Microsoft Word - Trabalho GSI

INSTITUTO SUPERIOR DE SANTARÉM
ESCOLA SUPERIOR DE DESPORTO DE RIO MAIOR
GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES
DESPORTIVAS
Unidade Curricular: Gestão de Sistemas de Informação
Docente: Pedro Sobreiro
Trabalho a realizar:
Software de Gestão de PHC
Trabalho realizado por:
Hélder Pedro nº25125

David Amorim nº25050
Pedro Andrade nº25008
2º Ano Turma 9
Data de Entrega:
11/06/2007
---------------------------------Gestão das Organizações Desportivas----------------------------
Índice
Índice ................................................................................................................................ 2
Resumo do trabalho .......................................................................................................... 3
Apresentação das funcionalidades principais ................................................................... 4
Caracterização das tabelas principais (cliente fornecedores) ......................................... 18
Listagens (vendas) relatórios .......................................................................................... 21
Parametrização................................................................................................................ 22
Conclusão ....................................................................................................................... 23
Bibliografia ..................................................................................................................... 24
---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 2

Resumo do trabalho
O trabalho apresentado consiste na análise detalhada do software de
Gestão PHC.
Ao longo do trabalho iremos apresentar as suas funcionalidades principais,
caracterização das suas tabelas principais, listagens e relatórios bem como
a sua parametrização. Por último será elaborada uma conclusão do mesmo.
Procuramos deste modo dar a perceber a importância e relevância deste
software no dia a dia das empresas que o possam adquirir para deste modo
obterem um maior grau de funcionalidade e rendimento.

Apresentação das funcionalidades principais
O Módulo PHC Gestão é um programa que engloba três grandes áreas:
clientes e vendas, fornecedores e compras e por último a área da
tesouraria.
Na área de clientes e vendas esta aplicação apresenta finalidades ao nível:
● Documentos de facturação: ao emitir (integrada e
automaticamente) facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa ou
notas de crédito a aplicação da baixa dos produtos automaticamente
actualizando deste modo os stocks. Actualiza também as contas dos
clientes, nomeadamente o seu saldo, e as suas fichas.
Aqui é também possível alterar, consultar e eliminar toda a
documentação.
● A gestão de stocks é outra das funcionalidades principais deste
programa. Aqui é possível controlar as existências em armazém,
lançar entradas de artigos, emitir listagens dos produtos que dão
mais lucro à empresa, aqueles que são mais vendidos entre outros. A
gestão de stocks permite também controlar os produtos que estão
acima do stock máximo, aqueles que são precisos comprar e aqueles
que estarão em ruptura completa.

Outra das funções da gestão de stocks é lançar automaticamente, no
ficheiro de movimentos de stock, as quebras ou sobras dos produtos,
tudo isto aquando do inventário.
● A Gestão de clientes é uma ferramenta que permite arquivar e
controlar os dados básicos dos clientes ou seja, nome, idade, morada,
os saldos dos mesmos, os mais importantes. Permite também criar e
enviar mailings para todos os seus clientes e saber a rentabilidade
dos mesmos.
● A gestão de contas correntes permite gerir todos os movimentos a
débito e a crédito como cheques, recibos e facturas para permitir os
seus saldos. Tem ainda outras funcionalidades como listagem de
dívidas em aberto, o historial e o monitor de cobranças.
● Os Dossiers Internos são outra ferramenta disponível neste
programa. Aqui pode-se criar toda a quantidade necessária de
dossiers internos que a empresa necessite, para que deste modo
possa controlar áreas importantes como encomendas, consultas,
propostas ou ainda folhas de obra.
Cada dossier pode ter diferentes características (nome, campos,
como é processado, o que movimenta, etc), sendo que estas são
definidas pelo utilizador.
Este é um ponto muito importante deste programa uma vez que
permite utilizar este sistema para uma quantidade enorme de
actividades, como por exemplo gerir encomendas de fornecedores e
clientes. Toda a gestão das encomendas é feita automaticamente
dado ser possível facturar a partir de um dossier.

