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2023

MANUAL FICAI
ONLINE
Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso
Secretaria Adjunta de Gestão Regional - SAGR
Superintendência de Relacionamento Escolar - SURE
Coordenadoria de Gestão da Rede - CGREDE
Núcleo de Mediação Escolar - NME
 APRESENTAÇÃO
Em 2011, foi instituída em Mato Grosso o Termo de
Compromisso Institucional entre o Ministério Público – MT;
Secretaria de Estado de Educação (SEDUC) – MT; Conselhos
Tutelares; União Nacional dos Dirigentes Municipais da
Educação de Mato Grosso (UNDIME); União Nacional dos
Conselhos Municipais de Educação – MT (UNCEME);
Conselho Estadual de Educação (CEE) – MT; Conselho
Estadual do Direito da Criança e do Adolescente (CEDCA) –
MT, com o objetivo de reduzir a infrequência, violência
escolar e a judicialização.

Diante da necessidade de facilitar o processo da Busca

Ativa Escolar, bem como para realizar os encaminhamentos
da ficha, foi desenvolvido um sistema informatizado da
FICHA FICAI. O acompanhamento via web, por meio das
instituições envolvidas, aumenta a probabilidade do retorno
do estudante à escola. No mais, a Escola, o Conselho Tutelar
e o Ministério Público concentram esforços para controlar a
infrequência, indisciplina e infrações dos estudantes,
permitindo ao Poder Público, através dos dados obtidos com
a utilização da plataforma on-line, a elaboração e
reformulação de políticas públicas em prol da garantia do
direito ao acesso e permanência escolar.

A utilização dessa ferramenta facilita o fluxo de

informações de maneira a agilizar o retorno do estudante
infrequente, diminuindo a burocracia e possibilitando
diagnosticar os motivos que causaram
a infrequência escolar com o apoio de uma atuação
preventiva frente à situação de violência escolar, diminuindo
a judiscialização da indisciplina e, consequentemente, a
infração.
 Manual do Usuário
INTRODUÇÃO
1. A FICAI
A Ficha de Comunicação de Aluno Infrequente,
Indisciplinado e Infrator, conhecida como FICAI, foi
instituída em 2011 em Mato Grosso através do Termo
de compromisso Institucional firmado entre:

Ministério Público - MT;

SEDUC - Secretaria de Estado de Educação - MT;

Conselhos Tutelares - MT;

CEE – Conselho Estadual de Educação – MT;

UNDIME – União Nacional dos Dirigentes
Municipais da Educação de Mato Grosso;
UNCEME – União Nacional dos Conselhos
Municipais de Educação de Mato Grosso;
CEDCA – Conselho Estadual do Direito da Criança e
do Adolescente - MT

O objetivo da FICAI é de estabelecer o controle da

infrequência, indisciplina e infração de crianças e
adolescentes garantindo assim a permanência na
escola para que concluam o ensino básico.
 A FICAI ON-LINE é o formato eletrônico da ficha
física onde a Escola, o Conselho Tutelar e o Ministério
Público podem atuar articuladamente em ações de
busca ativa escolar para garantir o acesso e a
permanência escolar, permitindo ao Poder Público,
através dos dados obtidos a formulação de novas
políticas públicas no atendimento integral das
crianças e dos adolescentes e seus familiares, visando
mitigar à exclusão escolar.

2. A IMPORTÂNCIA DA FICAI ON-LINE

O manuseio dessa ferramenta contribui para
definição e reformulação de estratégias, bem como,
subsidiar o fluxo de informações, agilizando o retorno
do aluno infrequente, diminuindo a burocracia e
possibilitando diagnosticar os motivos da
infrequência e, nos casos de indisciplina, possibilita a
atuação preventiva diante das situações de violências
dentro do ambiente escolar, reduzindo o índice de
judicialização e, consequentemente, as infrações.
O sistema permite o cruzamento de dados entre os
órgãos envolvidos com o objetivo não só de garantir o
direito à educação, mas também de auxiliar na
aplicação de medidas protetivas em favor de crianças
e adolescentes que tiveram seus direitos
fundamentais ameaçados ou violados pelo Poder
Público, pela família, pela comunidade ou pela
sociedade em geral.
3. REQUISITOS PARA USO DO SISTEMA
Computador com acesso à Internet;

O navegador deve permitir a gravação de

Cookies;
O navegador deve permitir a execução de Java
Script;

Possuir uma conta de usuário e uma senha de

acesso.

