MICROSOFT ACCESS

No Access procura-se que os dados, no caso de serem

complexos e relativos a muitos tpicos, no sejam
concentrados numa nica tabela com muitssimas
colunas, antes sejam distribudos de forma organizada
pelas vrias tabelas, de forma a que cada uma delas
seja o mais especfica possvel e dedicada a uma s
categoria de dados, definindo-se, depois, as relaes
entre os campos.
Seis seces de trabalho
Tabelas coleco de dados relativos a tpicos especficos
Consultas permite encontrar somente informao
considerada relevante, atravs de critrios de filtragem
Formulrios meio amigvel de inserir, alterar e consultar
os registos. Servem de interface entre o utilizador e os
dados que se encontram nas tabelas
Relatrios so documentos que se destinam a ser
impressos
!ginas permitem consultar, atravs da Internet ou
intranet da empresa, as informaes contidas na base de
dados
Macros So sequncias de aces que so desencadeadas
quando se carrega num boto
Mdulos pequenos programas escritos em visual basic
para desempenhar algumas funes
. CRIAR UMA TABELA
!ara criarmos uma tabela
definir os campos (vista de
estrutura)
2 indicar a chave primria
3 preencher os registos (vista
introduzir dados).
. CRIAR UMA TABELA
Temos 2 vistas possveis
vista de estrutura
vista introduzir dados
Optamos pela vista de estrutura
para podermos escrever os nomes
dos campos, definir o tipo de dados, e
a chave primria.
Tabelas
Regras a respeitar na atribuio de
nomes a tabelas
at 64 caracteres alfanumricos
no podem comear por espaos
no podem incluir ! . [ , ]
no pode existir duplicao de nomes
TI!OS DE DADOS
texto
Memo
Nmero
Data/hora
Moeda
Autonumerao
Sim/no
Objecto OLE
Hiperligao
Assistente de pesquisa
TI!OS DE DADOS
texto caracteres alfanumricos (at 255)
memo para guardar grandes blocos de
texto com pargrafos, tais como notas,
comentrios ou descries
TI!OS DE DADOS
Nmero utilizado para guardar
valores numricos inteiros ou
fraccionrios
byte Armazena de 0 a 255
Nmero inteiro
Numero inteiro longo
Simples 7 casas decimais
Duplo 5 casas decimais
decimal 28 casas decimais
TI!OS DE DADOS
data/hora
moeda guarda valores numricos
referentes a preos, facturas.. !ode ser
formatado com C
autonumerao um contador utilizado
para atribuir nmero sequencial
Sim/no permite a entrada de valores do
tipo sim/no, verdadeiro/falso, -
ligado/desligado. Se introduzirmos um dado
diferente aparece msg de erro
TI!OS DE DADOS
Objecto OLE pode armazenar dados
provenientes de outras aplicaes
Windows, por exemplo, imagens, folhas de
clculo, apresentaes, textos do Word.
Hiperligao utilizando este campo o
Access pode comunicar atravs da Internet
para uma pgina HTML
Assistente de pesquisa permite que a
entrada de dados se faa mais rapidamente
deixando o utilizador escolher o dado a
partir de uma lista predefinida.
TI!OS DE DADOS
!odemos redimensionar o tamanho das
linhas e colunas e com o rato muda-las de
posio, ou elimina-las, semelhana do
Excel.
!ara indicar um campo como chave
primria posicionar o cursor nessa coluna
e pressionar o boto "chave primria (em
forma de chave)
Nas tabelas de relao, quando temos 2
chaves externas, devemos defini-las
como chave composta seleccionar os
dois campos e definir como chave primria
Em cada campo
existem ainda algumas
!ropriedades na
zona inferior da
janela, que devemos
especificar, de forma a
ilustrar correctamente,
o tipo de informao a
armazenar. Estas
propriedades so
diferentes consoante o
tipo de dados
escolhido. As opes
possveis esto
descritas na tabela em
baixo.
!ropriedade: Funo:
Tamanho do Campo (Field Size) Limitar o campo a um determinado tamanho.
Formatar (Format) Mostrar os dados num determinado formato, tanto
nas tabelas como nos formulrios e relatrios.
Casas Decimais (Decimal !laces) Mostrar um determinado nmero de casas decimais
(vlido para os nmeros).