Mais valias
- Dossiers Internos Permite desenvolver uma base de dados para cada
cliente e para vários artigos
- Documentos de facturação Visa criar uma série de documentos de
facturação e definir tudo acerca de cada um permitindo possuir em ficheiro
orçamentos, facturas pró-formas e pedidos de facturação, entre outros.
- Impressão de Documentos de Facturação Define todas as componentes
que devem aparecer na impressão, como por exemplo os descontos, as
referências, etc.
- Actualização de Preços Permite escolher qual o preço, o método e o
arredondamento a utilizar, actualizando somente os artigos desejados.
- Recibos de adiantamento Inclui nas vendas os recibos de adiantamento
de modo a que sejam automaticamente abatidos nas mesmas.
- Controlo de Custos e Análise de Rentabilidade Permite ao utilizador
obter de imediato os custos e a respectiva rentabilidade das vendas. Esta
análise pode ser efectuada de várias formas: análise das vendas diárias,
emissão de um mapa com os produtos vendidos e respectivo lucro.
- Informação para o Gestor -PAINEL DE BORDO Este programa é útil
para o gestor, pois é dada informação sobre o total facturado e o lucro

bruto em termos mensais e acumulado, podendo este ser comparado com o
ano anterior.
- Vantagens da Integração Completa Este software permite uma gestão
rápida de informação, por exemplo a partir das várias fichas existentes
pode-se observar uma série de componentes. (quem fez propostas aos
artigos, quem já os vendeu, quem é que encomendou).
- Gestão de Comissões e Vendedores possibilita controlar os produtos
vendidos por vendedor conjuntamente com uma tabela de comissões.
- Emissão AUTOMÁTICA de Facturação é utilizado um sistema especial
para a emissão automática de facturação que pode ter várias formas de
aplicação. Pode ser utilizado para emitir de uma só vez todas as facturas já
emitidas, emitir os contratos que tenha registado, ou facturar as
encomendas.
- Encontro de contas Cliente/Fornecedor Se uma entidade for
igualmente cliente e fornecedor pode ser emitido um mapa com o encontro
de contas correntes ou emitir os respectivos pagamentos.
- Gestão de cheques em carteira ou outros títulos de tesouraria
possibilita gerir os cheques em carteira de modo a poder visualizar os
vencidos e ainda não depositados, com a possibilidade igualmente de poder
efectuar automaticamente o depósito.

- Análise de encomendas Pode ser obtida a qualquer momento uma lista
de encomendas de clientes que podem ser satisfeitas e das encomendas que
ainda se encontram em aberto.
- Promoções e Campanhas permite criar promoções para os seus produtos
definindo a data de início e de fim da promoção havendo ainda a
possibilidade da parametrização poder ser feita por tipo de cliente ou para
todos os clientes. O desconto pode ser de quantidade, desconto fixo,
redução de preço ou um preço fixo.
- Quantidade alternativa Para cada artigo existe a unidade de
acondicionamento principal e a unidade alternativa para que possa deste
modo registar as compras numa unidade e as vendas noutra unidade.
- Cativos Esta funcionalidade permite cativar stock a partir da emissão
de dossiers internos configurados para o efeito, em todo o tipo de artigos.
Permite saber de forma rápida qual a quantidade cativada.
- Pré-Cativos possibilita pré-cativar stock numa encomenda a fornecedor
para determinada encomenda de cliente através de dossiers internos.
- Tabela de Preços com Validade permite usar várias tabelas de preços
num ano, para os mesmos artigos, mas para intervalos de datas diferentes.
Deste modo, quando é mudada a data, o preço do artigo muda
automaticamente. Podem ser criadas tabelas de preços para diversos
clientes ou criar tabelas de preços para cada cliente.

- Integração OnLine através do módulo Contabilidade, é possível
efectuar a integração online de documentos de facturação, recibos de
clientes e recibos de adiantamento de clientes.

