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Capa dos mais antigos manuais arquivísticos de que se tem conhecimento: "Von der
Registratur" (Jacob von Rammingen, 1571) e "De Archivis" (Baldassare Bonifacio, 1632)
Conceitos fundamentais
Arquivologia ou Arquivística
Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas
em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e
procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise,
identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação,
fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
Arquivo
Ver artigo principal: Arquivo
Documento
Acervo
É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos,
servindo para evidenciá-los ou comprová-los. Alternativamente, também pode se referir à
disciplina que trata das atividades de manipulação das informações contidas nos documentos,
para posteriormente disponibilizá-las aos usuários.
Formato
Fundo
Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma proveniência. O mesmo
que arquivo.[3]
Suporte
Com isso, para que se mantenha a memória social contida nos materiais que se encontram
nesses estabelecimentos é fundamental que iniciativas que interfiram diretamente no processo
de deterioração sejam colocadas em prática, pois desta forma as informações contidas nos
suportes serão mantidas para as futuras gerações. No entanto não deve ser esquecida a
influencia dos pesquisadores na manutenção das informações presentes em instituições que
disponibilizam o acesso a seu acervo.
Para a realização do restauro em documentos, tais como livros, mapas, pinturas, mobiliário,
esculturas e etc, utilizam-se, entre outros, os materiais relacionados a seguir:
Bisturi - utilizado para retirada de pontos de ferrugem, sujidade e vestígios de insetos que não
saíram com a trincha. Deve ser utilizado com extremo cuidado para não provocar danos no
papel e/ou perda da informação impressa.
Caneta medidora de pH - caneta utilizada para medir a acidez e a alcalinidade do papel. A
solução vermelha de clorofernol contida na caneta quando em contato com papel livre de
acidez apresenta a cor púpura/lilás, quando em contato com papel ácido apresenta a cor
amarela.
Document repair tape - é uma combinação única de uma fita livre de acidez muito fina e
resistente, coberta com adesivo igualmente livre de acidez. Não amarela, é reversível e serve
para reparar folhas como nenhuma outra. Embora permanente, pode ser removida
com mineral spirit sem danificar nem amarelar o livro ou documento sobre o qual foi
colocada.
Espátula de osso - espátula feita de osso de boi, usada para alisar e fixar superfícies, vincar
fitas e papéis.
Espátula para pigmento - instrumento de aço cirúrgico, ideal para a preparação de pigmentos.
Possui uma colher-medidora em uma extremidade e na outra uma lâmina plana, para mistura.
Espátula térmica - revestida com uma camada de TEFLON na base, possui termostato para
controlar a temperatura entre 38 °C e 177 °C. Utilizada para planificação do documento,
secagem e fixação do papel japonês.
Estilete - é fabricado com corpo termoplástico, com trava e suporte, com lâmina retrátil de
18 mm de largura e aproximadamente 110 mm de comprimento - indicado para serviços
leves, rebarbas finas ;
Filme poliéster cristal - é uma película constituída 100% de poliéster, dura e clara, que
combina durabilidade, estabilidade dimensional, propriedades elétricas, térmicas e de barreira.
Tem grande transparência e é completamente neutro em seu PH. Não é afetado por óleos ou
graxas e mantem sua claridade, flexibilidade e dureza até 150 °C. Não contém plastificantes
que possam migrar para as obras de arte ou documentos.
Filmoplast P 90 Tape - fita de papel branco, sensível à pressão, com fibras longas e
resistentes a envelhecimento e rasgos. Recomendada para reparar junções, prender e remendar
bordas avariadas de documentos, páginas de livros e afins. Este material é isento de fibras de
madeira. PH neutro, revestido com carbonato de cálcio.
Fita lineco (cotton cloth tape) - forte e flexível, fita 100% algodão, que serve tanto para
reparos quanto para pregar materiais em suportes. Para colar com ferro quente. Não encolhe
ou escorrega sob forte pressão. Uma vez aplicado, o adesivo torna-se permanentemente
grudado, podendo entretanto ser retirado colocando-se calor novamente na fita (o adesivo
pode ser removido ou dissolvido com mineral spirit).
