30/04/2021 SEI/UFRJ - 0950755 - Ofício

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO

Gabinete da Reitoria
Sistema de Arquivos / Arquivo Central
Comitê Gestor do SEI-UFRJ

Ofício nº 4/2021 - GR/SIARQ/CGSEI

Rio de Janeiro, 30 de abril de 2021.
Aos Servidores da UFRJ

Assunto: Procedimentos alternativos decorrentes da indisponibilidade do

SIGAD e manutenção da data de finalização da autuação de processos físicos
em 01/05

1. O incêndio ocorrido no último dia 20 de abril, nas dependências da Procuradoria da

UFRJ, deixou inacessível o Sistema de Gestão Arquivística e Documental (SIGAD)
administrado pelo Sistema de Arquivos da UFRJ (Siarq) que permitiam, dentro
outras coisas, a geração de numeração de expedientes como portarias e editais,
controle de correspondência, além de registro de tramitação e autuação de
processos físicos na UFRJ.
2. Apesar dessas dificuldades impostas pelo sinistro e pelas ações do corpo de
bombeiros para combatê-lo, o Comitê Gestor do SEI-UFRJ informa a manutenção do
cronograma de implantação do processo eletrônico, através do Sistema Eletrônico
de Informações (SEI), e confirma a data de 1º de maio para a suspensão total da
autuação de novos processos físicos na UFRJ.
3. Devido a inacessibilidade do sistema, não será possível providenciar a desativação
da função de autuação de processos físicos, apesar disso orientamos a todos
os servidores que não efetuem autuações de processo via SAP, a partir de
1º de maio.
4. A autuação de processos após essa data poderá gerar devolução por inadequação
dos mesmos pelas áreas técnicas nos assuntos tratados bem como, devido a
inacessibilidade do sistema, o impedimento da geração de etiquetas de
identificação processual, além de dificuldades em suas tramitações que poderão
causar prejuízos aos seus andamentos e atrasos nas respostas das petições.
5. Embora a equipe da Superintendência de Tecnologia da Informação (TIC) venha
empenhando, desde o dia 20, esforços para restabelecer esse e outros sistemas
que foram impactados pelo ocorrido, ainda não há previsão de restabelecimento do
Sistema SIGAD.
6. Diante disso, o Sistema de Arquivos da UFRJ, SIARQ, informa os procedimentos
alternativos que deverão ser tomados durante esse período de indisponibilidade do
sistema para a manutenção das atividades documentais e arquivísticas da UFRJ:

a) Para a tramitação de processos físicos: as unidades deverão usar a

guia de tramitação manual, conforme modelo disponível em:
http://siarq.ufrj.br/images/documentos/formularios/2014/guia_de_tramitacao.pdf
ou, alternativamente, proceder a conversão do processo para o eletrônico,
conforme orientações disponíveis no Portal do SEI-UFRJ
(https://portal.sei.ufrj.br/images/documentos/orientacoes/OA.DGDI.SEI-
001.2019_Conversao.Processo.fisico.em.Digital-ATUALIZADO.04.2021.pdf)
ATENÇÃO: a DGDI não receberá qualquer processo físico sem a guia de
tramitação.

https://sei.ufrj.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir_web&acao_origem=arvore_visualizar&id_documento=102419… 1/2
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b) Para os serviços de troca de malote e recebimento/envio de

correspondência via correios: A DGDI restabeleceu esses serviços e está
atendendo temporariamente nas dependências da COORDCOM, no prédio da
Reitoria, térreo, ao final do corredor da DGDI, mantendo os mesmos dias e
horários de atendimento (3ª à 5ª das 10h às 15h). A consulta sobre o
recebimento e envio de correspondências poderá ser realizada através do
envio de mensagem para o endereço eletrônico correios@siarq.ufrj.br.
c) Para obtenção de numeração para portarias e editais: deverão ser
solicitadas ao setor de publicações através do e-mail:
publicacoes@siarq.ufrj.br

7. Com a certeza de contarmos com a contumaz colaboração de todos, nos colocamos

a disposição para eventuais esclarecimentos adicionais.

Atenciosamente,

LUCIA ABREU ANDRADE MARCELO VASCONCELOS D'ALMEIDA

Presidente do Comitê Gestor do SEI-UFRJ Coordenador Interino do SIARQ

Documento assinado eletronicamente por Marcelo Vasconcelos D Almeida,

Coordenador(a), Substituto(a), em 30/04/2021, às 14:12, conforme horário
oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de
outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Lucia Abreu Andrade, Chefe de

Gabinete, em 30/04/2021, às 15:11, conforme horário oficial de Brasília, com
fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site

http://sei.ufrj.br/autentica, informando o código verificador 0950755 e o código
CRC 3DDE9729.

Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº

SEI nº 0950755
23079.209886/2021-80
Avenida Pedro Calmon, 550 - Prédio da Reitoria - - Bairro Cidade Universitária
Rio de Janeiro - RJ - CEP CEP 21941-901 - Telefone: - http://www.ufrj.br

https://sei.ufrj.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir_web&acao_origem=arvore_visualizar&id_documento=102419… 2/2