Relativamente aos fornecedores e compras, outra área do Módulo PHC
Gestão, é um conjunto de programas que pode ser utilizado isolado ou em
conjunto como outros programas, que tem como objectivo gerir toda a área
de compras e fornecedores, estando incluídas várias áreas, tais como:
fornecedores, com contas correntes; compras; pagamentos, normais ou
adiantados; e encomendas, consultas e outros dossiers internos.
Este módulo tem o ponto forte de ser prático, pois ao lançar o documento
(por exemplo uma factura de um fornecedor), é actualizado
automaticamente o volume de compras normal e a conta corrente do
fornecedor, o stock actual do artigo, e o volume de compras ao fornecedor.
• A Gestão de Fornecedores e Contas Correntes tem uma estrutura
semelhante à gestão de clientes e contas correntes, pelo que a única
diferença é ser uma ferramenta que permite arquivar e controlar os
dados básicos dos fornecedores.
• Os dossiers internos permitem recriar todos aqueles dossiers que a
empresa utiliza para controlar algumas áreas internas. Como nos
clientes, uma das características é consultar toda a informação sobre
os fornecedores (por exemplo as encomendas) através da ficha do
fornecedor. Dado que é possível facturar a partir de um dossier, toda
a gestão das encomendas é feita automaticamente. O utilizador
define por completo todas as características de cada dossier
escolhendo os campos a serem utilizados e os respectivos nomes, a
respectiva impressão e os movimentos.
Este sistema pode ainda ser utilizado para vários tipos de
actividades. Para além de poder ser possível facturar toda a gestão
das encomendas por um dossier, pode ser feita a gestão de

encomendas de fornecedores, e ainda ser utilizado como consultas a
fornecedores, pois pode ser controlado a partir de cada ficha de
artigo quais as consultas feitas a cada fornecedor e qual o melhor
preço.
Mais Valias
- Dossiers Internos permite criar uma base de dados de cada fornecedor
e dos vários artigos.
- Programa completo para Gestão de Compras através da criação dos
dossiers, este programa permite satisfazer todas as necessidades do
circuito de compras, assim como a sua aprovação para pagamento.
- Emissão de Encomenda a Fornecedores este programa actualiza
imediatamente a ficha dos artigos escolhidos, após ser escolhido o
fornecedor e ser emitida a respectiva encomenda, podendo ser
imediatamente copiada da respectiva consulta e corrigida se necessário.
- Recepção da Encomenda após a chegada da encomenda, é lançada uma
compra. Através do programa, é copiado automaticamente a respectiva
encomenda, onde será actualizada imediatamente a conta corrente do
fornecedor, as quantidades encomendadas e as quantidades em stock. É
muito útil pois o utilizador precisa apenas de digitar uma só vez a
informação desejada, dado que a partir daí o programa emite as outras
consultas copiando as referências anteriores, emitindo a encomenda a partir
da consulta, e lançando a compra a partir da encomenda

- Informação Completa sobre o Fornecedor devido à ficha do fornecedor
é possível ver todos os documentos de compras, os artigos comprados
(quanto custaram e quando), assim como todas as encomendas e consultas
efectuadas.
- Assistente de emissão de pagamentos permite, através de um critério
pré-definido, gerar automaticamente os pagamentos a efectuar.
- Vantagens da Integração Completa uma das maiores vantagens é a sua
gestão rápida de informação. Com este software, a partir da ficha do
artigo, é possível observar para quem é vendido, a quem foram feitas as
consultas, que preços foram fornecidos, entre outros. A partir da ficha do
fornecedor podem ser observadas rapidamente as encomendas que foram
feitas, as facturas emitidas e os respectivos dados.
- Emissão Automática de Encomendas a Fornecedores este programa
permite determinar o historial de cada artigo (quando foi encomendado,
etc) e determinar automaticamente qual a quantidade óptima a encomendar.
- Análise de encomendas permite obter, sempre que desejado, uma lista
das encomendas a fornecedores que se encontram em aberto.
- Sugestão de encomendas a fornecedores este programa tem como
função emitir uma sugestão de encomendas a fornecedores, analisando e
aprovando o que é comprado e a quem, antes de serem emitidas as
respectivas encomendas.

