A IMPORTÂNCIA DA MEMÓRIA PARA A GESTÃO DA INFOMAÇÃO E DO

CONHECIMENTO

OTTONICAR S.L.C.1, CONDUTTA L.F.²

¹,² Universidade Estadual Júlio de Mesquita Filho: Mestrado, Ciência da Informação,

Faculdade de Filosofia e Ciências Marília/SP

GT4: Memória e informação na contemporaneidade

RESUMO

A memória organizacional tem sido objeto de preocupação na contemporaneidade, pois

é um fator crucial para o armazenamento de informações e conhecimentos responsáveis
pelo desenvolvimento e sobrevivência das organizações. Assim o presente trabalho tem
as seguintes questões como problemas de pesquisa: Quais são as vantagens que à
memória traz para a organização? Qual a importância da memória para o
desenvolvimento da gestão da informação e do conhecimento na organização? Como
objetivo a pesquisa apresenta a relevância da memória tanto no processo de gestão do
conhecimento, quanto na gestão da informação. Como metodologia apresenta-se uma
revisão bibliográfica sobre memória organizacional, gestão da informação e do
conhecimento baseada nos principais autores sobre esse assunto. Os resultados
demonstraram que a memória organizacional é um instrumento estratégico para
armazenar e disseminar informações e conhecimentos utilizados pelos indivíduos.
Portanto conclui-se que a memória organizacional é importante para o alcance das
metas e objetivos, possibilitando a sobrevivência organizacional.

Palavras-chave: memória organizacional; gestão da informação; gestão do

conhecimento

ABSTRACT

Nowadays the organizational memory is a concern in contemporaneity because is a

crucial factor to information saving responsible for developing and organizational
survivor. So this paper has the following questions as a research problem: What are the
advantages the memory bring to organizations? What is the importance of memory to
develop information and knowledge management? As aim the research introduce the
relevance of memory to both information and knowledge management. The
methodology is based on a bibliographical method about organizational memory,
information and knowledge management with the concepts of main authors in this field.
The results showed that organizational memory is a strategic instrument to save and
disseminate information and knowledge used by individuals. Therefore the

1
Endereço: Rua Oscar Muniz Sampaio 253 apto. 312, Jardim Araxá, Marília/SP. Telefone: (14) 98159-
7159. E-mail: Selma.leticia@hotmail.com
organizational memory is important to reach goals, enabling the survivor of
organizations.

Key-words: organizational memory; information management; knowledge

management

1 INTRODUÇÃO

A sociedade está sendo impactada pelo aumento expressivo da competitividade

entre as organizações, e, consequentemente, afeta os preços dos produtos e serviços
oferecidos. Essa explosão concorrencial exige das organizações medidas mais eficientes
e rápidas para driblar seus concorrentes e conquistar o maior número de clientes
oferecendo produtos e/ou serviços mais acessíveis. Esse estudo proporciona uma
discussão acerca da memória organizacional e o modo como ela contribui com o
processo de gestão da informação e do conhecimento dentro das organizações.
Ressalta-se que a memória organizacional é uma ferramenta e a mesma possui
como objetivos armazenar documentos com informações e conhecimentos que serão
utilizados posteriormente pela organização, auxiliando desenvolvimento e nos
planejamentos tático e estratégico, visando um melhor resultado. Tal ferramenta
também favorece a busca por informações relevantes, uma vez que estrutura o
arcabouço documental, permitindo que os indivíduos se apropriem de conhecimentos
passados.
E a partir dessa relação: memória organizacional, gestão da informação e do
conhecimento, desenvolveu-se a seguinte questão como problema de pesquisa: Quais
são as vantagens que à memória traz para a organização? A memória é um fator
importante para a gestão da informação e do conhecimento? Esse estudo tem como
objetivo geral demonstrar a relevância da memória para a gestão da informação e do
conhecimento nas organizações, bem como elencar as vantagens da memória para a
organização.
A pesquisa se justifica por tratar de um tema atual e relevante para as
organizações contemporâneas, já que a memória contribui com a construção e
armazenamento de dados, informações e conhecimentos obtidos no ambiente externo e
interno. Além disso, o tema possibilita o desenvolvimento e a interconexão conceitual
entre a área de arquivologia, administração, gestão e ciência da informação.
1.1 Gestão da informação e do conhecimento
Para Capurro e Hjorland (2007, p. 149) o entendimento de informação adotado
no inglês como conhecimento comunicado, exerce um papel fundamental na sociedade
contemporânea. Esse papel só foi possível com o desenvolvimento e disseminação da
rede computadorizada a partir da Segunda Guerra mundial, bem como o surgimento da
Ciência da Informação como disciplina em 1950 (CAPURRO; HJORLAND, 2007, p.
149).
A informação esta presente em todos os processos organizacionais e assim, para
perceber a sua relevância no contexto organizacional é necessário que a empresa
compreenda os aspectos processuais e humanos pelos quais a informação se transforma
em percepção, conhecimento e ação (CHOO, 2006, p. 27). As ações que envolvem a
informação no ambiente de trabalho dependem de pessoas que realizam atividades,
sendo assim é o ser humano que coleta, armazena, recupera, busca e analisa a
informação.
Os dados, a informação e o conhecimento são elementos que compõem a
gestão da informação e do conhecimento, assim Davenport e Prusak (1998)
desenvolveram um quadro que permite visualizá-los, conforme segue:

Quadro 1: Dados, Informação e Conhecimento

Dados
Simples observação sobre estado
do mundo
Facilmente estruturado
Facilmente obtido por máquinas
Freqüentemente quantificado
Facilmente transferível
Informação Conhecimento
Dados dotados de relevância e Informação valiosa da mente
propósito humana
Requer unidade de análise Inclui reflexão, síntese, contexto
Exige consenso em relação ao De difícil estruturação
significado De difícil captura em máquinas
Exige necessariamente a
mediação humana

Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 18).

Portanto os dados são os elementos mais simples e passíveis de modificações, já
a informação requer uma análise e possui um objetivo específico. O conhecimento é o
elemento mais complexo, pois é dependente do cérebro humano, ocorrendo por meio da
interpretação, síntese e reflexão. Ressalta-se que independentemente do grau de
complexidade, cada elemento é fundamental na gestão da informação, definida por
Valentim (2004, p.1) como:
A gestão da informação é um conjunto de estratégias que visa
identificar as necessidades informacionais, mapear os fluxos formais
 de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como
sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e
disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades
cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo.

As empresas passam por períodos de incertezas e assim são obrigadas a buscar

conhecimentos no ambiente externo da organização, ou seja, clientes, governo,
fornecedores, entre outros. Assim o conhecimento coletado é armazenado e
compartilhado pelos indivíduos para desenvolver tecnologia e produtos (NONAKA;
TAKEUCHI, 1997).
A partir dos conhecimentos armazenados acontece um fenômeno: a conversão,
que ocorre de fora para dentro e gera a inovação interna. Portanto, a inovação gera a
vantagem competitiva (NONAKA, TAKEUCHI, 1992), conforme a figura:
Figura 1: Consequências da criação de conhecimento

Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997, p. 5)

Para que o conhecimento permaneça e seja utilizado na organização é
fundamental que exista uma gestão, capaz de organizar os conhecimentos e coordenar
os indivíduos para sua valorização, conceituado segundo Valentim (2004, p.1):
A gestão do conhecimento é um conjunto de estratégias para criar,
adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, bem como
estabelecer fluxos que garantam a informação necessária no tempo e
formato adequados, a fim de auxiliar na geração de idéias, solução de
problemas e tomada de decisão.