4. COMO OBTER CONTA E SENHA DE ACESSO

O acesso à FICAI ON-LINE é através do CPF do

usuário.

O CPF é a melhor alternativa para o identificador de

conta de usuário ("login") no sistema,
independentemente de o usuário ser professor da
rede, conselheiro tutelar ou promotor de justiça,
todos terão acesso por meio do CPF.
 O CPF também confere ao login um caráter
pessoal. Caso haja a necessidade de que mais
usuários na escola, Conselho Tutelar ou Ministério
Público tenham acesso ao sistema, novos usuários
deverão ser criados e, em caso de substituição, os
antigos deverão ser inativado no sistema. O CPF
também é difícil de esquecer, sendo fácil de
recuperá-lo pelo próprio usuário, o que desonera o
suporte ao sistema com recuperação de login.

Importante frisar que tanto o CPF quanto os demais

dados cadastrais serão mantidos em completo
sigilo, não sendo repassados a terceiros sob
nenhuma hipótese.

Conforme a instituição conveniada, o acesso será fornecido

com o perfil necessário para a operação do sistema.

4.1 ESCOLAS ESTADUAIS

As escolas estaduais devem solicitar, para a
Diretoria Regional de Educação (DRE), a liberação
de acesso ao sistema para as pessoas que o
utilizarão, informando os dados pessoais para
cadastro.

Por padrão, a pessoa designada pela escola terá

acesso às funções da Rotina Escolar e consultas de
rotina.
4.2 CONSELHOS TUTELARES
Os conselheiros tutelares devem solicitar, para a
Diretoria Regional de Educação (DRE), a liberação de
acesso ao sistema informando o Conselho Tutelar
(município/microrregião), os dados pessoais para
cadastro do conselheiro tutelar.
Por padrão, a pessoa designada pelo conselho
tutelar terá acesso às funções de rotina do conselho
e às consultas de rotina.

4.3 MINISTÉRIO PÚBLICO

As Promotorias da Infância e da Juventude devem
solicitar para o Núcleo de Mediação Escolar – NME,
que coordena a FICAI, a liberação de acesso ao
sistema informando os dados pessoais para cadastro
do promotor e a promotoria de atuação.
Por padrão, a pessoa designada pela promotoria
terá acesso às funções da rotina da promotoria e às
consultas da rotina.

5. ACESSANDO O SISTEMA
Uma vez cadastrado no sistema e de posse da senha
inicial informada, o usuário poderá acessar o sistema
através de um navegador (Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, dentre outras).
 ACESSANDO O SITE

O endereço da página do sistema é:

ficai.seduc.mt.gov.br

Para logar no sistema da FICAI On-Line:

Informe o CPF e a senha pessoal;

Clique em Entrar.

Tela 1 - tela de login.

No primeiro login, é obrigatório trocar a senha

originalmente fornecida. Enquanto o usuário não
trocar a senha os menus do sistema estarão
indisponíveis.
 6. COMO TROCAR A SENHA DE ACESSO
Siga o seguinte passo a passo para a troca de senha:
Para redefinição da senha de acesso, acesse na parte alta
direita da tela clique em alterar senha.

Tela 2 - Menu utilitários.

Selecione o sub menu alteração de senha. A seguinte tela

será exibida.

Tela 3 - Troca de senha.

Preencha os campos:

CPF;

Nova senha.
 LEMBRETE:

Lembre-se que a senha é de uso pessoal e intransferível;

Evite o uso de senhas fáceis de serem descobertas

(nomes pessoais, nomes de animais de estimação, data
de nascimento, a palavra “senha”, o número do CPF ou
parte dele, etc);
É recomendável misturar letras e números na senha e
quanto maior a senha mais difícil de ser descoberta;

A senha pode ser alterada sempre que desejado;

O sistema não distingue maiúsculas de minúsculas;

Não utilize espaços na senha.

Clique no botão alterar senha

Sua senha será alterada conforme solicitado.

7. PERFIL ADMINISTRADOR

Tela 4 - Tela inicial do sistema.

A tela inicial do Perfil Gerenciador apresenta uma
barra com o nome do sistema e o menu de acesso a
cada aba.
O menu apresenta as tabelas do sistema, que serão
apresentadas nos itens Cadastros Básicos, Consulta
do Aluno, Consulta de Usuário e Início. Este menu é
acessível somente ao administrador do sistema.

