Gesto de compras

Origem: Wikipdia, a enciclopdia livre. Ir para: navegao, pesquisa Atualmente, a gesto de compras tida em conta como um fator estratgico nos negcios, focalizando o volume de recursos, sobretudo, financeiros. A funo desta atividade, que compactua com todos os departamentos de uma empresa, tem como objectivos de eficincia a obteno dos materiais certos, das quantidades correctas, das entregas atempadas e dos preos mais vantajosos. Relativamente aos produtos ou servios finais so necessrios gastos nas compras de componentes para a produo dos mesmos. Tais gastos reflectem entre 50 a 80% do total das receitas brutas. Como tal, evidenciam-se grandes impactos nos lucros quando so gerados pequenos ganhos devidos a uma melhoria na produtividade. Por este e outros factores, como a reestruturao tecnolgica das empresas, torna-se cada vez mais importante a actualizao da informao e o dinamismo por parte das pessoas que trabalham nesta rea. Os departamentos de compras tm como principais responsabilidades a escolha de fornecedores adequados e a negociao de preos. legtimo afirmar que so necessrios contributos de outros departamentos tanto para a pesquisa e avaliao de fornecedores como para a negociao de preos. Segundo a observao anterior, e num sentido amplo, induz-se tambm que comprar uma responsabilidade de todos.

O ciclo de compras
O processo de aquisio de materiais, sejam eles de qualquer tipo, definido pelo ciclo representado na Figura 1:

Figura 1 : Ciclo de Compras

O acto de comprar deriva de uma tomada de deciso baseada na observao de certos factores. Estes podem ser orientados em 3 categorias de exigncias: Quantidade A evoluo dos mercados a condio que determina a quantidade a adquirir, sendo que esta sugere de forma preponderante a maneira de como o produto ser utilizado. O custo de produo ento fortemente influenciado pela quantidade adquirida.

Preo
As exigncias de preo tm por base o estudo do produto perante os desenvolvimentos de mercado e o seu valor econmico. Funcional A exigncia funcional a categoria mais importante por ser aquela que regula as outras exigncias. No que diz respeito ao produto, a alienao da sua forma com o seu desempenho revela dificuldades para uma prospeco de sucesso, isto, porque o mesmo passar pela satisfao a nveis estticos ou prticos por parte do cliente. Destaca-se ainda a interligao existente entre a funcionalidade e a qualidade para que o produto tenha xito no mercado. Com vista obteno de qualidade, o planeamento surge como principal factor por tratar do projecto, produo e utilizao do produto. Posto isto, o produto ento avaliado qualitativamente pelo consumidor final. Seleco de fornecedores Actualmente, as empresas necessitam cada vez mais de desenvolver produtos com qualidade e capazes de concorrer no mercado. Para que tal seja possvel, so necessrios bons fornecedores com capacidade de garantirem materiais de qualidade, bons prazos de entrega e preos acessveis. Para o discernimento da melhor opo a tomar, os departamentos de compras analisam os fornecedores utilizando critrios de baixo custo e qualidade. O fornecimento empresa pode ser caracterizado segundo trs fontes: Fonte nica O Fornecimento segundo fonte nica requer exclusividade, devido tipologia do produto ou a especificaes por parte do fornecedor. Fonte mltipla Tal como o nome indica, so utilizados mais do que um fornecedor, o que d azo a uma maior concorrncia entre si, desencadeando melhores preos e servios para as empresas. Fonte simples Este tipo de fornecimento requer planeamento por parte das empresas. Compactua-se com um fornecedor, escolhido entre vrios, com o intuito de um fornecimento por longo prazo. Escolha e seleco de fornecedores Tendo em considerao os dois critrios utilizados pelos departamentos de compras para a escolha de fornecedores,existe tambm a necessidade de se atentar suas estruturas e aos seus aspectos tcnicos de forma a que permitam o suporte necessrio para a realizao dos produtos propostos. Outros aspectos a ter em conta na escolha, so os servios ps-venda, relegando importncias para o seu sistema de suporte, e a localizao do fornecedor, que deve ser o mais prximo possvel do contratante para evitar falta de matria-prima ou produtos. Aps a escolha, procede-se seleco de fornecedores com base no enquadramento do produto. Para tal, pode ser utilizado um mtodo de classificao onde so atribudos pontos com ponderaes por cada caracterstica constante no controle de compras.

