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TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS

2 anos 3 anos Aviso prvio, pedido de demisso, termo de resciso de contrato. Cadastro geral de empregados e de desempregados, a contar da data de postagem. Recibos de pagamentos, recibos de adiantamentos, cartes, fichas ou livro de ponto, relaes de contribuio sindical e assistencial, atestados mdicos, solicitaes de abono de frias, recibos de abono-gozo de frias, vale transporte e imposto de renda; guias de recolhimento sindical e assistencial (para contribuies descontadas e no h prescrio), folha de votao de eleio da CIPA, acordo de prorrogao de horas, acordo de compensao de horas, comprovante de entrega da comunicao de dispensa (CD), recibo de entrega do requerimento seguro-desemprego SD, guias de recolhimento de impostos municipais, federais e estaduais (ISS, IPI e ICMS). Documentao sujeita fiscalizao do INSS : guias de recolhimento, de pagamento, atestados mdicos relativos a afastamento por incapacidade ou salrio maternidade, recibos e fichas de salrio famlia, PIS ( a contar da data prevista pra seu recolhimento, salrio educao, documentos que envolvam propriedade/imveis (por exemplo: contrato de compra e venda) de pessoas vivas. Qualquer contrato firmado entre duas pessoas fsicas , desde que seja regulamentado pelo Cdigo Civil. Dados obtidos nos exames mdicos incluindo avaliao clnica e exames complementares, as concluses e as medidas aplicadas que devero ser registradas no pronturio clnico individual, o qual ficar sob a responsabilidade do mdico coordenador do PCMSO at 20 anos aps o desligamento do empregado. Os documentos relativos ao FGTS.

5 anos

10 anos

20 anos

30 anos

Prazo indeterminado

Livro dirio (onde esto registradas todas as operaes dirias de uma empresa), Ficha Patrimonial de Bens, (relao do que pertence aos scios), Livro Razo, Contrato de Trabalho RAIS, Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados at a deciso da justia, Livro de Inspeo do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de servio de empregados, ex-empregados, tais como a RAIS, fica ou livro de registro de empregados devem ser arquivados por prazo indeterminado. Obs.: Contra o menores de 18 anos no ocorre prescrio. DOCUMENTOS QUE NO TM VALOR LEGAL No tem valor legal porque no considerado um documentos oficial, mesmo com a logomarca da empresa e at assinatura de

Fax

diretores. O papel usado para fax no tem durabilidade, e quando for necessrio guard-lo, deve-se tirar uma fotocpia do documento. Pasta multiuso de Usada par guardar qualquer tipo de papel que no se sabe a qualificao deles. Boa parte desses documentos poderias ser jogada fora sem qualquer prejuzo para a empresa, tais como: correspondencias, cpias de documentos, protocolos e at livros sem valor comercial e/ou fiscais. muito comum ver a empresas guardarem cpias ou original de memorando e at bilhetes recebidos e enviados. A coisa a fazer nestes casos, avaliar o que realmente importante arquivar.

Memorandos

O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO? Nestes casos no adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar fazer um anncio com a declarao de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar Receita Federal, Junta Comercial, Prefeitura da cidade ou qualquer rgo que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho. Fonte IOB.