8. VISÃO GERAL DO SISTEMA

Os menus Escola, Conselho Tutelar e Ministério Público
são de uso exclusivo destes órgãos, sendo desabilitados
para os demais usuários.
Cada perfil ao acessar o sistema, permite a troca de senha,
o que é descrito no item Alterar Senha.
Há também um menu com uma opção para Sair do
sistema.
SOBRE O SISTEMA
As escolas são responsáveis pela abertura da
FICAI. Enquanto ela não for encaminhada ao
Conselho Tutelar, somente a escola terá acesso para
alterar a FICAI não sendo visível pelo Conselho Tutelar.
Após o encaminhamento ao Conselho Tutelar, a
escola não terá acesso à FICAI, somente após o
Conselho Tutelar devolver para escola que poderá
consultar e informar o efetivo retorno do aluno. De
forma semelhante, após o encaminhamento da FICAI
ao Ministério Público pelo Conselho Tutelar, a escola
só terá acesso quando houver a devolutiva.
 Cabe destacar que, algumas informações inseridas
pelo Conselho Tutelar são sigilosas e não são acessíveis
pelas escolas. No momento em que uma escola pesquisa
se há FICAI para determinado aluno, o sistema verifica a
existência ou não e, se houver, apresenta o número da
FICAI, a escola que fez a abertura, a data de abertura e a
situação da ficha.
Se a FICAI não foi aberta pela própria escola, ela não
terá acesso aos demais dados da ficha. Só é possível
inserir uma nova FICAI para um aluno se o status da
ficha estiver encerrado.
O Conselho Tutelar visualizará as Fichas de seu
município ou sua microrregião que foram encaminhadas
pelas escolas. A Promotoria de Justiça poderá
acompanhar as fichas que foram encaminhadas que
fazem parte da sua comarca.

Um aluno pode ter várias FICAIs, mas somente uma

pode permanecer aberta no sistema no ano
corrente. Caso queira abrir uma FICAI para um
aluno e ele possua uma FICAI aberta por outra
escola, entre em contato com a escola, conselho
tutelar ou promotoria que esteja com a FICAI
anterior e peça para encerrá-la para que se possa
proceder a abertura de uma nova FICAI.

9. PROCEDIMENTOS DA ESCOLA
 9.1 CONSULTA DE ALUNO
Para verificar se o aluno está cadastrado no sistema FICAI ON-LINE siga os
seguintes passos:

Clique no menu Consulta de Aluno, que aparecerá a tela abaixo.

Tela 5- Menu Consulta de Aluno.

Abrirá a seguinte tela:

Informe o nome do aluno

Informe o CPF;

Selecione o status do aluno (ativo ou inativo);

Clique em Consultar.

Se não houver registro aparecerá a seguinte mensagem:

Aluno (a) não encontrado (a) em nossa base de dados, favor
realizar o cadastro.
Analise os resultados apresentados na tela, verificando se um
dos alunos apresentados é o desejado.

Para verificar se o aluno pesquisado tem uma Ficha FICAI

aberta:

Clique no menu Incluir ficha FICAI;

 Preencha a categoria da ficha;

Insira o nome do aluno;

Selecione o tipo de filiação;

Preencha o campo de filiação;

Insira a data de nascimento do aluno;

Clique em Incluir ficha FICAI.

Caso o aluno pesquisado possua uma outra ficha FICAI aberta, aparecerá a
seguinte tela:

9.2 ATUALIZAÇÃO DE DADOS DE ALUNO JÁ CADASTRADO

Se o aluno já existir, verifique se é necessário

atualizar seus dados. Se for, altere os dados do
aluno e clique em confirmar, como apresentado a
seguir.
Na tela atualizar consultar aluno, quando você clicar
em consultar aparecerá no rodapé três ícones;
Visualizar Aluno, Alterar Aluno e Excluir Aluno, isso
servirá para sua consulta quando for fazer a
atualização do mesmo.

Visualizar Aluno;

Alterar Aluno;

Excluir aluno.
 Atenção: certifique-se de que esteja alterando os dados do
aluno correto antes de clicar em confirmar.

9.3 INCLUSÃO DE ALUNO

Antes da inclusão de um aluno no sistema FICAI ON-

LINE, execute a Consulta de Aluno para verificar se
ele já está cadastrado. Caso ainda não esteja,
execute os passos a seguir:
a. Selecione o menu Consultar Aluno insira os dados e clique em
Incluir/importar aluno:

b. Após clicar em Incluir aparecerá a tela do cadastro do aluno:

Digite o número de matrícula e clique em IMPORTAR ALUNO

SIGEDUCA ou preencha as informações que foram solicitadas.

