MSExcel

CENTRO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL DOS TRABALHADORES
DE ESCRITÓRIO, COMÉRCIO, SERVIÇOS E NOVAS TECNOLOGIAS
Cálculos e Bases de
Dados com MS Excel
Parte II
Manual do Formando
Autor . 9^c^hAVkVgZYV
© citeforma 2008
Cálculos e Bases de
Dados com MS Excel
Parte II
Manual do Formando
Autor . 9^c^hAVkVgZYV
© citeforma 2008
Cálculos e Base de Dados com MS Excel - Parte II Manual do Formando
Editor
Citeforma – Centro de Formação Profissional dos Trabalhadores de Escritório, Comércio,
Serviços e Novas Tecnologias.
Avenida Marquês de Tomar, nº91 – 1069-181 LISBOA
Tel.: 217994560 / Fax: 217994566
geral@citeforma.pt
www.citeforma.pt
Título: Cálculos e Base de Dados com MS Excel - Parte II - Manual do Formando
Coordenador e Autor: Dinis Lavareda
Data: Maio de 2008
ISBN: 978-972-8172-40-4
Produção apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS),
co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu.
Índice
Cálculos e Base de Dados com MS Excel - Parte II

Referências de Célula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Trabalhar com dados - Ordenação. . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Tipos de referência de célula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Filtros automáticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Listas e Formatos Personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Trabalhar com dados (Filtros) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Formatos numéricos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . 15 Trabalhar com dados - Validação. . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Funções estatísticas, matemáticas e financeiras. . . . . . 19 Trabalhar com dados - SubTotais. . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Auditoria de fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Trabalhar com dados – Tabelas dinâmicas. . . . . . . . . . . 66
Definir grupo de folhas e Protecção. . . . . . . . . . . . . . . . 34 Trabalhar com dados – Gráficos dinâmicos. . . . . . . . . . 70
Protecções . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Criação de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Grupos de Folhas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Associação de macros a botões. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Ocultar/mostrar folhas, linhas e colunas e definir áreas de
Resumo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
impressão. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Ocultar/mostrar folhas, linhas e colunas. . . . . . . . . . . . . 40 Controlo de Auto-Aprendizagem . . . . . . . . . . . . . 81

Definir áreas de impressão. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 . Avaliadores de conhecimentos práticos. . . . . . . . . . . 82
Ferramentas de análise (Atingir objectivo) . . . . . . . . . . . 43 . Avaliadores de conhecimentos teóricos. . . . . . . . . . . 83
Ferramentas de análise (Solucionador). . . . . . . . . . . . . . 46 Soluções. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Ferramentas de análise (Cenários) . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Bibliografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3
Caracterização
Área profissional: Conteúdos temáticos

Informática na Óptica do Utilizador Referências de célula
Listas e formatos personalizados
Curso/saída profissional:
Funções estatísticas, matemáticas e financeiras
Cálculos e Base de dados com MS Excel - Parte II
Auditoria de fórmulas
Nivel de formação/qualificação: Definir grupos de folhas e Protecção
Entrada: Nível II Ocultar/mostrar folhas, linhas e colunas e definir áreas de
Saída: Nível III impressão
Componentes de formação Ferramentas de análise: Atingir objectivo, Solucionador,
Componente tecnológica Cenários

Trabalhar com dados:
Unidade de formação Ordenação, Filtros, Validação, Subtotais, Tabelas dinâmi-
Não aplicável cas, Gráficso dinâmicos
Macros
Duração da unidade de formação

Tempo aproximado: Mínimo: 35 min; Máximo: 1 hora.
4
Orientações Metodológicas de Utilização
Contextos de Divulgação
A divulgação deste recurso didático será da responsabilidade do Citeforma, o qual utilizará os diferentes canais de comu-
nicação e divulgação a que tem acesso, entre os quais a Dreamsolutions, sua parceira na implementação da plataforma
e-learning, com o objectivo final de atingir o maior número de possíveis interessados.
Sendo um centro de formação que actua também no mercado das Novas Tecnologias desde a sua fundação e reconhecido
como tal, possui uma extensa base de dados de alunos e potenciais alunos, aos quais divulgará e disponibilizará a informa-
ção através do seu site, newsletters, folhetos/brochuras ou outras formas achadas convenientes.
Esta divulgação insere-se num contexto de partilha de informação e visando a informação/formação de todos os interessa-
dos na temática desenvolvida.
Articulação com Sessões de Formação

Não sendo esta uma documentação inserida num contexto de b-learning ou mesmo de formação presencial, a mesma visa
apoiar a formação e-leaning desenvolvida pelo Citeforma na mesma temática. Assim, e no desenrrolar da autoaprendizagem
realizada pelo aluno via plataforma e-learning, pode o mesmo confirmar ou consolidar a sua aprendizagem recorrendo a este
suporte escrito, na qual poderá também efectuar anotações, programar e personalizar as suas sessões de formação.
Objectivo Geral
Através deste curso o aluno terá acesso a diversas explicações sobre a ferramenta em questão, capacitando-o assim com
as bases necessárias para a realização de um bom trabalho académico ou profissional. Ser-lhe-á facultada toda a informa-
ção respeitante ao MS Office Excel, numa utilização mais exigente e abordando a temática da aplicação de funções com-
plexas e gestão de bases de dados.
Actividades propostas e Avaliação

Em todos os cursos e no decorrer dos mesmos, são propostas actividades que permitem ao formando aplicar, treinar e
consolidar os conhecimentos que vão sendo adquiridos. Desta forma, poderá fazer uma auto-avaliação dos objectivos
propostos.
No final de cada curso, e com o objectivo de determinar o grau de aquisição de conhecimentos adquiridos e avaliação dos
mesmos, são colocados exercícios numa vertente teórica e prática.
Da resolução destes exercícios resultará uma avaliação que ditará o sucesso ou insucesso (aprovado/reprovado) no curso.
O peso de cada uma das componentes é: 40% para a componente teórica; 60% para a componente prática.
Salientar que a avaliação desta última (prática) implica que o formando faça:
a) download de um ou mais ficheiros que estão na plataforma, no diapositivo referente à avaliação prática;
b) gravar os referidos ficheiros localmente no seu computador;
c) de acordo com as indicações dadas nos enunciados (também em ficheiro para download), executar e gravar o
exercício;
d) após ter terminado o seu exercício deverá fazer um uplowad do ficheiro, para a plataforma;
e) a resposta será dada num prazo de 5 dias úteis;
f) a avaliação obtida será introduzida na plataforma que, em conjunto com a da componente teórica, ditará a avaliação
final.
Após este processo, ficará disponivel na plataforma, para download, a resolução do(s) exercício(s).
5
6
Cálculos e Base de Dados com MS Excel
Parte II
8
Referências de Célula
Tipos de referência de célula
Objectivos:
Explicar o que é e como usar os diferentes tipos de referência de célula (estilo de referência A1: o que é usado por
definição)
Desenvolvimento:
Conforme já foi referido, um dos pontos fortes da folha de cálculo Excel é a sua capacidade de cálculo. Para efec-
tuar cálculos são usadas fórmulas.
Também como já referido, uma fórmula pode conter várias opções: funções , referências, operadores e constantes.
Função: a função HOJE() devolve a data do dia corrente;
Referência: B5 devolve o valor na célula B5;
Constante: números ou valores de texto introduzidos directamente numa fórmula (no exemplo, o 5);
Operador: o operador + permite somar; o operador - , subtrai.
As referências, quando utilizadas, podem assumir vários estilos e tipos.
Estilos e tipos de Referências de célula

Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células numa folha de cálculo. Serve para indicar ao Micro-
soft Excel onde procurar os valores ou dados que pretende utilizar numa fórmula.
O estilo de referência predefinido  é o A1. Por predefinição o Excel utiliza o estilo de referência A1, que se refere
a colunas com letras (de A a XFD) e a linhas com números (de 1 até 1.048.576). Estas letras e números são denominados
cabeçalhos de linha e coluna. Para fazer referência a uma célula, deve introduzir a letra da coluna, seguida do número da
linha. Por exemplo, A35 refere-se à célula na intersecção da coluna A e da linha 35.
Fazer referência a: Usar:
A célula na coluna B e na linha 15 B15
O intervalo de células na coluna B e nas linhas de 1 a 20 B1:B20
O intervalo de células na linha 5 e nas colunas de A a B A5:B5
O intervalo de células nas colunas de A a E e nas linhas de 5 a 10 A5:E10
9
Referências absolutas, relativas e mistas
Referência relativa
Uma referência de célula relativa numa fórmula, como, por exemplo, A1, com base na posição relativa da célula
que contém a fórmula e da célula a que a referência se refere. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada,
a referência será alterada. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência
ajustar-se-á automaticamente. Por predefinição, as fórmulas novas utilizam referências relativas.
Exemplo:
Copiar ou preencher uma referência relativa da célula B2 para a célula B3, esta ajustar-se-á automaticamente de
=A1 para =A2.
Referência absoluta
Uma referência de célula absoluta numa fórmula, como por exemplo $A$1, faz sempre referência a uma célula
numa localização específica. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência absoluta permanecerá.
Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para baixo nas colunas, a referência absoluta não se ajustará.
Exemplo:
Copiar ou preencher uma referência absoluta da célula B2 para a célula B3, esta permanecerá nas duas células
=$A$1.
Referência mista
Uma referência mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha absoluta e uma coluna relativa.
Uma referência de coluna absoluta fica com o formato $A1, $B1 e assim sucessivamente. Uma referência de linha absoluta
fica com o formato A$1, B$1 e assim sucessivamente. Se a posição da célula que contém a fórmula for alterada, a referência
relativa será alterada e a referência absoluta permanecerá. Se copiar ou preencher a fórmula para o lado nas linhas e para
baixo nas colunas, a referência relativa ajustar-se-á automaticamente e a referência absoluta não se ajustará.
Exemplo:
Copiar ou preencher uma referência mista da célula A2 para B3, esta ajustar-se-á de =A$1 para =B$1.
10
Listas e Formatos Personalizados
Objectivos:
Definição e opções de listas
Desenvolvimento:
As listas são uma opção disponibilizada pelo MS Excel e que permite criar conjuntos lógicos de séries de dados. Ao
inserir um valor na célula este é identificado e automaticamente pode originar outros sem ser necessário a sua digitação.
A opção Listas é muito prática, pois permite poupar tempo e reduzir erros de digitação
Assim, existem vários tipos de listas
Listas numéricas
Para criar uma lista numérica insira o número que quer iniciar a sequência. Em seguida carregue na tecla CTRL do
seu teclado e ao mesmo tempo arraste o canto inferior direito da célula que contém o número até desejar que termine a sua
sequência.
Poderá também criar uma lista numérica com um intervalo (por exemplo de 10, 20, 30...). Para isso
insira o primeiro valor com que quer iniciar, e o numero seguinte já com o intervalo pretendido. Em
seguida, seleccione as duas células, e arraste para baixo, nos moldes anteriores mas sem a tecla
de CTRL.
Listas alfanuméricas
Uma lista alfanumérica é composta por uma parte de texto e outra numérica. Os números são incrementados à
medida que a lista aumenta. A localização anterior ou posterior dos números e letras é irrelevante, e apenas é assumido um
valor numérico por célula.
Para criar uma lista alfanumérica, insira um número e algum texto numa célula (por exemplo produto
3). Em seguida arraste o canto da célula com o rato.
11
Poderá, à semelhança das listas numéricas, criar uma lista alfanumérica com um intervalo. Para
isso insira numa célula texto e um numero e noutra abaixo o mesmo texto e com o número que
pretende colocar a seguir e que vai definir o intervalo (por exemplo produto 3 e produto 5). Selec-
cione ambas e, de seguida, arraste com o rato.
Listas de Data
É possível ainda criar listas automáticas com datas independentemente do seu formato (por exemplo 14/3/07, 14-
Mar, 14 de Março de 2007).
Assim, para criar uma lista de datas, insira uma data num formato reconhecido, e em seguida arraste o canto da
célula que pretende.
Poderá também criar uma lista de datas com intervalos temporais. Para isso insira a primeira data
numa célula e outra data, que vai definir a diferença, numa célula abaixo (por exemplo 26-Mar e 29-
Mar). Seleccione ambas as células e arraste.
Listas Personalizadas
Tem ainda ao seu dispor a possibilidade de criar as suas próprias listas.

12
Por exemplo, criar uma lista de trabalhadores da sua empresa que insere várias vezes em folhas de cálculo (exem-
plo - Maria, Paulo, Joana, Susana, Jorge).
Para criar uma lista personalizada, clique no Comando do Office (1), em seguida em Opções do Excel. (2)
Em seguida, na janela de Opções no campo Popular (1), clique no comando “Editar Listas Personalizadas”. (2)
13
O passo seguinte é inserir a lista na janela de Listas que irá aparecer. Para isso, insira no espaço “Entrada de listas”
(1), todos os elementos que pretende inserir separados por vírgulas. No exemplo, insira o nome dos seus trabalhadores
separados por vírgulas (Maria, Paulo, Joana, Susana, Jorge).
Por fim clique no comando Adicionar (2), para criar essa lista.
Poderá também importar uma lista já criada na sua folha de cálculo. Para isso, clique no comando de selecção de
células (3), seleccione as células que correspondem à sua lista e carregue em Importar. (4)
Para gerar esta lista, basta que escreva um dos nomes na folha de cálculo e arraste para obter os restantes, se-
guindo sempre os métodos que já vimos nos casos anteriores.
14
Formatos numéricos personalizados
Objectivos:
Definição e criação de formatos numéricos
Desenvolvimento:
O formato numérico personalizado é um tipo de formatação de célula definida por nós, com características pró-
prias, sem recorrer aos formatos pré-definidos do MS Excel.
Para criar um formato numérico personalizado vá à lista de formatos, que se encontra no separador Base e no
grupo Número.
Em seguida escolha a opção “Mais formatos numéricos” (1), que se encontra no fim da lista da caixa Formato do número.
15
Escolha a opção Personalizado (1) no campo Categoria e por fim, insira o código de formatação numérica que
pretende no campo Tipo (2).
Para criar um formato numérico personalizado é necessário inserir códigos.
Alguns deles são:
0 (zero)
O Zero define o número de dígitos à esquerda do ponto ou vírgula, podendo também definir as casas decimais à
direita do ponto
Por exemplo para o formato 0.00:
1- Formatação Geral
2- Formatação numérica 0.00
# (cardinal)
O símbolo cardinal vai definir o número de dígitos para cada lado da vírgula, mas com a particularidade de não
mostrar os zeros se não existir outro número na célula.
Por exemplo o formato numérico #.##0:
2- Formatação numérica #.##0
() (parênteses)
Os sinais de parênteses à volta do formato, vai colocar todos os números negativos entre parênteses, retirando o
sinal de negativo (-).
Por exemplo para o formato #,##0;(#,##0):
2- Formatação numérica #,##0;(#,##0)
16
Símbolos monetários ($, €, £, etc.)
Poderá criar formatos com símbolos monetários. Escreva-os na posição que entender dentro do formato. Para os
colocar no lado oposto da célula coloque o símbolo asterisco (*).
Por exemplo para o formato $#,##0_);($#,##0) ou _($* #,##0_);_($* (#,##0):
2- Formatação numérica $#,##0_);($#,##0)
3- Formatação numérica _($* #,##0_);_($* (#,##0)
[Cores] (vermelho, verde, etc.)
A inserção de cores poderá ser muito útil para diferenciar formatos. As cores devem ser inseridas entre parênteses
rectos ([ ])
Por exemplo para diferenciar números positivos (verdes) de números negativos (vermelhos), vamos aplicar [Ver-
de]#,##0_);[Vermelho](#,##0):
1. Formatação Geral
2. [Verde]#,##0_);[Vermelho](#,##0)
17
Actividade proposta: Actividade nº 1
Objectivo: Aplicar tipos de referência de células; criar listas; criar formatos numéricos personalizados
Tempo estimado de realização: Mínimo: 5 min; Máximo: 15 min
1- A
bra o livro “Actividade 1” e, nas várias folhas que o compõe (Folha 1 e 2), execute os pedidos que constam
nas mesmas.
18
Funções estatísticas, matemáticas e financeiras
Objectivos:
Utilizar cálculos e funções complexas
Desenvolvimento:
Como já falámos, o Excel permite-nos atribuir a determinadas células funções que as vão relacionar com constan-
tes ou com outras células.
Assim, vamos estudar outras funções um pouco mais complexas:
Se encadeado
A função encadeada baseia-se na inserção de funções dentro de outras funções. No caso da função Se, é colocar
Se dentro de outro Se.
Por exemplo, uma tabela com diferentes tipos de classificação de stocks:
Neste exemplo existem 3 tipos de stocks:
- Stock a renovar - Stock actual <5;

- Stock mínimo - Stock actual <10
- Stock regular - Stock actual >= 10
Assim para a vamos criar a função Se em B2 da seguinte forma:
1- Teste lógico, que define a formula para o qual a função é verdadeira.
2- Valor se Verdadeiro, que indica o valor para o qual é verdadeira.
3 - Valor se Falso, que vai conter um outro Se para definir os outros dois valores. Assim, para o Teste Lógico do
Stock actual ser menor que 10, o Valor se Verdadeiro é “Stock Mínimo” e o Valor se Falso é “Stock regular”.
19
Assim, concluímos que para mais que dois valores, o Se vais ser encadeado, ou seja, a parte da função “Valor se
falso”, vai sempre incluir mais outra função Se, para definir mais valores.
Dias 360
A função Dias360 permite-nos saber o número de dias entre duas datas.