- Emissão automática de pagamentos a fornecedores pode ser emitido os
pagamentos, sendo desta forma esta área automatizada e sendo poupado
tempo administrativo aos utilizadores.
- Adiantamentos a Fornecedores neste programa consegue-se incluir os
adiantamentos nas compras, abatendo deste modo automaticamente ao total
da factura.
- Retenção de IRS pode ser feita através de Compras, Pagamentos ou
Adiantamentos a Fornecedores, sendo válida tanto para os fornecedores
nacionais como estrangeiros.
- Lançar compras em valor permite lançar uma diferença de preço ou um
desconto efectuado pelo fornecedor, influenciando apenas o preço de custo
médio ponderado (PCMP) do artigo.

A terceira e última área abordada no Módulo PHC Gestão é a Tesouraria,

que serve para controlar tudo o que envolva dinheiro, incluindo desde gestão
de tesouraria diária, gestão bancária e reconciliação de extractos, gestão
de previsões de tesouraria, e orçamentos de tesouraria e análise de desvios.
• A tesouraria real é a área onde são efectuados todos os movimentos
que envolvam dinheiro (cheques, recibos, pagamentos bancários). Com
a ajuda desta base de dados é possível apurar-se rapidamente saldos
de caixa e de bancos, as receitas e/ou despesas mensais, podendo
ainda registar os talões de deposito efectuados, bem como imprimi-
los. Além disso poderão ser obtidos mapas de análise a qualquer
momento, com recebimentos e pagamentos, divididos por
códigos/rubrica, bem como os saldos mensais e acumulados. Esta
análise pode ser imprimida, exportada para a folha de cálculo ou ainda
ser observada através de um gráfico para qualquer linha.
• A Gestão Bancária é usada para controlar os saldos e respectivos
movimentos das contas bancárias. Este programa tem a vantagem de
ser simples e de ser rigoroso na reconciliação com os extractos
bancários, pois assim assegura a exactidão dos saldos imediatamente.
• A área de Gestão de Previsões de Tesouraria é muito importante para
as Empresas pois encontra-se ligada à área de gestão diária de
tesouraria que permite apresentar automaticamente a evolução do
saldo previsível de tesouraria da empresa, baseando-se no saldo
actual de tesouraria e através do lançamento das várias despesas e
recitas previstas no futuro. Deste modo, facilita ás empresas
verificar quando poderão vir a ter problemas de tesouraria e em que
montantes. Este programa ajuda ainda a antecipar e a corrigir

situações de tesouraria que poderiam apresentar problemas de
liquidez por uma questão de timing, ao serem realçados os
lançamentos que já ultrapassaram a data limite prevista.
• Na área de Orçamentos de Tesouraria é possível introduzir todos os
dados relativamente à previsão de tesouraria por período, obtendo
deste modo o mapa do orçamento de tesouraria podendo a qualquer
momento ainda analisar os desvios para o real, tanto para um
determinado período como para o desvio acumulado.
Mais Valias
- Controlo Imediato este programa ajuda o gestor a controlar o seu
dinheiro, bem como controlar a evolução das suas disponibilidades ao saber
sempre a cada momento quanto dinheiro a empresa tem exactamente e
quanto vai ter (na evolução dos saldos; do que deve e do que devem à
empresa).
- Simulações da sua situação financeira através desta função é possível
efectuar análises para saber qual o saldo da empresa se um dado cliente não
pagar ou se a empresa não tem dinheiro para pagar quais deverão ser os
pagamentos a adiar de forma a manter a liquidez da empresa.
- Integração Completa esta função encontra-se completa com as
restantes áreas de gestão. Por exemplo, os recibos são automaticamente
lançados em caixa ou bancos. Ou, um pagamento a fornecedor, além de

