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Governo do Estado do Rio de Janeiro

Companhia Estadual de Águas e Esgotos do Rio de Janeiro
Diretoria da Presidência

ORDEM DE SERVIÇO PR/ADM N° 16.092-00 DE 09 DE JANEIRO DE 2023

ESTABELECER PROCEDIMENTOS PARA AS SOLICITAÇÕES

E A ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
NO SISTEMA ELETÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI - RJ

O Presidente da Companhia Estadual de Águas e Esgotos - CEDAE, no uso das atribuições que lhe confere o
Regimento Interno, e;

Considerando a necessidade de maior controle, mais transparência, agilidade e economia na tramitação dos
processos administrativos;

Considerando a Lei Estadual Nº 5.427, de 01 de abril de 2009, que atribui Normas sobre Atos e Processos
Administrativos no âmbito do estado do Rio de Janeiro;

Considerando o disposto no Decreto Estadual Nº 46.730, de 09 de agosto de 2019, que Regulamenta a Lei
Estadual Nº 5.427/2009, no que dispõe sobre a Produção e Tramitação Eletrônica de Documentos e
Processos Administrativos na Administração Pública Estadual;

Considerando o Decreto Estadual Nº 46.475, de 25 de outubro 2018, que regulamenta no âmbito do Poder
Executivo estadual, os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação de
informações sob restrição de acesso, observados grau e prazo de sigilo, em conformidade ao disposto na Lei
n° 12.527/11, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII, do art. 5°, no inciso II, do
§ 3°, do art. 37, e no § 2°, do art. 216, todos da Constituição da República;

Considerando a Ordem de Serviço PR/ADM N° 16.086-00 de 01/07/2022, que estabeleceu normas quanto o
trâmite de processos eletrônicos na CEDAE.

RESOLVE:

1. As solicitações presentes nesta ordem de serviço, deverão ser encaminhadas exclusivamente por e-mail,
direcionadas ao Ponto Focal do SEI-RJ - pontofocal.seirj@cedae.com.br.

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DA SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE USUÁRIOS

2. A solicitação de criação de usuário no SEI-RJ deverá conter no corpo do e-mail:

a) Nome completo do Funcionário;
b) Login de acesso ao Computador;
c) Lotação, conforme cedaenet ou Ordem de Serviço de Nomeação.
Exemplo:
“Prezados,
Solicito a criação de usuário para o colaborador (Nome completo), (login), lotado no setor XX, com o nível de
acesso de XXX”

2.1. O e-mail encaminhado ao Ponto Focal deverá estar copiando a chefia imediata correspondente para a ciência
da inclusão do colaborador no sistema;
2.2. Todos os funcionários, inclusive extraquadros, independentemente de possuírem funções de chefia ou não,
devem ter acesso ao sistema;

3. Estão disponíveis três níveis de acessos ao sistema SEI-RJ, a saber:

3.1. Consulta: Apenas para consulta no sistema (recomendado para estagiários e jovens aprendizes);
3.2. Colaborador: Consulta de processos, inclusão de documentos, envio de processos e outras utilidades básicas;
(recomendado para colaboradores terceirizados e estagiários);
3.3. Avançado: Consulta de processos, inclusão de documentos, envio de processos, abertura de processos,
assinatura de documentos e exclusão de documentos (recomendado para funcionários do quadro permanente e
extraquadros).

DA SOLICITAÇÃO DE ASSINATURA ELETRÔNICA

4. Para liberação ou alteração de assinatura eletrônica, o e-mail de comunicação ao Ponto Focal deverá conter:
a) Nome completo do Funcionário;
b) Login de acesso ao Computador;
c) Print da cedaenet;

Exemplo:
“Prezados,
Solicito a liberação da minha assinatura no sistema, considerando que ocupo o cargo XXX nesta companhia,
conforme cedaenet/Ordem de Serviço”

4.1. Se o requisitante tiver cargo de confiança, deverá ser anexada a Ordem de Serviço que o nomeou no e-mail de
solicitação.
4.2 As assinaturas disponíveis no sistema, por padrão, são genéricas e não possuem especificação de cargo.
Exemplo, “Assistente de Assuntos Estratégicos”, será “Assistente” no sistema
4.3 Caso o colaborador queira especificar o cargo/função na sua assinatura, deverá inseri-la no corpo do documento
SEI que assinará eletronicamente, conforme item 7 desta Ordem de Serviço.

DAS MOVIMENTAÇÕES E NOMEAÇÕES

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5. Quando houver transferência de setor de colaboradores, o setor de RH responsável pelo processamento da PMP,
a encaminhará por e-mail ao ponto focal do SEI para que seja realizado o ajuste no SEI-RJ.
6. Quando forem emitidas ordens de serviço de Designações e Dispensas de cargos de confiança, o Gabinete da
Presidência deverá encaminhar por e-mail o processo SEI de nomeação ao ponto focal, notificando-o quanto à
designação ou dispensa de função.

DAS DOCUMENTAÇÕES INTERNAS

7. Em todos os documentos eletrônicos do SEI-RJ, deverá constar no final do texto o nome do funcionário, cargo e
matrícula, conforme suas atribuições na companhia.

Exemplo:
Nome completo
Cargo/Função - Sigla
Matr.:x-xxxx-x/CEDAE

8. No cabeçalho dos documentos de encaminhamento deverá constar os dados do setor destinatário.

8.1 Se o setor remetente desejar destinar o documento ou processo à algum colaborador, além de indicar o setor
deverá ser adicionado “Aos Cuidados de”.