Mscara de Introduo (Input
Mask)
Determinar um formato para a introduo dos
dados.
Legenda (Caption) Especificar um nome diferente do nome do campo
para utilizar em Formulrios e Relatrios.
Valor predefinido (Default Value) !reencher automaticamente o campo com o
contedo definido nesta propriedade.
Regra de Validao (Validation
Rule)
Limitar a informao introduzida no campo
condio indicada.
Texto de Validao (Validation
Text)
Quando a informao introduzida no est de
acordo com a condio predefinida pela Regra de
Validao, emite uma mensagem de erro
correspondente a este texto.
Necessrio (Required) Indicar se o campo de preenchimento obrigatrio
ou no.
!ermitir Comprimento Zero
(Allow Zero Length)
!ermite a introduo de palavras com comprimento
zero.
Indexado (Indexed) Aumenta a velocidade de procura nos campos
indicados.
TI!OS DE DADOS FORMATAO DE CAM!OS DE TEXTO
Smbolos utilizados na formatao de campos de texto (devem
ser colocados no campos formatar da definio de campos
> Transforma todas as letras em maisculas
< Transforma todas as letras em minsculas
TI!OS DE DADOS FORMATAO DE CAM!OS DE NMERO
Mscaras de introduo
!ara diminuir as hipteses de erro na
introduo de dados e assegurar uma
aparncia consistente
Mscara um filtro que s deixa aparecer
aquilo que cabe nos espaos programados
Devemos utilizar o filtro
Aps definir o campo basta clicar em
mscara
Seguimos as instrues do
assistente
Mscaras de introduo
Mscaras
Aps criar a tabela, podemos voltar janela da
tabela ou editar os dados da tabela
2. INTRODUZIR DADOS
Mudar para a vista folha de dados"
Mudar para a vista de estrutura"
Em qualquer altura podemos abrir a
janela inicial do Access
Em qualquer altura na vista de
estrutura podemos alterar os
campos e suas definies.
!ara eliminar um registo ele deve
estar preenchido com valores
!odemos:
Ocultar/exibir colunas
Fixar/libertar colunas
Ordenar (menu registos)
Localizar (menu editar)
Substituir
Filtrar
Filtrar por seleco
Filtrar excluindo seleco
Filtrar para ______
Remover filtro
!odemos escolher tipos de letras e tamanhos (menu
formatar/tipo de letra)- s no modo de insero de dados
O!ERAES DE FORMATAO
NAS TABELAS
Ordenao de registos
Clicar no campo a partir do qual
pretendemos ordenar e escolher um
dos botes
Ou utilizamos o menu registo
comando ordenar
Filtros em tabelas
Na vista "folha de dados
Menu registos/filtro
Filtro por fomulrio
Filtar por seleco
Filtrar exluindo seleco
Ordenar
Aplicar filtro
Remover filtro
Esconder/apresentar colunas
. Seleccionar a coluna
2. Escolher o comando Esconder
colunas do menu formatar
3. !ara mostrar, escolher o comando
mostrar colunas do menu formatar
Criar campo para introduzir imagens
Na vista de estrutura, criar novo
campo e definir tipo de dados
"Objecto OLE
Na vista folha de dados, clicar na
clula onde se pretende adicionar a
imagem , clicar no menu
inserir/objecto/criar a partir de
ficheiro/ligar/procurar
Criar uma coluna para pesquisa
Em vez de se teclar os caracteres,
escolhemos uma das possibilidades
que nos apresentada numa lista
!ara prevenir eventuais erros de
introduo de dados
Exemplo faixa etria dos utilizadores
da biblioteca
Criar uma coluna para pesquisa
(cont.)
Na vista de estrutura inserir um campo e
escolher como tipo "assistente de pesquisa
Escolher "eu escrevo os valores que quero
!reencher a tabela com os valores e
concluir
Na vista folha de dados, ao clicar na clula
aparece uma seta onde nos possvel
escolher o valor pretendido
Criar um campo sim/no
Ex um aluno tem ou no a disciplina EMRC
Vista de estrutura, depois de introduzir o nome
do campo, escolher o tipo de dados SIM/NO
Em baixo, no separador 5esquisa, na linha
mostrar controlo, clicar na seta e verificar as
opes disponveis. Escolher caixa de
combinao.