Negociao em compras
A negociao em compras um factor importante no que diz respeito, por exemplo, negociao de preos entre profissionais de vendas e o negociador da empresa. A negociao baseada nas teorias das decises, na comunicao e na sociologia. No desenvolvimento de um processo de negociao fundamental ter um domnio relativamente grande quanto ao que se negocia, uma vez que, a compra de milhares de produtos, com valores dos prprios, que est a ser discutida.

Para o desenvolvimento de polticas de negociao enquadradas com a importncia dos itens, a matriz de posicionamento de compras surge como apoio ao negociador na sua argumentao (Figura 2).

Figura 2 : Matriz de posicionamento em compras

Analisando a matriz da Figura 2, observa-se que os ganhos mais significativos dizem respeito aos itens agrupados nas categorias: lucro tctico; crtico estratgico. Os riscos relacionados com o fornecimento so elaborados mediante a seleco e escolha dos fornecedores mencionadas anteriormente. Outro factor a considerar refere-se relao existente entre a oferta e a procura. Para tal, torna-se necessria uma avaliao da procura de uma empresa relativa ao mercado total. Sendo assim, tambm importante uma anlise referente relao entre o fornecedor e a produo total do mercado. Um dos problemas inerentes a este processo prende-se com a hiptese da empresa em causa ter uma fraca participao nas vendas do fornecedor. Este factor condiciona o poder de argumentao na negociao. Como contrabalano poder surgir uma forte competio entre fornecedores para os mesmos itens.

Estoques
Para uma melhor compreenso sobre os estoques consideram-se dois factores: quanto maior for o estoque numa empresa maior a quantidade de capital imobilizado e nunca deve faltar produto para venda. Quando o objectivo das empresas passa por garantir o menor volume de estoque possvel, correm muitas vezes o risco de perder vendas por falta de produtos. Para mais, consoante o negcio em causa, salientam-se ainda a sazonalidade envolvida e o facto de que produtos diferentes possuem mdias de entrada e sada diferentes. Com o intuito de garantir o equilbrio nestes dois aspectos, as empresas devem ter a capacidade de reunir o mximo de informao possvel. Os histricos de vendas por produto e por ano so dois exemplos que se devem ter em considerao. Para a minimizao de estoques, deve-se ter ainda ponderao quanto aos prazos de entrega dos fornecedores, isto , quanto menores forem os prazos menores sero os estoques.

Controle de compras e estoque

Para a optimizao dos volumes de compras o planeamento de estoques surge como elemento essencial devido ligao que efectua com a produo e as vendas. Para o desenvolvimento desta actividade devem de se ter em conta os seguintes critrios:

Actualizar constantemente o custo de cada produto; Determinar os perodos de compra e dos tamanhos dos lotes de cada produto para cada fornecedor; Estabelecer o estoque de segurana, mnimo e mximo para cada produto; Planear constantemente as quantidades de estoque, baseadas em previses de vendas; Controlar a disponibilidade do estoque para eventuais faltas repentinas; Comparar o custo de cada produto com o custo de o colocar em estoque; Controlar o estoque fsico diariamente; Realizar inventrios peridicos com a finalidade de se compararem com os dados de controlo de estoque; Colocar o estoque num local estratgico; Identificar, ordenar e etiquetar os produtos; Codificar os produtos para uma consulta mais rpida; Actualizar os sistemas de informao para obter acessos e consultas rpidas de quantidades disponveis de cada produto em estoque.