Exemplo:

À
Assessoria Jurídica da Presidência – DPR-29
A/C Pedro Henrique

9. Na instauração de documentos no SEI-RJ, deverá ser indicado o tipo de documento, especificado por objeto, de
acordo com a nomenclatura disponibilizada pelo sistema, conforme abaixo:

9.1. Deverá ser escolhido o tipo de documento com a nomenclatura mais adequada para gerar documento, sendo
vedado o uso de nomenclatura genérica ou incompatível com o documento que será gerado.

DOS CANCELAMENTOS DE DOCUMENTOS

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10. Para o cancelamento dos documentos que não forem mais possíveis serem excluídos, será necessário a
instauração do Termo de Cancelamento de Documento. (Anexo I - index 45535414)
10.1 Após a instauração do Termo de Cancelamento, este deve ser enviado para o e-mail
- pontofocal.seirj@cedae.com.br, para validação do cancelamento do documento.
10.2 Para o cancelamento de mais de um documento de uma única vez, será necessário criar mais de uma tabela
especificando os documentos e o motivo do cancelamento. (Anexo II - index 45535500)
10.3 Para a comunicação ao ponto focal, será necessário mencionar no corpo do e-mail, o número do processo
SEI, o setor onde se encontra o processo e o index do termo de cancelamento.
10.4 Um documento só pode ser cancelado pelo mesmo setor que o produziu.
10.5 Na aba “Razão da Invalidação”, deverá ser apresentado uma justificativa, não apenas termos genéricos, como
“erro material” ou “erro em digitação”, ser o mais específico possível, como “retificação de item e/ou subitem
XXX”, “alteração em cláusula”, “Retificação em item e/ou subitem XX, a pedido de..”, etc.
10.6 Somente os documentos válidos devem estar disponíveis na árvore do processo, sendo obrigatório a realização
do adequado cancelamento dos documentos invalidados.

ACESSO À USUÁRIOS EXTERNOS

11. Para cadastramento de Usuários Externos, com o objetivo de visualização, peticionamento (iniciar processos
e inserir documentos em processos existentes) e assinatura eletrônica de documentos é necessário que o
Usuário Externo siga os passos mencionados no site oficial do Órgão Gestor do
sistema. http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/usuarioexterno​

11.1 O usuário externo deverá preencher cadastro no link https://sei.fazenda.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?

acao=usuario_externo_enviar_cadastro&acao_origem=usuario_externo_avisar_cadastro&id_orgao_acesso_externo=6
11.2 Em seguida, o usuário externo deverá encaminhar e-mail ao ponto focal -
pontofocal.seirj@cedae.com.br anexando os seguintes documentos autenticados:

Comprovante de Residência;
Documento de Identificação;
Termo de Concordância e Veracidade (Anexo III - index 45535555)

11.2.1 Os documentos citados no item 11.2. deverão possuir Autenticação Eletrônica ou Assinatura do
Gov.br para que a documentação seja aprovada e liberada o cadastro.
11.2.2 Caso o usuário externo não possua nenhuma das autenticações eletrônicas mencionadas, a documentação
poderá ser Autenticada em Cartório e entregue fisicamente no Protocolo Geral do Edifício Sede da CEDAE, com
destino à equipe do Ponto Focal.
11.3 O usuário externo somente terá liberado o acesso ao sistema após a entrega e autenticação de documentos pela
Equipe do Ponto Focal do SEI-RJ.

DA MIGRAÇÃO DE PROCESSOS FÍSICOS

12. Caso haja necessidade de migração de processos físicos para o SEI-RJ, o setor responsável deve preencher
o Termo de Encerramento de Trâmite Físico (Anexo IV - index 45535912), e encaminhar via e-mail para
o Ponto Focal, com a informação do Setor que migrará o processo.

12.1 É necessário que o processo esteja todo digitalizado e pronto para a migração uma vez que a liberação de
migração do processo será disponibilizada em 24 h.

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

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13. Não será permitido a alteração de ordem de documentos no processo, por conta de erros
materiais, ou retificações em documentos, considerando que o SEI-RJ tem como premissas o princípio da
transparência e a cronologia dos fatos.

14. Fica vedada a inclusão de documentos, exceto para solicitação de reserva orçamentária, compromisso
orçamentário, empenho e relatório de exercícios futuros, enquanto o processo estiver sob a análise dos
seguintes setores:

DAD-3 – Assessoria de Licitações: Elaboração de Edital e realização de Certame;

DJU-8 – Gerência Jurídica Consultivo: Para análise e emissão de parecer e elaboração de instrumento
contratual;
GAB-4 Assessoria do Gabinete – Análise e deliberação em Diretoria.

15. O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à CEDAE
está sujeito à apuração de responsabilidade e aplicação de sanções administrativas, estabelecidas na Política
de Consequências da CEDAE.

16. A presente Ordem de Serviço entrará em vigor a partir da presente data.

Leonardo Elia Soares

Diretor-Presidente – DPR
CEDAE

Documento assinado eletronicamente por Leonardo Elia Soares, Presidente, em 11/01/2023, às 11:51,
conforme horário oficial de Brasília, com fundamento nos art. 21º e 22º do Decreto nº 46.730, de 9 de agosto
de 2019.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site

http://sei.fazenda.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?
acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=6, informando o código verificador 45460928 e o código
CRC 72434794.

Referência: Processo nº SEI-150001/024129/2022 SEI nº 45460928

Avenida Presidente Vargas, 2655, - Bairro Cidade nova, Rio de Janeiro/RJ, CEP 20210-030
Telefone: 21-2332-3640

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