Por exemplo, na tabela seguinte estão duas datas, e em frente tem uma célula com a função que nos dá o número
de dias que passaram entre essas duas datas:
Para criar esta função clique em Inserir Função, no separador Fórmulas, no grupo Livraria de funções.
Em seguida, seleccione no campo “Ou seleccione a categoria” (1) a opção “Data e Tempo”, e por fim seleccione a
opção “Dias360” (2) no campo “Seleccione uma função” e faça OK (3).
Na janela da função insira a célula que corresponde à data de início (1) e a célula que corresponde à data de fim
(2). Por fim faça OK (3).
20
PGTO
A função PGTO permite calcular o valor absoluto de rendas mensais de determinado crédito. Assim, esta está de-
pendente de 3 variáveis: a taxa de Juro Mensal, o Valor do Crédito e o Período de pagamento em meses.
Por exemplo para um crédito a um imóvel de 150,000.00€, a 25 anos (300 meses) com uma taxa de juro de 5.25%
anual (0.46% mensais).
Para criar esta função clique em Inserir Função, no separador Fórmulas, no grupo Biblioteca de funções.
Em seguida, seleccione no campo “Ou seleccione a categoria” a opção “Financeira” (1), e por fim seleccione a
opção “PGTO” (2) no campo “Seleccione uma função” e faça OK (3).
21
Na janela da função insira a célula que corresponde à taxa de Juro no campo “Taxa” (1), a célula que corresponde
ao Período de Pagamento no campo “Nper” (2) e o valor do crédito no campo “VA” (3) e por fim clique em OK (4).
Visto que o valor da renda mensal não deve ser negativo (valor absoluto), na barra de funções coloque a função
PGTO entre a função ABS ().
VF
A função VF, ao contrário da função PGTO, permite calcular Totais Absolutos de Investimento. Para esta função
as varáveis que se relacionam são: as Entregas de Investimento Mensais, o Período de Entrega Mensal, e a Taxa de Juro
Mensal.
Por exemplo, para um investimento com entregas mensais de 300 €, a 20 anos (240 meses) com uma taxa de Juro
de 3,70% anuais (0,31% Mensal).
22
Em seguida, seleccione no campo “Ou seleccione a categoria” (1) a opção “Financeira”, e por fim seleccione a
opção “VF” (2) no campo “Seleccione uma função” e faça OK (3).
Na janela da função insira a célula que corresponde à taxa de Juro no campo “Taxa” (1), a célula que corresponde
ao Período de Entrega no campo “Nper” (2) e o valor De Entrega Mensal no campo “PGTO” (3) e por fim clique em OK (4).
Visto que o valor da renda mensal não deve ser negativa (absoluto), na barra de funções coloque a função VF entre
a função ABS ().
Funções mais complexas:
PROC
A função PROC tem como principal função fazer buscas automáticas em bases de dados previamente criadas.
Assim, a função assume um valor de uma célula criada por nós e vai procurar em determinada coluna ou linha de uma base
de dados. Caso exista correspondência, poderemos obter qualquer valor que pretendamos e que pertença a esse elemento.
23
Por exemplo, temos uma determinada base de dados com vários funcionários identificados pelo seu número e o
seu nome.
Pretendemos que através de uma comparação dos números entre a base de dados e uma tabela com esses mes-
mos números nos devolva o Nome do funcionário.
A base de dados é a seguinte:
E pretendemos preencher a coluna Nome do Funcionário da seguinte tabela que corresponda ao número de fun-
cionário indicado:
Executar este tipo de função fica mais fácil de atribuirmos nomes aos conjuntos de células da tabela que servirá de
base de dados. Para o fazer deve seleccionar a tabela e executar as seguintes acções:
- Seleccione a tabela;
- No separador Fórmulas, grupo Nomes Definidos, escolha “Criar a partir da Selecção”;
24
- Escolha a opção Linha de Cima e confirme com OK.
Agora pode trabalhar a função.
Assim, para inserir a função nas células da coluna nome, escolha a célula que pretende e clique em Inserir Função,
no separador Fórmulas, no grupo Biblioteca de funções.
Em seguida, seleccione no campo “Ou seleccione a categoria” (1) a opção “Consulta e Referência”, e por fim se-
leccione a opção “PROC” (2) no campo “Seleccione uma função” e faça OK (3).
Na janela de selecção de argumentos, seleccione o argumento “valor proc, vector proc, vector result” (1) e clique
em OK (2)
25
Na janela da função, insira no campo “Valor_Proc” (1), a célula que pretende comparar na base de dados.
No campo “Vector_Proc” (2) digite o nome da coluna ou linha da base de dados que vai ser procurada uma célula
semelhante à digitada em cima.
No campo “Vector_Result” (3), defina qual a coluna ou linha da base de dados, da qual se irá buscar um valor caso
haja correspondência.
Por fim, faça OK (4).
O resultado da tabela final será este:
Contar.se
A função Contar.se é uma função condicional, ou seja, a contagem de valores numéricos está dependente de critérios.
Por exemplo, de uma lista de alguns números, pretendemos saber quantos são maiores que 115.
26
Em seguida, seleccione no campo “Ou seleccione a categoria” (1) a opção “Estatística”, e por fim seleccione a
opção “CONTAR.SE” (2) no campo “Seleccione uma função” e faça OK (3).
Na janela da função insira a lista de células que quer contar no campo “Intervalo” (1), e escreva a condição no
campo “Critérios” (2) (no exemplo “>115”). Por fim clique em OK (3).
27
Somar.se
A função Somar.se, também é uma função condicional, ou seja apenas executa a soma a células que sejam aceites
por uma condição imposta.
Por exemplo, de uma lista de alguns números, pretendemos somar apenas os que são maiores que 115.
Para criar esta função clique em Inserir Função, no separador Fórmulas, no grupo Biblioteca de funções
Em seguida, seleccione no campo “Ou seleccione a categoria” (1) a opção “Matemática e Trigonometria”, e por fim
seleccione a opção “SOMAR.SE” (2) no campo “Seleccione uma função” e faça OK (3).
28
Na janela da função insira a lista de células que quer somar no campo “Intervalo” (1), e escreva a condição no
campo “Critérios” (2) (no exemplo “>115”). Por fim clique em OK (3).
29
Auditoria de fórmulas
Objectivos:
Aceder á informação sobre as fórmulas utilizadas
Desenvolvimento:
Existe um conjunto de ferramentas que nos permitem obter informações sobre as fórmulas usadas em cada folha
de cálculo.
Por exemplo, em determinada formula, é possível ver quais as células que estão dependentes, bem como se há
algum tipo de erro.
Assim, para aceder às ferramentas de auditoria disponíveis, vamos ao separador Fórmulas, no grupo
“Auditoria de fórmulas”.
1. Analisar precedentes, este comando vai traçar uma seta das células subjacentes à fórmula até à célula que
contém a fórmula. Para conseguir visualizar precedentes, a célula activa deve ser a da fórmula.
2. Analisar dependentes, este comando vai traçar uma seta entre as células das quais a fórmula depende até à
própria fórmula. Para conseguir visualizar as setas de dependência, a célula seleccionada deve ser as constantes, ou seja,
as que vão afectar as fórmulas.
30
3. Remover setas, este comando vai remover as setes de precedência e de dependência. Caso deseje apenas
remover um tipo de setas (precedência ou dependência), clique na seta ao lado do comando e seleccione a que pretende.
4. Mostrar fórmulas, este comando vai alterar o modo de visualização das células que contém fórmulas, ou seja,
ao invés de aparecer o valor do resultado da formula, aparece a estrutura da fórmula, bem como, as células subjacentes
destacadas.
5. Verificação de Erros, este comando vai permitir fazer uma busca de todos os erros de fórmulas, que a folha
contém.
Por exemplo, um erro na digitação das células subjacentes à fórmula. Ao fazer uma busca o MS Excel vai detectar
o erro e vai mostrar uma janela para a resolução do mesmo.
As opções de resolução de erro são:
1. Ajudar sobre este erro, esta opção vai abrir uma janela de ajuda do Microsoft Office Online;
2. Mostrar passos de cálculo, esta opção vai abrir uma janela que vai permitir partir a fórmula em partes, de maneira
a se perceber onde está o erro;
3. Ignorar erro;
4. Editar na Barra de fórmulas, que lhe vai permitir corrigir o erro na barra de fórmulas;
31
5. Anterior/ Seguinte, são botões que lhe vão possibilitar passar para o próximo erro, ou para o anterior;
6. Avaliar Fórmula, este comando vai permitir visualizar a fórmula, tanto na forma de resultado como na estrutura
da própria fórmula.
Para alterar o modo de visualização da fórmula (1), clique no comando “Avaliar” (2).
7. Janela de Monitorização, este comando vai abrir uma janela na qual se encontra uma tabela com os vários
parâmetros de propriedades das células (livro, folha, nome, célula, valor, fórmula).
Para adicionar células a esta tabela, clique no comando “Adicionar Monitorização” (1) e em seguida adicione as
células que pretende. Em seguida aparecerão todas as células seleccionadas na tabela abaixo (2). Caso queira retirar células
desta tabela, seleccione a célula que pretende e clique no comando “Eliminar Monitorização” (3).
32