Importncia do estoque de segurana

O estoque de segurana deriva de incertezas como atrasos de reabastecimento de estoques, rendimentos de produo abaixo das expectativas, desvios na previso de vendas, entre outros. O dimensionamento ideal para este tipo de estoque a componente mais difcil de obter. Por um lado, o excesso de estoque origina custos de manuteno, financeiros (capital imobilizado) e de armazenagem. E, por outro lado, o dfice de estoque origina perdas de vendas (devido a rupturas de estoque) e preterio de pedidos (backorders), que levam a um nvel de servio insatisfatrio para o cliente. Como tal, a principal questo relativa ao dimensionamento de estoques de segurana passa pela determinao do estoque mnimo, que ir garantir o nvel de servio ao cliente, pretendido pelas empresas. Os custos de manuteno de estoques ou de vendas perdidas so, normalmente, ignorados por no serem registados na contabilidade das empresas. recorrente a falta de informao, por parte das empresas, sobre os custos de excesso ou de falta de estoque num determinado perodo da operao. Para avaliar a situao de estoque necessrio uma anlise destes custos de maneira a que o seu desconhecimento no provoque outros custos desnecessrios. Outro factor a ter em conta para um correcto dimensionamento de estoque de segurana, a utilizao da meta de vendas para as empresas que a utilizam como previso da procura. A sobrevalorizao da meta, em relao procura real ou provvel, implica um acrscimo de estoque ao mnimo necessrio. Algumas empresas utilizam outro tipo de processos para a formao de estoque de segurana. A utilizao de uma percentagem da procura para o lead time um exemplo disso. Neste processo a empresa atribui, por exemplo, 50% da procura no lead time para a formao de estoque de segurana. Deste modo, se a empresa tiver uma expectao de venda de 100 unidades de um determinado produto durante o lead time, 50 unidades desse produto sero mantidas em estoque para eventuais variabilidades da expectativa inicial. Por vezes, o sector de compras de uma empresa solicita os produtos com um certo tempo de antecedncia devido a eventuais atrasos do(s) fornecedor(es) sem ter em considerao as estatsticas de atrasos dos mesmos. Este processo incorre num aumento desnecessrio do lead time de compra, aumentando tambm o tempo de capital em estoque. Com o intuito de se reunir o mximo de informao possvel para a definio de estoques, necessrio analisar todo o processo logstico desde a requisio de um pedido at ao atendimento ao cliente. Aps a anlise, torna-se possvel a definio de indicadores referentes s incertezas de todo o processo assim como a sua quantificao. Perante tal, de extrema importncia a elaborao de uma base de dados contendo sries histricas dos indicadores com informaes sobre o seu comportamento ao longo do tempo.

Dimensionamento de estoques de segurana

A disponibilidade do acesso a informaes referentes s incertezas torna possvel o dimensionamento do estoque mnimo desejado para o nvel de servio ao cliente. Este dimensionamento tem por base o clculo probabilstico referente, neste caso, a produtos em estoque que so necessrios num dado perodo. A curva da distribuio normal (Figura 3) uma das mais utilizadas neste tipo de clculos pelo facto de possibilitar a determinao da probabilidade de ocorrncia de um valor dentro de um certo intervalo, denominado por intervalo de confiana.

Figura 3 : Curva da distribuio normal

Sendo a curva da distribuio normal simtrica em relao sua mdia, dedutvel que possam existir probabilidades idnticas para uma necessidade maior ou menor que a esperada. esta a abordagem probabilstica que permite ento o clculo do estoque de segurana.

A formao do estoque de segurana com base no modelo clssico

O modelo clssico baseia-se no dimensionamento de estoque de segurana atravs da conjugao das variabilidades da procura e do [[lead time]]. Este modelo conhecido como modelo de ponto de pedido por ser aberta uma requisio de um pedido assim que o nvel de estoque fica abaixo de um determinado valor, designado por ponto de reposio. Durante o [[lead time]] a procura tem um valor esperado, calculado pelo produto entre o [[lead time]] mdio e a procura mdia por unidade de tempo. Assim, o estoque formado com base nas possveis variabilidades da procura durante o [[lead time]]. As Figuras 4 e 5 demonstram os efeitos de estoque de segurana mediante as duas incertezas.

Figura 4 : Estoque de segurana para varincias do lead time

Figura 5 : Estoque de segurana para varincias da procura

Os grficos das Figuras 4 e 5 demonstram o estoque mximo que vai diminuindo ao longo do tempo at ao ponto de reposio. neste ponto que a requisio do pedido feita. Perante as duas incertezas inerentes ao processo, sendo estas o nvel da procura e o lead time, o estoque de segurana determinado de acordo com dados histricos do nvel de servio ao cliente, das mdias, dos desvios padro da procura por unidade de tempo e do [[lead time]] de reposio.