Papel japonês - é obtido por processo manual e com utilização de fibras vegetais muito
longas, com ingredientes estáveis de alta qualidade. No processo de restauração é muito
utilizado para o procedimento de enxerto nos locais danificados e onde há perda de parte do
papel. O papel japonês deve ser adequado à gramatura da folha a qual ele será aderido e pode
ser tingido ou não. É utilizado também para a velatura que consiste na aplicação de uma folha
de reforço de papel japonês, numa gramatura baixa (para transparência), no verso de uma
folha inteira, visando a manutenção de sua integridade.[7]
Papel mata-borrão - é um tipo de papel muito absorvente. Na restauração é utilizado para
absorver o excesso de substâncias líquidas no processo de desacidificarão do papel,
pigmentação e higienização e limpeza dos documentos.
Pigmentos - os pigmentos são partículas coloridas, finas e sólidas, insolúveis nos aglutinantes.
De diferentes formas, tamanhos e texturas, proporcionam aparência opaca, brilhante e de
transparência. Podem ser naturais (minerais, vegetais, animais) ou sintéticos. A estabilidade
em relação à luz e à pureza das partículas são requisitos fundamentais para um pigmento de
qualidade.
Pó de borracha - é feito com borracha plástica branca (TK-Plast ou Faber Castell) ralada em
ralador de cozinha comum (ralo fino), ou comprada em casas de produtos de restauração.
Comumente utilizada para a limpeza do material sem que se perca a informação nele
existente.
Tento - apoio de mão ideal para o trabalho de retoque, pois firma e evita que a mão encoste na
pintura. Feito em madeira, pode ser inteiriço ou possuir um encaixe no meio, possibilitando
desmontá-lo quando necessário.
Trincha - ferramenta que deve ser passada suavemente da parte inferior para a superior da
folha (para que não caia sujeira ou insetos em cima de quem esta restaurando o documento),
sempre assegurando que o documento não saia do lugar firmando-o com uma das mãos para
evitar rasgos ou outro acidente. A trincha deve ser passada inicialmente na junção das folhas
(centro) e depois nas páginas, com movimentos de baixo para cima suavemente.
Por várias vezes, o restauro do documento é parte crucial para o processo de conservação do
mesmo. No entanto, é necessário ter em mente que:
Fatores de deterioração[9]
A informação pode estar contida em diversos suportes e estes provem de naturezas distintas
(orgânica – animal ou vegetal - e sintética) e, portanto, reagem com o meio de maneiras
diferentes, em termos de deterioração.
Documentos de arquivo se caracterizam por terem sido produzidos e/ou recebidos por
instituições ou por pessoa física que, no desenvolvimento de suas atividades, constituem
provas ou informações; são de caráter orgânico e refletem os atos estabelecidos durante as
funções exercidas. O documento de arquivo, para ser preservado, “depende dos
procedimentos adotados em sua produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento
físico”, tal como consta na p. 6 das Recomendações para a Produção e Armazenamento de
Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos. Dessa forma, a vida
útil do documento é ampliada e as informações nele contidas são protegidas de possíveis
danos.