DIGITE O CÓDIGO DO
ALUNO PARA IMPORTAR
 ATUALIZE O ENDEREÇO E O CONTATO TELEFÔNICO.
APÓS CONFIRMAR, VOLTE PARA A TELA INICIAL,
CLICANDO EM:

c. Após realizar o cadastro do aluno, clique em Confirmar.

10. ABERTURA DA FICAI

A escola deverá abrir uma Ficha FICAI conforme

versa a Cláusula 1ª do Termo de Cooperação
Institucional firmado entre SEDUC-MT e Ministério
Público, nas seguintes situações:

Figura - Cláusula 1ª do Termo de Cooperação Institucional / 2011¹.

¹Termo de Cooperação Institucional / 2011

Antes de abrir a FICAI para um aluno verifique:

a. Se não há uma FICAI aberta para um aluno no ano corrente

O procedimento para verificar a existência de FICAI para um aluno. Caso já haja

uma FICAI, ela estará numa das seguintes situações:

Rascunho; Em andando no Conselho Tutelar;

Em andamento na Escola; Resolvido pelo Conselho Tutelar;

Em andamento no Ministério Público;

Resolvido pela Escola;

Cancelado pela Escola; Resolvido pelo Ministério Público.

 A FICAI é considerada encerrada quando estiver na situação Resolvido
pela Escola, Resolvido pelo Conselho Tutelar, Resolvido pelo Ministério
Público ou encerrada por outros motivos (falecimento, maioridade,
ajuizamento de ação, etc.).

Se houver FICAI aberta por outra escola no ano corrente, verifique o nome da
escola e entre em contato.
Se houver FICAI finalizada, abrir nova FICAI, mesmo que a anterior tenha sido
finalizada há poucos dias.
O identificador de um aluno na FICAI On-Line é o seu número de matrícula.

Verificado se o aluno está cadastrado no sistema e que não possui

FICAI aberta proceda à abertura, propriamente dita:

b. Selecione o sub menu Incluir Ficha FICAI;

c. Escolha a categoria da ficha (Indisciplina, Infração ou Infrequência);

 Informe o nome do aluno;

Tipo de filiação;

Filiação;

Data de nascimento;

Clique em Incluir Ficha FICAI.

PREENCHA OS DADOS DO ESTUDANTE, E EM SEGUIDA CLIQUE EM:

Após clicar em incluir, a ficha será aberta com a situação em

RASCUNHO, conforme a tela a seguir:

Selecionar o ícone tramitar

Selecione a opção em andamento na escola, conforme a tela

a seguir:

Clique em tramitar ficha.

Com a ficha em andamento na escola, será possível a

realização da Busca Ativa Escolar, possibilitando que a
escola esgote todos os recursos de contato e registrando
todas as informações e providências da unidade da escolar,
vejamos:
 Clicando em alterar FICAI, abrirá seguinte tela:

Todas as informações solicitadas deverão ser inseridas

no sistema para identificação dos procedimentos
adotados pela unidade escolar, bem como as causas
que motivaram a abertura de acordo com a categoria
selecionada.

Após o preenchimento selecione atualizar ficha

Selecione a opção motivos identificados para indisciplina,

infrequência ou infração, conforme tela a seguir:
 Aparecerá várias opções com caixa de seleção para
identificação do motivo/causa, conforme tela a seguir:

O profissional que está conduzindo o preenchimento estará

selecionando a opção conforme identificado no contato.
Nos casos que envolvem a categoria de infrequência, caso não tenha
identificado o motivo no primeiro contato, o profissional deverá
selecionar “não informado” devendo alterar essa informação após a
constatação.
Se tratando da ficha de infrequência o profissional deverá esgotar
todos os recursos cabíveis dentro do período de 10 dias, sendo
necessário inserir todas as providências na FICAI, selecionando o
ícone “inserir providências".

Após selecionado, abrirá o campo para inserção de novas providências, bem como,
as informações do profissional que estará preenchendo
11. CONSULTA E/OU ATUALIZAÇÃO DE UMA FICAI

Antes de encaminhar a FICAI para o Conselho Tutelar, é possível altera

dados constantes na ficha.