Defende-se nessa pesquisa que a informação se transforma em conhecimento

por meio dos indivíduos, pois sem o ser humano é impossível criar conhecimento.
Portanto a organização necessita de uma cultura voltada à gestão da informação e do
conhecimento, já que as duas se complementam, contribuindo para o desenvolvimento.
Não se pode esquecer o papel dos fluxos informacionais, fundamentais no
processo de compartilhamento. Assim os fluxos informais são aqueles de difícil
visualização, presentes na comunicação rotineira; já os formais são possíveis de ser
mapeados e ocorrem por meio de e-mail, documentos, protocolos, memorandos, entre
outros. Portanto a gestão da informação lida com os fluxos formais e a gestão do
conhecimento com fluxos informais (VALENTIM, 2004).
Quadro 2: Comparação entre Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento
GESTÃO DA INFORMAÇÃO GESTÃO DO CONHECIMENTO
ÂMBITO ÂMBITO
Fluxos formais Fluxos informais
OBJETO
OBJETO Conhecimento tácito
Conhecimento explícito
ATIVIDADES BASE ATIVIDADES BASE
- Identificar demandas necessidades de - Identificar demandas necessidades de
informação conhecimento
- Mapear e reconhecer fluxos formais - Mapear e reconhecer fluxos informais
- Desenvolver a cultura organizacional - Desenvolver a cultura organizacional
positiva em relação ao compartilhamento/ positiva em relação ao compartilhamento/
socialização de informação socialização de conhecimento
- Proporcionar a comunicação informacional - Proporcionar a comunicação informacional
de forma eficiente, utilizando tecnologias de de forma eficiente, utilizando tecnologias de
informação e comunicação informação e comunicação
- Prospectar e monitorar informações - Criar espaços criativos dentro da
- Coletar, selecionar e filtrar informações corporação
- Tratar, analisar, organizar, armazenar - Desenvolver competências e habilidades
informações, utilizando tecnologias de voltadas ao negócio da organização
informação e comunicação - Criar mecanismos de captação de
- Desenvolver sistemas corporativos de conhecimento, gerado por diferentes pessoas
diferentes naturezas, visando o da organização
compartilhamento e uso de informação - Desenvolver sistemas corporativos de
- Elaborar produtos e serviços informacionais diferentes naturezas, visando o
- Fixar normas e padrões de sistematização compartilhamento e uso de conhecimento
da informação - Fixar normas e padrões de sistematização
- Retroalimentar o ciclo de conhecimento
- Retroalimentar o ciclo

Fonte: Valentim (2004, p.2)

Nesse sentido os conceitos de gestão da informação e do conhecimento no
presente artigo são complementares, como afirma Valentim (2008, p.6):
[...] a gestão do conhecimento alimenta a gestão da informação, que
retroalimenta a gestão do conhecimento, em um ciclo sem começo,
meio e fim. Os indivíduos são os atores desses processos, cujo papel é
fundamental para a dinâmica acontecer.

1.2 Memória organizacional

A temática acerca da memória organizacional possui várias implicações e
abordagens, pois é estudada em outras disciplinas, desse modo faz-se relevante
demonstrar o modo como alguns teóricos identificam e compreendem o tema. Nesse
sentido não existe um conceito único e aceito pelas disciplinas como afirma Bannon e
Kuutti (1996, p.156):

O fato de tal conceito (MO) ser referenciado por uma grande

variedade de estudos, mesmo que sua definição seja disputada, é um
testemunho do fato de que ainda que as pessoas não concordem sobre
o que o termo significa exatamente, existem muitas questões que
podem ser estudadas sob essa abordagem, questões que as pessoas
sentem como importantes e valiosas para discussão.

Porém, para fins de delimitação do tema faz-se necessário utilizar conceitos

relacionados com o ambiente organizacional, já que é o foco da pesquisa. Assim
Menezes (2006) conceitua a memória organizacional como sendo:
O acervo de informações, conhecimentos e práticas, agregados e
retidos pela organização ao longo de sua existência, utilizados para o
suporte às suas atividades, seus processos decisórios e para a
preservação do seu capital intelectual, potencializando a gestão do
conhecimento. (MENEZES, 2006, p. 31)

Concordando Bellotto (2004):

Trata-se de algo que vai muito além do próprio conteúdo do
documento. Os conjuntos informacionais que se geram não podem ser
definidos compartimentadamente como material de arquivo, de
biblioteca ou de centro de documentação, por serem atípicos, como
totalidade, a qualquer um deles. Esses conjuntos de dados constituem
a memória.

Quando a memória esta de acordo com os objetivos da organização há uma

contribuição com a gestão do conhecimento e da informação, pois os indivíduos terão
acesso as informações e conhecimentos da organização, contribuindo com a inovação de
produtos, serviços e processos.
Outro fator relevante relacionado à memória organizacional é que “amplia o
conhecimento por capturar, organizar, divulgar e reutilizar o conhecimento criado pelos
trabalhadores dentro de uma empresa” (FREIRE, 2012, p. 42).