Higienização: é considerada a primeira delas. Antes, contudo, deve ser feito um levantamento
de quais materiais poderão ser utilizados para que a limpeza possa ser efetuada sem causar
danos ao material. Esta etapa visa a limpar e a remover as sujidades encontradas em um
suporte documental. Ela pode ser mecânica, com a utilização de pincéis, flanelas, aspirador de
pó, bisturi, pinça, espátula, cotonetes, borracha de vinil, luvas, máscaras, papel mata-borrão,
pesos, cola metilcelulose, etc. Já a limpeza química tem por finalidade a remoção de colas,
etiquetas, fitas adesivas, grampos, clipes; aqui são utilizados solventes, que devem ser
manipulados cuidadosamente. Se o suporte estiver frágil essa etapa não poderá se realizar,
pois o documento pode vir a se fragmentar;
Estabilização: nessa etapa, os furos, rasgos e partes que estão faltando são tratados, visando a
cessar a ação de deterioração; no entanto, isso deve ser feito mediante análise do melhor
procedimento a ser empregado;
Plano de Emergência: as instituições devem contar com este plano para salvaguardar o local
de armazenamento; deve direcionar-se para a prevenção contra possíveis riscos e “para o
salvamento de acervos em situações de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e
vandalismo” (Conarq, 2005, p. 16);
Manuseio e deslocamento dos documentos: o manuseio, tanto daqueles que estão tratando
do acervo quanto dos usuários, deve ser feito, preferencialmente, com a utilização de luvas e
máscaras; esses cuidados protegem a saúde de quem os manipula, além de proteger os
documentos. O transporte de documentos entre seções deve ser feito por carrinhos, evitando
que os documentos caiam no trajeto e assegurando sua integridade.
O pesquisador e a conservação
O artigo 19º da Declaração Universal dos Direitos do Homem de 1948 adotado pela
Assembléia das Nações Unidas afirmou que toda pessoa tem direito de “receber e transmitir
informações e ideias”, sendo assim, o acesso às informações contidas nos documentos de
arquivo é reconhecido como um direito universal de toda sociedade. Sendo os arquivos
patrimônio nacional, guardiões da memória institucional e coletiva, é necessário que todos
que o utilizem participem de maneira ativa na sua conservação. A guarda e a conservação dos
documentos não são fins em si mesmos, só fazem sentido se houver livre acesso ao acervo,
um direito legal e legítimo do cidadão.
• Não umedecer as páginas do livro com saliva, seja no momento de transição das páginas ou
no ato de falar em cima dos documentos; • Manter as mãos sempre limpas; • No caso de
livros, não retirar da estante puxando-os pela borda superior; • Não comer enquanto consulta
documentos no arquivo, pois evita deixar cair restos alimentares, o que contribui para a não
proliferação de bichos no ambiente;
O bibliotecário e a conservação
Esquecemos muitas vezes que esse é um assunto importantíssimo e que diz respeito a todos os
profissionais da informação: arquivistas, museólogos, bibliotecários, informáticos.
Mais especificamente tratando sobre o profissional da Biblioteconomia vou dar uma definição
bastante simplista da profissão de bibliotecário. Segundo a enciclopédia online Wikipédia o
bibliotecário[10] é: “Um profissional liberal (bacharel, mestre ou doutor) que trata a informação
e a torna acessível ao usuário final, independente do suporte informacional. Ele trabalha em
bibliotecas centros de documentação e pode gerir redes e sistemas de informação além de
gerir recursos informacionais e trabalhar com tecnologia de ponta.”
Ora, se o bibliotecário trata a informação e a torna acessível ao usuário final seria interessante
que este profissional também busque compreender, minimamente, os aspectos pelos quais
levam um acervo, por exemplo, a se deteriorar. É uma questão ética fazer com que todos
tenham acesso à informação. Prevenir a deterioração do suporte no qual encontra-se a
informação é condição necessária para que todos tenham acesso a ela.
Por isso, é função ética não só do arquivista, mas de todos os profissionais da informação
fazer com que haja uma boa conservação e prevenção da informação. Não importa se em
bibliotecas, museus, teatros, na rua. Todos devem zelar pela conservação e preservação da
informação.
O ponto de vista que quero defender neste texto é a de que o bibliotecário deve assumir uma
posição de gestor da informação, ou seja, deve assumir uma postura de um profissional bem
informado e que tenha noções mínimas acerca dos riscos que pode vir a enfrentar. Gerir a
informação não significa dominar tudo e todos os procedimentos de conservação, preservação
e restauração de documentos, mas sim entender um pouco mais a fundo as causas, efeitos e
danos que podem ocorrer caso este profissional não entenda alguns aspectos essenciais, neste
caso sobre a conservação e preservação de documentos.