A formao do estoque de segurana em ambientes de planeamento

Os ambientes de planeamento baseiam-se no clculo das necessidades de produtos atravs da previso da procura. As vantagens deste tipo de ambientes prendem-se pela incluso de variaes da procura previstas, como so o caso das sazonalidades, tendncias de crescimento, entre outros. Porm, as metodologias exigidas apresentam uma complexidade maior de analise para o correcto dimensionamento de estoques. Tomando como exemplo o MRP, por ser o sistema mais utilizado no planeamento de materiais, verifica -se uma base de clculo baseada na necessidade lquida de um determinado produto num determinado perodo. Desta maneira, o sistema faz uma anlise conjunta ao [[lead time]], previso da procura e ao estoque de segurana com a quantidade j requisitada, retirando o seu somatrio ao estoque inicial. Se o resultado for negativo, aberta uma requisio de pedido. O dimensionamento do estoque de segurana pode ser ento calculado de duas maneiras mediante o processo da empresa em causa. Tanto o dimensionamento baseado na variabilidade da procura no [[lead time]] quanto o baseado na variabilidade da necessidade lquida, possuem um estoque de segurana dinmico com flutuaes mediantes as variaes dos parmetros. Este tipo de estoque apresenta grandes vantagens em relao ao estoque fixo, como demonstrado na Figura 6.

Figura 6 : Estoque de segurana fixo Vs Estoque de segurana dinmico O conhecimento e medio das incertezas inerentes aos processos logsticos de uma empresa, ento o principal factor para um bom dimensionamento de estoques de segurana, garantindo assim o nvel de servio desejado ao menor custo total.

Desenvolvimento tecnolgico na rea de compras

As seces de compras das empresas esto em evoluo. A necessidade de ampliao foi devida competitividade do mercado perante volumes e valores negociados. Este impacto originou um maior destaque das reas de compras das empresas que, por sua vez, passaram a participar cada vez mais na gesto dos servios para os clientes. Partindo deste cenrio, ao invs de se verificarem aumentos dos lucros causados por aumentos dos preos dos produtos, a causa principal foi a reduo dos custos de aquisies. Assim, os departamentos de compras tm, nos te mpos correntes, uma capacidade estratgica e de realizao de objectivos globais nas empresas. As prioridades competitivas destes departamentos resumem-se s redues de custos, s entregas dentro dos prazos, qualidade de aquisies e ao desenvolvimento de planos de compras de acordo com a situao em que a empresa se encontra. Sabendo que a definio do preo dos produtos , hoje em dia, definida pelo mercado, os profissionais desta rea tm como principal objectivo comprar a baixo custo.

Partindo do potencial inerente a este departamento, nos sectores de estratgia e planeamento, surge uma nova abordagem de mercado onde as empresas tero que se adaptar para manter a competitividade. Nesta nova abordagem exigida uma integrao dos departamentos de compras com outros departamentos, e uma modificao nas tarefas tpicas dos profissionais das reas de compras, deixando o objectivo nico de compradores profissionais para serem analistas e negociadores, num negcio mais amplo. Como tal, estes mesmos profissionais passam a ser mais valorizados no mercado de trabalho.

Figura 7 : Evoluo da comunicao Esta evoluo profissional acompanhada por outra (Figura 7), ao nvel dos servios de comrcio electrnico, que capacita as empresas de melhores estratgias de compras, optimizaes de processos, fortalecimentos do relacionamento com os fornecedores e de redues de custos. Esta evoluo tem um impacto de tal maneira significativo ao nvel do mercado, que as empresas investem cada vez mais em solues conhecidas como SRM (Supplier Relationship Management), gesto do relacionamento com os fornecedores, promovendo desta forma a automao dos processos de compras. Com o aumento da procura na gesto do processo de compras, as empresas tendem a distribuir as responsabilidades para outros servios como o outsourcing. Este tipo de servio vantajoso porque permite uma maior disponibilidade de tempo s empresas para outro tipo de actividades. Contudo, a eficcia do processo de compras no depende apenas da automao. necessrio um controlo para a forma como o processo conduzido, passando assim a rea de compras a integrar o processo de logstica e a fazer parte da cadeia de abastecimentos.