escritórios nas EDE contou com uma análise
qualitativa de riscos. Dada à dispersão geográfica dos envolvidos nessa fase, foi utilizado um
brainstorming, por meio da quais riscos foram identificados e enviados para um facilitador.
Após duas rodadas de identificação, os riscos foram consolidados e reenviados aos
respondentes para que estes individualmente relacionassem probabilidade e impacto a cada
risco, numa escala de 1 a 5.
A exposição de cada risco foi calculada como o produto das médias das probabilidades e dos
impactos enviadas por cada respondente. Calculadas as exposições, os riscos foram
classificados como de criticidade baixa, média e alta. Assim, os riscos foram priorizados e
apenas para aqueles de criticidade alta foram definidas estratégias e elaboradas respostas.
4.2.2 Seleção de profissionais e formalização dos EGP
Para compor a equipe de formação dos EGP, a diretoria executiva das EDE autorizou a
iniciação de um processo de seleção interna de profissionais em um número máximo de 3 por
Empresa. Diante disto, foram enviados comunicados de oportunidades de vagas e houve a
primeira fase da seleção dos profissionais que foi a análise dos currículos. Na segunda fase da
seleção foram marcadas entrevistas individuais com o propósito de avaliar aspectos
comportamentais, habilidades e conhecimentos técnicos de gerenciamento de projetos, bem
como do negócio distribuição de energia elétrica. Dentre os aspectos avaliados podem ser
citados: capacidade de liderança, de comunicação, oratória, capacidade de atuar em ambiente
de alta pressão e solução de conflitos, disponibilidade de viajar e habilidade de ministrar
treinamentos.
Após a seleção dos profissionais e no intuito de conceder autoridade às ações dos EGP junto
aos gerentes de projetos e às áreas funcionais, a diretoria executiva das EDE aprovou a
adequação da estrutura organizacional das empresas criando assim os EGP ligados
diretamente a presidência das EDE. Neste contexto os EGP atuam de forma corporativa no
planejamento e acompanhamento dos diversos projetos.
A figura 09 demonstra a estrutura organizacional interna dos EGP. A estrutura é composta
pelo líder do EGP responsável pela condução e orientação de todo o trabalho do EGP e 2
analistas que auxiliam nas atividades do EGP junto aos gerentes de projetos.
EGP
Líder
do EGP
Analista Analista
I II
4.2.3 Maturidade
A metodologia de um escritório de gerenciamento de projetos é um pilar fundamental de sua
estrutura, e deve ser desenvolvida de forma a atender às especificidades de cada organização,
considerando especialmente seu nível de maturidade em gerenciamento de projetos. Além
disso, a metodologia deve ser clara, objetiva e disseminada por toda a organização.
Assim, o primeiro passo na construção da metodologia da EDE foi estabelecer o nível de
maturidade em gerenciamento de projetos das EDE e da própria Diretoria de Distribuição da
Eletrobras. Também foi preciso conhecer melhor a forma como eram planejados e conduzidos
os projetos e o ambiente no qual as empresas estão inseridas.
Há alguns modelos bastante conhecidos no mercado para avaliação do nível de maturidade de
uma organização, todos sempre visando medir o quanto a empresa está hábil, capacitada e
equipada para gerenciar projetos.
Dentre os modelos pesquisados, por questões metodológicas, de custos e de viabilidade na
aplicação, foi adotado o Modelo Darci Prado para Avaliação de Maturidade em
Gerenciamento de Projetos, que avalia a empresa segundo as dimensões de alinhamento
estratégico, competência comportamental, estrutura organizacional, informatização,
metodologia e competência técnica e contextual. Esta opção, aliada ao Modelo de
Caracterização Archibald, também adotado, permite uma visão comparativa, em nível
nacional, com outras empresas do mesmo segmento de negócio.
Desta forma, foi possível enquadrar o conjunto das EDE numa escala de 1 a 5 de maturidade,
que varia do nível inicial, muito deficiente, ao nível de excelência em gerenciamento de
projetos, dito otimizado.
O conjunto das EDE ficou colocado com o nível de 1,93 de maturidade em gerenciamento de
projetos, sendo que o negócio de distribuição de energia elétrica tem nível de maturidade de
2,68, em âmbito internacional, de acordo com o modelo Darci Prado. Este nível foi traçado
como meta a ser alcançada após um ano da implantação dos escritórios.
Observa-se que as EDE apresentam baixo nível de maturidade em gerenciamento de projetos,
enquadrando-se quase no limite do nível 2, denominado Conhecido (Prado, 2000).
O nível de maturidade apurado é considerado baixo, indicando que há muito trabalho a ser
realizado. Por outro lado, a comparação com empresas do mesmo segmento mostra que a
maturidade das EDE é próxima à das demais empresas, o que evidencia a oportunidade de
destaque em um regulado que exige alto nível e eficiência pelo órgão regulador. A fim de
mitigar as lacunas apontadas pelo diagnóstico, foram planejadas trilhas de capacitação,
aperfeiçoamentos na estrutura dos EGP, aquisições necessárias, perfil de recursos adequados,
dentre outras ações.