Para isso deve-se proceder como segue:

Click no menu Painel Gerencial parte superior da página da FICAI;

Click no sub menu PESQUISA AVANÇADA, lado esquerdo da página FICAI;

Preencha com os dados do aluno e clicar em CONSULTAR;

Abrirá a seguinte tela:

Na tela apresentada, aparecerá os ícones:

Visualizar histórico de trâmites da FICAI;

Visualizar histórico de providências;

Visualizar FICAI;

Incluir providências na ficha FICAI;

Imprimir ficha FICAI;

Prazo de atendimento da ficha FICAI.

 Visualizar histórico de trâmites da FICAI

Visualizar histórico de providências

Visualizar FICAI

Incluir novas providências na ficha FICAI

Alterar FICAI (ALTERE/ATUALIZE A FICHA FICAI)

Tramitar FICAI - DIRECIONAR PARA O CONSELHO TUTELAR,

PROMOTORIA OU PARA A PRÓPRIA ESCOLA.

(OBS: ENQUANTO A FICAI ESTIVER COM O CONSELHO TUTELAR OU A PROMOTORIA, A

ESCOLA NÃO TERÁ ACESSO)

Imprimir FICAI

Prazos

Indisciplina: 30 dias
Infrequência: 10 dias
Ato infracional: no mesmo dia do ocorrido.
INFREQUÊNCIA: A ESCOLA DEVERÁ INCLUIR 10 PROVIDÊNCIAS, ANTES
DE TRAMITAR PARA O CONSELHO TUTELAR. Ou seja, a escola deverá
esgotar todas as possibilidades de contato com o responsável em 10 dias.

INDISCIPLINA: A ESCOLA DEVERÁ ACOMPANHAR POR 30 DIAS O

ESTUDANTE, INCLUINDO TODAS AS AÇÕES PEDAGÓGICAS QUE
REALIZOU, CASO NÃO TENHA MUDANÇA NO COMPORTAMENTO,
PODERÁ TRAMITAR PARA O CONSELHO TUTELAR. A escola deverá
trabalhar a ficha por 30 dias, antes de tramitar para o Conselho Tutelar.

ATO INFRACIONAL: A UNIDADE ESCOLAR TRAMITARÁ A FICAI DIRETO

PARA A PROMOTORIA, NO MESMO DIA DO OCORRIDO.

Caso haja alguma alteração a fazer antes de tramitar, clique em

Alterar FICAI;

Alterar FICAI (ALTERE/ATUALIZE A FICHA FICAI)

Altere os dados desejados e clique em Atualizar Ficha.

Não é possível alterar os dados inseridos na FICAI pela escola depois

de tramitada

12. EXCLUSÃO DE UMA FICAI

O cancelamento de uma FICAI deve ser usado somente se ela foi aberta
por equívoco ou nos casos de falecimento, maioridade, ajuizamento de
ação. Não é possível cancelar a FICAI pela escola depois de ser tramitada
para outros órgãos. Neste caso, entre em contato com a instituição para
solicitar que seja tramitada para a unidade escolar.

Para cancelar uma FICAI siga os passos a seguir:

a. Selecione o menu Gerencial, sub menu Pesquisa Avançada;

b. Preencha os dados do aluno e clique em consultar;
 Após consultar o aluno, aparecerá a seguinte tela:

Clique em tramitar FICAI;

Confira os dados;

Em seguida, clique em cancelado pela escola;

 Clique em tramitar ficha

13. ENCAMINHAMENTO DA FICAI AO CONSELHO TUTELAR

Esgotadas as providências da escola, preenchido todos os campos

pertinentes ao Perfil Escola e passado o tempo previsto no Termo de
Cooperação Institucional, a escola encaminhará a FICAI ao Conselho
Tutelar, conforme versa o Parágrafo 6º do referido Termo.

Utilizando a FICAI On-Line, não é mais necessário o envio de cópia

física ao Conselho Tutelar e Ministério Público, pois eles podem
acessar a ficha diretamente no sistema.

Selecione no Perfil Escola, o menu Inclui FICAI, preencha os dados do

aluno e clique em consultar que abrirá a tela abaixo, com a opção
tramitar ficai:

No rodapé da tela apresentada, selecione EM ANDAMENTO NO CONSELHO

TUTELAR.
 Clique em Tramitar Ficha:

14. SUPORTE TÉCNICO

Caso tenha identificado erro ou inconsistência o profissional deverá

contatar o suporte técnico Help Desk pelo telefone: 0800-065-1717
ou E-mail: helpdesk@educacao.mt.gov.br