Objectivo: Aplicação de fórmulas e funções
1- A
bra o livro “Actividade 2” e, nas várias folhas que o compõe (Folha 1 e 2), execute os pedidos que constam
nas mesmas.
33
Definir grupo de folhas e Protecção
Protecções
Objectivos:
Proteger o conteúdo e a estrutura de uma folha
Desenvolvimento:
Existem várias opções que nos permitem proteger tanto o conteúdo bem como a estrutura de uma folha.
Esta protecção poderá ser importante, pois nem sempre desejamos que o destinatário do Livro tenha acesso a
fazer alterações tanto na estrutura como no conteúdo do livro.
Protecção de folha
As células têm por defeito o atributo de protecção. No entanto, para que fique em uso, essa protecção tem de ser
activada.
Para activar a protecção clique no comando “Proteger folha” que se encontra no separador Rever, no grupo
Alterações.
Na janela de Protecção de Folha, poderá criar uma palavra passe (1) para a sua protecção, bem como seleccionar
as acções que os outros utilizadores mesmo com as células protegidas poderão fazer no campo “Deixar todos os utilizado-
res desta folha de cálculo:” (2). Por fim, para proteger o conteúdo da folha faça OK (3).
Como fazer?
Em primeiro lugar, deve seleccionar todas as células às quais pretende dar ou ter acesso.
34
Depois clique no comando Formatar, que está no separador Base no grupo Células.
Em seguida escolha a opção Formatar células (1).
Na janela de formatação de células, no Separador Protecção (2), desactive a opção Protegida (3). Por fim clique
em OK, para que a acção tenha efeito. (4)
Para finalizar, deve agora activar a protecção, como já foi visto anteriormente:
- Comando “Proteger folha” que se encontra no separador Rever, no grupo Alterações, escolhendo as opções
que entender.
Proteger folhas de cálculo
A protecção de folhas de cálculo permite a protecção de estrutura, mas não faz qualquer protecção de conteúdo.
Para proteger as Folhas, clique no comando Proteger Livro, que se encontra no separador Rever no grupo Alte-
rações.
Em seguida, clique na opção Proteger Estrutura e Janelas (1), e aparecerá um ecrã no qual poderá escolher onde
quer aplicar as protecções Estrutura e/ou Janelas (2). Poderá também inserir uma Palavra Passe na sua Protecção (3). Por
fim clique no comando OK (4).
35
A protecção de Estrutura inibe outros a utilizadores da movimentação, remoção ou adição de folhas de cálculo.
Caso a opção Janelas também fique activa, impossibilitará a outros utilizadores todas as opções de Janela (abrir, congelar,
etc.).
Proteger acesso ao Livro
A protecção de acesso ao livro é um nível de protecção que inibe a outros utilizadores o acesso ao livro, não lhes
sendo possível abrir o ficheiro.
A protecção de acesso ao livro faz-se quando se está a Guardar o livro.
Assim, clique no Botão do Office, e em seguida escolha a opção Guardar.
Na janela Guardar clique no comando Ferramentas (1), e seleccione a opção Opções Gerais (2).
Na janela de Opções Gerais, poderá criar dois tipos de Palavras-chave:
1 - Palavra-chave para abrir o livro; tem de confirmar a mesma após o OK.
2 - Palavra-chave para modificar o livro;
Poderá também escolher a opção “Recomendada só a Leitura” (3) , que permite a outros utilizadores verem o do-
cumento, mas não conseguiram fazer qualquer alteração sobre este.
Por fim clique em OK (4) .
Se tiver optado apenas pela hipótese (1), da próxima vez que tentar abrir o livro, terá de facultar a palavra passe.
36
Grupos de Folhas
Objectivos:
Aprender como poupar tempo fazendo alterações nos grupos de folhas
Desenvolvimento:
A opção Grupo de Folhas permite que o utilizador seleccione um conjunto de folhas de cálculo, e ao fazer alteração
em uma das folhas seleccionadas, essa alteração acontecerá nas outras, sobrepondo qualquer outro conteúdo das folhas.
Podemos tirar inúmeras vantagens desta ferramenta como a poupança de tempo, ou incremento de eficácia de
algumas acções. Por exemplo, na criação de cabeçalhos e rodapés comuns a várias folhas.
Mas, quando tiver a fazer alterações numa folha, lembre-se que está
também a fazer noutra e que poderá estar a eliminar informação que
lhe interessa.
Para criar grupos de folhas, use a tecla CTRL e o apontador do rato em simultâneo, clicando nos separadores (1)
que pretende que fiquem no grupo.
Para verificar se as folhas estão em grupo, veja na barra de títulos. À frente do nome do livro deve constar a ex-
pressão [Grupo].
Por exemplo, queremos colocar o mesmo cabeçalho e rodapé, em 3 folhas diferentes do mesmo livro.
Para isso, seleccione as folhas que pretende para o grupo (CTRL + botão esquerdo do rato), e em
seguida, numa das folhas, vá ao separador Inserir, no grupo Texto ao comando Cabeçalho e Rodapé.
Em seguida, preencha o cabeçalho e rodapé como no exemplo:
Cabeçalho:
Rodapé:
37
Verifique na Opção Pré-Visualizar, que as três folhas possuem o mesmo Cabeçalho e Rodapé.
Para anular a noção de grupo, terá apenas de clicar num dos separadores de uma das folhas que não pertença ao
grupo.
38

Objectivo: Cálculos: Trabalhar com grupos de folhas; ocultar e proteger informação
1- Abra o livro “Actividade 3” e, nas várias folhas que o compõe, execute os pedidos que constam nas mesmas.
39
Ocultar/mostrar folhas, linhas e colunas e definir áreas de impressão
Ocultar/mostrar folhas, linhas e colunas
Objectivos:
Acções de mostrar ou ocultar folhas, linhas e colunas
Desenvolvimento:
Por vezes, atendendo aos objectivos da folha de cálculo ou às necessidades do utilizador, há a necessidade de
esconder algumas partes, sejam elas folhas inteiras ou apenas partes destas, como linhas e ou colunas.
Para ocultar uma folha de cálculo: posicione-se na folha de cálculo a ocultar e no separador Base, grupo Células,
escolha o comando Formatar, Visibilidade, Ocultar e Mostrar e ai escolha Ocultar Folha.
Neste momento a folha está oculta.
Para voltar a ver essa folha, terá de percorrer o mesmo caminho e escolher a acção Mostrar Folha e identificar
qual pretende voltar a ver.
40
Para ocultar uma coluna ou linha: posicione-se na coluna ou linha a ocultar e no separador Base, grupo Células,
escolha o comando Formatar, Visibilidade, Ocultar e Mostrar e ai escolha Ocultar Linhas ou Ocultar Colunas.
Após esta acção a linha ou coluna está oculta.
Coluna G oculta Linha 11 oculta
Para voltar a ver essa coluna ou linha, terá de seleccionar a célula anterior e posterior às da coluna ou linha oculta,
percorrer o mesmo caminho usado para Ocultar e escolher a acção Mostrar Linhas ou Mostrar Colunas.
Para visualizar de novo a linha 11.
41
Definir áreas de impressão
Objectivos:
Definir áreas da folha de cálculo para impressão
Desenvolvimento:
Surge por vezes a necessidade de imprimir uma parte do todo que é a folha de cálculo. Neste casos, o caminho é
o de definir qual a área a ser impressa.
Deve-se iniciar por seleccionar a área pretendida e no separador Esquema de Página, grupo Configurar Página,
escolher o comando Área de Impressão, Definir área de impressão.
Se for dada a instrução para imprimir, apenas essa parte será impressa.
42
Ferramentas de análise (Atingir objectivo)
Objectivos:
Cálculo do valor duma determinada variável condicionada por uma fórmula
Desenvolvimento:
O comando Atingir Objectivo, é uma das ferramentas de análise do MS Excel, que permite calcular o valor de
determinada variável condicionada por uma fórmula, para conseguir alcançar determinado objectivo fixo.
Vejamos o seguinte exemplo:
Nesta base, está simulado um empréstimo de um imóvel no valor de 150.000.00€ a 25 anos com uma taxa de juro
de 5.50% anuais.
Para este empréstimo, calculamos que a nossa renda mensal seria de 921,13€.
Suponha que pretende pagar 700€ mensais optando por dar um valor de Valor de entrada. A opção Atingir Objectivo
vai ajudar a definir quanto necessitamos de entrada inicial para conseguir alcançar o objectivo dos 700€ mensais de renda.
Assim, para iniciar a opção Atingir Objectivo, clique no comando “Análise de Hipó-
teses”, que se encontra no separador Dados no grupo Ferramentas de dados.
Depois de seleccionar a opção Atingir Objectivo, aparecerá a seguinte Janela:
43
Nesta janela siga os seguintes passos:
1. Definir Célula, neste campo seleccione a célula que contém a fórmula do nosso objectivo (no exemplo a célula
com a função do valor da renda).
2. Para o valor, vamos digitar o valor que pretendemos definir como objectivo (no exemplo, os 700€ que podemos
pagar mensalmente)
3. Para a Selecção da Célula, neste campo vamos seleccionar a célula que contém a variável que se irá alterar (no
exemplo a entrada inicial).
Por fim faça OK (4).
A base de cálculos será alterada (1). O valor de entrada a ser pago será de 36.009.73€, caso queira atingir o ob-
jectivo.
Caso aceite a opção clique no botão OK (2), caso não concorde clique em Cancelar (3).
44