regularizar a conta corrente do fornecedor, actualiza os movimentos
bancários e os saldos da conta.
- Análise Gráfica do Controlo de Receitas e Despesas é possível, através
deste programa, observar e analisar a evolução mensal das receitas e
despesas. Pode além disso ainda ser permitida a análise gráfica de cada
rubrica sendo deste modo mais fácil a visualização das despesas que se
encontram a aumentar com maior preocupação ou o decréscimo das receitas.
- Painel de Bordo poderão ser observados os totais de recebimentos e
pagamentos acumulados e do mês, os saldos por conta, e a revisão da
evolução de saldos através deste programa, conjuntamente com o resumos
de dívidas a receber e a pagar.
- Talões de depósito pode ser efectuada a introdução de todos os valores
depositados num talão e imprimi-lo no impresso próprio do banco, ao lançar
um depósito.
- Gestão de Contas Caucionadas podem ser feitas estas contas através
das contas de tesouraria ao ser definido para cada uma delas o plafond
respectivo e o juro a aplicar. A análise de saldos por conta ajuda a controlar
o “valor por utilizar” e o “valor por juro diário”.
- Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) as empresas que
exerçam a titulo principal uma actividade de natureza comercial, industrial
ou agrícola, e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios
informáticos ficam obrigadas a produzir este ficheiro, a partir de dia 1 de
Janeiro de 2008. Esse ficheiro contém dados contabilísticos fiáveis que se

podem exportar de um sistema contabilístico original por um período de
tempo específico.

Caracterização das tabelas principais (cliente

fornecedores)
Do trabalho realizado retirámos 5 tabelas vistas como principais à
orientação e execução do software de Gestão PHC.
Facturação
• Extremamente útil e de utilização fácil sem necessitar do uso
do rato.
• É possível emitir automaticamente a facturação

Stocks e Serviços
• Possibilita a inactivação de um artigo de forma a não permitir o
lançamento do mesmo nos documentos.
• A partir da ficha do artigo controla tudo o que lhe está relacionado.
• Permite visualizar vários gráficos sobre os seus dados e movimentos

Clientes
• A partir da ficha do cliente pode-se observar todas as informações
desde o prazo médio recebimento até à facturação e rentabilidade,
entre outros.
Compras
• Pode introduzir todos os dados sobre qualquer documento de compra
a fornecedor.

Fornecedores
• Possibilita inactivar um fornecedor, impossibilitando o lançamento de
novos documentos para o mesmo.
Listagens (vendas) relatórios
O programa analisado permite fazer listagens e relatórios das compras
efectuadas, dos clientes da empresa bem como dos seus fornecedores
permitindo uma análise da sua evolução ao longo do ano. Através dos dados
recolhidos é possível elaborar gráficos representativos.
O programa é extremamente útil para uma listagem correcta e orientada de
todas as receitas e custos da empresa em diferentes sectores.

Parametrização
Os parâmetros utilizados no sistema de Gestão PHC devem estar de
acordo com as características particulares de cada empresa específica.
Estes têm como função definir o modo de funcionamento do programa
nas diversas vertentes na elaboração das diversas funções.
Um único software de gestão permite, através da sua configuração,
adaptar-se a diferentes empresas com funcionalidades e características
próprias.
Os parâmetros encontrados no software de gestão foram parâmetros
gerais (número de linhas por documento e casas decimais), parâmetros de
bancos (desde depósito de cheques a depósito de numerários ou movimentos
actualizadores de saldos e de emissão de cheques), parâmetros integração
com bancos (recebimentos e pagamentos), parâmetros de Internet (e-mails
para vendas e aquisição de stocks), parâmetros de stocks e parâmetros de
contas correntes (clientes e fornecedores).

