UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO

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Ofício nº 3/2021/DEPA/PPGT

Assunto: Demandas direcionadas à DEPA no período de adaptação à implantação do SEI na UFMA

Senhores Senhores,

Cordialmente cumprimentando-os, vimos por meio deste esclarecer algumas das principais
demandas direcionadas à DEPA no período de adaptação à implantação do SEI.
Com a finalidade de nivelamento de informações, pontuamos a seguir:

1. Inclusão de "Contatos externos" no SEI (Pessoa Jurídica)

(Ex: fornecedores, empresas conveniadas, etc... para possibilitar a inclusão da empresa
como interessada em processos)
A unidade deve realizar a solicitação através de processo direcionado à DEPA. No processo
devem constar:
DADOS DO PROCESSO:
a) Tipo de processo = Gestão da Informação: Cadastro de Contato Externo no SEI (Pessoa
Jurídica)
b) Interessado = unidade requerente
DOCUMENTOS:
a) Termo de Inclusão de "Contatos Externos" no SEI (modelo constante no SEI)
b) Consulta do CNPJ extraída da página da Receita Federal (através do
link: https://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao.asp)

2. Inclusão de "Usuários Externos" no SEI (Pessoa Física):

Significa a concessão de acesso ao SEI, ao público externo que possua vínculo com a
UFMA, com a finalidade de acompanhamento do seus processos (em que se encontre cadastrado como
"interessado") ou ainda acesso a autenticação de documentos no SEI.
Neste caso, o próprio interessado irá realizar o seu cadastro eletrônico em local específico
no Portal da UFMA.
Esta demanda terá esclarecimento específico em posterior comunicação interna.

3. Inclusão de novos "Tipos de processos" e/ou "Tipos de documentos" no SEI:

O pedido deve ser formalizado através de processo direcionado à DEPA com os seguintes
dados:

Ofício 3 (0019521) SEI 23115.024690/2021-33 / pg. 1

 a) Tipo de processo = Documentação Arquivística: Produção de Documentos.
Levantamento. Fluxo.
b) Interessado = Unidade requerente.
No entanto, antes de solicitar a inclusão de novos "Tipos de processo" , a unidade deve
realizar a consulta no SEI com a finalidade de identificar "assunto similar". É válido ressaltar que antes da
inclusão de novos tipos de processos no novo sistema, o pedido passará pela análise de equipe
responsável, uma vez que no SEI os tipos de processos são codificados em conformidade com as Tabelas
de Temporalidade de Documentos.
Sendo assim, a prioridade/preferência deve ser o uso das opções já classificadas,
codificadas e disponíveis no SEI.

4. Envio de processos do SEI para Arquivamento na DEPA:

Conforme orientação da STI, no SEI a finalização/conclusão do processo ocorre na própria
unidade, devendo apenas clicar no botão "concluir processo".
No SEI não há necessidade de enviar o processo par arquivamento na DEPA.

5. Envio de processos do SIPAC para Arquivamento na DEPA:

Seguir as orientações estabelecidas na Portaria GR nº 371/2021-MR, referente ao inventário
de processos ocorrendo na UFMA. Ressaltamos:
a) Somente serão migrados para o SEI (e digitalizados, se for o caso) os processos com
demandas ainda "Não concluídas" e que precisarão continuar sua tramitação no SEI.
b ) Somente servidores poderão enviar processos para Arquivamento no SIPAC , uma vez
que ao selecionar no sistema uma das 03 opções (finalidade de arquivamento) é gerado um Despacho
eletrônico (automático) dentro do processo, com a opção selecionada.
É válido ressaltar que somente servidores tem acesso para autenticar documentos no
sistema.

Sem mais para o momento,

Nos colocamos à disposição.

Documento assinado eletronicamente por IREMA VALE BESSA, Chefe, em 03/08/2021, às 09:22,
conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de
outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site

https://sei.ufma.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0,
informando o código verificador 0019521 e o código CRC 1A639A31.

Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº 23115.024690/2021-33 SEI nº 0019521

Ofício 3 (0019521) SEI 23115.024690/2021-33 / pg. 2