Na linha tipo de origem da linha, escolher
lista de valores
Na linha origem da linha, escrever os valores
que devem aparecer, separados por
. DEFINIO DE RELACIONAMENTOS
/ RELAES entre tabelas
Depois de estarem criadas as tabelas e introduzidos
os dados
. fechar todas as tabelas abertas
2. boto de relao abre a janela ou menu
ferramentas/relaes
3. adicionar
4. fechar
Neste momento aparece na janela relaes, as
tabelas adicionadas entre as quais pretendemos
estabelecer relaes
4. Clicar sobre o campo que vai entrar no
relacionamento e arrastar para a tabela de
relacionamentos. Aparece a janela editar relaes
5. Clicar em criar
Integridade referncial
Nota aconselhvel escolher "impor integridade
referencial uma vez que atravs desta regra que
conseguimos manter a coerncia na informao.
Integridade referencial:
no possvel inserir um valor de um registo num
campo que chave externa se esse valor no
existir num registo da tabela onde aquele campo
chave primria
no pode ser alterado o valor de um registo num
campo que chave primria de uma tabela, se uma
outra tabela relacionada com a primeira existirem
registos que apresentam esse mesmo valor no
campos correspondente
!ara alterar posteriormente a relao,
basta clicar em cima da linha da relao
- um para um
- m um para muitos
!ara eliminar uma janela de
relacionamentos, basta clicar em cima e
delete
!ara acrescentar uma tabela na janela de
relacionamentos clicar em
Devemos gravar a tabela de relaes
- Consultas
Forma de visualizar dados de uma tabela
ou um conjunto de tabelas relacionadas
entre si
A definida em relao a uma ou vrias
tabelas de uma base de dados
!ode incidir sobre todos os campos de
uma tabela ou s alguns
O resultado de uma consulta tem o
formato de uma tabela, no entanto no
criada mais nenhuma tabela
Consultas
Em cima aparecem as tabelas envolvidas
na consulta
Em baixo aparece uma grelha com os
campos escolhidos e com os critrios ou
condies de filtragem de dados
!odemos acrescentar mais campos
utilizando a grelha ou clicando sobre a
tabela e arrastando os campos para a
grelha
Consultas
As vrias linhas da grelha de consulta
tm os seguintes significados
campo campo que pretendemos ver
tabela nome da tabela de onde pertencem os
dados
ordenar ordenar a consulta com base nesse
campo, por ordem ascendente ou descendente
mostrar permite-nos alternar entre exibir e
no exibir esse campo na consulta
Critrio para espe4cificar um critrio ou
condio para nos serem mostrados os dados
que correspondem a essa indicao
Consultas
!odemos incluir qualquer nmero de
campos e indicar ou no o critrio de
consulta porque em qualquer altura
podemos voltar a esta grelha e alterar os
aspectos que pretendemos
!ara eliminar um campo:
- seleccionar a coluna com o campo
- delete
!ara alterar a posio:
- clicar na coluna e arrastar para a posio
desejada
Criar consultas com uma s tabela
Depois de definirmos a consulta devemos
guardar para visualizar a consulta
clicar no boto ( esquerda na barra de
ferramentas)
executar o comando "executar no menu
consulta
Se no for inserido nenhum critrio sero
apresentados todos os registos da tabela
Critrios de campos de texto
Nome
"nome
=nome
=nome
* todas as letras (ex A* procura todos cujo nome comece por A)
? Substitui uma letra qualquer (ex R???? procura todos cujo nome
tenha 4 caracteres comeados por R)
Operadores de comparao
; < ; <=; =; = ; <
Operadores E ou OU:
ex: 50 E <00 valores superiores a 50 e inferiores a 00
ex: 50 OU <00, neste caso pode utilizar-se a grelha - na mesma linha E na
mesma coluna OU
Fazem o mesmo no entanto devem
ser coIocados entre aspas
2. Critrios de campos numricos
Utilizam-se normalmente os operadores de
comparao
. Critrios de campos de data
Ex 2--05
Nota sempre que se define uma nova
consulta, devemos apagar a anterior pois
se no o fizermos podemos estar a definir
critrios compostos diferentes daquelas que
pretendamos
Critrios
!armetros
!ara alm de podermos definir e alterar os