Conclusão
Após a elaboração do trabalho em causa ficámos sensibilizados para a
importância que um sistema de informação tem no mercado actual, para uma
boa gestão de uma organização. O PHC é destinado para todo e qualquer tipo
de organização dando resposta a clientes e fornecedores, conta correntes e
stocks, encomendas e orçamentos, folhas de obra, facturação e compras,
recibos e pagamentos, adiantamentos, tesourarias e bancos. O PHC tem
vários benefícios nomeadamente na sua facilidade de utilização, sendo
completo em funcionalidades, totalmente integrado e é orientado para o
aumento de produtividade dos utilizadores. Com o modelo de gestão PHC
poderá gerir clientes e fornecedores, stocks e encomendas, propostas e
folhas de obra, tesouraria e bancos, enfim todas as áreas vitais de uma
organização. Executa e controla de uma forma eficaz toda a gestão
comercial e financeira a sua empresa.

Bibliografia
www.phc.pt (Site do Software de Gestão PHC)

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Docente: Pedro Sobreiro

Trabalho realizado por:

Hélder Pedro nº25125

Resumo do trabalho .......................................................................................................... 3

Apresentação das funcionalidades principais ................................................................... 4

Caracterização das tabelas principais (cliente fornecedores) ......................................... 18

Listagens (vendas) relatórios .......................................................................................... 21

---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 2

O trabalho apresentado consiste na análise detalhada do software de

Ao longo do trabalho iremos apresentar as suas funcionalidades principais,

caracterização das suas tabelas principais, listagens e relatórios bem como

a sua parametrização. Por último será elaborada uma conclusão do mesmo.

Procuramos deste modo dar a perceber a importância e relevância deste

obterem um maior grau de funcionalidade e rendimento.

---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 3

Apresentação das funcionalidades principais

O Módulo PHC Gestão é um programa que engloba três grandes áreas:

clientes e vendas, fornecedores e compras e por último a área da

Na área de clientes e vendas esta aplicação apresenta finalidades ao nível:

● Documentos de facturação: ao emitir (integrada e

automaticamente) facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa ou

notas de crédito a aplicação da baixa dos produtos automaticamente

actualizando deste modo os stocks. Actualiza também as contas dos

clientes, nomeadamente o seu saldo, e as suas fichas.

Aqui é também possível alterar, consultar e eliminar toda a

● A gestão de stocks é outra das funcionalidades principais deste

programa. Aqui é possível controlar as existências em armazém,

lançar entradas de artigos, emitir listagens dos produtos que dão

gestão de stocks permite também controlar os produtos que estão

acima do stock máximo, aqueles que são precisos comprar e aqueles

que estarão em ruptura completa.

---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 4

Outra das funções da gestão de stocks é lançar automaticamente, no

ficheiro de movimentos de stock, as quebras ou sobras dos produtos,

tudo isto aquando do inventário.

● A Gestão de clientes é uma ferramenta que permite arquivar e

controlar os dados básicos dos clientes ou seja, nome, idade, morada,

os saldos dos mesmos, os mais importantes. Permite também criar e

enviar mailings para todos os seus clientes e saber a rentabilidade

● A gestão de contas correntes permite gerir todos os movimentos a

débito e a crédito como cheques, recibos e facturas para permitir os

seus saldos. Tem ainda outras funcionalidades como listagem de

dívidas em aberto, o historial e o monitor de cobranças.

● Os Dossiers Internos são outra ferramenta disponível neste

programa. Aqui pode-se criar toda a quantidade necessária de

dossiers internos que a empresa necessite, para que deste modo

possa controlar áreas importantes como encomendas, consultas,

propostas ou ainda folhas de obra.

Cada dossier pode ter diferentes características (nome, campos,

como é processado, o que movimenta, etc), sendo que estas são

definidas pelo utilizador.

Este é um ponto muito importante deste programa uma vez que

permite utilizar este sistema para uma quantidade enorme de

actividades, como por exemplo gerir encomendas de fornecedores e

clientes. Toda a gestão das encomendas é feita automaticamente

dado ser possível facturar a partir de um dossier.

- Dossiers Internos Permite desenvolver uma base de dados para cada

cliente e para vários artigos

- Documentos de facturação Visa criar uma série de documentos de

facturação e definir tudo acerca de cada um permitindo possuir em ficheiro

orçamentos, facturas pró-formas e pedidos de facturação, entre outros.