2 METODOLOGIA
Essa pesquisa é de natureza bibliográfica voltada à construção de ideias, por se
tratar de um tema atual e relevante no contexto organizacional. E quanto ao objetivo e
grau do problema é classificada como exploratória.
As pesquisas de natureza bibliográfica são compreendidas como:
 “a revisão da literatura sobre as principais teorias que norteiam o
trabalho científico. Essa revisão é o que chamamos de levantamento
bibliográfico ou revisão bibliográfica, a qual pode ser realizada em
livros, periódicos, artigo de jornais, sites da Internet entre outras
fontes.” (PIZZANI et. al 2012, p. 54)

A princípio realizou-se uma busca em artigos, revistas e livros a respeito dos

conceitos de memória organizacional, gestão da informação e gestão do conhecimento a
partir de textos construídos e utilizados pelas áreas de administração e ciência da
informação.
A partir dessa revisão conceitual foi possível realizar uma discussão científica,
unindo os temas e relacionando-os com o cenário das organizações, que possuem como
foco a competitividade, satisfação de clientes e outros fatores relacionados com a
sobrevivência no mercado.
Por fim, elencaram-se as vantagens da memória organizacional para a gestão
da informação e do conhecimento, ressaltando a sua importância e os benefícios gerados
para os indivíduos no ambiente de trabalho.

3 DISCUSSÃO
Constatou-se que a memória organizacional é um repositório de conhecimento
tácito e explícito que auxilia as organizações na condução de suas operações e seus
processos decisórios. Não obstante, possui característica de ferramenta gerencial e atua
na aprendizagem das pessoas.
Pode-se relacionar a memória organizacional com o ambiente competitivo, pois
segundo Abecker (1998, apud FREIRE, 2012, p. 43): “uma das principais funções da
memória organizacional é aumentar a competitividade da organização, pelo
aperfeiçoamento da forma como ela gerencia seu conhecimento”.
Menezes (2006, p. 32) acrescenta: “a gestão do conhecimento e a memória
organizacional exercem papel central na efetividade, na tomada de decisão estratégica e
no desempenho organizacional”. A inter-relação entre gestão do conhecimento e
memória organizacional permite compreender a complexidade das organizações
contemporâneas na atual conjuntura.
Vale ressaltar ainda que a memória preocupa-se com o conteúdo do
conhecimento, ou seja, com aquele conhecimento tácito que foi transformado em
explícito e disponibilizado para os demais. Desse modo, ao sair de um posto de
trabalho, o indivíduo deixa partes de seus conhecimentos para serem utilizado no futuro.
 O futuro não ocorre sem antes ter existido um passado. Portanto, falar de
memória organizacional é se remeter ao futuro, pois o sujeito cognoscente se apropria
de conhecimento e se vê como um ser social na construção do presente e futuro
(MOLINA; VALENTIM, 2011).

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS:

Para responder à primeira questão: Quais são as vantagens que à memória traz
para a organização? Realizou-se um quadro com as principais vantagens baseado na
revisão bibliográfica e na discussão do trabalho. Ressalta-se que cada item esta
relacionado com o anterior:
Quadro 3: As vantagens da memória organizacional
Vantagens
Informação Conhecimento
1) Organizar dados, informações e conhecimentos
2) Armazenar as informações/conhecimentos relevantes
3) Facilita a disseminação
4) Acelera o processo de busca
5) Integra as informações e conhecimentos
6) Contribui com a construção dos fluxos formais
7) Permite a reutilização
8) Dá suporte à tomada de decisão
9) Fornece treinamento para os indivíduos
10) Evita a perda de informações/conhecimentos
11) Evita o retrabalho
12) Contribui com a execução da inovação
13) Permite uma avaliação da própria organização
14) É um elemento ativo na cultura de valorização de informações e conhecimentos
15) Auxilia os sistemas de informações gerenciais
16) Reduz custos na produção
17) Maximiza o capital intelectual
18) Melhora a qualidade do produto/serviço com os clientes
19) Possibilita a vantagem competitiva
Fonte: Elaborado pelos autores
Por meio das vantagens da memória para a organização elencadas acima, é
possível responder à segunda questão desse trabalho: A memória é um fator importante
para a gestão da informação e do conhecimento? Portanto essa é considerada como um
elemento fundamental no armazenamento, na organização, no acesso, no
compartilhamento e no uso de informações e conhecimentos.
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