Melhor conhecida a maturidade em gerenciamento de projetos das EDE, houve elementos
suficientes para a elaboração da metodologia a ser adotada de forma uniforme para as seis
concessionárias.
4.2.4 Metodologia das EDE
A metodologia desenvolvida para as EDE tomou como base as melhores práticas propostas
pelo Guia PMBOK®, o qual considera nove áreas de conhecimento (escopo, tempo, custos,
riscos, qualidade, recursos humanos, comunicações, aquisições e integração) e cinco grupos
de processos em gerenciamento de projetos (iniciação, planejamento, execução,
monitoramento e controle e encerramento), os quais totalizam quarenta e dois processos, que,
de forma genérica e abrangente, podem ser seguidos em todos os projetos.
Como o guia deve poder ser utilizado em todo tipo e porte de projetos, sua abrangência
dificulta a aplicação direta em projetos de empresas com baixo nível de maturidade, assim
como torna alguns processos irrelevantes em projetos de baixa complexidade. Desta forma, a
metodologia elaborada objetivou incrementar e adaptar à realidade das EDE as melhores
práticas já consolidadas pelo guia PMBOK®. Também foram contemplados na metodologia o
plano de gerenciamento de mudanças e o detalhamento dos reportes de desempenho dos
projetos.
O guia PMBOK® sugere 42 processos, sendo boa parte deles irrelevantes ou inoportunos para
a realidade e nível de maturidade das EDE. Utilizamos 11 processos do guia PMBOK® da
forma original para a metodologia, e outros 20 foram introduzidos, na tentativa de melhor
caracterizar os projetos das EDE. Em sua versão final, a metodologia conta com 31 processos.
A título de exemplo, o processo “Realizar Unitização” fez-se necessário visto a necessidade
de realização deste procedimento contábil para que o órgão regulador reconheça na tarifa os
investimentos ocorridos durante o projeto.
4 Conclusão
No modelo atual de regulação do setor elétrico, independente de qual área de atuação
(geração, transmissão ou distribuição de energia elétrica) deseja-se coordenar da melhor
forma possível os projetos das empresas, o que se tornar muitas vezes uma questão de
sobrevivência, logo, com forte preocupação com a condução dos projetos das Empresas de
Distribuição da Eletrobras, houve a necessidade de padronizar a condução dos projetos e para
essa viabilização houve a implantação dos escritórios de gerenciamento de projetos, nesse
projeto tivemos desde o gerenciamento do projeto, passado pela criação da metodologia de
gerenciamento de projetos para as EDE, adequação da infraestrutura das EDE para os EGP,
além da capacitação dos colaboradores envolvidos em projetos.
Como sugestão para futuras pesquisas acredita-se que a avaliação das performances dos
projetos com a aplicação da metodologia de gerenciamento de projetos das EDE, podem
trazer diferentes resultados que permitirão a organização avaliar e identificar outras possíveis
oportunidades para alavancar os projetos, tais como uso de software moderno para auxiliar o
gerenciamento dos projetos ou melhoria na metodologia utilizada pelas EDE.
5 Referências
CINTRA, Leandro Pinheiro. Estrutura Organizacional integrada para gestão estratégica. Revista Pretexto,
v.8, n.3, p.105-122. Belo Horizonte, 2008
DINSMORE, Paul C. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: Livro base de
"Preparação para Certificação PMP® - Project Management Professional". Rio de Janeiro: Ed.
Qualitymark, 2003.
ELETROBRAS. Metodologia de Gerenciamento de Projetos. Brasília: 2013.
ELETROBRAS. Pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos das EDE. Brasília: 2012.
ELETROBRAS. Projeto Implantação dos escritórios de gerenciamento de projetos da Diretoria de
Distribuição e Empresas de Distribuição da Eletrobras. Brasília: 2012.
GERARDI, Bart. Gerenciamento de projetos sem crise: Como evitar problemas previsíveis para o sucesso
do projeto. Nova Iorque: Novatec Editora, 2012.
KERZNER, Harold. Gestão de Projetos As Melhores Práticas. Porto Alegre: Bookman, 2002.
MANSUR, Ricardo. Implementando um escritório de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2007.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru et al. Escritório de gerenciamento de projetos: um estudo de caso.
Revista Adm, v.41, n.4, p.394-403. São Paulo, 2006.
PMSURVEY.ORG 2012 EDITION - PMI CHAPTERS (Project Management Institute, Chapters). Estudos de
benchmarking em gerenciamento de projetos Brasil 2012. Rio de Janeiro, 2012.
POSSI, Marcus et al. Gerenciamento de projetos guia do profissional: Vol. 1: Abordagem geral e definição
de escopo. Rio de Janeiro: Brasport, 2006.
PRADO, Darci. Gerenciamento de projetos nas Organizações. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento
Gerencial, 2000.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia
PMBOK®). Pennsylvania: PMI, 2008.
VALERIANO, D. Moderno gerenciamento de projetos. São Paulo: Prentice Hall, 2005.
VALLE, André Bittencourt; SOARES, Carlos Alberto; FINOCHIO, José Junior; SILVA, Lincoln de Souza
Firmino. Fundamentos de gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2010.