Objectivo: Trabalhar com diferentes ferramentas de análise de dados
45
Ferramentas de análise (Solucionador)
Objectivos:
Atribuir restrições às variáveis
Desenvolvimento:
A opção Solucionador é também uma ferramenta de análise. A sua função aproximasse à de Atingir Objectivo,
sendo no entanto mais elaborada, pois permite ter várias variáveis e atribuir restrições às mesmas.
Vamos, usar uma base de cálculo de simulação de empréstimo para adquirir um Computador Portátil.
Com os dados presentes, a renda a pagar será de 57.56€. Pretendemos atingir os 75.00€ de renda mensal, sabendo que:
- Não podemos ultrapassar os 700.00€ de entrada;
- O período de pagamento em anos terá sempre de ser superior a 2 anos e inferior a 3;
- A taxa de juro anual varia entre os 10% e os 11%.
Para usar a opção de Solucionador clique no comando Solucionador no separador Dados, no grupo Análise.
[Não tem esta opção? Então siga o procedimento: Ë Botão do Office - Opções do Excel – Suplementos - Suple-
mento Solver – OK]
Em seguida na janela Parâmetros do Solver, siga os seguintes passos:
46
- Seleccionar a célula que contém a fórmula, no campo Célula de Análise (1).
- Definir o valor a atingir no campo Valor de (2).
- Definir as células das variáveis que poderão ser alteradas com o Solucionador, no campo Por alteração de células (3).
- No campo Sujeito às restrições (4), clique no botão Adicionar e defina uma a uma as restrições (5). Caso as de-
seje alterar ou apagar seleccione os botões Alterar (6) ou Eliminar (7).
- Para executar a ferramenta clique em Solucionar (8).
47
Na base de cálculo aparecerá a solução fornecida pelo Solucionador, que poderá aceitar seleccionando a opção
Aceitar a solução do Solver (1), na janela Resultados do Solver.
Caso deseje recusar a solução e restaurar os valores originais da base de cálculo, seleccione a opção Repores
Valores Originais. (2).
Por fim clique em OK (3), independentemente da opção que escolheu.
48
Ferramentas de análise (Cenários)
Objectivos:
Criar diferentes possibilidades numa única base de dados de cálculo
Desenvolvimento:
A opção cenários tem como principal característica a possibilidade de criar diferentes possibilidades numa única
base de cálculo, podendo visualiza-las apenas por um clique.
Esta ferramenta permite-lhe também gerar relatórios finais com os diferentes cenários, sendo de fácil comparação.
Por exemplo, vamos supor que queremos comprar um portátil e pedimos simulações de empréstimo a três bancos,
sendo que cada um dará a sua proposta. A base de cálculo é a seguinte:
O valor do portátil é de 2.5000,00€, e pretendemos pagar em 3 anos.
A proposta dos bancos vai incidir sobre o valor de entrada, período pagamento e a taxa de juro.
Para criarmos estes cenários, vamos clicar no comando “Análise de Hipóteses”,

que se encontra no separador Dados no grupo Ferramentas de Dados.
Seleccione a opção Gestor de Cenários (1).
Na janela Gestor de Cenários, clique no botão Adicionar (1).
Na janela Gestor de Cenários, preencha os 3 campos:

49
1. Nome do cenário, no qual atribuirá um nome ao cenário criado.
2. Células Variáveis, na qual vai definir as variáveis (células) deste cenário. Para seleccionar mais que uma célula
carregue na tecla CTRL enquanto as indica com o rato.
3. Comentário, neste campo, de preenchimento facultativo, poderá inserir um comentário, com a informação que
desejar (ex. O responsável pela proposta de empréstimo).
Faça OK (4).
Digite os valores das variáveis (1), e faça OK (2).
Para criar mais cenários, clique no botão Adicionar e repita os procedimentos já identificados.
50
Introduza mais dois cenários:
Criados os três cenários, a janela de Gestor de Cenários será apresentada da seguinte forma:
Para visualizar a sua proposta na Base de cálculo, seleccione no cenário que pretende, e em seguida, clique no
botão Mostar (1).
Por exemplo, a proposta do Banco 1:
Como referido, a ferramenta cenário, permite também relatórios onde se pode comparar todas as propostas, bem
como determinar a mais vantajosa.
51
Para isso clique no botão Sumário (2). da Janela Gestor de Cenários
Na janela Sumário do cenário, seleccione a opção Sumário do cenário (1) e, no campo Células de Resultados (2),
seleccione as células que apresentam os resultados da base de cálculos. Por fim faça OK (3).
Será criada uma nova folha na qual consta o relatório com os valores definidos por cenário.
A coluna Valores Actuais (1) apresenta os valores que estavam na base do cenário, quando foi solicitado o relatório.
Este relatório poderá ser formatado da maneira que entender. Por exemplo:
52
Trabalhar com dados - Ordenação
Objectivos:
Ordenar e organizar informações
Desenvolvimento:
A ordenação de uma lista de dados é uma acção sempre importante para quem tem necessidade de ordenar e
organizar as suas informações de acordo com determinados critérios.
Para ordenar os seus dados, clique num dos comandos, que se encontram no Separador
Dados, no grupo Ordenar e Filtrar.
Por exemplo, numa tabela com alguns valores numéricos desordenados, em que as células estão formatadas com
diferentes cores, poderá aplicar os seguintes tipos de ordenação:
1. Ordenar de A a Z, que ordenará as células da Menor para a Maior;
2. Ordenar de Z a A que ordenará as células da Maior para a Menor;
3. Ordenar, que vai abrir uma janela na qual poderá definir os critérios de ordenação. (no exemplo 3 é feita uma
ordenação pela cor da célula).
53
Na janela de Ordenação poderá criar vários níveis de ordenação podendo-lhes dar prioridade:
1. Adicionar nível, cria um novo critério de ordenação.
2. Eliminar nível, permite apagar os critérios de ordenação já criados
3. Copiar Nível, criará no campo abaixo um novo nível igual ao que se encontra por cima.
4. Setas, permitem definir a prioridade dos critérios de ordenação que se encontram em vários níveis.
5. Coluna, define a coluna na qual a ordenação vai ser feita.
6. Ordenar em, na qual seleccionará o critério de organização que quer aplicar (Valor, Cor da célula, Cor da Fonte,
Ícone da célula).
7. Ordem, que permite dentro do critério escolhido definir algumas opções (por exemplo, ordem das cores).
8. Neste último campo poderá definir, dentro do critério que escolheu, a ordem das suas opções.
54
Filtros automáticos
Trabalhar com dados (Filtros)
Objectivos:
Saber utilizar filtros automáticos
Desenvolvimento:
O Excel também possibilita introduzir informação, em forma de lista e consultar esta informação. Os filtros permi-
tem organizar, filtrar e retirar um conjunto de informação das células seleccionadas.
Assim, para accionar o Filtro, posicione a célula activa junto aos dados que deseja filtrar, clicando depois no co-
mando “Filtro” que se encontra no separador Dados no grupo Ordenar e Filtrar.
Uma vez activo, irá surgir em cada campo um pequeno botão. Ao clicar neste botão aparecerá uma janela com
variadas opções:
55
1. Ordenar de A a Z, no caso de ser texto ou do Menor para o Maior no caso de serem números;
A partir da tabela, este é um exemplo de uma ordenação da variável Nome de A a Z:
2. Ordenar de Z a A no caso de ser texto ou do Maior para o Menor no caso de serem números;
3. Ordenar por cor, caso tenha definido uma cor para cada célula;
4. Filtros de texto ou numéricos, que contêm diferentes opções de filtragem:
Em caso de texto:
- É Igual a;
- É Diferente de;
- Começar com;
- Terminar com;
- Contém;
- Não contém;
A partir da tabela, exemplo de um filtro com a opção igual a “F”, na variável Sexo:
56
Caso a informação seja numérica:

- É Igual a;
- É Diferente de;
- Maior que/ Maior ou igual a
- Menor que /Menor ou igual a;
- Entre;
- 10 mais, que define os 10 maiores;
- Acima da média;
- Abaixo da média;
A partir da tabela, exemplo de um filtro com a opção Acima da média, aplicada à variável “Idade”:
Para anular o resultado de um filtro, deve optar sempre por escolher a opção Limpar Filtro ou activando Selec-
cionar Tudo).
57
Trabalhar com dados - Validação
Objectivos:
Definir quais os valores permitidos a utilizar
Desenvolvimento:
A opção de validação permite definir numa determinada área da folha de cálculo quais os valores que são permi-
tidos introduzir.
Estes valores poderão ser de variados tipos: numéricos, alfanuméricos, listas, datas, etc. Caso insira um valor fora
do formato definido, aparecerá uma mensagem de erro.
Para criar uma área de validação seleccione o conjunto de células que pretende e clique no botão Validação de
dados, no separador Dados, no grupo Ferramentas de Dados.
Na janela de Validação de Dados defina no campo Por (1) a que tipo de conteúdo pretende que as células fiquem
restringidas:
1. Qualquer valor, esta opção não restringe em termos de conteúdo as células seleccionadas.
58
2. Numero Todo, esta opção restringe o preenchimento das células apenas a números inteiros em intervalo que
definimos.
Para validar as células com esta opção, escolha-a em Por (1), e em seguida indique qual tipo de intervalo a aplicar,
seleccionando uma das opções do campo Dados (2), que são:
- Situa-se entre
- Não se situa entre
- É igual a
- É diferente de
- É maior que
- É menor que
- É maior ou igual a
- É menor ou igual a
Defina o intervalo: exemplo, um mínimo (3) e um máximo (4). Por fim, clique em OK (5).
3. Decimal, esta opção define o formato como decimal, ou seja, poderá inserir números não inteiros. A sua defini-
ção é semelhante à de Numero todo.
4. Lista, neste formato, poderá definir uma lista na qual os campos ficaram restringidos a esta.
59
Para validar como listas, seleccione a opção Lista (1). Para associar uma lista de opções, essa já deve existir e será
identificada no campo Origem (2).
O aspecto final: Nos campos validados, para cada célula estará um botão com a lista.
5. Data, restringe as células seleccionadas como data, podendo também restringir um intervalo.
Janelas de mensagem para as validações
Estas acções são facultativas. No entanto, se pretender acrescentar às suas regas de validação, devem ser defini-
das durante a definição das mesmas.
60
Poderá colocar uma pequena mensagem ao lado da sua lista, com a indicação de que tipo de valores deverá
colocar. Para isso seleccione o separador Mensagem de entrada (1). Deverá colocar um titulo (2) para essa caixa, e uma
mensagem no campo I Mensagem de entrada (3).
Por exemplo, a caixa poderá ficar com o seguinte aspecto:
Poderá também definir o tipo e a mensagem de erro que aparecerá caso não se insira o valor correcto.
Para isso seleccione o separador Aviso de Erro (1).
Nesta janela, poderá definir a imagem que a janela de vai ter, no campo Estilo (2), podendo escolher entre Para,
Avisos ou Informações.
Deverá também definir o título (3) da janela, bem como a mensagem que aparecerá, que deverá preencher no
campo Mensagem de Erro. (4)
61
62
O aspecto da mensagem poderá ser por exemplo:

Trabalhar com dados - SubTotais
Objectivos:
Gerir dados
Desenvolvimento:
A ferramenta de subtotais, é uma ferramenta útil na gestão de dados, pois permite resumir os dados de listas por
níveis de destaque.
Esta ferramenta vai aplicar a um campo ou mais campos seleccionados resumos com totais e subtotais.
Para poder criar subtotais, o campo pelo qual quer aplicá-los deve estar previamente ordenado.
Vamos criar subtotais na seguinte lista, sendo que estes vão ser aplicados ao campo Estado. Para isso vamos
ordenar essa variável.
Depois de ordenada, vamos posicionar a célula activa na lista de dados e clicar no comando Sub-
total no separador Dados, no grupo Destaques.
63
Na janela de subtotais, seleccione em primeiro lugar a variável que foi ordenada e que vamos aplicar Subtotais no
campo “Adicionar Subtotal a” (1).
Em seguida, no campo “Utilizar a função” (2), vamos seleccionar a função sobre a qual a base de dados vai ser
estudada.
Depois, seleccionaremos a coluna ou colunas, no campo “Adicionar Subtotal a” (3), sobre a qual a função vai ser
aplicada e que nos dará os totais e subtotais.
Por faça OK. (4)
Os layouts da tabela serão divididos em 3 níveis, que poderá modificar ao lado da barra numérica:
O nível 1, com o valor do Grande Total do campo que aplicamos os subtotais.
O nível 2, com os subtotais dos diferentes valores que o campo poderá assumir (por rubrica), bem como o Grande
Total do mesmo.
64
E o nível 3, que mostrará todos os elementos da base de dados, ordenados pelo campo seleccionado e com os
Subtotais e Grande Total do mesmo.
Através dos botões +/- (1) poderá abrir ou fechar os destaques que desejar.
65
Trabalhar com dados – Tabelas dinâmicas
Objectivos:
Criar tabelas dinâmicas
Desenvolvimento:
As tabelas dinâmicas são tabelas com características específicas: São interactivas e derivam de uma lista de
origem.
Assim, como exemplo, observe a seguinte tabela relativa a vendas por gestor de cliente de uma determinada
empresa.
Para construir uma Tabela dinâmica vamos clicar no comando Tabelas Dinâmicas, que
se encontra no separador Inserir, no grupo Tabelas.
66
Em seguida, aparecerá uma janela na qual vamos seleccionar a tabela de origem e o local da tabela dinâmica.
Para isso, vamos seleccionar a as células da tabela de origem, no campo “Escolha os dados que pretende anali-
sar”. Pode seleccionar uma tabela do próprio livro em “Seleccionar uma tabela ou intervalo”, ou seleccionar outros dados no
campo “Utilizar uma origem de dados externa”.
Em seguida, vamos seleccionar o local onde pretendemos colocar a tabela dinâmica no campo “Escolha onde
pretende colocar o relatório da tabela dinâmica”.
Poderemos seleccionar opção “Nova Folha de cálculo”, ou ”Folha de cálculo existente”. Depois, seleccione a célula
onde se vai iniciar a tabela dinâmica.
Irá surgir na folha de cálculo uma área onde poderá desenhar a sua tabela e, à direita dessa, uma janela com os
campos que poderá utilizar para esse efeito.
67
Terá de pegar nos campos pretendidos do lado direito e arrasta-los até à posição pretendida que ele ocupe.
Exemplo: campo Estado em Rótulos de Coluna; campo Cliente em Rótulo de linha e campo Valor em Valores.
Existe também um conjunto de ferramentas às quais poderá aceder e que se encontram em dois separadores adi-
cionais chamados Ferramentas de Tabela Dinâmica.
Os dois separadores são:
Opções
1. Tabela Dinâmica, neste grupo poderemos alterar o nome da tabela dinâmica, bem como aceder às opções da
tabela dinâmica;
2. Campo Activo, neste campo podemos aceder às opções do campo que está activo. Estas opções são as de
Subtotais e de filtros, bem como as opções de layout e de impressão;
3. Nestes dois comandos poderemos expandir ou minimizar os campos e os seus subtotais;
4. Agrupar, o comando Selecção do Grupo vai criar um grupo contendo as células seleccionadas. O comando
Desagrupar vai retirar o grupo anteriormente criado.
5. Ordenar, permite ordenar por ordem alfabética os campos da tabela dinâmica. Assim, ao carregar no botão “A-
Z”, os campos ficaram ordenados dos valores mais baixos para os mais altos. Caso clique no botão “Z-A” vai ficar ordenado
do mais alto para o mais pequeno.
6. Dados, este grupo divide-se em dois comandos: o comando “Actualizar” que actualizará os dados da tabela
dinâmica em relação à tabela de origem. O comando “Alterar Origem de Dados” vai permitir escolher os dados de origem
da tabela dinâmica.
7. Acções, divide-se em 3 comandos que indicam algumas acções possíveis:

68
- Limpar, que apagará os campos, a formatação e os filtros.
- Seleccionar, que permite seleccionar alguns elementos da tabela dinâmica (Etiquetas e Valores, Etiquetas ou
Valores) ou seleccionar toda a tabela dinâmica.
- Mover Tabela Dinâmica, que possibilita a movimentação da tabela dentro do mesmo Livro.
8. Fórmulas, permite criar e modificar campos e todos os elementos de cada campo;
9. Mostrar/Ocultar divide-se em 3 comandos que permitem definir os elementos que aparecem no esquema:
- O comando “Lista de Campos”, quando activo, a lista de campos aparece no lado direito do esquema.
- O comando “botões +/-”, quando activo, aparecem os sinais “+” e “-“ nos campos da tabela dinâmica, o que
facilita a sua exploração.
- O comando “Cabeçalhos de campos”, quando activo, leva a que apareça um botão que dispõe de inúmeras
ferramentas possíveis aos campos.
Estrutura
1. Esquema encontram se dois comandos relativos aos Totais Gerais e Subtotais:
- O comando “Subtotais” tem 3 opções: Não mostrar Subtotais, Mostrar todos os Subtotais no Fim do Grupo,
Mostrar todos os Subtotais no Inicio do Grupo.
- O comando “Grandes Totais” tem 4 opções: Desactivado para Colunas e Linhas, Activado para Colunas e Li-
nhas, Activado apenas para Colunas e Activado apenas para Linhas.
2. No grupo Esquema existem ainda outros dois comandos:
- Esquema do relatório, no qual definimos o tipo de relatório que pretendemos, ou seja, se queremos uma tabela
dinâmica compacta, uma tabela dinâmica de destaques ou uma tabela com uma forma tabular.
- Linhas em Branco, este comando permite-nos inserir ou remover linhas em branco entre os diferentes campos.
3. Opções de estilo de Tabelas dinâmicas, existem 4 opções:
- Cabeçalhos de linha, que quando activo, destaca os campos que são linhas na tabela de origem.
- Cabeçalhos da coluna, que quando activo, destaca os campos que são colunas na tabela de origem.
- Linhas Listadas, que quando activa, diferencia as linhas da tabela dinâmica intercalando duas cores.
- Colunas Listadas, que quando activa, diferencia as colunas da tabela dinâmica intercalando duas cores.
4. No grupo “Estilo das Tabela Dinâmica”, podemos escolher um estilo previamente criado.
69
Trabalhar com dados – Gráficos dinâmicos
Objectivos:
Criar gráficos dinâmicos
Desenvolvimento:
Os gráficos dinâmicos, são como as tabelas dinâmicas, objectos interactivos, pois alteram-se consoante uma ta-
bela com dados se vai modificando.
Assim, usando o mesmo exemplo das vendas por gestor de uma empresa:
Para inserir, um gráfico dinâmico relativo a este exemplo clique na seta (1) abaixo do bo-
tão Inserir Tabela Dinâmica, no separador Inserir, no grupo tabelas. Em seguida seleccione a opção
Gráfico Dinâmico (2).
70
Em seguida na janela de criação de tabela dinâmica, seleccione as células da tabela no campo “Seleccionar uma
tabela ou intervalo” (1) e coloque a tabela e o gráfico numa nova folha, seleccionando a opção “Nova Folha” (2).
Por clique em OK (3).
O ecrã que aparecerá será este, com um espaço para uma tabela dinâmica associada ao gráfico (1) e um espaço
para o próprio gráfico (2).
Para introduzir os seus campos tanto na tabela dinâmica como no gráfico, seleccione os campos na Lista de Cam-
pos de tabela dinâmica (3).
71
Depois de criada, tem ao seu dispor um conjunto de opções tanto da tabela dinâmica, bem como de gráficos.
As opções de tabela dinâmica são semelhantes às que já falámos. Nas opções de gráficos dinâmicos foi acrescen-
tado um novo separador, chamado Analisar.
1 - Campo activo, este campo poderemos alterar o nome do campo que está activo de momento;
2 - Expandir/Fechar campo inteiro, permite expandir e fechar todo o campo activo.
3- Actualizar, permite refrescar tanto a tabela como o gráfico.
4- Alterar Origem de dados, através do qual poderá alterar o local onde os dados são lidos.
5 - Lista de campos, quando uma ou as duas opções estão activas, é possível visualizar no ambiente do Programa
as janelas de Lista de Campos.
72

Objectivo: Trabalhar diferentes ferramentas de ordenação, filtragem e apresentação de dados
73
Criação de macros
Objectivos:
Criar macros
Desenvolvimento:
Uma macro é um conjunto de comandos que visa simplificar a execução de tarefas.
Por das vezes existem tarefas que fazemos de forma rotineira e cuja execução implica sempre o mesmo conjunto
de passos. Podemos automatizar este tipo de acção através da criação de uma Macro.
A criação de Macros pode ser feita através de gravação e consiste na memorização por parte do software de todas
as acções que fazemos, em determinado tempo de gravação que definimos.
Como exemplo, pretendemos fazer uma macro com as seguintes características:
Criação de cabeçalho e rodapé:

Cabeçalho (Texto - Gestão e Consultoria, 2007)
Rodapé (Texto - [Data], [nº de página])
Tipo de Letra Colibri, 12, Negrito, Centrado
Para gravarmos, vamos seleccionar, no separador Programador no grupo Código, o comando Gravar Macro (1).
Em seguida, preencha os seguintes campos, todos estes de preenchimento facultativo:
1 - Nome da macro, neste campo poderá dar um nome à macro;
2- Tecla de atalho, neste campo poderá definir uma tecla de atalho, para acesso rápido à macro;
3 - Gravar macro em, de uma lista poderá escolher onde quer que a macro fique guardada;
4 - Descrição, neste campo poderá fazer uma pequena descrição da macro;
Para criar a macro, clique em OK (5).
A partir desse momento, a macro está a ser gravada, e todas as acções que fizer serão gravadas. As acções, dadas
pelo exemplo são:
74
- Inserir cabeçalho
- Formatar o cabeçalho
- Inserir Rodapé
- Formatar Rodapé
Depois de fazermos todas estas acções, vamos parar a gravação no comando

Terminar Gravação (1) que se encontra no separador Programador no grupo Código.
Agora poderá usar a macro no momento que quiser. Para executar seleccione uma nova folha e seleccione a célula
A1. Em seguida clique no comando Macro, no separador Programador no grupo Código.
Na janela de Macro, seleccione a macro que pretende executar, e clique no botão Executar (1). Depois de executar,
a folha ficará idêntica à gravada anteriormente.
Poderá aceder a opções de Segurança de macros, que definirão o tipo de macros que poderão ser executadas.
Para a ceder às opções de segurança clique no botão