Com uma visão de gestão o bibliotecário saberá, por exemplo, caso enfrente alguma
adversidade, quem chamar para resolver um problema. Saberá treinar e orientar seus
funcionários a não cometer deslizes que podem acarretar problemas para a conservação do
acervo.
Creio que essa visão de gestão acerca da conservação e preservação de documentos tem
faltado ao bibliotecário. Este tem encarado seu trabalho apenas com um agente que prepara a
informação para ser utilizada pelo usuário final, não se importando com os aspectos de
preservação e conservação.
É preciso entender que deve haver um trabalho em conjunto com os colegas arquivistas. Os
bibliotecários devem lutar juntos pela preservação e conservação dos documentos. Afinal,
trabalhando em conjunto tudo flui melhor.
O museólogo e a conservação
Deste modo pode-se dizer que é essencial para o museólogo, salvaguardado do bem material e
imaterial, a constante preocupação em manter as peças de seu acervo, independentemente de
sua composição física, integras para que assim a posteridade também possa usufruir de
capacidade comunicacional.
O historiador e a conservação
Primeiro devemos quebrar o antigo conceito de “valor histórico”, aqui não se subentende uma
ordem hierárquica de fatos ou personagens. Por isso torna-se difícil essa seleção, pois
devemos pensar naquilo que será útil para os historiadores e pesquisadores futuros ao
explorarem por inteiro, do macro ao micro, nossa sociedade. E tais parâmetros variam de
acordo com a historiografia vigente.
A profissão de arquivista
Uma grande dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus arquivos,
desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste profissional, delegando a outros
profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca problemas quanto à
qualidade do serviço e de tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.
Regulamentação da profissão
Brasil
As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a arquivística pode ser abordada de três
maneiras:
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e
para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e,
conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento
(pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais
adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara
acondicionamento diferente da fase permanente .
Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins
diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser
considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O
documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma
vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais serem eliminados.
Notas
↑ Neste caso, "arquivo" refere-se à instituição ou serviço que tem por finalidade custodiar,
processar tecnicamente, conservar e gerir o acesso a documentos ou conjuntos de
documentos[3]
Referências
↑ (em inglês) RAMINGEN, Jacob von. Von der Registratur. 2 ed. 2010. Stockholm: JBLD
Strömberg. 188 págs. Departamento LIBRIS da Biblioteca Nacional da Suécia. Acesso em 14
de janeiro de 2011.
↑ (em inglês) RAMINGEN, Jacob von. Von der Registratur. 2 ed. 2010. Stockholm: JBLD
Strömberg. 188 págs. Biblioteca Nacional de Portugal. Acesso em 21 de março de 2013.
↑ Acesso em 28/04/2012
↑ Acesso em 04/12/2012
↑ Acesso em 08/12/2012
↑ Acesso em 07/12/2012
↑ Acesso em 07/12/2012
Ver também
Arquivos públicos nos países de língua portuguesa
Biblioteconomia
Gestão documental
Bibliografia
Brasil
Cardoso, J. C; LUZ, A. R (2005). «Os arquivos e os sistemas da gestão da qualidade». Rio de
Janeiro. Arquivística.net. 1 (1): 51–64 templatestyles stripmarker character in |coautores= at
position 1 (ajuda)
Jardim, José Maria (1995). «Invenção da memória nos arquivos públicos». Brasília. Ciência
da Informação. 5 (2): 1–13
Lopes, Luís Carlos (1998). A imagem e a sombra da arquivística. Rio de Janeiro: APERJ.
110 páginas
Paes, Marilena Leite (1997). Arquivo. Teoria e Prática 3 ed. Rio de Janeiro: Fundação
Getúlio Vargas (FGV). 225 páginas. ISBN 9788522502202
Rondinelli, R. C (2005). Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos. uma
abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea 3 ed. Rio de Janeiro:
Fundação Getúlio Vargas (FGV). 158 páginas