critrios de seleco numa consulta,
podemos introduzir parmetros que
actuaro logo de incio ao abrir-se a janela
de consulta em questo
Na linha de critrio, no campo pretendido,
escrever dentro de parntesis recto a
mensagem a pedir ao utilizador a entrada de um
valor
Consultas com clculos
campos calculados
Numa consulta podemos acrescentar novos campos que
no existem nas tabelas, mas que so obtidos a partir
de clculos efectuados sobe campos existentes nas
tabelas consultadas
!osicionar o cursor na coluna da grelha que estiver
vazia, na linha de campos
Escrever a expresso
ex preovenda*.7
ex2. mdia notas ([nota-teste]+[nota-
teste2]+[nota-teste3])/3
mdia notas o nome do campo que vai
aparecer na coluna da consulta
No caso o programa reescreve a expresso ficando
Expr[!reovenda]+.7
Se pedirmos para visualizar os dados este
campo aparecer em ltimo lugar com o
nome Expr e os valores apresentados sero
o resultado da expresso introduzida
Se quisermos atribuir um nome mais
significativo, basta, na grelha de consulta
posicionar o rato em cima do nome do campo
e alterar o valor de Expr para o valor
pretendido
Consultas com clculos
campos calculados
Criar consultas com vrias tabelas
Na vista de estrutura basta
seleccionar quais as tabelas que vo
entrar na consulta
As tabelas intervenientes tm que
estar relacionadas
. FORMULRIOS
Forma de mostrar os dados de tabelas ou consultas,
com melhor apresentao.
!ermitem a apresentao e a alterao dos dados,
mas tambm efectuar pesquisas de dados
!odemos criar formulrios com base numa s
tabela, num conjunto de tabelas ou a partir de
consultas previamente definidas
O formulrio pode incluir os campos da tabela mas
tambm informaes, botes de aco, etc
FORMULRIOS
Quando estamos a trabalhar com vrias
tabelas relacionadas possvel incluir
subformulrios dentro do formulrio
principal
!odemos ainda criar formulrios com
botes de comandos a partir dos quais
podemos aceder a outros formulrios ou
relatrios bem como executar outras
operaes
Criar um formulrio a partir de
uma nica tabela
. vista de estrutura
Ou
2. utilizando o assistente
Ou
Criar autoformulrio do tipo
De coluna
De tabela
De folha de dados
Formulrios- com assistente
. Indicar os campos que vo aparecer no
formulrio
No caso de ser um formulrio com mais tabelas
basta selecciona-las e escolher os campos
2. todos os campos que adicionarmos so
acrescentados ao formulrio como caixas
de texto
3. dar nome ao formulrio
4. podemos acrescentar ou eliminar registos
e navegar entre registos existentes
!odemos ordenar os registos, pesquisar informao
atravs de filtros (ex filtro por formulrio - boto funil),
localizar registos (boto binculos) e imprimir dados
utilizando a opo imprimir do menu ficheiro
Depois do formulrios estar construdo podemos visualizar a
sua estrutura e fazer as alteraes que acharmos
convenientes.
!ara adicionar um campo basta clicar (na lista de
campos) e arrastar at zona onde pretendemos que ele
seja visualizado
Cada objecto (controlo) do formulrio, tem associado um
conjunto de propriedades que podem ser visualizadas com
um duplo clique
A origem do controlo, na zona de dados diz qual o
campo a que se refere e Nome, na zona outra, indica o
nome dado aquele objecto na base de dados.
Formulrios baseados em mais que
uma tabela (tm que estar relacionadas)
Temos que definir
. Qual a tabela principal
2. Qual o tipo de formulrio
- Formulrio com subformulrio
- Formulrios ligados
Incluso de uma caixa de combinao
. Vista de estrutura - novo formulrio
2. clicar no boto da barra de ferramentas
com a caixa de verificao
3. desenhar na janela do formulrio um
rectngulo
4. Abre-se o assistente
Escolher "quero que a caixa de verificao
pesquise os valores numa tabela ou consulta
Ou "eu escrevo os valores que quero
Formulrio com botes de comando
Estes botes podem desempenhar
diversas aces, por ex.
Abrir um outro formulrio ou relatrio
Operaes relacionadas com registos
Devemos escolher a categoria e as
aces a atribuir ao boto