Segurança de macros. (1).
75
Vai ter ao seu dispor um conjunto de opções da qual deverá seleccionar uma:
1 – Desactivar todas as macros sem notificação
2 - Desactivar todas as macros com notificação
3 - Desactivar todas as macros, excepto as assinadas digitalmente.
4 – Activar todas as macros (não recomendado; poderá ser executado um código potencialmente perigoso).
76
Associação de macros a botões
Objectivos:
Associar macros a botões
Desenvolvimento:
Depois de criar macros, poderá criar botões de acesso rápido associados a estas, que poderá colocar na sua barra
de ferramentas de acesso rápido.
Para associar um botão à macro anteriormente criada, a que personaliza cabeçalhos e rodapés:
Clique na seta da barra de ferramentas de acesso rápido (1) e seleccione a opção “Mais comandos” (2).
77
Na janela de opções, grupo Personalizar, seleccione a opção Macros, da lista “Escolher comandos de” (1).
Das opções que surgem abaixo, escolha a Macro (2) que pretende associar ao botão, e clique em Adicionar (3).
Poderá escolher outro ícone para simbolizar a sua macro, seleccionando-o (4) na janela de botões. Para isso clique
no botão Modificar (5), escolhendo o ícone que pretender.
Por fim clique em OK na janela de Opções do Excel (6).
78
Depois da macro criada e de esta ter um botão associado (1), sempre que necessitar poderá recorrer a este coman-
do para criar um cabeçalho e rodapé automaticamente através de um simples e rápido clique.
79
Resumo:
Através de ferramentas de folhas de cálculo mais elaboradas, de funções e cálculos mais complexos, de tabelas e gráfi-
cos interactivos poderá desenvolver um trabalho mais eficaz e automatizado, aumentando a sua produtividade.
Com o finalizar deste curso o aluno deverá ser capaz de atingir todos os objectivos referidos:
Criar listas numéricas, alfanuméricas e personalizadas
Criar formatos numéricos personalizados
Trabalhar com funções complexas
Fazer auditoria de fórmulas
Criar protecções a vários níveis
Trabalhar com grupos de folhas
Opção para atingir objectivo
Trabalhar com opções de Solucionador
Criar Cenários
Ordenar bases de dados
Validar folhas de cálculo
Formatar folhas de cálculo com Subtotais
Criar tabelas e gráficos dinâmicos
Criar e executar macros
Terá estabelecido também um imprescindível contacto com a ferramenta, permitindo a este, um bom desempenho a
nível profissional (em diversas áreas).
80
Controlo de Auto-Aprendizagem
Conforme já referido no inicio do curso, com o objectivo de determinar o grau de aquisição de conhecimentos adquiri-
dos e avaliação dos mesmos, são colocados exercícios numa vertente teórica e prática.
Da resolução destes exercícios resultará uma avaliação que ditará o sucesso ou insucesso (aprovado/reprovado) no
curso. O peso de cada uma das componentes é: 40% para a componente teórica; 60% para a componente prática.
Agora que irá resolver a componente prática, relembramos o que deve fazer:
a) download de um ou mais ficheiros que estão na plataforma, no diapositivo referente à avaliação prática;
b) gravar os referidos ficheiros localmente no seu computador;
c) de acordo com as indicações dadas nos enunciados (também em ficheiro para download), executar e gravar o
exercício;
d) após ter terminado o seu exercício deverá fazer um uplowad do ficheiro, para a plataforma;
e) a resposta será dada num prazo de 5 dias úteis;
f) a avaliação obtida será introduzida na plataforma que, em conjunto com a da componente teórica, ditará a
avaliação final.
Após este processo, ficará disponivel na plataforma, para download, a resolução do(s) exercício(s).
81
Avaliadores de conhecimentos práticos
Aspectos importantes para que o exercício seja executado:
1. Deve ter apenas um livro aberto.
2. Deve ver SEMPRE o livro resolvido como o objectivo a atingir; mantenha-o em mente e consulte-o várias vezes de forma
a perceber o que tem de fazer, que acções executar colocar, que aspecto se pretende.
3. Os objectivos estão atingidos quando o documento produzido por si está próximo ou igual ao pretendido, seguindo para
isso as técnicas abordadas no manual.
Exercício nº 1
Objectivo: Elaborar um livro com várias folhas de cálculo, aplicando tipos de referencias de célula e usando técnicas de
cálculo e análise de dados.
Tempo estimado de realização: 30 min
Como fazer:
1- Abrir o livro “Exercicio 1 – aval”; neste livro a primeira folha contém o enunciado do exercício. Se possível, imprima-o.
Leia-o com atenção e siga as suas indicações.
2- Abrir o documento “Exercicio 1 – aval - resol”; este documento é a resolução. Verifique se o que fez está próximo à solu-
ção.
Exercício nº 2
Objectivo: Elaborar um livro com várias folhas de cálculo, usando técnicas de protecção e análise.
Tempo estimado de realização: 30 min
Como fazer:
1- Abrir o livro “Exercicio 2 – aval”; neste livro a primeira folha contém o enunciado do exercício. Se possível, imprima-o.
Leia-o com atenção e siga as suas indicações.
2- Abrir o documento “Exercicio 2 – aval - resol”; este documento é a resolução. Verifique se o que fez está próximo à solu-
ção.
82
Avaliadores de conhecimentos teóricos
1 Como produzir listas numéricas?
A Arrastar com o rato o canto da célula/células que queremos arrastar.
B Arrastar com o rato, ao mesmo que tempo que pressiona a tecla Ctrl.
C Fazer dois cliques sobre a célula.
2 A função PGTO permite calcular o número de dias entre duas datas.
A Verdadeiro
B Falso
3 A função Contar.se serve para calcular.
A O valor de uma soma
B A renda de determinado crédito
C O numero de elementos, obedecendo a determinadas restrições.
4 A opção Atingir Objectivo permite:
A Calcular determinado valor, atendendo ao cumprimento de determinado objectivo.
Fornecer a melhor solução em relação a uma base de cálculo, atendendo a

B
determinadas restrições.
C Gravar determinadas acções.
5 A criação de cenários permite no fim de inseridas as várias variáveis, criar uma

tabela com esses dados que permitirão comparar propostas.
A Verdadeiro
B Falso
83
6 Quando em determinadas células usamos as opções de validação, e inserirmos

posteriormente, valores que não estão de acordos o que acontece?
A Não acontece nada.
B Aparece uma mensagem de erro.
C A célula fica com uma cor diferente.
7 A ferramenta de Subtotais é útil para:
A Gráficos
B Bases de dados
C Macros
8 As tabelas dinâmicas são tabelas estáticas.
A Verdadeiro
B Falso
9 A criação de macros permite:
A Criar gráficos dinâmicos.
B Definir formatos de células
C Gravar acções que o utilizador cria durante o tempo de gravação, automatizando

processos.
10 Depois da criação de macros, poderá executa-las por associar à folha de cálculo:
A Gráficos
B Botões
C Tabelas
84
Soluções
1.B
2.B
3.C
4.A
5.A
6.B
7.B
8.B
9.C
10.B
85
Bibliografia
Microsoft Office Excel 2007 Step by Step (Step By Step (Microsoft))

Nº páginas: 432;
Editor: Microsoft Press; Edição Pap/Cdr (Janeiro 31, 2007);
Língua: Inglês;
ISBN-10: 073562304X;
ISBN-13: 978-0735623040.
The 2007 Microsoft Office System Step by Step (Paperback)

Nº páginas: 641;
Editor: Microsoft Press; Edição Pap/Cdr (Fevereiro 14, 2007);
Língua: Inglês;
ISBN-10: 0735622787;
ISBN-13: 978-0735622784.
Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out (Paperback)

Nº páginas: 704;
Editor: Microsoft Press; Edição Pap/Cdr (Março 7, 2007);
Língua: Inglês;
ISBN-10: 073562285X;
ISBN-13: 978-0735622852.
86
6kZc^YVBVgfjhYZIdbVg!c°.&
&%+."&-&A^hWdV
Telefone'&,..)*+%
Fax'&,..)*++
E-mail\ZgVa5X^iZ[dgbV#ei
www.citeforma.pt
© citeforma 2008

MSExcel

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MSExcel

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

CENTRO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL DOS TRABALHADORES

DE ESCRITÓRIO, COMÉRCIO, SERVIÇOS E NOVAS TECNOLOGIAS

Título: Cálculos e Base de Dados com MS Excel - Parte II - Manual do Formando

Coordenador e Autor: Dinis Lavareda

Data: Maio de 2008

Cálculos e Base de Dados com MS Excel - Parte II

Ocultar/mostrar folhas, linhas e colunas. . . . . . . . . . . . . 40 Controlo de Auto-Aprendizagem . . . . . . . . . . . . . 81

Ferramentas de análise (Atingir objectivo) . . . . . . . . . . . 43 . Avaliadores de conhecimentos teóricos. . . . . . . . . . . 83

Ferramentas de análise (Solucionador). . . . . . . . . . . . . . 46 Soluções. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Área profissional: Conteúdos temáticos

Componentes de formação Ferramentas de análise: Atingir objectivo, Solucionador,

Componente tecnológica Cenários

Duração da unidade de formação

Articulação com Sessões de Formação

Actividades propostas e Avaliação

Tipos de referência de célula

Função: a função HOJE() devolve a data do dia corrente;

Referência: B5 devolve o valor na célula B5;

Operador: o operador + permite somar; o operador - , subtrai.

As referências, quando utilizadas, podem assumir vários estilos e tipos.

Estilos e tipos de Referências de célula

Fazer referência a: Usar:

A célula na coluna B e na linha 15 B15

O intervalo de células na coluna B e nas linhas de 1 a 20 B1:B20

O intervalo de células na linha 5 e nas colunas de A a B A5:B5

O intervalo de células nas colunas de A a E e nas linhas de 5 a 10 A5:E10

Listas e Formatos Personalizados

Assim, existem vários tipos de listas

Tem ainda ao seu dispor a possibilidade de criar as suas próprias listas.

Formatos numéricos personalizados

Para criar um formato numérico personalizado é necessário inserir códigos.

Alguns deles são:

Por exemplo para o formato 0.00:

Por exemplo o formato numérico #.##0:

Por exemplo para o formato #,##0;(#,##0):

Símbolos monetários ($, €, £, etc.)

[Cores] (vermelho, verde, etc.)

Funções estatísticas, matemáticas e financeiras

Assim, vamos estudar outras funções um pouco mais complexas:

Por exemplo, uma tabela com diferentes tipos de classificação de stocks:

Neste exemplo existem 3 tipos de stocks:

- Stock a renovar - Stock actual <5;

Assim para a vamos criar a função Se em B2 da seguinte forma:

1- Teste lógico, que define a formula para o qual a função é verdadeira.

2- Valor se Verdadeiro, que indica o valor para o qual é verdadeira.

A função Dias360 permite-nos saber o número de dias entre duas datas.

Funções mais complexas:

A base de dados é a seguinte:

- No separador Fórmulas, grupo Nomes Definidos, escolha “Criar a partir da Selecção”;

- Escolha a opção Linha de Cima e confirme com OK.

Agora pode trabalhar a função.

Por fim, faça OK (4).

O resultado da tabela final será este:

As opções de resolução de erro são:

Actividade proposta: Actividade nº 2

Em seguida escolha a opção Formatar células (1).

Proteger folhas de cálculo

Proteger acesso ao Livro

A protecção de acesso ao livro faz-se quando se está a Guardar o livro.

Assim, clique no Botão do Office, e em seguida escolha a opção Guardar.

Na janela de Opções Gerais, poderá criar dois tipos de Palavras-chave:

1 - Palavra-chave para abrir o livro; tem de confirmar a mesma após o OK.

2 - Palavra-chave para modificar o livro;

Por fim clique em OK (4) .